Tpicos importantes a se estudar de arquivologia

- Fundo de arquivo - Princpio da unicidade - Princpio de respeito aos fundos - Gnero e espcie documental (Tipologias documentais) (suporte fsicos) - Gesto de documentos (distribuio, classificao, recuperao, armazenamento, acondicionamento, transferncia e recolhimento) - Metro linear (unidade de medida utilizada para ensurar documentos textuais em suporte em papel) - Teoria das 3 idades. - Protocolo (nos concursos (CESPE) uma atividade do arquivo corrente) - Avaliao de documentos - Norma internacional de descrio arquivstica - Instrumentos de pesquisa - Legislao arquivstica - Microfilmagem e digitalizao (substituio de suporte/potencializao do acesso) - Preservao e conservao de documentos - Princpios arquivisticos (Rousseau e Couture) - Decreto 4553/02 - Arranjo documental - Websites de instrumentos arquivisticos - Composio de acervos arquivisticos

Bizus de arquivologia

- O SINAR (e no o Conselho Nacional de Arquivos) visa implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, com vistas gesto, preservao e ao acesso aos documentos arquivsticos. - Definies: Guia = Instrumento de pesquisa que oferece informaes gerais sobre fundos e colees existentes em um ou mais arquivos (Geral); Inventrio = Instrumento de pesquisa que descreve, sumria ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentao poder refletir ou no a disposio fsica dos documentos (Especifico); Catlogo = Instrumento de pesquisa organizado segundo critrios temticos, cronolgicos, onomsticos ou toponmicos, reunindo a descrio individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumria ou analtica; (Especifico) ; ndice = Relao sistemtica de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referncias para sua localizao; (Geral); Tabela de equivalncia = Instrumento que estabelece uma correspondncia entre notaes diferentes. (Geral); repertrio = Instrumento de pesquisa no qual so descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou colees, selecionados segundo critrios previamente definidos. (Especifico); Especifico = Alto grau de detalhamento; Geral = No h um grau de aprofundamento dos dados

colhidos do acervo. - A cerca das diretrizes sobre a terceirizao de SERVIOS ARQUIVSTICOS, devemos nos ater que a guarda dos documentos pblicos exclusiva dos rgos e entidades do Poder Pblico, sem nus para a administrao e para o cidado. - (Resoluo 6 de 1997) Art. 3 Podero ser contratados servios para a execuo de atividades tcnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados por agentes pblicos pertencentes aos rgos e entidades produtores e acumuladores dos documentos. - Os dois graus que norteiam o princpio da provenincia, com base em seus aspectos so: O primeiro grau permite isolar e circunscrever a entidade que constitui o fundo de arquivo e diferenci-la de qualquer outro e o segundo grau visa garantir o respeito ou a reconstituio da ordem interna do fundo. - A transferncia de documentos de valor intermedirio e o recolhimento de documentos de valor permanente ao Arquivo Nacional s possvel quando esses documentos esto avaliados, higienizados, organizados e acondicionados, alm de acompanhados de instrumento descritivo. - A microfilmagem mais indicada para grande conjunto documental com longo prazo de guarda, com valor fiscal e legal e demanda relativamente pequena, que no exige acesso mltiplo e simultneo.

- O mtodo especfico das Cincias Sociais, tambm utilizado pela Cincia da Informao, que parte da investigao de um fenmeno concreto e eleva-se, a seguir, ao nvel abstrato, por meio da constituio de um modelo que represente o objeto de estudo e retornando ao concreto, como uma realidade organizada e relacionada com a experincia do sujeito social, chama-se Mtodo Estruturalista. - Qual a denominao da configurao que assume um documento, de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicao do seu contedo o GNERO.
- Atividades realizadas no Arquivo Permanente: DE Descrever; CO Conservar; RE Reunir; AR Arranjar; DE-CO-RE-AR Gesto arquivstica de documentos (palavra chave:

PROCEDIMENTO e Operaes) Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. - Definies bsicas: 1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado:

Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa. 2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma). 3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplos: Audiovisual (filmes); Fonogrfico (discos, fitas); Iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; Textual (documentos escritos de uma forma geral); Tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); Magnticos/Informticos (disquetes, cd-rom) 4. Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Freqncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial. - A captura, como um dos procedimentos e uma das operaes tcnicas do sistema informatizado de gesto arquivstica de documento, envolve o registro, a classificao, a indexao, a atribuio de restrio de acesso e o arquivamento dos documentos. - Uma das possibilidades de quadro de arranjo o do tipo estrutural, que resultado da representao da estrutura organizacional. A grande desvantagem desse tipo de quadro de arranjo a instabilidade institucional.

