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Fundamentos de
Administração, Organização,
Sistemas e Métodos
TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO
INTEGRADO DIURNO E PROEJA
1ª SÉRIE
Ana Cristina de Albuquerque Lima Rodrigues
Julio Cesar Teixeira de Freitas
Vivian Wildhagen Reis
Fundamentos de Administração,
Organização, Sistemas e Métodos
Livro didático dos cursos Técnico em Administração
Integrado Diurno e Técnico em Administração PROEJA -
COLÉGIO PEDRO II
1ª Edição
Rio de Janeiro
2019
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Prezado docente
Esta obra foi preparada exclusivamente com o objetivo de seguir o currículo do Plano
do Curso Técnico em Administração do Colégio Pedro II.
Entendemos que toda a teoria pode e deve ser apresentada ao aluno com exemplos
práticos que facilitem sua compreensão de forma contextualizada. E para auxiliar nesta
compreensão, sugerimos que o docente elabore exercícios de fixação de conteúdo,
principalmente com relação às ferramentas e conceitos que poderão ser utilizados na prática
administrativa do aluno, seja em seu cotidiano ou em seu ambiente de trabalho.
Prezado discente
O estudo proporciona um novo olhar para o mundo, assim como o desenvolvimento de
novas competências para novas conquistas.
Ao longo dos anos de docência pudemos ver que, com dedicação, cada aluno é capaz
de tamanha superação e construção de conhecimento, ao ponto de atingir positivamente o
mundo que o rodeia. Desta forma, leia, busque, pergunte, e aplique o aprendizado ao seu dia
a dia. Aliados à Teoria, seus exemplos e suas experiências de vida são fundamentais para a
construção do conhecimento.
Professores de Administração
Colégio Pedro II
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Sumário
1. Conceitos iniciais em Administração ............................................................................................... 8
6 Sistemas......................................................................................................................................... 49
7.1 FORMULÁRIOS............................................................................................................................. 52
6
7.2 MANUAIS ..................................................................................................................................... 53
BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................................ 62
7
1. Conceitos iniciais em Administração
8
por causa do impacto sobre a qualidade de vida da sociedade. Administradores
competentes são recursos sociais importantes”
9
Rosa, que precisava fazer o mesmo trabalho que Clarisse e também foi à loja comprar
uma caneta, escolheu a caneta mais cara e conseguiu escrever as 6 páginas do trabalho. Ela
foi eficaz, mas não eficiente. Ela alcançou o objetivo, mas não economizou, comprou a caneta
mais cara.
Julia, colega de sala das duas meninas, comprou a caneta com preço intermediário,
de R$ 1,00 e conseguiu escrever as 6 páginas do trabalho de pesquisa. Ela foi efetiva porque
foi eficiente e eficaz, ou seja, economizou (não comprando a caneta mais cara) mas comprou
uma caneta que a proporcionou a escrita até o fim. Economizou e alcançou o objetivo ao
mesmo tempo. Teve efetividade em sua tarefa.
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em sua obra A República, expõe a forma democrática de governo e de administração dos
negócios públicos.
Aristóteles (384 a.c. - 322 a.c.), discípulo de Platão, no livro Política, que trata sobre a
organização do Estado, distingue três formas de administração pública: 1. Monarquia ou
governo de um só (que pode redundar em tirania). 2. Aristocracia ou governo de uma elite
(que pode descambar em oligarquia).3. Democracia ou governo do povo (que pode
degenerar em anarquia).
René Descartes (1596-1650), filósofo, matemático e físico francês, trouxe ao mundo
alguns Princípios que se parecem muito com práticas administrativas, como:
o Princípio da análise ou de decomposição, que consiste em dividir e decompor cada
dificuldade ou problema em partes para resolvê-las separadamente;
o Princípio da síntese ou da composição: conduzir ordenadamente nossos
pensamentos e nosso raciocínio, começando pelos objetivos e assuntos mais
fáceis e simples de se conhecer, para passarmos gradualmente aos mais difíceis.
o Princípio da enumeração ou da verificação: consiste em fazer recontagens,
verificações e revisões tão gerais que se fique seguro de nada haver omitido ou
deixado à parte. Seu método cartesiano teve influência decisiva na Administração
Científica, e nas Teorias Clássica e Neoclássica.
Thomas Hobbes (1588-1679), filósofo político inglês, defende o governo absoluto em
função de sua visão pessimista da humanidade. Na ausência do governo, os indivíduos
tendem a viver em guerra permanente e conflito interminável para obter meios de
subsistência, defendendo assim, o que hoje chamamos de governo pela Administração
Pública.
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Outras contribuições da organização militar são o princípio da unidade de comando
(onde um soldado deve seguir e obedecer ao seu líder formal, especificamente), e o princípio
de direção (define que todo soldado deve saber perfeitamente o que se espera dele e aquilo
que ele deve fazer), utilizados até os dias de hoje em estrutura organizacional.
13
2.2. Administração Científica
1
Ou seja, analisando a partir da menor tarefa: o motivo da existência desta tarefa, as melhores formas de
executá-la, o melhor tipo de pessoa para fazê-la, e a melhor colocação dela no processo de trabalho. Após
analisar cada uma delas, já conseguiria fazer a análise de todo o processo de trabalho. Por isto é chamado de “de
baixo para cima” e “das partes para o todo”.
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f) Condições de Trabalho: oferecer condições adequadas de trabalho para a execução da
tarefa e aumentar a produtividade;
g) Padronização: aplicação de métodos científicos para obter a uniformidade e reduzir os
custos, tanto na execução das tarefas quanto na aplicação de recursos (financeiros,
materiais, humanos, energia etc.);
h) Serviço funcional: os operários são considerados preguiçosos e por isso necessitam ser
supervisionados por supervisores especializados;
i) O conceito do “homo economicus” (homem econômico): segundo este pensamento,
o trabalhador é totalmente motivado por recompensas salariais, econômicas e materiais.
