Gestão Administrativa e Financeira

Para
Organizações do Terceiro Setor
 SETORES DA SOCIEDADE
• Primeiro setor - composto pelas instituições governamentais, nos três
níveis: Federal, Estadual e Municipal;

• Segundo setor - compreende as empresas privadas

• Terceiro setor - formado pelas organizações de cunho social e sem fins
lucrativos

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O terceiro setor é formado por Organizações Não Governamentais
(ONGs) e grupos de interesse público. Elas atuam com o objetivo de
realizar ações que tragam benefícios para a sociedade, sem ter como
objetivo a geração de lucro financeiro. Podem atuar no âmbito da
cultura, educação, saúde, meio-ambiente, entre outros.

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Como Organizar a Gestão Administrativa de uma
Associação?

Organizar o trabalho administrativo de uma associação pode

parecer uma tarefa difícil a muitas pessoas, no entanto, é possível
alcançar uma gestão de sucesso quando os gestores criam uma
rotina eficiente.

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 Como se organizar no trabalho
administrativo?
1. Crie uma rotina para a organização do trabalho

Há quem possa achar que rotina remete

à chatice, mas a verdade é que criar
uma rotina é essencial para a
organização do trabalho. Isso não quer
dizer que sempre deve ser feita a mesma
coisa, mas sim, que as tarefas
realizadas devam seguir uma mesma
ordem.
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Quando isso acontece, o trabalho se torna mais eficiente, ainda mais quando
existe uma equipe envolvida e uma pessoa depende que a outra faça a sua
parte para iniciar a sua atividade. Além disso, quando há rotina, o dia a dia se
torna mais simples, pois todos já sabem o que deve ser feito.

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 2. Planeje o que deve ser feito durante a semana
Para a rotina dar certo, é importante já ter uma previsão do trabalho
que deve ser feito em um determinado período de tempo. De acordo
com o tipo de organização é possível planejar a próxima semana de
trabalho ou o próximo mês. No entanto, nas organizações com mais
demanda de tarefas, o planejamento semanal é o mais adequado.

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3. Revise as tarefas de cada dia
Mesmo uma rotina previamente planejada pode
e deve ser flexível e revisada, já que o trabalho
pode atrasar ou mesmo ser adiantado por
diferentes razões. Dessa maneira, uma dica é
incluir na rotina uma previsão do que deve ser
feito no dia seguinte. Isso pode ser levantado no
final do expediente, de acordo com as tarefas
que foram concluídas e com as que ainda deve
ser feitas dentro da semana.
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 4.Saiba diferenciarprioridade de urgência
No planejamento semanal é importante dar prioridade às atividades
mais importantes, porém, é preciso diferenciá-las das urgentes. Isto
é, nem tudo o que é urgente é uma prioridade, já que possivelmente
é uma tarefa que poderia ter sido feita em tempo hábil, mas por falta
de organização se tornou urgente.

Então, com um bom planejamento, as urgências não aparecem,

embora quando isso aconteça devam ganhar prioridade. Porém, isso
não deve ser tornar um hábito na sua organização.

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5. Delegue funções
Quem está à frente de uma organização ou de uma
equipe precisa confiar na capacidade dos demais
profissionais e delegar funções a cada um deles.
Querer abraçar o mundo sozinho pode parecer
competência, mas também é uma forma errada de
trabalhar com o fluxo de trabalho dentro de uma
entidade. Por isso também é importante ter
colaboradores capacitados para cada função.

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6. Não deixe para depois o que é possível fazer agora
Procrastinar as tarefas só faz com que elas se acumulem cada vez
mais. É normal que no dia a dia nos deparemos com atividades
menos prazerosas, mas não adianta, elas não desaparecem
quando você fecha os olhos para ela. Então, é melhor executá-la
assim que possível, pois ficar adiando pode até mesmo atrasar o
trabalho dos demais.

