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Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
ndice
Princpios Gerais ................................................................................................................. 4
Abreviaturas e Acrnimos .................................................................................................... 8
Legislao Aplicvel .......................................................................................................... 10
Mapa de Atualizao do Documento ................................................................................. 13
Captulo 1 Assessoria Tcnica rea de Projetos ......................................................... 15
Processo 1 - Pasta de documentao para elaborao de relatrio financeiro ......................... 15
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Reviso n. 01-2014
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Verso 01-14
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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Princpios Gerais
A rea de Projetos assegura a gesto administrativa e financeira dos projetos, facultando
o apoio necessrio aos investigadores responsveis na negociao, abertura, execuo e
elaborao dos relatrios financeiros, assegurando desta forma a prestao de contas
perante as entidades financiadoras, bem como a elegibilidade das despesas dos projetos,
o seu controlo oramental e de tesouraria e procedendo ao apuramento anual dos valores
da Estrutura de Custos do IST.
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legislao aplicvel;
regulamentos e normas internas do IST;
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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legislao aplicvel;
regulamentos e normas internas do IST;
decises dos rgos com competncia e decises do Conselho de
Coordenao do Conselho Cientfico.
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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A legislao aplicvel;
Os regulamentos e normas internas do IST;
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Abreviaturas e Acrnimos
ADI
AP
Agncia de Inovao
rea de Projetos
ATAP
CAE
CG
DC
DRH
FCT
FM
GAJIST
IP
IR
MGP
NCA
NEO
NIB
NGAC
NGP
NNDB
Instituio Proponente
Investigador Responsvel
Mdulo de Gesto de Projetos
Ncleo de Compras e Aprovisionamento
Ncleo de Execuo Oramental
Nmero de Identificao Bancria
Ncleo de Gesto de Apoio a Contractos
Ncleo de Gesto de Pessoal
Ncleo de No Docentes e Bolseiros
NPC
NPCS
NPI
NPN
NT
NUDI
Ovh
PI
PIC
PC
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QREN
RH
SMM
SSV
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Legislao Aplicvel
Legislao
Descrio
http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas
http://www.fct.pt/apoios/bolsas/valores.phtml.pt
Valores
das
bolsas
Regulamento de 2013
segundo
Portaria 1553-D/2008
Regulamentao Interna
Manual de Procedimentos
Regulamento de Despesa
(http://gqai.ist.utl.pt)
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Legislao
Manual de Procedimentos Cooperao Territorial
Europeia, do Instituto Financeiro para o
Desenvolvimento Regional, IP
Descrio
Procedimentos a adotar em projetos de
Cooperao Territorial Europeia
http://ec.europa.eu
Despacho n 24539/2009
Despacho 4471/2011
http://www.cordis.lu
Limites
(SII&DT)
elegibilidade
de
despesas
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Legislao
Orientao de Gesto N 04.Rev2/2010
Descrio
Guia de Preenchimento do Formulrio de
Pedido de Pagamento (SII&DT)
http://www.incentivos.qren.pt
Orientao de Gesto N 10/2011
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O qu
Quando
Como
Resultado/ Registo
Teresa
Malhoa
Rita
Fernandes
Atualizao do
volume 2.3
Atualizao do
processo 3
Anualmente
Rever
procedimentos
Rever legislao
e procedimentos
Proposta de
alterao
Proposta de
alterao
Nuno Macela
Atualizao do
processo 3
Anualmente
Rever legislao
e procedimentos
Proposta de
alterao
Susana
Giraldes
Atualizao do
processo 4
Anualmente
Rever legislao
e procedimentos
Proposta de
alterao
Filipa Martins
Atualizao do
Anualmente
Rever legislao
Proposta de
e procedimentos
alterao
Rever legislao
e procedimentos
Rever legislao
e adequao dos
processos
Rever legislao
e adequao dos
processos
Rever legislao
Proposta de
alterao
Proposta de
alterao
e adequao dos
processos
alterao
Anualmente
processo 4
Olga Ribeiro
Anualmente
Miguel Correia
Atualizao do
captulo 2
Atualizao do
captulo 3
Gestor de
Projeto*
Atualizao do
captulo 3
Anualmente
Filipa Ferro
Atualizao do
Anualmente
Anualmente
captulo 4
Proposta de
alterao
Proposta de
Estrutura do NPN: Ana Correia, Rosa Tom, Sandra Simes, Carla Fontinha, Lisete Gonalves, ,
