Instituto Nacional de Saúde Departamento

de Gestão da
Qualidade
No de Cópias: Procedimento Operacional Padrão
POP-SQ-001
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Página 1 de 11 Recepção de amostras Revisão: 0.1

Índice
1.Objectivo........................................................................................................................2
2. Campo de Aplicação......................................................................................................2
3. Responsabilidade pelo documento................................................................................2
4. Definições e Siglas........................................................................................................2
5.Procedimento..................................................................................................................3
6.Matriz de Responsabilidades........................................................................................10
7.Histórico de Emendas...................................................................................................10
8.Referências Bibliográficas............................................................................................10
9.Anexos..........................................................................................................................11

QUADRO DE ASSINATURAS
Elaboração Revisão/Verificação Aprovação
Nome: Eulália Inácio Nome: Isilda Nome: Ana Paula Mandlaze _
Buque Chambe/Eulália Buque
Cargo: Ponto focal de Cargo: Laboratório de Cargo: Chefe de Departamento
Biossegurança_ Imunologia/Técnica de de Qualidade
Laboratório
Data: 29/01/2018 Data:01/06/2020 Data:
Visto: Visto: Visto:
Data da implementação: / /

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Recepção de amostras

1. Objectivo

 Descrever o procedimento para a recepção de amostras no Instituto Nacional de

Saúde e sua distribuição pelos laboratórios.

2. Campo de Aplicação

 Este POP é aplicável para a recepção de amostras de todos os Laboratórios,

excepto do Laboratório de Entomologia, do Instituto Nacional de Saúde.

3. Responsabilidade pelo documento

 O Departamento de Qualidade, Comité de Biossegurança e os Gestores de

Qualidade dos laboratórios, devem disponibilizar e assegurar a aplicação deste
documento por parte dos técnicos.

4. Definições e Siglas
Amostra biológica
Parte do material biológico de origem humana utilizada para análises
laboratoriais. Esta amostra é colhida por entidade externa ao laboratório, não
sendo da responsabilidade do INS a sua colheita.
Amostra rejeitada
Amostra biológica fora das especificações determinadas pelo Laboratório e que
portanto não cumpre os requisitos do Laboratório e este opta por não processar
a amostra.
Requisição de Exame/Pedido
Formulário que contém informação suficiente para identificar o paciente, o
requisitante autorizado, e fornecer os dados clínicos pertinentes, assim como o
que se pretende.
Manual de Colheitas,
É um documento onde estão listados todas as análises com indicação do tipo de
amostra a colher, tubo ou recipiente a usar, preparações prévias, tempo de
resposta e plataforma onde é processada a amostra biológica. Neste documento

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Recepção de amostras

estão ainda as informações relativas ao preenchimento das requisições e

critérios de rejeição de amostras.

EPI- Equipamento de Proteção Individual

Meio de Transporte – é um sistema de embalagem tripla para o transporte de

substâncias infecciosas constituído basicamente por três recipientes. O recipiente
primário consiste no meio onde é depositada a amostra biológica, o recipiente
secundário onde o primário é colocado e protegido com material aborvente e o terceiro
recipiente é o meio externo onde é colocado o recipiente secundário e serve para
segurar com as mãos das pessoas que transportam.

5. Procedimento

a) Considerações gerais
O envio de amostras ao INS deve ser feito em horário entre as 7.30h - 15:00h de cada
dia útil, salvo casos específicos e conforme definido no Manual de Colheitas de cada
Laboratório.
As amostras devem chegar às instalações do INS em condições adequadas,
nomeadamente em meio de transporte ou numa embalagem inviolável, e de forma a
permitir a absorção e confinamento de qualquer produto derramado. Estas embalagens
permite
m a protecção das amostras à exposição directa da luz para que não haja alteração
desta durante o transporte.
As amostras de culturas positivas devem ser transportadas em meios de cultura sólida
ou líquida de acordo com as normas internacionais da Associação Internacional de
Transporte Aéreo (IATA). Se o transporte for em meio líquido deve ser em criotubos
com missangas, com tampa com rosca e a soma dos volumes dos criotubos não deve
ultrapassar 50 ml.
As amostras para serem processadas no laboratório de BCL3 devem chegar ao INS,
embaladas em três recipientes. O frasco contendo as culturas (recipiente primário)
deve ser à prova de vazamento e bem fechado e colocados dentro de recipientes

