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Logística

Planilhas eletrônicas para confronto das

informações do sistema
A utilização de sistemas ou softwares específicos com a finalidade de controlar
e confrontar informações é uma prática rotineira nas organizações. Na atividade
logística, temos sistemas que nos geram informações diariamente para um maior
controle e tomada de decisão. Como exemplo de softwares para uso logístico
podemos citar: o sistema MRP (que planeja a requisição de materiais para a
produção, definindo o quê?, quanto?, quando? e como? será produzido), o
sistema WMS (que é um software de administração de armazéns), o sistema TMS
(que é um software de gerenciamento de transporte) e o sistema de ERP (que é um
software de gestão empresarial), que interliga todos os outros. Além disso, temos
exemplos de outros sistemas que também podem ser implementados em um
ambiente empresarial (software financeiro, de marketing, de vendas, jurídico etc.).

Embora os sistemas que foram citados sejam muito úteis para o controle de
determinados processos e atividades, ainda assim se faz necessário o uso de
ferramentas de apoio, como, por exemplo, as planilhas eletrônicas, que são
frequentemente utilizadas por colaboradores e gestores para verificar e confrontar
dados e informações geradas por softwares específicos como esses que foram
listados anteriormente.

Planilha eletrônica
As planilhas eletrônicas rotineiramente são utilizadas como ferramentas de
apoio para controlar dados e informações gerenciais. Podemos armazenar
incontáveis informações em uma planilha e criar um banco de dados com

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informações relevantes que podem ser acessadas pelos colaboradores e gestores.

Embora as planilhas eletrônicas superem o controle manual de informações

que era utilizado antigamente (documentos/planilhas em papel), elas ainda geram
algumas dúvidas quanto à confiabilidade e à integridade destas informações
armazenadas. Muitos dos dados e informações que são abastecidas e controlados
acabam se perdendo com o tempo ou sendo corrompidos, pois são manuseados por
diferentes funcionários e sem o devido controle (auditoria). Além disso, os dados
podem acabar sendo distorcidos em decorrência da falta de atualização ou do
formato de arquivo que não é suportado.

Outra questão sobre a qual devemos ter ciência é que planilhas eletrônicas não
podem ser comparadas com um “sistema de informação”. Até é possível estruturar
fórmulas e macros (fórmulas de autocomandos – em sequência –, que podem ser
cliques, comandos no teclado, linhas de códigos com funções avançadas de
autopreenchimento ou procura etc.), entretanto, apesar de as planilhas eletrônicas
terem uma quantidade quase ilimitada de espaço para se inserir informações,
fórmulas e gráficos, ainda assim necessitam de um programador que transforme a
planilha em algo parecido com um sistema. Nesse caso, o programador irá interligar,
conectar e transformar informações soltas em relatórios relevantes, que serão
utilizados para a tomada de decisão, mas que não se equiparam aos softwares
específicos.

Não é incomum que muitos usuários acessem as informações das planilhas

eletrônicas, acrescentando ou consultando informações pertinentes ao seu trabalho.
Entretanto, isso causa inúmeras confusões quanto à integridade dos dados que
estão sendo manipulados, pois é diferente de um sistema fechado (ex.: WMS =
gerenciador de armazéns), no qual o administrador do programa tem como dizer o
que foi alterado, quando foi modificado e quem o alterou por meio das funções do
sistema.

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No caso das planilhas eletrônicas, elas não apresentam estas funções e

relatórios, pois o acesso geralmente é compartilhado (quando não há senha para
visualização), e quando o acesso a uma planilha é limitado pelo uso de uma senha
de controle, isso restringe consideravelmente a busca e o uso de informações pelos
colaboradores, fazendo o processo ficar mais burocrático.

Além disso, quando se trabalha com muitos dados nas planilhas eletrônicas, a
memória e o processador do computador muitas vezes não suportam tanta
informação, fazendo-o ficar mais lento. Em alguns casos, é necessário destinar um
computador específico para trabalhar com grandes planilhas e fórmulas complexas,
já que o uso compartilhado do computador para acessar e-mail ou outros aplicativos
o deixará ainda mais lento.

