AS FUNÇÕES NAS EMPRESAS

As Funções principais

Já mencionamos que Fayol enumerou quatro grandes funções exercidas nas empresas:
produção, comercialização, finanças e administração. Ao montarmos uma estrutura
organizacional, precisamos saber como essas funções costumam se desdobrar. Temos ainda
as atividades exclusivas de direção como planejamento estratégico e o relacionamento com
as autoridades públicas de alto nível. O levantamento das atividades executadas na
empresa, ou a identificação das que deveriam ser, será facilitado se soubermos de antemão
o que costuma ser feito nas empresas. Damos a seguir um desdobramento das quatro
grandes funções, a título exemplificativo, uma vez que é impossível enumerar de forma
completa tudo o que as empresas executam. Nas relações que se seguem, não estamos
tratando de estruturas organizacionais. Assim, uma atividade característica de uma função
pode, na estrutura organizacional, ficar subordinada de forma diferente daquela que está
aqui relacionada. Por exemplo, a atividade de auditoria costuma ser relacionada na função
financeira, por ser mais ligada a ela, embora fiscalize todas as áreas, mas na estrutura, para
preservar sua independência de fiscalização, ela poderá não estar na diretoria financeira. A
atividade de engenharia do produto é uma atividade de produção, mas, às vezes fica
subordinada à área de marketing na organização, por ter de adaptar os produtos às
necessidades dos clientes. Na realidade, ela é o elo entre duas áreas.

A produção

A produção refere-se às atividades vinculadas à transformação dos insumos nos

produtos que a empresa oferece aos clientes.
Quadro 6.2
SUBFUNÇÕES DA PRODUÇÃO
Engenharia do Produto – Engenharia de processo – Engenharia de produção – Engenharia
de fábrica -- Fabricação

Na engenharia do produto, temos a pesquisa aplicada; o desenvolvimento de

novos produtos; o projeto, desenho e especificações dos produtos, bem como o seu
arquivamento; o controle de qualidade. A pesquisa e o desenvolvimento dos novos
produtos ten de ser feitos visando ao atendimento das necessidades existentes dos clientes
atuais e potenciais. O projeto, o desenho e as especificações são feitos com vistas a essas
necessidades, mas já considerando a engenharia de processo. O controle de qualidade é
executado ao longo de todo o processo de fabricação e não só no final.
A engenharia do produto responde à pergunta: o que fazer? Que deve ser respondida
em perfeita sintonia com a área de marketing.
Na engenharia de processo, temos as definições, os desenhos e as especificações
dos processos de fabricação; as rotinas e os tempos de fabricação; o orçamento de novos
produtos; a operação do ferramental. A engenharia de processo responde à pergunta: como
fazer? Para isso, começa definindo a melhor maneira de fabricar cada peça de cada produto.
Quando necessário, são feitos desenhos mostrando os processos de fabricação. Na
especificação dos processos, são determinadas as máquinas a serem usadas, as ferramentas
e os detalhes de fabricação. Nas rotinas e tempos de fabricação, são especificadas as
velocidades das máquinas, os avanços e passos das ferramentas e os tempos previsto para a
fabricação de cada unidade do produto. Cabe à engenharia de processo fazer a estimativa
dos custos de produção para os produtos que nunca tenham sido fabricados. Os que já o
foram têm seus custos apropriados pela contabilidade e podem ser estimados com base em
experiências anteriores. Cabe também à engenharia de processo operar o ferramental, isto é,
o conjunto de máquinas e ferramentas que produzem as matrizes, os dispositivos de fixação
de peças, os dispositivos para alimentar os produtos nas máquinas e outros que visem a
melhorar a produtividade da empresa na fabricação.
A engenharia de produção responde à pergunta: Quando fazer? Cabe à engenharia
de produção estabelecer o programa de produção e controlar sua execução. Para isso, ela
tem que se incumbir do controle de estoques (matérias-primas, material em processamento
e produtos acabados), bem como administrar a armazenagem e o transporte interno desses
materiais. Cabe também à engenharia de produção, no caso da produção em lotes,
determinar o lote econômico em função das vendas, dos custos financeiros dos estoques e
do custo do set-up da fabricação, isto é, o custo de preparação das máquinas para mudar o
produto a ser fabricado. Inclui ainda a expedição de produtos acabados, conforme os
pedidos recebidos.
A engenharia de fábrica compreende a manutenção e operação dos serviços fabris.
Cabe a ela a operação e manutenção das redes industrias de ar comprimido, energia elétrica,
telefone, transmissão de dados, água, gás, esgotos, proteção contra incêndio, vapor e óleo
comprimido para os cilindros hidráulicos. A manutenção inclui prédios, as instalações e os
equipamentos. Em qualquer caso, ela pode ser corretiva, preventiva ou preditiva. A
engenharia de fábrica é responsável por manter a fábrica e tudo o que ela contem em bom
estado de funcionamento para permitir uma fabricação eficiente.
A fabricação é responsável por fazer acontecer os produto, isto é, fabricar. Incube
ao responsável pela fabricação designar quem faz e supervisionar a execução. Ela recebe os
inputs das outras subfunções de produção e faz o produto. A fabricação geralmente inclui a
montagem e o acabamento.