A Organização era vista como um sistema fechado, isto é, os indivíduos não recebiam
influências externas; não havia troca de informações e materiais com o mundo externo. O
sistema fechado é mecânico e previsível. Sabemos que isto não é possível, como de fato não
era naquela época, mas esta era a concepção.
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Posteriormente, Elton Mayo foi contratado para fazer pesquisas sociais com objetivos
trabalhistas na Western Eletric Company, uma fábrica de equipamentos e componentes
elétricos, cujos trabalhadores eram moças, e que ficou conhecida como a Experiência de
Hawthorne, realizada entre 1927 e 1932.
Esta experiência teve quatro fases, que descreveremos a seguir:
a) FASE 1
Indagações: A Western Eletric Company tinha uma política de salários satisfatórios e boas
condições de trabalho, mas precisava de rapidez; era preciso também, conhecer os
empregados. As tarefas eram simples e repetitivas e precisava-se conhecer a relação da
iluminação e eficiência na produtividade.
Medidas adotadas por Elton Mayo: dividiu as moças em dois grupos, grupo de controle e
grupo de experimentação. No grupo de controle, todas as condições de trabalho
permaneciam como sempre e no grupo experimental, variou a luz do ambiente.
Resultados: as moças reagiam de acordo com suas suposições pessoais (fator
psicológico), principalmente achando que, quando a luz aumentava, elas precisariam
produzir mais.
Conclusões: A influência do fator psicológico era negativa e ele deveria ser isolado ou
eliminado.
http://www.historiadaadministracao.com.br/jl/imagens/186-elton-mayo-e-hawthorne
b) FASE 2
Elton Mayo deu continuidade à divisão das moças em dois grupos. Ambos os grupos
tinham um supervisor e um observador e o grupo experimental trabalhava dentro de uma
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divisão de madeira que o separava do grupo de controle. No grupo de controle, todas as
condições de trabalho permaneciam como sempre e no grupo experimental, fez as seguintes
modificações:
TESTE 1:
cinco moças montavam relés e uma moça ia fornecendo as peças para elas;
foi acrescentado, ao equipamento de trabalho, um plano inclinado com contador de peças
que media a produção;
as moças foram esclarecidas de que se tratava de um experimento;
o sistema de pagamento passou a ser por execução de tarefas em grupo;
Resultados: aumento da produção e aumento de esforços individuais e um consequente
aumento de salário do grupo experimental.
TESTE 2:
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a) As moças gostavam de trabalhar na sala de experimentos porque a supervisão era mais
branda. O supervisor era só um orientador. Então trabalhavam com mais liberdade e
menos ansiedade, menos pressão, e mais liberdade, gerando um ambiente amistoso,
podendo conversar, aumentando a satisfação.
b) O grupo experimental se desenvolveu socialmente, tornaram-se uma equipe,
desenvolveram amizades;
c) As moças do grupo experimental desenvolveram objetivos comuns por iniciativa própria,
como o aumento do ritmo de produção.
c) FASE 3
Indagações: as moças passaram a achar que a supervisão vigilante e constante era
humilhante e constrangedora.
Medidas adotadas por Elton Mayo: iniciou o Programa de Entrevistas (1928) para
conhecer o que os funcionários sentiam, suas opiniões e sugestões
Resultados: foi criada a Divisão de Pesquisas Industriais que realizava entrevistas anuais
com os funcionários e em 1931 adotou-se a entrevista não-diretiva (falavam livremente,
sem o rumo fornecido pelo entrevistador).
Conclusões após a FASE 3:
Evidenciou-se a existência da organização informal entre os operários, para auto
proteção do que achavam ser ameaças da Administração;
Os operários produziam até o limite combinado e aquele que ultrapassasse esse
limite era considerado “sabotador”, sofrendo punições;
Os funcionários transpareciam insatisfação quando não concordavam com o
sistema de remuneração; mostravam contentamento/descontentamento com
atitudes da supervisão;
A liderança informal assegurava disciplina e mantinha o grupo unido por laços de
lealdade;
Quando o operário tentava ser leal ao grupo e à Empresa ao mesmo tempo, tinha
conflitos, existia tensão, inquietação, descontentamento
d) FASE 4
Indagações: a existência da Organização Formal e Informal.
Medidas adotadas por Elton Mayo: voltou ao grupo experimental trabalhando em sala
especial, com pagamento baseado na produção do grupo (salário-hora), e um salário-
mínimo-horário;
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Resultados: logo que os operários produziam o que achavam ser a sua produção ideal,
reduziam seu ritmo de trabalho; havia uniformidade de sentimentos, solidariedade grupal
e o membro que prejudicasse o outro era considerado delator sofrendo punições
simbólicas.
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A importância do conteúdo do trabalho para o trabalhador. Trabalhos simples, repetitivos
e monótonos são negativos para a motivação do trabalhador, que se interessa pela
oportunidade e qualidade do que desenvolve;
A importância da presença do acompanhamento do psicólogo nas empresas, e não
somente do técnico e engenheiro;
A visão do trabalhador como ser social complexo, dotado de desejos, sentimentos e
medos.
