PGQ 001

PROCEDIMENTO

Controle de Informação Documentada

Versão Aprovação Data

08 Comitê da Qualidade 01/11/2023

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1. OBJETIVO
Este documento define a sistemática de padronização, controle, distribuição e
arquivamento das Informações documentadas do Sistema de Gestão da Qualidade.

2. DEFINIÇÕES E SIGLAS
SGQ - Sistema de Gestão da Qualidade: informações documentadas que definem os
processos da qualidade através de procedimentos, manual e definições, que estabelecem
as atividades a serem desenvolvidas durante a execução dos processos.

Estrutura Organizacional – São as Unidades Organizacionais da Tecnisys responsáveis

pela execução de todas as atividades, seja administrativa, gerencial ou de qualidade. São
representadas pelas seguintes siglas:

ASPE – Assessoria de Projetos Especiais;

DICOM – Diretoria Comercial;

DITEC – Diretoria de Tecnologia;

DIGDA – Diretoria de Gestão de Dados;

GCCQ – Gerência de Compliance, Controle e Qualidade;

GDIN – Gerência de Desenvolvimento e Integração;

GEAF – Gerência Administrativa e Financeira;

GERH – Gerência de Recursos Humanos;

GTRC – Gerência de Transf. De Conhecimento;

GEID – Gerência de Integração de Dados;

GEXS – Gerência de Excelência de Software;

PRESI – Presidência

3. RESPONSABILIDADES
SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade.

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4. REFERÊNCIAS
NBR ISO 9000:2015 Sistemas de Gestão da Qualidade - Fundamentos e Vocabulários;
NBR ISO 9001:2015 Sistemas de Gestão da Qualidade – Requisitos.

5. DETALHAMENTO
5.1 Informação Documentada
Para controlar as informações documentadas e assegurar o planejamento, a operação, o
controle e a melhoria contínua de seus processos, a Tecnisys determinou como
informação documentada do Sistema de Gestão da Qualidade os seguintes registros e os
respectivos formulários que dão suporte a execução dos processos.

Documentos estratégicos: Política da Qualidade, Objetivos da Qualidade e Manual da

Qualidade.

Documentos Operacionais e de Gestão: Definições, Metodologias e Procedimentos;

Documentos que apresentam resultados obtidos e fornecem evidências de

atividades realizadas: Formulários, atas de reuniões, ofícios, relatórios, e-mails, etc.

5.1.1 Formatação de Informação documentada

Todos os procedimentos deverão ser formatados de acordo com:
a) Folha de Rosto:
A folha de rosto deverá conter:
a.1) Cabeçalho com o logotipo da Tecnisys em sua versão atual no canto superior
esquerdo e a sigla seguida do número do documento, quando o caso, no canto superior
direito.

Logomarca Tecnisys Sigla e n° do Documento

a.2) Título do Procedimento, centralizado na página, em fonte Arial tamanho 20 pt,

negrito, conforme exemplo abaixo:

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PROCEDIMENTO

Aquisição de Bens e Serviços

a.3) Rodapé, que deve conter os dados conforme o modelo abaixo:

Versão Aprovação Data

No modelo a.3, “Versão” se refere à versão atual do documento; a “Aprovação” faz

referência ao responsável pela aprovação e “Data” é aquela referente a publicação da
informação documentada.

b) Corpo do Procedimento
No corpo do procedimento, todas as páginas deverão ser numeradas. A fonte no conteúdo
dos procedimentos e instruções deverá preferencialmente ser Arial ou Liberation Sans,
tamanho 12.

Nota: Terão formatação livre, devendo, entretanto, conter o logotipo da Tecnisys no canto
superior esquerdo:
1. Manuais, exceto o Manual da Qualidade;
2. Tabelas;
3. Modelos;
4. Metodologias;
5. Listas e
6. Formulários.

No caso dos formulários referentes ao Sistema de Gestão da Qualidade, estes deverão

conter a sigla seguida da versão.

5.1.2 Itemização
Todos itens abaixo são obrigatórios:

1. OBJETIVO
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A finalidade do documento.

2. DEFINIÇÕES E SIGLAS
Deverá indicar claramente os conceitos, abreviaturas e siglas de difícil
compreensão para facilitar o entendimento do texto.

