O ESTABELECIMENTO DE ESTIMATIVAS EM PROJETOS

Fontes de estimativas

O ESTABELECIMENTO DE ESTIMATIVAS
EM PROJETOS

Por Sérgio Mylius da Silva e Helio Enir Marodin

Uma estimativa de projeto é uma avaliação consistente da
probabilidade de custo ou de prazo de um projeto.
Consistente significa que você tem uma boa base de dados e
informações para a estimativa.
Probabilidade refere-se à incerteza que caracteriza uma
estimativa: toda estimativa é um dentro de vários resultados
possíveis.
Em gerencia de projetos as duas principais categorias de
estimativas são as de custo e prazo. Uma estimativa de custo é
uma previsão do custo provável de recursos que serão
necessários para completar todo o trabalho do projeto.

Fontes de estimativas
Há várias maneiras para se estimar o prazo (exemplo: horas
técnicas) necessário para desempenhar uma determinada tarefa
num projeto: padrões do ramo de negócio, padrões da
organização, atividades similares, teste de medição, consulta a
alguém com experiência similar, manual de fornecedores,
baseado na própria experiência ou em suposições.

Padrões do ramo de negócio

Para alguns ramos específicos de negócio, como a industria da
construção civil, já existem alguns padrões. Para outras
atividades existem tabelas que informam quantas horas são
necessárias para realizar uma ampla gama de tarefas.

Padrões da organização
É comum que algumas organizações já tenham definidos alguns
padrões próprios de estimativas para os seus projetos. Nessa

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Fontes de estimativas

situação a estimativa de tempo torna-se um simples cálculo

aritmético.
A sua organização deve manter registros dos projetos anteriores
que sejam bem detalhados para auxiliar na formulação das
estimativas. Se não existirem tais dados, é interessante começar
a desenvolver tal tipo de banco de dados.

Atividades similares
Para alguns tipos de atividades pode-se inferir a duração através
da comparação com outras atividades similares já
desempenhados anteriormente.

Teste de medição
Uma forma de avaliação da duração de uma tarefa é executar
essa determinada atividade e quantificar o tempo necessário
para sua realização. Também é conhecido como método de
prototipagem.

Consulta a alguém com experiência similar

Consulte alguém que pode possa ter uma experiência pessoal
anterior nessa atividade. Uma boa fonte são os participantes de
uma equipe que tenha experiência em atividades similares. Tais
lembranças podem ser úteis, mas elas são muito menos
confiáveis do que dados registrados nos arquivos do projeto.

Consulta a manuais de fornecedores

Os manuais dos fornecedores freqüentemente informam o tempo
médio necessário para desempenhar algumas tarefas.

Baseado na própria experiência ou em suposições

Você poderá desenvolver estimativas com base na sua própria
experiência, mas somente se você mantiver registros cofiáveis.
Como último recurso, uma estimativa pode ser formulada com
base na suposição. Não há nada de errado com isto, mas
prepare-se para fazer um teste de mensuração ou de
prototipagem na primeira oportunidade.

Banco de dados para estimativas

Há poucos bancos de dados no Brasil que podem ser usados
para estimativas de custo e prazo de projetos.
Por isso é importante sempre ao concluir um projeto arquivar
todos os dados do projeto, gerando ao longo do tempo o seu
próprio banco de dados.
Para montar esse banco de informações de projetos defina quais
são as informações mais importantes, desenvolva e implemente
um sistema específico para isso. É necessário que todos os

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Processo de geração de estimativas

envolvidos em projetos se comprometam a alimentar esse banco

de dados com informações consistentes e honestas.

Processo de geração de
estimativas
O processo de geração de estimativas é um processo composto
de várias etapas. Esse processo é lógico e deve ser
documentado, pois dessa forma as estimativas serão melhores
do que as obtidas por pura intuição.
Esse processo também minimiza o viés da estimativa causada
pela idiossincrasia dos envolvidos no projeto.
Quando solicitamos uma estimativa, precisamos dizer que tipo
de estimativa nós queremos e como vamos usá-la.