Devido a isto, um sistema de informação fechado é o mais indicado, pois utiliza

servidores dedicados para dar suporte (eficiência) para o sistema funcionar em toda
sua capacidade. Os sistemas de gestão são adquiridos para uso principal em
determinado tipo de controle de uma atividade (ex.: o sistema TMS = software de
gerenciamento de transporte). O uso de uma planilha eletrônica para controlar e
gerenciar a atividade de transporte também é possível, mas com certeza não
teríamos todas as funções que um sistema TMS iria proporcionar, o que caracteriza
e marca bem o uso de planilhas eletrônicas como recurso de apoio para confronto
de informações, e não para o controle principal (que é destinado para softwares
específicos).

Outro motivo que faz com que as planilhas sejam utilizadas somente como
apoio às operações de controle de informações são as falhas de hardware ou
problemas no sistema. Por exemplo, caso sua planilha esteja salva apenas no
computador e não no servidor da empresa, e futuramente seu computador venha a
apresentar algum defeito, então, seu arquivo ficará preso nesta máquina e talvez até
perdido para sempre.

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Para resolver este problema, muitas empresas adotaram a estratégia de

backup dos dados e informações que são manipuladas, contudo, estes backups não
são de períodos muito extensos (geralmente de um, dois dias atrás ou na melhor
das hipóteses de uma semana antes). Além disso, é muito difícil de detectar erros ou
falhas nas planilhas eletrônicas em decorrência da sua utilização e manipulação por
vários usuários, o que diminui muito o seu uso como ferramenta principal, e aumenta
o seu uso como ferramenta secundária (de apoio).

Vejamos um exemplo de controle de estoque secundário, que pode ser

realizado com o auxílio de uma planilha eletrônica (controle principal ainda deve ser
realizado por um software WMS).

Figura 1 – Tabela curva ABC – Administração de materiais – Gráfico de Pareto

Fonte: adaptado do site: <https://i.ytimg.com/vi/jk25qBxpPQc/maxresdefault.jpg>.

Imagem mostra um exemplo de planilha para montar o método de curva ABC

para controle de estoques. Nela constam as colunas (código, quantidade, custo
unitário, custo total etc.). Com base nesses dados, é possível verificar a Classe

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percentual de cada tipo de produto, classificando em A – Mais importantes = 70%; B

– Mediana importância = 25%; e C – Pouco importantes = 5%; com um total de
100%... com base nesses dados é possível monta um gráfico, que é conhecido
como Gráfico de Pareto.

Lembre-se de que as planilhas eletrônicas são ótimas ferramentas de apoio,

mas, quando se tratando de otimização e confiabilidade de processos,
principalmente processos logísticos (controle de materiais, de produção, de
transporte etc.), é essencial a adoção de um software específico.

Planilhas eletrônicas vs. sistema de gestão

empresarial
Já mencionamos que a utilização de um editor de planilhas, para o controle das
informações gerenciais, é uma constante para a maioria das empresas. Entretanto, a
utilização deste tipo de programa deixa alguns gestores apreensivos.

Uma das principais vantagens das planilhas eletrônicas é que elas têm um
custo muito baixo ou são totalmente gratuitas. Para conseguirmos desenvolver uma
melhor visão sobre vantagens e desvantagens que devem ser ponderadas no
momento de decidir utilizar este tipo de ferramenta como forma de controle,
devemos primeiro fazer um comparativo. Vejamos o quadro abaixo:

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“Dez vantagens de planilhas em relação a sistemas

(softwares)"

Sistemas de informação são rígidos ou

fechados, não permitindo mudanças ou
atualizações por qualquer motivo. O
fornecedor do sistema geralmente cobra
por cada modificação solicitada, e em
alguns casos, devido à impossibilidade
de alterar e fazer modificações de
melhoria, é mais fácil mudar de sistema.
No caso das planilhas eletrônicas é ao
Planilhas são
1 contrário, pois elas podem ser alteradas
flexíveis
ou atualizadas com muito mais
facilidade e a um baixo custo. A planilha
eletrônica é considerada um sistema
aberto, e devido a isso sua segurança
em guardar informações geralmente é
contestada, diferentemente dos
sistemas de informação fechados, que
têm como diferencial a segurança na
guarda de informações.

Os sistemas de informação em sua

maioria não têm acesso ou
funcionamento off-line. Se o sistema de
informação tem acesso on-line, então
ele não funcionará quando não tiver
acesso a Internet. Quando podem ser
acessados off-line, o seu acesso fica
Funcionamento
restrito à máquina em que estiver
2 off-line e on-
instalado. Já as planilhas podem
line
funcionar tanto on-line quanto off-line,
ao utilizar de mecanismos de
compartilhamento de arquivos via
Internet ou ao possibilitar o acesso a
pastas compartilhadas por servidor,
independentemente da máquina em que
você esteja acessando.

