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GERENCIAMENTO DE DESPESAS
Fevereiro / 2006
Definições do Gerenciamento de
Despesas
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS
Termos Significado
Agrupamento de contas
Pacote contábeis com naturezas
semelhantes. Ex: Despesas
com Utilidades.
Locais de realização dos gastos.
Unidade
Normalmente reflete a estrutura
hierárquica da empresa
2
Como alcançar a meta proposta ?
Metas desafiadoras de
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS
REDUÇÃO DO PREÇO
Análise de
Contrato
PREÇO
+
Gastos
Papel VCP x 12-jan 72.000 10%
Parâmetros
Cartucho de
Kalunga x 9-mai 50.000 5% 30/abr
tinta
Valor Contábil
Pasta/fichário x 4.000 20%
Office
DO
Notas fiscais JC Formulários x 15-jul 120.000 10%
CONSUMO
Matrizes
Orçamentárias Comparação
Dono: Dr. Jacques Gontijo
R$/F
Gestores
Metas
Acumulado Acumulada Acumulado Acumulada Acumulado Acumulada Acumulado Acumulada
(R$) (R$) (R$)
(R$) (R$) (R$) (R$) (R$) (R$) (R$) (R$)
Pacotes de
Gestores
Produtos
Bebida
Energética
Creme UHT
Indicadores
Doce de Leite
Orçamento
Iogurte
L.Ester.Sabor
Leite C
Leite C - Vit
Leite
Condensado
Leite em Pó
Negociação
Leite Longa
Vida
Manteiga
Q.Petit Suiss
Queijo
Requeijão
Entidades
Geral
Soro em pó
Sucos
3
Definições do Gerenciamento de
Despesas
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS
Termos Significado
Agrupamento de contas
Pacote contábeis com naturezas
semelhantes. Ex: Despesas
com Utilidades.
Locais de realização dos gastos.
Unidade
Normalmente reflete a estrutura
hierárquica da empresa
4
Princípios do Gerenciamento de Despesas
Princípios Significado
1) Controle Gastos controlados por duas
Cruzado pessoas (gestores de
Unidades de Negócios e
Pacotes)
Princípio do Controle Cruzado
Matriz Corporativa
Dono: Presidente
Donos de Unidades Donos de Unidades
de Negócios de Negócios
Gestor
de Pacote Gasto Gasto Gasto
“a” - $ “b” - $ ... “z” - $
Donos de
Pacotes
Gestor
Gasto Gasto Gasto
de Pacote “” - $ “” - $ ... “” - $
Princípios do Gerenciamento de Despesas
Princípios Significado
1) Controle Gastos controlados por duas
Cruzado pessoas (gestores de Unidades
de Negócios e Pacotes)
Presidência $
Unidades
Corporativas
(Unidades de Negócio de
$ $ $
1º Nível)
Gerência
(Unidades de Negócio $ $ $ Contas Contábeis
de 2º Nível)
Linhas de Gastos
Centros de Custos
$ $
(Unidades de Negócio de
3º Nível)
Princípios do Gerenciamento de Despesas
Princípios Significado
1) Controle Gastos controlados por duas
Cruzado pessoas (gestores de
Unidades de Negócios e
Pacotes)
2) Foco no Os Gastos são desdobrados até o
desdobramento nível onde são realizados os
do Gasto gastos no campo
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PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Gerenciamento de Despesas - Uma Estratégia Competitiva
Necessidade de pleno
domínio da utilização dos
recursos da empresa
Criação de uma ferramenta
que permita excelência no
gerenciamento dos gastos
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PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Uma Nova Proposta de Gerenciamento de Despesas
ORÇAMENTO TRADICIONAL
•Redutor Linear
•Ausência de exame
detalhado dos gastos GERENCIAMENTO DE
•Desafios desiguais para as DESPESAS
áreas
•Responsabilidade pelos •Exame detalhado dos
resultados com a diretoria gastos
•Metas de redução
NOVA VISÃO
específicas para cada área
•Desafios compatíveis com
a geração de riqueza
•Responsabilidade pelos
resultados com os gestores 12
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Planejamento