A visão de que as pessoas são motivadas por necessidades humanas, e que, ao alcançá-
las, buscam satisfazer novas necessidades;
O comportamento dos grupos é influenciado pelo estilo de liderança;
O grupo social tem recompensas e punições psicológicas. Como exemplo de
recompensas é possível citar a aceitação e o estímulo público; e como punição, o
isolamento do grupo e as gozações;
A civilização industrializada estava provocando o “esmagamento” do homem, que o
transformava em máquina, ignorando seus sentimentos e as situações imprevisíveis;
Acreditava-se que a sociedade industrializada acabava por trazer a desintegração dos
grupos primários, como sociedade, família, grupos informais e religião;
A administração deve ser capaz de formar um grupo capaz de comunicar e compreender;
pensar e não somente executar;
O que é burocracia para você? Quando você ouve falar na palavra “burocracia” você
pensa em órgãos públicos, em papelada exagerada, em demora no atendimento? Aposto que
sim! Mas burocracia não é isso.
A burocracia surgiu como resposta à diferença no tratamento e atendimento das
pessoas, e ao desperdício nas operações de processos. Vejamos o conceito de
BUROCRACIA:
“Burocracia é uma forma de organização humana que se baseia na racionalidade, isto é, na
adequação dos meios aos objetivos (fins) pretendidos, a fim de garantir a máxima eficiência possível
no alcance desses objetivos. ” (CHIAVENATTO:2011,258)
23
5. As relações deveriam ser impessoais e de acordo com os cargos e funções, e não de
acordo com as pessoas;
6. Os cargos deveriam ser organizados por hierarquia de autoridade, com técnicas afixadas
para verificação de desempenho;
7. A escolha de pessoas para os cargos deveria ser por competência técnica e meritocracia
e não de acordo com os gostos pessoais;
8. Deveria haver separação entre propriedade e administração das empresas com a
contratação de administradores profissionais, e não mais a administração sendo exercida
pelo dono; ou os donos das empresas deveriam buscar especialização;
9. O trabalhador deveria ser profissional, especialista, ocupante formal de um cargo por
tempo indeterminado, admitido documentalmente, assalariado, com perspectiva de
carreira;
10. Era necessário ter completa previsibilidade do funcionamento da Organização, prevendo
completamente o comportamento de seus membros da organização. Este é o objetivo da
burocracia.
Weber também trouxe estudos e definições de autoridade, poder e legitimidade. Para
ele,
24
2.5.2 Robert King Merton
Robert King Merton, outro sociólogo que contribui com
estudos para a Teoria da Burocracia, analista crítico dos escritos
de Weber, afirmou que a burocracia apresentava também
consequências indesejadas, como ineficiência e imperfeição. Que
o modelo de burocracia de Weber não seria tão perfeito e sofreria
transformações quando operado por seres humanos.
A burocracia apresentaria disfunções como o apego
demasiado aos regulamentos, causando inflexibilidade; o
esquecimento dos objetivos e a primazia das regras; o excesso de
formalismo e papelório; a resistência às mudanças; o
relacionamento completamente despersonalizado; os conflitos com
o público; e a intensificação de sinais de status de autoridade.
Merton então, propôs um modelo de Burocracia que deveria estar atento à
imprevisibilidade causada pelo comportamento humano; que era necessário o cuidado com a
inflexibilidade e com as regras, que poderiam se tornar mais poderosas que os objetivos da
Organização.
25
2.6. Teoria Estruturalista
2.6.1. Origens
A partir desta Teoria, todas as demais foram desdobramento das Teorias anteriores,
ora com apreciações críticas, ora com novos elementos contextualizados, conforme a
evolução da ciência.
A Teoria Estruturalista é datada do final da década de 1950 e foi a tentativa de oferecer
melhores soluções que as propostas pelas Teorias Clássica, de Relações Humanas, e
Burocrática. Na época, foi verificada a necessidade de visualizar a Organização como uma
unidade social complexa, que possui interação de grupos sociais, e interação entre as partes
estruturais.
Análise das organizações: uma Organização deveria ser analisada utilizando a Teoria
Clássica, a Teoria das Relações Humanas e a Teoria Burocrática, levando em
consideração a Organização formal e informal; as recompensas salariais, materiais,
sociais e simbólicas; os níveis hierárquicos da organização (institucional ou estratégico;
gerencial ou intermediário; técnico ou operacional); os diferentes tipos de Organização; e
a análise intra e inter-organizacional.
O ambiente organizacional: as Organizações vivem em um contexto (ambiente) político,
humano, social, e econômico. Para a Teoria estruturalista, o ambiente é formado por
outras Organizações, que formam a sociedade.
26
críticos e revisionistas” (CHIAVENATTO:2011, p.314). Parecia faltar ainda exatidão em
definições que a Teoria de Sistemas veio complementar posteriormente.
CHIAVENATO:2011,p.332
27
elementos neutros ((não motivam, apenas não deixam as pessoas insatisfeitas), mas caso
existam, trazem grande satisfação, motivação.
CHIAVENATO:2011,p.334
Estilos de administração:
O estilo de administração com base na Teoria X seria incorreto, pois via o ser humano
como indolente, preguiçoso; alguém que só pensava em recompensas salariais, com falta
de ambição;
O estilo de administração com base na Teoria Y seria correto e mais atual, pois via o ser
humano com gosto pelo trabalho (dependendo das condições); como que procura
responsabilidades e sendo capaz de assumi-las; como capaz de se autocontrolar e
autodirigir; como quem possui criatividade e iniciativa para resolver problemas
organizacionais.
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O conflito entre objetivos organizacionais e objetivos individuais: acreditava-se que
é possível aliar objetivos individuais com organizacionais. As Organizações que
conseguissem aliar os dois seriam mais bem-sucedidas. Ao invés de reprimir o indivíduo,
a Organização poderia incentivá-lo.
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Diferença entre eficiência e eficácia: já comentados nesta Apostila, mas resumidos
como eficácia sendo a medida de alcance dos resultados; eficiência como a medida de
utilização dos recursos para o alcance dos resultados; e a excelência (ou efetividade)
como a soma de eficácia e eficiência.
