Universidade de Belas UNIBELAS

Coordenação de Gestão de Recursos Humanos

INTRODUÇÃO A GESTÃO

CASO PARTICO Nº1

Docente: Doutora Solange Melo

Estudante: Yuri Vasio

Luanda, 2022
Índice
Caso pratico ........................................................................................................................................2
1. As principais papeis e funções da Maria Velela no âmbito do comité organizador do evento ...3
2. Funções de cada membro escolhido do comité organizador e as suas principais tarefas ...........4
Organigrama funcional do comité organizador .................................................................................6
3. Funções de cada membro escolhido do comité organizador e as suas principais tarefas ...........7

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CASO PRATICO
A presidência da Associação dos Alunos da Faculdade de Economia da
Universidade Agostinho Neto (AAFEC)

Nome: Maria Velela

Função atual: Secretaria para os assuntos socias

Tarefas:

• Bolsa
• Alojamentos
• Dificuldades académicas

Nova Tarefa: Organizar a festa do fim do ano dos finalistas

Capacidade: 500 alunos na festa; vários convidados

SUB tarefa: Criar um comité organizador

Responsáveis por

• Vendas de bilhetes
• Publicidade do evento
• Escolas do local
• Banda musical
• Menu do cocktail
• Elaboração do programa de da “soirée”
• Preparação dos discursos

20 alunos para executar as tarefas antes, durante, depois, da festa

15 dias para preparar o evento

1. Identifique e explique os principais papeis e funções da Maria Velela no

âmbito do comité organizador do evento!
2. Enumere e explique as funções de cada membro escolhido do comité
organizador
3. Quais são as aptidões exigidas a Maria Velela e que ela possui? Explique!

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1. As principais papeis e funções da Maria Velela no âmbito do
comité organizador do evento
No Âmbito do comité organizador do evento, de acordo com a Classificação
Nacional das Profissões de Angola publicado em 2016, a função da Maria Velela
é de Organizadora de eventos, as suas tarefas são as seguintes:

➢ Promove conferências, convenções e feiras a potenciais clientes;

➢ Responde a questões sobre serviços fornecidos, custos de aluguer da sala e
equipamentos, fornecimento de refeições (catering) e serviços relacionados;
➢ Reúne com clientes para discutir necessidades e delinear acções ajustadas;
➢ Organiza e providencia espaços para eventos, alojamento, refeições,
equipamento audiovisual, transporte e eventos sociais para os participantes;
➢ Negocia tipos e custos dos serviços a fornecer dentro do orçamento;

Dentro do evento que vai se organizar, Maria Velela vai ter duas tarefas principais
que é a criação do comité organizador do evento e a gestão do comité
organizador do evento

➢ Para a criação do comité, Maria Velela vai ter de entrevistar os 20 alunos que
tem a sua disposição para poder saber as capacidades de cada um e poder
distribuir as tarefas de forma mais eficiente possível.
➢ Para a gestão do comité, Maria Velela vai ter de fazer a gestão financeira,
gestão administrativa, e a gestão humana para poder atingir de forma eficaz a
meta fixada.

Alem de ter de fazer a gestão global do comité organizador, Maria Velela tem de
ser o pivot para os outros membros do comité, e manter uma comunicação fluida
entre todos seus membros.

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2. Funções de cada membro escolhido do comité organizador e
as suas principais tarefas.

Para determinar as funções de cada membro, vais se alocar as ditas funções

em 2 grandes grupos, os Responsáveis e a Administração e Serviços, de
acordo com o decreto de 2 de maio de 2022 sobre o qualificador Ocupacional
no seu articulo 2 alínea i): “Grupo de pessoal”

2.1. Responsáveis
2.1.1. Responsável das vendas
• Faz a gestão das vendas de Bilhetes;
• Gere a equipa de vendas;
• Cuida dos serviços pós-vendas e todas as reclamações ligadas com
as vendas de bilhetes;
• Vende bilhetes do evento;
2.1.2. Responsável do Marketing e da Publicidade
• É responsável pela divulgação do evento;
• Cuida da divulgação do evento nas diferentes redes socias e nos
diferentes suportes mediáticos;
• Fica em ligação com o responsável das vendas para optimizar o
marketing e a publicidade do evento;
2.1.3. Responsável Cerimonial
• Deve escolher o melhor local para decorrer o evento;
• Cuida das relações entre o comité organizador e o responsável do
local;
• Trabalha em equipa com o responsável da Música e do Cocktail;
2.1.4. Responsável da Música
• Faz a selecção da banda musical;
• Faz a ligação entre a banda musical e o responsável do local;
• Gere a parte técnica ligadas com a projecção do som no evento;
• Trabalha em equipa com o responsável cerimonial e o Produtor de
Textos;
2.1.5. Responsável do Cocktail
• Faz a gestão das bebidas e comidas do evento;

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 • Gere a compras das bebidas e comidas;
• Gere a equipa dos empregados de bar;
• Faz a gestão das empresas que prestam serviços no Cocktail;
• Trabalha em equipas com o responsável Cerimonial;
2.1.6. Produtor de Textos
• Escreve os diferentes discursos do evento;
• Guia, supervisiona os diferentes locutores do evento;
• Trabalha em equipa com o Responsável da música;
2.1.7. Responsável pela Programação
• Cria, gere, e supervisiona toda a programação do evento;
• Cria agenda para todos os intervenientes do evento;
• Trabalha em equipe com os responsáveis Cerimonial, do Cocktail,
da Música, e com o Produtor de Textos;

Todos os responsáveis do comité devem reportar a presidente do comité e manter

uma comunicação frequente e activa.

