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Manual Do Almoxarifado
Manual Do Almoxarifado
MANUAL DO
ALMOXARIFADO
Medianeira
2012
Ministrio da Educao
Universidade Tecnolgica Federal do Paran
Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado
APRESENTAO
Elaborar estatsticas de consumo por materiais e centros de custos para previso das
compras;
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Cmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimnio
Diviso de Almoxarifado
SUMRIO
04
1.1 Recebimento........................................................................................................................
05
06
07
1.2 Armazenagem......................................................................................................................
07
1.3 Distribuio..........................................................................................................................
09
2 LEGISLAO.....................................................................................................................
09
12
16
18
20
21
4 DISPOSIES GERAIS........................................................................................................ 23
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H muito tempo atrs, quando ocorreu a invaso rabe na Pennsula Ibrica, a palavra alxarif designava a pessoa de confiana do Sulto, responsvel pela guarda dos bens do seu senhor.
A prpria origem da palavra Almoxarife vem deste vocbulo, que atravs de metaplasmos de
transformao, chegam assim at os nossos dias, gerando tambm o nome para o setor:
Almoxarifado (Viana, 2000).
Os Almoxarifados primitivos eram caracterizados como depsitos, localizados em grande
parte, nos piores e mais inadequados locais de uma empresa, onde os materiais eram acumulados
de qualquer forma, utilizando mo de obra desqualificada. Com o tempo, surgiram sistemas de
manuseio e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade,
maior segurana nas operaes de controle e rapidez na obteno das informaes.
Dentre outras palavras o Almoxarifado pode ser conceituado como sendo o local destinado
guarda e conservao de materiais, em recinto coberto ou no, adequado sua natureza, tendo
a funo de destinar espaos onde permanecer cada item aguardando a necessidade do seu uso,
ficando sua localizao, equipamentos e disposio interna acondicionados poltica geral de
estoques da empresa. O responsvel pelo Almoxarifado, denominado tambm como Almoxarife,
deve possuir alto grau de honestidade, lealdade, confiana e disciplina.
Os principais objetivos de um Almoxarifado so:
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Manter atualizados os registros necessrios.
Embora no haja meno na estrutura organizacional do Almoxarifado, o controle deve
fazer parte do conjunto de atribuies de cada setor funcional envolvido, sendo: recebimento,
armazenagem e distribuio. O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que
se encontram disposio em processo de recebimento, as devolues ao fornecedor e as
compras recebidas e aceitas.
1.1 Recebimento
Recebimento a atividade intermediria entre as tarefas de compra e pagamento ao
fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferncia dos materiais destinados empresa. As
atribuies bsicas do recebimento so:
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1.1.1 Entrada de Materiais
A recepo dos veculos transportadores representa o incio do processo de recebimento
que tem como objetivos:
A recepo dos veculos transportadores;
A triagem da documentao suporte para o recebimento;
Constatao se a compra, objeto da Nota Fiscal em anlise, foi autorizada;
Constatao se a compra autorizada est no prazo de entrega contratual;
Constatao se o nmero do documento de compra consta na Nota Fiscal;
Cadastramento no sistema das informaes referentes s compras autorizadas.
As compras no autorizadas ou em desacordo com a programao de entrega devem ser
recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para
as operaes de anlise de avarias e conferncia de volumes o "Conhecimento de Transporte
Rodovirio de Carga", que emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada.
As divergncias e irregularidades insanveis constatadas em relao s condies de
contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da Nota Fiscal as
circunstncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame
para constatao das avarias feito atravs da anlise da disposio das cargas, da observao das
embalagens, quanto a evidncias de quebras, umidade, dentre outros danos.
Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao
Almoxarifado. Para efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepo voltada para a
conferncia de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de
compra.
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especficos para materiais mecnicos e eltricos comprovam a qualidade, a resistncia mecnica,
o balanceamento e o desempenho de materiais ou equipamentos.