- Os arquivos digitais obedecem s mesmas regras dos documentos em papel, ou seja, avaliao e a destinao dos documentos arquivsticos digitais segue as normas e regras dos doct. em papel. - Os arquivos permanentes produzidos e(ou) recebidos pelas agncias reguladoras devem ser mantidos sob a responsabilidade da prpria agncia, garantindo o direito de a sociedade ter acesso aos documentos pblicos. - Inventrio Instrumento de pesquisa que descreve, sumria ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentao poder refletir ou no a disposio fsica dos documentos.Ver tambm repertrio. - Catlogo Instrumento de pesquisa organizado segundo critrios temticos, cronolgicos, onomsticos ou toponmicos, reunindo a descrio individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumria ou analtica. Obs.: Cuidado, o examinador tentou confundir os conceito de inventrio e catlogo. Repertrio Instrumento de pesquisa no qual so descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou colees, selecionados segundo critrios previamente definido.
-

- O arranjo documental se baseia em dois mtodos, estrutural e funcional, e sua aplicao tem gerado controvrsias na literatura e na prtica arquivstica. Contudo, observa-se, tanto na literatura internacional quanto nacional, que no h a adoo de um mtodo puramente estrutural ou funcional. - A eliminao de documentos pblicos NO pode ser feita independentemente da existncia, no rgo pblico, de uma comisso permanente de avaliao.

- A avaliao de documentos pblicos uma atividade

reservada para execuo direta pelos rgos do Poder Pblico, sendo permitida a terceirizao de atividades tcnicas auxiliares. - O diagnstico minimalista, de acordo com Luis Carlos Lopes, tem como objetivo a elaborao dos instrumentos de gesto arquivstica, como plano e tabela. no diagnstico que se coleta os dados necessrios para a construo desses instrumentos. - Principal forma de controle de informao, so os catlogos. - Tipo ou tipologia: espcie + atividade. Ex: Contrato (Especie) de Compra e Venda (Atividade). No sendo assim formado pelo genero documental (textuais, iconograficos, sonoros), alem do que formato configurao fisica (Ex: carta), no sendo assim especieque o aspecto formal. - O tipo documental formado pelo gnero documental, mais a atividade que est configurada em tal documento, ou seja, o nome definido para determinado documento, segundo o seu formato e a ao implcita em seu contedo. Existem dois mtodos de arquivamento o: BSICO: Alfabtico Geogrfico Numricos: simples; cronolgico; dgito-terminal Ideogrficos: alfabticos; enciclopdico PADRONIZADO: Variadex; Automtico; Soundex; Mnemnico; Rneo.

- A preparao de instrumentos de gesto arquivstica, como o plano de classificao e a tabela de temporalidade, um dos objetivos do diagnstico da situao arquivstica do tipo minimalista. - Os arquivos semi-ativos ou intermedirios, de acordo com a proposta do arquivista italiano Elio Lodolini, podem ser divididos em duas fases, conforme o nvel de possibilidade de uso que os documentos apresentam. - Incluem-se, entre os exemplos de metadados de documentos digitais, o cdigo de classificao, a tipologia documental e o contexto tecnolgico. - Em um processo de avaliao de documentos, deve-se respeitar a integralidade do conjunto documental, ou seja, quanto mais completo for um conjunto documental maior ser o seu valor para preservao. - A teoria das trs idades, tambm conhecida como ciclo vital dos documentos, ganhou expresso a partir da exploso documental psSegunda Guerra Mundial, quando os norte- americanos e canadenses passaram a aplicar a gesto de documentos nas vrias fases dos documentos, a fim de racionalizar sua produo e destinao. - 3 Os metadados so informaes estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Os metadados referem-se a: identificao e contexto documental (identificador nico, instituio produtora, nomes, assunto, datas, local, cdigo de classificao, tipologia documental, temporalidade, destinao, verso, documentos relacionados, idioma e indexao), segurana (categoria de sigilo, informaes sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais), contexto tecnolgico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependncias de hardware e software, tipos de mdias, algoritmos de compresso) e localizao fsica do documento.