3. RESPONSABILIDADES
Deverá indicar o processo responsável pela informação documentada.

4. REFERÊNCIAS
Deverá indicar expressamente os documentos, normas, regulamentos, legislações
os quais fazem referência à sua elaboração.

5. DETALHAMENTO
Deverá relatar as atividades executadas do processo.

6. FORMULÁRIOS UTILIZADOS
Deverá indicar os formulários usados nesse processo.

5.1.3 Codificação
a) Procedimentos
Os procedimentos são codificados de acordo com os processos conforme tabela abaixo:
Processo Sigla
Administrativo PAD
Comercial PCO
Consultoria e Suporte PCS
Financeiro PFI
Gerenciamento de Qualidade e Teste de Software PQT
Gestão da Qualidade PGQ
Infraestrutura PIN
Recursos Humanos PRH
Suporte Remoto PSR
Transferência de Conhecimento PTC
Gerência de Canais PCA

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A numeração dos procedimentos será sequencial. Exemplo: PCO 001, PCO 002. [...]

b) Codificação dos Documentos de Definição

Os Documentos de Definição são codificados de acordo com o assunto que trata a

definição, conforme tabela abaixo:

Definição Sigla
Cargos e Competências DCC
Indicadores e Metas DIM
Política de Segurança DPS

c) Codificação dos Formulários

Os formulários são codificados de acordo com a tabela abaixo:

Processo Sigla
Administrativo FAD
Comercial FCO
Consultoria e Suporte FCS
Financeiro FFI
Gerenciamento de Qualidade e Teste de Software FQT
Gestão da Qualidade FGQ
Infraestrutura FIN
Recursos Humanos FRH
Suporte Remoto FSR
Transferência de Conhecimento FTC
Gerência de Canais PCA

A numeração é sequencial seguida do título. Exemplo: FCO 001 Roteiro de Elaboração de

Proposta; FCO 002 Controle de Proposta.

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Os formulários poderão, ocasionalmente, apresentar cores divergentes das cores padrão
por causa de diferenças na calibragem ou resolução das impressoras.

5.1.4. Registros

Registros são as informações documentadas que evidenciam a realização de uma

atividade. Podem ser, e-mails, atas de reuniões, relatórios, ofícios, formulários, planos;

gabaritos (templates) preenchidos ou qualquer outro documento relacionado aos

procedimentos.

Todos os registros emitidos pela Tecnisys devem obedecer as regras e padrões definidos
nos manuais e metodologias de padronização, disponibilizados no Alfresco na pasta
“Manuais e Metodologias de Padronização”.

5.1.5. Elaboração de Informação Documentada

A iniciativa de elaboração de qualquer informação documentada da qualidade, seja
procedimento, documentos de definição ou formulário, poderá ser de qualquer
colaborador, cabendo ao responsável pelo processo a validação e apresentação ao
comitê da qualidade.

Para ser aplicável, o texto do documento deverá:

1. Assegurar que o processo descrito seja seguro;
2. Ser simples, claro e objetivo; e
3. Conter todas as informações essenciais do processo (consistência).

Auditorias poderão recomendar, por meio de Registro de Ação, a elaboração de

documentos para corrigir discrepâncias e obter melhorias nos processos.

Qualquer sugestão de criação e/ou alteração em informações documentadas da

qualidade deverão obedecer a seguinte sistemática:

• Abertura do Registro de Ação;

• Validação do responsável pelo processo;
• Apresentação ao Comitê da Qualidade;
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• Aprovação do Comitê; e
• Publicação.

O Comitê da Qualidade poderá também atuar como elaborador e/ou responsável da

condução de todos o processo de elaboração.

5.1.6. Verificação
O Comitê da Qualidade deverá verificar a ambiguidade, a consistência e a formatação do
documento, em função dos processos já normatizados.

O Comitê da Qualidade é responsável pela codificação, controle de versão da informação

documentada e atualização do FGQ 009 Controle de Versão de Informação
Documentada.

