1 Instrução de Trabalho

Como manter o Livro Eletrônico “Pharma Connection” organizado.

Abrangência
Esta instrução de trabalho se aplica a todos(as) os farmacêuticos(as) da RD.

Objetivo
Orientar sobre os procedimentos que devem ser feitos diariamente e mensalmente para
manter o seu Livro Eletrônico “Pharma Connection” organizado e como identificar a causa de
uma divergência após a batida de armário.

ATENÇÃO
Qualquer divergência entre o estoque físico x Pharma Connection dos medicamentos
controlados a responsabilidade é do Farmacêutico!

PARTE 1 – CONFERÊNCIAS OBRIGATÓRIAS DOS PROCESSOS FARMACÊUTICOS.

Ter uma rotina de trabalho organizada é fundamental para aumentar a produtividade
das atividades farmacêuticas, garantindo a qualidade dos procedimentos.

Com isso é imprescindível que realize as conferências destacadas abaixo referente aos
medicamentos controlados.

Conferências Diárias (obrigatórias):

Notas Fiscais de Entrada
1. Conferência dos Medicamentos Controlados no EPC (Entrada de Produtos
Controlados):

Realizar a conferência do recebimento dos medicamentos controlados de forma

organizada e com atenção no EPC, certificando que as quantidades e lotes dos medicamentos
estão de acordo com a Nota Fiscal recebida.

No caso de divergências, abrir chamado para o departamento responsável que é a

Logística (CD) através do ServiceNow, segue caminho abaixo:

Serviços –> Logística –> Divergência de Saldo no Recebimento Controlado /Antibiótico –> Falta
ou Sobra.

Após realizar a conferência deverá exportar a Nota Fiscal no EPC (Entrada Produtos
Controlados) com a data de emissão da Nota Fiscal.

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2. Verificar se a Nota Fiscal exportada no EPC migrou para o Pharma Connection.

Após exportar a Nota Fiscal no EPC, deve-se verificar se a mesma migrou para o
Pharma Connection ou está em eventos.

No Pharma Connection ir em: Movimentações, NF de Entrada e clicar na aba Notas Fiscal.

Digitar o nº da NF
que deseja verificar

O que são eventos em Nota Fiscal de Entrada?

São erros que impedem que a Nota Fiscal migre para o Pharma Connection, onde significa que
esta NF precisa ser exportada novamente.
Abaixo segue os possíveis erros que acontecem os eventos:
- Registro MS xxxxx não está disponível para consulta: Significa que esse registro de MS não
está cadastrado no Pharma Connection, onde precisa ser analisado e cadastrado para essa NF
entrar no seu Pharma Connection.

- Campo “Número do Lote” precisa conter ao menos “3” caracteres: significa que a NF de
entrada ou NF de devolução/desistência foi digitada um lote menor que 3 caracteres
impossibilitando essa NF entrar no seu Pharma Connection.

Caso verifique que a Nota Fiscal está na aba “Eventos” em NF de Entrada, abrir
chamado via ServiceNow para a Consultoria Farmacêutica analisar o problema e/ou regerar
a NF:

Serviços -> OPF -> Núcleo de Operações Farmacêuticas -> Pharma connection -> Motivo da
solicitação: NF de Entrada.

Vendas (Escriturações)
1. Conferência Diária das Escriturações

Temos que garantir que tudo que foi registrado no PDV também esteja escriturado no
Pharma Connection, com isso é obrigatório conferir as receitas físicas e os medicamentos com
o relatório impresso no PDV ou com o relatório de controlados extraído no Supervisão de
Vendas.

Após essa conferência, acessar o Pharma Connection e realizar a conferência de todos

os dados das receitas no fluxo atual e fazer os ajustes necessários das receitas na pré-venda.

O que é uma Pré-venda?

Pré-venda é uma venda que apresenta registro(s) de venda preenchido(s) parcialmente e que
precisa ser realizados os ajustes necessários para ser corretamente escriturada.

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O não ajuste necessário na pré-venda ocasiona divergência de saldo dos medicamentos

controlados, ficando passíveis de autuações em casos de fiscalizações.

As receitas de compre e retire normalmente vão para a pré-venda ou nem entram no

sistema, portanto precisamos garantir que ela não passe despercebida, garantindo sua correta
escrituração.

