Entendendo a Nota Fiscal Eletrnica (Primeiros Passos)

Prezado(a)s amigo(a)s, Este meu primeiro artigo, estou escrevendo atendendo pedidos de vrios amigos desenvolvedores. Estou trabalhando no desenvolvimento e adequao de solues para nota eletrnica desde 2007 A Nota Fiscal Eletrnica ou NF-e j no mais novidade, porm as dvidas continuam. Pretendo com este artigo repassar de forma simplificada os procedimentos para implantao. Aquisio ou Adequao O primeiro passo para implantao a adequao ou aquisio de um software de Automao que oferea a opo de Emisso de Nota Fiscal Eletrnica. Aquisio No caso de uma aquisio necessrio ficar atento a alguns fatores: 1 O software deve possuir emisso em formato Normal, SCAN e DPEC. 2 O software deve estar de acordo com a legislao, ou seja, as tabelas de tributos ICMS, PIS, COFINS, ISSQN, IPI e outras como a tabela de cidades devem estar de acordo com o manual da NF-e. 3 Verificar se o software possui recursos como exportao em formato PDF e envio de DANFE e XML por e-mail. 4 Checar a estrutura da empresa desenvolvedora e verificar se a mesma est atenta as atualizaes. Adequao Ao se adequar um software, deve-se ficar atento ao tratamento das informaes no banco de dados. Softwares antigos, costumam ter informaes em campos incorretos, formatos e mascaras que no so aceitos pela NFe. Os campos que costumam apresentar mais problemas durante a implantao so : CPF, CNPJ, IE, CEP e Cidade ou Municpio. Nota Importante: O campo cdigo da cidade deve estar em acordo com a tabela do IBGE. O link para tabela : ftp://geoftp.ibge.gov.br/Organizacao/Divisao_Territorial/2006/DTB_2006.zip acesse www.ibge.gov.br Ou

Entendendo o Funcionamento da Nota Fiscal Eletrnica (Resumidamente) Em resumo a NF-e funciona atravs da transmisso e recepo de arquivos no formato XML (eXtensible Markup Language). O sistema emissor dever gerar um arquivo ou um lote de transmisso, assin-lo digitalmente e efetuar a transmisso. O servidor da NF-e far a recepo emitir um nmero de protocolo e far o processamento, devolvendo as respostas em formato para gerao do XML (RETORNO). simplesmente como conhecido por ns programadores o bom e velho REMESSA e RETORNO. Detalharei melhor esse processo nos prximos artigos. Nota Fiscal Eletrnica e a Contabilidade O Software emissor dever gerar o Arquivo (XML) da Nota Fiscal Eletrnica, com os devidos clculos de impostos, categorias, etc. Para isso, so necessrias algumas informaes contbeis, ou seja, o Contador da empresa deve fornecer as informaes referentes a empresa, quais informaes devero sair em campos adicionais, etc. Para exemplificar o que acabei de escrever, listei abaixo as opes de configurao do Imposto PIS, so 9 opes. PIS 01 - Operao Tributvel - Base de Clculo = Valor da Operao (Alquota Normal (Cumulativo/No Cumulativo)) PIS 02 - Operao Tributvel - Base de Clculo = Valor da Operao (Alquota Diferenciada) PIS 03 - Operao Tributvel - Base de Clculo = Quantidade Vendida x Alquota por Unidade de Produto PIS 04 - Operao Tributvel - Tributao Monofsica (Alquota Zero) PIS 06 - Operao Tributvel - Alquota Zero PIS 07 - Operao Isenta de Contribuio PIS 08 - Operao Sem Incidncia de Contribuio PIS 09 - Operao com Suspenso de Contribuio PIS 99 - Outras Operaes Nota Importante: Os impostos: ICMS, ICMS-ST, PIS, COFINS e IPI devem ser informados individualmente para cada produto.