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 7. Mantenha o foco em todas as tarefas

As distrações, hoje em dia, são muitas, por isso, é

importante criar maneiras para evitar aquilo que
atrapalha o seu rendimento no trabalho. Os
dispositivos celulares são bons exemplos disso e, por
essa razão, não devem ser usados enquanto você se
dedica a uma tarefa específica. Mesmo que as redes
sociais sejam usadas na rotina da sua entidade, é
necessário determinar o momento certo para usá-las.

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 Orientações para a organização interna das Associações e demais
organizações do terceiro setor

O Governo Federal sancionou a Lei no. 13.019 de 31 de Julho de 2014; Lei Federal no.
13.204 de 14 de Dezembro de 2015 e o Decreto no. 8.726 de 14 de abril de 2016,
conhecida como Marco Regulatório do Terceiro Setor, também denominada
MROSC, que estabelece o regime jurídico de parcerias voluntárias que visa disciplinar a
relação da União, dos Estados, do Distrito Federal, dos Municípios, das autarquias, das
fundações, das empresas públicas e das sociedades de economia mista prestadoras de
serviço público, com as organizações da sociedade civil.

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Essa norma legal tem como pressuposto básico, entre outras
características, dar maior transparência e controle em dita relação,
notabilizada por destinar recursos públicos para execução de trabalhos
de alta relevância pública e social.

Assim, todas as organizações sem fins lucrativos devem:

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1.Proceder à Reforma do Estatuto Social para a sua adequação ao
novo Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil –
MROSC.
2.Cumprir a exigência legal de ter CONTADOR, para elaboração
dos registros contábeis e da escrituração fiscal mensal da entidade,
bem como do Balanço Patrimonial e da DRE - Demonstração do
Resultado do Exercício;

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 As organizações devem ainda:
3.Adotar o LIVRO ou BOLETIM DE CAIXA para fazer o controle das
RECEITAS e das DESPESAS da entidade, com o encaminhamento mensal
dos documentos ao contador;

4.Fazer o “TERMO DE ADESÃO” ou o “CADASTRO” atualizado

de todos os associados;
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5. Providenciar a abertura de CONTA BANCÁRIA em nome da entidade;
6.Providenciar a INSCRIÇÃO MUNICIPAL, para a emissão do ALVARÁ
DE LICENÇA DE FUNCIONAMENTO;
7.Manter atualizadas as seguintes CERTIDÕES NEGATIVAS:
a) Certidão Negativa de Débitos da Receita Federal;
b) Certidão Negativa de Débitos Estaduais;
c) Certidão Negativa de Débitos Municipais;
d) Certidão Negativa de Débitos do FGTS;
e) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;
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8. Cadastrar a Associação na Federação que representa a categoria,
encaminhando os seguintes documentos:
a) Ata de Fundação da Entidade;
b) Estatuto Social da Entidade e suas alterações se for o caso;
c) Ata da Assembleia que elegeu a atual Diretoria;
d) Cartão do CNPJ;
e) Cópia dos Documentos Pessoais do Presidente e demais
membros da diretoria;
f) Relação nominal dos associados;

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9.Cadastrar a Associação do Conselho Municipal de Assistência
Social;
10.Buscar junto a Câmara Municipal o TITULO DE UTILIDADE
PUBLICA MUNICIPAL;
11.Buscar junto a Assembleia Legislativa Estadual o TITULO DE
UTILIDADE PUBLICA ESTADUAL;

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12. Elaborar o PLANO DE TRABALHO/PLANJEAMENTO DAS ATIVIDADES que
serão desenvolvidas durante o ano e fazer o seu monitoramento;
13. Adotar a cobrança da CONTRIBUIÇÃO SOCIAL de todos os associados,
para que a entidade tenha recursos para cobrir as suas despesas;
14.Entregar anualmente a Declaração de Imposto de Renda da Pessoa
Jurídica (Associação) Receita Federal;

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 Gestão financeira para associações
Quando falamos de gestão financeira, estamos tratando da habilidade de
gerir recursos para manter a organização funcionando e atuando de
maneira plena e eficiente.
Os recursos financeiros, humanos e materiais de uma organização são bens
importantes, mas limitados, independentemente do seu tipo, seja ela uma
empresa pública ou privada, ou uma organização sem fins lucrativos.

