Modelos de Documentos Comerciais

ATA ATESTADO AVISO BILHHETE CARTA COMERCIAL CARTA OFICIAL CIRCULAR COMUNICADO CONTRATO CONVOCAO DECLARAO EDITAL ESTATUTO EXPOSIO DE MOTIVOS LETRA DE CMBIO MEMORANDO NOTA PROMISSRIA ORDEM DE SERVIO PROCURAO PROTOCOLO RECIBO REGULAMENTO TELEGRAMA

ATA
CONCEITO Ata o resumo escrito dos fatos e decises de uma assemblia, sesso ou reunio para um determinado fim. NORMAS Geralmente, as atas so transcritas a mo pelo secretrio, em livro prprio, que deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento, assinados pela autoridade mxima da entidade ou por quem receber daquela autoridade delegao de poderes para tanto; esta tambm dever numerar e rubricar todas as folhas do livro. Como a ata um documento de valor jurdico, deve ser lavrada de tal forma, que nada lhe poder ser acrescentado ou modificado. Se houver engano, o secretrio escrever a expresso digo, retificando o pensamento. Se o engano for notado no final da ata, escreverse- a expresso Em tempo: Onde se l..., leia-se.... Nas atas, os nmeros devem ser escritos por extenso, evitando-se tambm as abreviaes. As atas so redigidas sem se deixarem espaos ou pargrafos. a fim de se evitarem acrscimos. O tempo verbal preferencialmente utilizado na ata o pretrito perfeito do indicativo. Quanto assinatura, devero faz-lo todas as pessoas presentes ou, quando deliberado, apenas o presidente e o secretrio. Permite-se tambm a transcrio da ata em folhas digitadas, desde que as mesmas sejam convenientemente arquivadas, impossibilitando fraude. Em casos muito especiais, usam-se formulrios j impressos, como os das sees eleitorais.

ATESTADO
CONCEITO Atestado o documento firmado por uma pessoa favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato. As reparties pblicas, em razo de sua natureza, fornecem atestados e no declaraes. O atestado difere da certido, porque, enquanto esta prova fatos permanentes, aquele se refere a fatos transitrios.

AVISO
CONCEITO Aviso um tipo de correspondncia cujas caractersticas so amplas e variveis. O aviso pode ser uma comunicao direta ou indireta; unidirecional ou multidirecional; redigida em papel prprio, afixada em local pblico ou publicada atravs da imprensa. O aviso usado na correspondncia particular, oficial e empresarial. Muitas vezes, aproxima-se do comunicado, do edital ou do oficio. Geralmente no traz destinatrio, fecho ou expresses de cortesia.
OBSERVAO

Embora a Instruo Normativa n 04, de 06/03/92 (Dirio Oficial de 09/03/92) regulamente.que o AVISO e o OFCIO so modalidades praticamente idnticas e que a nica diferena entre os dois ser o aviso expedido exclusivamente por Ministros de Estado, Secretrio-Geral da Presidencia da Repblica, Consultor-Geral da Repblica, Chefe do Estado Maior das Foras Armadas, Chefe do Gabinete Militar da Presidncia da Repblica e Secretrios da Presidncia da Repblica para autoridades da mesma hierarquia, e o ofcio ser expedido pelas demais autoridades para rgo pblicos ou particulares, com relao ao primeiro, no isso que se tem observado na imprensa diria.

CARTA COMERCIAL
CONCEITO Carta comercial a correspondncia tradicionalmente utilizada pela indstria e comrcio.

APRESENTAO DATILOGRFICA Existem duas modalidades para a disposio datilogrfica de cartas: o sistema em bloco e o sistema de encaixe. Sistema em Bloco No sistema em bloco, no h marcao de pargrafo. Todas as linhas so iniciadas a partir da margem esquerda, observando-se pauta simples. Entre os perodos, deixa-se pauta dupla. Havendo tpicos em maisculas, a segunda linha indicada aps sua ltima letra, para evitar que as da linha anterior fiquem sem esttica. Sistema de Encaixe No sistema de encaixe, o texto feito com pauta dupla do incio ao fim. O pargrafo ser de 10 espaos, a partir da margem esquerda. O destinatrio, a invocao, o fecho da carta e a assinatura obedecem a uma disposio idntica nos dois sistemas.

