POLÍTICAS REGULATÓRIAS – PRE

Referência Assunto Versão Data

PVC POLÍTICA DE VIAGENS CORPORATIVAS A5 Nov/14
COLE COLABORADORES EFETIVOS Página 1 de 6

PVCCOLE – POLÍTICA DE VIAGENS

CORPORATIVAS

Elaboração: Julia Midori S. Kodaira Gerente de Administração e Finanças

Vanessa Augusta da Rosa Recursos Humanos
Revisão: Juarez Gualberto Diretor
Aprovação: Juarez Medeiros Gualberto Diretor

Política de Viagens Corporativas

 POLÍTICAS REGULATÓRIAS – PRE
Referência Assunto Versão Data
PVC POLÍTICA DE VIAGENS CORPORATIVAS A5 Nov/14
COLE COLABORADORES EFETIVOS Página 2 de 6

1. OBJETIVO

Definir diretrizes gerais para viagens a serviço da empresa dos colaboradores da Santinvest.

2. APLICAÇÃO

Esta política é elegível para os Gerente e Supervisores, mas aplicável aos colaboradores que
necessitarem de viagens a serviço da empresa.

As viagens devem ser programadas e aprovadas pela chefia imediata, através da apresentação
do Roteiro de Viagem (anexo 1).

3. DESCRIÇÃO

Caracteriza-se como viagem a serviço aquela em que o colaborador necessita se deslocar, por
um período, de seu habitual local de trabalho, a fim de exercer suas atividades profissionais em outras
localidades.

As solicitações de adiantamentos, hospedagem, passagens e vouchers deverão ser realizadas

por pessoas devidamente autorizadas por cada Gestão, com no mínimo 48 (quarenta e oito) horas de
antecedência.

O Solicitante poderá indicar na solicitação um hotel, justificando o motivo da indicação, sendo

que a Gerência Administrativa apresentará no mínimo mais duas propostas além da solicitada. A
definição do local da hospedagem será realizada pela Gerência Administrativa, a qual utilizará como
critério a proximidade com a região do evento/unidade e o melhor custo-benefício.

4. PROCEDIMENTOS

O meio de transporte deve obedecer aos seguintes critérios:

4.1 VIAGENS AÉREAS

As compras de passagens aéreas nacionais de todos os níveis hierárquicos obrigatoriamente,

deverão ser realizadas em classe econômica, por meio da Administração, com data de ida e volta
especificada.

Cabe à Santinvest definir e determinar em quais casos os colaboradores será obrigado a utilizar
serviços definidos em acordos que gerem economia. Os cargos elegíveis são:

I. Diretores e Gerentes;
II. Demais colaboradores, quando acompanhado do Diretor ou Gerentes, tendo como base a
distância mínima de 500 km.

4.2 VIAGENS DE ÔNIBUS

I. Ônibus (preferencialmente leito ou semileito);

Política de Viagens Corporativas

 POLÍTICAS REGULATÓRIAS – PRE
Referência Assunto Versão Data
PVC POLÍTICA DE VIAGENS CORPORATIVAS A5 Nov/14
COLE COLABORADORES EFETIVOS Página 3 de 6

II. Empregados não enquadrados no item anterior;

III. Nas viagens de ônibus, quando aplicável, o RH fará uma comparação com o custo de uma
viagem aérea, considerando também o translado, e caso o valor seja favorável, poderá sugerir a
viagem de avião. Neste caso, a liberação será de responsabilidade do Diretor que avaliará a
proposição.

4.3 VIAGENS COM VEÍCULOS ALUGADOS

I. Solicitação de locação de veículos deverá ser feito em formulário próprio (Anexo 2) com pelo
menos 24 horas de antecedência, e com prévia autorização da gerência da área;

II. Devem ser evitadas distâncias superiores a 500 km;

III. As eventuais multas decorrentes de deslocamentos serão de inteira responsabilidade do

condutor do veículo;

IV. Devem ser observadas as orientações da locação do veículo na entrega das chaves (anexo o
contrato de locação).

4.4 VIAGENS COM VEÍCULOS PRÓPRIOS

Define os critérios para a realização de viagens a serviço em veículo próprio dentro da região
local ou não, quando devidamente aprovados e os valores a serem reembolsados dentro da tabela
definida, em sua grande maioria sem a necessidade da utilização de hotel.

