DD154 – CONTROLE INTERNO

CASO PRÁTICO
PROGRAMA DE ESTUDOS:

Nome completo: ROGÉRIO VIEIRA

Data: 04.05.2023

Revisão ciclo de folhas de pagamento

Planejamento
Um assistente de auditoria preparou o seguinte relatório no qual descreve o sistema de
preparação e pagamento de salários em Hilados y Tejidos, S.A. Dos 600 empregados,
aproximadamente, 100 ainda desejam ser pagos em dinheiro. Os restantes, 500, devem
ser pagos por transferência bancária. Os 20 executivos da companhia são pagos por
outro sistema, que não entra nessa área da auditoria. Um centro de cálculo é utilizado
para o cálculo das folhas de pagamento.

Os procedimentos usados para a preparação da folha de pagamento são os seguintes:

1. A fábrica trabalha oito horas por dia e cinco dias por semana. Ocasionalmente,
fazem horas extras.

2. O chefe de fábrica é responsável por contratar e despedir o pessoal da fábrica e fixar

os salários. O chefe de fábrica mantém um registro de fichas para cada empregado,
que usa para manter o controle sobre o total de pessoas empregadas nas diferentes
seções da fábrica. Além disso, usam-se as fichas na hora de considerar as
promoções e aumentos de salário.

3. Todos os empregados da fábrica são pagos com base nas horas trabalhadas. O
controle sobre o tempo trabalhado é mantido por meio de um sistema adequadamente
fiscalizado de relógio de entrada e saída. Um cartão diferente é usado para cada
empregado a cada semana. Cada mês há quatro ou cinco cartões para cada
empregado.

4. Os salários são pagos ou transferidos em contas bancárias no último dia de cada

mês, cobrindo o período desde o dia 26 do mês anterior até o dia 25 do mês corrente.

5. Dois empregados, A e B, trabalham no departamento de contabilidade da companhia

e são responsáveis pela preparação, comprovação e pagamento da folha de
pagamento.

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6. Durante o mês, A e B preparam as fichas de relógio ponto para todos os
empregados da companhia que, como se disse, são pagos com base no tempo.
Essas fichas são entregues ao pessoal ao final de cada semana ou período e as
fichas usadas na semana ou período anterior são recolhidas. Os cartões recolhidos
são guardados por B até o dia 25 de cada mês.
7. B recolhe a informação das fichas de relógio em uma hora sumária mensal. A
informação é repassada ao centro de cálculo como o principal dado para realizar os
cálculos da folha de pagamento.

8. A ou B avisam ao centro de cálculo qualquer mudança de pessoal ou de salários

antes do dia 25 de cada mês, para permitir atualizar o fichário principal.

9. O centro de cálculo prepara e faz:

a) Folhas de salário com detalhes das deduções por impostos e Seguridade
Social, assim como uma folha de controle para os salários que serão pagos em
espécie.
b) Avisos de transferência para os salários que vão ser pagos por meio de
transferência direta e uma folha de controle dessas transferências.
Nota: Podemos supor que os controles internos do centro de cálculo são razoáveis.

10. Os avisos de transferência são assinados pelo diretor financeiro e em seguida

mandados por seu departamento aos bancos do ACE. O diretor financeiro guarda a
folha de controle.

11. A informa ao diretor financeiro da importância exata a pagar por caixa, e o diretor
financeiro prepara um cheque ao portador, que assina conjuntamente com o
conselheiro delegado.

12. A e B levam o cheque ao banco e o cobram na boca do caixa, recebendo as notas e

moedas necessárias. Depois de verificar a importância, A e B colocam em envelopes
transparentes, junto com as folhas de salários mencionadas no ponto 9.

13. No último dia de cada mês, A e B levam os envelopes de salários à fábrica e vão de
departamento em departamento pagando a cada empregado na presença do
encarregado respectivo. A entrega o dinheiro ao empregado, enquanto B põe um
sinal no nome do empregado que aparece na folha de controle de salários.

