TECNOLOGIA DA

INFORMAÇÃO
E-DOC
Processamento
dos documentos
eletrônicos
Daisy Assmann Lima

OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM

> Descrever o processamento dos documentos eletrônicos.

> Identificar os tempos para envio dos documentos eletrônicos.
> Reconhecer o processamento e suas implicações com o Sped.

Introdução
Os sistemas eletrônicos possibilitam a integração das informações contábeis e
das informações fiscais junto ao governo. Recentemente, acompanhamos o apro-
fundamento do processo de informatização contábil. Assim, é possível perceber
como os profissionais de contabilidade têm desafios e perspectivas no cotidiano
cada vez mais digital.
Os documentos eletrônicos já são uma realidade, e o profissional de conta-
bilidade precisa compreender como usá-los de maneira adequada. Isso significa
compreender os conceitos, a evolução e a utilização. Uma das consequências
da era digital para a contabilidade é a maior fluidez do trânsito de dados entre
governo e empresas.
Neste capítulo, você vai estudar o processamento de documentos eletrônicos.
Além disso, vai conhecer os tempos para o envio dos documentos eletrônicos.
Por fim, vai ver o processamento e suas implicações com o Sistema Público de
Escrituração Digital (Sped) (BRASIL, 2021a).
2 Processamento dos documentos eletrônicos

Documentos eletrônicos
A evolução contábil passa pela maior presença da tecnologia. Isso é resultado
da melhora dos sistemas contábeis. Os documentos eletrônicos fazem parte
disso. O profissional contábil precisa cada vez mais de informações mais
confiáveis e detalhadas. Assim, a tomada de decisão dos gestores se torna
mais consolidada e pautada em dados.
O governo também aproveitou para incorporar essa ideia de digitalização
dos sistemas contábeis e incorporou os documentos fiscais eletrônicos por
meio do Sped. O processamento de documentos eletrônicos ocorre por meio
da certificação digital a partir da aplicação da assinatura digital, que tem a
característica de não repúdio (BRASIL, 2021a).
Os documentos fiscais eletrônicos são registros de fatos que podem ser
feitos de forma eletrônica ou digital para armazenar as informações. Os docu-
mentos eletrônicos podem comprovar as transações de vendas de produtos,
prestações de serviços e assim por diante. Os documentos eletrônicos vão dar
mais segurança, confiança e agilidade para os procedimentos contábeis. Além
disso, é possível afirmar que há uma diferenciação entre documentos digitais
e documentos eletrônicos. Os documentos digitais são sempre eletrônicos,
porém nem todo documento eletrônico é digital.

A Instrução Normativa RFB nº 2.022, de 16 de abril de 2021 (BRASIL,

2021b, documento on-line), traz alguns conceitos para elucidar o tema:
I - documento, a unidade de registro de informações, independentemente do
formato, do suporte ou da natureza;

II - documento digital, a informação registrada, codificada em dígitos binários,

acessível e interpretável por meio de sistema computacional;

III - processo digital, o processo administrativo formalizado em meio eletrônico.

 Processamento dos documentos eletrônicos 3

Um documento pode ser apresentado como documento eletrônico. Em

um passado recente, estávamos acostumados a lidar no cotidiano com do-
cumentos no formato de papel. Veja a definição de documentos eletrônicos
conforme Pasa (2001, p. 75):

Pode-se conceituar o documento eletrônico como o documento que tem como

suporte material o meio eletrônico. Esta alteração do suporte material do papel
para o meio eletrônico oferece rapidez e agilidade no trânsito de informações, pois
as informações em forma de bits poderão trafegar praticamente na velocidade da
luz, reduzindo os espaços e os custos na sua conservação.

Alguns documentos eletrônicos usados pela contabilidade são:

„ Escrituração Fiscal Digital (EFD);

„ Escrituração Contábil Digital (ECD);
„ Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
„ Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
„ Cupom Fiscal Eletrônico;
„ Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e
Trabalhistas.

