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PROJETO

GERENCIAMENTO DE DESPESAS

Fevereiro / 2006
Definições do Gerenciamento de
Despesas
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS

Termos Significado

Agrupamento de contas
Pacote contábeis com naturezas
semelhantes. Ex: Despesas
com Utilidades.
Locais de realização dos gastos.
Unidade
Normalmente reflete a estrutura
hierárquica da empresa

2
Como alcançar a meta proposta ?

Metas desafiadoras de
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS

Gestores de Pacote redução por C.C.


A P Identificam as
Melhores Práticas Normas e padrões para
C D alcançar metas
Meta
estratégica

REDUÇÃO DO PREÇO
Análise de
Contrato
PREÇO

PACOTE Suporte Administrativo


ANÁLISE DE CONTRATOS CONTA Material de escritório
GESTOR Inês
Cont. formal ? Analise do contrato Negociação
ITEM FORNECEDOR Objetivo %Redução Novo
S N Vencto Valor anual
red. %
Estratégia Responsável Data Negociada Valor

+
Gastos
Papel VCP x 12-jan 72.000 10%

Parâmetros
Cartucho de
Kalunga x 9-mai 50.000 5% 30/abr
tinta

REDUÇÃO Tonner Xerox 5.000 30%


X
Papelaria New

Valor Contábil
Pasta/fichário x 4.000 20%
Office

DO
Notas fiscais JC Formulários x 15-jul 120.000 10%

NOVO CUSTO CONSUMO


Total 251.000 10% % Média de redução dos contratos TOTAL 0
Total identificado na conta 303.150 83% % Identificada das contas


CONSUMO
Matrizes
Orçamentárias Comparação
Dono: Dr. Jacques Gontijo

R$/F
Gestores

Entidades Região Centro-Oeste/Sudeste Região Norte/Nordeste Região São Paulo/Sul Total


Realizado Meta Realizado Meta Realizado Meta Realizado Meta
Diferença Diferença Diferença

Metas
Acumulado Acumulada Acumulado Acumulada Acumulado Acumulada Acumulado Acumulada
(R$) (R$) (R$)
(R$) (R$) (R$) (R$) (R$) (R$) (R$) (R$)
Pacotes de
Gestores
Produtos
Bebida
Energética
Creme UHT

Indicadores
Doce de Leite

Orçamento
Iogurte

L.Ester.Sabor

Leite C

Leite C - Vit
Leite
Condensado
Leite em Pó

Negociação
Leite Longa
Vida
Manteiga

Q.Petit Suiss

Queijo

Requeijão
Entidades

Geral
Soro em pó

Sucos

Total das Entidades

3
Definições do Gerenciamento de
Despesas
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS

Termos Significado

Agrupamento de contas
Pacote contábeis com naturezas
semelhantes. Ex: Despesas
com Utilidades.
Locais de realização dos gastos.
Unidade
Normalmente reflete a estrutura
hierárquica da empresa

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Princípios do Gerenciamento de Despesas

Princípios Significado
1) Controle Gastos controlados por duas
Cruzado pessoas (gestores de
Unidades de Negócios e
Pacotes)
Princípio do Controle Cruzado

Matriz Corporativa
Dono: Presidente
Donos de Unidades Donos de Unidades
de Negócios de Negócios

Gestor Gestor Gestor Gestor Gestor Gestor

Gestor
de Pacote Gasto Gasto Gasto
“a” - $ “b” - $ ... “z” - $
Donos de
Pacotes
Gestor
Gasto Gasto Gasto
de Pacote “” - $ “” - $ ... “” - $
Princípios do Gerenciamento de Despesas

Princípios Significado
1) Controle Gastos controlados por duas
Cruzado pessoas (gestores de Unidades
de Negócios e Pacotes)

2) Foco no Os Gastos são desdobrados até o


desdobramento nível onde são realizados os
do Gasto gastos no campo
Princípio do Desdobramento do Gasto

Presidência $

Unidades
Corporativas
(Unidades de Negócio de
$ $ $
1º Nível)

