Administre o seu tempo, administre a sua vida!

por Alberto Alvares*

Tenho percebido uma crescente necessidade dos profissionais, na maioria das vezes atravs de suas
empresas, no que se refere administrao do tempo. Aumento de carga de trabalho, nmero reduzido
de funcionrios, presses por resultados, mudanas no mercado e falta de planejamento organizacional
so os principais percalos, segundo os profissionais e suas empresas, que impedem as pessoas de
administrarem seus tempos de forma eficiente e eficaz.

Diante disto, alguns ficam espera de algum mtodo salvador, mgico, que possa organizar tudo, todas
as tarefas do dia-a-dia, fazendo com que as coisas se resolvam em seus tempos pr-determinados,
atingindo os resultados esperados. Outros parece que se conformam e tocam o trabalho "da melhor
maneira possvel". Nesta constante guerra travada contra os ponteiros do relgio, algumas coisas no
foram percebidas ou foram esquecidas, o que vm dificultando as pessoas na administrao de suas
tarefas, de seus tempos:

Administrao de tempo no uma tcnica, mas sim um comportamento - No existe nenhuma
tcnica milagrosa ou mgica ou agenda eletrnica que resolva o problema da m administrao do
tempo. Administrar tempo comportamento, a atitude assertiva diante de uma tarefa.
O tempo um recurso constante no nosso dia-a-dia. O tamanho de uma hora ou de um minuto o
mesmo, esteja voc em uma reunio de trabalho ou jogando uma partida de baralho. Os nossos dias
sempre tm vinte e quatro horas e neste espao de tempo voc tem que se dedicar, alm do trabalho,
ao lazer, famlia, sua sade, ao seu desenvolvimento, ao seu relaxamento, ao seu descanso.
Portanto, ns administramos o tempo de nossas vidas e no do trabalho. O trabalho uma das
atividades que temos durante as nossas vinte quatro horas dirias de vida. Raramente encontraremos
uma pessoa que administra bem o tempo em seu trabalho, mas no consegue faz-lo em sua vida
pessoal ou vice-versa. Ou voc administra o seu tempo ou no administra. "Seu tempo" significa o
tempo de sua vida e no o tempo dedicado sua empresa.

Saiba a diferena entre urgncia, importncia e prioridade - Um dos grandes problemas que as
pessoas percebem na administrao do tempo no saber diferenciar estes trs elementos, que so
totalmente diferente entre si. Urgncia est ligado ao tempo, ao prazo de execuo e de incio da tarefa.
Uma tarefa pode ser mais urgente ou menos urgente, dependendo dos prazos que ela tem. Importncia
o quanto aquela tarefa ir agregar para se atingir os nossos objetivos profissionais ou pessoais,
dependendo da tarefa. A prioridade da tarefa surge a partir da combinao de seu grau de urgncia e
importncia. A temos um dos maiores paradigmas a serem quebrados: uma tarefa prioritria no
aquela que se deva fazer logo (isto est diretamente ligado urgncia), nem tampouco uma coisa
importante (isto est diretamente ligado importncia).
As tarefas mais prioritrias so aquelas que no so urgentes e so importantes, as chamadas prioridade
"1". Prioridade "2" so as tarefas urgentes e importantes e a prioridade "3" corresponde s tarefas
urgentes e no importantes. Quer dizer que as coisas mais prioritrias so aquelas que, embora
importantes, no so urgentes? Exatamente. Se partirmos do princpio (como o senso comum faz) de
que uma tarefa de prioridade "1" deve ser logo executada, estamos julgando-a simplesmente pelo
critrio de urgncia. Prioridade uma combinao de urgncia e importncia. As tarefas que devemos
executar antes das outras so as de prioridades "2" e "3" (de alta urgncia), pois h o limite do tempo.
As tarefas de prioridade "1" devem ser executadas depois, quando a mente estiver mais livre das
"tarefas incendirias". Por isto que a chamamos de prioridade "1". As tarefas de prioridade "1" so
aquelas importantes para ns e temos um tempo muito mais generoso e suficiente para que possamos
planejar, criar, gerar relacionamentos, aprofundar conhecimentos e aumentar a probabilidade de
sucesso. No seria bom se todas as nossas tarefas fossem assim no dia-a-dia? Claro que sim, por isto
que estas tarefas tm a maior prioridade em nossas vidas.

Saiba dizer "no" - Executamos muitas tarefas no nosso dia-a-dia, principalmente aquelas que no
tm urgncia e nem importncia, a famosa prioridade "4", que se no as fizssemos, no faria a mnima
diferena. Mas, muitas vezes, continuamos a faz-las por no saber dizer "no", seja para o nosso
interlocutor, seja para ns mesmos. Temos que entender que isto s prejudica a administrao de nosso
tempo e temos que ter coragem para negar estas coisas "alienantes", dizendo "no" da melhor forma
possvel, no criando nenhum choque de relacionamento, mas com convico, coerncia e com a
argumentao certa.

Utilize os recursos como aliados e no como inimigos - Alguns recursos como a agenda, a
secretria eletrnica e o e-mail so ferramentas que auxiliam muito na administrao do tempo, porm
se mal utilizados, eles podem ser tornar um grande vilo. Saiba qual o melhor tipo de agenda, saiba qual
a melhor forma e quando utilizar a secretria eletrnica, saiba utilizar eficientemente o e-mail. Pense
nisto e comece a praticar logo. Isto urgente e importante, ou seja, uma prioridade "2". Conscientize-se
disto para que voc tenha logo tempo para trabalhar em coisas realmente mais prioritrias.


*Alberto Alvares um dos mais renomados Consultores em Gesto de Pessoas. Especialista no
estudo de Cultura, Clima e Comportamento Organizacional, atua, nesta rea, em processos, diagnsticos
e treinamentos. Professor Universitrio do Centro Universitrio UNIABEU.

Disponvel em: http://www.manager.com.br/reportagem/reportagem.php?id_reportagem=1777
Acesso em 23 de outubro de 2012.