Antigamente, todos esses documentos eram em papel, escritos, assinados

e originais. Essa era uma forma de garantir a segurança dos documentos. Os
documentos eletrônicos devem ter requisitos de segurança também. Entre
eles há a acessibilidade, a identificação de procedência e a consistência do
documento original. Uma forma de resolver esses requisitos é por meio do
uso da assinatura digital. No entanto, note que somente o processamento
dos documentos eletrônicos não garante a qualidade das informações, pois o
processamento nada mais é do que a obtenção inicial dos dados. Logo, cabe
ainda uma validação dos dados diante da legislação vigente.

Para que o contador se atente para realizar a correta emissão e

preenchimento dos documentos eletrônicos fiscais, é importante
que ele leia a Lei nº 4.729/65 (BRASIL, 1965), que trata do enquadramento em
crime de sonegação fiscal.

A Figura 1 mostra os documentos eletrônicos que estão incluídos no Sped.

4 Processamento dos documentos eletrônicos

Figura 1. Serviços incluídos no Sped.

Fonte: Sommerfeld (2020, documento on-line).

No Sped, conforme mostra a Figura 1, há a consolidação de diversos do-

cumentos (BRASIL, 2021a):

„ Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);

„ NF-e;
„ Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
„ Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
„ Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais (eSocial);
„ Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais
(EFD-Reinf);
„ e-Financeira (conjunto de arquivos digitais);
„ Escrituração Fiscal Digital das Contribuições (EFD-Contribuições);
„ Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI (EFD ICMS IPI);
„ ECD;
„ ECF;
„ CT-e.

A seguir, vamos estudar os tempos de envio dos documentos eletrônicos.

Tempos de envio de documentos eletrônicos

Os documentos eletrônicos têm prazos de entrega específicos. Por exemplo,
a EFD-Contribuições deve ser transmitida mensalmente ao Sped até o décimo
dia útil do segundo mês subsequente a que se refere a escrituração. Já a ECD
deve ser transmitida ao Sped até o último dia útil do mês de junho. A Figura
 Processamento dos documentos eletrônicos 5

2 representa como funciona o caminho dos documentos contábeis e fiscais

eletrônicos.

Figura 2. Funcionamento da escrituração contábil e fiscal.

Fonte: Brito (2012, documento on-line).

A Figura 2 evidencia a interligação dos agentes no sistema. O contribuinte

elabora os documentos eletrônicos e faz a inserção dos dados em um primeiro
momento. Depois, por meio do sistema, o contribuinte faz uma procuração
eletrônica que permite à Secretaria da Receita Federal (SRF) e à Secretaria da
Fazenda (Sefaz) o acesso aos dados. Todos esses integrantes estão interligados
por meio do Sped, e somente usuários autorizados podem usá-lo e inserir as
informações. Todo esse conjunto de dados está na internet e compõe uma
grande base de dados.
A seguir, vamos analisar alguns documentos eletrônicos usados pela
contabilidade. A EFD ICMS/IPI é o programa de escrituração fiscal digital
usado para enviar informações para o fisco, como as informações de compra
e venda para fins de apuração do ICMS/IPI. Nesse sistema, as notas fiscais
devem ser lançadas item a item, de forma que os registros fiquem individua-
lizados. São exemplos de documentos que podem ser lançados: conta de luz,
conta de telefone e frete. Vale considerar que o arquivo deve ser assinado
6 Processamento dos documentos eletrônicos

digitalmente e transmitido via internet no Sped. A legislação atualizada pode

ser encontrada no site do Sped (BRASIL, 2021a).
A EFD-Contribuições é o programa em que são lançadas as notas fiscais
e outros documentos, como contratos, recibos, extratos bancários, etc. Ele é
usado por pessoas jurídicas de direito privado no momento da escrituração
da contribuição do Programa de Integração Social (PIS), do Programa de
Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep) e da Contribuição para
o Financiamento da Seguridade Social (Cofins). A legislação atualizada pode
ser encontrada no site do Sped. Veja a seguir os benefícios do programa
gerador de escrituração que constam no site da SRF, referentes ao Sped, no
quesito EFD-Contribuições (BRASIL, 2021a, documento on-line):

„ Importar o arquivo com o leiaute da EFD-Contribuições definido pela

RFB.
„ Criar uma nova escrituração, mediante digitação completa dos dados.
„ Validar o conteúdo da escrituração e indicar dos erros e avisos.
„ Editar via digitação os registros criados ou importados.
„ Emitir relatórios da escrituração.
„ Geração do arquivo digital, para assinatura e transmissão ao Sped.
„ Assinar o arquivo gerado por certificado digital.
„ Efetuar a transmissão do arquivo ao Sped.