Gerência
(Unidades de Negócio $ $ $ Contas Contábeis
de 2º Nível)
Linhas de Gastos

Centros de Custos
$ $
(Unidades de Negócio de
3º Nível)
Princípios do Gerenciamento de Despesas

Princípios Significado
1) Controle Gastos controlados por duas
Cruzado pessoas (gestores de
Unidades de Negócios e
Pacotes)
2) Foco no Os Gastos são desdobrados até o
desdobramento nível onde são realizados os
do Gasto gastos no campo

3) Acompanhamento Esforço direcionado a partir de


sistemático comparações sistemáticas e
controle detalhado dos gastos
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS GERENCIAMENTO DE DESPESAS

Como fazer do Orçamento uma


arma poderosa para aumentar a
produtividade e lucratividade da
empresa

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PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Gerenciamento de Despesas - Uma Estratégia Competitiva

 Preços ditados pelo mercado consumidor


 Baixas margens
 Alta concorrência
 Agilidade na adaptação às mudanças
Esforço contínuo de aumento de produtividade

Necessidade de pleno
domínio da utilização dos
recursos da empresa
Criação de uma ferramenta
que permita excelência no
gerenciamento dos gastos

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PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Uma Nova Proposta de Gerenciamento de Despesas

ORÇAMENTO TRADICIONAL
•Redutor Linear
•Ausência de exame
detalhado dos gastos GERENCIAMENTO DE
•Desafios desiguais para as DESPESAS
áreas
•Responsabilidade pelos •Exame detalhado dos
resultados com a diretoria gastos
•Metas de redução
NOVA VISÃO
específicas para cada área
•Desafios compatíveis com
a geração de riqueza
•Responsabilidade pelos
resultados com os gestores 12
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Planejamento

Elaboração
do
A P Orçamento

Controle C D
Orçamentário

1 - Definição clara das responsabilidades pela realização dos gastos/ criação de


especialistas
2 - Redução dos gastos
3 - Definição de indicadores de performance
4 - Definição de metas com base nas melhores práticas
5 – Análise Contratual
6 - Ampla negociação e consolidação de um compromisso

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VISÃO DO ORGANOGRAMA EM CONJUNTO COM OS
CENTROS DE CUSTO
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS

Onde os gastos
ocorrem
- São diretores/gerentes de de
Gestores
filiais/áreas
- São técnicosUnidades
ou gerentes
-Analisam os dados,
- Analisam o conteúdo
Presidência
de
CONTAS
negociam as conta
metase propõem as
cada
CONTÁBEIS
metas
- Aplicam os padrões de
Tipos de Gastos Diretoria A Diretoria B Diretoria C
gastos - Elaboram os padrões de
Gestores de Pacote
(especialistas) gastos junto com
Gerência B1 Gerência B2 Gerência B3 Gerência B4

especialistas
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OS PAPÉIS NO GERENCIAMENTO DAS DESPESAS

Dono: Donos André Adilson Nilson


PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS

Metas das
Presidente Linhas
Entidades FINANCEIRO INDUSTRIAL COMERCIAL

Meta 2001 (R$) Meta 2001 (R$) Meta 2001 (R$) Meta 2004 (R$)

Donos Gestores - São técnicos


Pacotes
ou gerentes
Armelim Rosalina Pessoal 22.878.899 14.738.933 14.887.339 52.505.171

- Analisam o conteúdo de cada


Suporte
Armelim José Luis 12.098.776
Administrativo 7.898.765 9.654.387 29.651.928

Propaganda e
André Alexandre
conta e1.234.666
Publicidade propõem as metas
1.234.987 939.393 3.409.046

Armelim Rosalina Benefícios 3.498.790 2.348.590 3.987.658 9.835.038

Luca
Léo -Elaboram
Manutenção e
Utilidades
os padrões
2.888.933 2.987.877 de gastos
2.393.993 8.270.803

Luca Léo junto com


Comunicações especialistas
767.543 3.876.998 4.332.099 8.976.640

André José Luis Locação 9.809.765 8.766.765 9.876.868 28.453.398

Despesas com
Ricardo Alexandre
Vendas
12.985.483 9.837.920 8.938.082 31.761.485

Armelim José Nilton Impostos 8.777.999 9.876.567 7.363.873 26.018.439

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Metas das Entidades 74.940.854 61.567.402 62.373.692 198.881.948
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS PAPEL DOS GESTORES DE PACOTE

•Conhecer o que é lançado em cada conta contábil.


