GUIA COMPLETO DA EMISSÃO DE NFE

INTRODUÇÃO...................................................................................................................................................... 3
O QUE É UMA NF-E?.......................................................................................................................................... 5
COMO EMITIR NF-E?..................................................................................................................................... 12
QUAIS AS VANTAGENS DE EMITIR NF-E?............................................................................................ 17
CONCLUSÃO..................................................................................................................................................... 21
SOBRE A GS1 ..................................................................................................................................................... 23
INTRODUÇÃO

INTRODUÇÃO
A nota fiscal eletrônica, ou simplesmente NF-e,
é um documento que se tornou fundamental no
cotidiano do mundo empresarial. Sua elaboração
busca substituir o formato tradicional das
notas fiscais, o que facilitou bastante tanto o
lançamento quanto a organização delas.
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Atualmente, a NF-e é armazenada digitalmente,
dispensando a impressão e os arquivos físicos, o que
proporciona a redução de custos e de riscos de extravio.
Em 2006, o governo deu andamento à obrigatoriedade
da emissão de notas fiscais no formato eletrônico,
que, nos dias de hoje, envolve diversas operações
corporativas, como compra, venda, remessa, retorno e
devolução de mercadorias.
Essa exigência não fica restrita apenas às empresas de
médio ou grande porte. Os pequenos empreendimentos
também precisam se adequar ao novo modelo e,
por conta disso, é essencial entender como é o seu
funcionamento para os negócios.
Este e-book foi feito para todos que necessitam de
esclarecimentos sobre o que é uma NF-e, como emiti-la e
quais são suas vantagens. Boa leitura!
O QUE É UMA NF-E?
O QUE É UMA NF-E?
Antes de falar sobre os tipos de nota
fiscal eletrônica, é importante entender,
primeiro, o que realmente é a nota fiscal.
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Ela é um documento fiscal brasileiro que visa catalogar
as transações de vendas de produtos, prestação de
serviços e transferência de bens ocorridos por um
empreendimento para outra empresa ou pessoa física.
O QUE É UMA NF-E?
No momento em que houver valor
financeiro nessas transações, a nota fiscal
também precisa realizar o recolhimento
de impostos e, por conta disso, a não
emissão tipifica sonegação fiscal.
Anteriormente, as notas fiscais eram
registradas em papel, preenchidas a mão
pelas partes envolvidas na operação.
Assim, você tinha que assinar com uma
caneta a nota fiscal para constar que um
pedido tinha sido entregue e que cada
parte ficava com uma via da nota emitida.
Com os avanços tecnológicos, esse
procedimento passou por mudanças e hoje
está muito mais difundido em todo o país.
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O modelo digital do documento
tradicional é a NF-e. Ela pode ser lançada
e recolhida virtualmente, sendo que
sua validade fica dependente de uma
assinatura digital.
Os estados brasileiros, incluindo o
Distrito Federal, já atuam com uma
plataforma digital, e as prefeituras
também estão buscando trabalhar com a
opção eletrônica de notas fiscais.
No Brasil há diversos modelos de
NF-e para cobrir várias peculiaridades
criadas no decorrer do tempo. No
entanto, no tocante à nota fiscal
eletrônica, existem 4 modelos
utilizados pelos empreendimentos:
O QUE É UMA NF-E?

1. NOTA FISCAL ELETRÔNICA DE

PRODUTOS OU MERCADORIAS

Apesar do nome abrangente, a NF-e busca registrar apenas as

transações de produtos e mercadorias. Geralmente são bens físicos e
corpóreos comercializados pelas partes. Esse tipo de nota eletrônica
foi feito para substituir os ultrapassados modelos 1 e 1A.

Conforme o seu foco, a NF-e está envolvida com a cobrança do Imposto

sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto
sobre Produtos Industrializados (IPI). Esse modelo precisa ser emitido
perante as Secretarias Estaduais da Fazenda.

Para entender melhor, imagine uma loja virtual que venda produtos
eletrônicos. Esse empreendimento deve emitir a NF-e para o cliente
e ainda se comprometer de que, junto à entrega da mercadoria, esteja
um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) para que a
transação seja comprovada.