Abaixo segue o fluxo da conferência diária a ser realizada:

Lembrando também que na aba do “Fluxo Atual” deve-se realizar uma marcação no
próprio sistema quando a receita for conferida, dessa forma garantimos que todas as receitas
dispensadas foram integradas ao sistema, evitando possíveis divergências.

Na aba “Fluxo Atual”, clique sobre o nome do medicamento para realizar a conferência
da receita.

Confirme os dados da receita, comprador e medicamento, em seguida clique em

“Conferido”.

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- Nos casos de ausência de escrituração de cupom abrir chamado seguindo o caminho:

Serviços – OPF – Núcleo de Operações Farmacêuticas – Dúvidas de Dispensação e

Legislação - Medicamentos Controlados/Farmácia Popular – Motivo: Medicamento
Controlado.

- Nos casos de cupom duplicado abrir chamado seguindo o caminho:

Serviços -> OPF -> Núcleo de Operações Farmacêuticas -> Pharma connection -> Motivo:
Vendas no Fluxo Atual.

Conferências Mensais (Obrigatórias)

Notas Fiscais de Saída (Logística Reversa – próprio e impróprio)
1. Verificar se a Nota Fiscal de Saída entrou no Pharma Connection.

Temos que garantir que tudo que foi lançada na Nota Fiscal (próprio/impróprio) realizada
no TC Mais Logística esteja lançada corretamente no seu Pharma Connection comprovando a
saída correta do medicamento.

Após realizar uma NF de Saída (próprio/impróprio/recall) no TC Mais Logística, acessar o

Pharma Connection e verifique se os produtos e quantidades estão de acordo com a Nota Fiscal
física.

Para isso, ir em Movimentações - NF de Saída, adicione o número da nota no filtro e

verifique se os produtos e quantidades estão de acordo com a NF física.

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Caso possua alguma divergência, verifique se possuem “Eventos” e realize sua correção.

O que são Eventos em Nota Fiscal de Saída?

São erros que impedem que o determinado produto não entre corretamente no Pharma
Connection.
Estes erros são provenientes de quantidade, lote, registro de MS que foram digitados no TC
Mais Logística no momento de emissão da Nota Fiscal de próprio/impróprio está diferente do
saldo disponível no seu Pharma Connection, onde devem ser corrigidos para evitar divergências
de saldo.

Saldo de medicamentos físico x Pharma Connection

1. Conferência de armário dos medicamentos controlados

Realizar a conferência mensalmente de saldo dos medicamentos controlados e realizar

o lançamento do Termo de Conferência Mensal no TC Mais Logística reportando se há
divergências ou não.

PARTE 2 – COMO ENCONTRAR UMA POSSÍVEL DIVERGÊNCIA

Nesta parte abordaremos os possíveis direcionamentos para lhe auxiliar na procura da

divergência, sendo ela sobra e/ou falta que foi identificada na conferência mensal dos
medicamentos controlados entre o Físico x Livro Eletrônico “Pharma Connection”.

Uma divergência pode ser proveniente de algum procedimento não realizado

conforme o passo a passo informado na Parte 1.

Antes de começarmos, vamos padronizar o conceito de FALTA ou SOBRA quando

relacionado ao estoque físico:

O que é uma SOBRA? O que é uma FALTA?

Sobra significa que eu tenho um
medicamento, onde no meu armário
físico está com uma quantidade à
mais do que o meu livro eletrônico
“Pharma Connection”.
Falta significa que eu tenho um
medicamento, onde no meu armário
físico está com uma quantidade a
menos do que o meu livro eletrônico
“Pharma Connection”.

Exemplo:
O medicamento Lexapro 10mg 28’s
tenho 5 caixas no meu estoque
físico, porém no Pharma Connection
eu tenho 4 cxs. Dessa forma está
sobrando 1 caixa no meu armário
físico.
Exemplo:
O medicamento Stilnox 10mg 20’s
tenho 10 caixas no meu estoque
físico, porém no Pharma Connection
eu tenho 11 caixas. Dessa forma está
faltando 1 caixa no meu armário
físico.

tExem
Para identificar o motivo que ocasionou esta divergência entre o seu armário
Exemplo
físico x livro eletrônico (Pharma Connection), deve-se observar os principais pontos:

• Se ela é uma falta ou uma sobra no seu Pharma Connection.

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• Tempo que esta divergência está sendo destacada na conferência de armário.