Elaboração
do
A P Orçamento
Controle C D
Orçamentário
13
VISÃO DO ORGANOGRAMA EM CONJUNTO COM OS
CENTROS DE CUSTO
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS
Onde os gastos
ocorrem
- São diretores/gerentes de de
Gestores
filiais/áreas
- São técnicosUnidades
ou gerentes
-Analisam os dados,
- Analisam o conteúdo
Presidência
de
CONTAS
negociam as conta
metase propõem as
cada
CONTÁBEIS
metas
- Aplicam os padrões de
Tipos de Gastos Diretoria A Diretoria B Diretoria C
gastos - Elaboram os padrões de
Gestores de Pacote
(especialistas) gastos junto com
Gerência B1 Gerência B2 Gerência B3 Gerência B4
especialistas
14
OS PAPÉIS NO GERENCIAMENTO DAS DESPESAS
Metas das
Presidente Linhas
Entidades FINANCEIRO INDUSTRIAL COMERCIAL
Meta 2001 (R$) Meta 2001 (R$) Meta 2001 (R$) Meta 2004 (R$)
Propaganda e
André Alexandre
conta e1.234.666
Publicidade propõem as metas
1.234.987 939.393 3.409.046
Luca
Léo -Elaboram
Manutenção e
Utilidades
os padrões
2.888.933 2.987.877 de gastos
2.393.993 8.270.803
Despesas com
Ricardo Alexandre
Vendas
12.985.483 9.837.920 8.938.082 31.761.485
15
Metas das Entidades 74.940.854 61.567.402 62.373.692 198.881.948
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS PAPEL DOS GESTORES DE PACOTE
16
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS O QUE SE ESPERA DOS GESTORES DE PACOTE
17
PACOTES UNITED MILLS
Estrutura do GD
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS
18
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Planejamento
Elaboração
do
A P Orçamento
Controle C D
Orçamentário
19
Conceito de Redução de Gastos
1 Economia
no Consumo
Gasto ANTIGO
Duração
das
Chamadas
NOVO Gasto
(min)
2 Renegociação
de Contratos
Preço do minuto
20
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Planejamento
Elaboração
do
A P Orçamento
Controle C D
Orçamentário
21
Definições do Gerenciamento de
Despesas
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS
Termos Significado
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PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Análise Preliminar das Contas
Pacote
Conta
Contábil
Parâmetros /
Indicadores
Fatores que
determinam o
volume de
gastos
$/ parâmetro
23
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Parâmetros e Indicadores
24
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Planejamento
Elaboração
do
A P Orçamento
Controle C D
Orçamentário
25
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS
0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
6,00
7,00
8,00
CRSJ RP
CRFERN
CRPARN
CRJ ATA
CRRVER
CRVOTU
CRARAR
CRCURI
área limpa
CRSCAR
CRJ ALE
CRURUG
R$ gastos com material
de limpeza/Tamanho da
CBCUIA
CBSINP
CBCACE
CBVGRA
CBTANG
CBVILH
CBARIQ
CBROND
CBSORR
CBJ UIN
CBCACO
BLANAN
BLBELE
BLMACA
BLTOYO
BLPARG
BLMARB
BLIMPE
BLCAST
BLALTA
RBFEIR
RBPNEU
RBSALV
DEFINIÇÃO DE METAS POR COMPARAÇÃO
SDSANT
SVSPAU
AGCUIA
AGROND
AGPRIM
AGCVER
26
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS DEFINIÇÃO DE METAS POR ANÁLISE HISTÓRICA
4.50
4.00
3.50
3.00
R$/m2
R$/ pessoa
2.50
2.00
1.50
1.00
0.50
-
JAN
RJ
FEV
MG ES
MAR
BA
ABR MAI JUN
SE AL
JUL
PE
AGO
PB RN
SET
CE
. .PI . .MA. . PA AM AP
DEZ
RR
27
Cálculo da Meta
4
1
PASSAR A RÉGUA
R$ 1000 5
3
DESPESAS R$ 40 / veiculo
ATUAL
R$ 50/veiculo R$/F
REALIZADAS
2 INDICADOR METAS NOS
(DESPESAS
20 veiculos INDICADORES
PARAMETRIZADAS)
4
1
PASSAR A RÉGUA
R$ 1000 5
3
DESPESAS R$ 40 / veículo
R$ 50/veículo R$/F
REALIZADAS
ATUAL
7 8 9
6
30 veículos x R$ 40 / veiculos = R$ 1200
FUTURO