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Quando nos propomos a implantar um

novo sistema de informação, isso gera
um enorme gasto envolvendo a
aquisição de servidores, o treinamento
dos colaboradores e o dinheiro gasto
com a própria aquisição do software.
Enquanto isso, as planilhas eletrônicas
Baixo custo de
3 exigem apenas que se tenha um
Implementação
programa de edição de planilhas
instalado no computador, como, por
exemplo, Excel, BrOfficeCalc, entre
outros. Além disso, elas têm um gasto
para instalação muito mais baixo do que
implementar um sistema de informação
específico.

As planilhas eletrônicas são

amplamente utilizadas em ambientes
corporativos, acadêmicos, residenciais
etc. Devido a isso, são conhecidas por
grande parte das pessoas de nossa
sociedade. De alguma forma você já
É uma deve ter utilizado uma planilha
linguagem eletrônica em algum momento de sua
4
universal e vida, assim, essa ferramenta se tornou
conhecida praticamente universal, sendo excelente
para registrar dados e informações para
diferentes finalidades, tipo: montar
orçamentos, lista de fornecedores e de
clientes, controlar as horas dos
funcionários, gerenciar mercadorias em
estoque etc.

Por meio de um simples HD externo,

pen-drive, smartphone ou até mesmo
por e-mail, é possível transportar uma
planilha para onde você for. Você pode
utilizar no computador do seu trabalho,
no notebook de sua residência e
acessando o celular durante a
negociação com um fornecedor. Já um
Você pode
sistema de informação geralmente não
5 transportá-las
permite acesso fora da empresa ou da
(portáteis)
máquina onde estiver instalado e,
quando é necessário gerar relatórios
para uso externo, nem todos os
sistemas disponibilizam essa opção, o
que impossibilita a retirada e o
transporte de informações de um
sistema de informação. Por isso, eles
são conhecidos como sistema fechados.

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No passado, os sistemas de informação

eram caríssimos, e o modelo de
utilização exigia a compra efetiva do
software. Hoje, a situação mudou e já é
mais comum a negociação pelo modelo
de cobrança por assinatura mensal ou
anual, o que barateou muito o valor de
aquisição ou utilização de softwares de
informação fechados. Contudo, ainda
assim as planilhas eletrônicas
São mais continuam superando os sistemas de
6 baratas no informação fechados no quesito custo
longo prazo em longo prazo. Por exemplo: um
sistema de informação que cobre R$
80,00 mensais, após um ano, teria
recebido de uma empresa/cliente R$
960,00. Comparando com a aquisição
de uma planilha eletrônica, que pode
ser adquirida por um valor médio de R$
120,00 em um pagamento único, e será
seu para sempre. Isso mostra que no
longo prazo as planilhas eletrônicas
levam vantagem pois custam menos.

A grande problemática dos sistemas de

informação fechados é que cada um
deles utiliza um tipo de linguagem
diferente, o que dificulta
São consideravelmente a comunicação com
adaptáveis a outros sistemas de informação
7
quase todos os fechados. Enquanto isso, as planilhas
sistemas eletrônicas aceitam uma variedade
enorme de tipos de arquivo, se
adaptando a variados tipos de sistemas
e conseguindo abrir e manipular seus
relatórios.

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Como mencionado anteriormente, as

planilhas eletrônicas, por serem
amplamente conhecidas por grande
parte da sociedade, tornam muito mais
fácil e menos oneroso o treinamento de
novos colaboradores para usar qualquer
tipo de planilha. Já os sistemas de
Reduz os informação são exclusivos para
8 custos com determinadas atividades, como, por
treinamento exemplo, softwares contábeis, jurídicos,
controle de transporte, controle de
estoque etc. Devido a esse detalhe, eles
exigem mais tempo de treinamento para
que os colaboradores, que nunca
mexeram no sistema antes, se
acostumem com os menus e caminhos
do software.

Geralmente, os colaboradores já têm

conhecimento prévio, construído por
meio de cursos ou de conhecimento
empírico. Devido a isso, a implantação e
a utilização desta ferramenta facilitam
Ferramenta de
muito os processos gerenciais. Criar
9 uso
planilhas ou utilizar planilhas já prontas
instantâneo
não é nada complexo. Já um Sistema
de Informação para ser implantado e
entendido por todos necessita de muito
treinamento e desenvolvimento dos
colaboradores.