Autoridade, Responsabilidade e Delegação: Autoridade estando presente em posições
administrativas e não em pessoas, aceita pelos subordinados; e fluindo de forma
verticalizada, de cima para baixo. Responsabilidade sendo o dever pessoal de
desempenhar uma tarefa ou uma atividade. E a delegação como a transferência de
responsabilidade e autoridade para posições inferiores na hierarquia.
Centralização e Descentralização: Na centralização, o topo da Administração toma as
decisões; e na descentralização as decisões são pulverizadas pelos níveis mais baixos.
Três Níveis Administrativos: assim como na Teoria Estruturalista, a Organização deveria
ser dividida nos níveis Institucional (formada por dirigentes e diretores), Intermediário
(formada por gerentes), e Operacional (formada por supervisores e operários).
As Funções do Administrador: A sequência das funções forma o Ciclo Administrativo:
1. Planejamento – “determina antecipadamente quais são os objetivos a serem atingidos
e como se deve fazer para alcançá-los” (CHIAVENATTO:2011, p.167). Estabelecer
objetivos; desdobrar objetivos; identificar objetivos organizacionais; objetivos setoriais;
como atingir as metas. Planejamento estratégico, tático e operacional.
2. Organização – quais atividades precisam ser cumpridas para atingir os objetivos? Qual
agrupamento lógico de atividades? Quem fará? O que precisará?
3. Direção – fazer as coisas andarem e acontecerem como planejado e organizado.
Coocar o plano em prática e dirigi-lo de acordo com o planejado. “se refere às relações
interpessoais dos administradores em todos os níveis da organização e os seus
respectivos subordinados” (CHIAVENATO:2011, 174) Direção operacional;
departamental; global.
4. Controle – “assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se
ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos”
(CHIAVENATO:2011,176) . Enquanto vai ocorrendo o Ciclo administrativo, deve haver
uma contínua correção e ajuste através da retroação (feedback).
2.9.1 Origens
A partir da década de 50 o biólogo alemão Ludwig von
Bertalanffy desenvolveu uma teoria interdisciplinar para
propor princípios e modelos gerais, como um isomorfismo das
ciências. Esta Teoria foi chamada de TGS – Teoria Geral dos
Sistemas, e foi oficialmente inaugurada com o livro “Teoria
Geral dos Sistemas”, de 1968. A Teoria tinha como os
seguintes princípios:
Os Sistemas não podem ser compreendidos
isoladamente, nem por suas partes separadas;
Há dependência recíproca das disciplinas e ciências naturais e sociais, e há necessidade
de integração entre elas para que possam utilizar o conhecimento umas das outras e
preencher as “áreas brancas” (lacunas entre as ciências);
O controle deve ser baseado na comunicação (transferência de informação) entre o
sistema e seu ambiente interno e externo; e baseado na retroação entre Sistema e meio
ambiente;
A produção de teorias deve ter o objetivo de sua aplicação na prática.
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Tipos de Sistemas:
Quanto à constituição, podem ser Físicos ou Concretos, compostos de equipamentos,
máquinas, objetos (elementos concretos); e Abstratos ou Conceituais, compostos por
conceitos, filosofias, planos, ideias (elementos abstratos);
Quanto à natureza, podem ser Fechados, sem intercâmbio com o meio ambiente (não
recebem recurso de fora, nem enviam realizações para o ambiente); são mecânicos e
programados, como algumas máquinas e equipamentos; e Abertos, se relacionam com
o ambiente, através de entradas e saídas. Devem ser adaptativos para sobreviver.
32
2.9.2 Principais contribuições para a Administração
Necessidade de integração das diversas teorias Administrativas que surgiram para suprir
as lacunas, assim como a integração das ciências;
O Sistema como um campo de estudos e como um conjunto de elementos dinamicamente
relacionados, em atividade para atingir um objetivo.
A comparação da “Organização” com o “Sistema”, que trabalha dados/energia/matéria
para produzir informação/energia/matéria.
Todo Sistema tem um ou mais propósitos/objetivos; e todo Sistema possui uma natureza
orgânica (a mudança em uma unidade produzirá mudança nas outras unidades).
(Extraído de CHIAVENATO:2011,p.417)
33
c) Interdependência das partes;
d) Homeostase ou "estado firme": equilíbrio produzido pela auto-regulação,
autocontrole. Mesmo quando o ambiente externo força para que haja um desequilíbrio,
o Sistema é capaz de manter as variáveis equilibradas. Ele tem a tendência de se
adaptar. A homeostase é obtida pelo feedback, que traz nova informação para a entrada
do Sistema, para que se reajuste. (Estado de equilíbrio que deve atingir a Organização;
quando satisfaz a o que dantes foi direcionado e sempre, com contínuo grau de
progresso).
e) Fronteiras ou limites
f) Morfogênese (capacidade de modificar a si próprio e sua estrutura básica);
g) Resiliência (capacidade de superar o distúrbio imposto por um fenômeno externo;
enfrentar e superar perturbações externas).
h) Cultura e clima organizacionais: “reflete as normas e os valores do sistema formal e
sua reinterpretação pelo sistema informal, bem como decorre das disputas internas e
externas das pessoas que a organização atrai, seus processos de trabalho e distribuição
física, as modalidades de comunicação e o exercício da autoridade dentro do sistema.”
(CHIAVENATTO:2011,p.485).
34
Estruturalismo, pois queriam considerar a Estrutura da Organização de acordo com as
contingências.
Tais contingências traziam a ideia do “tudo depende”, ou “se-então”. Tais ideias
estavam relacionadas ao comportamento como consequência do que ocorre no ambiente.
