O MS PROJECT NA GESTÃO DE PROJECTOS

A GESTÃO DE PROJECTOS
 O MS PROJECT NA GESTÃO DE PROJECTOS

A GESTÃO DE PROJECTOS

Projecto – é um esforço ou empreendimento temporário que é realizado com o objectivo de

produzir um produto, resultado ou serviço, únicos

Empreendimento – é uma sequência lógica de actividades únicas, mais ou menos complexas que
estão interligadas por relações lógicas de precedência

É temporário por que tem É único porque nunca se
repete, pode ser algo idêntico
sempre um início e um
mas nunca será igual nem será
fim determinados
executado da mesma forma.
Envolve sempre uma
Utiliza os mais variados
quantidade de actividades para
recursos; humanos, físicos e
organizar as várias etapas e
financeiros
planear todo o processo

“O Planeamento não é uma ciência exacta. Todos os projectos têm uma série de
variações que tornam possível chegarmos a uma estimativa correcta”

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Gestão de
Projectos
CONCEITOS
Metodologias

PMBOK – Project Management Book Of Knowledge – é

um guia sobre as boas prtáticas na gestão de projectos. É
renovável de 4 em 4 anos. Técnicas
Processos

PMBOK – Project Management Book Of Knowledge – 7ª empreendimentos

Edição 2021

- PMI – Project Management Institute

Necessidades Expectativas
- PMP – Project Management Professional

É um livro onde estão consideradas várias áreas de conhecimento, vários grupos de processos, centenas
de ferramentas para usar na gestão de projectos
(10) Comunicação
São 10 as áreas de conhecimento (7) Custo

(13) Interessados
(5) Âmbito (8) Qualidade (11) Riscos

(4) Integração
(6) Cronograma
(9) Recursos (12) Aquisições
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ÁREAS DE CONHECIMENTO

O PMBOK define 5 grupos de processos na gestão do projecto

Nesta fase devemos ter o conhecimento claro do que é o Projecto, quais os objectivos e qual o
Iniciação seu âmbito. Sabemos também quais são todas as partes envolvidas e interessadas

Planeamento Quando estamos a planear o nosso projecto, refinamos os objectivos já traçados, as

equipas a envolver. Clarificamos os motivos e justificativos que levam ao projecto

Execução Aqui começamos por mobiliar recursos, de acordo com os já dimensionados. É

altura de pôr em prática tudo o que se colocou no papel.

Controle A monitorização e controle é o que leva ao sucesso do projecto. Devem ser estalecidos
prazos realísticos, que tenham em conta a dimensão temporal do projecto

Encerramento Define a transição, a entrega do projecto ao cliente final. Encerrar um projecto

não é abandoná-lo

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DIMENSÃO DO PROJECTO (1)

Tendo em conta o número de pessoas envolvidas, o tempo que durará até à sua
conclusão e o orçamento disponível, os projectos podem ser caracterizados em:

- Pequenos
Os pequenos projectos têm sempre processos de gestão muito simplificados. Não existe um protocolo de comunicações até
porque alguns destes pequenos projectos podem ter uma só pessoa. Em termos de duração podem ir de algumas semanas
até 4 ou 5 meses.

A equipa pode ser constituída apenas por uma pessoa, indo até no máximo 4.

Organizar uma festa de aniversário poderá ser considerado um pequeno projecto.

Os projectos pequenos são a aprendizagem para nos lançarmos para projectos maiores. Quem conseguir organizar uma
festa de aniversário, ou mesmo a festa da paróquia, que envolve orçamentos inferiores a 10.000€ poderá ambicionar a gerir
projectos com orçamentos maiores e com equipas que vão acima de 5 pessoas.

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DIMENSÃO DO PROJECTO (2)

Tendo em conta o número de pessoas envolvidas, o tempo que durará até à sua
conclusão e o orçamento disponível, os projectos podem ser caracterizados em:

- Médios

Os projectos de média dimensão já envolvem valores que estarão situados acima dos 10.000€ podendo ir até os
100.000€

Podem mobilizar equipas de 5, 10 ou até 20 pessoas

Os projectos médio já envolvem prazos superiores, 6 meses, até um ano.

Já tem uma organização de controle orçamental para entrada e saída de dinheiros. Poderá também ter um fluxo
organizado de comunicações e de documentação. Já terá um sistema de gestão de recursos humanso

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DIMENSÃO DO PROJECTO (3)

Tendo em conta o número de pessoas envolvidas, o tempo que durará até à sua
conclusão e o orçamento disponível, os projectos podem ser caracterizados em:

- Grandes

Nos projectos de grande dimensão estamos a falar de prazos de duração superiores a um ano, valores acima dos
100.000€.

Nestes projectos a complexidade não se fica apenas pela sua execução mas também na sua organização e
gestão.

Aqui já é preciso recorrer a cronogramas temporais tipo Gantt, ao MS Prject

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QUESTÕES DO PROJECTO

Nenhum projecto deverá ter início enquanto não forem respondidas

estas cinco questões:

O Quê Como A resposta a estas duas questões passa

Para começar um projecto tem de estar claro o pela elaboração do cronograma

que vai ser feito– esse é o âmbito do projecto Quando

Quem? Finalmente, é o dimensionamento dos

recursos e dos custos que permitem

Quanto? responder a estas duas últimas questões

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CICLO DOS PROJECTOS

Todos os projectos têm um ciclo de vida que vai desde o iniciar, passa
pelo planear e executar, terminando no encerramento.