Patrcia Correia, Aldina Marques, Snia Azevedo, Carla Joaquim, Carla Marques, Maria Jos
Baptista,
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Captulo: 1 - ATAP
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Captulo: 1 - ATAP
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MAPA DO PROCESSO
Descrio do Processo: Pasta de documentao para elaborao de relatrio financeiro
Identificao
Fluxo do processo
Quando se
(processo,
Como se
Resultado/
Responsvel
procede
Rececionado
Expedido
subprocesso
procede
registo
/ prazo
de:
para:
procedimento)
Vanda Ribeiro
Processo 1
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Aps pedido
de gestor de
projeto/ncleo
Solicita aos
ncleos
envolvidos a
documentao
Pasta de
documentos de
despesa
Gestor
projeto/Ncleo
Gestor projeto
Quem
valida
NA
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Quem
aprova
NA
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Captulo: 2 - NPC
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Captulo: 2 - NPC
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Procedimento:
a) Verificar se os dados relativos ao IST esto corretamente preenchidos no
formulrio de candidatura (Ver Anexo I)
b) Validar o Oramento:
i)
Custos Diretos
Os custos diretos, correspondem s despesas que so identificadas pelo
Coordenador e/ou pelo seu parceiro do projeto, de acordo com os seus
procedimentos e regulamentos, tais como despesas especficas diretamente
associadas implementao do projeto e que podero ser imputadas ao
mesmo.
As rubricas podem ser de diferentes tipos, como por exemplo:
i.1) Custos com pessoal afeto ao projeto A rubrica Pessoal corresponde a
imputao horria de docentes e/ou bolseiros. Devem considerar-se os
vencimentos atuais e taxas de encargos suportados pela entidade patronal. Os
custos correspondentes a salrios de pessoal so elegveis na medida em que
estejam associados a custos de atividades relevantes e que no excedam 50%
do tempo produtivo anual
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Captulo: 2 - NPC
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2014
2013
2012
2011
0,25
0,20
0,15
0,15
14
14
12
14
1840
1575
1575
1575
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Custos Indiretos
Os custos indiretos dos projetos (despesas gerais) devero ser baseados no
mtodo flat-rate. A opo tomada no poder ser alterada durante a fase de
implementao do projeto ou alternada com outras metodologias para o
clculo dos custos indiretos.
Regra geral, a taxa ser diretamente aplicvel aos custos diretos elegveis
do projeto, excluindo os custos diretos para subcontratao e os custos
realizados com recursos disponibilizados por terceiros.
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i. Analisar documentao:
i.1. O oramento aprovado deve assegurar os pressupostos anteriores;
i.2. Declarao de compromisso: submeter para assinatura ao Presidente do
IST;i.3. Contrato de Consrcio (no caso de existirem vrias entidades
envolvidas): o NPC submete o documento ao NPI para emisso de parecer.
Se o NPI sugerir alteraes, o IR deve apresentar a verso corrigida, e,
aps parecer favorvel do NPI, este submete o documento para assinatura
do Presidente do IST;
ii. Aps assinatura colocar o selo branco;
iii. Devolver o documento ao Investigador que proceder ao envio da
documentao assinada, o que no invalida que possa ser o NPC, desde
que a despesa de envio seja suportada por um centro de custo a designar
pelo IR.
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A informao que consta neste processo, promove a aplicao correta dos procedimentos
administrativos e financeiros, por forma a promover a validao da despesa por parte da
entidade financiadora e certificao decorrente de auditorias financeiras.
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O Ajuste Direto pelo regime simplificado e geral, s pode ser aplicado se o valor
acumulado de aquisies a um mesmo fornecedor nos dois anos econmicos anteriores e
no atual no ultrapassar o limite de 75000, contado at data de entrada do processo
na plataforma. A plataforma de compras do IST verifica automaticamente se este limite j
foi atingido.
A despesa ter de ser cabimentada no respetivo Centro de Custo ou Projeto. Aps o
cabimento, necessrio que a despesa seja autorizada por algum com delegao formal
para o efeito, publicada no Dirio da Repblica. Esta autorizao dada pelo responsvel
do projeto, pelo Presidente do Departamento, e/ou pelo Conselho de Gesto.
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c) O NPC faz a respetiva distribuio e envia para o NEO com a informao dos
dados bancrios dos parceiros.