Comparando a uma Organização, ela se comportará de acordo com o que ocorre em seu
contexto, em seu ambiente.
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Ambiente: contexto que envolve externamente a Organização. Esta mantém transações
de intercâmbio com o ambiente;
A existência do ambiente geral (macroambiente) e o ambiente de tarefa (microambiente);
Mapeamento e seleção ambiental: mapeamento para conhecer o ambiente; seleção para
qual ambiente se vai trabalhar (pois não consegue trabalhar com uma gama muito
grande). Elege ou prioriza o ambiente significativo;
Incerteza: desafio atual da administração;
Adhocracia: (Estrutura Flexível); mudança no desenho dos cargos da Organização (bem
como sua estrutura) para acompanhar o ambiente altamente mutável e turbulento;
Organizações em redes: a Organização que desagrega suas funções tradicionais e as
transfere para outras empresas ou unidades separadas;
O homem complexo: a Teoria considera o homem em toda sua complexidade humana
e os fatores de sua motivação. Ele é capaz de aprender novas motivações devido a suas
experiências e interação.
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4. Seus conceitos são sempre relativizados, parecendo mais uma forma relativa de encarar
o mundo que uma Teoria Administrativa;
5. Houve dificuldade em unir as Teorias de Sistemas fechados (clássicas) e Sistemas
abertos (Teoria de Sistemas).
37
4 Organização, Sistemas e Métodos – Conceitos e Utilização
4.1 Organização
Vamos detalhar o conceito de Organização:
“(...) é o conjunto de pessoas que, sistemática e conscientemente, combinam seus
esforços individuais para a concretização de uma tarefa comum.” (GENARI, 1996,
p.13)
A visão das organizações, no campo social, é que são elas “(...) as formas
mais racionais e eficazes que se conhece de agrupamento social. Coordenando um
grande número de ações humanas, a organização cria um poderoso instrumento
social que combina seu pessoal com seus recursos, unindo no mesmo processo
dirigentes, especialistas, trabalhadores, máquinas e matérias-primas.” (ETZIONI,
1965, p.2)
As organizações são mais do que agrupamentos de pessoas ou de
pequenos grupos, “(...) têm um caráter próprio que as distingue das demais, isto é,
elas desenvolvem uma identidade própria. Esse caráter desenvolve da mesma
maneira pela qual evolui o caráter dos indivíduos. Quanto maior o número de
interações pessoais e de grupos, mais acentuado o caráter da organização.”
(SELZNICK, 1957, p.16)
38
4.2 Sistema
“É um conjunto de partes coordenadas entre si; conjunto de partes similares;
combinação de partes, de modo que concorram para um certo resultado.” (FERNANDES,
1993, p. 641)
Para todo o sistema organizacional funcionar harmonicamente, cabe a administração
coordenar um conglomerado de atividades, implicando no estabelecimento de uma série de
normas, técnicas, rotinas e critérios, bem como no envolvimento de toda a empresa e de seus
profissionais, no sentido de alcançar determinados fins e proporcionar, portanto, os resultados
desejados pela empresa.
Vale ressaltar que para se atingir tais resultados, é preciso desenvolver um ciclo
contínuo de atividades interdependentes e correlatas em relação às demais unidades da
empresa, por meio de uma série de informações que transitam entre os diversos setores
desta.
4.3 Método
“É o processo racional para chegar a determinado fim; maneira de proceder; ordem ou
sistema que se segue no estudo ou no ensino de qualquer disciplina; processo ou técnica
para chegar ao conhecimento ou demonstração da verdade.” (FERNANDES, 1993, p. 478)
39
4.4 Utilização
A função de OSM é tornar-se efetiva nas empresas, atuando no cenário institucional,
nos processos organizacionais e nos métodos de trabalho, partindo do topo para a base,
conforme o quadro a seguir2:
- Processo decisório;
• IDENTIFICAÇÕES
- Centralização X Descentralização;
- Relações Gerenciais;
• MANIPULAÇÕES
PROCESSOS - Cultura Organizacional;
ORGANIZACIONAIS - Burocracia X Adhocracia 7
• DIAGNÓSTICOS - Introdução de novas tecnologias;
- Estrutura organizacional;
• EXECUÇÃO DE - Enfoque sistema aberto etc.
2
CURY,Antônio. Organização e Métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas. 1993. 6ed, p.139. (adaptação)
40
5 Organização: Departamentalização, Estruturas e Funções
ADMINISTRAÇÃO
DE MATERIAIS
ADMINISTRAÇÃO
COMPRAS RECEBIMENTO DE ESTOQUES EXPEDIÇÃO
Nesse tipo de estrutura, a empresa se divide em função dos produtos que fabrica ou
dos serviços que comercializa. Como exemplo desse tipo de estrutura, é possível citar a
Philips, que possui diversas divisões por linhas de produtos.
DIRETORIA
INDUSTRIAL
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c) DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA
Neste caso, a departamentalização procura adequar a estrutura à distribuição
espacial dos mercados, criando representações da matriz em cada local de atuação da
empresa. Pode ser um tipo de departamentalização interessante para marcar a presença,
por leis que protegem os consumidores ou questões estratégicas, porém pode elevar os
custos do produto significativamente.
42
e) DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR CONTINGÊNCIA AMBIENTAL
DIRETORIA
COMERCIAL
VENDAS ÁREA DE
VENDAS
CATÁSTROFE
(unidade permanente)
(unidade temporária)
DIRETORIA DE
PROJETOS
PROJETO
PROJETO PROJETO
ENTREGA
ALFA ELETRÔNICA PROJETO X33
43
5.2 Estrutura Organizacional
Observações:
1) Os níveis de administradores dirigem as atividades de outras pessoas.
