MANUAL DE FORMAÇÃO

CURSO: GESTÃO PROJECTOS

COM MS PROJECT

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Sumário
Introdução ao Gerenciamento de Projetos ............................................................................................ 3
O que é um Projeto? ........................................................................................................................................ 3
A chave do sucesso .......................................................................................................................................... 3
Apresentação ao Microsoft Project 2016 ............................................................................................... 4
Project 2016 ....................................................................................................................................................... 4
Um projeto vazio no Project ........................................................................................................................ 5
Apresentação do projeto que criaremos ................................................................................................ 6
Os dados utilizados.......................................................................................................................................... 6
Etapas de Criação do Projecto .................................................................................................................... 7
Duração das tarefas......................................................................................................................................... 7
Marcos de projeto ............................................................................................................................................ 7
Tarefas resumo ................................................................................................................................................. 7
Dependências de tarefas com vínculos ................................................................................................... 8
Etapas de criação do Projeto ....................................................................................................................... 9
Modelo do projeto................................................................................................................................................. 9
Latência entre tarefas ................................................................................................................................... 10
Trabalhando com Recursos........................................................................................................................ 10
Capacidade máxima dos recursos ........................................................................................................... 11
Remuneração dos recursos ........................................................................................................................ 11
A linha de base do seu projeto .................................................................................................................. 12

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 Introdução ao Gerenciamento de Projetos
O que é um Projeto?

Você provavelmente está lidando com projetos todos os dias, alguns você
reconhece como tal, outros nem tanto. Na empresa onde você trabalha, talvez
esteja envolvido no Projeto de Expansão de Filiais ou no Projeto de Modernização
do departamento de TI, ou talvez você esteja preparando uma apresentação para a
reunião com a diretoria ou mesmo desenvolvendo um manual de utilização de um
novo sistema. Todos esses exemplos são de projetos, que podem ser definidos
como tarefas únicas com o objetivo de entregar algo, dentro de um prazo definido,
ou seja, contínuas (processos), pois acontecem por tempo indefinido e são tarefas
repetitivas.

Um bom exemplo para esclarecer a definição de projeto é a construção de uma

casa. A construção tem início, meio e fim, ou seja, é temporário. Além disso, é um
projeto único e entrega algo único. Talvez você esteja se perguntando: “mas eu
posso construir uma outra casa igual”, ou ainda, “eu posso construir várias casas
iguais uma ao lado da outra”. Pois bem, ao construir outra casa igual, você estará
em um outro local, em outro espaço de tempo, talvez com outros recursos,
resumindo, outras condições, que geram variáveis diferentes durante a execução
do projeto, sendo necessário elaborar um planejamento específico para essa nova
construção.

Processos se diferenciam de projetos, pois são repetitivos. Pense por exemplo,

em um fábrica de montagem de automóveis, lá existe uma linha de produção, em
um local determinado, onde as variáveis são controladas e todas as tarefas são
repetitivas, ou seja, não é um projeto.

Todo projeto é um esforço para atingir um objetivo, onde você precisará de

recursos que podem ser pessoas ou equipamentos, dessa forma, trabalho será
realizado a fim de atingir um resultado esperado. Para isso é fundamental o
desenvolvimento de um planejamento prévio e controle durante a execução.
A chave do sucesso

Para que seus projetos sejam bem-sucedidos, eles precisam ser entregues no
prazo, dentro do custo orçado e satisfaçam os desejos dos clientes. Parece
óbvio né? Mas não é! Quantos projetos você conhece que atrasaram, custaram mais
que o previsto e ainda foram entregues com problemas? Então, o Microsoft
Project 2016 é uma ferramenta que pode ajudar em muito no desenvolvimento de
todos os tipos de projetos, pois com ela é possível controlar prazos, estipular
restrições, atribuir recursos às tarefas egerenciar os custos do projeto, tudo isso de
forma bastante automatizada.

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 Apresentação ao Microsoft Project 2016
Project 2016

O Microsoft Project 2016 é muito conhecido por conta do Gráfico de Gantt, que
nada mais é do que barras, cujo comprimento horizontal representa a duração das
tarefas a que estão relacionadas. Essas barras podem ainda estar conectadas por
setas que representam os vínculos entre elas (veremos mais sobre vínculos adiante).
Apesar do Gráfico de Gantt chamar muita atenção, o Microsoft Project 2016 vai
muito além disso, com ele podemos:

1. Criar cronogramas com um bom nível de detalhe;

2. Gerenciar tarefas, custos, trabalho e recursos;

3. Trabalhar com os dados do seu cronograma em vários modos de exibição e

relatórios Controlar e gerenciar seu cronograma durante a existência do
projeto. E muito mais...