TRANSFORMAO DE CARTA COMERCIAL TRADICIONAL EM CARTA COMERCIAL MODERNA Agora, veremos como transformar uma carta tradicional em uma carta simplificada, economizando-se assim tempo e esforo.

Justificativa da Supresso de Vrios ELementos

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) Suprime-se o local junto data, porquanto j consta no papel timbrado. Elimina-se a preposio A, desnecessria no caso. Elimina-se o endereo do destinatrio, uma vez que o mesmo consta no envelope. Suprimem-se os dois pontos na invocao. No necessrio marcar-se o pargrafo. Basta deixar espao duplo vertical, indicando-o. No necessrio colocar-se a expresso em resposta, porque o destinatrio sabe que se est respondendo a algo. No h necessidade de cair em redundncia: ou se coloca a representao ou o nome do representante. Suprime-se o nmero 10, uma vez que a palavra dez j est mencionada. Expresses desnecessrias. No h necessidade de citar o nmero da duplicata, nem o banco, porque o proprietrio deve ter registro desse ttulo. No necessrio precisar a data em que o ttulo foi encaminhado. No necessria a expresso p.p. (prximo passado), uma vez que a data passou recentemente. Expresses desnecessrias. No se usa mais tapa-margem e, para que haja funcionalidade na correspondncia, a margem direita no precisa ficar uniforme. Expresso desnecessria. Se houvesse algo mais, seria acrescentado carta. Expresso desnecessria, porque est implcita no final. No se usa mais a pauta para a assinatura do remetente.

OBSERVAES Carta-Circular Quando a carta tiver que ser endereada multdirecionalmente, usar-se- a CARTACIRCULAR. Carta em Tpicos Quando existem diversos assuntos a serem abordados na carta, usa-se a CARTA EM TPICOS (cada assunto constitui um tpico).

SUGESTES PARA INCIOS E FECHOS DE CARTAS COMERCIAIS Incios 1. Acusamos o recebimento de sua carta... 2. Cumpre cientific-los de que... 3. Com a presente, vimos trazer ao conhecimento de V. S que... 4. Com referncia ao assunto, lamentamos comunicar... 5. Tendo chegado ao nosso conhecimento que V. S pretendem... 6. O fim da presente solicitar-lhe... 7. Pedimos a fineza de enviar-nos... 8. Temos a satisfao de apresentar a V. S o portador desta... Fechos 1. Agradecendo a ateno que, por certo, V. S dispensaro ao assunto, firmamo-nos Atentamente 2. Aguardando suas providncias a respeito, subscrevemo-nos Atenciosamente 3. inteira disposio de V. S, subscrevemo-nos Atenciosamente 4. Sendo o que se nos apresenta no momento, enviamos protestos de alta estima e considerao. 5. Com a considerao de sempre, firmamo-nos Atenciosamente 6. Esperando continuar a merecer sua honrosa preferncia, subscrevemo-nos Atentamente 7. No aguardo de um pronunciamento a respeito, firmamo-nos Atentamente 8. Sem outro objetivo para o momento, firmamo-nos Atenciosamente

CARTA OFICIAL
CONCEITO Carta oficial um tipo de correspondncia utilizada por alguns rgos pblicos, em situaes no-cerimoniosas, com relao a pessoas estranhas ao servio pblico. Modernamente, as cartas oficiais vm sendo absorvidas pelos ofcios, e estes cada vez mais se generalizam. ESQUEMA GRFICO

CIRCULAR
CONCEITO Circular o meio de correspondncia pelo qual algum se dirige, ao mesmo tempo, a vrias reparties ou pessoas. E, portanto, correspondncia multidrecional Na circular, no consta destinatrio, pois ela no unidirecional e o endereamento vai no envelope. OBSERVAO Se um memorando, um oficio ou uma carta forem dirigidos multidirecionalmente, sero chamados de memorando-circular, ofcio-circular e carta-circular.