No ECD, ficam todos os registros contábeis da empresa. A grande questão

é que tenha o registro de forma coerente, de acordo com os envios realiza-
dos pelas empresas. Vale ressaltar que a ECD tem como objetivo registrar
os seguintes livros: “Livro Diário e seus auxiliares, se houver; Livro Razão
e seus auxiliares, se houver; Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de
lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos” (BRASIL,
2021a, documento on-line).
A NF-e/CT-e é a sigla que representa a Nota Fiscal Eletrônica e o Conhe-
cimento de Transporte Eletrônica. O formato digital, com a extensão XML, é
usado para a transmissão dos dados. O projeto trouxe diversos benefícios
aos envolvidos no seu uso. A SRF aponta os seguintes benefícios e vantagens
(BRASIL, 2021a, documento on-line):

  Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;

 Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio
e compartilhamento de informações entre os fiscos;
 Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela
fiscalização de mercadorias em trânsito;
 Processamento dos documentos eletrônicos 7

  Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;

 Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Receita
Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais;
 Fortalecimento da integração entre os fiscos, facilitando a fiscalização realizada
pelas Administrações Tributárias devido ao compartilhamento das informações
das NF-e;
  Rapidez no acesso às informações;
  Eliminação do papel;
 Aumento da produtividade da auditoria através da eliminação dos passos para
coleta dos arquivos;
  Possibilidade do cruzamento eletrônico de informações.

O e-Social é a escrituração fiscal digital das obrigações fiscais, previden-

ciárias e trabalhistas. A legislação que instituiu o e-Social foi o Decreto nº
8.373/2014 (BRASIL, 2014). É um projeto com a ação de diversos órgãos, como
a Receita Federal, a Caixa Econômica Federal, o Instituto Nacional do Seguro
Social (INSS) e o Ministério da Economia.

Para saber mais sobre todos os documentos citados nesse capítulo,

acesse o site do Sped (BRASIL, 2021a).

Sistema Público de Escrituração Digital

(Sped)
O Sped é um sistema público integrado de informações fiscais e contábeis. É
possível afirmar que, com esse sistema, houve uma maior integração entre
o fisco e o contribuinte. Além disso, é um projeto que tem como objetivo
manter o máximo de digitalização dos documentos fiscais e contábeis. O
projeto foi motivado pela Emenda Constitucional nº 42, de 19 de dezembro
de 2003 (BRASIL, 2003). No artigo 37 desse dispositivo, a Constituição Federal
determinou a atuação integrada entre União, estados e municípios, com o
compartilhamento de cadastros e informações fiscais (BRASIL, 2003). Desde
então, o governo federal atua para a implantação total de um sistema de
modernização da administração tributária e fiscal.
O Sped objetiva modernizar a maneira como era realizada o cumprimento
das obrigações contábeis e fiscais por parte dos contribuintes. A certificação
digital permitiu dar a validade jurídica necessária para toda essa integração.
Outro ponto relevante é que o Sped começou com a integração de três projetos:
ECD, EFD e NF-e Ambiente Nacional. Hoje, para se manter ativo e funcionando,
8 Processamento dos documentos eletrônicos

o Sped tem parceria com mais de 20 instituições, incluindo órgãos públicos,

conselhos de classe, associações e entidades civis. É possível afirmar que
o Sped é direcionado para todos os contribuintes brasileiros, e não apenas
para as empresas.

Veja a seguir alguns objetivos da implantação do Sped (BRASIL,

2021a, documento on-line):
Promover a integração dos fiscos mediante a padronização e o compartilhamento
das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais.

Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes com

o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de
diferentes órgãos fiscalizadores.

Tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários com a melhoria do controle

dos processos, a rapidez no acesso a informações e a fiscalização mais efetiva das
operações, com cruzamento de dados e auditoria eletrônica.

