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TCNICAS DE
RECEPO
Professor:
Rafael de Almeida Soares
Disciplina:
Tcnicas de Recepo
Carga Horria: 20h
Ano:
2013
Curso:
Assistente em Servios Administrativos - Aprendizagem Comercial
TCNICAS DE RECEPO
Toda empresa necessita de pessoas preparadas e felizes para recepcionar os clientes,
pessoas importantes que so nada mais nada menos que parceiros que garantem o
sucesso e o lucro das empresas.
Da a importncia de uma secretria preparada, pois imprescindvel um atendimento
especial a esses clientes, e ningum melhor que vocs para dar uma boa impresso da
empresa.
Veja algumas dicas:
Recepcionar sempre dizendo bom dia, boa tarde.
Ao se despedir, diga apenas at logo.
Oferea um caf, gua ou ch.
Acomode o cliente da melhor maneira possvel, enquanto ele espera.
Comunique ao seu chefe a chegada do cliente, informando sempre o
nome e a empresa.
Caso no recorde de imediato o nome da empresa, pea desculpas e
pergunte o nome da empresa a qual o cliente pertence, agradea a
informao recebida.
Caso seu chefe esteja com outra pessoa, informe ao cliente a posio de
atendimento; no deixe que ele pense que voc no informou sua
chegada.
E nunca esquea:
Seja feliz, atenda sempre sorrindo, um sorriso discreto, mas sincero, mesmo que o
cliente no esteja em seu melhor dia, mostre que voc superior a isso e encante o lugar
com um bom atendimento.
Um bom atendimento faz com que o cliente retorne, fale bem de voc, e possa vir a ser
um excelente contato para o seu network no futuro. Porm, para isso, voc deve causar
uma boa impresso.
Para melhor entendermos as atitudes da recepcionista em relao aos clientes, e
sabermos como focar o paciente, vamos classific-las em quatro tipos: atitudes
catastrficas, atitudes reativas, atitudes ativas e atitudes pr-ativas.
1. Atitudes catastrficas
As atitudes catastrficas so, como o prprio nome sugere, um desastre para a qualidade
de servio de uma recepcionista, por isso devem ser combatidas a todo o custo.
Atender com m vontade e demonstrar irritao, como se o cliente estivesse
atrapalhando;
No cumprimentar o cliente quando ele chega;
Interromper o cliente quando ele deseja relatar alguma coisa;
Descontar no cliente seus problemas pessoais ou profissionais;
Dizer tudo de maneira beirando o ridculo por achar que o cliente adulto uma
criana e no pode entender o que falado;
Discutir e enfrentar o cliente;
Forar um julgamento pblico: ou seja, quando a recepcionista deseja demonstrar
que est certa e que o paciente est errado, ela pede a opinio dos outros clientes e
faz o paciente ser julgado por suas atitudes, muitas vezes de maneira constrangedora
e humilhante.
2. Atitudes reativas
As atitudes reativas s ocorrem quando h uma ao anterior do cliente, ou seja, so
atitudes de respostas s exercidas pelo cliente. As reativas podem ser originrias de
aes positivas ou negativas por parte dos clientes.
As aes positivas acontecem quando os clientes se dirigem recepcionista de maneira
agradvel e solicitam que sejam atendidos. Este j um erro, pois funo da atendente
receber o paciente e no o contrrio. O descaso no atendimento j se revela nessa
situao, em que o cliente o primeiro a iniciar a conversa. Mesmo sendo positivas,
pois o cliente no age de maneira agressiva ou violenta, essas atitudes devem ser
evitadas.
Atitudes reativas a estmulos positivos dos clientes:
Dizer bom dia aps o cliente ter feito o cumprimento;
No notar que o cliente entrou no escritrio/consultrio/trabalho at que ele solicite
algo;
Esperar que o cliente pea algo para beber ou pergunte onde fica o banheiro;
Ligar a televiso da sala de espera (quando houver) ou alterar o volume do aparelho,
quando estiver baixo ou alto, depois que um cliente pedir.
Muitas vezes, as reaes so acionadas quando o cliente quer ser atendido mais
rapidamente ou est insatisfeito com alguma atitude do profissional ou da recepcionista.
Estas compem as aes reativas a estmulos negativos do cliente. Se o cliente entra
nervoso e ansioso para ser atendido ou deseja fazer uma reclamao, a recepcionista no
pode contrari-lo ainda mais. Ela deve agir de maneira tranqila, calma e educada.