•Identificar em quais centros de custo há lançamento.
•Analisar a atividade de cada centro de custo.
•Identificar parâmetros para avaliar a produtividade e permitir a
comparação entre áreas.
•Identificar as melhores práticas.
•Fazer a análise de compressibilidade das contas/contratos.
•Propor metas orçamentárias desafiadores e factíveis.
•Desenvolver critérios, normas, e padrões que regulem a utilização
dos recursos.
•Negociar com os gestores de Unidades de Negócios metas e
regulamentos.
•Acompanhar a execução orçamentária, adotando medidas corretivas.

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PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS O QUE SE ESPERA DOS GESTORES DE PACOTE

•Especialista - Ter conhecimento das contas do seu Pacote.


•Censo de oportunidade - Entender a delegação do Presidente como
uma distinção e uma oportunidade de crescimento pessoal
•Garra e Comprometimento – Ter garra para cumprir a missão com
independência técnica : encontrar oportunidades para a redução de
Gastos
•Capacidade de análise –Analisar os dados, fazer estratificações,
encontrar relações de causa/efeito e construir propostas objetivas e
desafiadoras.
•Postura firme – Ter personalidade e capacidade de argumentar e
defender as metas propostas
•Habilidade de negociar –Ter habilidade para negociar metas e
padrões com as áreas.

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PACOTES UNITED MILLS

Estrutura do GD
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS

PACOTE RESPONSÁVEL CONTA GTR CONTA

Administrativo Graciela MO Terceiros Flávia

Suprimentos Cristiane Insumos Argeu

Pessoal Antônio Salários Cláudia

Utilidades/Man Ronaldo Man. Equip. Márcio

Comercial Heliezer Ac. Comerciais Mauro L.

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PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Planejamento

Elaboração
do
A P Orçamento

Controle C D
Orçamentário

1 - Definição clara das responsabilidades pela realização dos gastos/ criação de


especialistas
2 - Redução dos gastos
3 - Definição de indicadores de performance
4 - Definição de metas com base nas melhores práticas
5 – Análise Contratual
6 - Ampla negociação e consolidação de um compromisso

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Conceito de Redução de Gastos

(Exemplo: Chamadas Telefônicas)


PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS

1 Economia
no Consumo

Gasto ANTIGO
Duração
das
Chamadas
NOVO Gasto
(min)
2 Renegociação
de Contratos

Preço do minuto

20
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Planejamento

Elaboração
do
A P Orçamento

Controle C D
Orçamentário

1 - Definição clara das responsabilidades pela realização dos gastos/ criação de


especialistas
2 - Redução dos gastos
3 - Definição de indicadores de performance
4 - Definição de metas com base nas melhores práticas
5 – Análise Contratual
6 - Ampla negociação e consolidação de um compromisso

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Definições do Gerenciamento de
Despesas
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS

Termos Significado

São fatores que influenciam


Parâmetros diretamente a despesa. Ex.:
Tamanho da área.

Relação entre a despesa e seu


Indicadores respectivo parâmetro. Ex.: R$ /m2
de área limpa.