Modelo de Memorando-Circular

Modelo de Ofcio-Circular

COMUNICAO (COMUNICADO)
CONCEITO A comunicao, quando pblica, assemelha-se ao edital; quando interna, assemelha-se ao memorando. Quando publicada pela imprensa, a comunicao deve ter o verbo na terceira pessoa, porque veiculada por terceiro(s) - correspondncia indireta. Modelo de Comunicado Externo

Modelo de Comunicado Interno

CONTRATO
CONCEITO Contrato um acordo entre duas ou mais pessoas (fsicas ou jurdicas) para estabelecer, modificar ou anular uma relao de direito. O assunto pode ser o mais variado possvel: compra, venda, prestao de servio, etc. Um contrato de maior seriedade e com implicaes jurdicas deve ser feito por um advogado. Modelo de Contrato Simples

Modelo de Contrato Social

Modelo de Termo de Resciso de Contrato

DECLARAO
CONCEITO Declarao um documento que se assemelha ao atestado, mas que no deve ser expedido por rgos pblicos.

EDITAL
CONCEITO Edital um instrumento de notificao pblica que se afixa em local de acesso dos interessados ou se publica (integral ou resumidamente) num rgo de imprensa oficial ou particular. OBSERVAO Nem sempre, no EDITAL, aparece a palavra EDITAL.

EXPOSIO-DE-MOTIVOS
CONCEITO Exposio-de-motivos um tipo de correspondncia originariamente oficial, mas que hoje tambm utilizada na rea empresarial. CARACTERISTICAS A exposio-de-motivos apresenta as seguintes caractersticas: 1 - o assunto deve ser resumido em itens e argumentado; 2 - a legislao citada deve ser transcrita; 3 - a concluso deve ser clara e objetiva. Para a perfeita organizao de uma exposio-de-motivos, deve haver diviso em itens (numerados em algarismos arbicos); esses itens poder-se-o desdobrar em alneas (assinaladas com letras). Quando houver a diviso de captulos, esses sero numerados com algarismos romanos. A autoridade competente despachar a exposio-de-motivos com uma das seguintes frmulas: APROVADO - APROVO - ARQUIVESE - CONCORDO - EXPEA-SE O ATO SIM. No rodap da exposio-de-motivos, registra-se a referncia: n do processo (se for o caso) e iniciais do redator e datilgrafo.

Observao: Na esfera oficial, a exposio-de-motivos um expediente dirigido ao presidente da Repblica por ministro de Estado ou Secretrio da Presidncia da Repblica para inform-lo de determinado assunto, ou propor alguma medida, ou ainda submeter sua considerao projeto de ato normativo.

MEMORANDO
CONCEITO O memorando pode ser interno ou externo. O primeiro uma correspondncia interna e sucinta entre duas sees de um mesmo rgo. O segundo pode ser oficial e comercial. O oficial assemelha-se ao oftcio; e o comercial, carta comercial. O papel usado para qualquer tipo de memorando o de meio-ofcio. Sua caracterstica principal a agilidade (tramitao rpida e simplicidade de procedimentos burocrticos). Isso implica fazer os despachos no prprio documento ou, se necessrio, em folha de continuao.

TIPOS Memorando Interno Estrutura

Memorando Externo (Estrutura Oficial e Comercial) Oficial

N0 do documento e sigla de identificao de sua origem, no alto, esquerda Data, no alto, direita (mesma Linha do item anterior) Vocativo (com entrada no pargrafo) Contexto Fecho e assinatura Destinatrio

Comercial
Data, no alto, direita Destinatrio Vocativo (rente margem) Contexto Fecho e assinatura

ORDEM-DE-SERVIO
CONCEITO Ordem-de-servio o ato atravs do qual so expedidas determinaes a serem executadas por rgos subordinados ou por servidores dos mesmos. uma correspondncia oficial interna ou interdepartamental, com numerao prpria e apresentando, algumas vezes, caractersticas de circular, quando expedida a diversos departamentos situados em locais diferentes. Segundo o livro Correspondncia - Linguagem & Comunicao, do professor Odacir Beltro, h uma certa confuso com a ordem-de-servio, chegando algumas reparties a substitu-la, erroneamente, pela papeleta, equivalente, no mximo, ao memorando interno freqente em muitos rgos administrativos esta diviso: OS - Ordem-de-servio para chefias superiores e, por sua vez, subordinada a resolues. (Res. ou RS); ODS - Orientao de servio para essas mesmas chefias superiores, como veculos de explicao de resolues ou at de ordem-de-servio; DS - Determinao de servio para chefias subordinadas s anteriores, como veculo de suas ordens diretas ou de ordens provindas do escalo superior.