- O enunciado da questo um apanhado de vrias questes CESPE e Cesgranrio, que apareceram em provas entre 2004 e 2006. Consoante gabarito das referida bancas, tem-se que as vantagens da Avaliao para a Instituio so, so as seguintes: y y Possibilidade de aumentar a recuperao (localizao) das informaes; Ganho de espao fsico e a diminuio do peso da documentao armazenada (preocupao para arquivos localizados em andares altos); y y Maior facilidade na organizao das informaes; Economia de recursos humanos e materiais.

- O GLOSSRIO constitudo por uma coluna que indica ESPCIE/FORMATO, outra com seu correspondente CONCEITO e a seguinte com os TIPOS DOCUMENTAIS produzidos.
y

Espcie Documental: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e natureza das informaes nele contidas. Ex.: Memorando, Ofcio, Processo, Relatrio, Guia, Requisio. Tipo Documental: Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex.: Relatrio de Substituio de Promotores de Justia, Guia de Encaminhamento, Requisio de Dirias. Obs.: Algumas vezes a Espcie Documental j configura o Tipo Documental. Ex.: Mapa de Freqncia, Memorial, Pronturio Mdico. Formato: Configurao fsica de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Ex.: Caderno, Livro, Cartaz, Folha.
Tipologia Documental

Tipologia Documental, como o prprio nome indica (tipo), diz respeito multiplicidade da produo documental. So documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma funo especfica estando regulados por um procedimento ou trmite e que contenha formatos, contedos e suportes semelhantes. De acordo com esta definio, de cada atividade e/ou funo se deriva uma srie de documentos. Como exemplo, podemos dizer que da funo contbil, gera-se documentos como os livros dirio, razo, balancete, etc. Da atividade policial, so gerados documentos tais como, exames de corpo de delito, ordens de servios, peritagens, boletins de ocorrncias, etc. Do poder Judicirio, intimaes, citaes, etc. Portanto, por srie documental tipolgica entendemos o agrupamento de espcies documentais especficas dentro das respectivas funes geradoras.

- So elementos a serem considerados na anlise tipolgica o prembulo, a notificao, a exposio, o dispositivo e a

corroborao (Falso, pois se utiliza para analise tipolgicadocumental os aspectos orgnico-funcional). OBS 1.: Espcie (A forma do documento que corresponde disposio das informaes no documento)

+
Atividade (Ao pela qual o documento foi criado (buscar o verbo que designa a ao))

=
Tipo documental (Denominao da espcie mais a atividade) - A anlise tipolgica NO dispensa um conhecimento prvio da estrutura orgnico-funcional da entidade acumuladora
de documentos

- Na identificao da tipologia documental, o objetivo da produo e a fundamentao legal so elementos relevantes. - O diagnstico minimalista, de acordo com Luis Carlos Lopes, tem como objetivo a elaborao dos instrumentos de gesto arquivstica, como plano e tabela. no diagnstico que se coleta os dados necessrios para a construo desses instrumentos.
- A diferena entre o gerenciamento eletrnico de documentos (GED) e o SIGAD que o GED parte de uma concepo orgnica e o SIGAD trata os documentos de maneira compartimentada. - O depsito de arquivo NO deve privilegiar o uso de luz natural, uma vez que deve proteger os documentos e suas embalagens da incidncia direta de luz solar, por meio de filtros,persianas ou cortinas; -monitorar os nveis de luminosidade, em especial das radiaes ultravioleta;