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secundários também à prova de vazamento. Entre os dois deve ser colocado material
absorvente. Por fim, deve-se colocar o recipiente secundário (contendo o primário)
dentro da embalagem externa.
Em nenhum momento o recipiente primário contendo amostra deve ser transportado
para o INS directamente na mão da pessoa transportadora e nem deve ser recebido
pelos técnicos do INS.

Cada amostra biológica deve ser acompanhada da requisição de exame fornecida pelo
requisitante. Esta requisição de exame deve conter as seguintes informações a fim de
evitar atrasos ou diagnósticos inadequados:

i. Dados do paciente: nome completo, preferencialmente sem

abreviaturas, legível, data de nascimento, e/ou idade e sexo
ii. Designação do serviço requisitante
iii. Tipo de amostra
iv. Data da colheita
v. Hora da colheita, quando aplicável (por ex, amostras para Micofilária;
amostras de sangue total)
vi. Número de identificação do paciente - NID
vii. Indicação do exame/teste solicitado
viii. O nome e carimbo do clínico que solicitou o exame ou a requisição
deve ter o carimbo da unidade sanitária
ix. Informação clínica do paciente (incluindo se o paciente está em
tratamento ou não)

b) Recepção e registo informático

i. Pedidos normais

O transportador (o motorista, agente de serviço, técnico ou pesquisador) ao chegar às

instalações do INS com as amostras é autorizado pelo segurança das instalações para
se dirigir a porta com acesso à sala 146, onde será recebido pelo Responsável que
faz a Recepção.

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Recepção de amostras

O transportador deve entregar as amostras, as requisições de exames e o respectivo

livro de protocolo ao Responsável que faz a Recepção e aguardar.
Já na Recepção, o Responsável que faz a Recepção verifica, se:
o Cada amostra confere com a respectiva requisição de exame
o O nome inscrito em cada amostra e o nome do doente registado no
livro de protocolo coincidem
o Se cada amostra está identificada.

Quando há conformidade, o Responsável pela Recepção destaca o duplicado do livro

de protocolo, assina e data como recebido e entrega o livro de protocolo ao
transportador, este por sua vez, deve assinar o protocolo. De seguida e preenche a base
dados DISA, colocando os dados das amostras recebidas, e faz seguir a amostra para o
laboratório respectivo. Em caso de dúvida consultar o manual de colheita de cada
laboratório, assim como a lista de exames pedidos disponíveis na sala de recepção de
amostras.
Os dados na base de dados DISA são introduzidos da seguinte forma:

5.1 Registo das amostras no sistema DISA

Após a avaliação de qualidade das amostras, é feito o registo na base de dados

DISA:
 Entre no WXDISA no computador ligado ao sistema.
 Introduza o seu usuário e a respectiva senha, e seleccione a tecla “enter” e
irá abrir uma página com várias janelas.
 Clique na janela RECEPÇÃO de AMOSTRAS e irá abrir uma nova
janela
 Verifique no papel junto ao computador da recepção o último código usado
e verifique se corresponde ao último introduzido no sistema.
 Caso o código que está no sistema não corresponda ao que está no papel,
dever-se-á primeiro registar todas as informações das amostras codificadas
anteriormente ao número actual. Este programa não aceita registar amostras