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O QUE É UMA NF-E?
NOTA FISCAL AO
CONSUMIDOR ELETRÔNICA
Outro modelo de Nota Fiscal Eletrônica
é a NFC-e. É preciso tomar cuidado para
que não haja confusão com a uma NF-e.
Essa Nota Fiscal tem muita semelhança
com a NF-e de produtos e mercadorias.
Esse documento eletrônico tem como
meta substituir as notas fiscais de venda
ao consumidor e cupom fiscal emitido por
uma impressora ECF.
Dessa forma, a NFC-e está bastante
ligada ao mundo do varejo e comércio.
É o tipo de nota fiscal que é emitida
por açougues, supermercados, bares,
farmácias, restaurantes e afins.
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O grande instigador da NFC-e é a
digitalização da emissão do cupom fiscal
por meio da comunicação expressa com
a Sefaz para cada venda, de modo que o
cliente final pode realizar consultas de
todas as notas fiscais lançadas.
O documento impresso do NFC-e, a
Danfe, precisa ser impressa para o cliente
na ocasião da venda, como o cupom fiscal.
Esse papel contém a chave de acesso
e o conhecido QR Code para que o
consumidor final tenha a oportunidade de
consultar a validade do cupom fiscal.
O QUE É UMA NF-E?
NOTA FISCAL DE
SERVIÇOS ELETRÔNICA
A NFS-e é exigida para que a prestação
de serviços de um empreendimento
para outra empresa ou pessoa física
seja comprovada. Sua criação foi
para substituir a antiga Declaração
de Serviço que era requerida
pelos municípios do Brasil.
A NFS-e precisa ser lançada junto à
prefeitura em que está registrado o
CNPJ do prestador de serviço, não
importando onde se encontra o tomador
de serviço. Da ótica tributária, a NFS-e
está principalmente vinculada ao Imposto
sobre Serviços Prestados (ISS), que é um
tributo de competência municipal.
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Uma boa parte das Pequenas e Médias
Empresas (PME) brasileiras se enquadra
na obrigação de emissão de NFS-e.
Exemplificando: uma empresa de
tecnologia que realize vendas por
meio de uma assinatura mensal para
o uso do serviço como software ou
uma pessoa que apresenta cursos
presenciais ou venda videoaulas.
A NFS-e também é muito expressiva para
a área de profissionais autônomos que
prestam variados tipos de serviços, como
médicos, publicitários e advogados.
O QUE É UMA NF-E?

CONHECIMENTO DE
TRANSPORTE ELETRÔNICO

Como o próprio nome já diz, esse modelo de nota fiscal

eletrônica é imprescindível para transportes de cargas,
como o rodoviário, o ferroviário, o aéreo e o fluvial.

A CT-e busca reduzir as inadequações de bens

transportados entre o ponto inicial até o seu destino,
ampliando a eficiência e a legalidade de todo o
procedimento.

Além do mais, esse documento tem um papel fundamental

de checagem de alíquotas do ICMS em transportes
interestaduais. Com a entrada do modelo CT-e, houve uma
substituição dos outros tipos (já em desuso) de nota fiscal.

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COMO EMITIR NF-E?
COMO EMITIR NF-E?
A fim de saber se seu empreendimento está
entre os que estão obrigados a fazer parte
da NF-e, é preciso que você consulte o Portal É preciso salientar que em pouco tempo a NF-e será
NF-e da Receita Federal, o site da Secretaria obrigatória para todas as empresas e que é possível
de Estado da Fazenda de seu estado ou de se filiar ao projeto facultativamente. Confira agora um
Secretaria da Fazenda de sua cidade. passo a passo de como realizar sua emissão:

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COMO EMITIR NF-E?
ADQUIRA UM
CERTIFICADO DIGITAL
Assim como todo documento fiscal que
necessita ter validade jurídica, a nota
fiscal eletrônica também deve obter
seu certificado. Mas como é fornecida a
autenticidade de um documento em que a
existência é eletrônica?
É preciso que seja utilizada uma
assinatura digital, que vai gerar um código
por meio de uma chave privada, de forma
que quem receber a mensagem confirmará
se efetivamente o remetente se trata do
emissor da nota fiscal.
No entanto, essa assinatura digital somente
será viável se o empreendimento tiver um
documento especial para a sua geração.
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No caso em questão, necessita-se de um
certificado digital, que é fornecido pela
autoridade certificadora credenciada
pela Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira (ICP).
Os mais corriqueiros são o e-CNPJ e o
e-CPF. Em se tratando do certificado
digital para emitir notas fiscais utilizando
um sistema on-line, você tem as opções
de adquirir o certificado e-CNPJ e o
certificado NF-e. As 2 possibilidades
diferem no utilizador. No primeiro,
somente o dono ou representante legal
pode utilizar. Em relação ao segundo, seus
colaboradores estarão autorizados do
mesmo modo que o representante legal.
COMO EMITIR NF-E?

CREDENCIE NA SECRETARIA DE
ESTADO DA FAZENDA

Nessa fase, você já estará com o certificado digital em mãos. O

próximo passo é realizar o seu credenciamento na Secretaria de Estado
da Fazenda onde seu negócio está localizado. Ele pode ser feito por
meio da internet. Porém, é preciso ficar atento, uma vez que cada estado
determina suas próprias regras em relação à homologação do aplicativo
emissor de nota fiscal eletrônica.

Inicialmente, pode-se trabalhar na aba “Em homologação”, que atua

como um local de teste, em que é viável tomar conhecimento de suas
funcionalidades, dos meios para emitir, do cancelamento e da inutilização
das notas fiscais eletrônicas.

Depois que houver recebido o treinamento esperado, é preciso apenas

alterar a opção de credenciamento para “Em produção”. Vale evidenciar
que, apesar de ser um procedimento fácil, é aconselhado que ocorra
o acompanhamento de um especialista da área. Nesse caso, um
contador pode te ajudar com a legislação local.

