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Gestão Integrada de
Projectos
Tópicos
• Consequência:
– do progresso tecnológico
– da crescente integração de economias e mercados
– da aceleração da rivalidade concorrencial
• maiores exigências de inovação
• introdução de melhorias incrementais
• maiores exigências de eficiência na utilização dos recursos
→ Missão distintiva
→ Conclusão bem definida
– especializadas
→ Aleatoriedade
→ Risco
Desenvolvimentos
Mercados dinâmicos tecnológicos
• Competição internacional • Novas tecnologias de automação
• Ciclos de vida dos produtos mais curtos • Novos sistemas de comunicação e
• Maior envolvimento dos clientes informação
Complexidade
crescente
• Mais interrelações
• Novos intervenientes
Desenvolvimentos
Mudanças de
ambientais
• Novas leis e regulamentos
paradigma
• Descentralização nas organizações
• Imposições ambientais
• Participação, trabalho de equipa
• Evolução dos colaboradores
2004, José Magano, Mário C. Santos
Contexto estratégico da gestão de projectos
• Atendendo à natureza:
– Construção
– Investigação
– Organização
– Desenvolvimento
– Comercialização
• Carácter interno/externo:
– Externos
– Internos
Programa
Sub-projecto
Projecto Projecto
Sub-projecto
Projecto
Qualidade
Recursos Tempo
CLIENTE
PROJECTO
Preparação
Selecção
Identificação do preliminar Formulação do
projecto Avaliação
projecto
e
(Estudo Decisão
(ideias) (Estudo
pré- viabilidade)
-viabilidade)
Estudos/Avaliação
Execução
Proposta,
Negociação e Planeamento Implementação Controlo
Contratação
Gestão de Projectos
Exploração
Gestão da Organização
DUNCAN, William R.; A Guide to the Project Management Body of Knowledge; 2nd ed.; 1996;
Project Management, Upper Darby, PA.
2004, José Magano, Mário C. Santos
Interessados no projecto (Stakeholders)
• Formas organizativas:
– Funcional (e variantes)
– Matricial
DUNCAN, William R.; A Guide to the Project Management Body of Knowledge; 2nd ed.; 1996;
Project Management, Upper Darby, PA.
2004, José Magano, Mário C. Santos
Organização por projecto
DUNCAN, William R.; A Guide to the Project Management Body of Knowledge; 2nd
ed.; 1996; Project Management, Upper Darby, PA.
2004, José Magano, Mário C. Santos
Organização matricial
Weak Matrix
DUNCAN, William R.; A Guide to the Project Management Body of Knowledge; 2nd
ed.; 1996; Project Management, Upper Darby, PA.
2004, José Magano, Mário C. Santos
Organização matricial
Balanced Matrix
DUNCAN, William R.; A Guide to the Project Management Body of Knowledge; 2nd
ed.; 1996; Project Management, Upper Darby, PA.
2004, José Magano, Mário C. Santos
Organização matricial
Strong Matrix
DUNCAN, William R.; A Guide to the Project Management Body of Knowledge; 2nd
ed.; 1996; Project Management, Upper Darby, PA.
2004, José Magano, Mário C. Santos
Organização matricial
Composite
DUNCAN, William R.; A Guide to the Project Management Body of Knowledge; 2nd
ed.; 1996; Project Management, Upper Darby, PA.
2004, José Magano, Mário C. Santos
Arquitectura organizacional
DUNCAN, William R.; A Guide to the Project Management Body of Knowledge; 2nd
ed.; 1996; Project Management, Upper Darby, PA.