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cujos códigos anteriores não foram registados com as informações dos

pacientes.
 Seleccione a janela com uma folha em branco para abrir uma nova janela e
registar os dados do paciente.
 Nesta janela, registar-se-á toda informação contida na requisição de exame,
ou seja:
o Identificação do doente: o nome, a idade, o sexo, NID
o Proveniência da amostra
o Data e hora de colheita da amostra
o Data e hora de recepção da amostra
o Qualidade da amostra e estado da amostra
o Tipo de amostra
o Nome do requisitante
 Após a introdução de todos os dados, clique no EXAME (parte superior da
janela) e seleccione o exame pedido. Esta janela serve para seleccionar o teste
pedido pelo clínico.
 No canto superior esquerdo tem uma seta verde na qual deve clicar para salvar
os dados.
 Caso queira modificar algo já guardado, clique na folha contendo uma mão e
lápis pintados a amarelo, localizada na parte superior da mesma janela dos
dados a modificar, e modifique e posteriormente salve.
 Caso não haja sistema, a codificação é feita manualmente e os dados são
lançados posteriormente.
 À medida que se introduzem os dados o código é impresso automaticamente.
 Após a impressão dos códigos, o técnico deve codificar as amostras na cabine
de segurança biológica.
Para codificar as amostras, o Técnico deve: confrontar cada requisição com o
nome que está escrito no tubo de colheita para confirmar se o nome do tubo e
da requisição coincidem. Depois da confirmação, colar em ambos a etiqueta de
código de barras, sem no entanto, tapar a parte transparente do tubo que
permite visualizar o volume da amostra de sangue.

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 Após a codificação, deve-se assinar e datar o verso das requisições,

 Por ultimo, imprime-se a worklist .

ii.São considerados critérios de rejeição de amostras na Recepção os seguintes:

 Amostra sem requisição
 Requisição sem amostra
Toda e qualquer rejeição de amostra na Recepção, deve ser antecedida pela
comunicação ao laboratório em causa através das linhas telefónicas disponíveis
na Recepção (PBX), seguindo-se o preenchimento do formulário de rejeição de
amostras. O Procedimento para o descarte da amostra rejeitada será de acordo
com a instrução disponibilizada por cada laboratório.

Na Recepção, deve, ainda, codificar cada amostra com o respectivo CÓDIGO, por
registo manuscrito numa etiqueta, tendo o cuidado de a manipular como
potencialmente infecciosa. Quer dizer, que devem ser cumpridas as boas práticas
laboratoriais. Ou seja, por exemplo, amostras para exames de diagnóstico da
Tuberculose, devem ser colocadas um tabuleiro de inox forrado com papel
humedecido em Hipoclorito de Sódio (5%).
Consultar o Manual de Colheitas respectivo ou contactar o Laboratório respectivo, se
necessário.

iii Pedidos urgentes

Os pedidos urgentes devem vir assinalados como tal pelo clínico que prescreve.
Portanto, na Recepção deve-se assinalar nesta amostra com um marcador de cor


VERMELHA na etiqueta com um ponto ( ), informar o laboratório e depois fazer
seguir imediatamente para o destino.
Proceder ao respectivo registo no DISA, tal como nas amostras normais.

c) Plano de Contingência

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Recepção de amostras

Em caso de falhas no sistema DISA, deve-se proceder à recepção de amostras de igual

modo, mas o registo passa a ser feito na planilha em Excel ou em último caso na forma
manuscrita no formulário disponível na Recepção para o efeito.

Para registar o pedido, proceder do seguinte modo:

 Verificar o último número de registo informático de entrada da amostra no

laboratório que deve ficar sempre visível. Este número pode ser visto no
registo de sequência de códigos no FM-SQ-030;
 Fazer o registo da amostra no formulário FM-SQ-030 com a informação
seguinte:

o Código – atribuir um número sequencial iniciando em “INS 0001”

o Data (dd/mm/aaaa) e hora (min) de recepção da amostra
o Destino – laboratório do INS
o Qualidade da amostra:
 Aceite - 
 Pré-Avaliação – ver critérios em baixo
o Tipo de amostra
o Teste pedido
o Normal/Urgente – N/U
o Proveniência da amostra
o Identificação do utente: o nome ou número, a idade, o sexo, data de
nascimento ou idade
o Informação clínica
o Clínico
o Dados da colheita
 Data – dd/mm/aaaa
 Hora, se aplicável (consultar Manual de Colheitas, se
necessário)
o Primeiro e último nome do responsável pela Recepção.

