Manual Sage Retail v2011 Fase 1

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Verso

Autor

Data

Observaes

2011

Sage Portugal

12/11/2010 2011.01.001

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ndice
M A N U A L S A G E R E T A I L V 20 1 1 F A S E 1 .......................................................................................................... 1 NDICE ................................................................................................................................................................... 1 CARACTERSTICAS GERAIS ..................................................................................................................................... 2

Licenciamento..........................................................................................................................2 Certificao..............................................................................................................................2 Upgrade Gespos......................................................................................................................4

Layouts de documentos...................................................................................................................... 4 Sries de documentos ......................................................................................................................... 5

Sries de documentos tipificao ................................................................................6 Natureza de documentos ................................................................................................6 Assinatura de documentos .............................................................................................7 Layouts ..........................................................................................................................8
GESTO COMERCIAL ............................................................................................................................................ 10

Diagnstico de assinaturas de documentos ...........................................................................10 Saf-t .......................................................................................................................................10 Documentos suspensos.........................................................................................................11 Anulao de documentos criao de cpia .........................................................................12 Assistente de criao de documento de crdito .....................................................................13 Impresso de documentos - n de vezes que o documento foi impresso ...............................13 Impresso de documentos - logotipo .....................................................................................13 Impresso de documentos motivo de iseno de IVA .........................................................13 Cpias de segurana automticas .........................................................................................14 Impresso etiquetas com base na alterao de preos optimizao ...................................14
FRONT-OFFICE .................................................................................................................................................... 15

Cpias de segurana automticas .........................................................................................15 Funo SUSPEND (SUSPENDER) .......................................................................................15 Funo DELETEDOC (ANULADOC) criao de cpia .......................................................15 Funo DEV (RETURNSALE) ...............................................................................................15 Funo VEND (SALESMAN) parmetros ...........................................................................16
UPGRADE ............................................................................................................................................................ 17

Migrao de dados Gestexper GPE.......................................................................................17 Migrao de dados Gestexper Tpv ........................................................................................17 Migrao de dados Gestexper Gco........................................................................................18 Migrao de dados Primavera Express v. 6.x ........................................................................18 Migrao de dados Linha 50 movimentos ...........................................................................18

Caractersticas Gerais
Licenciamento
Processo de licenciamento por registo via Internet ou via ficheiro.

Certificao
Todos os sujeitos passivos de IRS/IRC que tenham a sua facturao informatizada, devem usar programas certificados pela DGCI, para emisso das respectivas facturas ou documentos equivalentes. Excepes: Sujeitos passivos que verifiquem uma das seguintes condies: Usam aplicaes produzidas internamente, das quais so detentores dos respectivos direitos de autor Praticam operaes exclusivamente com clientes que exercem actividades de produo, comrcio ou prestao de servios, incluindo os de natureza profissional (ou seja, no vendem ao consumidor final)

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Nmero de facturas, ou documentos equivalentes, no ano anterior inferior a 1.000 Volume de negcios no ano anterior inferior a 150.000
01/01/2011 obrigatoriedade de uso de aplicaes certificadas, por parte dos sujeitos passivos com volume de negcios superior a 250.000 em 2010. 01/01/2012 obrigatoriedade de uso de aplicaes certificadas, por parte dos sujeitos passivos com volume de negcios superior a 150.000 e inferior a 250.000 em 2010.

A aplicao Sage Retail est em conformidade com as regras estipuladas pela Portaria n 363/2010 de 23 de Junho, que regulamenta a certificao prvia dos programas informticos de facturao, a que se refere o n 8 do art 123 do Cdigo do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas (Cdigo IRC). Poder consultar a referida portaria em:
http://info.portaldasfinancas.gov.pt/NR/rdonlyres/DD5DE0DB-41F8-4DB3-8D125B6AE01425DD/0/Portaria_363_2010.pdf http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/apoio_contribuinte/CertificacaoSoftware.htm

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Upgrade Gespos
Se detectada uma instalao da aplicao Gespos na mquina, ser apresentada ao utilizador a possbilidade de migrar as empresas.

Optando pela migrao, ser efectuada a cpia dos dados da empresa para a nova pasta de dados. Ter ento que licenciar a aplicao...
O n de posto definido na empresa Gespos ser respeitado.