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Data: novembro 2014
Responsvel
Gestor
projeto/Coorden
ador
Identificao
(processo,
subprocesso
procedimento)
Processo 1
Quando se
procede
/ prazo
Aps receo
da
documentao
de candidatura
Fluxo do processo
Como se
procede
Verificar
preenchimento
e oramento
Resultado/
registo
Viabilidade
financeira
Assinatura
documentos
Rececionado
de:
Investigador
Responsvel
Expedido
para:
Entidade
Financiadora
IR
Quem
valida
Quem
aprova
Gestor/
Coordenador
NA
Quem
valida
Quem
aprova
Coordenador
Ncelo
Conselho de
Gesto
Responsvel
Identificao
(processo,
subprocesso
procedimento)
Gestor projeto
Processo 2
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Quando se
procede
/ prazo
Aps
aprovao
candidatura e
receo do
contrato
assinado
Fluxo do processo
Como se
procede
Abertura MGP
Resultado/
registo
Abertura
projeto/incio
execuo
financeira
Rececionado
de:
Entidade
Financiadora
Investigador
Responsvel
Expedido
para:
Investigador
Responsvel
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Captulo: 2 - NPC
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Data: novembro 2014
Responsvel
Identificao
(processo,
subprocesso
procedimento)
Gestor projeto
Processo 3
Quando se
procede
/ prazo
Dirio
Fluxo do processo
Como se
procede
Cabimentao
Verificao
Lanamento
Resultado/
registo
Processamento
despesa
Rececionado
de:
Plataforma
NCA
IR
Expedido
para:
Plataforma
NEO
Quem
valida
Quem
aprova
IR/Conselho
de Gesto
Conselho de
Gesto
Quem
valida
Quem
aprova
NA
NA
Responsvel
Identificao
(processo,
subprocesso
procedimento)
Gestor projeto
Processo 3
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Quando se
procede
/ prazo
Mensal
Fluxo do processo
Como se
procede
Identificao
Lanamento
Resultado/
registo
Processamento
receita
Rececionado
de:
AT
Expedido
para:
NEO
Pgina: 38
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Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Responsvel
Identificao
(processo,
subprocesso
procedimento)
Gestor projeto
Processo 4
Quando se
procede
/ prazo
Mensal
Fluxo do processo
Como se
procede
Elaborao de
relatrio
financeiro e
submisso
Processo 5
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Quando o
projeto se
encontra em
condies para
encerrar/Quan
do solicitado
Anlise da
despesa e
receita
Resultado/
registo
Rececionado
de:
Submisso ou
envio de
relatrio
financeiro
NA
Expedido
para:
Entidade
Financiadora
Quem
valida
Quem
aprova
Coodenador
rea
Entidade
Financiadora
Quem
valida
Quem
aprova
NA
NA
Fluxo do processo
Resultado/
registo
Encerramento
Rececionado
de:
IR
Ncleo
Expedido
para:
AT
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Volume: 2.3 rea de Projetos
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Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:
ii)
iii)
b) Validar o Oramento:
i)
ii)
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Data: novembro de 2014
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Reviso n.
Data:
ii.1)
Subsdio
de
Manuteno
Mensal
(http://www.fct.pt/apoios/bolsas/valores.phtml.pt)
Regulamentar n. 1-A/2011, de 3 de
Janeiro
entrega
da
DC
na
folha
de
clculo
existente
na
rede
//NPN/candidaturas/*ano*
j) Fase de Aprovao da Candidatura
i) Analisar documentao:
- Oramento aprovado deve assegurar pressupostos anteriores;
- Termo de Aceitao: O NPN submete para assinatura ao Presidente do
IST;
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Pgina: 41
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Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:
iv)
Pgina: 42
Direo Financeira
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:
b) Validar o oramento:
O oramento deve ser validado com base nos seguintes elementos:
i) O montante inscrito na rubrica Gastos Gerais tem de corresponder ao mximo
permitido no regulamento do concurso (20%)
ii) A rubrica Recursos Humanos dever evidenciar a verba prevista para a
contratao de bolseiros e a prevista para o financiamento de recursos humanos
vinculados ao IST (Pessoal do Promotor).
iii) A verba prevista para a contratao de bolseiros tem de suportar os encargos
com:
iii.1)
Subsdio
de
Manuteno
Mensal
(http://www.fct.pt/apoios/bolsas/valores.phtml.pt)
Regulamentar n. 1-A/2011, de 3 de
Janeiro
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Data: novembro de 2014
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Captulo: 3 - NPN
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Data:
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Data:
b)
c)
Calcular a distribuio dos Overheads de acordo com a tabela aprovada pelo CG.