1.1.4 Regularizao
Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmao da conferncia
qualitativa e quantitativa, respectivamente, por meio do laudo de inspeo tcnica e pela
confrontao das quantidades conferidas e faturadas. O processo de Regularizao poder dar
origem a uma das seguintes situaes:
Liberao de pagamento ao fornecedor;
Liberao parcial de pagamento ao fornecedor;
Devoluo de material ao fornecedor;
Reclamao de falta ao fornecedor;
Entrada do material no estoque.
Os procedimentos de regularizao, visando confrontao dos dados, objetivando
recontagem e aceite ou no de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os
seguintes documentos:
Nota Fiscal;
Conhecimento de transporte rodovirio de carga;
Documento de contagem efetuada;
Relatrio tcnico da inspeo;
Especificao de compra;
Catlogos tcnicos;
Desenhos.
O material em excesso ou com defeito ser devolvido ao fornecedor, dentro de um prazo
de 10 dias a contar da data do recebimento, acompanhado da Nota Fiscal de Devoluo, emitida
pela empresa compradora.
1.2 Armazenagem
A armazenagem dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem
ser definidos no sistema de instalao e no layout adotado, proporcionando condies fsicas que
preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupao plena do edifcio e a ordenao da
arrumao. Compreende as fases da armazenagem dos materiais:
Verificao das condies de recebimento do material;
Identificao do material;
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Guarda na localizao adotada;
Informao da localizao fsica de guarda;
Verificao peridica das condies de proteo e armazenamento;
Separao para distribuio.
Alguns cuidados devem ser tomados durante o projeto do layout de um Almoxarifado, de
forma que se possam obter as seguintes condies:
Mxima utilizao do espao;
Efetiva utilizao dos recursos disponveis (mo de obra e equipamentos);
Pronto acesso a todos os itens;
Mxima proteo aos itens estocados;
Boa organizao;
Satisfao das necessidades dos clientes.
No projeto de um Almoxarifado devem ser verificados os seguintes aspectos:
Itens a serem estocados (itens de grande circulao, peso e volume);
Corredores (facilidades de acesso);
Portas de acesso (altura, largura);
Prateleiras e estruturas (altura e peso);
Piso (resistncia).
Dependendo das caractersticas do material, a armazenagem pode dar-se em funo de
parmetros como: fragilidade, combusto, volatilizao, oxidao, exploso, intoxicao, radiao,
corroso, volume, peso, forma.
Os materiais sujeitos armazenagem no obedecem a regras taxativas que regulem o
modo como os materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razo, devem-se analisar,
em conjunto, os parmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo fsico
mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais.
Com relao localizao dos materiais, o objetivo estabelecer os meios necessrios
perfeita identificao da localizao dos materiais. Normalmente utilizada uma simbologia
(codificao) alfanumrica que deve indicar precisamente o posicionamento de cada material
estocado, facilitando as operaes de movimentao e estocagem. O Almoxarife o responsvel
por este sistema e dever possuir um esquema do depsito com o arranjo fsico dos espaos
disponveis por rea de estocagem.
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1.3 Distribuio
A distribuio dos materiais estocados deve ser realizada mediante programao ou
necessidade dos demais departamentos de uma empresa, normalmente, se faz por meio de
requisio especfica.
2 LEGISLAO
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A aceitao consiste na operao segundo a qual se declara que o material recebido
satisfaz s especificaes contratadas.
So considerados documentos hbeis para o recebimento de materiais ou equipamentos:
Nota Fiscal, Fatura e Nota Fiscal/Fatura;
Termo de Cesso, Doao ou Declarao exarada no processo relativo permuta;
Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferncia;
Guia de Produo.
Nestes documentos constaro, obrigatoriamente: descrio do material, quantidade,
unidade de medida e valor.
Observando-se que, quando o material no corresponder com exatido ao que foi pedido,
ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, o encarregado pelo recebimento ou o Almoxarife,
providenciar junto ao fornecedor a regularizao da entrega.