14. Se houver problemas ou perguntas, coisa que não é frequente, são solucionados
com rapidez. Quando, em algum envelope falte dinheiro, o que ocorre pouquíssimas
vezes, repõe-se tirando de uma pequena caixa, em posse de A.

15. A folha de controle de salários é assinada em seguida por A e B e por cada chefe de
departamento.

16. Qualquer envelope não reclamado no momento do pagamento é devolvido ao

escritório por B, que, imediatamente, prepara um registro dos salários não
reclamados. Esses envelopes são guardados sob chave em uma caixa de segurança,
da qual só B e o diretor financeiro possuem chave. Os empregados não presentes
devem dirigir-se a B para poder recolher seus envelopes. O dinheiro não reclamado
depois de um mês é ingressado no banco. Quando o dinheiro é reclamado, B anota
em seu registro de salários não reclamados.

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17. A companhia não tem um departamento de Auditoria interno e os anteriores
comentárioscobrem todos os controles existentes.

18. Quando A e B saem de férias, são substituídos por D, outro empregado do

departamento de contabilidade.

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 Instruções para o desenvolvimento da atividade

I - Analise o caso descrito e responda às seguintes questões

1. Determine áreas de oportunidade para fios e tecidos S.A.

• Para o bom uso dos recursos humanos e um controle eficiente de todo recurso de
capital intelectual entendemos que se deve criar um Departamento de Recursos Humanos.
• Deve-se estabelecer normas e padrões para cada processo produtivo. Para tanto, o
departamento de produção deve estabelecer todos os parâmetros utilizados através de
manuais onde se deve constar todos os passos utilizados na área de produção. Este manual
deve ser entregue à todos os envolvidos no chão de fábrica.
• Faz-se necessário a instalação de um departamento especializado em marketing, com
o intuito de desenvolver todo o sistema comercial. Sua principal tarefa será a alavancagem
das vendas da organnização.
• A criação de lojas online, atingindo diversos públicos ajudará a melhorar a oferta do
produto e aumento no quadro de faturamento.
• Com a criação de plataforma de vendas on-line, necessário também serviço de
pagamentos on-line , utilizando diversos aplicativos da rede bancária.
• Para os avanços que se pretende, o setor de Tecnologia da Informação e
Comunicação ( TIC ) precisará atuar em sua plenitude, com uso racional dos artefatos
oferecidos bem como no desenvolvimento de programas que possam atender as diversas
áreas da empresa.
• O Sistema de custos nas atividades produtivas deve ser amplificado, utilizando para
tando os Custos ABC.
• Deve-se criar um Departamento de Auditoria Interna, tendo como fator principal
contribuir com a melhoria de controle da organização.
• Fomentar a criação de critérios eficazes para utilizar os ativos da organização em
investimentos, tanto na área produtiva quanto na área estratégica.

2. Gere proposta de melhoria no processo de controle interno.

Para que tenhamos um bom processo de controle torna-se necessário três ações
fundamentais, sendo elas:
Planejamento.
Manutenção dos processoe de controle.
Melhoria contínua.
Tais controles estão diretamente ligados a gestão da qualidade implantado na
empresa. Infelizmente quando analisamos o expectro das organizações de médio e pequeno
porte, tais estruturas não tem em seu organograma procedimentos pré estabelecidos, como
também não possuem procedimentos definidos quanto a administração finaneira e
contabilidade. Portanto, quando da análise faz-se necessário observar tais aspectos.
Primeiramente a análise do controle interno:

