Instrução para o Processo de Normalização Global

(GLOBAL)

DEDF – Dir. Exec. de Gestão e

Rev.: 00-14/09/2008 Nº: INS-0002-G USO INTERNO
Sustentabilidade

Responsável Técnico: Adriana Gutierrez Código de Treinamento: N/A

(Coordenadora de Normalização)
Público-alvo: Todos os empregados Palavras-chave: normalização global, política,
instrução, procedimento, regra/regulamento, padrão,
padronização, alinhamento

Objetivo:
• Fortalecer uma identidade global e facilitar o alinhamento das políticas e dos procedimentos do “Grupo Vale”,
através de um processo de normalização global.
Aplicação:
• Esta Instrução se aplica na Vale e deve ser adotada nas controladas da Vale e entidades nas quais a Vale tem
participação societária1, no Brasil e no exterior (“Grupo Vale”).
• O uso desta Instrução pode requerer interpretação, julgamento baseado nas leis e práticas locais, assim como
no bom senso, e comunicação. Dúvidas e questões relacionadas a este documento deverão ser encaminhadas
para normalizacao.vale@vale.com.
Definições:
• Comitê de Avaliação Global: Comitê formado por representantes da Vale e de suas subsidiárias, cujo objetivo
é testar a prontidão de políticas (Política, Norma e Instrução) para aplicação global.
• Interface Local de Normalização: área, equipe ou indivíduo da subsidiária, responsável pela gestão de seus
documentos normativos, observando as diretrizes e orientações para a gestão de documentos normativos
expressas na Instrução para Gestão de Documentos Normativos (INS-0001-G), assim como as diretrizes
estabelecidas nesta Instrução.
• Normalização: atividade sistemática que visa estabelecer, utilizar, avaliar e revisar documentos normativos. O
processo de normalização global consiste em produzir documentos normativos com aplicação global.
• Documento Normativo: documento que estabelece regras (diretrizes, princípios, responsabilidades, limites de
delegação de autoridade, interfaces, etc) que orientam nossas atividades e que devem ser conhecidos e
cumpridos por todos.
Princípios para Emissão de Documentos Normativos:
• Além dos princípios expressos na Instrução para Gestão de Documentos Normativos (INS-0001-G), o seguinte
princípio deverá ser observado:
– Documentos normativos globais devem estar totalmente consistentes com as diferentes legislações locais e
com os documentos societários da empresa. Caso existam divergências devido a costumes, leis ou
regulamentos locais, deverá ser aplicado o padrão de comportamento mais elevado entre o praticado
localmente e o previsto no documento normativo global.
Documentos Normativos Globais:
• Alguns documentos normativos da Vale terão escopo global e deve-se buscar sua adoção ou reprodução pelas
subsidiárias. Para tanto, a Vale irá promover o envolvimento de suas controladas através do Comitê de
Avaliação Global.
Responsabilidades:
• Área de Normalização da Vale:
– Fornecer às áreas da Vale e às interfaces de normalização local – de forma pró-ativa ou sob solicitação –
informações e orientações sobre a gestão de documentos normativos da Vale.
– Coordenar e preparar propostas de documentos normativos globais (Políticas, Normas e Instruções), obtendo
contribuições das áreas técnicas pertinentes e do Comitê de Avaliação Global.
– Apoiar as subsidiárias no processo de normalização global.

1 Todas as entidades que adotarem esta Instrução são, para efeitos desta Instrução, denominadas “subsidiária”.
- 1 de 4 -
 Instrução para o Processo de Normalização Global
(GLOBAL)

DEDF – Dir. Exec. de Gestão e

Rev.: 00-14/09/2008 Nº: INS-0002-G USO INTERNO
Sustentabilidade

– Checar o alinhamento (através de amostragem periódica) da base normativa das controladas que buscarem
alinhamento com as políticas e procedimentos da Vale.
• Comitê de Avaliação Global:
– Testar a prontidão/maturidade dos documentos normativos (Políticas, Normas e Instruções) para aplicação
global, fornecendo contribuições à minuta, a fim de que não sejam violadas leis, regulamentos, costumes e
valores das localidades onde as subsidiárias da Vale estão localizadas ou onde seus valores mobiliários são
negociadas.
• Interfaces Locais de Normalização:
– Fornecer às áreas da subsidiária – de forma pró-ativa ou sob solicitação – informações e orientações sobre a
gestão de documentos normativos.
– Coordenar o processo de normalização da subsidiária.
– Comunicar eficazmente a adoção de documentos normativos globais ao público-alvo pertinente, garantindo
que a adoção local seja apropriadamente implementada e que esteja de acordo com quaisquer requerimentos
legais corporativos, de trabalho ou demais requerimentos legais aplicáveis.
– Quando houver a necessidade de reprodução de documento normativo global, conduzir a preparação da
minuta da versão da subsidiária do documento normativo global, em conformidade com as regras definidas no
modelo para reprodução emitido pela Vale.
Comitê de Avaliação Global:
• O Comitê da Avaliação Global é composto por membros da Vale e de suas subsidiárias.
• O funcionamento do Comitê de Avaliação Global é detalhado em seu Regimento Interno, o qual é mantido e
atualizado pela área de Normalização da Vale.
Desenvolvimento de Documentos Normativos Globais:
• As seguintes etapas devem ser seguidas no desenvolvimento de documentos normativos globais (Políticas,
Normas e Instruções):
1) A minuta do documento normativo global é elaborada com o envolvimento das áreas técnicas pertinentes,
com o apoio e a coordenação da área de Normalização da Vale.
2) A minuta é avaliada pelo Comitê de Avaliação Global, que testará a prontidão do documento para aplicação
global, fornecendo inputs.
3) A minuta é submetida à aprovação pela alçada competente da Vale.

