6/6/22, 11:39 PM Como marcar reuniões com clientes on-line | Mailchimp

Como Fazer e Melhores Técnicas para

Reserva de Reuniões Online
Há muitas opções para agendar entrevistas com os clientes. Marcar as
reuniões através de seu site é uma forma fácil e conveniente. Saiba
como aqui.

U
m estudo recente mostrou que 46% dos compromissos que são reservados
online são reservados pelos próprios clientes e não pelos funcionários da
empresa em nome dos clientes. Enquanto os dias de chicotear uma agenda física
grossa e cheia de papel ainda não terminaram, a mudança para sistemas
computadorizados de compromissos online está em andamento há bastante tempo.

Mas como você sabe que tipo de solução de agendamento de compromissos deve ser
usada? Como você adiciona um calendário de reservas a um website? Qual é a maneira
mais eficiente de agendar reuniões online? Quantas informações você pode reunir dos
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clientes durante o processo de reserva? O seguinte ajudará a responder às suas

perguntas.

Maneiras de agendar uma reunião

Há uma variedade de maneiras de marcar compromissos, algumas clássicas e algumas
de alta tecnologia.

E-mail é eficiente e eficaz. Quase todos têm um endereço de e-mail, e se uma

pessoa se esquecer dos detalhes de um compromisso, pode facilmente ir até sua
caixa de entrada e encontrá-lo.

Por telefone. O agendamento por telefone permite desenvolver uma conexão,

discutir quaisquer questões que o cliente tenha e fazer perguntas você mesmo.
Você pode então inserir as informações de compromissos em seu software de
calendário.
Convite através de uma plataforma de reunião ou de conferência. Você pode
enviar convites para reuniões em aplicativos específicos a partir dos próprios
aplicativos. Por exemplo, você pode gerar convites para reuniões com Zoom ou
com a Microsoft Teams. Todos os detalhes estão no convite, e isto pode
frequentemente sincronizar automaticamente com o software de programação do
destinatário.
Pessoalmente. Às vezes, você pode ter que marcar uma consulta pessoalmente.
(Sim, isso ainda acontece! Pense em agendar um acompanhamento após uma
reunião presencial com um cliente.) Você pode criar o compromisso em seu
software e depois convidá-los através do aplicativo, ou ambas as partes podem
inseri-lo simultaneamente em seus respectivos dispositivos.

Um API no seu website. Se você estiver se perguntando como criar um sistema de

agendamentos online em seu website, na maioria dos casos, você usará algum tipo
de API. Pense nele como um software pronto, mas ao invés de armazenar o que ele
precisa para rodar em seu computador, o provedor o armazena na nuvem.

Agendamento de reuniões online

Para agendar uma consulta online, você geralmente usa um software que faz interface
com a nuvem, um aplicativo de calendário, ou um plugin de website.

Software

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O software permite que você faça várias coisas que não são viáveis com os métodos
tradicionais de programação. Por exemplo, um software que armazena informações de
compromissos na nuvem facilita o gerenciamento de seus negócios.

Agendar e verificar informações sobre o compromisso em qualquer lugar.

Independentemente de quem inicia o compromisso —você ou o cliente—ambas as
partes podem ver e, em alguns casos, editar as informações do compromisso a
partir de seu próprio dispositivo. Este tipo de software vem com uma interface
simples que você pode puxar para cima para verificar seus compromissos enquanto
está em viagem.
Escolher quando seu "livro" de compromissos estará aberto para inscrições. Você
pode programar o software para aceitar novos agendamentos somente durante um
determinado período de tempo, determinados dias da semana ou determinadas
horas. Isto permite que você mantenha o controle do número de consultas feitas.
Compartilhar seu calendário de compromissos em vários lugares. Com algum
software, você pode sincronizar seu calendário em seu computador, um dispositivo
móvel, mídias sociais, seu website e até mesmo em boletins informativos que saem
para os clientes.
Providenciar para que os clientes preencham a papelada antes da consulta. Outra
característica conveniente do software de agendamento é a capacidade de fazer
com que os clientes digitem informações críticas para o agendamento. Por
exemplo, os consultórios médicos fazem com que os pacientes preenchem
informações de saúde, e a Apple Store solicita que seus clientes insiram o problema
que estão tendo com seu dispositivo. Outras empresas podem usar este recurso
para reunir informações sobre o que o cliente deseja realizar durante a reunião.
Sincronizar com todos os envolvidos no compromisso. Com o software de
agendamento, você pode facilmente obter todos na mesma página usando o
aplicativo ou métodos de comunicação automatizados como e-mails, mensagens
de texto ou chamadas telefônicas.
Agilizar o processo de inscrição. Com o software, você pode fazer com que os
clientes entrem em compromissos através de uma interface on-line ou em seus
dispositivos. Então, o compromisso pode ser sincronizado automaticamente com
todos os dispositivos que executam o aplicativo, bem como os calendários
baseados em nuvens, como o Google Calendar.