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Por esse motivo, é fundamental compreender e priorizar os elementos
importantes e a demanda de recursos para o desenvolvimento dos
objetivos da entidade, visando oferecer uma atuação mais íntegra,
eficiente e que traga melhores resultados.
Ter as finanças organizadas é extremamente importante para
qualquer organização, mas como manter uma gestão financeira em
associações?

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Nas Associações, pagar impostos, prestar contas, organizar livro contábil, emitir nota fiscal
e recibos são atividades comuns, assim como para qualquer tipo de empresa. Por conta
disso, mesmo as organizações que não têm fins lucrativos precisam ter uma gestão
financeira. Mas o que é isso, afinal, e por que é tão importante para essas instituições?
Gestão financeira é o nome dado para as atividades administrativas relacionadas às
finanças de qualquer negócio. Ao gerenciar adequadamente essa área, o gestor consegue
saber como o dinheiro da instituição está sendo gasto e como ele será investido no futuro.

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Ter as finanças organizadas é extremamente importante para as
associações e demais entidades do terceiro setor. Porém, infelizmente,
muitos gestores de associações acabam deixando essa responsabilidade
de lado.
O resultado são multas por impostos atrasados, impossibilidade de
participar de editais e conseguir patrocínios.

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 Como fazer gestão financeira em Associações?
Tenha um contador - Antes de entrar nos detalhes de como ter as finanças da
sua associação organizadas, lembre-se de que você vai precisar de um Contador.
Ele vai te ajudar a emitir todas as guias de imposto que devem ser pagas, bem
como organizar o seu livro contábil.
A dica é que você escolha um profissional que já tenha o costume de trabalhar
com associações. O terceiro setor conta com alguns detalhes diferentes das
empresas que visam lucros e trabalhar com alguém que já saiba essas
peculiaridades pode te poupar de problemas no futuro.

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 Quanto custa para a Associação existir?

Para realizar a gestão financeira de uma Associação, é preciso ter noção de quanto
custa para essa instituição existir. Apenas dessa maneira você conseguirá fazer uma
previsão de quanto deve arrecadar para continuar exercendo as suas atividades.

Em geral, as instituições do terceiro setor conseguem dinheiro da seguinte maneira:

• Contribuições mensais dos associados;

• Doações recorrentes;
• Doações esporádicas;
• Patrocínio de projetos;
• Prestação de serviços, etc;

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Sugere-se o uso de uma planilha com o registro com a previsão dessas entradas. Nela,
coloque a quantia de dinheiro que será recebida, de onde veio esse dinheiro, a data de
entrada, etc.
Essa análise pode ser feita de uma maneira muito simples. Para isso, é só fazer uma
planilha com todos as receitas e os custos da instituição, mês a mês. Seja uma
viagem, uma hospedagem, um almoço de reunião ou uma compra de material, você
deve colocar esses detalhes na planilha.

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 TRIMESTRES

Receitas Primeiro Segundo Terceiro Quarto Totais

Contribuições sociais

Eventos/Excursões

Rateios

Outros Eventos (Festas,

Galinhadas, etc.)
Doações

Prestação de Serviços

Projetos/Emendas Parlamentares

Vendas Coletivas

TOTAL GERAL

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 TRIMESTRES

Despesas Primeiro Segundo Terceiro Quarto Totais

Viagens

Hospedagens/Alimentação

Manutenção de veículos

Equipamentos Agrícolas

Serviços especializados

Combustíveis

Material de expediente

Custos de comunicação

TOTAL GERAL

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O ideal é que essas planilhas sejam criadas no início do ano, já
com projeções para os próximos 06 meses.

Além de ter essa previsão mensal, também é importante

registrar todos os gastos que a associação tem, para que nada
passe despercebido.

