Instituto Serzedello Corrêa

Gestão Documental
no TCU

Módulo 1

Introdução à Gestão
Documental

Aula 2

Por que Gestão Documental?

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RESPONSABILIDADE PELO CONTEÚDO

Tribunal de Contas da União
Secretaria Geral da Presidência
Instituto Serzedello Corrêa
Centro de Documentação
Serviço de Gestão Documental

CONTEUDISTA
Ana Claudia de Carvalho Cabral Lopes
TRATAMENTO PEDAGÓGICO
Vivian Andrade Viana
RESPONSABILIDADE EDITORIAL
Tribunal de Contas da União
Secretaria Geral da Presidência
Instituto Serzedello Corrêa
Centro de Documentação
Editora do TCU
PROJETO GRÁFICO
Ismael Soares Miguel
Paulo Prudêncio Soares Brandão Filho
Vivian Campelo Fernandes
DIAGRAMAÇÃO
Vanessa Vieira
Aula 2 – Por que Gestão Documental?

Introdução

Na aula 2, estudaremos por que devemos fazer gestão documental.

Conheceremos um pouco mais da legislação correlata e da importância e
vantagens da adoção dessa prática pelas instituições.

Finalmente, no último tópico dessa aula, veremos a importância da

gestão documental para os documentos eletrônicos.

Para facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma:

Aula 2 – Por que Gestão Documental?����������������������������������������������������������������3

Introdução��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������3
1. Gestão Documental: Legislação, importância e vantagens��������������������4
1. Legislação e importância��������������������������������������������������������������������������������4
1.2. Vantagens�������������������������������������������������������������������������������������������������������5
2. Gestão Documental e documentos eletrônicos������������������������������������������6
O que é e-ARQ Brasil?����������������������������������������������������������������������������������������9
Síntese���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������10
Referências Bibliográficas�����������������������������������������������������������������������������������11

Ao final desta aula, espera-se que o participante seja capaz de:

yyDescrever a importância, a fundamentação legal e as vantagens

da gestão documental.

yyPerceber a importância da elaboração de um plano ou política

de preservação digital.

Módulo I - Introdução à Gestão Documental - Aula 2 - Por que Gestão Documental? [ 3 ]

 1. Gestão Documental: Legislação, importância e vantagens

Por que fazer Gestão Documental?

Na aula anterior você já deve ter percebido alguns motivos para se

fazer gestão documental. Vamos ver a seguir mais alguns e enumerar as
vantagens que os órgãos tem ao adotá-la.

1. Legislação e importância

A Gestão de documentos está prevista na Constituição Federal nos

artigos a seguir:

“Art. 5º. Inciso XXXIII – todos têm direito a receber dos órgãos
públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse
coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade.”

“Art. 216, § 2º - Cabe à administração pública, na forma da lei,

tanto a gestão da documentação governamental, quanto as providências
para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.”

A Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos

públicos e privados e dá outras providências, também prevê a gestão
documental:

“Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a

proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de
apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como
elementos de prova e informação.”

“Art.25º. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e

administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar
ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de
interesse público e social.”

Recentemente a Lei de Acesso a Informação (LAI), Lei nº 12.527/2011

– que regula o acesso a informação e revoga dispositivos quanto a sigilo
de outras Leis, passou a ser mais um motivo para que os órgãos públicos
façam gestão documental. Para fornecer informação de maneira ágil e
transparente os documentos que as contem precisam estar organizados e
de fácil acesso.

[ 4 ] Gestão Documental no TCU

 “Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas
as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:

I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso

a ela e sua divulgação;

II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade,

autenticidade e integridade; ...

“Art. 7o O acesso à informação de que trata esta Lei compreende,

entre outros, os direitos de obter...

....II - informação contida em registros ou documentos, produzidos

ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a
arquivos públicos;... ”

O Código Penal impõe responsabilidade penal para quem destruir

documento público e determina pena ao responsável.

“Art. 305 - Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio

ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular
verdadeiro, de que não podia dispor:

Pena - reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o documento é

público, e reclusão, de um a cinco anos, e multa, se o documento
é particular.

Art. 314 - Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que

tem a guarda em razão do cargo; sonegá-lo ou inutilizá-lo, total ou
parcialmente:

Pena - reclusão, de um a quatro anos, se o fato não constitui crime

mais grave.”

A destruição de documento classificado e avaliado com base nos prazos

estipulados em tabela de temporalidade documental e com a aprovação de
Comissão de Avaliação de Documentos respalda o responsável na execução
dessa ação.

1.2. Vantagens

Podemos elencar então, como vantagens da aplicação da gestão de

documentos numa organização:

Módulo I - Introdução à Gestão Documental - Aula 2 - Por que Gestão Documental? [ 5 ]

 yya redução do custo operacional, assegurando a produção,
tramitação, utilização e destinação final do documento;

yyo acesso rápido e a disponibilidade da informação;

yya utilização adequada de técnicas avançadas, garantindo a

preservação dos documentos de valores históricos e científicos
para guarda permanente.