Abaixo listarei as dvidas freqentes sobre a NF-e O que DANFE ? O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica) utilizado para acompanhar o trnsito da mercadoria. uma representao grfica simplificada da Nota Fiscal Eletrnica, em papel comum e em via nica. Conter impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet, e um cdigo de barras bi-dimensional que facilitar a captura e a confirmao de informaes da NF-e pelas unidades fiscais. Como ter uma Assinatura Digital? Para possuir uma assinatura digital necessria a aquisio de um certificado digital junto s Autoridades Certificadoras que oferece, alm da assinatura digital, outras funcionalidades como a identificao do usurio e o controle de acesso de forma mais segura e eficiente que o sistema de senhas. At quando ser permitido usar a nota fiscal tradicional? Fabricantes de medicamentos, frigorficos e distribuidores de combustveis e cigarros so alguns dos negcios que j tm obrigao de emitir o documento em formato eletrnico. Desde o incio de abril deste ano, entraram tambm empresas distribuidoras de bebidas e de ao, entre outras. Setembro ser o prazo final para fabricantes de cosmticos, de equipamentos de informtica e laticnios, por exemplo. A lista completa dos setores est disponvel nos sites das secretarias de Fazenda de cada estado. O que muda para as pequenas e mdias empresas? A nota fiscal eletrnica aumentar a capacidade do Fisco de combater a sonegao. Hoje, com a nota em papel, a fiscalizao acaba acontecendo de forma reativa, quando os funcionrios da Receita batem porta da empresa para averiguar com lupa todos os dados fiscais e contbeis. Com a nota eletrnica, a possibilidade de vigilncia passa a ser online, permanente e em tempo real. O que acontece se o sistema no for implantado ou no funcionar? Ao emitir uma nota eletrnica, o sistema varre os dados da rede. Se houver irregularidades na situao do comprador ou do vendedor, a emisso no efetuada. E, sem nota fiscal, a mercadoria no circula ? pelo menos no legalmente. H ganhos em produtividade ou custos? Com o fim da papelada, possvel diminuir em at 80% os custos com a emisso de notas fsicas. Outro ganho possvel est na logstica. A nova documentao fiscal, dotada de cdigo de barras, torna mais gil a conferncia em postos rodovirios do Fisco e reduz o tempo das viagens. H outros motivos para pequenas ou mdias empresas que no so obrigadas a emitir nota fiscal eletrnica aderirem voluntariamente ao sistema? Sim. Boa parte das grandes empresas j trabalha com nota fiscal eletrnica. Os especialistas acreditam que, no mdio prazo, elas devem dar

preferncia a fornecedores que tambm faam suas emisses eletronicamente ? incluindo os de pequeno e mdio porte. Quais os obstculos para a implantao? Um ponto nevrlgico a base de dados. preciso passar um pente-fino nas informaes cadastrais dos clientes e fornecedores, o que significa conferir endereo, CNPJ e razo social de cada um. Manter um banco de informaes correto e atualizado um ponto fraco na maioria das empresas ? pequenas ou no. Com a automatizao, o sistema no executa a operao caso haja incompatibilidade entre os dados que constam na nota e aqueles do Fisco ? da mesma forma que o sistema dos bancos rejeita uma transferncia de dinheiro pela internet se o CPF do beneficiado for preenchido errado. Qual o custo para preparar uma pequena ou mdia empresa para a mudana? As secretarias da Fazenda oferecem um software gratuito para emisso de nota fiscal, sem limite de utilizao. Alm disso, h no mercado uma ampla oferta de tecnologias para empresas de pequeno e mdio porte, cobradas por utilizao. Os pacotes podem incluir, alm da implantao do software, treinamento dos funcionrios, armazenamento das notas (obrigatrio por cinco anos) e integrao com outros sistemas da empresa, como os de gesto financeira e de planejamento de produo. Os custos variam, mas h solues a partir de 20 centavos por nota emitida. Quem deve conduzir a implantao do Sped nas empresas? Os especialistas dizem que, nas pequenas e mdias empresas, a implantao deve ser acompanhada pelo prprio dono ? as mudanas necessrias podem ser uma tima oportunidade para o empreendedor rever processos, reduzir custos e aumentar a eficincia dos negcios.