MONITORIZAR E
CONTROLAR

CELEBRAR
PLANEAR

INICIAR ENCERRAR

EXECUTAR

Muitos projectos não são concluídos

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CICLO DE VIDA DOS PROJECTOS

Nível de incerteza Custos e recursos

Ciclo de vida

Estudos de
Planeamento Execução Conclusão
viabilidade

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7 PASSOS NA GESTÃO DO PROJECTO (1)

1) Inicio TAP – Termo de abertura do projecto

Todo o projecto tem de ter um documento onde são descritos os objectivos a alcançar, o motivo que leva à sua

realização. Deve ser feita uma descrição preliminar.

Se em algum momento na vida de um projecto, o motivo ou o justificativo deixa de ser válido, ou deixa de ser

verdadeiro, então, é chegada a altura de rever o projecto, ou mesmo dá-lo por terminado, sem mesmo que tenha

sido concluído.

O termo de abertura é um documento preliminar que define um objectivo amplo e que será detalhado na fase do

planeamento.

Nesta fase deve ser descrita qual a situação actual, qual o problema que queremos resolver com o projecto ou qual a

oportunidade que queremos alcançar! Deverá ser feito o alinhamento das expectativas do que as partes

interessadas esperam.

São definidos os recursos a afectar à gestão do projecto, incluindo o Gestor de Projecto

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7 PASSOS NA GESTÃO DO PROJECTO (2)

1) Inicio CLIENTE
Partes interessadas:
Entidades
Organizações, Financiadoras
entidades ou
Consultores / Entidades
pessoas
Clientes Licenciadoras

Equipa de Gestão de
Projecto

Coordenação e Qualidade / Planeamento /

Projectista
Fiscalização Ambiente Custos

Serviços Empreiteiros Fornecimentos

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7 PASSOS NA GESTÃO DO PROJECTO (3)

2) Objectivo
Aqui são detalhadas as informações referentes ao projecto e é efectuada uma estrutura analítica que divida o

projecto em fases

Os requisitos do projecos são especificados – sempre atendendo a que um requisito nada é mais do que uma

necessidade quantificável, algo que é preciso (necessidade) ou é desejado (oportunidade).

EAP – Estrutura analítica do projecto

Formação Project

Preparação Logística Execução

Conteúdo Local
Formador

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7 PASSOS NA GESTÃO DO PROJECTO (4)

3) Cronograma

O cronograma é desenvolvido a partir da EAP – vai subdividindo as fases em entregas até chegar a um nível em que

não é possível, ou não interessa detalhar mais.

Tipos de Cronograma:

Gantt – MS Project

Quadro – parede branca  ou um Kanban

Cheklist (to do list) - Wunderlist

Calendário – Outlook ou gmail

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7 PASSOS NA GESTÃO DO PROJECTO (5)

4) Planos de apoio
Comunicações Fluxo de informação de projecto – Recolher, arquivar e distribuir as informações

Matriz de QUEM O QUÊ COMO QUANDO

comunicações Formador Datas email +- 30 dias
Gráfica Quantidade Telefone +- 15 dias

Riscos Podem ser Perdas (-) ou oportunidades (+)

Registo de Nº Nome Descrição Validade Resposta

riscos 1 Workbook Atraso Email
2 Local Indisponível Online

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7 PASSOS NA GESTÃO DO PROJECTO (6)

5) Execução Planeamento em ondas sucessivas –

organizar dia a dia, em detalhe

Mobilização

Realização: 1 Destino

2 O quê
As tarefas grandes
nunca são executadas 3 Como Caminho

4 Quando

5 Campo de batalha

Nenhum planeamento resiste a um campo de batalha

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7 PASSOS NA GESTÃO DO PROJECTO (7)

6) Controle
Controle do Progresso

O controle deve ser feita de uma forma consistente e coerente

Não é possível saber se nos dirigimos em direcção à meta se não estamos a acompanhar a evolução do percurso.

Os desvio acontecem todos os dias, a cada hora.

Quem não controla não tem a capacidade de construir.

Controle da mudança

Quando existe uma alteração ou mudança ao longo do projecto, é preciso analisar e acompanhar qual o impacto que

ela causa no projecto

Esta mudança gera valor ou traz benefícios que sejam superiores ao custo ou esforço que é preciso dispender?

Mantém-se o âmbito inicial do projecto ou a motivação e justificativo inicial do projecto sofrem alterações?

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7 PASSOS NA GESTÃO DO PROJECTO (8)

7) Encerramento
Transição e aceitação do projecto

Os objecticos foram cumpridos e manteve-se o âmbito do projecto sem alterações?

Os requisitos transformam-se em critérios positivos de aceitação

Comunicar às partes interessadas que o projecto se encontra concluído com sucesso. Pedir feedback e análise de

satisfação.

Registo do histórico e lições aprendidas

Fazer uma perspectiva interna sobre o que correu bem e o que correu mal.

O que não foi feito que poderia ter sido feito – melhorias
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“A reflexão melhora a capacidade de tomada de decisão”
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