O Microsoft Project 2016 é um software pago, assim como Word, Excel,

PowerPoint, etc. Porém, se você ou sua empresa ainda não adquiriram uma versão,
você pode baixar uma versão de testes por 30 dias, com todas as funcionalidades
disponíveis. Contudo, caso você ou sua empresa decidam por adquirir o software, a
Microsoft possui planos de assinatura mensal, que giram em torno de R$ 120, com
disponibilidade de instalação em até 5 computadores diferentes, além da versão do
Project Online, que pode ser acessado através do seu navegador de internet.

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Um projeto vazio no Project

Quando você inicia o Project 2016 pela primeira vez, vai encontrar essa “cara” ao
abrir um projeto vazio. Abaixo eu indico as principais áreas do sistema ao qual
você deve se familiarizar.

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 Apresentação do projeto que criaremos

Os dados utilizados

Para percorrermos os passos para criar um projeto do zero no Microsoft Project

2016, vamos utilizar um projeto exemplo desenvolvido para ser bastante didático
e facilitar seu aprendizado. O projeto em questão refere-se a uma reforma
residencial, onde será trocada toda a fiação da casa e também refeita a pintura
interna. A estrutura básica desse projeto é a mostrada a seguir.

# WBS Nome das Tarefas Duração Predecessora

1 1 Orçamentos e Contrato

2 1.1 Orçamento de elétrica 5 dias

3 1.2 Orçamento da pintura 5 dias 2II

4 1.3 Fechamento contrato 0 dias 3

5 2 Inst. Elétricas

6 2.1 Remoção da fiação antiga 1 dias 4

7 2.2 Passagem da nova fiação 2 dias 6

8 2.3 Instalação de tomadas e interruptores 1 dias 7

9 2.4 Instalação de lâmpadas e luminárias 1 dias 7

10 3 Pintura

11 3.1 Serviços preliminares 1 dias 4;7II

12 3.2 Pintura do teto 2 dias 7;11

13 3.3 Pintura da parede 3 dias 7;11

14 4 Finalização

15 4.1 Limpeza 1 dias 8;9;12;13

16 4.2 Conclusão da reforma 0 dias 15

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 Etapas de Criação do Projecto

Duração das tarefas

A duração de uma tarefa representa o tempo previsto para conclui-la. O Project

pode trabalhar com durações de tarefa que variam de minutos a meses.
Dependendo do escopo do seu plano, você provavelmente desejará trabalhar com
durações de tarefas na escala de horas, dias e semanas.

Na hora de inserir as durações das tarefas, você pode usar abreviações, conforme
atabela a seguir:

Abreviação que você pode Como será exibida Significa

digitar

30m 30 mins 30 minutos

6h 6 hrs 6 horas

4d 4 dias 4 dias

3s 3 sems 3 semanas

2me 2 meses 2 meses

Marcos de projeto

Marcos de projeto são eventos significativos a serem alcançados (como a conclusão

de uma fase de trabalho). Como o marco propriamente dito não inclui qualquer
trabalho, os marcos são representados como tarefas com duração zero.

Tarefas resumo

A criação de tarefas resumo serve para que o plano do projeto seja estruturado em
tópicos. É muito prático organizar grupos de tarefas relacionadas em um estrutura
de tópicos, usando tarefas resumo. Quando as tarefas resumo são colocadas em
sequência ao longo do tempo, as tarefas resumo de nível mais alto são
denominadas fases. Uma estrutura de tópicos é criada recuando-se as tarefas para
a esquerda e para a direita. No Project, as tarefas recuadas abaixo da tarefa
resumo são denominadas subtarefas.

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Dependências de tarefas com vínculos

Sempre que tarefas são vinculadas, são criadas relações entre elas, essas relações
são denominadas dependências, por exemplo: “o início desta tarefa depende do
término de uma tarefa anterior”. Quando criamos dependências entre as tarefas (ou
vínculos) o Project pode ajustar automaticamente o agendamento das tarefas
vinculadas, quando ocorrerem mudanças no plano. O uso de dependências por
meio de vínculos entre as tarefas é fundamental para tirar o máximo proveito do
mecanismo de agendamento do Project.

