Treinamento Atendimento Agendado - Passo A Passo

Atendimento Agendado
1
O que é?
É uma ferramenta que gerencia os atendimentos aos alunos, organizando horários e mensurando o volume
praticado por dia.
Resumindo:
Sem Atendimento Agendado Com Atendimento Agendado 2

Quais são as vantagens do Atendimento Agendado?
Gestão do Tempo
Melhor gerenciamento da agenda
de atendimentos.
Satisfação
Como o atendimento será
personalizado, reduz-se a
insatisfação por demora no envio
das respostas.
Análise do Aluno
É possível realizar a análise do Indicadores
perfil do aluno antes do
Briefing atendimento. Histórico acadêmico
Será possível mensurar quais
assuntos geram mais dúvidas,
Quando o atendimento é e financeiro, por exemplo, Canais auxiliando o Polo na construção
agendado o Polo consegue saber poderão ser consultados Ao perguntarmos ao aluno em qual de planos de ação.
o tema que será tratado com previamente. canal deseja ser atendido evitamos
antecedência. Desta forma, a utilização de diversas ferramentas
conseguirá se preparar para a para o mesmo caso, focando a
dinâmica. solução apenas no canal escolhido.
3
Atendimento Agendado - Polo
Cadastro Gerar grade Agenda Atendimento

Polo cadastra sua A grade é gerada com Rotineiramente, o Polo Dentro do horário
grade de intervalos de 15 deverá consultar sua preestabelecido na
atendimento minutos para cada agenda para identificar agenda, o Polo realiza o
determinando os atendimento. a quantidade, os atendimento ao aluno.
horários disponíveis. horários agendados e
realizar o atendimento.
4
Atendimento Agendado - Aluno
Abertura Tipo de atendimento Agenda Atendimento

Aluno seleciona o tipo de Aluno seleciona o dia e o
Aluno realiza a Dentro do horário
atendimento no qual horário disponíveis para
abertura do preestabelecido, o
deseja ter com o Polo realizar seu
atendimento aluno realiza seu
(Acadêmico, Financeiro, atendimento.
agendado no campus atendimento junto ao
Colação de Grau dentre
virtual. Polo.
outros).
5
Cadastro da Grade de
Atendimento - Polo
6
Cadastro da Grade de Atendimento - Polo
SIA
>>
Formação Acadêmica
7
>>
Cadastro
>>
Cadastrar Horário
Atendimento
1
2
3
8
Devemos inserir o
Campus
9
Logo após a
inserção do
Campus,
selecionamos o
Tipo de
Agendamento,
1
que sempre será:
ATENDIMENTO
2 DE POLO EAD.
Em seguida,
clique em
“CONTINUAR”.
10
Insira a Hora Início do

Atendimento, a Hora
Fim, a Quantidade
Máxima de
Atendimento, (insira
de acordo com a
quantidade de
colaboradores
1 disponíveis para
2 atender dentro do
horários estabelecido) e
defina os Dias da
Semana.
Após clique em
CONFIRMAR.
11
Para cadastrar um novo

horário clique no botão
"+", conforme sinalizado
e após, clique em
CONFIRMAR.
ATENÇÃO:
O intervalo para cada
atendimento será
sempre de 15 minutos
entre eles (automático
pelo sistema). Ou seja, o
primeiro atendimento
será de 09h às 09h15, e
assim sucessivamente,
não sendo necessário
cadastrar de 15 em 15
min.
12
Caso queira excluir

algum horário,
clique no botão “-",
conforme
sinalizado e após,
clique em
CONFIRMAR.
13
Para finalizar o
processo e gerar a
1 grade de
atendimento, siga
o seguinte passo a
passo:
Formação
Acadêmica
>>
2 Atendimento
3
Agendado
4 >>
Cadastro
>>
Gerar Grade de
Horário
Atendimento
14
Insira o Campus e
clique em
1 EXECUTAR.
2
15
Pronto!
Sua grade de
atendimento foi
gerada!
16
Consulta da Agenda - Polo
1
6
SIA
>>
18
>>
Atendimento Alunos
>>
Atendimento
1
2
3
19
Selecione o Tipo de
Agendamento (sempre
ATENDIMENTO DE POLO
EAD), o Campus e a Data.
Clique em PESQUISAR.
1
20
Pronto!
Você teve acesso
à sua agenda do dia.
21
Iniciar Atendimento
Agendado ou Avulso - Polo
2
3
Atendimento - Polo
>>
Atendimento Alunos
>>
Atendimento
1
2
3
23
Atendimento - Polo
Preencha o tipo de
Agendamento
(sempre Atendimento
de Polo EAD),
o Campus e a Data.
Após, selecione o
1 atendimento
>>
Iniciar Atendimento
Importante ressaltar que

caso o atendimento seja
2
realizado pelo WhatsApp
ou via telefone, será
registrado da mesma
3
maneira pelo SIA.
24
Atendimento - Polo
Verifique o texto de
observação do aluno
e se há informação
de atendimento
presencial ou via
WhatsApp.
Na mesma tela, é
possível observar que
1 temos caixas que
facilitam o atendimento,
2 como consultar
3 requerimentos,
financeiro, histórico
escolar, sem precisar
mudar de página ou sair
do atendimento.
25
Atendimento - Polo
Caso consiga ajudá-lo

com o texto informado,
digite a sua resposta de
atendimento no campus
“observação” e clique
em finalizar.
1
2 Obs.: Preencha sempre