Manter uma contagem contínua das marcações. O software permite rastrear o

número de compromissos que você tem, incluindo quantos você fez a cada
semana, mês, trimestre ou ano.

Aplicativo de Calendário em seu dispositivo móvel

ou computador
O agendamento de compromissos usando um aplicativo de calendário com nuvens
está se tornando comum. Se o calendário que vem com seu dispositivo tem
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características adequadas, você pode pular um passo não tendo que baixar e aprender
a usar um diferente. Você pode usar calendários habilitados para nuvens para:

Agendar reuniões
Anotar detalhes de reuniões
Alterar a data, hora e outras especificidades

Definir reuniões recorrentes

Agendar alertas para uma hora específica antes da reunião
Interagir com outros aplicativos, como o Google Maps, para fornecer informações
específicas de localização
Criar alertas para quando você deve sair para chegar à consulta com base na
distância e nas condições de tráfego atuais
Convidar outras pessoas para o encontro ou reunião via texto ou e-mail
Mostrar para convidar a lista completa de todos aqueles que estão programados
para comparecer à consulta
Exibir o status dos convidados, mostrando se eles aceitaram ou não o convite

Apesar de todas essas características, os aplicativos de calendário têm suas limitações.

Eles podem não ser capazes de coletar informações das pessoas antes da consulta ou
manter uma contagem das consultas que você teve durante um certo período de
tempo. Outro problema potencial é que eles podem não permitir que outras pessoas
marquem compromissos. Você teria que pedir a eles que marcassem seu próprio
encontro e depois convidá-lo como participante.

Plugin no seu website.

Um plugin de website é um aplicativo que se integra ao seu website para oferecer
funcionalidade ampliada. Há uma grande variedade de plugins de reserva disponíveis,
permitindo que você e outras pessoas entrem em compromissos online. Procure um
plugin de programação que lhe dê as opções de:

Personalizar os horários quando as marcações estão disponíveis

Estabelecer permissões para que os clientes marquem suas consultas por conta
própria
Configurar notificações automáticas para reuniões
Integrar o plugin com ferramentas de calendário dentro de outros programas
Incorporar ferramentas de geração de leads que possam coletar informações do
cliente
Aceitar pagamentos
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Alterar o idioma ou a moeda de acordo com a localização ou perfil dos

participantes
Mudar automaticamente de fusos horários para pessoas que atendem de diferentes
áreas
Integrar em um post ou página da web de mídia social

Escolhendo a melhor plataforma para seu negócio

Ao avaliar diferentes plataformas de reserva, é claro que você deve considerar suas
próprias necessidades, mas tenha também em mente as de seus clientes. Não lhe
servirá de nada se seus clientes não puderem usá-la ou acessá-la. Você quer encontrar
uma plataforma de reuniões que possa:

Gerenciar informações de clientes novos e existentes

Encorajar os clientes a entrar detalhes no momento da reserva

Permitir aos clientes a opção de sugerir mudanças no compromisso dentro do

aplicativo
Integrar com campanhas de marketing ou de divulgação e sistemas de
rastreamento de e-mail
Mostrar quem aceita ou rejeita compromissos

Oferecer aos clientes a opção de explicar por que eles não podem comparecer a
uma consulta

Características a serem procuradas

Você deve verificar a existência de certos comportamentos obrigatórios ao escolher
sua plataforma de reserva de compromissos.