No caso do nosso projeto exemplo, durante o serviço de instalações elétricas, não é

possível passar a nova fiação sem antes remover a fiação antiga, essas duas tarefas.

No Project, a primeira tarefa “remover a fiação”, é chamada de predecessora, pois

precede as tarefas que dependem dela. A segunda tarefa “passar a nova fiação” é
denominada sucessora, porque sucede as tarefas das quais ela é dependente.

O Project trabalha com quatro tipos de relações entre si, veja na tabela a seguir.

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 Etapas de criação do Projeto

Modelo do projeto

Tabela de Entrada do Project

Planilha de Recursos do Project

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Latência entre tarefas

Você pode ajustar a relação de dependência entre as tarefas predecessoras e

sucessoras com tempos de avanços e latência. Por exemplo, é possível definir um
atraso de dois dias entre o final de uma tarefa predecessora e o início da sua tarefa
sucessora.

Trabalhando com Recursos

O MicrosoftProject admite três tipos de recursos: trabalho, custo e materiais.

Recursos de trabalho incluem pessoas e equipamentos necessários para completar

as tarefas de um plano de projeto.

 Recursos materiais são artigos de consumo que você usa à medida que o
projeto está em andamento. Por exemplo, um projeto de construção talvez
precise controlar o aço ou o concreto à medida que é usado ao longo do projeto.
 Recursos de custo representam um custo financeiro associado a uma tarefa
para a qual você precisa prestar contas. Os exemplos incluem categorias de
despesas como viagens, entretenimento, e assim por diante.

O gerenciamento eficaz dos recursos é uma das maiores vantagens de usar o

Project. Não é obrigatório configurar os recursos e atribuí-los às tarefas no Project,
entretanto, sem essas informações, você talvez seja menos eficiente em gerenciar
seu projeto. Configurar informações de recursos no Project exige um pouco de
esforço, mas o tempo será bem aproveitado se o projeto quer seguir diretrizes de
custo e prazo.

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Capacidade máxima dos recursos

O campo unidades máximas, que fica na planilha de recursos, representa a

capacidade máxima de um recurso para executar as tarefas a ele atribuídas (este
campo é preenchido para recursos do tipo trabalho). Especificar que um recurso
tem 100% de unidades máximas significa que 100% do período útil do recursos
estão disponíveis para trabalhar nas tarefas atribuídas no plano de projeto. O
Project avisará com um indicador e formatação na cor vermelha, se você atribuir o
recursos a mais do que ele pode executar em 100% das unidades máximas (em
outras palavras, se o recurso se tornar superalocado). O valor padrão é 100% para
unidades máximas para novos recursos.

Remuneração dos recursos

Quase todos os projetos têm algum aspecto financeiro, o controle e gerenciamento

das informações de custo do Project permitem ao gerente do projeto responder
uma pergunta crucial: com base na duração das tarefas e nas atribuições de recurso,
qual é o custo total esperado para o projeto?

No Project é possível inserir remunerações e custos por uso padrão para recursos
de trabalho e material, além de remunerações por horas extras para recursos de
trabalho. Quando um recurso de trabalho tem uma remuneração padrão inserida e
é atribuído a uma tarefa, o Project calcula o custo da atribuição. O Project faz isso
multiplicando o valor do trabalho da atribuição pela remuneração do recurso. Por
exemplo, se o calendário do projeto está configurado para uma carga horária de 8
horas/dia e uma determinada tarefa tem duração de três dias, suponha que um
recurso do tipo trabalho, com taxa padrão de R$ 20,00/hora seja atribuído à tarefa,
o custo para realizar essa tarefa será de R$ 480,00, ou seja, 3 dias x 8h/dia é igual a
24 horas, que multiplicado por R$ 20,00/hora, nos dá R$ 480,00.

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A linha de base do seu projeto

Depois de desenvolver um plano, uma das atividades mais importantes de um

gerente de projeto é registrar os valores reais e avaliar o desempenho do projeto.
Quando você registra os valores reais ou atualiza seu plano, o plano original
provavelmente muda. Isso torna difícil acompanhar o plano em seu estado original.
Para avaliar o desempenho do projeto corretamente, é útil compará-lo ao seu
plano original. Esse plano original é denominado plano de linha de base ou apenas
linha de base.

Uma linha de base é um conjunto de valores importantes de agenda, custo e

trabalho, incluindo alguns valores divididos ao longo do tempo.

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