3 o Status como
“concluído”, o Sub-
status como “no prazo”
26
Atendimento Avulso - Polo
>>
Atendimento Alunos
>>
Atendimento
1
Após, clique em
INICIAR ATEND.
AVULSO
1
2 Importante ressaltar que

caso o atendimento seja
3
realizado pelo WhatsApp
ou via telefone, será
registrado da mesma
maneira pelo SIA.
27
Preencha a
matrícula do aluno.
1 Depois defina o Tipo

Agendamento,
Categoria, Motivo
Agendamento e
informe o motivo do
atendimento ao
aluno.
2
No fim, clique em
CONFIRMAR
28
No campus
“Observação"
coloque tudo o que
foi tratado e
orientado com o
aluno.
No fim, clique em
FINALIZAR
29
Clique em
CONFIRMAR.
30
Bloqueio e Desbloqueio da
Grade de Atendimento - Polo
2
1
Bloqueio e Desbloqueio da Grade de Atendimento- Polo
Bloqueio e Desbloqueio da Grade de

Atendimento
Para verificar o passo a passo para bloqueio e desbloqueio da grade de

atendimento, disponibilizamos os dois conteúdos abaixo:
• Bloqueio da Grade de Atendimento:

Clique e Aprenda | Bloqueio da Grade de atendimento | Polo próprio –
YouTube
• Desbloqueio da Grade de Atendimento

Clique e Aprenda | Desbloqueio da Grade | Polo próprio - YouTube
22
Consulta Atendimento - Polo
3
0
SIA
>>
34
>>
4
Atendimento Alunos
>>
Consulta Atendimento
1
2
3
5
Após realizar os passos
acima, insira a matrícula
ou CPF do aluno
>>
Clique em Pesquisar
35
Selecione o aluno
>>
Clique em
1 2 Continuar
36
Todo o histórico de
atendimento,
referente ao aluno,
aparecerá na tela.
Obs.: Caso ele não compareça

ao atendimento, o status do
agendado ficará como
1 CANCELADO POR FALTA
automaticamente no SIA.
Para verificar o que

foi tratado em um
atendimento
específico, basta
selecionar o tipo de
agendamento e
2 clicar em continuar.
37
Pronto!
O histórico do
atendimento foi gerado.
38
Agendamento do
Atendimento - Aluno
3
6
Agendamento do Atendimento - Aluno
SIA Aluno
>>
Atendimento
>>
>>
Novo
1
2
3
40
Escolha a categoria, o
agendamento e o
1 motivo do mesmo.
Após clique em
CONFIRMAR.
41
Irá aparecer a
agenda (dias)
cadastrada pelo
Polo!
O aluno irá escolher

o melhor dia para
ele.
42
Após a escolha do
dia irá aparecer a
grade de horários
cadastrada pelo
Polo!
O aluno irá escolher

o melhor horário
para ele.
43
Escolhendo o dia e o
horário, o aluno irá
dissertar sobre sua
necessidade!
Após detalhar o
1 motivo no campo
indicado, clicará em
2 Confirmar.
44
Pronto!
O atendimento foi
agendado!
45
Caso o aluno deseje

realizar a consulta de
seu agendamento
deve seguir os
seguintes passos:
1
2 Atendimento
Agendado
>>
3 Consultar
46
Obrigado!

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Atendimento Agendado

Sem Atendimento Agendado Com Atendimento Agendado 2

Cadastro Gerar grade Agenda Atendimento

Abertura Tipo de atendimento Agenda Atendimento

Insira a Hora Início do

Para cadastrar um novo

Caso queira excluir

Importante ressaltar que

Caso consiga ajudá-lo

2 Obs.: Preencha sempre

2 Importante ressaltar que

1 Depois defina o Tipo

Bloqueio e Desbloqueio da Grade de

Para verificar o passo a passo para bloqueio e desbloqueio da grade de

• Bloqueio da Grade de Atendimento:

• Desbloqueio da Grade de Atendimento

Obs.: Caso ele não compareça

Para verificar o que

O aluno irá escolher

O aluno irá escolher

Caso o aluno deseje

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