2) Na base da pirâmide, estão os empregados operacionais, são pessoas que trabalham
diretamente em uma função e não têm responsabilidade de supervisionar o trabalho dos
outros.
As estruturas de organização e divisão hierárquicas podem ser de diversos tipos, e
variam de acordo com o ramo de atividade econômica a que se dedica a empresa, seu porte,
sua expansão no espaço geográfico e econômico etc.
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Tipos de Estruturas Organizacionais
a) A Organização Linear
Características:
Disciplina em primeiro lugar: a autoridade vem em linha reta de cima para baixo, ideal para
pequenas e médias empresas;
Unidade de comando: o subordinado recebe ordens de um único chefe;
Simplicidade de estrutura: fácil visualização da forma pela qual a empresa está organizada;
Unidade de direção: de forma vertical, ou seja, um grupo de funções ou atividades está sob
uma única direção.
45
São departamentos típicos de assessoria: Jurídico, Publicidade, Pesquisa e Relações
Públicas. Principal vantagem: respeitar a unidade de comando
Linha Staff
linear funcional
única compartilhada
Autoridades: total dividida
absoluta relativa
decisão recomendação
ação assessoria
c) A Organização Funcional
Características:
Neste tipo de estrutura, a autoridade é exercida de acordo com as divisões da
administração, da direção e da chefia por função. Isto quer dizer que um superior pode atuar
em diferentes setores de trabalho, de acordo com as exigências de sua função, como também
certo trabalhador pode receber ordens ou orientação de vários superiores no mesmo nível.
Por exemplo, um diretor de pessoal determina as normas de contratação de
funcionários, controle de horários, férias etc., tanto no departamento de produção como no de
contabilidade ou em qualquer outro. A autoridade segue, portanto, um sentido horizontal.
Vantagens:
Atribuições específicas por função para cada diretor, gerente ou chefe;
Menor centralização de decisões;
Livre acesso do chefe em outras áreas.
Desvantagens:
Dificuldade de coordenação;
Ineficiência no controle da disciplina;
Choque de autoridades.
46
d) Organização Linear Departamental
Sua característica fundamental é a divisão de trabalho e direção em certo número de
departamentos em um mesmo nível de autoridade. Estes departamentos comportam
subdivisões em setores e seções, seguindo a base da Estrutura Linear.
São tipos de departamentos: por produtos, por função, por território e por área de
consumo. Por exemplo, na departamentalização por função, quando os grupos de atividades
ou função de uma empresa são reunidos em departamentos distintos, cada um sob uma
direção administrativa (departamento de produção, de finanças, de vendas, de pessoal etc.)
e) Organização Matricial
Esta estrutura é resultado de duas outras, a estrutura tradicional por departamento
mais a estrutura por projetos. Nele há dois tipos de autoridade, uma é funcional, representada
pelas linhas pontilhadas e a outra é hierárquica, representada pelas linhas cheias
PRESIDÊNCIA
PROJETO A
PROJETO
PROJETO C
PROJETO D
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f) Organização Circular ou Radial
Trata-se de uma estrutura pouco utilizada. Esse tipo de organograma era utilizado para
suavizar a apresentação da estrutura e economizar espaço em apresentações; além de atuar
como poderoso inibidor da “vaidade” humana (comum quando se tem estruturas com
hierarquias bem rígidas e definidas).
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b) Função de desenvolvimento de produto ou serviço – responsável por criar novos
produtos ou serviços ou modifica-los de modo a gerar solicitações futuras de consumidores
por produtos e serviços;
c) Função de produção – responsável por satisfazer às solicitações de consumidores por
meio de produção e entrega de produtos e serviços. Esta função é desempenhada pela área
de Gerência de Operações;
d) Função contábil financeira - fornece a informação para ajudar os processos decisórios
econômicos e administra os recursos financeiros da organização;
e) Função de recursos humanos – tanto recruta e desenvolve os funcionários da
organização, como também se encarrega de seu bem-estar.
6 Sistemas
Um sistema é um conjunto de elementos interconectados, de modo a formar um todo
organizado. Vindo do grego, o termo “sistema” significa “combinar”, “ajustar”, “formar um
conjunto”.
Todo sistema possui um objetivo geral a ser atingido. O sistema é um conjunto de
órgãos funcionais, componentes, entidades, partes ou elementos e as relações entre eles,
que ocorre, sobretudo, por meio de fluxos de informações. A boa integração dos elementos
componentes do sistema é chamada de sinergia, determinando que as transformações
ocorridas em uma das partes influenciará todas as outras. A alta sinergia de um sistema facilita
o cumprimento de sua finalidade, por outro lado; se houver falta de sinergia, pode implicar em
mau funcionamento do sistema.
Vários sistemas possuem a propriedade da homeostase, que em poucas palavras, é
a característica de manter o mio interno estável, mesmo diante de mudanças no meio externo.
As reações homeostáticas podem ser boas ou más, dependendo se a mudança foi inesperada
ou planejada.
Um sistema pode ser dividido em 3 partes:
Entrada: que recebe todos os problemas e dados da empresa, como dados, informações,
regras do negócio, matérias-primas etc.
Processamento / Controle: que faz todo o processamento para transformar esses dados,
informações, regras do negócio e matérias-primas em informações mais completas e
precisas.
Saída: que gera os resultados para que haja suporte nas tomadas de decisões gerenciais
da empresa. São relatórios, gráficos, produtos acabados etc.
Um sistema interage com o seu meio através de entradas e saídas, sendo, nesses
casos, declarado como um sistema aberto.
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6.1 Sistemas de Informação
Sistema de Informação (SI) é o conjunto de componentes inter-relacionados que
coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações destinadas a
apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização, a análise de
problemas, a visualizar assuntos complexos e a criar novos produtos.