Alterar uma pequena informação em um

sistema de gestão é extremamente
complexo, além gerar custo para a
empresa. Trocar de sistema também é
uma decisão difícil de ser tomada, pois
Baixo custo de
gera gastos elevados de investimento
10 atualização e
para adquirir um novo software e
modificação
implantá-lo (podendo levar várias
semanas ou meses). Do outro lado, as
planilhas podem ser trocadas,
atualizadas e criadas instantaneamente
sem maiores dificuldades.

Tabela 1 – Dez vantagens de planilhas em relação a sistemas (softwares)

Fonte: Adaptado do Blog LUZ: Excel, Planilhas e Gestão

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Resumidamente, existem vantagens e desvantagens para a utilização de

planilhas eletrônicas quando comparadas com sistemas de informação fechados. No
que tange a segurança de dados e informações, usabilidade e colaboração, é
possível fazer mais um comparativo entre as duas opções. Vejamos o que cada uma
delas tem a oferecer.

Segurança Usabilidade Colaboração

Segurança

Planilhas eletrônicas: o nível de segurança das planilhas

eletrônicas é considerado muito baixo e as informações
armazenadas nelas também. Se você é a única pessoa que utiliza
determinada planilha, então ela provavelmente ficará presa em seu
computador ou pen-drive, e qualquer problema que tenha com os
dois locais onde a planilha está salva, você poderá perder todos os
dados armazenados. No caso de a planilha eletrônica ser
compartilhada com os demais colegas de trabalho, então a falta de
segurança aumenta ainda mais podendo levar a perda de
informações (dados ou fórmulas) devido ao grande número de
usuários utilizando o mesmo arquivo.

Sistema de informação: ao adotar um sistema de informação, os

dados e as informações armazenadas no software são
criptografadas. Além disso, as informações podem ser acessadas e
disponibilizadas em tempo real, para que todos os funcionários
autorizados tenham acesso. Também é possível gerar backup das
informações manipuladas ou alteradas.

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Usabilidade

Planilhas eletrônicas: planilhas são fáceis de usar em sua

maioria. Contudo, no caso de planilhas mais complexas, cheias de
dados e fórmulas, a usabilidade pode não ser tão simples. O
suporte para planilhas eletrônicas não existe, pois cada pessoa ou
empresa pode criar e manipular sua planilha como bem entender,
gerando infinitas possiblidades de aplicação. Mas é possível
encontrar tutoriais na Internet com algumas dicas de otimização e
de como corrigir fórmulas e possíveis erros. A falta de otimização
ou automação das informações em planilhas eletrônicas deixa sua
usabilidade limitada em comparação com um sistema de
informação, o que acaba afetando a produtividade dos processos
como um todo.

Sistema de informação: quando implementamos um software

específico, a empresa fornecedora do software geralmente
disponibiliza suporte para o usuário via chat, e-mail ou telefone. Ao
optar por sistema de informação on-line, é possível encontrar
ferramentas de suporte intuitivas, para sanar as principais dúvidas
quanto ao uso do software adquirido.

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Colaboração

Planilhas eletrônicas: as planilhas eletrônicas podem ser

compartilhadas com os colaboradores de uma empresa, por e-mail
ou pelo recurso de compartilhamento em “nuvem”. Contudo,
apesar da facilidade de acesso às informações pelo grupo de
usuários, a utilização em conjunto pode gerar informações
duplicadas ou perdas de informações importantes.

Sistema de informação: ao contrário das planilhas eletrônicas,

uma das finalidades na criação dos sistemas de informação é a
possibilidade de ser utilizado em grupo (por equipes), devido a
isso, o compartilhamento em nuvem possibilita que vários usuários
acessem informações ao mesmo tempo e com menos chances de
perdas nos processos compartilhados.

Você já deve ter notado que utilizar apenas um deles como forma de controle
não é a melhor opção, devendo a empresa e cada setor que a compõe decidirem em
quais atividades irão adotar um sistema de informação, e em quais tarefas uma
planilha eletrônica será o suficiente, ou até mesmo quando será necessário os dois
tipos de controle na mesma atividade.

Vejamos um exemplo de controle que pode ser apoiado pela utilização de

planilhas eletrônicas.

