Emitindo suas notas fiscais,

rápido e prático
Guia Completo: Tudo o que você
pequeno empreendedor deve saber
sobre notas fiscais
ÍNDICE
Tudo sobre a Evolução
da Nota Fiscal no Brasil 02

Emissão de Nota Fiscal 05

Eletrônica (NF-e)

Conclusão 11
 Tudo sobre a
Evolução da Nota
Fiscal no Brasil

A Nota Fiscal é um direito do consumidor e uma exigência do Fisco sobre as

empresas. Atualmente é um documento muito comum de ser visto em qualquer
compra que fazemos. Mas, você sabe quando esta história começou? Neste
artigo você vai entender tudo sobre a Evolução da Nota Fiscal no Brasil. Como
surgiu e evoluiu a obrigatoriedade na emissão das Notas Fiscais desde o seu
surgimento.

. Quando surgiu a nota fiscal no Brasil? . Qual foi sua evolução?

. Como foi a história deste documento fiscal tão importante para
contabilizar as vendas das empresas?

Tudo isto é o que você verá neste primeiro capítulo do

nosso E-book preparado especialmente para você!

1970 – Surge o primeiro Talão de Nota Fiscal

Em primeiro lugar , tudo começou em meados de 1970, o Poder Público com a
iniciativa de combater a sonegação de impostos sobre vendas e consignações,
criou o Talão da Fortuna.

Era um documento originado pelo contribuinte, uma pessoa jurídica que estaria
realizando a venda ou a prestação de serviços. E tinha o objetivo de registrar a
transferência financeira referente a um bem ou atividade comercial prestado a
um consumidor. Que poderia ser pessoa física ou jurídica compradora do produ-
to ou tomadora do serviço.

Nesta época, os contribuintes tinham a obrigatoriedade de entregar aos consum-

idores a primeira via da nota fiscal ou o cupom da máquina registradora.

Na outra ponta, os consumidores eram incentivados a reunirem as notas fiscais

ou cupons recebidos, até atingir o valor mínimo estabelecido em regulamento,
ao qual teriam direito de trocá-los por um talão fornecido pela Sefaz.

Posteriormente esses talões seriam publicados por séries e

concorrem a sorteios mensais.
02
1990 – Notas de formulário contínuo
em impressoras matriciais
Em segundo lugar, a partir de 1990 com o aprimoramento da tecnologia, as
impressoras matriciais se tornaram populares. Por meio de formulários contínu-
os pré-formatados em gráficas a nota ganhou a personalidade das empresas, e
com isto eram comuns problemas de padrões.

As empresas, de acordo com seus regimes tributários, emitiam nestas notas os

campos que lhe eram obrigatórios. Os formulários, tanto para notas fiscais de
produtos (NF) quanto os de notas fiscais de serviços (NFS), tinham estrutura
muito parecidas. Por isso, nesta época existiam os formulários híbridos ao qual
podia-se incluir produtos e serviços em uma única nota.

2006 – Surge a primeira versão

da Nota Fiscal Eletrônica
Por fim, neste ano o Brasil avançou perante o mundo e deu início a implantação
da nota fiscal eletrônica ou NF-e como é conhecida. Ela juntamente a um arquivo
digital no formato XML, foram uma inovação.

Como resultado, houve um período de testes para que as “software houses”

pudessem se adequar às novas exigências. E a começar pelas grandes empre-
sas, estendendo-se até as menores, este documento foi se tornando cada vez
mais comum.

Por isso, na medida que os nichos voltados ao varejo foram impactados, os esta-
dos começaram a trocar suas ECFs (emissor de cupom fiscal), para o novo
modelo NFC-e (nota fiscal de consumidor eletrônica).

Neste ponto o principal ganho para os empresários foi a não obrigatoriedade de

comprar as tão caras impressoras de cupom fiscal. Passou-se a aceitar no mer-
cado as impressoras não-fiscais, pois como o documento agora era eletrônico, a
impressão era apenas uma comprovação impressa para acompanhar a merca-
doria.

03
Comece agora a emitir suas Notas Fiscais
Agora que você já sabe tudo sobre a Evolução da Nota Fiscal no Brasil eu te
pergunto: e a sua empresa, já está em dia com as obrigatoriedades fiscais? Se
não, calma, não precisa se desesperar. Esse processo faz parte do início de toda
empresa e vamos juntos saber o que você precisa fazer para começar a emitir as
suas notas fiscais

Mas antes saiba que existem softwares que podem facilitar e muito a rotina dos
processos internos da sua empresa. Como o Gerenciador Eficaz, um sistema
ERP que facilita o controle de todos os documentos fiscais, desde notas fiscais
para produtos (NF-e), cupons fiscais para consumidores (NFC-e) e até nota de
serviços para mais de 4000 prefeituras no Brasil. Um sistema para levar sua
empresa mais longe.

Apesar desta ser uma preocupação neste momento, você logo irá se deparar
com diversas outras questões e necessidades do seu negócio, e o Gerenciador
Eficaz irá acompanhar toda essa evolução, trazendo soluções não só para a
emissão de notas fiscais, mas para os outros departamentos de acordo com
suas necessidades específicas: como seu estoque, controle de vendas e PDVs,
controle de produção e etc.

