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Manual de Procedimentos

Volume 2.3 rea de Projetos

Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

ndice
Princpios Gerais ................................................................................................................. 4
Abreviaturas e Acrnimos .................................................................................................... 8
Legislao Aplicvel .......................................................................................................... 10
Mapa de Atualizao do Documento ................................................................................. 13
Captulo 1 Assessoria Tcnica rea de Projetos ......................................................... 15
Processo 1 - Pasta de documentao para elaborao de relatrio financeiro ......................... 15

Captulo 2 Ncleo de Projetos Comunitrios .................................................................. 17


Processo 1 - Anlise das Candidaturas..................................................................................... 17
Sub-processo 1.1 - Anlise das Candidaturas a Projetos de Investigao ............................................ 18

Processo 2 - Abertura de Projetos ............................................................................................ 21


Sub-processo 2.1 - Documentao necessria abertura de projetos ................................................. 21
Sub-processo 2.2 - Procedimentos para Abertura de Projetos .............................................................. 22

Processo 3 - Gesto de Despesa e Receita .............................................................................. 22


Sub-processo 3.1 - Gesto de Despesa Bolsas e Contratos .............................................................. 23
Sub-processo 3.2 - Gesto de Despesa Processo de Aquisio ........................................................ 25
Sub-processo 3.3 - Gesto de Despesa Processo de Reembolso ..................................................... 27
Sub-processo 3.4 - Gesto de Despesa Processos de Misso .......................................................... 28
Sub-processo 3.5 - Gesto de Despesa Fundo de Maneio ................................................................ 30
Sub-processo 3.6 - Gesto de Receita ................................................................................................... 31
Sub-processo 3.6.1 IST Lder .............................................................................................................. 32
Sub-processo 3.6.2 IST Parceiro ......................................................................................................... 33

Processo 4 - Elaborao de Relatrio Financeiro ..................................................................... 33


Sub-processo 4.1 - Preparao do Relatrio ......................................................................................... 34
Sub-processo 4.2 - Execuo do Relatrio ............................................................................................ 34

Processo 5 - Encerramento de Projetos .................................................................................... 35


Sub-processo 5.1 - Acerto de verbas ..................................................................................................... 36
Sub-processo 5.2 - Comunicao do Encerramento .............................................................................. 36

Captulo 3 - Ncleo de Projetos Nacionais ........................................................................ 40


Processo 1 - Anlise das Candidaturas..................................................................................... 40
Sub-processo 1.1 Anlise das Candidaturas de Projetos de Investigao FCT ................................. 40
Sub-processo 1.2 - Anlise das Candidaturas de Projetos ADI ........................................................... 42

Processo 2 - Abertura de Projetos ............................................................................................ 44


Sub-processo 2.1 Documentao necessria abertura de projetos.................................................... 44
Sub-processo 2.2 - Procedimentos para Abertura de Projetos .............................................................. 45

Processo 3 - Gesto Corrente ................................................................................................... 45


Sub-processo 3.1 - Gesto de Despesa - Bolsas ................................................................................... 45
Sub-processo 3.2 - Gesto de Despesa Plataforma de Compras ...................................................... 47
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Sub-processo 3.3 - Gesto de Despesa Plataforma de Reembolsos ................................................. 48


Sub-processo 3.4 - Gesto de Despesa Processos de Misso .......................................................... 49
Sub-processo 3.5 - Gesto de Despesa Fundo de Maneio ................................................................ 50
Sub-processo 3.6 - Gesto de Receita ................................................................................................... 51
Sub-processo 3.6.1 IST Lder .............................................................................................................. 51
Sub-processo 3.6.2 IST Parceiro ......................................................................................................... 52
Sub-processo 3.7 - Elaborao de Relatrio Financeiro ........................................................................ 52

Processo 4 - Encerramento de Projetos .................................................................................... 53

Captulo 4 Ncleo de Projetos de Consultadoria e Servios ........................................... 57


Processo 1 Candidaturas ....................................................................................................... 57
Processo 2- Abertura de Projetos ............................................................................................. 64
Processo 3- Faturao .............................................................................................................. 65
Sub-processo 3.1- Solicitao de faturao ........................................................................................... 65
Sub-processo 3.2- Oramentao da faturao no projeto .................................................................... 66
Sub-processo 3.3- Inscries em conferncias atravs do MBNET ...................................................... 67