Todos os documentos da qualidade deverão conter o número de versão identificado no

próprio documento, a partir do número 01 para a primeira versão.

5.1.7. Aprovação
É de competência exclusiva do Comitê da Qualidade aprovar as informações
documentadas do Sistema de Gestão da Qualidade.

5.1.8. Implementação
Seja na implementação inicial, ou quando da alteração de versão das informações
documentas, a mesma sistemática de implementação deverá ser seguida.

Todos os gestores receberão comunicado sobre a disponibilização das informações

documentadas da qualidade e darão conhecimento aos seus colaboradores. Compete ao
comitê da qualidade treinar os gestores na versão atual das informações documentadas.

Os gestores, ou na sua impossibilidade um profissional por eles designado, desde que

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formalizados previamente junto ao comitê da qualidade, devem manter seus colaboradores

capacitados nas versões atuais dos procedimentos pertinentes ao seu processo e nas
alterações de outros processos que envolvam ou impactam na execução

de suas atividades, dando ciência através do FTC 002 Lista de Frequência, que deverá
ser arquivado na GERH em até 15 (quinze) dias após a realização do treinamento.

5.1.9. Alteração
A iniciativa de sugestão de alteração de qualquer informação documentada da qualidade
conforme item 5.1.5 é de qualquer colaborador, ao ser identificada uma necessidade de
corrigir um desvio ou de melhoria no processo.

A nova versão requer a mesma rotina estabelecida para informações documentadas

elaboradas, a partir da etapa de verificação, conforme item 5.1.6.

O Comitê da Qualidade inclui os originais das informações documentadas substituídos

(obsoletas) em meio digital, armazenados na pasta identificada como “OBSOLETOS”.

5.1.10. Reaprovação
Para as informações documentadas que após a análise crítica permanecerem sem
alteração, será mantida a sua versão.

5.1.11. Arquivamento de Informação Documentada

As informações documentadas da Qualidade originais são arquivados em pasta digital.
Haverá pasta física com todas as informações documentadas impressas em sua versão
atual do Sistema de Gestão da Qualidade no Comitê da Qualidade.

O diretório contendo as informações documentadas da Qualidade, deverá ter sua

preservação garantida por cópia de segurança (backup).

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5.1.12. Controle de Informação Documentada Externa

A atualização das normas, leis, decretos, resoluções, pareceres e portarias aplicáveis aos
processos é de responsabilidade do Gestor e/ou profissional por ele designado. Deve o
Gestor zelar pela atualização, manutenção e controle dos documentos da sua respectiva
Unidade Organizacional.

É imprescindível que as informações documentadas externas sejam registrados no

formulário FGQ 001 Controle de Informação Documentada Externa.

5.2 Definições
5.2.1 Armazenamento
São regras para o armazenamento de informação documentada:
• As informações documentadas deverão ser mantidos em arquivos que os
preservem contra danos, deterioração ou extravio.
• Informações documentadas armazenadas em papel deverão estar contidos em
pastas identificadas para permitir a imediata recuperação.
• informações documentadas em meio digital deverão ser protegidos pela adoção de
boas práticas (DPS Definição da Política de Segurança) e pela realização periódica
e frequente de backups.

5.2.3 Proteção
Eletrônica.

5.2.4 Recuperação
Livre ou Restrita.

5.2.5 Tempo de Retenção

O Tempo de retenção é estabelecido pelo responsável pelo Processo, conforme a
importância do registro. O tempo de retenção deverá ser registrado no FGQ 002 Controle
de Informação Documentada.

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Após o tempo de retenção definido os registros poderão ser descartados pelas Unidades
Organizacionais responsáveis.

5.2.6 Disposição
Descarte ou deleção.

5.2.7 Trâmite
A responsabilidade em dar andamento as atividades estão definidas em cada
procedimento. Em casos cujo responsável esteja ausente ou impedido de dar andamento
as atividades, fica o seu superior imediato designado a dar seguimento ao processo.

6. FORMULÁRIOS UTILIZADOS
FGQ 001 Controle de Informação Documentada Externa;
FGQ 002 Controle de Informação Documentada; e
FGQ 009 Controle de Versão de Informação Documentada.

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