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 A seguir, com um marcador, proceder à rotulagem da amostra e da

requisição com o código atribuído; este código é mantido ao longo de todo
o processamento analítico de forma a garantir a rastreabilidade da
amostra/paciente;
 Colocar o último código na lista de códigos INS, assinar e datar.

Logo que o sistema DISA esteja operacional, deve fazer o respectivo registo
completo na base de dados.

d) Distribuição das amostras após Recepção

As amostras após terem sido recebidas, devem ser entregues nos laboratórios para
serem processadas. Esta entrega é da responsabilidade do Responsável pela Recepção.
As amostras devem ser entregues obedecendo à estabilidade de cada tipo e de modo a
não prejudicar o tempo de resposta. O circuito para a distribuição das amostras nos
laboratórios deve ser realizado através do elevador que serve a áreas técnica ou em sua
substituição as escadas que acedem a esta área. Quer dizer, portanto, que não é
permitido o uso das áreas administrativas para a circulação de amostras.

Para a distribuição, deve proceder-se do seguinte modo:

 Colocar as amostras dentro do colman para o efeito

 Entregar nas áreas técnicas, sob a responsabilidade do Técnico escalado
 Protocolar as amostras no formulário de cada laboratório.
 Entregar também as respectivas requisições/pedidos e worklist.

e) No Laboratório
A avaliação da qualidade das amostras após registo na Recepção, o Técnico deve
verificar se as amostras são adequadas para a testagem segundo o teste solicitado
considerando o critério de aceitação e rejeição de cada laboratório.
O Técnico em cada Laboratório se não houver conformidade, deve registar na
requisição e no registo respectivo o motivo da rejeição, assina e data. Nestes casos, as
amostras não conformes podem ser descartadas.

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Compete, portanto a cada laboratório comunicar e informar a Proveniência (seja

centro de saúde ou outro) para esclarecimento de dúvidas e/ou a necessidade de
repetição da colheita.
As requisições devem ficar sob a responsabilidade de cada laboratório, definindo cada
um, se o arquivo destas é feito por digitalização ou outro meio, de forma a garantir o
seu acesso quando necessário.

6. Matriz de Responsabilidades

Responsável Técnico
pela Recepção
Recepção de amostras X X
Pré -Avaliação das amostras X
Registo X X
Codificação das amostras X
Distribuição das amostras para os
X
laboratórios
Arquivo das requisições X
Aceitação/rejeição de amostra X X

7.Histórico de Emendas
Data Revisão actual Modificações
Junho 2020 0.1 Restruturação do texto no Ponto 5:
Mudança do título em 5.1
Mudanças na base de dados; da Planilha em Exel
para o Sistema DISA 5.1
Acréscimo do ponto ii em 5
Alteração do plano de contingência em 5c) e
Melhoria do texto na alínea 5b) e 5c)
Acréscimo de sinalização no ponto 6 (Aceitação/
Rejeição de amostras)

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8.Referências Bibliográficas
 www.saude.rn.gov.br/.../sesap/.../lacen_manual_coletas_amostra_2011.pdf
 Norma ISO 15 189:2014
 Manuais de Colheitas de cada laboratório

9.Anexos
Respons Tempo
Indexaçã Local de ável de
Identificação Pasta
o Arquivo pelo Arqui
Arquivo vo
FM-SQ-029 Recepção Amostras Recepci
1,2 Recepção 4 anos
de amostras Rejeitadas onista
FM-SQ-030 Registo
Amostras Recepci
Manual – Plano de 1,2 Recepção 4 anos
Rejeitadas onista
contingência
em cada
Requisição/pedidos 1,2 laboratóri Caixa - 5 anos
o adequada
INDEXAÇÃO
1 – Por nº crescente
2 – Por data crescente
3 – Por nº documento crescente
NA – Não Aplicável

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