Layouts de documentos Aps upgrade, ao arrancar a primeira vez com a aplicao, ser apresentado um wizard para associao dos novos layouts de documentos de forma a que a impresso respeite as regras da certificao. Cada layout default da aplicao Gespos ser associado automaticamente ao respectivo layout de Sage Retail.
Ainda que esta associao seja efectuada automaticamente pela aplicao, o utilizador poder definir um mapeamento de layouts diferente se assim o entender.

Caso algum dos layouts no seja um dos default, ser assumido PTGFactura Retail(1).LST ou PTGTalao Retail.TPL, consoante se trate de um layout A4 ou talo, respectivamente.
No caso dos layouts de talo de stub, caso esteja configurado um diferente de PTGLavandarias STUB Servico.TPL, PTGLavandarias STUB TM Matricial.tpl ou PTGLavandarias STUB.TPL, ser assumido o layout PTGTalao Retail.TPL

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Sries de documentos Este wizard ajudar ainda o utilizador a definir as novas sries de documentos a usar em substituio das existentes. Dever ainda ser parametrizada a srie default.
As sries definidas sero criadas como Assinada interna. Para mais informaes relativamente tipificao das sries de documentos leia Certificao / Sries de documentos tipificao.

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Sries de documentos tipificao

Catalogao do tipo de srie de documentos.

Assinada interna: para registo de documentos que tm que ser assinados de acordo com a Portaria n 363/2010 de 23 de Junho.
Na converso de documentos por wizard s possvel converter para series assinadas.

No assinada interna: para reposio de documentos de natureza fiscal perdidos ou gerados por outro sistema.
As sries de documentos provenientes de upgrade aplicao Gespos sero tipificadas como no assinadas internas. Para mais informaes relativamente natureza de documentos leia Certificao / Natureza de documentos.

No assinada externa: para registo de documentos importados de outras aplicaes.

Alm desta tipificao, as sries podero ainda ser definidas como inactivas, impedindo a emisso de novos documentos.

Natureza de documentos
Classificao de documentos natureza fiscal e natureza no fiscal. Os documentos so classificados em duas grandes categorias/naturezas. Fiscal: documentos com conotao contabilstica Venda a Dinheiro, Factura, Nota de Dbito, Nota de Crdito, Talo de Venda, Talo de Devoluo, Talo de Reembolso, Guia de Transporte, Guia de Remessa, Guia de Consignao, Devoluo Consignao, Guia de Devoluo e Adiantamento de Clientes.

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 No fiscal: documentos sem conotao contabilstica Talo de Desconto, Consumo Contrato, Oramento, Factura Pro Forma, Encomenda, Folha de Obra, Interno-Def.Utilizador, V/Factura, V/Venda a Dinheiro, V/Nota de Dbito, V/Nota de Crdito, N/Nota de Dbito, N/Nota de Crdito, V/Guia de Remessa, N/Guia de Devoluo, N/Guia de Transporte, N/Encomenda, V/Guia de Consignao, N/Devoluo de Consignao, Interno-Def.Utilizador, Stock Inicial, Entrada de Stock, Sada de Stock, Transferncia de Armazm, Composio, Decomposio, Contagem, Acerto, Recebimento/Pagamento Cliente, Pagamento/Recebimento Fornecedor, Pagamento/Recebimento Vendedor, Entrada de Caixa, Sada de Caixa, Lanamento em Conta Corrente, Recibo Bancrio, Remessa Bancria, Depsito e Factura Rectificativa

Assinatura de documentos
Assinatura de documentos de natureza fiscal. Os documentos de natureza fiscal de uma srie tipificada como Assinada Interna, sero assinados atravs do algoritmo RSA com base na informao descrita no n 1 do artigo 6. da Portaria n 363/2010, de 23 de Junho, e na n/ chave privada.
Para mais informaes relativamente tipificao da natureza e sries de documentos leia Certificao / Natureza de Documentos e Certificao / Sries de Documentos-tipificao.

As assinaturas dos documentos concatenam diversos campos, nomeadamente:

Data de criao do documento Data e hora da ltima alterao do documento Nmero do documento Valor do documento Assinatura gerada no documento anterior da mesma srie
Caso se verifique que a assinatura do documento anterior no vlida, o utilizador ser informado. Caso se trate do primeiro documento da srie/tipo ou do primeiro documento do exerccio daquele tipo, este campo ser assumido como no preenchido.