Passos para definir estimativas em um projeto

O primeiro passo é definir o escopo do projeto. Na ausência de
um escopo definido, você não deve estimar nada mais do que o
custo para definir esse escopo.
Uma vez que o escopo esteja bem definido, você pode ter a
certeza que escopos similares tendem a gerar resultados
similares, assim na maior parte do tempo pode se utilizar
informações históricas como base para as estimativas.
• Elabore a Estrutura Analítica do Projeto - EAP decompondo
o escopo em partes, de forma que quem for estimar, saiba o
que constitui cada um dos pacotes de trabalho que compõe
o projeto.
• Desenvolva o relacionamento entre as tarefas.
• Estime a quantidade de trabalho necessário para executar
cada tarefa do nível mais baixo da EAP usando:
• A opinião de um especialista
• Consultando dados históricos ou
• Tabelas padronizadas de referência
• Estabeleça e formalize as premissas com relação ao:
• Nível de habilidade dos recursos humanos disponíveis
• Número de recursos recomendado
• Defina as estimativas preliminares de duração de cada
tarefa usando as informações anteriores.
• Insira os dados no aplicativo de gerência de projetos e
obtenha um cronograma preliminar mostrando o caminho
crítico e prazo estimado de conclusão do projeto.

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Estimativas por estágio de projeto

• Avalie a alocação de recursos e o risco. Ajuste os dados
quando necessário.
• Documente todas as premissas e prepare um resumo das
estimativas.
• Compare o resultado obtido com um terceiro ou usando uma
técnica diferente, se possível.

Estimativas por estágio de projeto

Ao longo do ciclo de vida do projeto a precisão das estimativas
vai se aprimorando, pois as incertezas vão se reduzindo e as
premissas iniciais vão sendo revisadas e aperfeiçoadas.
Dessa forma podemos afirmar que as estimativas vão se
aprimorando por estágios.
A metodologia de estimativa por estágio gera números cada vez
mais precisos à medida que o projeto vai se tornando mais
definido. Existem duas abordagens de estimativa num projeto: de
cima para baixo e de baixo para cima.
Estimativas de cima para baixo
Estimativas de cima para baixo são utilizadas para estimar o
custo do projeto quando a informação sobre o escopo do projeto
é ainda muito limitada. De cima para baixo se origina da idéia de
que a estimativa é feita a partir do nível superior da EAP do
projeto. Neste momento a estimativa do custo e do prazo do
projeto é somente uma primeira idéia de ordem de grandeza.
Uma estimativa de ordem de grandeza é calculada na fase de
Definição do projeto, durante a elaboração do estudo de
viabilidade. As estimativas de ordem de grandeza podem ter uma
i
precisão de – 25% até + 75 %.
As estimativas orçamentárias são aquelas que tem uma precisão
de –10% até +25%. Finalmente no momento da criação do custo
da linha de base do projeto, a estimativa definitiva tem uma
precisão de –5% até +10%.ii
A vantagem deste tipo de estimativa é que ela exige muito
menos esforço e exige muito pouco tempo para ser
desenvolvida.
A desvantagem é que a precisão da estimativa não é tão boa
como ela poderia ser com um esforço mais detalhado de
estimativa.
A estimativa do tipo de cima para baixo pode ocorrer ao nível de
projeto ou ao nível de fase de um determinado projeto.
Normalmente estas estimativas são formuladas pela direção da
organização. Se existe uma idéia boa e completa (algumas
vezes chamada de projeto conceitual), essa pode ser utilizada
como um instrumento de estimativa.

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Estimativas por estágio de projeto

O esforço de desenvolver cada um dos componentes ou

subsistema podem ser estimado e então somados para formar
uma estimativa preliminar para ser utilizada com uma orientação
para confirmar as estimativas de baixo para cima.
Estimativas de baixo para cima
Esse tipo de estimativa é chamada de baixo para cima porque
ele inicia a estimativa ao nível dos pacotes de trabalho do projeto
e consolidam os resultados em um nível superior.
A estimativa de baixo para cima é desenvolvida após a
elaboração da estimativa de cima para baixo e é mais precisa
que essa.
A estimativa “de baixo para cima” é aplicada na fase de
planejamento, quando começa a elaboração da EAP, no
detalhamento de cada uma das atividades que fazem parte da
EAP.
Essa é a maneira mais precisa para estimar e é utilizada quando
é necessária uma estimativa definitiva.
A vantagem desse tipo de estimativa é que ela gera resultados
precisos. A precisão da estimativa de baixo para cima depende
do nível de detalhe que está sendo considerado.
A desvantagem desse tipo de estimativa é o alto custo de
produzir estimativa detalhada e o tempo para produzir a
estimativa é consideravelmente mais longo.
Portanto o melhor modo para aperfeiçoar as estimativas é não
estimar o projeto como um todo, mas sim estimar cada uma das
tarefas baseando-se em uma estrutura de analítica de projeto -
EAP.