PROCURAO
CONCEITO Procurao o instrumento por meio do qual a pessoa fsica ou jurdica outorga poderes a outra. A procurao pblica lavrada em cartrio; a particular geralmente conservada sem registro. ESTRUTURA a) Ttulo: Procurao. b) Qualificao: nome, nacionalidade, estado civil, profisso, CPF e residncia do outorgante (constituinte ou mandante) e tambm do outorgado (procurador ou mandatrio). c) Finalidade e Poderes: parte em que o outorgante declara a finalidade da procurao, bem como autoriza o outorgado a praticar os atos para os quais nomeado. d) Data e assinatura do outorgante. e) Assinatura das testemunhas, se houver. Essas assinaturas costumam ficar abaixo da assinatura do outorgante, esquerda. f) As firmas devem ser todas reconhecidas em cartrio.

BILHETE
CONCEITO Bilhete uma carta simples e breve, sem as frmulas das cartas ordinrias. E um aviso escrito em que se anota algum fato para ser levado ao conhecimento de outra pessoa, mas de modo apressado. H, ainda, outras modalidades, como: Bilhete de visita: carto com nome impresso e com indicao da profisso e residncia respectivas. Bilhete ordem: nota promissria, usada no comrcio. Bilhete postal: carto selado para a correspondncia postal sobre assuntos que no exigem segredos. O bilhete verbal caracteriza-se pela linguagem em terceira pessoa. Para esse tipo de correspondncia, usa-se o papel do seguinte tamanho: 16,5 x 22 cm. Em sentido jurdico, significa o papel escrito que contm a obrigao de pagar ou entregar algo a quem o mesmo dirigido, dentro de determinado tempo. Em linguagem comercial, o bilhete tem funo idntica ao ttulo de crdito, desde que se revista das formalidades legais. Recebe diversas designaes: bilhete a domiclio, bilhete ao portador, bilhete ordem, bilhete de banco, bilhete de cmbio, bilhete de carga, bilhete de crdito, bilhete de desembarque, bilhete de entrada, bilhete de loteria, bilhete de mercadorias, bilhete de passagem, bilhete em branco e outros.

LETRA DE CMBIO
CONCEITO uma ordem de pagamento a vista ou a prazo que uma pessoa dirige a outra para que pague a um terceiro. So trs pessoas que aparecem no ttulo: (1) o sacador, o emitente da letra de cmbio; (2) o sacado, o devedor; e (3) o tomador que o beneficirio. Assim, por exemplo, A o sacador, B o sacado e C o tomador. A emitente saca uma letra de cmbio para que B (sacado) pague a C, o beneficirio. Havendo o aceite por parte do sacado, o ttulo de crdito desvincula-se da causa que o originou. Os requisitos para a validade da letra de cmbio so: denominao letra de cmbio; quantia que deve ser paga, em algarismos e por extenso; nome de quem deve pagar (sacado); nome da pessoa a quem se deve pagar (tomador); assinatura de quem emite a letra de cmbio (sacador).

A letra de cmbio no pode ser emitida ao portador. O sacador vincula-se letra por meio da assinatura. No caso de o sacado no aceitar a ordem de pagar, o tomador ou beneficirio pode voltar-se contra o sacador, exigindo o respectivo pagamento. Existe, ainda, a letra de cmbio financeira, em que as instituies financeiras, sob controle do Banco Central, so autorizadas a operar no mercado de capitais, emprestados diretamente do pblico investidor e sujeitos a juros e correo monetria.

NOTA PROMISSRIA
CONCEITO uma promessa de pagamento feita pelo prprio devedor ao credor em que ele se obriga ao pagamento de uma soma prefixada. Portanto, um ttulo de crdito pelo qual algum se compromete a pagar a outrem, em determinado prazo, certa quantia em dinheiro. Duas figuras so obrigatrias na nota promissria: o devedor (emitente) e o credor (tomador). A nota promissria negocivel por meio de endosso e, pelo fato de ser emitida pelo prprio devedor, no cabe nenhuma indagao sobre a causa que deu origem obrigao. So os seguintes os requisitos essenciais da nota promissria: denominao nota promissria; importncia por extenso a ser paga; nome da pessoa a quem deve ser paga; assinatura do emitente (devedor).