Poder consultar as especificao das regras tcnicas para certificao de software em:
http://info.portaldasfinancas.gov.pt/NR/rdonlyres/BF3D4A62-3243-404F-8F94DCB2B19547C3/44379/Especificacao_regras_tecnicas_Certificacao_Softwar.pdf

1 Aditamento:
http://info.portaldasfinancas.gov.pt/NR/rdonlyres/84B18C77-577B-4581-A8462DB0201B0FB4/0/1_Aditamento_Especificaca_regras_tecnicas.pdf

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Layouts
Novos layouts de impresso de documentos. A impresso de um documento assinado ter obrigatoriamente que mencionar quatro caracteres da assinatura e a expresso Processado por programa certificado n <Nmero do certificado atribudo pela DGCI/DGCI Sage Retail> em substituio da frase Processado por computador. Notas importantes: No caso de upgrade aplicao Gespos, o utilizador poder optar por um dos novos layouts que respeitam estas regras, ou, se preferir, alterar os layouts anteriormente em uso actualizando-os com as novas variveis Se o documento no est assinado na base de dados e no tem nmero de documento atribudo, por se tratar de um documento de em preparao (documento suspenso), ser impresso Documento Em preparao - NO PODE SER ENTREGUE AO CLIENTE
Para mais informaes relativamente a documentos em preparao leia Documentos Suspensos.

Se o documento no est assinado na base de dados e tem um nmero atribudo, numa srie de documentos tipificada como no assinada, ser impresso "CPIA DO DOCUMENTO ORIGINAL ou DOCUMENTO NO CERTIFICADO" No caso da utilizao do programa com uma licena do tipo formao ou em modo de demonstrao, os documentos emitidos mencionam no cabealho os dados identificativos da Sage em vez da empresa cliente e ser mpressa a expresso: Documento Emitido para Fins de Formao Se o documento est assinado na base de dados e apresenta uma natureza diferente das abaixo listadas ser impresso Este documento no serve de factura Factura Venda a Dinheiro Nota de Dbito Nota de Crdito Talo de Venda Talo de Devoluo Talo de Reembolso Adiantamento de Cliente

Na impresso de documento anulado mencionado Este documento no serve de factura Na impresso de documento com assinatura invlida mencionado Assinatura no confere www.sage.pt 8

 Na impresso de um documento so mencionados todos os documentos que estiveram na sua origem, nomeadamente documentos temporrios e suspensos varivel Cabecalho.Documento.ReferenciaOrigem
Apenas ser impressa a informao dos documentos temporrios que tenham sido impressos (funo IMPRIMETEM).

Na impresso do documento mencionado o modo de emisso do mesmo varivel Rodape.Documento.Certificado Na impresso de um documento mencionada a natureza do mesmo varivel Cabecalho.Documento.Natureza Os novos layouts incluem ainda a informao da srie e natureza do documento, bem como o Iva descriminado. Contemplam ainda uma seco para impresso das propriedades, componente e cores e tamanhos que estejam eventualmente associados aos produtos registados. Nos tales - *.TPL - mencionada, em cabealho, a varivel relativa ao logotipo Empresa.Imagens.LogoImpTaloes e, em rodap, uma seco para o cliente multibanco. No caso de descries de produtos longas, ser efectuada automaticamente a quebra de linha.

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Gesto Comercial
Diagnstico de assinaturas de documentos
Rotina de verificao de assinaturas de documentos. O utilizador poder, a qualquer momento, listar os documentos cuja assinatura invlida de acordo com as regras estipuladas pela Portaria n 363/2010 de 23 de Junho Sistema Diagnstico de Assinaturas de Documentos.

Saf-t
Exportao Saf-t de acordo com a Portaria n 363/2010 de 23 de Junho. exportada para os campos Hash e HashControl, de cada estrutura Invoice, a assinatura e a verso (nmeros inteiros sequenciais) da chave privada respectiva, gravada previamente na base de dados quando se desencadeou o processo de gravao do documento So exportados todos os documentos, independentemente de estarem em sries assinadas ou no assinadas Relativamente s facturas criadas com base em documentos de conferncia de mercadoria (guia de remessa, guia de transporte), mencionam a identificao dos referidos documentos no campo da linha do documento de venda com o ndice 4.1.4.14.2 -Referncia encomenda (OrderReferences) www.sage.pt 10

So mencionados os detalhes dos documentos anulados

Documentos suspensos
Gravao temporria de documentos em preparao para posterior reposio. Durante a emisso de um documento, este poder ser suspenso sendo finalizado mais tarde. Ao emitir um novo documento para o mesmo cliente, o utilizador ser avisado da existncia do documento suspenso, podendo proceder ento sua reposio.
A resposio de documentos suspensos poder apenas ocorrer aquando emisso de novo documento do mesmo tipo, srie e para o mesmo cliente.