A comercialização

A comercialização, como função, envolve o suprimento e o marketing. Marketing

refere-se ao conjunto de atividades que tem por fim consumar as relações de troca entre
duas ou mais partes interessadas, sendo que cada parte tem algo de valor a oferecer como
bens, serviços, moeda e credito e cada parte deve ter capacidade de comunicação.
Suprimento compreende as atividades relacionadas à obtenção do que a empresa precisa
para executar suas atividades.
Suprimento também envolve atividades e marketing, mas no sentido inverso; a
empresa oferece valores monetários para obter bens e serviços de que necessita. As
atividades de marketing envolvem seis grupos, como mostrado no Quadro 6.3 e definidos a
seguir:
Quadro 6.3
SUBFUNÇÕES DE MARKETING
a. Análise do mercado b. Adaptação do produto c. Divulgação e promoção d. Efetivação
das vendas e. Distribuição f. Avaliação
 A análise do mercado compreende pesquisas de mercado para quantificar a
demanda para os vários níveis de preços, formas os cadastros de clientes atuais e potencias,
montar esquemas para o envio de mala-direta, estudar os competidores, estudar tendência e
potencialidade do mercado e demais atividades afins.
A adaptação do produto envolve as modificações, pela engenharia do produto, em
função das necessidades e desejos dos clientes, o estudo e a elaboração das embalagens e a
assistência técnica aos clientes. Essa é uma área forte de interface de marketing com a
produção.
A divulgação envolve a publicidade e propaganda, a promoção e o merchandising.
Os dois primeiros destinam-se a tornar o produto conhecido pelo público e dois últimos,
fortemente ligados à venda, a facilitar a compra pelos clientes, inclusive a colocação dos
produtos nas prateleiras dos principais distribuidores. Inclui ainda as relações publicas com
meios de comunicação.
A venda é o fechamento do negócio, isto é, a troca do produto por outro valor
oferecido pelo cliente e inclui também as campanhas de vendas, a formação e a manutenção
de uma equipe de vendas competente, bem selecionada, treinada, integrada e motivada, os
planos de remuneração dos vendedores, o credenciamento e o descredenciamento de
representantes e demais atividades afins; bem como os contatos e visitas a clientes atuais e
potenciais. O resultado da empresa dependerá, em grande parte, da eficiência e eficácia
com que são exercidas estas atividades.
A distribuição envolve a escolha dos canais de distribuição, o planejamento da
distribuição, e quando for o caso, a distribuição física, que inclui a expedição, o transporte e
a entrega do produto ao cliente ou ao distribuidor. A expedição, em termos da estrutura
organizacional, pode estar na área de produção, mas faz interface com a área comercial.
A avaliação envolve uma medida do desempenho de todas as atividades anteriores e
a correção necessária para que sejam efetuadas da melhor forma possível.
Note-se que estamos fazendo uma análise conceitual das atividades e não as
estudando sob o prisma de uma estrutura organizacional. Na estrutura, temos que dar mais
realce às atividades de operações de vendas.
As atividades de suprimentos envolvem as atividades de formação dos cadastro de
fornecedores, coleta de preços, negociação e concorrências.