Controle de transporte: para um bom controle no processo de distribuição,

gerenciando os diferentes tipos de transportes que podem ser utilizados (rodoviário,
ferroviário, aéreo e marítimo), é recomendável a adoção de um sistema de
gerenciamento de transportes ou TMS (Transportation Management System). Trata-
se de um software ou sistema que busca melhorar a eficiência (qualidade) e a
eficácia do processo distribuição e transporte logístico. Os principais benefícios da
utilização deste sistema são:

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Maior controle da operação de transporte (fretes próprios e de

terceiros)

Controle da manutenção dos transportes utilizados, antecipando a

manutenção preventiva e prevenindo acidentes e atrasos nas entregas

Possibilita planejar o melhor trajeto e rastrear o transporte

Também possibilita avaliar o rendimento do processo de distribuição

Agora, se pegarmos um destes itens acima, como, por exemplo, a

manutenção preventiva da frota de transporte, podemos, por meio das
planilhas eletrônicas, ter um suporte para o controle e confronto de informações
de manutenção dos veículos.

Nesse caso, um bom controle dos pneus pode aumentar

consideravelmente sua vida útil, assim como pode melhorar a qualidade do
transporte e aumentar a segurança dos motoristas, ao evitar acidentes devido
ao uso de pneus em péssimas condições.

Figura 2 – Controle de pneus

A imagem mostra o desenho de uma planilha de eletrônica. Na parte de

cima está escrito controle de pneus e no lado direito aparece o desenho de um
pneu. A imagem demonstra que utilizando uma planilha eletrônica como apoio é
possível ter um maior controle dos pneus utilizados pela frota de veículos,
reduzindo consideravelmente os gastos financeiros.

Se uma empresa determinar que a troca de pneus deve ser realizada a cada
30 mil quilômetros, então isso deverá ser realizado quando chegar a hora. No
sistema TMS esse tipo de controle também pode ser efetuado, mas sempre é
aconselhável utilizar mais de uma forma de controle para evitar falhas ou erros de
registro.

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Imagine se um funcionário falhar ao digitar informações referente a

quilometragem dos veículos, informando um valor menor. Isso poderá resultar em
dados imprecisos para o controle e troca de pneus ou até mesmo para a
manutenção preventiva do veículo. Por isso, é tão importante o confronto de
informações entre sistemas (TMS vs. planilha eletrônica), pois reduz a probabilidade
de erro ou falha humana.

Além do controle da quilometragem de uso dos pneus (depreciação), estes

também têm prazo de validade que varia de quatro a seis anos de vida útil,
dependendo do fabricante do produto. Com o auxílio de uma planilha eletrônica
também é possível saber quando os pneus foram adquiridos e o tempo restante de
utilização de acordo com as especificações do fabricante.

Enfim, você pode controlar o quanto gastou com cada tipo de serviço no
processo de transporte (troca de pneus, reforma de um pneu furado, balanceamento,
geometria, entre outros itens), e até mesmo quanto cada caminhão da frota está
gastando com pneus, o que pode apontar a necessidade de um olhar mais criterioso
em determinado veículo, ao se perceber que ele está consumindo pneus mais rápido
do que o prazo de validade ou da quilometragem estipulada.

Este é apenas um exemplo do tipo de atividade que pode ser controlada com a
ajuda de uma planilha eletrônica, existindo muitos outros controles que também
fazem parte do processo logístico, que igualmente podem ser controlados e
comparados com outros sistemas, como, por exemplo, o quanto foi pago de pedágio
em cada viagem e a possível não contabilização de um destes valores nos registros
de controle da empresa, ou o controle na entrada (registro) de matéria-prima em
estoque (WMS vs. planilha eletrônica vs. contagem física ou inventário).

Resumidamente, as planilhas eletrônicas fazem parte do processo de controle

de inúmeras atividades da área logística e demais áreas da empresa. Após a leitura
desse material, você já deve ter percebido que usar sistemas de informações é
recomendável, assim como utilizar apoio planilhas eletrônicas como suporte para
controlar e confrontar informações geradas pelos softwares específicos.

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O gerenciamento e confronto de informações não é uma tarefa complexa, pelo

contrário, se você tiver as ferramentas corretas, uma boa equipe e processos bem
alinhados, essa atividade pode se tornar bem simples.

Espero que esse material tenha sido relevante na construção de novos

saberes. Como dica, recomendo a busca por saberes mais práticos no que diz
respeito ao domínio e uso de planilhas eletrônicas, pois trata-se de um
conhecimento importante que é considerado um diferencial de mercado tanto para
profissionais da logística como para profissionais de outras áreas.

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