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Fundamentos do MS Project para Gerenciamento de Projetos

➢ São planejados, executados, monitorados e controlados;

INTRODUÇÃO AO GERENCIAMENTO DE
➢ Realizados para atingir objetivos organizacionais ou
PROJETOS
planos estratégicos
O QUE É UM PROJETO?
O QUE É O GERENCIAMENTO DE PROJETOS?
É um esforço temporário (todos os projetos possuem um
início e final definidos) empreendido para criar um produto,
serviço ou resultado exclusivo.

Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimento,

habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto
a fim de atender aos seus requisitos. O gerenciamento de
Exclusivo – cada projeto apesar de muito semelhante é projetos é realizado através da utilização e integração dos
único. seguintes grupos de processos de gerenciamento de
projetos: iniciação, planejamento, execução,
PROJETO ≠ PROCESSO monitoramento e controle, e encerramento. O gerente de
projetos é a pessoa responsável pelo cumprimento dos
objetivos do projeto. Isso inclui:

 Identificação dos requisitos

 Balanceamento das restrições conflitantes (porém
sem limitar-se) de qualidade, escopo, tempo, custo,
recursos e risco;
 Adaptação às diferentes necessidades,
preocupações e expectativas das diversas partes
Projeto – possui entradas muito bem definidas que são: interessadas (stakeholders) à medida que o projeto
é planejado e executado.
= os recursos;
Habilidades: aplicação do conhecimento na prática
= as pessoas;
PMI E PMBOK
= o cronograma.

Que vão interagir entre si para criar uma saída, um

resultado exclusivo.

Processo – os resultados são sempre os mesmos no final,

diferente do projeto.

Os projetos e as operações compartilham as seguintes

características:

➢ São realizados por pessoas;

➢ São limitados por restrições, incluindo restrições de

 O Project Management Institute (PMI) é uma instituição
recursos;
internacional sem fins lucrativos que associa inúmeros
profissionais de gerenciamento de projeto
 Seus principias objetivos são:
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➢ Formular padrões profissionais de gestão de projetos; Medir o desempenho do projeto

➢ Gerar conhecimento por intermédio da investigação; Relacionamento com STAKEHOILDERS

➢ Promover a gestão de projetos como profissão através de
seus programas de certificação
 O PMI organiza o conjunto das melhores práticas em
gerenciamento de projeto do mundo em um guia
chamado Project Management Body of Knowledge
(PMBOK) >> a base do conhecimento sobre gestão de
projetos
OUTROS MÉTODOS
 PM CANVAS
 MÉTODOS ÁGEIS (usado pelo ramo da tecnologia)
 Prince2
Gestão das áreas de conhecimento
PARTES INTERESSADAS
*STAKEHOLDERS (Partes Interessadas): “grupos e indivíduos
que, de uma forma ou de outra, apresentam algum nível de
interesse nos projetos, atividades e resultados de uma
determinada organização”
Elas também podem exercer influência sobre o projeto, suas
entregas e sobre os membros da equipe. Parte da
responsabilidade do gerente é balancear os interesses e
garantir que a equipe interaja com as partes interessadas de
maneira profissional e cooperativa. As partes interessadas
incluem:

CERTIFICADO PMP (PROJECT MANAGEMENT

PROFESSIONAL)

Mapeie seus Stakeholders e determine os elos fortes e fracos

COMPETÊNCIAS DO GERENTE DE PROJETOS
para uma maior comunocação assertiva
 Visão sistêmica = visão holística de tudo que
acontece FASES DE UM PROJETO
 Comunicação assertiva e ampla
 Liderança forte
MÉTODO PDCA (PLAN, DO, CHECK, ACT, OU EM
 Flexibilidade PORTUGUÊS, PLANEJAR, FAZER, VERIFICAR E AGIR)
 Disciplina no método
O PMI, no PMBOK, sugere cinco grupos de processos:
 Negociação
 Conhecimento de práticas