O que pode gerar uma SOBRA no estoque físico dos medicamentos controlados?

- Divergência na mercadoria recebida da Logística (Centro de Distribuição da RD) e ou fornecedor

externo (Panpharma/Santa Cruz);

- Cupom duplicado no Fluxo atual das Vendas no Pharma Connection;

- Ausência de NF de Entrada no Pharma Connection;

- Eventos em NF de Entrada que não foram corrigidos no Pharma Connection;

- Nota fiscal de devolução/desistência que não entraram no Pharma Connection;

- Inclusão indevida realizada de forma manual em NF de Entrada no Pharma Connection.

O que pode gerar uma FALTA no estoque físico dos medicamentos controlados?

- Ausência de escrituração de venda no Pharma Connection;

- Ausência de escrituração de venda do Compre e Retire no Pharma Connection;

- Pré-Venda que não foi ajustada no Pharma Connection;

- Ausência de NF de Saída no Pharma Connection;

- Ausência de correção dos eventos em NF de Saída no Pharma Connection;

- Lançamento de perda indevida no Pharma Connection.

Ferramentas para auxiliar na procura das divergências:

Para auxiliar sua busca, no Pharma Connection também é possível identificar as

movimentações (entradas e saídas) dos produtos no Pharma Connection.

No canto esquerdo da tela do Pharma Connection, tem um campo de busca, no qual é

só adicionar o código interno do produto e colocar em Localizar.

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Obs.: “Aquisição” refere-se a alguma entrada do produto e “Venda” a alguma saída do

produto.

Vendas

Como identificar se possuo divergência em vendas:

1. Verificar se possui “Pré-Venda” para escrituração -> nesse caso realizar o ajuste da pré-
venda que a mesma irá migrar para o Fluxo Atual.

2. Verificar se houve escrituração duplicada de uma venda -> nesse caso você irá descobrir
após realizar todas as conferências das receitas do Fluxo Atual e ajuste das pré-vendas, e caso
identifique uma venda duplicada e abra chamado para correção.

3. Verificar se houve ausência de escrituração das vendas do Compre e Retire -> as vendas do
compre e retire precisam ter um controle maior, mas se ficou na dúvida se teve a saída do
medicamento pelo compre e retire, você pode verificar no relatório de Supervisão de Vendas,
no TC Gerência, selecionar a data e gerar o documento em PDF, conforme abaixo:

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PDV 99 são relacionadas as

vendas do compre e retire

4. Verificar se houve ausência de escrituração de uma venda -> nesse caso no TC Gerência,
você consegue através do Relatório Controlados, identificar quais as vendas dos últimos 30
dias.

No TC Mais Gerência temos a opção de realizar a pesquisa de todos os medicamentos

controlados que saíram dentro do período de 30 dias com o Relatório de Controlados.

Para acessar este relatório, deverá acessar o TC + Gerência (pelo computador da

Gerência, através do Navegador Google Chrome). Entrar com o login e senha da farmácia e
seguir os passos abaixo:

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Selecionar o período para realizar a pesquisa, no qual irá estar disponível todas as
vendas dos medicamentos controlados desse período. Para facilitar a busca pelo código
interno

NOTA: Neste relatório não temos as vendas relacionadas ao Compre e Retire.

Para auxiliar na busca pode utilizar o atalho de pesquisa (CTRL + F) e adicionar o código
interno do produto.

Utilizando as ferramentas acima destacadas é necessário sempre confrontar com as

movimentações do Pharma Connection, assim irá conseguir identificar se teve alguma venda
do produto que não integrou no Livro Eletrônico.

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NF de impróprio

É possível também confrontar por período as NF de impróprio emitidas no TC Mais

Logística com o Pharma Connection (em NF de Saída) para verificar se não possui alguma
ausência de NF de impróprio no Pharma Connection.

Para conseguir visualizar por período as NF de impróprio emitidas no TC Mais Logística ir em:

Logística -> Consultas -> Monitorar Pré NF Impróprio.

Lembre-se:
O profissional Farmacêutico é responsável por garantir corretamente os processos
sanitários perante às legislações vigentes e manter o Livro Eletrônico Pharma
Connection organizado!

É de extrema importância realizar todos os procedimentos corretamente afim de

evitar divergência no saldo dos medicamentos controlados e transtornos com a
Vigilância Sanitária Local.

OBRIGADA!
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2024

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