CONVOCAO
CONCEITO Convocao uma forma de comunicao escrita em que se convida ou chama algum para uma reunio. Na elaborao do texto, necessrio especificar local, data, finalidade. A garantia da inteligibilidade do texto advm da escolha de um vocabulrio simples (palavras conhecidas, utilizadas no dia-a-dia) e uso das frases curtas. O objetivo da convocao deve ser reconhecido prontamente.

ESTATUTO
CONCEITO Estatuto regulamento, que determina ou estabelece a norma. Lei orgnica ou regulamento especial de um Estado, associao, confraria, companhia, irmandade ou qualquer corpo coletivo em geral.

PROTOCOLO
CONCEITO Protocolo, na Antigidade, significava a primeira folha que se colava aos rolos de papiro, com um resumo do contedo do texto manuscrito. Hoje, o registro dos atos pblicos ou registro das audincias nos tribunais. Comercialmente, assim denominado um livro de registro da correspondncia de uma empresa, ou um formulrio em que se registra sada ou entrada de objetos.

RECIBO
CONCEITO Significa o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de algo. Normalmente, um escrito particular. Alguns tipos de recibo: recibo de pagamento (indica a quitao do pagamento de uma dvida, em sua totalidade ou parcialmente); recibo por conta (sempre parcial); recibo por saldo (indica uma quitao referente a todas as transaes at sua data).

REGULAMENTO
CONCEITO Regulamento um conjunto de regras ou normas estabelecidas como necessrias a uma organizao; um regimento em que se determina o modo de direo, funcionamento e outras exigncias de uma empresa, associao ou entidade, ou de um concurso.

TELEGRAMA
CONCEITO Mensagem escrita, transmitida por telegrafia, um ramo das telecomunicaes que abrange qualquer processo destinado a reproduzir, a distncia, o contedo e as informaes de documentos grficos. Especificamente, um processo de telecomunicao destinado transmisso de escritos pelo uso de um cdigo de sinais. um meio de comunicao rpida, empregado sobretudo em casos urgentes. A linguagem do telegrama deve ser elaborada, clara, inteligvel com auxlio de cdigo ou sem ele. No telegrama, possvel abreviar, reduzir palavras e usar determinadas formaes: ATEH - at LAH - l EH - IMPAGO - no pago VOSSIA, VOSSA SENHORIA - Vossa Senhoria AVBRASIL - Avenida Brasil GAMALIMA - Gama Lima LAN - l ET - e SDS - saudaes CT - cotejar, cotejado RESEU - em resposta a seu telegrama, recebi seu telegrama So requisitos considerados bsicos na redao do telegrama: Texto conciso, claro e objetivo. Preferncia por formas simples a compostas. Exemplo: comprara e no havia comprado. Ausncia da expresso de cortesia: por favor, obrigado. Eliminao de rasuras, anulaes, acrscimos ou outras alteraes. No permisso da translineao, ou seja, a diviso de palavras. O telegrama deve ser grafado em letras maisculas. SEGUE FATURA HOJE. Supresso dos hifens nos compostos e expresses com pronomes oblquos: ESCREVAME DANDO PREOTETO. Omisso de acentos grficos: SOLUES SEGUEM AMANHAM. Eliminao de preposies: DIA VINTE CORRENTE (e no DIA VINTE DO CORRENTE). Os nmeros inteiros so escritos em algarismos arbicos: 200, 1950. Aglutinao de nmeros, em virtude de importncia substancial: CENTO VINTESEIS DEZESSEISMIL QUARENTASEIS Grafia de datas: 261098 26 de outubro de 1998 2610998 26 de outubro de 1998

 Emprego de pontuao: VG PT PTVG BIPT INT ABRASPAS FECHASPAS vrgula ponto ponto-e-vrgula dois-pontos interrogaes (?) abrir aspas fechar aspas

A Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos oferece hoje servios de Fonegrafia ou Servio de Telegramas Fonados. Pode-se passar um telegrama sem sair do escritrio ou de casa. Disca-se 135 (Cdigo de So Paulo) e dita-se o texto. O telegrama cobrado por meio da conta telefnica. Se o cliente desejar, poder receber cpia do telegrama expedido. Antes de fazer a ligao, elabora-se a mensagem de acordo com a tcnica de linguagem telegrfica. Evitem-se sobretudo artigos, conjunes, preposies, advrbios, adjetivos.