- O uso mltiplo e simultneo so caractersticas de documentos digitais ou digitalizados e no microfilmagem. - O principal objetivo da microfilmagem servir como meio aos sistemas de informao atravs dos seguintes requisitos: conservao, recuperao, controle e economia, sendo a funo do microfilme reproduzir e gerar informaes com vistas a: Reduo: o microfilme tem alto poder de compactao, como conseqncia da reduo de espao, h tambm a reduo do peso. A proporo de reduo de espao e de peso da ordem de at 98%, em relao ao sistema de documentos, em forma de papel. Segurana: obtida pelo alto poder de compactao de informaes, permitindo que cpias de filmes sejam arquivadas em locais diversos assegurando a preservao da documentao, protegendo-a contra incndios, inundaes, extravios, perda, etc. Rapidez no acesso informao: permite o acesso instantneo informao desejada, diretamente no local da sua necessidade. Rapidez no registro de dados e informaes: a velocidade de registro dos modernos aparelhos de microfilmar pode atingir at 1000 documentos pequenos, por minuto, reproduzindo frente e verso do original em uma s operao. - MARCA DAGUA: correspondem a marcas que servem para identificar uma imagem digital ao sobrepor no mapa de bits da imagem (no plano de fundo), uma informao complexa, visvel ou invisvel, que s pode ser suprimida mediante a utilizao de um algoritmo e de uma chave protegida (para alterar o documento, suprimindo a marca dagua tem que possuir a chave de proteo deste). - A utilizao em sistemas informatizados, de assinaturas digitais e de certificao digital, para assegurar autenticao, imputabilidade e irretratabilidade ou irrefutabilidade, foi padronizada e normalizada com a criao da Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil) - (CORRETISIMO - MP 2200-2/01). (Questo) Autenticidade, uma das caractersticas dos documentos de arquivo, significa que o documento certificado pelo arquivo, devendo, portanto, ser reconhecido como fidedigno e verdadeiro (Errado). Como podemos perceber a confiabilidade e autenticidade dos documentos de arquivo no algo inerente a todo arquivo mais sim decorrente de uma serie de procedimentos arquivisticos que validam ou no esse documento, assim NEM TODOS os arquivos possuem documentos fidedignos e autenticos, pois podem no seguir uma rotina adequada de validao documental.

- O Conselho Nacional de Arquivos o rgo central do Sistema Nacional de Arquivos. Microfilmagem - proibida a utilizao de filmes atualizveis para confeco de microfilme original, visto que tais filmes devem ser utilizados exclusivamente para extrao de cpias. ( proibida a utilizao de filmes atualizveis em ambos os casos. o que determina o Decreto 1.799/96. Art. 5, 2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis, de qualquer tipo, tanto para a confeco do original, como para a extrao de cpias.) Decreto N 1.799 de 1996 Art. 9 Os documentos da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original. DECRETO No 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Art. 7Na microfilmagem de documentos, cada srie ser precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos, a serem microfilmados; II - nmero do microfilme, se for o caso; III - local e data da microfilmagem; IV - registro no Ministrio da Justia; V - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; VI - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; VII - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de reduo; VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem.

Lei 5433/91 (Regula a microfilmagem de documentos oficiais) Art 1 1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dle. Decreto 1799/96 Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, devero estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. Resumo: As microformas, que resultam da microfilmagem de documentos pblicos ou oficiais, bem como as certides e os traslados originrios de microfilmes e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produzem efeitos em juzo, desde que feitas e autenticadas por entidades autorizadas e em conformidade com a lei. - Alm dos arquivos do Poder Executivo, do Legislativo e do Judicirio, tambm integram o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), mediante acordo ou ajuste com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), os arquivos de pessoas fsicas e jurdicas de direito privado. - As fases da Gesto de Documentos so: produo, utilizao e destinao/Avaliao, abaixo um breve resumo: Produo de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de uma rea ou Setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo, assim, o uso adequado dos recursos de reprografia e de automao. Utilizao dos documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao. Destinao de documentos/Avaliao ( tida como a mais difcil das fases): envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos

documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais a serem preservados permanentemente. - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da Instituio Arquivstica Pblica, na sua especfica esfera de competncia. - Para descrever conjuntos documentais ou partes de um fundo, deve-se utilizar o inventrio, pois se trata de instrumento parcial para descrever, sumariamente, os conjuntos documentais. - O nvel de classificao denominado classe resulta do princpio de classificao que d origem s unidades de classificao (Dentro de uma classificao de documentos o primeiro nvel desta ser a classe). - Entre os principais recursos empregados na preservao dos documentos de arquivo esto o controle ambiental, o tratamento fsico e o qumico. Definies Oficiais, Tais valores apenas se encontram em documentos que possuem valor secundrio (arquivos permanentes): - Valor probatrio Valor intrnseco que permite a um documento de arquivo (servir de prova legal). - Valor informativo Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas, independente de seus valor probatrio; - A organizao e administrao dos arquivos consiste em 4 etapas: 1 - Levantamento de dados 2 - Anlise de dados 3 - Planejamento 4 - Implantao/acompanhamento - Sempre que a questo falar em RECEBIMENTO, CLASSIFICAO, REGISTRO, MOVIMENTAO e EXPEDIO, estar questo atrelada ao PROTOCOLO. - Fotografias devem ser contadas por unidade. - O enfoque do diagnstico pode ser MAXIMALISTA (quando visa levantar dados de todos os rgos da Justia Federal, por exemplo) ou MINIMALISTA (quando o objetivo um rgo ou um setor onde o arquivo est sendo tratado). Para fins de tratamento, o ideal o minimalista, porque contempla informaes importantes a

serem utilizadas pelo arquivista na organizao do acervo. O maximalista utilizado em polticas relacionadas gesto documental e possui uma viso mais abrangente. Obs.: Segundo LOPES (1997, p. 33) o diagnstico minimalista possibilita a analise de uma situao por meio da observao dos problemas arquivsticos das organizaes, no estudo de caso e na procura de se constiturem objetos de pesquisa e se proporem solues para os problemas detectados. Segundo o autor, o diagnstico pressupe a realizao de uma pesquisa organizacional, baseada em mtodos cientficos, cujos resultados permitiro a anlise criteriosa dos problemas enfrentados no tratamento da informao orgnica. Esta anlise, quando submetida ao produtor de documentos constitui-se em importante subsidio para o dilogo e a proposta de mudanas (o que possibilita a constatao das falhas existentes na administrao que impedem o correto funcionamento do arquivo, e como conseqncia se obtm as informaes que serviro tambm para a elaborao do cdigo de classificao (protocolo) e da tabela de temporalidade (processos de destinao)).

- O diagnstico da situao arquivstica de uma organizao realizado com base em dois objetos de estudo: a organizao em sua dimenso histrica e a organizao em sua individualidade. - No arquivo corrente so desenvolvidas cinco setores distintos de atividades, quais protocolo (incluindo recebimento, classificao, registro e sejam: movimentao/expedio), expedio, arquivamento, emprstimo, consulta e destinao. - Em rgo pblico ou empresa privada, o arquivo intermedirio surge da aplicao de plano ou cdigo de classificao e de tabela de temporalidade. - No acondicionamento de documentos permanentes, embalagens de papel com pH alcalino DEVEM (por incrvel que parea ta certo) ser utilizadas, porque provocam reaes qumicas que aceleram o processo de deteriorao dos documentos (Cuidado). - Uma das competncias do Conselho Nacional de Arquivos subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados. - Ao Arquivo Nacional cabe dar suporte tcnico e administrativo ao CONARQ. - Nos editais de licitao de privatizao de empresas pblicas deve constar que os documentos pblicos de valor permanente da empresa devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.

- Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos s instituies arquivsticas pblicas devem estar organizados, tendo sido avaliados, higienizados e acondicionados, e devem estar acompanhados de instrumento descritivo. - Resoluo 7/1997 da CONARQ - Art. 2 O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de Listagem de Eliminao de Documentos e de Termo de Eliminao de Documentos. - So exemplos de documentos arquivsticos digitais: planilhas eletrnicas, stios na internet, bases de dados e tambm textos, entre outras possibilidades, em formato digital. Conforme a Lei n 8.159: - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies federais, estaduais, do Distrito Federal e municipal - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social. - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica no recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. - A exposio de mdias magnticas a campos magnticos pode causar distoro ou perda de dados, portanto, devem ser armazenadas em mobilirio de ao tratado com pintura de efeito antiesttico. - Etapas para a organizao e administrao dos arquivos (Marilena Leite Paes): 1) Levantamento/coleta de dados (informao); 2) Anlise dos dados coletados; 3) Planejamento; 4) Execuo ou implantao e acompanhamento. O Arquivo Pblico, rgo do Conarq, dever ser dotado obrigatoriamente de: I. personalidade jurdica prpria, que o integre Administrao Pblica Direta, por exercer funes tpicas de Estado; II. infra-estrutura fsica, material e tecnolgica adequadas para a guarda, armazenamento e preservao de documentos de acordo com as normas e legislao em vigor; III. recursos oramentrios e financeiros para a implementao e manuteno das polticas arquivsticas estabelecidas;

IV. atribuies especficas e estveis, legitimadas por um texto dotado de valor legal ou regimentar (Falso, cuidado); V. recursos humanos qualificados, dos quadros permanentes da Administrao Pblica, para dar cumprimento s especificidades de suas atividades. Leis Arquivisticas e Conceitos Importantes ISAAR (CPF) = Esta norma faculta orientaes para a preparao de registros de autoridade arquivstica que proporcionam descries das entidades (pessoas coletivas, pessoas singulares e famlias) associadas produo e gesto de arquivos. Esta norma tem como objetivo a partilha de descries dos produtores de documentos, promover a preparao de descries consistentes, apropriadas e auto-explicativas das pessoas coletivas, das pessoas singulares e das famlias que os produziram. Foi concebida para ser utilizada em conjugao com as normas nacionais existentes, ou para servir de base ao seu desenvolvimento. A Isaar (CPF) Possibilita aos usurios a compreenso do contexto subjacente produo e ao uso dos arquivos e documentos, de forma que possam melhor interpretar seus sentidos e significados. SIGAD - um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado nmero de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinao desses. O sucesso do SIGAD depender fundamentalmente da implementao prvia de um programa de gesto arquivstica de documentos. Obs.: O sucesso do SIGAD depender, fundamentalmente, da implementao prvia de um programa de gesto arquivstica de documentos. ALGUMAS CARACTERSTICAS ARQUIVSTICAS IMPORTANTES DE UM SIGAD captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os tipos de documentos arquivsticos e de todos os componentes digitais do documento arquivstico, como, por exemplo, um relatrio com os anexos em diferentes arquivos; integrao entre documentos digitais e no digitais; gesto dos documentos a partir do plano de classificao; avaliao dos documentos e aplicao da tabela de temporalidade e destinao para recolhimento e preservao dos que tenham valor permanente; exportao dos documentos para transferncia e recolhimento;

 armazenamento seguro para garantir a autenticidade dos documentos; instrumentos para gesto de estratgias de preservao dos documentos; - GED no uma ferramenta em si, mas sim toda uma logstica de organizao da informao, que atua desde a sua gerao at o arquivamento da mesma e para tanto se utiliza de ferramentas tecnolgicas, assim no podemos dizer que o GED definido pelas ferramentas tecnolgicas que se utiliza mas sim como sendo uma logstica gerencial, assim como na parte que o GED atua ESPECIFICAMENTE sobre doct. convencionais, pois este atua sobre todos os documentos existente dentro do sistema de arquivo Implementao de metadados * para descrever os contextos documentais:[a] jurcoadministrativo; [b] de provenincia; [c] de procedimentos; [d] documental; [e] tecnolgic

Resumos Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Sendo que esses

documentos podem ser das mais diversas origens (papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrnicas...) Existem diversas Ferramentas tecnolgicas no mercado como:
- Document Imaging (DI) - Document Management (DM) - Workflow / BPM - Records and Information Management (RIM)