RESPONSABILIDADES DO GERENTE DE PROJETO

Elaborar planos de projeto

Conduzir a execução do projeto

Monitorar e controlar o projeto

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>>cada organização, porém, deverá identificar dentre os
processos, ou boas práticas, disponíveis, quais serão
adequados às suas necessidades específicas.
CICLO DE VIDA DE UM PROJETO
O ciclo de vida pode ser definido ou moldado de acordo
com os aspectos exclusivos da organização, indústria ou
tecnologia empregada. O ciclo de vida oferece uma
estrutura básica para o gerenciamento de projeto,
independentemente do trabalho específico envolvido, e
consiste em:
➢ Início do projeto;
➢ Organização e preparação;
➢ Execução do trabalho do projeto;
➢ Encerramento do projeto.
TERMO DE ABERTURA = contempla um cronograma
resumido, a necessidade de equipe e um resumo do escopo
do projeto, assinado do Sponsor (quem injeta dinheiro)
PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO = ditará todas as
regras do projeto (“as regras do jogo”), contendo todos os
outros planos das áreas de conhecimento
ARQUIVAMENTO E DOCUMENTAÇÃO = o registro de todos
os projetos são muito importantes para tornar os próximos
projetos mais assertivos e evitar os erros cometidos nos
projetos passados.
POR QUE OS PROJETOS FRACASSAM?
 Comunicação/conflitos mal conduzidos
 Objetivos e metas mal estabelecidas ou não
compreendidas pela equipe
 Projeto baseado em informações insuficientes ou
inadequadas
 Tempo insuficiente dedicado para o planejamento
 Excesso de retrabalho
 As expectativas não estavam alinhadas com a realidade
do projeto
 Não foram considerados eventos (riscos) que
impactaram o projeto;
 Não foram consideradas as questões políticas e
culturais envolvidas
ÁREAS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS - PMI
Nessa estrutura ocorre um balanceamento das partes, ou
seja, um trade-off das três. Por exemplo, se você deseja ter
alta qualidade e baixo prazo, os custos serão elevados. Se
quiser um projeto de baixo custo e em pouco tempo, a
qualidade será prejudicada.
Posteriormente outras áreas foram acrescentadas: recursos
humanos, riscos, comunicações, aquisições, gerenciamento
das partes interessadas (stakeholders) e o gerenciamento da
integração.
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GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIOS
PORTFÓLIOS
Conjunto de projetos ou programas que buscam alcançar
uma meta empresarial estratégica especifica
PROGRAMAS
Agrupamentos de projetos inter-relacionados.
Ex: gerenciamento de portfólio e programas
ESCRITÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
(PMO)
É um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas
várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento
centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio
Função = dar suporte aos gerentes de diversas maneiras, por
exemplo:
➢ Gerenciamento de recursos compartilhados entre todos
os projetos administrados pelo PMO;
➢ Identificação e desenvolvimento de metodologia,
melhores práticas e padrões de gerenciamento;
➢ Orientação, aconselhamento, treinamento e supervisão;
➢ Monitoramento da conformidade com as políticas,
procedimentos e modelos padrões de gerenciamento de
projetos por meio de auditorias;
➢ Desenvolvimento e gerenciamento de políticas,
procedimentos, formulários e outras documentações
compartilhadas (ativos de processos organizacionais);
➢ Coordenação das comunicações entre projetos.
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Fator ambiental da empresa que pode afetar a
disponibilidade dos recursos e influenciar a maneira como os
projetos são conduzidos. As estruturas organizacionais
variam de funcionais a orientadas a projetos, com diversas
estruturas matriciais entre elas.
As principiais são:
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL – FUNCIONAL
Acontece na maioria das empresas; hierarquia em que cada
funcionário possui um superior bem definido e
especializados
 Presidente
 Gerente funcional responsável por
ESTUTURA ORGANIZACIONAL MATRICIAL
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 São uma combinação de características das

organizações funcionais e das orientadas a projetos.
 As matrizes fracas mantêm muitas das características
de uma organização funcional e o papel do gerente de
projetos é mais parecido com a de um coordenador ou
facilitador do que com o de um gerente de projetos
propriamente dito
 As matrizes fortes possuem muitas das características
da organização orientada a projetos e podem ter
gerentes de projetos em tempo integral com autoridade
considerável e pessoal administrativo trabalhando para
o projeto em tempo integra
 A matricial balanceada reconhece a necessidade de um
gerente de projetos, ela não fornece a ele autoridade
total sobre o projeto e sobre seu financiamento. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ORIENTADA A
PROJETOS
Os membros da equipe geralmente são alocados juntos.