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PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Análise Preliminar das Contas

Pacote

Conta
Contábil
Parâmetros /
Indicadores
 Fatores que
determinam o
volume de
gastos
$/ parâmetro

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PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Parâmetros e Indicadores

Conta Parâmetro Indicador Comparações

Material Área em Consumo


de metros de material
Limpeza quadrados por metro
quadrado 0

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PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Planejamento

Elaboração
do
A P Orçamento

Controle C D
Orçamentário

1 - Definição clara das responsabilidades pela realização dos gastos/ criação de


especialistas
2 - Redução dos gastos
3 - Definição de indicadores de performance
4 - Definição de metas com base nas melhores práticas
5 – Análise Contratual
6 - Ampla negociação e consolidação de um compromisso

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PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS

0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
6,00
7,00
8,00
CRSJ RP

CRFERN

CRPARN

CRJ ATA

CRRVER

CRVOTU

CRARAR

CRCURI
área limpa

CRSCAR

CRJ ALE

CRURUG
R$ gastos com material
de limpeza/Tamanho da

CBCUIA

CBSINP

CBCACE

CBVGRA

CBTANG

CBVILH

CBARIQ

CBROND

CBSORR

CBJ UIN

CBCACO

BLANAN

BLBELE

BLMACA

BLTOYO

BLPARG

BLMARB

BLIMPE

BLCAST

BLALTA

RBFEIR

RBPNEU

RBSALV
DEFINIÇÃO DE METAS POR COMPARAÇÃO

SDSANT

SVSPAU

AGCUIA

AGROND

AGPRIM

AGCVER
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PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS DEFINIÇÃO DE METAS POR ANÁLISE HISTÓRICA

Conta: Material de Limpeza CC: Expedição


5.00

4.50

4.00

3.50

3.00
R$/m2
R$/ pessoa

2.50

2.00

1.50

1.00

0.50

-
JAN
RJ
FEV
MG ES
MAR
BA
ABR MAI JUN
SE AL
JUL
PE
AGO
PB RN
SET
CE
. .PI . .MA. . PA AM AP
DEZ
RR

27
Cálculo da Meta

4
1
PASSAR A RÉGUA
R$ 1000 5
3
DESPESAS R$ 40 / veiculo
ATUAL

R$ 50/veiculo R$/F
REALIZADAS
2 INDICADOR METAS NOS
(DESPESAS
20 veiculos INDICADORES
PARAMETRIZADAS)

PARÂMETROS Unidades de Negócios


DO
PERÍODO Indicador meta
Nesta situação: Meta preliminar = R$ 800,00, onde a
economia de R$ 10,00 /veiculo proporciona redução de R$
200,00 dos gastos desta conta.
Crescimento Controlado

4
1
PASSAR A RÉGUA
R$ 1000 5
3
DESPESAS R$ 40 / veículo
R$ 50/veículo R$/F
REALIZADAS
ATUAL

2 INDICADOR METAS NOS


(DESPESAS
20 veiculos INDICADORES
PARAMETRIZADAS)

PARÂMETROS Unidades de Negócios


DO
PERÍODO

7 8 9
6
30 veículos x R$ 40 / veiculos = R$ 1200
FUTURO

VOLUMES NOVOS METAS NOS DESPESAS


PREVISTOS PARÂMETROS INDICADORES PREVISTAS
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Planejamento

Elaboração
do
A P Orçamento

Controle C D
Orçamentário

1 - Definição clara das responsabilidades pela realização dos gastos/ criação de


especialistas
2 - Redução dos gastos
3 - Definição de indicadores de performance
4 - Definição de metas com base nas melhores práticas
5 – Análise Contratual
6 - Ampla negociação e consolidação de um compromisso

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Análise de Contratos
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Planejamento

Elaboração
do
A P Orçamento

Controle C D
Orçamentário

1 - Definição clara das responsabilidades pela realização dos gastos/ criação de


especialistas
2 - Redução dos gastos
3 - Definição de indicadores de performance
4 - Definição de metas com base nas melhores práticas
5 – Análise Contratual
6 - Ampla negociação e consolidação de um compromisso

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PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Negociação das Metas em todos centros de custo

Diretoria / Responsável
Dono da Matriz:
•Gestores de Pacote José da Silva
Total
entre o Nível de Industrial Operacio. Comercial Financeira

Direção Gestor Linha

Desp. Adm. 50 500 700 250 1.500


Terceiros 25 30 45 300 400
Desp. Pessoal 30 20 30 20 100
Manutenção 10 75 95 20 200

•Nível de Direção Desp. Financ.