No próximo capítulo veremos um passo a passo e princípios para você

saber exatamente como fazer para emitir suas notas fiscais.

04
 Emissão de Nota
Fiscal Eletrônica
(NF-e)
O que é nota fiscal eletrônica (NF-e)
e para que ela serve?

Então, nos dias de hoje, como você precisa entender este assunto? A emissão de
nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento de existência digital, emitido e
armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de
circulação de mercadorias ou prestação de serviços, ocorrida entre as partes.

No ano de 2006 foram emitidas as primeiras NF-e com validade tributária. Desde
então a Nota Fiscal Eletrônica deixou o status de projeto piloto, tornando-se um
instituto oficial de controle fiscal recebido pelas Secretarias de Fazenda de
vários estados.

Para o empreendedor, a nota fiscal eletrônica facilita o controle de entrada e

saída, dos impostos pagos e do faturamento, além de servir como prova da regu-
laridade do negócio em caso de auditorias e fiscalizações.

Para o consumidor, ela serve como comprovante de compra para requisição de

garantia, troca ou devolução, e também como documento fiscal para prestação
de contas à Receita Federal (por exemplo, para dedução de despesas na
declaração do Imposto de Renda).

Por isso, a nota fiscal é a base das relações comerciais de confiança e garante a
credibilidade das empresas no mercado.

O que fazer para incluir a emissão de nota fiscal

eletrônica em sua empresa?

Os passos para emitir NF-e são semelhantes,

independentemente da alternativa usada:

05
 Certificado digital:

1. O primeiro passo para emitir nota eletrônica é possuir um certificado digital, que
assegura validade jurídica ao documento por permitir confirmação de sua auten-
ticidade. Há diversos órgãos autorizados como autoridades certificadoras pela
ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras).

Credenciamento na SEFAZ:

2. Mesmo usando um sistema próprio ou contratado, como por exemplo o Geren-

ciador Eficaz, é preciso se credenciar junto à Secretaria da Fazenda para emitir
NF-e. Cada estado tem um procedimento específico, mas normalmente trata-se
de um cadastro simples.

Escolha o emissor de NF-e:

3. O Gerenciador Eficaz está aqui para oferecer um sistema completo automatiza-

do, seguro e super prático de utilizar, podendo ser acessado apenas por pessoas
autorizadas, suporte técnico sempre disponível para qualquer dúvida, entre
vários outros benefícios que você pode ver em nossos planos.

Gere as notas conforme sua necessidade:

4. Com certificado digital adequado, credenciamento realizado junto à SEFAZ e

emissor de NF-e escolhido, sua empresa está pronta para faturar. Vale a pena
realizar testes para homologar as notas, mas é um processo simples para seu
negócio funcionar normalmente.

06
Como funciona a emissão de NF-e com
Gerenciador Eficaz?
O Gerenciador Eficaz gera um arquivo eletrônico com as informações fiscais de
determinada operação comercial. Este arquivo deve ser assinado digitalmente
para garantir a integridade dos dados e comprovar a autoria de seu emissor.
Correspondendo à NF-e, este arquivo inicial é transmitido via internet para a Sec-
retaria da Fazenda da jurisdição do contribuinte. A SEFAZ então, faz uma pré aval-
iação das informações e devolve com um protocolo de Autorização de Uso. A
partir deste momento, a mercadoria já pode seguir viagem.

A NF-e então é enviada virtualmente para a Receita Federal ou para a Secretaria

da Fazenda do estado para onde a mercadoria está indo. Estes órgãos são
responsáveis por, além de fiscalizar, armazenar as NF-e e emitidas no país. Deste
modo, tanto o emissor quanto o destinatário (ou outros interessados que deten-
ham a senha de acesso) podem consultar e imprimir a NF-e sempre que precis-
arem.

Para acompanhar o trânsito da mercadoria comprada/vendida, existe uma repre-

sentação gráfica simplificada chamada Documento Auxiliar da Nota Fiscal
Eletrônica, uma única folha de papel comum onde constam a senha de acesso
para consulta da NF-e e um código de barras para facilitar a captura das infor-
mações pelos fiscais do Fisco.

Obrigatoriedade de Uso:
O protocolo ICMS 42/09 objetiva escalonar a ampliação da obrigatoriedade de
uso da NF-e de forma que, até o final de 2010, estejam alcançadas por esta obrig-
atoriedade todos os contribuintes do ICMS que se enquadrem em pelo menos
uma das seguintes situações:

. Desenvolvam atividade industrial;

. Desenvolvam atividade de comércio atacadista ou de distribuição;
.
. Pratiquem saídas de mercadorias com destino a outra unidade da Federação;
Forneçam mercadorias para a Administração Pública.

A obrigatoriedade da emissão de nota fiscal eletrônica engloba empresas de

todos os tamanhos, incluindo as optantes pelo Simples Nacional.