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-Tal controle nao tem pessoal adequado para a realização do trabalho bem como não tem as
especificações técnicas necessárias. Esta constatação ratifica a necessidade de implantação
de um departamento de auditoria interna que fará a análise das transações internas.
-O Departamento de Produção atua sem o controle de recursos humanos, atuando
independentemente. Então, com a abertura de um departamento de Recursos Humanos,
com pessoal qualificado e preparado para atuar junto a formação de capital humano e
intelectual, terá condições de controlar os recursos humanos desta organização. Em nível
departamental ou divisional, a responsabilidade pela Área de Recursos Humanos (ARH)
cabe a cada executivo de linha, como, por exemplo, o chefe ou gerente responsável pelo
órgão [...] Em suma, a responsabilidade pela ARH é compartilhada por toda a organização.
Tanto os presidentes como cada chefe ou gerente devem saber o essencial sobre recursos
humanos, diz CHIAVENATO (2009, P.120).
-Haverá também a necessidade de se desenvolver controles automatizados, com
abrangencia em toda a empresa, todas as suas áreas, tornando toda e qualquer
movimentação dentro da organização acessivel através de módulos em sistema ERP. Tal
implantação garantirá eficácia nas transações facilitando assim uma auditoria interna.
-Na área financeira toda e qualquer movimentação bancária e de caixa deverá seguir
procedimentos pré estabelecidos pela auditoria interna. Quando do ingresso de qualquer
colaborador na empresa, imediatamente deve-se criar uma conta salário para o mesmo na
instituição financeira da empresa. Os pagamentos de salários devem ser efetuados , todos ,
com créditos disponibilizados em conta corrente dos funcionários, individualmente, seguido
de seus respectivos holerites para confirmação das verbas alí disponibilizadas.
-Na produção, para que se tenha um controle detalhado dos custos de produção, deve-se
implantar o Método ABC, ajustando a produção a cada especificadade de cada colaborador
desta área. Os processos disponíveis serão avaliados e adequados a cada setor produtivo,
garantindo assim uma metodologia mais produtiva e assegurando uma melhor manufatura de
produtos.
-No departamento de produção, será necessário implantar um método de custo por
atividades, Método ABC, isso vai garantir a realização das atividades para cada um dos
funcionários que faz parte da produção da fábrica, da mesma forma, elaborar os processos
correspondentes e os formatos necessários para sua correta aplicação, isso ajudará o
departamento de manufatura a trabalhar sob uma metodologia e ser mais produtivo.
-Os departamentos de produção, vendas e financeiro deverão atuar de forma sincronizada,
visto que lojas on-line serão disponibilizadas, com pedidos on-line e todos estes
departamentos deverão atuar com otima sincronia.
-O departamento de auditoria interna preparará manuais de controle e processo apra todas
as áreas, abordando questões de forma preventiva e corretiva, apontando quais ações
devem ser adotadas em caso de detecção de não conformidades.

3. Estabelecer alternativas de ação em caso de falha no processo em geral.

Falhas no processo acontecem. Estas falhas são detectadas principalmente quando as
empresas trabalham com a sua produtividade na potência máxima, exigindo assim de seus
colaboradores e artefados de produção um desempenho altíssimo. Para evitar que estas
falhas acontecam, necessário se faz que as várias etapas de produção siga o fluxo apontado
previamente e todas estas etapas atuem de maneira alinhada.
Na busca para melhorar a eficiência, fundamental localizar estes problemas e atuar na sua
eliminação. Alguns problemas são resolvidos a contento. Contudo faz-se uma tarefa difícil

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quando alguns procedimentos que se mostram ineficazes estão entranhados na cultura da
empresa, necessitando assim atuar de forma decisiva.
Para todos os departamentos do empreendimento deverá haver um plano de atividades
buscando sempre a melhoria contínua. Os planos de ação devem contemplar possíveis
mudanças na forma de aplicação e produção de materiais, os períodos de manutenção, que
devem ser programadas para avaliação de pessoal e equipamentos e todos os agentes
envolvidos devem ter prefeita compreensão de seu papel na linha de produção e ação em
todos os setores.
A auditoria interna tem papel importante no processo de influenciar e persuadir a alta
administração e seus membros, de forma a ajuda-los na melhoria de seus negócios,
identificando pontos de problema e com sugestões de correção, para obter seu apoio que é
essencial ao desenvolvimento do serviço em toda a empresa, diz ATTIE (1987).
.Logo, o departamento de auditoria interna desempenha papel decisivo nas atividades,
realizando a avaliação de todos os procedimentos e manuais que serão desenvolvidos por
auditor interno nos diversos setores da empresa.
As avaliações devem ter a aprovação da área de auditoria interna que deverá validar todo o
processo, se certificando que não haja intercorrências durante todo o processo, isto é , desde
a aquisição de insumos para fabricação até a entrega de produtos para os clientes.