Etc...
50
20
5
50
25
50
20
10
100
130

para todos os
Pacotes GASTOS FIXOS 185 680 945 620 2.430

•Fechamento das metas


nas entidades e
pacotes da matriz
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Consolidação do Orçamento
Matriz do Presidente
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS

Visão Empresa

Dono Presidente

Entidades e Donos de Entidade


Manoel Carmo Bretas Adoniran Bretas Adoniran Fraga Freitas Laerte Laerte
Gestores
Diretoria Associadas Argentina/ Associadas Outras
de Pacotes Sede Fábricas Comerciais Logística Revenda Norte Sul
Regional Venezuela (inativas)
pacotes

Ricardo Pacote de Pessoal


Ordenados
Comissões/Prêmios
Indenizações/Aviso Prévio
Encargos Diretos/Provisões
Variável Ajuda de Custo
Diretoria
Transporte
PAT
Outros

Laerte Pacote Terceiros


Variável Terceirização
Vigilância
Etc. ...

Matriz dos Diretores Matriz dos Diretores


Matriz dos Diretores
Visão Empre sa Visão Empre sa

Dono P resident e Dono P resident e Visão Empre sa

Dono P resident e
Entidades e Donos de Entidade Entidades e Donos de Entidade
M anoel Car mo Bre tas Adonir an Bre tas Adonir an Fr aga Fr eitas Laerte Laerte M anoel Car mo Bre tas Adonir an Bre tas Adonir an Fr aga Fr eitas Laerte Laerte
Entidades e Donos de Entidade
Gestores Gestores
Dir etoria Associ adas Argentina/ Associ adas Outra s Dir etoria Associ adas Argentina/ Associ adas Outra s M anoel Car mo Bre tas Adonir an Bre tas Adonir an Fr aga Fr eitas Laerte Laerte
de Pacotes Sede Fábric as Comerciais L ogística
Regional
Revenda Nort e Venezuela Sul (inativas)
de Pacotes Sede Fábric as Comerciais L ogística
Regional
Revenda Nort e Venezuela Sul (inativas)
pacotes pacotes Gestores
Dir etoria Associ adas Argentina/ Associ adas Outra s
de Pacotes Sede Fábric as Comerciais L ogística
Regional
Revenda Nort e Venezuela Sul (inativas)
Ric ar do Pacote de Pessoal Ric ar do Pacote de Pessoal pacotes
Ordenados Ordenados
Comissões/Prêmios Comissões/Prêmios Ric ar do Pacote de Pessoal
Indenizações/Aviso Prévio Indenizações/Aviso Prévio Ordenados
Encargos Diretos/Provisões Encargos Diretos/Provisões Comissões/Prêmios
Variável Ajuda de Custo Variável Ajuda de Custo Indenizações/Aviso Prévio
Diretoria Diretoria Encargos Diretos/Provisões
Transporte Transporte Variável Ajuda de Custo
PAT PAT Diretoria
Outros Outros Transporte
PAT
Laert e Pacote Terceiros Laert e Pacote Terceiros Outros

Variável Terceirização Variável Terceirização


Vigilância Vigilância Laert e Pacote Terceiros
Et c. ... Et c. ... Terceirização
Variável
Vigilância
Et c. ...

Matriz das Supervisões Matriz das Supervisões Matriz das Supervisões


Visão Empresa Visão Empresa Visão Empresa

Dono Presidente Dono Presidente Dono Presidente

Entidades e Donos de Entidade Entidades e Donos de Entidade Entidades e Donos de Entidade


Manoel Carmo Bretas Adoniran Bretas Adoniran Fraga Freitas Laerte Laerte Manoel Carmo Bretas Adoniran Bretas Adoniran Fraga Freitas Laerte Laerte Manoel Carmo Bretas Adoniran Bretas Adoniran Fraga Freitas Laerte Laerte
Gestores Gestores Gestores
Diretoria Associadas Argentina/ Associadas Outras Diretoria Associadas Argentina/ Associadas Outras Diretoria Associadas Argentina/ Associadas Outras
de Pacotes Sede Fábricas Comerciais Logística Revenda Norte Sul de Pacotes Sede Fábricas Comerciais Logística Revenda de Pacotes Sede Fábricas Comerciais Logística Revenda Norte Sul
Regional Venezuela (inativas) Regional Norte Venezuela Sul (inativas) Regional Venezuela (inativas)
pacotes pacotes pacotes