Um dos requisitos para a efetiva implantação do Sped é a assinatura digital

e a certificação digital. Segundo Oliveira (2014), o documento que contém a
EFD precisa de uma assinatura digital conforme as normas de infraestrutura
de chaves públicas brasileiras (ICP-Brasil). Esse é o representante legal para
fazer a certificação digital.
A ICP-Brasil, segundo Oliveira (2014), é um conjunto de regras e procedi-
mentos para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de
documentos de forma eletrônica. Perceba que a assinatura digital, no contexto
dos documentos eletrônicos, é obrigatória, conforme a Medida Provisória nº
2.200-2, de 24 de agosto de 2001 (BRASIL, 2001).
Segundo o Guia Prático do EFD, os certificados digitais podem ser de dois
tipos: A1 ou A3 (BRASIL, 2020).

Poderão assinar a EFD-ICMS/IPI, com certificados digitais do tipo A1 ou A3:

1. e-PJ ou e-CNPJ que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres)
do estabelecimento;
2. e-PF ou e-CPF do produtor rural ou do representante legal da empresa no
cadastro CNPJ;
3. no caso de sucessão, a EFD-ICMS/IPI pode ser assinada com certificado digital
da sucessora se o CNPJ da sucedida estiver extinto no cadastro CNPJ da RFB por
um dos seguintes eventos: incorporação, fusão ou cisão total e se a EFDICMS/IPI
se referir a um período de apuração anterior ao da data da sucessão.
4. a pessoa jurídica ou a pessoa física com procuração eletrônica cadastrada no
site da RFB, por estabelecimento.
 Processamento dos documentos eletrônicos 9

5. Inventariante com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB (BRASIL,

2020, p. 4).

A Figura 3 mostra o que a implantação do Sped representa para as

empresas.

Figura 3. Antes e depois do Sped.

Fonte: Sommerfeld (2020, documento on-line).

A Figura 3 mostra que o Sped passou a ser um intermediário entre as

empresas e o governo. A empresa tinha que fazer a interlocução com o Es-
tado, com o município, com a junta comercial, com a Receita Federal, com
a Superintendência de Seguros Privados, com o Banco Central do Brasil
e com a Comissão de Valores Mobiliários. Eram muitos agentes para lidar
com as informações fiscais e contábeis. Depois da implantação do Sped, os
documentos passaram a ser transmitidos para ele, que interliga cada um
dos agentes já citados.
Algumas obrigações foram extintas com a instituição do Sped. Veja a
seguir alguns documentos que já não fazem parte do Sistema Integrado de
Informações Sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços
(Sintegra), conforme Oliveira (2014):

„ informações do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços

(ICMS) (GIA);
10 Processamento dos documentos eletrônicos

„ livros de escrita fiscal;

„ arquivos do Convênio ICMS 57/95 (Sintegra);
„ informações do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) na De-
claração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ);
„ detalhamento da origem do crédito no PER/DCOMP.

O Brasil, com a implantação do Sped, melhorou a sua posição no uso da

internet para facilitar o relacionamento entre empresa e governo. O uso do
Sped aumentou os custos, mas isso aconteceu em um primeiro momento,
pois são custos temporários. Porém, os resultados vão ser permanentes. Com
o passar do tempo, os custos vão reduzir.
Vale considerar que a implantação do Sped não necessariamente significa
melhora na eficiência arrecadatória, conforme apontam Lima et al. (2016).
Assim, o papel do profissional contábil é de maior análise crítica sobre os
dados contábeis e fiscais em relação a períodos anteriores.
Os documentos eletrônicos são um formato de documentos. Neste capítulo,
vimos que os documentos continuam, em essência, os mesmos, mas o formato
eletrônico permite uma maior facilidade de entrega para o contribuinte.
Assim, o contribuinte, por meio do Sped — um sistema que utiliza os mais
variados tipos de documentos eletrônicos para que as obrigações acessórias
sejam atendidas —, vai atender à legislação vigente. Ao mesmo tempo, não
vai precisar lidar com cada agente de cada obrigação acessória.

Referências
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logia da Informação em autarquia e dá outras providências. Brasília, DF: Presidência
da República, 2001. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/mpv/anti-
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 Processamento dos documentos eletrônicos 11

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