Outras vantagens ainda podem ser mencionadas como:

yyclareza na distinção dos valores dos documentos;

yymelhor organização das informações;

yymaior consciência do valor das informações que devem ser

preservadas pela instituição;

yyredução considerável de custos governamentais.

2. Gestão Documental e documentos eletrônicos

Documentos eletrônicos já são reais no Tribunal de Contas da

União desde a adoção da mesa de trabalho para processos eletrônicos
administrativos em 2008. Em 2010, com o inicio do funcionamento do
e-TCU os processos de controle externo também passaram a ser digitais.

O uso de correio eletrônico e sistema de mensagens instantâneas

(spark) para troca de documentos digitais é frequente. As Unidades e o
Protocolo recebem documentos que sofrem transferência de suporte
(digitalização) para inclusão em processos eletrônicos.

Com todas essas práticas surgiu no TCU necessidade de conviver

com documentos circulando em diferentes suportes e situações.

yyTemos processos que nasceram em papel e vão permanecer

nesse suporte até a destinação final.

yyAlguns processos foram constituídos em papel, mas tiveram que

ser digitalizados e convertidos em eletrônicos para possibilitar
a autuação de um recurso ou a concessão de cópia ou vista
eletrônica.

[ 6 ] Gestão Documental no TCU

 yyOutros ainda foram autuados no formato eletrônico e circularão
nesse formato até que seu objetivo tenha sido atingido.

yyExistem processos que são eletrônicos, mas possuem itens não

digitalizáveis, como camisetas, CDs, bonés por exemplo.

yyNos arquivos correntes ainda existem documentos avulsos em

papel que foram gerados para cumprir função administrativa ou
de controle externo.

yyOutros documentos foram recebidos em papel para inclusão em

processo eletrônico. Desses temos duas situações: até 2011, eram
recebidos originais e após a edição da Portaria TCU nº 325/2011
passaram a ser recebidos somente em cópias com informação
aos cidadãos que a custódia de originais era de responsabilidade
da parte interessada.

Todos esses documentos são documentos de arquivo do Tribunal,

foram gerados ou recebidos em função de atividades específicas
(administrativas ou de controle externo). Sendo assim, independente do
suporte, devem ser tratados de acordo com as normas que adotaram e
regulamentaram a gestão de documentos na Casa.

Para o tratamento dos documentos ou processos exclusivamente

eletrônicos existe recomendação de que se elabore um Plano ou uma Política
de Preservação Digital - PPD. Esse plano é um documento estratégico
que contém políticas e procedimentos orientados para constituição de
uma estrutura técnica e organizacional que permita preservar de forma
continuada documentos de arquivo eletrônicos.

A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho

Nacional de Arquivos (Conarq) em seu Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (E-Arq
Brasil), recomenda que sejam utilizados como instrumentos básicos para
a elaboração de um PPD, o código de classificação de documentos por
assunto e a tabela de temporalidade documental.

No Brasil alguns órgãos já possuem seus Planos de Preservação Digital

e outros estão em fase de elaboração. Dentre os já adotados podemos citar
o da Câmara dos Deputados.

Módulo I - Introdução à Gestão Documental - Aula 2 - Por que Gestão Documental? [ 7 ]

 Arellano em seu artigo Preservação Digital (2004) enumera os
seguintes métodos para a preservação digital:

métodos de preservação digital

métodos estruturais métodos operacionais
Adoção de padrões Conservação de software / hardware
Elaboração de normas Migração de suporte
Metadados de preservação digital Conversão de formatos
Montagem de infra-estrutura Emulação
Formação de consórcios Preservação do conteúdo

Innarelli, em seu livro Preservação digital e seus dez mandamentos

(2007) enumera 10 mandamentos para a preservação digital:

Fonte: INNARELLI, Humberto C. Preservação digital e seus dez mandamentos.

A existência de um sistema de classificação é essencial para a

organização da informação. Por meio dele fica facilitada a recuperação dos
documentos relativos a uma função ou atividade, podemos definir os níveis
de proteção e acesso a diferentes conjuntos documentais, asseguramos a
continuidade da nomenclatura dos documentos ao longo do tempo e
percebemos as relações entre a informação de arquivo gerida por diferentes
sistemas de informação.

[ 8 ] Gestão Documental no TCU

 A tabela de temporalidade documental é uma ferramenta que vai
permitir determinar os prazos adequados de retenção e as ações de migração
de suporte ou eliminação de informações institucionais.

O que é e-ARQ Brasil?