2004, José Magano, Mário C. Santos
O gestor do projecto
• Funções:
– gerir o interface do projecto com a empresa, os clientes e os
fornecedores
– gerir os recursos físicos, humanos e financeiros
– planear e controlar eficientemente a utilização dos recursos em
função dos critérios de gestão (tempo, custo e qualidade)
• Perfil desejável:
– Boa capacidade de comunicação
– Boa capacidade de relacionamento interpessoal
– Competência na área técnica e de gestão
– Flexibilidade, rapidez, energia, iniciativa
– Espírito de liderança
– Capacidade de tomar decisões
• Definição de Actividades
• Planeamento da Qualidade
• Garantia da Qualidade
• Controlo da Qualidade
• Planeamento da Qualidade
– Inputs
• Política de qualidade
• Scope statement
• Descrição do produto
• Padrões, normas e regulamentos
• Outros outputs do processo
– Instrumentos e técnicas
• Análise custo/benefício
• Benchmarking
• Diagrama de fluxos
• Desenvolvimento de experimentação
– Outputs
• Plano de gestão da qualidade
• Definição de procedimentos
• Checklists
• Inputs para outros processo
2004, José Magano, Mário C. Santos
Gestão da qualidade do projecto
• Garantia da Qualidade
– Inputs
• Plano de gestão da qualidade
• Resultados do controlo de qualidade
• Definição de procedimentos
– Instrumentos e técnicas
• Instrumentos e técnicas de planeamento da qualidade
• Auditorias de qualidade
– Outputs
• Melhoria da qualidade
• Controlo da Qualidade
– Inputs
• Resultados da execução do projecto
• Plano de gestão da qualidade
• Definição de procedimentos
• Checklists
– Instrumentos e técnicas
• Inspecção
• Mapas de controlo
• Diagramas de Pareto
• Amostragem estatística
• Diagrama de fluxos
• Análise de tendências
– Outputs
• Melhoria da qualidade
• Decisões de aceitação/rejeição
• Trabalho adicional para corrigir anomalias
• Registos de checklists completos
• Ajustamentos de processo
2004, José Magano, Mário C. Santos
Gestão dos recursos
• Orçamentação
• Controlo de custos
• Orçamentação
– Inputs
• Estimação de custos
• Work breakdown structure
• Calendarização do projecto
– Instrumentos e técnicas
• Instrumentos e técnicas de estimação de custos
– Outputs
• Calendarização de custos
• Controlo de custos
– Inputs
• Calendarização de custos
• Relatórios de execução
• Necessidades de alteração
• Plano de gestão dos custos
– Instrumentos e técnicas
• Sistema de controlo de alterações de custos
• Medidas de desempenho
• Planeamento adicional
• Ferramentas computorizadas
– Outputs
• Estimação corrigida de custos
• Actualização de orçamentos
• Acções correctivas
• estimação de custos remanescentes
2004, José Magano, Mário C. Santos
Elementos operacionais
• Custos
– Estabelecer previamente sistema de contas adequado;
• definir critérios de afectação de custos às actividades
– Identificar desvios e analisar
– Positivo: bom controlo de custos; ou não se registou custos verificados; ou se
sobrestimou os custos durante planeamento
• Custos
– Negativos: mau controlo de custos; sub-orçamentação; subestimação
de custos durante planeamento
– Periodicidade adequada de leitura
– Informação: deve constar nos relatórios de progresso
(inc: materiais, equipamentos, trabalho, gastos gerais; se necessário,
desagregar)
• Qualidade/Resultados
– O nível de qualidade e de segurança de um projecto deve ser verificado
por inspectores em toda a organização, ou mesmo por entidade sub-
contratada... (especificações pré-definidas, muito claras)
– Qualidade: especialização por sector de actividade
– Controlo sistemático
– Responsabilidade: chefe do projecto, mas também do cliente!
– Garantir qualidade: selecção, formação e motivação dos colaboradores
• Coordenação das acções de controle
• Diagrama de Gantt
– Henry Gantt (1951) desenvolveu um sistema para representar as
tarefas de um projecto no tempo
– É provavelmente o melhor meio de comunicação entre os membros
da equipa do projecto
– Difícil prever o impacto do deslize de uma tarefa em projectos mais
complexos (o diagrama não evidencia interdependências entre
tarefas)
Actividades: A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
0 5 10 15 20 25
Tempo
• Diagrama de Rede
– CPM: Critical Path Method (DuPont e Remington Univac Division)
– PERT: Performance Evaluation and Review Technique (Marinha EUA
e Booze, Allen e Hamilton – construção do míssil Polaris)
– Permitem representar graficamente a sequência e a interdependência
entre tarefas
– PERT permite utilizar técnicas de probabilidade
Rede com 2
actividades nos Actividade A Actividade B
ramos
1 3 4
Actividade C Actividade D
• Caminho crítico
– Maior sequência de actividades na rede de um projecto, que
determina a menor duração possível em que esse projecto pode ser
concluído
– As actividades do caminho crítico designam-se por críticas
– Cada actividade crítica deve ser completada conforme planeado, para
não penalizar a duração do projecto (actividade sem folga)
• … boas práticas:
– Definição cuidadosa das actividades
– Detalhe não deve ir além do que pode ser efectivamente gerido
– Evitar durações excessivas de actividades (melhor sub-dividir)
– Fazer prevalecer o que é logicamente possível
– Afectar recursos só após a calendarização
– Utilizar a mesma unidade de tempo
calendarização
2
Actividade
A
B
1 3
3
Duração
Água a ferver
2
Água a ferver
Água a ferver + X
café
1 2 3 Água a ferver + café
Café
1 3
Café
A C
2
A C
X
2
B D
B D
3
A C
4
X
t
B D F
5 6
Looping Dangling
2
3 4
3 4
→CC
→TI
data de mais cedo conclusão
data de mais tarde início
TI
X TC
D = CC – CI = TC - TI
– Folga total (float): período de tempo que uma actividade pode ser
atrasada sem afectar a duração total do projecto
– Folga livre: período de tempo que uma actividade pode ser atrasada
sem afectar as actividades sucedentes nem a duração total do
projecto
9Exemplo
Actividade Duração Preced. Recursos
A 2 - X
B 1 A X; Y
C 4 - Y
D 6 B,C X
E 2 B,C Y
F 2 E X; Y
G 3 D,F X
4 10
0 2 2 2 3 4D 10
1A 3 3B 4
6
2 0 4 1 4 6 6 8 10 13
C
0 4 6E 8 8F10 10G13
1 3 4 5 6
4 2 2 3
CI CC
TI
X TC
Caminho crítico: C - D - G
2004, José Magano, Mário C. Santos
Planeamento
9Diagrama de Gantt
Actividades: A
B
C
D
E
F
G
0 5 10 15 20 25
Tempo
9Redes: folgas
Actividade Duração Preced. CI CC TI TC FT FL Crít.