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Estimativas por estágio de projeto

(Primeiro Estágio) De Cima para Baixo (Segundo Estágio) De Baixo para Cima
É mais precisa que uma estimativa de cima para baixo
As estimativas são menos precisas que as estimativas de baixo
Baseia –se nas Atividades detalhadas, as estimativas dos
para cima
envolvidos no projeto e consolida essas estimativas.
São elaboradas por
São elaboradas ao nível estimativas Sucessivas
São elaboradas ao nível São elaboradas ao nível de
de WBS e dos Recursos baseadas na duração
de Projeto Fase
alocados ou no trabalho de cada
atividade
Estimativa com ordem Fase 1: Plano detalhado Estimativa semanal
de magnitude Confirmação das necessidades À medida que o projeto
Prazo de 4 a 7 dias progride a incerteza irá se
Baseada em projetos reduzindo.
anteriores e na Fase 2: Utiliza as técnicas de
experiência acumulada Desenvolvimento e teste estimativa na EAP em
Grupo de teste concluído em 60 cada atividade.
Banco de dados da minutos; prazo de 5 a 11dias. Consolida as estimativas
organização de cada integrante da
Metodologias de Fase 3: equipe do projeto e
estimação adquiridas de Treinamento calcula a estimativa total
terceiros Usuária completa em 45 do projeto.
minutos; prazo de 4 a 5 dias.
Análise estatística
elaborada com base em
projetos anteriores Fase 4:
Entrada em operação
Oferece uma grande 90 % de adesão e com prazo de
variação nas estimativas 10 a 15 dias
finais

Tipos de estimativas em função da sua precisão

Quanto à precisão, podemos classificar as estimativas em classe
C, B, A, e do tipo encaixada.
A seguir passaremos a comentar cada um desses tipos de
estimativas:
A estimativa do tipo “classe C”, também chamada de estimativa
bruta, e é utilizada só em discussão preliminar de viabilidade,
tendo uma discrepância de precisão esperada de mais ou menos
50 por cento. Esse tipo de estimativa não deve ser utilizado para
se obter comprometimentos.
A estimativa do tipo “classe B”, também chamada de estimativa
preliminar, é baseada em pelo menos dois níveis de EAP, tendo
uma discrepância de precisão esperada de mais ou menos 25
por cento. Esse tipo de estimativas é normalmente desenvolvido
por Gerentes de Projeto ou por especialistas em um determinado
assunto.
A estimativa do tipo “classe A”, também chamada de estimativa
de comprometimento, é uma projeção detalhada de prazo e
custo para o próximo horizonte de planejamento, tendo uma
discrepância de precisão esperada de mais ou menos 10 por
cento. Nesse tipo de estimativa a equipe está envolvida em
estimativas e está disposta a se comprometer.
A estimativa encaixada de prazo não é na verdade uma
estimativa, mas somente uma proposta de prazo, de escopo ou
de uma estratégia de administração de recursos. Ela reflete a
realidade de projetos que devem ser concluídos dentro de um
prazo determinado.

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Estimativas por estágio de projeto