So nestas situaes que a atendente deve demonstrar equilbrio emocional, no
batendo de frente com o cliente, seguindo as seguintes aes:
No interrompa o cliente, deix-lo falar quando est nervoso uma tima soluo;
Escute tudo que ele tem a dizer, demonstre interesse e coloque-se no lugar dele;
Nunca diga que ele est nervoso e que deveria se acalmar;
Faa perguntas razoveis e no ameaadoras;
Desculpe-se sempre, mesmo que no possua culpa;
Se o cliente for grosseiro ou mal-educado, no aja da mesma maneira e no seja
irnica, isto irrita ainda mais o cliente.
3. Atitudes ativas
As atitudes ativas so as que devem acontecer no cotidiano de uma recepcionista, ou
seja, so obrigatrias. Elas sero as responsveis por proporcionar a primeira impresso
no cliente quando este entrar em contato com a recepo. As atitudes ativas esto aqui
classificadas em:
sede. A recepcionista se antecipa e serve gua antes que ele se levante da cadeira
em direo ao bebedouro (se houver).
B) Observar: Observar o que acontece na empresa e como os clientes agem o
segundo passo do processo pr-ativo. Estar de olhos bem abertos nos detalhes
um caminho seguro para que as oportunidades surjam. Se a recepcionista presta
ateno no que os clientes querem, pode oferecer muito mais do que eles
esperam. Basta saber a hora certa de agir.
C) Oferecer: Aps observar o que acontece na empresa e se questionar o que pode
ser feito, a recepcionista deve colocar em prtica todas as atitudes que forem
possveis para servir bem aos clientes. Oferecer, por exemplo, um simples
biscoito pode proporcionar um encantamento inesperado.
D) Servir: tambm pode incluir atitudes mais complexas, como se oferecer a fazer
uma ligao ou relatar notcias que leu nos jornais e que podem interessar aos
clientes que aguardam atendimento. A gama de ofertas que a atendente pode
proporcionar aos clientes imensa e saber coloc-las em prtica no dia-a-dia
essencial, no somente para que eles fiquem satisfeitos, mas principalmente,
para fideliz-los.
E que tal oferecer?
rampas e
escadas;
mostra
TIPOLOGIA DE CLIENTE
TIPOS DE CLIENTES
Prospect => Shopper => Cliente eventual => Cliente regular => Defensor
Cabe aqui um parntesis, logicamente ele seguir os passos acima, se for bem atendido
e no o decepcionarmos. Vamos explicar melhor cada um deles:
Shopper: so aqueles que visitam o seu negcio pelo menos uma vez
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Do outro lado da linha, o cliente vai criar uma imagem de voc por meio de trs
caractersticas fundamentais. Por isto, esteja constantemente atento de utilizao
desses recursos. Usando-os adequadamente, sua comunicao se dar sempre de forma
positiva (at mesmo quando voc tiver que passar informaes negativas).
SUA VOZ
Logo no incio da conversa, o tom de voz de quem atende a primeira referncia na
comunicao. Por este fator podemos deduzir se vamos ser bem atendido ou no, se no
outro lado da linha o motivo do telefonema vai ser ouvido e solucionado, ou no.
Tente fazer com que sua voz tenha essas caractersticas:
Seja agradvel e natural (no forado ou mecnico);
Soe claro e alto, para ser ouvido sem esforo;
Que o ritmo da fala seja compassado ( nem rpido, nem lento);
Que o tom e ritmo da fala transmitam calma, especialmente com clientes
insatisfeitos;
SUA ATITUDE
Saber transmitir atitude positiva e profissional qualidade essencial em quem atende.
Este o fator que pode estabelecer a necessria relao de respeito, importante para o
bom encaminhamento da conversa, mesmo que nos contatos telefnicos mais difceis, a
manuteno dessa atitude positiva e profissional fundamental para no permitir que
reaes adversas desviem a objetividade da conversa.
Procure sempre transmitir atitude:
Entusistica (de que voc esta realmente disponvel e disposto a ouvir);
Confiante;
Orientada para solues;
Seria e profissional;
Honesta (se no sabe no minta);
E se o erro foi seu admita;
ISTO FATO:
Sem esprito de cordialidade e cortesia no h relao profissional que avance. Ento,
sempre bom negcio ser corts. Para voc, porque soma qualidades a seu perfil. Para o
cliente, porque sabe que encanta. No outro lado da linha, considerao profissional.
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8.
9.
Consultar o cliente para saber se ele aguarda ou se prefere que voc ligue assim
que possuir as informaes;
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