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dificilmente sobrevive atualmente sem estar informatizado, o que por si só, não elimina o fator
humano no processo.
Os sistemas de informação mais conhecidos nas empresas são:
Sistemas de Processamento de Transações (SPTs): realiza e registra as transações e
informações necessárias para o funcionamento da organização.
Sistemas de Informações Gerenciais (SIGs): desenvolve relatórios sobre o desempenho
atual da organização, permitindo monitorar e controlar a empresa e prever seu
desempenho futuro.
Sistemas de Apoio à Decisão (SADs): sistemas que focam em problemas únicos
alterando-se com rapidez e que não possui procedimentos de resoluções pré- definidos.
Esse sistema utiliza informações obtidas pelos SPTs e SIGs, além de informações
externas que auxiliam na análise e na resolução de problemas.
Sistemas de Apoio ao Executivo (SAEs): auxiliam a gerência com a apresentação de
gráficos e dados de diversas fontes através de uma interface de fácil manuseio. Estes
sistemas são projetados para incorporar dados sobre eventos externos, como novas leis
ou novos concorrentes, utilizando também informações dos SIGs e SADs internos. Filtram,
condensam dados críticos, mostrando apenas os mais importantes para gerência.
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prejuízo a essas empresas.
O antigo analista de OSM (atual analista de Processos) tem como principais
atribuições:
1) ENTENDER: antes de mais nada, é preciso entender as necessidades de seus clientes.
Conhecer as reais preocupações de cada usuário envolvido pelo projeto, saber distinguir
as necessidades reais das necessidades imaginárias.
2) LEVANTAR: levantar e documentar os dados é um trabalho difícil de ser iniciado e
completado, mas importantíssimo, pois através dele, o analista de processos pode
entender todas as variáveis inerentes aos problemas.
3) ANALISAR: nesta fase, o analista deve analisar o processo com base no conjunto de
informações levantadas.
4) DESENVOLVER: no passo seguinte, o analista deve desenvolver uma, ou várias soluções
para o problema apresentado. As várias opções dão aos usuários a oportunidade de
escolha e, portanto, a decisão.
5) IMPLANTAR: Por fim, é necessário executar a tarefa de implantar a solução escolhida na
etapa anterior.
O cerne da questão continua sendo o mesmo: fazer o processo produtivo mais
eficiente, mais barato, mais limpo e com a qualidade assegurada. O objetivo é a melhoria de
processos como tomada de decisão, enfoque da organização como um sistema aberto,
centralização x descentralização, departamentalizações, burocracia x adhocracia, cultura
organizacional, internalização na empresa de novas tecnologias, terceirizações etc.
Para tanto, deve-se utilizar ferramentas, tais como análises por diagramas,
cronogramas de trabalho, fluxogramas, análise de layout, estudo de organogramas, gráficos
de processamento das rotinas, comunicações administrativas, aplicações de
microinformática, análise funcional do trabalho, formulários, análise da distribuição do
trabalho, estudo de tempos e movimentos, contsrução de manuais, etc. A seguir, veremos
algumas destas as ferramentas.
7.1 FORMULÁRIOS
Formulário é um documento padronizado, estruturado segundo sua finalidade
específica, possuindo sua característica e campos apropriados, destinados a receber,
preservar e transmitir informações, cujos lançamentos são necessários para definir a
natureza ou cobrir um fluxo qualquer de trabalho, desde o seu início até sua conclusão.
Os objetivos do controle de formulários são reduzir o número total de formulários
utilizados na organização; evitar a criação de outros quando já existem outros em uso com
o mesmo propósito; fundir formulários similares; estabelecer padrões etc. O ideal para isso
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é adotar um arquivo numérico, em que se ordene todos os impressos numericamente,
permitindo localizar qualquer formulário. Paralelamente, deve-se criar um índice funcional
que serve para solucionar o problema crítico da classificação dos formulários,
possibilitando reunir todos os que realizam a mesma função, organizando-os segundo o
tema que é seu objetivo.
7.2 MANUAIS
São documentos elaborados dentro de uma empresa coma finalidade de
uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas diversas áreas de atividades,
sendo, portanto, um ótimo instrumento de racionalização de métodos, de aperfeiçoamento
do sistema de comunicações, favorecendo, finalmente, a integração dos diversos
subsistemas organizacionais, quando elaborados cuidadosamente com base na realidade
da cultura organizacional. São compostos por normas, instruções, rotinas e outros
instrumentos complementares, como quadros, tabelas, fluxogramas etc.
Deve ter uma composição com um formato cômodo, que facilite seu manuseio, sua
consulta e sua guarda, bem como a substituição das folhas modificadas. Deve utilizar
linguagem simples, direta, precisa e coerente, compatível ao nível de instrução dos
usuários a que se destinam, incluir índice geral e evitar desperdício em sua reprodução e
distribuição.
7.3 LAYOUT
É a forma como homens, máquinas e equipamentos serão dispostos em uma
organização. Layout é uma palavra inglesa, muitas vezes usada na forma portuguesa
"leiaute", que significa plano, arranjo, esquema, design, projeto.
A configuração de instalação (em inglês layout) estabelece a relação física entre as
várias atividades. O layout pode ser simplesmente o arranjar ou o rearranjar das várias
máquinas ou equipamentos até se obter a disposição mais agradável. No entanto, numa
grande indústria este procedimento não é tão simples, pois um simples erro pode levar a
sérios problemas na utilização dos locais, pode originar a demolição de estruturas,
acidentes e consequentemente causar custos altíssimos no rearranjo. Para evitar tudo isto
é necessário realizar um estudo, encontrando assim o melhor planejamento de layout. Para
estudar o planeamento do layout é necessário estudar os padrões de fluxo nas estação de
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trabalho, nos departamentos e entre os departamentos.