É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização

produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística
e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e
autenticidade, assim como sua acessibilidade. Além disso, o e-ARQ Brasil
pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos
digitais. Para saber mais acesse o documento integral clicando na figura.

O Poder Judiciário, com iniciativa e coordenação do Conselho

Nacional de Justiça (CNJ) editou o Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário
(Moreq-Jus) dando efetividade às recomendações da Carta da Organização
das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (Unesco)
para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, que incentiva
o estabelecimento de políticas públicas, metodologias e normas que
minimizem a fragilidade de sofwares e assegurem, ao longo do tempo, a
autenticidade, a integridade e o acesso contínuo de documentos por todos
os segmentos da sociedade.

Em 09 de julho de 2012 foi aprovada a Lei nº 2.682, que dispõe sobre

a elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Nela a digitalização é aceita porem desde que os originais sejam preservados
e o processo de digitalização seja feito de forma a manter a integridade,
autenticidade e confidencialidade do documento digital.

No módulo 3 trataremos das rotinas de trabalho de gestão dos

documentos e processos conforme o suporte.

Para encerrar esse módulo assista o filme Into the Future, um

documentário de Terry Sanders, produzido pela American Foundation em
conjunto com a Commission on Preservation & Access e American Council
on Learned Societies e que fala da importância de dar tratamento adequado
as informações armazenadas em formato digital e participe do primeiro
fórum de discussão.

O link para o filme Into the Future está disponível na biblioteca do

curso. Acesse-o.

Módulo I - Introdução à Gestão Documental - Aula 2 - Por que Gestão Documental? [ 9 ]

 Síntese

Vimos nessa segunda aula porque devemos fazer gestão documental

e suas principais vantagens. Também conhecemos a legislação pertinente.

Por fim, discorremos sobre a relação dos documentos digitais com a

gestão documental e sobre a importância de se planejar como preservar os
documentos nesse suporte.

Nas próximas aulas, conheceremos a história da Gestão Documental

no TCU, bem como a estrutura do código de classificação por assunto e da
tabela de temporalidade.

Após a realização das atividades desta primeira aula, esperamos que

você seja capaz de:

yyDescrever a importância, a fundamentação legal e as vantagens

da gestão documental.

yyPerceber a importância da elaboração de um plano ou política

de preservação digital.

[ 10 ] Gestão Documental no TCU

Referências Bibliográficas

Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Câmara Técnica de Documentos

Eletrônicos.e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos /Câmara Técnica de
Documentos Eletrônicos. 1.1. versão. - Rio de Janeiro : Arquivo Nacional,
2011.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Carta para a Preservação do

Patrimônio Arquivístico Digital, 2005.< http://www.conarq.arquivonacional.
gov.br/media/carta.pdf> Disponível em: Acesso em: 14 abr 2013.

INNARELLI, H. C. Os dez mandamentos da preservação digital. In:

SANTOS, V. B.; INNARELLI, H. C.; SOUSA, T. R. B. Arquivística: temas
contemporâneos. Brasília: SENAC, 2007.

ARELLANO,M. A. Preservação de documentos digitais. In: Revista de

Ciência da Informação, Brasília, v. 33, n. 2, p. 15-27, maio/ago. 2004

Legislação federal

Decreto-Lei nº 2.848, de 7 de dezembro de 1940, Código Penal.

Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional

de arquivos públicos e privados, em seu art. 20, define a competência e o
dever inerente aos órgãos do Poder Judiciário Federal de proceder à gestão
de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções.

Constituição da República Federativa do Brasil de 1998.

Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações

previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º
do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei 8.112, de 11 de dezembro
de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei
nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

Lei 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o

arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

Módulo I - Introdução à Gestão Documental - Aula 2 - Por que Gestão Documental? [ 11 ]

 Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos — Conarq

Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, que aprova a versão revisada

e ampliada da Resolução do Conarq nº 4, de 28 de março de 1996, que
dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para
a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo
para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de
documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação
de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração
Pública.

Resoluções e Portarias do Tribunal de Contas da União – TCU

Resolução nº 233, de 04 de agosto de 2010, que dispõe sobre o

funcionamento do processo eletrônico e demais serviços eletrônicos
ofertados por meio de solução denominada TCU-eletrônico (e-TCU), e
altera as Resoluções-TCU nº 170, 30 de junho de 2004, nº 175, de 25 de
maio de 2005, e nº 191, de 21 de junho de 2006.

Portaria nº 325, de 16 de dezembro de 2011, dispõe sobre o recebimento e

a gestão de documentos e objetos protocolados junto ao Tribunal de Contas
da União.

Normas da Câmara dos Deputados

Ato da Mesa nº 48, de 16 de julho de 2012, que institui a Política de

Preservação Digital da Câmara dos Deputados.

[ 12 ] Gestão Documental no TCU