A maior parte dos recursos da organização está envolvida

no trabalho do projeto e os gerentes de projetos possuem
grande independência e autoridade

ESCRITÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

(PMO) – NOVIDADE DA 6° EDIÇÃO
A partir da nova edição traz o PMO como uma estrutura
organizacional

INTRODUÇÃO AO MS PROJECT

O Project é uma ferramenta muito utilizada no

gerenciamento de projetos, pois ele é um software de gestão
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Fundamentos do MS Project para Gerenciamento de Projetos

que consegue trabalhar alinhado à utilização de recursos,
custos e cronograma. Além disso, podemos resolver
problemas de superalocação de recursos, caminho crítico e
demais problemas através das funcionalidades da
ferramenta.
➢ Diagrama de Rede: Um Diagrama de Rede é uma maneira
gráfica de exibir tarefas, dependências e o caminho crítico
de seu projeto. As caixas (ou nós) representam tarefas, e
dependências são mostradas como linhas que conectam
essas caixas.

INTERFACE_______________________________________

➢ Gráfico de Gantt: Desenvolvido em 1917, pelo engenheiro

mecânico Henry Gantt, o diagrama de Gantt é um gráfico
GUIA TAREFAS usado para ilustrar o avanço das diferentes etapas de um
projeto. Os intervalos de tempo, representando o início e fim
de cada fase, aparecem como barras coloridas sobre o eixo
horizontal do gráfico

TAREFA -> GRÁFICO DE GANTT (EXIBIR): Aqui são

selecionados os diversos formatos que o MS Project pode
representar. Vamos ver cada uma delas preenchidas para
contextualização, mas não se preocupem com os detalhes
agora, pois serão apresentados adiante no material:

➢ Calendário: apresenta o formato tradicional de calendário

e como as atividades estão atribuídas aos dias. Fique atento
à aba Formato, pois sempre terá o nome do formato de
exibição (Gráfico de Gantt, Calendário, Planilha de
➢ Linha do Tempo: Uma linha do tempo poderá ser muito
Recursos).
útil quando você precisar fornecer uma visão global do
projeto. Apresenta as informações de forma profissional,
exibindo as principais tarefas e marcos. Muito útil para
qualquer reunião de status
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Fundamentos do MS Project para Gerenciamento de Projetos

➢ Planilha de recursos: Os recursos normalmente são e visualizar algumas outras informações referentes ao
pessoas incluídas no plano de projeto, com ou sem tarefas andamento e conclusão da tarefa
atribuídas. Entretanto, um recurso também pode incluir
qualquer item usado para concluir um projeto, como
equipamentos e outros materiais.

➢ Gráfico de Gantt de Controle: Possui a mesma

➢ Uso da Tarefa: Indica quanto tempo será necessário para
a realização de cada tarefa e como os recursos foram
alocados de modo que o tempo total de tarefa seja
cumprido. Utilizada para evitar as superalocações
representação temporal do gráfico de Gantt já apresentado
acima, porém diferencia as tarefas. As barras em vermelho
constituem o caminho crítico do projeto. Já as barras azuis
representam as tarefas que possuem margem de atraso (ou
seja, podem ser atrasadas em alguns dias sem que
comprometam a data final do projeto).

➢ Gráfico de Recursos: Gráfico de recursos pode ser

➢ Formulário de Recursos: o modo de exibição Formulário
utilizado para: verificar quais recursos estão superalocados
de Recursos fornece informações detalhadas sobre recursos
e a porcentagem de superalocação; verificar quantas horas
individuais. É especialmente útil para apresentar uma visão
cada recurso está agendado para trabalhar; a porcentagem
isolada do trabalho de determinado recurso e em quais
de capacidade em que cada recurso trabalha para
tarefas será alocado, além de fornecer informações sobre o
determinar; quanto tempo um recurso tem disponível para
nivelamento
trabalho adicional; e analisar os custos dos recursos.