Ricardo Pacote de Pessoal Ricardo Pacote de Pessoal Ricardo Pacote de Pessoal


Ordenados Ordenados Ordenados
Comissões/Prêmios Comissões/Prêmios Comissões/Prêmios
Indenizações/Aviso Prévio Indenizações/Aviso Prévio Indenizações/Aviso Prévio
Encargos Diretos/Provisões Encargos Diretos/Provisões Encargos Diretos/Provisões
Variável Ajuda de Custo Variável Ajuda de Custo Variável Ajuda de Custo
Diretoria Diretoria Diretoria
Transporte Transporte Transporte
PAT PAT PAT
Outros Outros Outros

Laerte Pacote Terceiros Laerte Pacote Terceiros Laerte Pacote Terceiros


Variável Terceirização
Vigilância
Etc. ...
Variável Terceirização
Vigilância
Etc. ...
Variável Terceirização
Vigilância
Etc. ...
34
MATRIZ ORÇAMENTÁRIA
Administrativos Comerciais Industriais Produtivos
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS

TOTAL PACOTES
André Nilson Adilson Adilson
André/Jorge

PACOTES

35
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS Elaboração dos Padrões de Gastos

Padronização dos
critérios e seleção das
Melhores práticas

Critérios e normas
• “Políticas”
que ajudam a atingir
• “Regulamentos” as metas de gastos
• “Padrões previstas nos
Operacionais” pacotes

36
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS ELABORAÇÃO DOS PLANOS DE AÇÃO

Diagrama de Causa e Efeito

Metas 2004

Itens de verificação

REDUÇÃO

Itens de controle

PLANO DE AÇÃO
O QUE QUEM QUANDO ONDE PORQUE COMO

1. Centralizar Marcos Até 31/10/01 Agência A - verificando


Para obter a
as compras de É importante que todas as
maior poder demanda
material de lacunas sejam ligadas às
limpeza nos de negociação das agências
e ganhos com - analisando ações
Setores
os potenciais
fornecedores fornecedores

37
PROJETO GERENCIAMENTO DE DESPESAS EXECUÇÃO E CONTROLE
A P
C D Rotina Diária
- GRD

Controle PRESIDÊNCIA
Orçamentário G Pacote

G Pacote

G Pacote
Análise e Reuniões DIRETORIAS
Formais de avaliação
de Resultados
SUPERVISÕES SUPERVISÕES

EQUIPES EQUIPES EQUIPES EQUIPES EQUIPES

ANÁLISE

38
Relatório de Anomalia

Relatório de Anomalia
Mês Mar/2000 Pacote Utilidades
Entidade Comercial (Filial Fortaleza) Limite de Tolerância (%) 5%
Gestor da Entidade Marcos Martins Gestor do Pacote José Carlos dos Santos

Em Ocorreu
Ações Previstas Realizado Não realizado

P D
andamento Impedimento
Negociar Valor da Tarifa de Telefonia Celular X

Realizar convênios com hoteis para redução de tarifas X

Variáveis do Desvio
Causas Prováveis Medidas Corretivas Responsável Prazo
Pacote R$ (%)

Aumento do preço do Definir política de abastecimento para Ana Paula

C A
Combustível 20/Abr
combustível acima do previsto utilizar apenas combustível comum Costa

Definir política para utilização de taxi


Viagens Utilização de taxi especial Roberto Alves 20/Abr
comum

Mês Acumulado
Meta do Pacote (R$) 2.300,00 27.600,00
Realizado (R$) 2.200,00 29.256,00
Desvio absoluto (R$) 100,00 1.656,00
Variação (%) 4,35% -6,00%

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