Elaboração
do
A P Orçamento
Controle C D
Orçamentário
30
Análise de Contratos
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Planejamento
Elaboração
do
A P Orçamento
Controle C D
Orçamentário
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PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Negociação das Metas em todos centros de custo
Diretoria / Responsável
Dono da Matriz:
•Gestores de Pacote José da Silva
Total
entre o Nível de Industrial Operacio. Comercial Financeira
para todos os
Pacotes GASTOS FIXOS 185 680 945 620 2.430
Visão Empresa
Dono Presidente
Dono P resident e
Entidades e Donos de Entidade Entidades e Donos de Entidade
M anoel Car mo Bre tas Adonir an Bre tas Adonir an Fr aga Fr eitas Laerte Laerte M anoel Car mo Bre tas Adonir an Bre tas Adonir an Fr aga Fr eitas Laerte Laerte
Entidades e Donos de Entidade
Gestores Gestores
Dir etoria Associ adas Argentina/ Associ adas Outra s Dir etoria Associ adas Argentina/ Associ adas Outra s M anoel Car mo Bre tas Adonir an Bre tas Adonir an Fr aga Fr eitas Laerte Laerte
de Pacotes Sede Fábric as Comerciais L ogística
Regional
Revenda Nort e Venezuela Sul (inativas)
de Pacotes Sede Fábric as Comerciais L ogística
Regional
Revenda Nort e Venezuela Sul (inativas)
pacotes pacotes Gestores
Dir etoria Associ adas Argentina/ Associ adas Outra s
de Pacotes Sede Fábric as Comerciais L ogística
Regional
Revenda Nort e Venezuela Sul (inativas)
Ric ar do Pacote de Pessoal Ric ar do Pacote de Pessoal pacotes
Ordenados Ordenados
Comissões/Prêmios Comissões/Prêmios Ric ar do Pacote de Pessoal
Indenizações/Aviso Prévio Indenizações/Aviso Prévio Ordenados
Encargos Diretos/Provisões Encargos Diretos/Provisões Comissões/Prêmios
Variável Ajuda de Custo Variável Ajuda de Custo Indenizações/Aviso Prévio
Diretoria Diretoria Encargos Diretos/Provisões
Transporte Transporte Variável Ajuda de Custo
PAT PAT Diretoria
Outros Outros Transporte
PAT
Laert e Pacote Terceiros Laert e Pacote Terceiros Outros
TOTAL PACOTES
André Nilson Adilson Adilson
André/Jorge
PACOTES
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PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Elaboração dos Padrões de Gastos
Padronização dos
critérios e seleção das
Melhores práticas
Critérios e normas
• “Políticas”
que ajudam a atingir
• “Regulamentos” as metas de gastos
• “Padrões previstas nos
Operacionais” pacotes
36
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS ELABORAÇÃO DOS PLANOS DE AÇÃO
Metas 2004
Itens de verificação
REDUÇÃO
Itens de controle
PLANO DE AÇÃO
O QUE QUEM QUANDO ONDE PORQUE COMO
37
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS EXECUÇÃO E CONTROLE
A P
C D Rotina Diária
- GRD
Controle PRESIDÊNCIA
Orçamentário G Pacote
G Pacote
G Pacote
Análise e Reuniões DIRETORIAS
Formais de avaliação
de Resultados
SUPERVISÕES SUPERVISÕES
ANÁLISE
38
Relatório de Anomalia
Relatório de Anomalia
Mês Mar/2000 Pacote Utilidades
Entidade Comercial (Filial Fortaleza) Limite de Tolerância (%) 5%
Gestor da Entidade Marcos Martins Gestor do Pacote José Carlos dos Santos
Em Ocorreu
Ações Previstas Realizado Não realizado
P D
andamento Impedimento
Negociar Valor da Tarifa de Telefonia Celular X
Variáveis do Desvio
Causas Prováveis Medidas Corretivas Responsável Prazo
Pacote R$ (%)
C A
Combustível 20/Abr
combustível acima do previsto utilizar apenas combustível comum Costa
Mês Acumulado
Meta do Pacote (R$) 2.300,00 27.600,00
Realizado (R$) 2.200,00 29.256,00
Desvio absoluto (R$) 100,00 1.656,00
Variação (%) 4,35% -6,00%