Proceder abertura do projeto no MGP, no menu abertura projeto, (consultar
manual MGP)
Colocar o nmero de projeto (atribudo automaticamente pelo MGP) na ficha de
abertura e respectivos cartes
Preencher o oramento por rubrica na ficha de abertura
Despacho do NPN
Enviar processo ao Conselho de Gesto para despacho.
Constituir a Pasta de arquivo do Projeto;
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Pgina: 46
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:
h)
i)
j)
k)
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Pgina: 47
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:
v.
Pgina: 48
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Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Pgina: 49
Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:
vi. Quando o montante total das despesas superior ao cabimento efetuado em iv deve
ser solicitada ao CG autorizao para o seu processamento.
vii. Caso ocorra o descrito em vi, deve-se aumentar o cabimento no MGP.
viii. Proceder distribuio das despesas associadas (Ajudas de Custo, Kms, Processos
de Aquisio e Reembolso) dentro do cabimento efetuado em iv
ix. Registar o lanamento e a rubrica no documento de despesa
x. Inscrever na central de compras e enviar ao NEO
vi.
vii.
viii.
ix.
x.
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Pgina: 50
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Pgina: 51
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Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:
e)
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Pgina: 52
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:
f)
g)
h)
i)
j)
k)
n)
o)
p)
lacragem
Gerar documentao no Portal PCT, ou imprimir formulrio do relatrio submetido,
no caso de outros programas.
Reunir a documentao selecionada em amostra. No caso dos projetos FCT,
imprimir as respetivas declaraes. Nos projetos ADI, retirar da AP-DRH a
documentao de suporte aos recibos de vencimento;
Recolher as assinaturas necessrias: IR, Coordenao, Conselho de Gesto
Colocar selo branco nas assinaturas do Conselho de Gesto
Fazer ofcio com o respetivo n de correspondncia
q)
r)
s)
t)
l)
m)
Pgina: 53
Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Pgina: 54
Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Responsvel
Gestor
projeto/Coorden
ador
Identificao
(processo,
subprocesso
procedimento)
Processo 1
Quando se
procede
/ prazo
Aps recepo
da
documentao
de candidatura
Processo 2
Aps
aprovao
candidatura e
recepo do
contrato
assinado
Fluxo do processo
Como se
procede
Verificar
preenchimento
e oramento
Resultado/
registo
Viabilidade
financeira
Assinatura
documentos
Rececionado
de:
Investigador
Responsvel
Expedido
para:
Entidade
Financiadora
IR
Quem
valida
Quem
aprova
Gestor/
Coordenador
NA
Quem
valida
Quem
aprova
Coordenador
Ncelo
Conselho de
Gesto
Fluxo do processo
Como se
procede
Abertura MGP
Resultado/
registo
Abertura
projeto/incio
execuo
financeira
Rececionado
de:
Entidade
Financiadora
Investigador
Responsvel
Expedido
para:
Investigador
Responsvel
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Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Responsvel
Gestor projeto
Gestor projeto
Identificao
(processo,
subprocesso
procedimento)
Processo 3
Gesto de
despesa
Processo 3
Elaborao de
Relatrio
Financeiro
Quando se
procede
/ prazo
Dirio
Mensal
Fluxo do processo
Como se
procede
Cabimentao
Verificao
Lanamento
Elaborao de
relatrio
financeiro e
submisso
Processo 4
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Quando o
projeto se
encontra em
condies para
encerrar/Quan
do solicitado
Anlise da
despesa e
receita
Resultado/
registo
Processamento
despesa
Submisso ou
envio de
relatrio
financeiro
Rececionado
de:
Plataforma
NCA
IR
NA
Quem
valida
Quem
aprova
Plataforma
NEO
IR/Conselho
de Gesto
Conselho de
Gesto
Entidade
Financiadora
Coodenador
rea
Entidade
Financiadora
Quem
valida
Quem
aprova
NA
NA
Expedido
para:
Fluxo do processo
Resultado/
registo
Encerramento
Rececionado
de:
Expedido
para:
NA
NA
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Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Processo 1 Candidaturas
No seguimento do Cdigo de Contratao Pblica, aprovado pelo Decreto-Lei n 18/2008
de 29 de Janeiro, alterado pelo Decreto-Lei n. 149/2012, de 12 de Julho, com incio de
vigncia em 11 de Agosto de 2012, todas as prestaes de servios efetuadas com
instituies pblicas, devem proceder de acordo com o Capitulo V.