2.2. Administração e Serviços

2.2.1. Promotores de vendas – de 1 a 3
• Faz a vendas dos bilhetes do evento;
• Reporta ao responsável das vendas;
2.2.2. Auxiliar ao marketing
• Apoia o responsável do marketing e da Publicidade;
• Faz a gestão do marketing tanto nas médias convencionais comos
nas virtuais;
2.2.3. Auxiliar a Publicidade
• Apoia o responsável do marketing e da Publicidade;
• Faz a gestão das publicidades tanto nas médias convencionais
comos nas virtuais;
2.2.4. Auxiliar de Som
• Faz a gestão da parte técnica do som;
• Apoia o responsável da música;
2.2.5. Auxiliar administrativo
• Faz a gestão da parte administrativa do som;

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 • Apoia o responsável da música;
2.2.6. Empregado de bar – 1 a 6
• Anota pedidos dos convidados;
• Prepara e servi bebidas;
• Lava copos usados e limpa áreas e equipamentos de serviço;
• Serve pequenas refeições aos convidados;

Segue abaixo o organigrama funcional do comité organizador do evento

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 Organigrama funcional do comité organizador

Presidente do
comité
organizador

Responsavel do
Responsavel das Responsável Responsável da Responsável do Produtor de Responsável pela
Marketing e da
Vendas Cerimonial Música Cocktail Textos Programação
Publicidade

Promotores de Auxiliar ao Empregado de bar

Auxiliar de Som
vendas 1 marketing 1

Promotores de Auxiliar a Auxiliar Empregado de bar

vendas 2 Publicidade administrativo 2

Promotores de Empregado de bar

vendas 3 3

Empregado de bar
4

Empregado de bar
5

Empregado de bar
6

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3. Aptidões exigidas e aptidões que Maria Velela possui
3.1. Aptidões Exigidas
De acordo com a CPT (Centro de Produção Técnicas) do Brasil, as
aptidões necessárias para ser organizadora de eventos são as
seguintes:
• Domínio das técnicas de planejamento.
• Domínio das técnicas de comunicação.
• Visão do mercado de eventos e negócios.
• Visão dos diversos tipos de eventos.
• Criatividade.
• Organização.
• Espírito de liderança.
• Boa comunicação oral e escrita.
• Boas relações interpessoais.
Na quais podemos acrescentar:
• Habilidade de antecipar problemas
• Conhecimento de técnicas de negociação
• Destreza com números
• Boa apresentação
• Gestão de tempo
• Capacidade a trabalhar em equipa e a delegar
3.2. Aptidões possuídas

A Maria Velela é a Secretaria para os Assuntos Socias da Associação

dos Alunos da Faculdade de Economia da Universidade Agostinho Neto
(AAFEC) e ocupa essa função a três (3) anos.

Essa função tem a sua equivalência na Classificação Nacional das

Profissões de Angola publicado em 2016 como Secretário administrativo
e executivo.

Na Classificação Nacional das Profissões de Angola, essa função tem as

seguintes tarefas:

· Elaborar correspondência administrativa e actas

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· Propor e monitorizar calendários e prazos

· Registar pedidos, programar reuniões, efectuar marcação de viagens e

alojamento

· Apoiar preparação de orçamentos, monitorizar despesas, elaborar

contractos e ordens de compra ou aquisição

· Estabelecer contactos com outras áreas em matérias relacionadas com

actividades da organização

· Escrever e responder a cartas técnicas, de negócios e correspondência

similar

· Preparar relatórios de assembleias legislativas, tribunais ou outros

locais

Na medida que na sua função como Secretaria para os assuntos socias,

a Maria Velela fazer a gestão das Bolsas dos alunos, cuidar dos
Alojamentos, das Dificuldades académicas dos alunos, e outras tarefas
do género.

Para poder assumir essa função durante esses 3 anos, Maria Velela,
deve possuir as capacidades seguintes:

Domínio das técnicas de comunicação e de alojamento para solucionar

de forma eficiente as situações ligadas ao alojamento dos alunos

Domínio das actividades administrativas, da gestão de tempo, ter uma

facilidade com os números, ser bem organizada, capacidade a antecipar
os problemas, para poder fazer a gestão da bolsa dos estudantes

Deve ter uma boa comunicação, uma criatividade, espírito de liderança

para poder apoiar os diferentes alunos com as suas dificuldades
académicas.

E para poder fazer o trabalho de secretaria para os Assuntos Socias da

Associação dos Alunos da Faculdade de Economia da Universidade
Agostinho Neto (AAFEC), tento em conta o número de estudantes, Maria
Velela tem de saber trabalhar em equipa e delegar.