Três estimativas de prazo

Embora um projeto seja constituído de atividades nas quais se
tenha pouca ou nenhuma experiência prévia, a maioria dos
planejadores possui alguma experiência relevante, assim na
maioria dos casos é possível presumir o prazo provável que o
trabalho durar.
Além disso, as estimativas podem ser elaboradas a partir de
quanto tempo o trabalho levaria se coisas acontecerem melhor
que o esperado e, do mesmo modo, se coisas acontecerem pior
que o esperado. Estas estimativas são chamadas
respectivamente de otimistas e pessimistas.
Veja a definição que segue para o significado exato para
estimativa otimista e estimativa pessimista:
Prazo otimista – o prazo que poderia ser otimizado somente
uma vez em vinte vezes se a atividade pudesse ser concluída
repetida vezes sob as mesmas condições.
Prazo mais provável – o prazo modal da distribuição ou o valor
que é provável de acontecer, mais freqüente do que qualquer
outro valor.
Prazo pessimista – o prazo que excederia uma única vez em
vinte vezes se a atividade pudesse ser desempenhada
repetidamente sob das mesmas condições.
Estas três estimativas podem ser encaradas como aspectos
representativos de uma curva de distribuição normal que pode
ser traçada se o trabalho for desempenhado um número
suficiente de vezes.
Outra maneira de pensar nas estimativas é diz que elas
representam informações ou dados sobre o trabalho em questão.
De forma agregada talvez o cálculo da média da distribuição
poderá ser obtido.
Esta é a essência do sistema PERT, embora o que foi
apresentado é reconhecidamente uma apresentação
simplificada.
PERT (Program Evaluation and Review Technique): O termo
PERT às vezes é utilizado para se referir a um diagrama de rede.
Porém, realmente é o nome formal de uma técnica de calculo de
estimativa que utiliza uma média ponderada de três números
para gerar uma estimativa final.
Se você for solicitado a estimar um projeto ou uma atividade,
você deve começar com três estimativas:
A mais pessimista (P), caso de tudo dar errado,
A mais otimista (O), no caso de tudo dar certo e,
A mais provável (M), no caso de só ocorrer os problemas ou as
oportunidades normais.
Cálculo do PERT

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Estimativas por estágio de projeto

De modo a combinar as três estimativas para calcular o prazo

médio esperado para a atividade, uma formula foi inferida,
baseada em princípios da estatística.
A estimativa do prazo médio esperado para desempenhar uma
atividade é dado pela seguinte expressão:
(O + 4M + P)/6
Onde:
O = Estimativa de prazo otimista
M = Prazo mais provável
P = Prazo pessimista
Por exemplo, você estima a (M) duração mais provável de uma
atividade pode ser de 10 horas. Na melhor das hipóteses (se
tudo correr bem) poderá ser de 6 horas. Na pior das hipóteses
(se tudo der errado) poderá ser de 26 horas.
A estimativa do PERT é (6 + 4(10) + 26)/6. O resultado é 72/6 ou
12 horas.
Observe que o resultado foi deslocado um pouco mais para o
lado da estimativa pessimista, mas não demais, pois o resultado
ainda permanece fortemente ponderado em relação ao valor
mais provável.

O método Delphi de estimativa

Quando uma estimativa altamente confiável é exigida é
recomendado elaborar três estimativas independentes. Essas
estimativas devem combinar estimativa de baixo para cima com
estimativa de cima para baixo.
Devem ser feitas, se possível, duas estimativas de baixo para
cima e uma de cima para baixo de forma independente e
documentada. Os estimadores que fazem a estimativa de baixo
para cima devem se reunir após terem concluído as sua
estimativas, e reconciliar as discrepâncias (diferenças), criando
uma única estimativa documentada.
Então eles devem se reunir com o estimadores que elaborou a
estimativa de cima para baixo e comparar e reconciliar as
diferenças (ou as discrepâncias) novamente.
Um gerente de projeto é responsável por assegurar que as
estimativas e o processo seja documentado e que toda a
informação relevante disponível seja utilizada ele deve gerenciar
todo o processo.

Estimativas análogas
Estimativas análogas são uma forma de estimativa de cima para
baixo.

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Estimativas por estágio de projeto

Esse processo utiliza os custo atualizado de projetos

semelhantes concluídos anteriormente para predizer o custo do
projeto que está sendo estimado.
Assim, pode-se afirmar que existe uma analogia entre um projeto
e outro. Se o projeto que está sendo utilizado na analogia e o
projeto que está sendo estimado forem muito similares, as
estimativas poderão ser bastante precisas. Se os projetos não
forem muito similares então as estimativas poderão não ser
muito precisas.
Exemplo de estimativa análoga: Um novo software deve ser
desenvolvido. Os módulos que devem ser programados são
muito semelhantes aos módulos que já foram desenvolvidos em
outro projeto, mas exigem mais linhas de codificação. A
dificuldade do projeto é bastante similar ao projeto anterior. Se o
novo projeto é 30% maior que o anterior por analogia pode-se
inferir que o custo desse projeto será 30% superior do que o
custo do projeto anterior.