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COMO EMITIR NF-E?

INSTALE UM SOFTWARE EMISSOR DE NF-E

Na posse do certificado digital e do credenciamento na Secretaria e

Estado de Estado da Fazenda, é necessário buscar por um software
que será usado na emissão de Notas Fiscais. Determinados estados
disponibilizam o programa de forma gratuita para download no site da
Secretaria de Fazenda.

No entanto, em diversos casos, eles se tornam ineficazes para uma

quantidade expressiva de emissão de notas fiscais.

Isso pode gerar retrabalhos, por terem que ser digitadas novamente
no sistema de faturamento.

O interessante é que existem vários sistemas gestores que realizam esse

trabalho com um custo bem reduzido e que não necessitam de todas
essas atividades extras. Basta procurar por um que seja adequado para as
finalidades e as condições econômicas do seu negócio.

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QUAIS AS VANTAGENS DE EMITIR NF-E?
QUAIS AS
VANTAGENS DE
EMITIR NF-E?
O empresário deve conhecer os momentos de A NF-e traz ótimas vantagens para as empresas. Por
alta e de baixa procura pelos produtos ou serviços exemplo: por ser armazenada eletronicamente, não
disponíveis. Também é crucial compreender gera gastos com papel. Confira, a seguir, as principais
como a sazonalidade impacta nos negócios. vantagens da sua emissão:

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COMO EMITIR NF-E?
DIMINUIÇÃO DO USO DE PAPEL
E DE ESPAÇO FÍSICO
Com o uso da nota fiscal eletrônica, reduz-se o custo
com papel e a necessidade de um espaço físico próprio
para o armazenamento das notas. Além do mais, elimina
o gasto de impressão.
Já o envio do Documento Auxiliar da Nota Fiscal
Eletrônica (Danfe), que vai junto à mercadoria, no caso
da sua venda, viabiliza todo o processo de consulta
da NF-e.
Em relação aos serviços, a nota pode ser automaticamente
enviada via e-mail, porque o cadastro do empreendimento
na prefeitura já fornece um alerta toda vez que alguma
empresa emitir alguma nota em seu nome.
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MELHORIA DA GESTÃO FINANCEIRA
A burocracia exigida na área financeira é bem
simplificada e para que funcione corretamente precisa
contar simplesmente com o compromisso das partes
envolvidas no processo para que o desenvolvimento seja
realizado de maneira segura.
Isso produz um excelente conforto, além de melhorar
todos os processos de armazenagem e gerenciamento de
informações, o que proporciona bastante facilidade no
intercâmbio de dados.
Além do mais, é possível controlar de forma simples a
sua escrituração contábil, com suporte nas notas fiscais
enviadas e recebidas, guardando os Danfes por e-mail e
remetendo sua cópia diretamente para a contabilidade.
COMO EMITIR NF-E?

ELIMINAÇÃO DE POSSÍVEIS ERROS

A NF-e evita os erros relacionados à digitação e tem uma transparência

que é de muito importante para falhas comuns em notas fiscais em papel.

O acesso a esses documentos é realizado de modo ágil e veloz, uma

vez que é preciso apenas um computador com acesso à internet e
um certificado digital. Esse certificado pode ser adquirido em uma
agência dos Correios a um valor de baixo custo, que, inclusive, é bem
menor do que os valores gastos com impressão de notas. A Secretaria da
Fazenda puxa todos os dados necessários, trazendo eficácia no processo,
já que as notas ficam recolhidas no próprio sistema.

CENTRALIZAÇÃO DE PROCESSOS

A NF-e possibilita a centralização dos processos de faturamento. Assim,

se uma empresa tem diversas filiais espalhadas pelos mais variados locais
do país, é possível reunir os processos na matriz. Isso pode diminuir
o número de colaboradores, os encargos trabalhistas e a não
modificação da efetividade do seu negócio.

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CONCLUSÃO
 Os profissionais que percebem a importância desse
documento vão ter muito mais chances de realizar sua
manipulação adequadamente.

Além disso, perceberão mais sentido no cotidiano da

empresa, além de compreenderem o potencial por trás
CONCLUSÃO das iniciativas de organização da nota fiscal eletrônica.

Como é possível perceber, são algumas Portanto, esteja atento ao conteúdo apresentado e
questões que precisam ser seguidas para procure sempre se orientar da melhor maneira possível
a correta e eficaz emissão de NF-e. sobre todas as questões tratadas neste e-book.

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INTRODUÇÃO

SOBRE SUA EMPRESA

A GS1 Brasil, Associação Brasileira de Automação, é uma associação

multissetorial sem fins lucrativos, que implementa padrões de identificação de
produtos, como código de barras e EPC/RFID, colaborando para o processo de
automação desde a matéria-prima até o consumidor final. Os padrões GS1 são
utilizados em 150 países, com mais de um milhão de empresas associadas.

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