Assim sendo, e sempre que o Instituto Superior Tcnico, atravs de um investigador
responsvel, for convidado a participar numa prestao de servios com uma entidade
pblica o NPCS numa I Fase dever proceder do seguinte modo:
1. O Organismo Publico envia o convite atravs de uma plataforma de compras
rececionada pela assessoria do IST;
2. Por regra a assessoria do IST encaminha o convite e caderno de encargos para o
NPCS (ou para o Investigador Responsvel);
3. O NPCS receciona o convite e caderno de encargos, procedendo da seguinte forma:
3.2.1 Envia o caderno de encargos + convite para o GAJIST para analise e
parecer;
3.2.2 Elabora o ANEXO I;
4.
5.
6.
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Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Decorrendo o prazo para anlise do processo, e caso este seja favorvel, passamos
fase de adjudicao da Prestao de Servios, que passa pelos seguintes termos:
1.
2.
3.
4.
Aps homologao por parte do CGesto ao parecer elaborado pelo ATT, o NPCS
encaminha o ANEXO II, atravs da Assessoria Tcnica da rea de Projetos, para
assinatura do Presidente do IST;
Assim que toda a documentao seja assinada pelo Presidente do IST, e
rececionada no NPCS atravs da rea de Projetos, o NPCS envia o processo
completo para a Assessoria do IST, de modo a submeter toda a documentao via
plataforma.
5.
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Pgina: 60
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Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Pgina: 61
Direo Financeira
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
GAJIST
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Pgina: 63
Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
NIF
Toda a correspondncia que envolva o projeto a abrir;
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Processo 3- Faturao
Devido tipologia dos projetos geridos pelo NPCS, existem alguns financiamentos que
exigem a elaborao de faturao e notas de dbito, nomeadamente:
Patrocnios;
Subsdios;
Sub-processo 3.1- Solicitao de faturao
Tendo havido, no incio de 2004, alteraes no articulado legal que regula a emisso de
faturas, os docentes bem devero ter em conta que:
A fatura deve ser emitida:
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Pgina: 65
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Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Pgina: 66
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Nmero do Carto de Visa ou Master Card (no so aceites outros tipos de carto.
Ex. Americam Express).
Nome do Titular do carto.
Validade.
Valor a debitar.
Cdigo CCV (3 dgitos na parte de trs do carto).
Estes dados devem constar num formulrio que dever estar assinado pelo titular do
carto dando autorizao para o dbito. O formulrio fornecido pelo Investigador
Responsvel do projeto juntamente com uma listagem em Excel com os nomes dos
inscritos.
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Processo 4- Receita
Processo 5- Despesa
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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Captulo: 4 - NPCS
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Data: novembro 2014
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Pgina: 69
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
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Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
p)
q)
r)
s)
bolseiros assegurados e o valor anual a imputar por cada bolseiro includo no valor
faturado pela seguradora.
Verificar o nome e montante de cada bolseiro.
Proceder distribuio do seguro dentro do cabimento efetuado.
Registar o lanamento no ficheiro existente na rea de rede AT/Geral.
Enviar o ficheiro, depois de completo, para o NEO.
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Tipo de contrato
Categoria e ndice
Perodo a contratar
Valor total (vencimento + encargos patronais)
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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Data: novembro 2014
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
O Ajuste Direto pelo regime simplificado e geral, s pode ser aplicado se o valor
acumulado de aquisies a um mesmo fornecedor nos dois anos econmicos anteriores e
no atual no ultrapassar o limite de 75000, contado at data de entrada do processo
na plataforma. A plataforma de compras do IST verifica automaticamente se este limite j
foi atingido.
A despesa ter de ser cabimentada no respetivo Centro de Custo ou Projeto. Aps o
cabimento, necessrio que a despesa seja autorizada por algum com delegao formal
para o efeito, publicada no Dirio da Repblica. Esta autorizao dada pelo responsvel
do projeto, pelo Presidente do Departamento, e/ou pelo Conselho de Gesto.
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Volume: 2.3 rea de Projetos
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Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Inscries em Conferencia;
Servios Especializados;
Servios de Manuteno/Reparao
Equipamento,
Bibliografia;
Consumveis
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Fluxograma do Processo
Fluxograma do Processo
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
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Data: novembro 2014
Inscries em conferncia:
As inscries em congresso apenas podem ser pagas diretamente pelo IST, logo o
processo iniciado atravs da central de compras do IST. [NOTA INFORMATIVA 27/08].