4. Estabelecer formas de colaboração com outros departamentos para este tipo de

processo.
Fomentar a colaboração entre funcionários e departamentos requer conhecimento e
pragmatismo para atuar. Um colaborador se sente mais confortável para trabalhar em um
ambiente amigável. Por isso você deve disponibilizar desde o básico, como banheiros,
conexão estável com a internet, e pode adicionar elementos como ar condicionado, cadeiras
mais confortáveis, decorações e até mesmo cores de parede animadoras. Tudo isso
influencia na disposição do colaborador a trabalhar, ao invés de esperar o expediente acabar
e sair com pressa, diz FERNANDES (2018).
Listaremos abaixo ações que podem ser adotadas para melhorar o trabalho em equipe e
enaltecer a cooperação entre todos os funcionarios do empreendimento:
1- Incentivo para o desenvolvimento profissional:
O desenvolvimento profissional dos funcionários pode ser incentivado com o oferecimento de
cursos, participação em eventos e simpósios e palestras. Tais ações faz com que o
funcinários se mantenha motivado, podendo verificar o seu progresso profisisonal que está
sendo adquirido.

2- Melhorar a integração entre os diversos grupos:

Integrar colaboradores e departamentos é essencial para aumentar o nível de colaboração
dentro de sua organização. Isso porque a integração é fundamental para a construção de um
clima de empatia entre os funcionários. Quando os diferentes departamentos de uma
empresa trabalham de forma integrada, é muito mais fácil os colaboradores se colocarem no
lugar dos outros, conhecendo as dificuldades dos seus colegas e ajudando-os a superar seus
desafios.

3- Local de trabalho limpo e seguro:

O ambiente de trabalho deve estar sempre limpo e apresentar segurança disponível para
todos os funcionários. O ambiente de trabalho é um elemento que influencia no desempenho

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dos funcionários. Locais amplos e sem dividórias incentivam a ajuda entre os colaboradores,
criando um nível de dialogo e melhora as relações interpessoais. Um lay-out bem
disponibilizado facilita a distribuição de tarefas e facilita a comunicação entre todos
envolvidos no setor.

4- Eventos sociais entre colaboradores:

Manter um clima amigável e de cordialidade ajuda na melhoria da confiança entre as
equipes. Uma das melhores formas é a confraternização entre os funcionários, tais como
aniversariantes do mês, dia das mães, comemorar um diploma obtido por um funcionário,
enfim, estas ações ajudam para manter um ambiente saudável e de harmonia entre os
integantes da empresa.

5- Bom funcionamento dos canais de comunicação:

A comunicação interna na empresa é peça fundamental para o entendimento das ações e
melhorar a interlocução entre os departamentos, melhorando a comunicação entre os
funcionários. Comunicações Internas criam um canal que auxilia em muito neste processo e
também a intranet que traz interações on-line entre diversos membros da organização,
melhorando assim a comunicação da empresa.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS:
1 - ATTIE, William. Auditoria Interna. São Paulo: Atlas,1987.

2 - CHIAVENATO, Idalberto - Recursos Humanos: o capital humano das organizações /

Idalberto Chiavenato – 9.ed. – 7ª reimpressão. Rio de Janeiro :Elsevier, 2009

3 - FERNANDES, Kátia Regina – Como motivar uma equipe de trabalho? 11 dicas infalíveis
para motivar sua equipe – 25/07/2018. Recuperado de:
https://www.twygoead.com/site/blog/como-motivar-uma-equipe/

4 - FUNIBER – DD154 – Controle Interno.