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Fluxograma 1: Rotina para Recebimento de Materiais
Incio
Nota de Empenho
arquivada at o
Recebimento
No recebimento, confere
Nota Fiscal com Nota de
Empenho
NO
SIM
SIM
NO
Recusa do Recebimento
Fim
Fim
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3.1.2 Rotina para Aceitao de Materiais
Finalizado o recebimento do material, o Almoxarife providenciar a conferncia do mesmo
conforme descrito abaixo e representado pelo Fluxograma 2:
1. O Almoxarife deve identificar e solicitar ao responsvel pelo material ou equipamento que
realize a conferncia.
2. Quando o material caracterizado como sendo de consumo, o responsvel deve retir-lo,
mediante assinatura em protocolo especfico ou similar. Quando for um bem considerado
permanente, sendo necessrio identific-lo junto Diviso de Patrimnio, o Almoxarife deve
providenciar o formulrio denominado Conferncia Tcnica (Figura 1).
3. Aps a devida conferncia do material, o Almoxarife deve dar entrada em sistema
informatizado, prprio da UTFPR, do referido bem e encaminhar a Nota Fiscal para
pagamento, quando material de consumo, ou encaminhar o processo de compra para a
Diviso de Patrimnio, quando bem permanente.
4. Se constatado alguma irregularidade no material recebido durante sua conferncia, o
Almoxarife deve providenciar junto ao fornecedor sua resoluo, estando o responsvel pelo
material ciente deste processo. Em caso de devoluo, o Almoxarife deve preencher a Nota
de Simples Remessa / Devoluo (Figura 2) e providenciar, em comum acordo com o
fornecedor, o meio mais eficiente para devoluo do material. Esta Nota de Simples Remessa
poder tambm ser utilizada para envio de outros materiais.
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Fluxograma 2: Rotina para Aceitao de Materiais
Incio
CONSUMO
SIM
O responsvel confere o
material quantitativamente
e qualitativamente
PERMANENTE
SIM
NO
O responsvel retira o material
mediante protocolo de entrega
Em caso de devoluo, o
Almoxarife prepara o
documento de remessa
e embala o material
Almoxarife arquiva o
restante do processo de
compra
O responsvel preenche o
Formulrio Conferncia Tcnica
Fim
Fim
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Figura 1: Conferncia Tcnica
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Figura 2: Nota de Simples Remessa / Devoluo
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3.2 Protocolo e Nota Fiscal
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Tradicionalmente, a aquisio de materiais para o Almoxarifado se faz a cada incio de ano
com previso de consumo para 12 (doze) meses. Para tanto, o Almoxarife pesquisa a sada de
materiais durante o perodo de um ano e requisita a quantidade necessria para atender por mais
um ano, sempre observando o disposto no Item 2.5 da Instruo Normativa N. 205 de
08/04/1988 onde diz que deve ser evitada a compra volumosa de materiais sujeitos, num curto
espao de tempo, perda de suas caractersticas normais de uso, tambm daqueles propensos ao
obsoletismo.
Para a aquisio de materiais, se faz necessrio o levantamento de, no mnimo, trs
oramentos. Com os valores fornecidos pelas empresas, calcula-se a mdia e faz a requisio de
compra em sistema informatizado, a qual deve ser enviada, anexa aos oramentos, Diviso de
Compras, conforme representado pelo Fluxograma 3 abaixo.