Quilometragem Valores
Todos os veículos R$ 0,60 por KM

Este deve obedecer aos seguintes critérios:

I. A utilização de carros particulares só será permitida aos colaboradores que pela natureza do seu
cargo necessitem sair frequentemente, e desde que comprovem o seguro total do veículo
através de apólice da seguradora em vigor e com autorização formal prévia da chefia imediata;

II. O reembolso da quilometragem deverá ser feito em formulário próprio (Anexo 3), o qual deverá
ser entregue na área de Administração de Vendas, devidamente vistado pela Chefia imediata,
sempre no final do mês com todas as comprovações (notas fiscais e cupom fiscal);

III. O valor do KM rodado será definido pela empresa, sempre que houver alteração significativa nos
custos que compõem seu cálculo;

IV. As eventuais multas decorrentes de deslocamentos de empregados serão de inteira

responsabilidade do condutor do veículo.

4.5 DESPESAS COM VIAGENS

Os Recursos para despesas extras em viagem, tais como, táxi, refeições, pedágios, transporte
local e outros, poderão ser solicitados via recibo de adiantamento, assinado na Tesouraria, sendo que

Política de Viagens Corporativas

 POLÍTICAS REGULATÓRIAS – PRE
Referência Assunto Versão Data
PVC POLÍTICA DE VIAGENS CORPORATIVAS A5 Nov/14
COLE COLABORADORES EFETIVOS Página 4 de 6

tal modalidade não se aplica às passagens aéreas ou terrestres, hospedagem e taxas de inscrição. Este
deve obedecer aos seguintes critérios:

I. Os adiantamentos são fornecidos para o período de viagem, devendo a prestação de contas ser
efetivada em formulário próprio (Anexo 4) até o dia seguinte ao retorno, mediante
apresentação dos comprovantes de despesas realizadas;

II. A verificação e aprovação das despesas de hospedagem faturadas pelos hotéis e de locação de
veículo faturado pela locadora ao qual a Santinvest tem acordo corporativo são de
responsabilidade da chefia imediata;

III. Serão considerados como comprovantes legais as notas fiscais, cupons fiscais e recibos de
prestação de serviços (taxistas, restaurantes, etc) quando nominal a empresa;

IV. Nas viagens em que o empregado ficar afastado viajando de ônibus no período noturno, na ida
e volta, a empresa dispensará o mesmo do trabalho na manhã do retorno;

V. As horas de deslocamento nas viagens não são computadas como horas extras, conforme
preconiza a legislação vigente;

VI. Quando se tratar de deslocamento para as unidades da Santinvest, os almoços serão por conta
do empregado, de acordo com o fornecimento do vale-refeição, exceto no caso de almoço de
negócios com clientes/fornecedores, previamente aprovados pela chefia imediata;

VII. Quando houver adiantamento de viagens, as prestações de contas deverão ser feitas no Setor
Financeiro, acompanhado do relatório de viagem devidamente preenchido e em anexo todos os
comprovantes. Se não houve adiantamento, o empregado deverá preencher o relatório de
viagens, de acordo com a última numeração e encaminhar a secretária da Diretoria,
devidamente vistado pela Chefia imediata, sempre após o retorno;

VIII. Hospedagem em véspera de reunião ou treinamento na Santinvest, somente para casos onde o
transporte rodoviário ou aéreo não permitir a chegada na empresa há tempo do compromisso.

IX. Se o deslocamento for com carro próprio (onde se prevê reembolso de quilometragem) não se
aplica a hospedagem na véspera.

4.5.1 Despesas Reembolsáveis

Para toda e qualquer despesa referente a reembolso deverá constar no verso da Nota Fiscal a
justificativa do gasto, da mesma forma que este documento fiscal deverá estar preenchido de forma
completa com os dados cadastrais da Santinvest.

a) Táxi, Estacionamento e Pedágio:

➢ Tarifas de táxi e estacionamento, pedágios de rodovias, pontes e túneis são reembolsáveis;

➢ Todos os gastos de táxi devem ser estratificados em documento comprobatório com data e
percurso.