➢ Formulário de Tarefas: permite fazer o gerenciamento de

todas as tarefas pertencentes ao projeto, realizar alterações
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Fundamentos do MS Project para Gerenciamento de Projetos
➢ Planejador de Equipe: Você pode visualizar rapidamente
o trabalho dos membros da sua equipe e transferir tarefas
de uma pessoa para outra. É possível também exibir e
atribuir um trabalho não atribuído, visualizar superalocações
e ver nomes de tarefas e recursos em um modo de exibição
eficiente. Por exemplo, se um recurso está superalocado,
basta você arrastar uma tarefa de um recurso para outro, e
a superalocação desaparece.
➢ Planilha de Tarefas: Exibe apenas as tarefas inseridas no
software, sem a visualização do Gráfico de Gantt
mencionado acima. As visualizações são as mesmas que
aparecem
➢ Uso do Recurso: Exibe as tarefas destinadas a cada
recurso e a utilização deste. Como informações adicionais,
são visualizadas as unidades de cada recurso, grupo a que
pertencem e demais informações.
ÁREA DE TRANFERÊNCIA: Possui as mesmas
funcionalidades das ferramentas do Pacote Office. Por
exemplo, copiar, colar, colar especial e pincel de formatação.
FONTE: Possui as mesmas funcionalidades das ferramentas
do Pacote Office. Por exemplo, fonte, preenchimento e
cores.
CRONOGRAMA: Possui algumas opções que já permitem o
gerenciamento do cronograma. Por exemplo, estabelecer
vínculos entre tarefas, determinar a porcentagem de
conclusão destas, tornar uma tarefa inativa e agrupar
pacotes de trabalho às entregas.
TAREFAS: A partir da versão 2010, pode ser diferenciado o
agendamento das tarefas em: automático e manual.
Veremos a diferença mais adiante. Uma das opções
interessantes é a inspeção de tarefa, a qual apresenta o
detalhamento de cada tarefa, predecessoras, início, término
e duração.
INSERIR: Podem ser inseridas tarefas, resumo de tarefas e
etapas de projeto
PROPRIEDADES: Mostra todas as propriedades da tarefa
selecionada no que diz respeito às informações de tempo,
início/término, predecessoras, anotações e outros. A opção
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Fundamentos do MS Project para Gerenciamento de Projetos

“Informações” abre uma janela com todas essas GUIA RELATÓRIO

informações.

PROJETO: Pode ser feita a comparação entre duas versões

de um projeto, identificando quais tarefas foram
adicionadas, as alterações e demais modificações.
EDIÇÃO: A opção de “Rolar até a Tarefa” é muito útil
quando o gráfico de Gantt está extenso e o grupo de tarefas
é muito grande, dificultando a localização das tarefas nas
representações gráficas.

VER RELATÓRIO: No MS Project 2010 a opção de relatórios

ficava inclusa na Guia Projeto. Agora foi adicionada uma aba
referente aos Relatórios, nos quais podem ser gerados
relatórios de recursos, painéis, custos e personalizados. Essa
GUIA RECURSO foi a principal alteração para a nova versão do software,
proporcionando relatórios fantásticos.

ATRIBUIÇÕES E INSERIR: Podem ser feitas as atribuições

de recursos às tarefas, pool de recursos entre projetos EXPORTAR: É feita a exportação dos relatórios para o Excel.
relacionados, substituir recursos dentro de um projeto e Existem as opções de linhas de base, cronograma, custos,
adicionar recursos à planilha de recursos. horas de trabalho e demais informações.

PROPRIEDADES: Podem ser visualizadas, inseridas e

GUIA PROJETO
modificadas as informações sobre os recursos. E possível
inserir comentários de orientação sobre o uso dos recursos

INSERIR: Pode ser inserido um subprojeto ao projeto atual.