Caso haja mais do que um documento suspenso ser apresentada uma lista podendo o utilizador seleccionar qual pretende repor no momento.

Confirmando a reposio do documento, o utilizador poder continuar a sua emisso at que esteja concludo podendo ento ser gravado.

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Anulao de documentos criao de cpia

Criao de cpia de documento anulado. Aquando anulao de documento o utilizador pode optar por efectuar uma cpia do mesmo.

Ao seleccionar a opo Sim, criando uma cpia ser criado um novo documento com base no que est a ser anulado. Desta forma, o utilizador poder efectuar as rectificaes que pretende gravando posteriori o novo documento. www.sage.pt 12

O novo documento ser criado na srie default respeitando a numerao da mesma.

Assistente de criao de documento de crdito

Assistente para emisso automtica de devolues e notas de crdito. Possibilidade de emitir devolues (talo de reembolso ou devoluo) e notas de crdito com base em facturas, vendas a dinheiro, vendas a balco ou notas de dbito.

Impresso de documentos - n de vezes que o documento foi impresso

Impresso de documentos contempla n de vezes que documento impresso. Disponibilizada a varivel relativa ao n de vezes que o documento foi impresso Cabecalho.Documento.CopiasImpressas em todas as linhas de licenas.

Impresso de documentos - logotipo

Impresso de documentos contempla varivel para identificao do logotipo da empresa. Disponibilizada a varivel Empresa.Imagens.LogoImpTaloes relativa ao ficheiro logotaloes.bmp -

Impresso de documentos motivo de iseno de IVA

Disponibilizada varivel relativa ao motivo de iseno de IVA - Corpo.IVA.MotivoIsencao

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Cpias de segurana automticas

Execuo automtica de cpia de segurana ao sair da aplicao. Possibilidade de activar, por posto, a execuo automtica de cpias de segurana ao sair da aplicao Diversos Configuraes Configuraes de Postos Diversos Tenta cpia de segurana automtica ao sair de. Poder ser parametrizada a execuo apenas ao sair de back-office ou front-office, como de ambos.

No caso de base de dados MDB, no ser efectuada a cpia de segurana caso, ao sair da aplicao, outro posto ou processo possuir a base de dados aberta. Em SQL sempre efectuado o Backup. Caso j tenha sido efectuado o backup automtico por esse posto nesse dia, mesmo que saia novamente da aplicao, no ser executada nova segurana.

Impresso etiquetas optimizao

com

base

na

alterao

de

preos

Acelerao da emisso de etiquetas com base na alterao de preos. A optimizao da rotina de impresso de etiquetas de produtos com base na alterao de preos torna todo o processo muito mais rpida. Esta informao contemplada nas comunicaes via Gesfiliais, permitindo assim que a impresso das etiquetas no esteja limitada apenas sede.

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Front-Office
Cpias de segurana automticas
Execuo automtica de cpia de segurana ao sair da aplicao. Possibilidade de activar, por posto, a execuo automtica de cpias de segurana ao sair da aplicao Diversos Configuraes Configuraes de Postos Diversos Backup automtico ao encerrar.

Funo SUSPEND (SUSPENDER)

Gravao temporria de documentos em preparao para posterior reposio.
Para mais informaes leia Documentos suspensos.

Funo DELETEDOC (ANULADOC) criao de cpia

Criao de cpia de documento anulado.
Para mais informaes leia Anulao de documentos - criao de cpia.

Funo DEV (RETURNSALE)

Assistente para emisso automtica de devolues e notas de crdito.
Para mais informaes leia Assistente de criao de documento de crdito.

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Funo VEND (SALESMAN) parmetros

Insero da password como parmetro da funo.

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Upgrade
Migrao de dados Gestexper GPE
Migrao de base de dados da aplicao Sage Gestexper GPE tabelas, stock e saldos de c/c

Migrao de dados Gestexper Tpv

Migrao de base de dados da aplicao Sage Gestexper Tpv tabelas, stock e saldos de c/c

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Migrao de dados Gestexper Gco

Migrao de base de dados da aplicao Sage Gestexper Gco tabelas e documentos de venda.

Migrao de dados Primavera Express v. 6.x

Migrao de base de dados da aplicao Primavera Express v. 6.x
Substitui o script especfico.

Migrao de dados Linha 50 movimentos

Migrao de dados Linha 50 inclui movimentos.

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