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 Controle de entrada de dinheiro na Associação

Uma organização social não tem fins lucrativos. Porém, ela não pode ter
fins de prejuízo! Portanto, é fundamental que a associação tenha dinheiro
entrando na sua conta e organize isso numa gestão financeira. Dessa
maneira, consegue manter a estrutura física da instituição funcionando,
pode realizar projetos e atingir os seus objetivos.
A partir do momento que existe dinheiro entrando na associação é
importante que haja um controle desse fluxo numa gestão financeira.

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 Boletim de Caixa: O que é, Como fazer e Como Preencher

Você já ouviu falar de uma ferramenta que auxilia no registro contábil das
empresas? Estamos falando do boletim de caixa, um documento para
fazer o controle dos fluxos financeiros de entradas e saídas do caixa da
associação. Além disso, ele auxilia na escrituração contábil, com todos os
registros de atos e fatos administrativos da associação.

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 Objetivo do documento

Como principal meta, o boletim de caixa registra a entrada e saída de

dinheiro na associação. É fundamental registrar todos os pagamentos feitos
em dinheiro, cheque e transferência, como água, energia elétrica, telefonia,
materiais de escritório e outras necessidades que a associação tenha.
Os comprovantes devem ser arquivados em um local seguro para facilitar
assim, o processo de manutenção do boletim de caixa de forma correta.
Fazer essa escrituração evita problemas contábeis e também a falta de
controle da associação.

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Como esse dinheiro está entrando na conta da associação, é preciso
emitir um recibo, em duas vias (uma pro doador, outra para a
entidade). Caso seja uma doação identificada, coloque os dados do
doador no documento. Se for anônima, faça a emissão do mesmo
jeito, apenas adicionando essa informação.
No final do mês, é preciso encaminhar essas informações para
o contador.

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 BOLETIM DE CAIXA

Entidade Associação...

Periodo:

Dia Histórico Entrada Saída Saldo

Saldo a Transportar

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Esse nível de detalhe é muito importante na gestão da
Associação. Ao final do mês, você deve encaminhar essa
planilha, juntamente com as notas/recibos de cada gasto para
o seu contador. Com essas informações, ele pode fazer o
fechamento do seu livro contábil mensal.

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 Conciliação bancária
Você deve fazer todos os registros de entrada e saída de
dinheiro na sua associação. Ao final de cada mês, com o
auxílio do seu Contador, precisa fazer uma conciliação
bancária. Essa atividade consiste em comparar se as
entradas e saídas da sua planilha coincidem com as
movimentação feitas na sua conta bancária.

APOIO:

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 ✓ Já falamos, mas não custa repetir: o
preenchimento e a atualização das tabelas deve
ser feita todos os meses. Dessa maneira, a
chance de você não esquecer alguma
informação diminui consideravelmente.

✓ Procure fotografar ou digitalizar as notas fiscais e recibos ao realizar

pagamentos. Assim, caso eles se percam, você ainda continua com o
comprovante de que o gasto tem relação com a associação.

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 ✓ Eventualmente, a sua associação poderá receber algum
patrocínio para atividades. Na maioria desses casos,
você precisa comprovar para o doador que o
investimento foi usado apenas para o fim determinado.
Ao final da atividade, deve prestar contas e devolver o
dinheiro que sobrou. Portanto, cuide para não gastá-lo
por engano!
✓ Acompanhe a sua planilha de entrada de dinheiro e a sua conta bancária de
perto. Dessa maneira, você evita gastar dinheiro que está direcionado para
alguma despesa específica.

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 ✓ Todas as entidades precisam levar as suas finanças a
sério, mas isso é ainda mais importante para as
organizações do terceiro setor. Em algum momento,
pode surgir uma oportunidade de participar de
algum edital ou patrocínio importante para as suas
atividades.
✓ Nesse momento, as suas certidões negativas deverão ser apresentadas. Algum
erro pode fazer com que a instituição doadora não autorize a sua participação.
Já imaginou que pena perder uma oportunidade por causa de falta de
documentos organizados?

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