07
O que muda com a implantação da nota fiscal
eletrônica?
A implantação da emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) representa um grande
avanço tecnológico para o mercado. Isso porque, até pouco tempo atrás, as
empresas perdiam muito tempo para digitar e conferir as notas fiscais.

Hoje o procedimento é mais prático, pois há a possibilidade de importar os dados

de arquivos compatíveis (formato XML). Mas a mudança mais significativa é a
disponibilidade de informações das operações das empresas no site da Receita
por até 180 dias, permitindo a consulta a qualquer momento pela internet com a
utilização da chave de acesso gerada na emissão da nota.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

Existem, atualmente, cinco principais tipos de notas fiscais eletrônicas, cada

uma servindo para substituir determinados documentos. Também há documen-
tos fiscais específicos para certas operações e segmentos, mas vamos nos con-
centrar nos mais utilizados.

Conheça cada nota em detalhes.

1.

Nota fiscal eletrônica (NF-e):

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é a versão digital mais comum, voltada às
empresas do comércio. Ela foi criada para substituir as notas fiscais de
modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda relacionadas à
cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

A validação da NF-e é assegurada pela assinatura digital e pela autorização

da Secretaria da Fazenda do estado em que a empresa foi registrada.

08
 2.
Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e):
A nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), como o nome sugere, é a nota
digital que registra a prestação de serviços. Ela foi criada para substituir a
Declaração de Serviço (nota de blocos), um documento exigido pelo
município e que está relacionado à cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).

A nota fiscal de serviços eletrônica também tem algumas particularidades,

como impostos fixados por cidade e registrados por códigos da prefeitura.
Além disso, vale lembrar que cada NFS-e refere-se a um tipo específico de serviço.

3.
Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e):
O Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) é uma nota fiscal que
registra operações de transporte rodoviário de carga. Ele foi criado para
substituir diversos documentos fiscais exigidos para prestar esse tipo de
serviço (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).

Além disso, o CT-e elimina a necessidade de faturas duplicadas e reduz

drasticamente as chances de divergências entre o registro nas notas e os
produtos realmente transportados por cada veículo.

4.
Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e):
A nota fiscal do consumidor eletrônica é usada no varejo para registrar a
venda direta ao consumidor final. Ela foi criada para substituir o cupom
fiscal e a nota fiscal do tipo 2, além de oferecer uma alternativa totalmente
eletrônica para os atuais documentos fiscais em papel usados no varejo.

Dessa forma, a NFC-e reduz custos de obrigações acessórias aos contribu-

intes e aprimora o controle fiscal. Sua principal função é comprovar o que
foi adquirido pelo consumidor (produto ou serviço) e confirmar os reais
custos da transação.

09
 5.
Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e):
A nota fiscal avulsa eletrônica é um documento digital emitido individual-
mente por empresas que não estão obrigadas a emitir a NF-e e têm pouca
frequência de vendas.

Por essa razão, ela ficou conhecida como “nota do MEI”, já que os micro-
empreendedores individuais são o maior grupo desobrigado a emitir notas
fiscais eletrônicas comuns. A NFA-e se parece com uma nota fiscal tradi-
cional e pode ser emitida a partir do site da Secretaria da Fazenda do
Estado (Sefaz).

Nota Fiscal para MEI

O processo em si depende da categoria a qual você está iniciando a empre-
sa. Por exemplo: empreendedores sob a categoria MEI precisam emitir
nota fiscal quando prestam serviço, ou vende produtos, para outro CNPJ.
Mas não é obrigatório quando se trata de CPF, a não ser que seja pedido.

Se você é MEI, a partir do momento em que você tem seu CNPJ emitido, é
necessário realizar o credenciamento junto a Secretaria da Fazenda de sua
cidade. Este primeiro passo é o que diferencia esta categoria das demais,
os outros passos são iguais.

É recomendado que você empreendedor iniciante tenha a orientação de um

contador para realizar estes passos, assim, você tem tempo para se con-
centrar com outras questões relevantes ao seu negócio. O contador
também terá mais experiência com a burocracia local e te ajudará a passar
pelo processo mais rapidamente.

Após criar o credenciamento será feito o cadastro na plataforma da prefei-

tura onde você poderá realizar o login, reajustar a senha junto ao seu perfil
e assim emitir suas notas fiscais pela plataforma.

10
Conclusão
A emissão de notas fiscais é uma necessidade de todo negócio, e uma grande
preocupação de pequenos negócios e principalmente de empreendedores inici-
antes.

Mas não é nenhum bixo de sete cabeças uma vez que entendemos todo o siste-
ma que administra e que depende a emissão de notas fiscais. É fato que o siste-
ma brasileiro que regula a questão das empresas, e principalmente a questão
dos encargos e impostos é muito complexa e confusa, por isso é necessário que
todo empreendedor tenha um contador, ou escritório de contabilidade que possa
orientá-lo em todas estas necessidades.

Outra necessidade para crescimento e evolução de qualquer negócio é que uma

vez que se torne parte dos processos internos do negócio, a emissão de notas
fiscais, aconteça de forma integrada com os demais processos e departamen-
tos, e de forma automatizada.

11