Incio
Almoxarife providencia 03
oramentos e calcula a
mdia dos valores
Almoxarife encaminha a
Nota Fiscal para pagamento
Almoxarife arquiva o
restante do processo
de compra
Fim
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3.4 Requisies de Material
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Fluxograma 4: Rotina para Entrega de Materiais do Estoque
Incio
Requisitante consulta a
relao de materiais em
estoque
Requisita os materiais
necessrios pelo
sistema, imprime e
assina a requisio
Almoxarife recebe a
requisio e entrega os
materiais relacionados
Almoxarife
arquiva a
requisio
Fim
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3.5 Balanos Mensais do Movimento de Estoque
Com o objetivo de conferir e compatibilizar o saldo das contas dos materiais disponveis no
estoque do Almoxarifado com os registros contbeis, no incio de cada ms, o Almoxarife
providencia junto ao sistema o relatrio Balancete por Saldo (Figura 4). Este relatrio
encaminhado para o Departamento Financeiro e Contbil.
Todos os relatrios devero ser assinados pelo Almoxarife e Contador. Aps a conferncia
dos relatrios, uma das vias devolvida ao Almoxarifado para arquivamento, de forma a facilitar
sua consulta quando necessrio.
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3.6 Inventrios e Tomada de Contas do Almoxarifado
Os necessrios controles dos materiais em estoque no Almoxarifado sero feitos por meio
de inventrios que podero ser efetuados semanalmente, mensalmente ou anualmente. Os
inventrios consistem na verificao dos materiais existentes de acordo com os relatrios
processados pelo sistema eletrnico do Almoxarifado.
De acordo com o Artigo 88 do Decreto-Lei N. 200 de 25/02/1967, os estoques sero
obrigatoriamente contabilizados, fazendo-se a Tomada Anual das Contas dos responsveis
objetivando verificar se os procedimentos esto de acordo com as disposies legais que a
regulamentam. Portanto, a Tomada de Contas do Almoxarife tem por finalidade:
Todos os trabalhos inerentes Tomada de Contas devem ser efetuados por meio de uma
Comisso especfica composta de, no mnimo, trs pessoas diferentes das que trabalham no
Almoxarifado.
Compe o processo de Tomada de Contas do Almoxarifado:
Termo de Conferncia;
Encaminhamentos;
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O Fluxograma 5 a seguir representa o processo de Tomada de Contas do Almoxarifado.
Incio
Comisso realiza o
levantamento do estoque
fsico do Almoxarifado
Almoxarife e Contador
elaboram os relatrios
para a Comisso
Comisso confere o
Inventrio Fsico com os
relatrios analticos
Comisso elabora o
relatrio final e providencia
os encaminhamentos
Direo homologa o
processo
Almoxarife
arquiva uma
cpia
Fim
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4 DISPOSIES GERAIS
Este Manual poder sofrer alteraes a qualquer momento, assim que verificadas
necessidades de melhoramento e aperfeioamento nos diversos sistemas que abrangem as
atividades desenvolvidas no Almoxarifado da UTFPR Cmpus Medianeira.
Adotam-se os mesmos procedimentos descritos neste Manual no que tange a Fundao de
Apoio Educao, Pesquisa e Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico FUNTEF-PR, alterando
apenas a identificao dos documentos.
Complementam este Manual:
Manual do Sistema Eletrnico Corporativo do Almoxarifado;
Manual do Sistema Eletrnico Corporativo Oramento e Gesto;
Instruo Normativa N. 205 de 08 de abril de 1988.
Este Manual considera a Lei N. 8.112 de 11 de dezembro de 1990 que dispe sobre o
regime jurdico dos servidores pblicos da Unio, das autarquias e das fundaes pblicas
federais.
Considera tambm o Decreto N. 1.171 de 22 de junho de 1994 que aprova o Cdigo de
tica do Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal.
Os casos no previstos e/ou descritos neste Manual devero ser discutidos junto
Diretoria de Planejamento e Administrao, Departamento de Materiais e Patrimnio e Diviso de
Almoxarifado. Esclarecimentos e informaes adicionais podero ser obtidos diretamente na
Diviso de Almoxarifado pelo e-mail almoxarifado@utfpr.edu.br ou pelo telefone (45) 3240.8023.
EZEQUIEL DE LIMA
Diretoria de Planejamento e Administrao
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