Finanças

São incluídas na função finanças, como mostrado no quadro 6.4 todas as atividades,
de planejamento, de controle e de execução que dizem respeito às transações com valores
monetários, incluindo seu registro e fiscalização.
Quadro 6.4
SUBFUNÇÕES DE FINANÇAS
Tesouraria --- Controladoria --- Orçamento --- Auditoria

As atividades de tesouraria referem-se ao planejamento, execução e controle de

pagamentos e recebimentos, como cobrança, faturamento, relacionamento com bancos,
aplicações financeiras, empréstimos, descontos de duplicatas, montagem do fluxo de caixa,
liberação de pagamentos, controle de fundos e demais atividades afins. Inclui ainda o
estudo de necessidades de capital e, junto com a controladoria e o planejamento geral, os
estudos sobre a rentabilidade dos investimentos. A tesouraria abrange ainda as atividades
ligadas ao câmbio quando a empresa atua em operações internacionais.
As atividades de controladoria referem-se aos registros dos valores monetários
conforme as regras usuais, e sua consolidação nos demonstrativos financeiros. Incluem a
contabilidade mercantil, a contabilidade fiscal e a de custos. Abrangem a interpretação da
legislação fiscal, o planejamento fiscal, a elaboração da declaração do imposto de renda, a
escrituração dos livros contábeis, a elaboração dos demonstrativos financeiros: balancetes,
balanço patrimonial, demonstração do resultado, demonstração de origem e aplicação de
recursos, demonstração da variação do patrimônio e demais atividades afins. Junto com o
planejamento geral e a tesouraria, faz os estudos de viabilidade econômico-financeira dos
investimentos.
As atividades de orçamentos são as que dizem respeito às estimativas de receitas e
despesas para determinado período. Incluem o orçamento das operações e orçamento de
capital. Os orçamentos normalmente são feitos em regime de competência e não de caixa.
Por isso, alguns incluem a montagem do fluxo de caixa nas atividades orçamentárias.
A auditoria compreende as atividades de fiscalização, conforme vimos, e abrange
todas as áreas não apenas a financeira. No entanto, é geralmente incluída entre as atividades
da função financeira porque a maior parte das fiscalizações é feita sobre atividades dessa
área. Alem disso, para preservar sua independência, pode estar, na estrutura de organização,
fora da diretoria financeira.

Administração

Estamos usando aqui a palavra administração no sentido mais restrito, isto é,

daquelas atividades que não estão enquadradas nas três primeiras funções e não no sentido
de gerenciar. Podemos, em geral, grupá-las em quatro subfunçoes, como mostrado no
Quadro 6.5.
Quadro 6.5
SUBFUNÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO
Recursos humanos --- Sistemas --- Serviços jurídicos --- Serviços de apoio

As atividades de recursos humanos envolvem o recrutamento, a seleção, a

admissão e integração do pessoal; treinamento e desenvolvimento; a administração dos
cargos, salários e benefícios; os cadastros, registros e estatísticas de pessoal; a execução da
folha de pagamento e medidas para a segurança no trabalho; planejamento dos recurso
humanos, que envolve a avaliação do desempenho e do potencial, o planejamento de
carreiras e a elaboração do plano de recursos humanos.
As atividades de sistemas estão cada vez mais ligas à informatização. Envolvem
toda a informática: a transmissão de dados e informações, bem como estudos de
organização para subsidiar as decisões das chefias sobre esta função gerencial e estudos
para simplificar as rotinas e melhorar os procedimentos.
Os serviços jurídicos envolvem todas as atividades jurídicas visando à defesa dos
interesses da empresa. As atividades relacionadas ao direito trabalhista são exercidas em
coordenação com as de recursos humanos; as relacionadas ao direito tributário em
coordenação com as atividades contábeis; as relacionadas ao direito societário em
coordenação com as de direção; as relacionadas ao direito comercial em coordenação com
marketing. Na pratica, todas as áreas necessitam de serviços jurídicos. Indicamos apenas as
mais freqüentes.
Os serviços de apoio são os que visam a facilitar a execução das demais atividades
e não estão enquadrados em nenhuma dos casos anteriores, tais como: serviços de portaria e
vigilância; serviços de limpeza e conservação; administração de restaurantes para os
empregados; segurança patrimonial; operação da mesa telefônica; controle ou operação da
reprodução de documentos por meio de impressora e xerox; manutenção de máquinas e
equipamentos de escritório; transporte do pessoal para o trabalho; armazenagem do
material de limpeza e outras correlatas. Algumas dessas atividades podem aparecer na
estrutura organizacional por serem terceirizadas. No entanto, alguém na empresa terá que
exercer uma supervisão dos que foram contratados para executá-la.