Consultores:
Esta rbrica destina-se a convidados estrangeiros, e pressupe o pagamento de vrias
despesas nomeadamente: alimentao, alojamento e transportes.
Bibliografia:
Prestao de Servios:
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Requisio externa;
Protocolo TMN-IST:
Tendo em conta que o IST no pode reembolsar comunicaes mveis, foi elaborado um
protocolo com a TMN. Para que cada docente possa aderir ao protocolo TMN-IST dever
proceder da seguinte forma:
1. A adeso/renovao ao protocolo efetuada no Ncleo de Gesto de Apoio a
Contractos (NGAC).
2. O NGAC envia para o NPCS o ofcio de pedido de autorizao de
abertura/renovao de contrato para cabimentao no projeto.
3. Aps cabimento efetuado no MGP o NPCS leva a despacho ao CG.
4. O ofcio depois de autorizado pelo CG enviado para o NGAC atravs do
NPCS.
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Investigador
Responsvel
Tendo em conta o protocolo existente entre o IST e a ADIST, no que diz respeito
cedncia de pessoal, a imputao deste tipo de despesa no submetida na plataforma
de aquisio. Deste modo o procedimento adotado pela Direo do IST o seguinte:
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
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Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
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Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Pgina: 84
Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Pgina: 85
Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Pgina: 86
REA DE PROJETOS
Volume: 2.3
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Processo 1
Aps recepo
da
documentao
de candidatura
Processo 2
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Aps
aprovao
candidatura e
recepo do
contrato
assinado
Fluxo do processo
Como se
procede
Verificar
preenchimento
e oramento
Envio PI
Resultado/
registo
Viabilidade
financeira
Assinatura
documentos
Rececionado
de:
Expedido
para:
Investigador
Responsvel/Enti
dade Adjudicante
Entidade
Financiadora
IR
Quem
valida
Quem
aprova
Gestor/Coor
denador
NA
Quem
valida
Quem
aprova
Coordenador
Ncelo
Conselho de
Gesto
Fluxo do processo
Como se
procede
Abertura MGP
Resultado/
registo
Abertura
projeto/incio
execuo
financeira
Rececionado
de:
Investigador
Responsvel
Expedido
para:
Investigador
Responsvel
Pgina: 87
REA DE PROJETOS
Volume: 2.3
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Processo 3
Quando est
prevista
facturao no
projeto
Processo 4
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Mensal
Fluxo do processo
Como se
procede
Preenchimento
formulrio de
pedido de
emisso de
factura
Resultado/
registo
Emisso factura
Rececionado
de:
IR
Expedido
para:
NC
Quem
valida
Quem
aprova
NA
NA
Quem
valida
Quem
aprova
NA
NA
Fluxo do processo
Como se
procede
Identificao
Lanamento
Resultado/
registo
Processamento
receita
Rececionado
de:
NEO
Expedido
para:
AT
Pgina: 88
REA DE PROJETOS
Volume: 2.3
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Processo 5
Dirio
Fluxo do processo
Como se
procede
Cabimentao
Verificao
Lanamento
Processo 6
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Mensal
Requisio
interna/mapa
excel
Resultado/
registo
Processamento
despesa
Rececionado
de:
Plataforma
NCA
IR
Expedido
para:
Plataforma
NEO
Quem
valida
Quem
aprova
IR/Conselho
de Gesto
Conselho de
Gesto
Quem
valida
Quem
aprova
Conselho de
Gesto
Conselho de
Gesto
Fluxo do processo
Resultado/
registo
Processamento
RA
Rececionado
de:
IR
Expedido
para:
NEO
Pgina: 89
REA DE PROJETOS
Volume: 2.3
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Captulo: 4 NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014
Processo 7
Quando o
projeto se
encontra em
condies para
encerrar/Quan
do solicitado
Processo 8
Verso 01-14
Data: novembro de 2014
Mensal
Anlise da
despesa e
receita
Fluxo do processo
Resultado/
registo
Encerramento
Rececionado
de:
IR
Quem
valida
Expedido
para:
AC
AT
IR
AT
NA
Fluxo do processo
Como se
procede
Elaborao de
relatrio
financeiro
Resultado/
registo
Submisso ou
envio de
relatrio
financeiro
Rececionado
de:
NA
Expedido
para:
Entidade
Financiadora
Quem
valida
Quem
aprova
Coordenador
Entidade
Financiadora
Quem
aprova
Pgina: 90