A 2 - 0 2 1 3 1 0
B 1 A 2 3 3 4 1 1
C 4 - 0 4 0 4 0 0 9
D 6 B,C 4 10 4 10 0 0 9
E 2 B,C 4 6 6 8 2 0
F 2 E 6 8 8 10 2 2
G 3 D,F 10 13 10 13 0 0 9
X
CI
TI Dur.
A representação gráfica no nó varia muito com o software (no esquema, representação aprox. à standard
do Microsoft Project 2000)
2004, José Magano, Mário C. Santos
Planeamento
Início
0
C E F
0 4 6
0 4 6 2 8 2
Caminho crítico: C - D - G
2004, José Magano, Mário C. Santos
Planeamento
• Calendarização
9Crashing: exemplo
Actividade Duração Preced. Aceleração Custo da
máxima aceleração
A 2 - 0 -
B 1 A 0 -
C 4 - 2 20
D 6 B,C 3 60
E 2 B,C 1 5
F 2 E 0 -
G 3 D,F 0 -
• Crashing: exemplo
– Passo 1: acelerar C um dia
• Custo marginal = 10
• Duração total do projecto = 12
• Caminhos críticos: C – D – G; A–B–D-G
3 9
0 2 2 2 3 3D 9
0A 2 2B 3
6
2 0 3 1 3 5 5 7 9 12
C
0 3 5E 7 7F 9 9 G12
1 3 4 5 6
3 2 2 3
• Crashing: exemplo
– Passo 2: acelerar D um dia
• Custo marginal = 20
• Duração total do projecto = 11
• Caminhos críticos: C – D – G; A–B–D-G
3 8
0 2 2 2 3 3D 8
0A 2 2B 3
5
2 0 3 1 3 5 5 7 8 11
C
0 3 4E 6 6F 8 8 G11
1 3 4 5 6
3 2 2 3
• Crashing: exemplo
– Passo 3: acelerar D um dia
• Custo marginal = 20
• Duração total do projecto = 10
• Caminhos críticos: C–D–G; A–B–D–G; A–B–E-F-G; C-E-F-G
3 7
0 2 2 2 3 3D 7
0A 2 2B 3
4
2 0 3 1 3 5 5 7 7 10
C
0 3 3E 5 5F 7 7 G10
1 3 4 5 6
3 2 2 3
• Crashing: exemplo
– Passo 4: acelerar D e E um dia
• Custo marginal = 20 + 5 = 25
• Duração total do projecto = 9
• Caminhos críticos: C–D–G; A–B–D–G; A–B–E-F-G; C-E-F-G
3 6
0 2 2 2 3 3D 6
0A 2 2B 3
3
2 0 3 1 3 4 4 6 6 9
C
0 3 3E 4 4F 6 6 G 9
1 3 4 5 6
3 1 2 3
C e D ainda poderiam ser aceleradas 1 dia, mas o caminho A-B-E-F-G já não seria encurtado...
• Afectação de Recursos
– Se há sobre-afectação de um recurso:
• Utilização das folgas
• Deslizamento de actividades
• Esforço adicional (mais recursos)
• ...
• Afectação de Recursos
Deslizamento de Actividades (levelling)
Exemplo
A 2 - X
B 1 A X; Y
C 4 - Y
D 6 B,C X
E 2 B,C Y
F 2 E X; Y
G 3 D,F X
9Afectação de recursos
Actividades: A
B
C
D
E
F
G
0 5 10 15 20 25
Tempo
Mapa de 200%
carregamento
100%
de recursos
0 5 10 15 20 25
X
Y
2004, José Magano, Mário C. Santos