Características de usabilidade

É fácil de usar por você e seus clientes

É compatível com dispositivos móveis

Oferece opções de pagamento
Permite que os convidados remarquem ou até mesmo cancelem seus
compromissos
Pode agendar uma reunião com várias pessoas

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Tem opções de confirmação de compromisso

Inclui vistas de calendário, tais como por semana, dia ou mês
Possui um sistema automatizado de check-in, se aplicável

Possui um sistema de lembre automatizado

Ferramentas de integração

Tem um plugin que pode fazer sincronia com seu site

É capaz de funcionar por conta própria, separada de seu site, caso seu site caia
Incorpora links para chamadas de voz ou videoconferências programadas
Funciona com seus outros calendários baseados em nuvem
Conecta-se com soluções de mapeamento baseadas em nuvem, como Google ou
Bing, bem como suas características de link- e location-sharing
Integra-se com suas ferramentas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM)

Melhores práticas na marcação de

compromissos
Para tornar as marcações mais fáceis para você e mais convenientes para seus clientes,
você deve ter em mente as seguintes melhores práticas.

Deixar uma margem de tempo entre as marcações. Isto deixa espaço para os
clientes que estão atrasados e lhe dá tempo para recolher seus pensamentos pós-
reunião antes de seu próximo compromisso.
Agendar compromissos recorrentes de uma só vez em vez de esperar até pouco
antes de cada compromisso. Desta forma, você não perderá reuniões periódicas ou
acompanhamento com leads ou parceiros estratégicos.
Configurar o sistema para enviar automaticamente lembretes aos clientes. Os
lembretes são ótimos para evitar não-comparências. Mas tenha cuidado para não
sobrecarregar os clientes com lembretes, ou eles vão parar de prestar atenção.
Considere perguntar ao cliente se e com que frequência ele gostaria de receber
lembretes.

Providenciar o envio automático de confirmações para você e seus clientes. Você

pode rever a solicitação da reunião para se preparar antes do tempo.
Usar um plugin ou aplicativo que possa detectar o fuso horário dos participantes.
Isto é especialmente útil para os participantes em diferentes países, onde o horário
de verão pode ser diferente do que em seu próprio país. A detecção automática de
fuso horário resolve este problema.
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Usar seu agendador de compromissos para estabelecer horários de trabalho

personalizados para seu pessoal. Você pode manter os marcos e prazos do projeto
no caminho certo, estabelecendo cronogramas de trabalho que levam em
consideração o tempo e o estilo de trabalho de seus funcionários. Um programa de
compromissos pode ser uma ferramenta poderosa para organizar horários de
trabalho flexíveis que mudam de semana para semana ou de mês para mês.
Usar um construtor de formulários personalizado em conjunto com sua plataforma
de agendamento para coletar feedback antes de marcar compromissos. Você pode
criar campos para que os participantes possam inserir informações de contato e
dados pessoais necessários para o compromisso. Você também pode fazer com
que as pessoas respondam perguntas que facilitarão a criação de itens de ação,
verificar o que acontecerá, ou organizar detalhes específicos.
Aceitar pagamentos. Quer você esteja oferecendo um serviço de assinatura ou um
produto, ou queira coordenar um pagamento feito por vários indivíduos, você pode
integrar um sistema de pagamento seguro e confiável com seu agendador de
compromissos. Isto facilita o pagamento pelos clientes. Ele também permite
acompanhar quem fez os pagamentos e para quais compromissos.

Fazer e gerenciar compromissos online pode ser simples e conveniente para todos os
envolvidos. Lembre-se de identificar suas necessidades, assim como as necessidades
de seus clientes antes de tomar uma escolha definitiva.

Com as consultas Mailchimp, você tem liberdade de escolha. Você pode personalizar o
nome de seus serviços, as descrições dos serviços e a duração das consultas. Você
também pode personalizar os tempos de disponibilidade, permitindo que seus clientes
escolham o melhor horário. Experimente a nossa solução em agendamento hoje
mesmo e comece a marcar compromissos através de seu site.

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