O que fazer quando alguém corta suas estimativas pela

metade?
A primeira coisa que o gerente deve fazer é saber a razão dessa
redução. Muitas decisões de redução são baseadas em num dos
seguintes mal entendidos:
Gerentes graduados freqüentemente falham em distinguir entre
uma estimativa e o preço. O preço é o valor monetário cobrado
por um produto ou serviço. (isso também vale para um projeto
interno aonde não há troca de dinheiro entre as partes). A
determinação do preço é uma decisão empresarial que é
relacionada a, mas é separada do desenvolvimento de uma
estimativa. Você, como gerente de projetos, tem a grande
responsabilidade de assegurar que suas estimativas sejam
precisas, de modo a facilitar a tomada de decisão de fixar o
preço.
O seu superior pode encarar a sua estimativa como algo a ser
negociado. Alguns administradores assumem que você
aumentou sua estimativa para criar espaço de negociação. Se a
premissa dos administradores for verdadeira, então o corte
proposto por eles é apropriado para eliminar a “gordura”. Se sua
estimativa é realmente uma estimativa (uma avaliação com base
em dados conhecidos), você deve ser capaz de demonstrar – de
modo claro e inequívoco – que o corte sugerido ou reduzirá a
qualidade ou aumentará a probabilidade de estourar o
orçamento.
Outros usarão a estimativa como um instrumento de motivação.
A maioria dos bons administradores entende que uma tarefa
muito difícil (aquela cuja meta é agressiva) pode servir como um
motivador da equipe de projeto. Mas mesmo bons
administradores as vezes esquecem que uma tarefa impossível
(onde a meta é tão agressiva que ela é claramente inatingível) de
ser cumprida é um grande elemento desmotivador.

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Estimativas por estágio de projeto

Autores
Sérgio Mylius da Silva é administrador de empresas. Realizou
estágios de aperfeiçoamento profissional em Gotemburgo na
Suécia e em Boston nos Estados Unidos. É palestrante
convidado de empresas, Instituições superiores de ensino e
pesquisa, congressos e eventos técnicos internacionais. Cursou
o Programa de Pós-Graduação em Administração da COPPEAD
da UFRJ. Atua como pesquisador, instrutor e consultor nas
seguintes especialidades: Planejamento e gerenciamento de
projetos, Metodologia de elaboração de propostas técnicas de
serviços profissionais para empresas e instituições
governamentais, Gestão da inovação em empresas e instituições
prestadoras de serviços: metodologia de desenvolvimento de
novos serviços. Processo de desenvolvimento de novas
oportunidades de negócio utilizando o conceito de
gerenciamento de grandes contas para empresas e instituições
prestadoras de serviços profissionais. Organização e
sistematização de fluxo de trabalho para a definição de novos
processos administrativos com vista à automatização das
atividades operacionais.
Helio Enir Marodin é Engenheiro Eletricista opção Eletrônica
pela UFRGS, e M. Sc. em Engenharia Industrial com ênfase em
Produção pela UFSC. Foi professor de Cálculo Numérico e de
Processamento de dados no curso de graduação de Engenharia
Mecânica da UFSC. Trabalhou como diretor do grupo
empresarial Marodin, atuando nas áreas industriais e comerciais
da organização por 23 anos. Nesse grupo empresarial, foi
responsável por projetos industriais, de desenvolvimento de
novos mercados, no Brasil e no exterior e de desenvolvimento de
novos produtos. Liderou a equipe de implantação da
informatização das empresas. Foi diretor de projetos especiais
da Ikro S.A. tendo sido responsável por projetos na área de
biotecnologia e contribuído em projetos de telecomunicações.
Atualmente trabalha nos setores de planejamento e
gerenciamento de projetos contribuindo na aplicação de
ferramentas de informatizadas no gerenciamento de projetos.
Também atua como administrador de projetos, consultor e
instrutor de MS Project.
A Mylius & Marodin - Gestão de Projetos desenvolve soluções
de administração de projetos que viabilizam a implementação no
prazo, dentro do orçamento, e alinhadas com exigências de
qualidade do cliente. A sua equipe de profissionais em Gestão de
Projetos trabalha sintonizada com o seu negócio, desde o
desenvolvimento do plano estratégico inicial, passando pelo
plano de negócio, até a implementação, o treinamento e apoio à
equipe de projetos. Mais informações sobre os serviços da
empresa poderão ser obtidas visitando o site
www.myliusemarodin.com.br.

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PSM Newsletter – PSM Consulting Services Vol 2 Number 14
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PSM Newsletter – PSM Consulting Services Vol 2 Number 14

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