Áreas Técnicas e Área Comitê de Avaliação Al çada competente da

de Norma lização Va le Globa l Vale

Elaborar a proposta de
documento normativo Testar a prontidão
Aprovar o
global, por meio de uma do documento DOCU MENTO
documento
revisão do documento normativo para NORMAT IVO
normativo global GLOBAL
vigente ou criação de um aplicação global
documento novo

• Os documentos normativos globais da Vale devem ser adotados ou reproduzidos pelas entidades do “Grupo
Vale”.
• ATENÇÃO: Em linha com os princípios de padronização e simplificação, as entidades são encorajadas a adotar
documentos normativos ao invés de reproduzi-los.

- 2 de 4 -
 Instrução para o Processo de Normalização Global
(GLOBAL)

DEDF – Dir. Exec. de Gestão e

Rev.: 00-14/09/2008 Nº: INS-0002-G USO INTERNO
Sustentabilidade

Adoção de Documentos Normativos Globais

• A adoção de um documento normativo ocorre quando a entidade decide usar e seguir o documento normativo
global sem qualquer ajuste a leis e práticas locais ou qualquer outra alteração de seu conteúdo, desde que
respeitado o limite permitido pela lei. A adoção precisa ser eficazmente comunicada ao público alvo, garantindo
que a adoção local seja implementada apropriadamente e que esteja de acordo com quaisquer requerimentos
legais corporativos, de trabalho ou demais requerimentos legais aplicáveis.
• Tipicamente, não é necessária nenhuma aprovação formal por resolução corporativa para formalizar a adoção
de um documento normativo global, a não ser que a entidade apresente justificativa local para a formalização da
adoção ou para registro da adoção (ex.: memorando interno).
Reprodução de Documentos Normativos Globais:
• A reprodução de um documento normativo ocorre quando uma entidade decide emitir documentos normativos
análogos, desenvolvidos a partir de um modelo para reprodução associado ao documento normativo global. O
documento normativo reproduzido pode incluir alterações ao texto original do documento normativo global com o
propósito de ajustá-lo às práticas e leis locais. Na reprodução do documento normativo global, a subsidiária
deve seguir as orientações que constam no modelo para reprodução vinculado ao documento. Para obter os
modelos para reprodução basta enviar uma solicitação para o e-mail normalizacao.vale@vale.com .
• O mais alto órgão de decisão da entidade, ou seu representante, deve aprovar a reprodução formalmente e
comunicá-la eficazmente ao público alvo, garantindo que a reprodução local seja apropriadamente
implementada em conformidade com quaisquer requerimentos legais corporativos, de trabalho ou demais
requerimentos legais locais aplicáveis.

Subsidi ária Subsidiária DIDC

Aprovar a Checar o
Elaborar minuta VERSÃO DA
MODELO PARA versão da alinhamento at ravés
com base no de amost ragem
CONTROLADA
REPRODUÇÃO subsidiária do DO DO CUMENTO
modelo para documento periódica da base
reprodução NORMATIVO
normativo normativa da
controlada
GLOBAL
global

• Nas subsidiárias no exterior deverá ser disponibilizada uma tradução em inglês da versão do documento
normativo global reproduzida pela subsidiária. Se necessário, a subsidiária pode traduzir o documento normativo
em outras línguas. Em caso de divergência entre versões traduzidas, para documentos normativos emitidos no
Brasil, a versão em português irá prevalecer; para documentos normativos emitidos fora do Brasil, a versão em
inglês irá prevalecer.
• Após a aprovação, a versão da subsidiária do documento normativo global deve ser emitida com a logomarca da
própria subsidiária.
Anexo:
• Anexo 1 – Como preencher o modelo para reprodução

- 3 de 4 -
 Instrução para o Processo de Normalização Global
(GLOBAL)

DEDF – Dir. Exec. de Gestão e

Rev.: 00-14/09/2008 Nº: INS-0002-G USO INTERNO
Sustentabilidade

Anexo 1
Como preencher o modelo para reprodução:
• Associado a alguns documentos normativos globais haverá um modelo para reprodução, que servirá de ponto
de partida para a elaboração da versão da subsidiária do documento normativo global. Este modelo destacará
quais das regras descritas no corpo do documento serão passíveis ou não de adaptação local, da seguinte
forma:
– Textos entre “[ ]” contêm instruções de preenchimento e devem ser substituídos pelo texto apropriado, com
base na realidade operacional e administrativa da empresa. Exemplo de reprodução na empresa hipotética
ABC:
- Modelo para reprodução: Deve-se preservar o patrimônio da [nome da empresa].
- Documento normativo reproduzido: Deve-se preservar o patrimônio da ABC.
– Textos entre “***” contêm comentários ou orientações gerais. Têm como objetivo auxiliar o profissional
encarregado da elaboração da minuta do documento normativo reproduzido, e devem ser eliminados da
versão final do documento.
– Textos entre “{ }” são opcionais, podendo ser suprimidos ou alterados.
– Textos entre “< >” devem ser adaptados localmente. A subsidiária deve adaptar esta informação ao reproduzir
o documento normativo. Estes textos não devem ser removidos.
– Textos sem marcação devem ser reproduzidos integralmente, dentro dos limites permitidos pela lei local.

• A explicação está resumida na tabela abaixo:

Símbolo Significado
Copiar o texto sem modificações.
Sem marcação
Preencher de acordo com as
[ ]
orientações do texto.
Adaptar ou manter o texto, de acordo
< > com a vontade da subsidiária.

Adaptar, manter ou eliminar, de

{ } acordo com a vontade da
subsidiária.
Comentários, sugestões. Deve ser
*** *** removido da versão final do
documento.

- 4 de 4 -