PONTOS PRINCIPAIS A SEREM OBSERVADOS
EXEMPLO:
TIPOS DE LAYOUT
Layout posicional
O layout posicional (ou em inglês fixed product layout) caracteriza-se pelo fato do
material permanecer parado enquanto os operadores, equipamentos e todos os outros
produtos, se movimentam à sua volta (Camarotto, 2005). É utilizado o layout posicional
quando os produtos são volumosos e são fabricados em quantidades reduzidas (Muther,
1955, p. 12).
Vantagens
Reduzida movimentação do material;
Oferece oportunidades de trabalho;
Maior flexibilidade;
Adapta as mudanças do produto e do volume de produção.
Limitações
Maior movimentação dos operadores e do equipamento;
Resulta no aumento do equipamento;
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Requer grande habilidade dos operadores;
Requer supervisionamento;
Resulta num aumento do espaço de trabalho;
Requer controle e uma produção sincronizada (Tompkins, 1996, p. 290).
Layout funcional
No layout funcional (ou em inglês process layout) todas as operações cujo tipo de
processo de produção é semelhante são agrupadas, independentemente do produto
processado (Camarotto, 2005). É utilizado o layout funcional quando os produtos são
pouco volumosos (Muther, 1955, p. 12).
Segundo Martins e Laugeni (1998) nesse tipo de arranjo físico todos os processos e
equipamentos do mesmo tipo são posicionados numa mesma área e também, operações
de montagem semelhantes são agrupadas num mesmo local. O material se desloca
buscando os diferentes processos.
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Vantagens
Melhor utilização das máquinas
Variar as tarefas em cada posto de trabalho;
Supervisão especializada.
Limitações
Aumentar o tratamento do material;
O controle da produção é mais difícil;
Produções em linha mais longas;
Requer maior competência nas tarefas exigidas (Tompkins, 1996, p. 291).
Layout linear
No layout linear (ou em inglês product layout) os equipamentos são dispostos de
acordo com uma determinada sequência de operações, ficando fixos, enquanto os
materiais se movem pelos vários equipamentos (Camarotto, 2005).
Vantagens
O manuseamento do material é reduzido;
Os operadores não necessitam de muitos conhecimentos profissionais;
Controle simples da produção.
Limitações
Se uma máquina parar toda a linha de produção para;
O posto de trabalho mais lento marca o ritmo da linha de produção;
Requer um supervisor;
É necessário investir em equipamento de alta qualidade (Tompkins, 1996, p. 290).
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7.4 ORGANOGRAMA
7.5 FLUXOGRAMA
Fluxograma é uma ferramenta de gestão que auxilia a entender como processos
funcionam. Trata-se de um diagrama, uma ferramenta administrativa que faz a representação
esquemática de um processo, através de gráficos que ilustram de forma descomplicada a
transição de informações entre os elementos que o compõem, ou seja, fluxograma é um
gráfico que demonstra a sequência operacional do desenvolvimento de um processo, o qual
caracteriza: o trabalho que está sendo realizado, a distância percorrida pelos documentos,
quem está realizando o trabalho e como ele flui entre os participantes deste processo.
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Um fluxograma é um diagrama que tem como finalidade representar processos ou
fluxos de materiais e operações. Geralmente confundido com o organograma, o fluxograma
possui a diferença de representar algo essencialmente dinâmico, já o organograma é uma
representação da estrutura funcional da organização (estática). O fluxograma sempre possui
um início, um sentido de leitura, ou fluxo, e um fim.
O fluxograma é racional e proporciona uma comunicação clara e concisa.
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Embora existam outros tipos de fluxogramas, trabalharemos apenas com os
fluxogramas mais simples, tais como o modelo a seguir.
Exemplo de fluxograma para um dia de domingo
Acordar
Tomar café
Olhar TV Ir à praia
sol?
Almoçar
Passear
Jantar
Dormir
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7.6 CRONOGRAMA
O cronograma é uma ferramenta de planejamento e controle do tempo. No cronograma
apresentam-se todas as atividades previstas ao longo do período do projeto. Geralmente,
busca-se equilibrar a realização das atividades ao longo do tempo, ou seja, evitando ter meses
cheios de atividades e outros, com poucas.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 – Levantamento de dados X
2 – Montagens do projeto X
3 – Tratamento dos dados X X X
4 – Elaboração do relatório X X X X
5 – Revisão do texto X X
6 – Entrega do trabalho X
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Segue um exemplo de Diagrama de Ishikawa, que avalia as causas do problema “PRODUTO
COM DEFEITO”:
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BIBLIOGRAFIA
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Federal de São Carlos. Apostila de curso de Especialização em Gestão da Produção, 2005.
CHIAVENATO, Idalberto. A corrida para o emprego: um guia para identificar, competir e
conquistar um excelente emprego. São Paulo: Makron Books, 1997
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Elsevier, 2011.
DUBRIN, Andrew J. Princípios de administração. Rio de Janeiro: LTC, 1998.
ETZIONI, A. Organizaciones modernas. México: Uteha, 1965.
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FLEURY, Afonso Carlos Corrêa; VARGAS, Nilton. Organização do trabalho: uma abordagem
interdisciplinar e sete estudos sobre a realidade brasileira. São Paulo: Atlas, 1994.
GENARI, B. Uma análise de sistemas administrativos. Rio de Janeiro:FGV, 1996.
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Saraiva.
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WEIL, Pierre. Organização e tecnologia para o terceiro milênio: a nova cultura organizacional
holística. 5 ed. Rio de Janeiro: Rosa dos Tempos, 1997.
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