A técnica de adicionar vários subprojetos menores a um
projeto mestre pode facilitar o gerenciamento

NÍVEL: É possível redistribuir os recursos atribuídos às

tarefas, redistribuir todos os recursos ou apenas uma
seleção específica. Em alguns momentos é utilizada para
retirar automaticamente as superalocações, porém o mais
indicado é fazer isso de forma manual.
SUPLEMENTOS: Podem ser utilizados aplicativos para o
Office, porém deve ser registrada uma conta na Microsoft
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Fundamentos do MS Project para Gerenciamento de Projetos
PROPRIEDADES: Apresenta informações de um projeto,
campos personalizados, verificar as tarefas vinculadas entre
os projetos, definir a estrutura detalhada do trabalho e fazer
alterações no calendário e período de trabalho
CRONOGRAMA: Possui opções de cálculo do projeto após
uma alteração, definição da linha de base do projeto e
modificar as datas de início e término do projeto,
proporcionando o deslocamento deste.
STATUS: Permite definir a data de atualização do status do
projeto. Se essa não for modificada, ela fica por padrão a
data atual do dia. Também pode ser feita a atualização do
projeto, selecionando as tarefas ou o projeto todo de acordo
com a conclusão
GUIA EXIBIR
MODOS DE EXIBIÇÃO DE TAREFA: Possui as mesmas
opções de visualização da “Guia tarefa” (Gráfico de Gantt,
Uso da Tarefa e outros). Nesse caso, estão disponíveis
apenas as opções relacionadas às tarefas.
MODOS DE EXIBIÇÃO DE RECURSO: Possui as mesmas
opções de visualização da “Guia tarefa” (Gráfico de Gantt,
Uso da Tarefa e outros). Nesse caso, estão disponíveis
apenas as opções relacionadas aos recursos
DADOS: Para quem já conhece o Excel, irá se familiarizar
com essa guia, pois segue o mesmo formato de classificação
dos dados, estrutura de tópicos, filtros e etc
ZOOM: Muito utilizada para projetos com muitas tarefas,
pois pode ser escolhida a opção de visualizar o projeto
inteiro ou apenas tarefas selecionadas. Pode ser alterada a
escala de tempo também.
MODO DE DIVISÃO: Pode ser marcada a opção de
visualizar a linha do tempo do projeto, já mostrada acima, e
os detalhes de cada tarefa do projeto individualmente.
MACROS: Podem ser gravadas macros ou escritos
algoritmos em VBA (Visual Basic for Applications) para
acréscimo de funções ao software. Segue a mesma lógica
para quem já utilizou o Excel. Aprenderemos posteriormente
a fazer a Análise PERT com o VBA!
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Fundamentos do MS Project para Gerenciamento de Projetos

Áreas de gerenciamento: Escopo, Tempo, Custos,

Qualidade, Riscos, Comunicação, Recursos Humanos, Partes
Interessadas, Riscos, Aquisições

Programa: Um programa é definido como um grupo de

projetos relacionados e gerenciados de modo coordenado
FORMATO: Para cada tipo de visualização, seja gráfico de
para a obtenção de benefícios e controle que não estariam
Gantt, diagrama de rede ou planilha de recursos, existe uma
disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente.
gama de opções. Essa aba é basicamente para configurar o
design e outras configurações de visualização de cada opção. Portfólio: Portfólio é um conjunto de projetos ou programas,
agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse
RESUMO DO MÓDULO I trabalho a fim de atingir os objetivos de negócios
estratégicos.
O que é projeto?
Estrutura Organizacional: A estrutura organizacional pode
De acordo com o PMBOK 6ª edição, um projeto é um esforço
ser das seguintes formas.
temporário empreendido para criar um produto, serviço ou
resultado exclusivo.
➢ Estrutura funcional;
O que é gerenciamento de projetos:
➢ Estrutura Matricial fraca, balanceada e forte;
Conforme o PMBOK, Gerenciamento de Projetos é a
➢ Estrutura projetizada.
aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e
técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus Guias MS Project: Tarefa, Recursos, Relatório, Exibir e
requisitos. Formato
Partes Interessadas:

➢ Clientes/usuários (internos ou externos);

➢ Patrocinador;

➢ Fornecedores;

➢ Gerentes funcionais;

➢ Equipe do projeto;

➢ Escritório de projetos;

➢ Gerente de projetos.

Papel do gerente: Os gerentes de projetos são designados

pela organização executora para atingir os objetivos do
projeto. Vale ressaltar que gerente do projeto, aqui, não é o
nome de um título formal de cargo administrativo. É a
designação do responsável pelo gerenciamento do projeto.
Este precisa ter habilidade de liderança, negociação,
flexibilidade e bom senso.

Grupo de processos: Iniciação, Planejamento, Execução,

Monitoramento e Controle e Encerramento.