Observação: Não são reembolsáveis valores referentes a pernoite em estacionamento de Aeroporto.

b) Extras de Hospedagem:

Política de Viagens Corporativas

 POLÍTICAS REGULATÓRIAS – PRE
Referência Assunto Versão Data
PVC POLÍTICA DE VIAGENS CORPORATIVAS A5 Nov/14
COLE COLABORADORES EFETIVOS Página 5 de 6

➢ Consumos de frigobar no hotel são reembolsáveis até o limite de R$ 10,00 por dia, quando
registrado na conta do hotel, exceto bebidas alcoólicas.
➢ As despesas extras devem estar estratificadas em nota fiscal por dia de consumo e por
modalidade de despesa

c) Telefones

➢ O uso de telefone em hotéis deve ser evitado devido às altas tarifas aplicadas. Para assuntos
profissionais, recomendam-se os telefones corporativos;
➢ Deverão apontar na conta telefônica as ligações feitas para uso administrativo durante o
período da viagem e motivo das ligações para o reembolso.

d) Diárias para Alimentação

Refeições são reembolsadas até os limites informados e devem ser usadas a cada dia da viagem.

Alimentação (jantar) Limites Observações

Dentro do Estado R$ 20,00 por refeição. Só serão reembolsáveis despesas
com alimentação especificadas
Fora do Estado R$ 30,00 por refeição.
no corpo da nota.

Para os casos onde o valor do documento fiscal trate, por exemplo, de refeições de mais de um
colaborador, deve informar quantidades a fim de evitar questionamentos futuros.

Observação: Valores excedentes aos limites pré estabelecidos acima, deverão estar autorizados pela
Diretoria Executiva e justificados ao verso do documento fiscal, sendo imprescindível que conste às
informações relativas à descrição do serviço.

e) Acesso à Internet:

• Quando da necessidade de contratação de acesso à Internet em hotéis onde esteja hospedado,

terá direito a reembolso das despesas, desde que a necessidade seja devidamente justificada;

• Todos os gastos de acesso à internet devem ser estratificados em documento comprobatório

com data e acessos realizados, com limite de gasto de R$ 10,00 por dia.

4.6 DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS

Estas despesas não serão reembolsadas pela empresa:

➢ Lavanderia (quando a viagem tiver duração inferior a uma semana);

➢ Notas sem os devidos dados da Santinvest;
➢ Materiais de higiene;
➢ Ligações Particulares;
➢ Prêmio/franquia do seguro do veículo;
➢ Gratificações para serviço de limpeza e carregador de aeroporto;
➢ Valores referentes a pernoite em estacionamento de Aeroporto;

Política de Viagens Corporativas

 POLÍTICAS REGULATÓRIAS – PRE
Referência Assunto Versão Data
PVC POLÍTICA DE VIAGENS CORPORATIVAS A5 Nov/14
COLE COLABORADORES EFETIVOS Página 6 de 6

➢ Outros: compra de roupas, cortes de cabelo, revistas, produtos de tabaco, bagagem e malas,
cartões de natal personalizados, doações e presentes, fones de ouvido, infrações à lei, etc.

5. DIVULGAÇÃO

Será divulgado na Intranet para o conhecimento de todos os envolvidos e pasta da área dos
Recursos Humanos.

6. DISPOSIÇÕES FINAIS

Casos omissos deverão ser analisados pela Gerência de Administração e Finanças para o
tratamento devido.

7. ANEXOS

Os anexos poderão ser visualizados em H → CFI → fluxo_viagens.

7.1 Roteiro de Viagem;

7.2 Formulário para Locação de Veículo;
7.3 Reembolso do quilômetro rodado;
7.4 Prestação de Contas.

Esta Política de Viagens a Serviço da Empresa passa a vigorar a partir de sua assinatura.

Florianópolis, 15 de Março de 2012.

Diretoria Executiva.

Política de Viagens Corporativas