Processo 4- Receita .................................................................................................................. 68


Processo 5- Despesa ................................................................................................................ 68
Sub-processo 5.1 - Recursos Humanos ................................................................................................. 69
Sub-processo 5.2 Plataforma de Despesa .......................................................................................... 73
Sub-processo 5.2.1 Misses................................................................................................................ 74
Sub-processo 5.2.2 Reembolsos ......................................................................................................... 75
Sub-processo 5.2.3 Processos de Aquisio ...................................................................................... 77
Sub-processo 5.3 Processos de Aquisio (no vo plataforma do IST) ........................................ 80
Sub-processo 5.4- Aquisio de bens atravs da plataforma de Fundo Maneio ................................... 82

Processo 6 Remuneraes Adicionais ................................................................................... 84


Processo 7 Encerramento de Projetos ................................................................................... 85
Processo 8- Relatrios Financeiros (subsdios) ........................................................................ 85

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Princpios Gerais
A rea de Projetos assegura a gesto administrativa e financeira dos projetos, facultando
o apoio necessrio aos investigadores responsveis na negociao, abertura, execuo e
elaborao dos relatrios financeiros, assegurando desta forma a prestao de contas
perante as entidades financiadoras, bem como a elegibilidade das despesas dos projetos,
o seu controlo oramental e de tesouraria e procedendo ao apuramento anual dos valores
da Estrutura de Custos do IST.

A rea de Projetos est estruturada da seguinte forma:


- Assessoria Tcnica rea de Projetos;
- Ncleo de Projetos Comunitrios;
- Ncleo de Projetos Nacionais;
- Ncleo de Projetos de Consultoria e Servios.

Assessoria Tcnica rea de Projetos


A Assessoria Tcnica rea de Projetos tem como objetivo fazer interface com a rea
Contabilstica para a prestao de contas s diversas entidades financiadoras.
da competncia da Assessoria Tcnica da rea de Projetos assegurar todas as
solicitaes de documentos dos Ncleos que fazem parte da rea de Projetos, Ncleo de
Projetos Nacionais, Ncleo de Projetos Comunitrios e Ncleo de Projetos de Consultoria
e Servios.

Ncleo de Projetos Comunitrios


da competncia do Ncleo de Projetos Comunitrios assegurar a gesto administrativa
e financeira de projetos de investigao, financiados pelos Programas Quadro da
Comisso Europeia e respetivas agncias, entre outros, a decorrer no IST. Proporciona

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nesse sentido o apoio necessrio aos investigadores responsveis nas fases de


negociao, abertura, execuo e elaborao dos relatrios financeiros, garantindo desta
forma a prestao de contas perante as entidades financiadoras, bem como a
elegibilidade das despesas dos projetos, o seu controlo oramental e de tesouraria.
Assim, as principais funes deste Ncleo so:
apoio na elaborao de novas candidaturas;
gesto e acompanhamento da execuo financeira;
execuo de relatrios financeiros.
Para alm destas funes, igualmente responsvel pelo acompanhamento das
respetivas auditorias requeridas de acordo com as normas dos Programas de
Financiamento.
neste Ncleo que se registam os projetos com as tipologias acima descritas, com base
nos seguintes critrios:

legislao aplicvel;
regulamentos e normas internas do IST;

decises do Conselho de Gesto.

Ncleo de Projetos Nacionais


O Ncleo de Projetos Nacionais est integrado na rea de Projetos e possui trs grandes
funes:
apoio na elaborao de candidaturas;
gesto e acompanhamento de projetos,
e execuo de relatrios financeiros;

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referentes a projetos financiados por entidades nacionais, nomeadamente a Fundao


para a Cincia e Tecnologia (FCT) e a Agncia de Inovao (ADI), no mbito dos
programas PIDDAC (PPCDT, PTDC, PDCT, PDCTE), Financiamento Plurianual de
Unidades de I&D, MIT, CMU, UT AUSTIN, EUROSTARS, CERN, PRIME (para a FCT), e
POFC/QREN (para a ADI), entre outros.
neste Ncleo que se registam os projetos com as tipologias acima descritas, com base
nos seguintes critrios:

legislao aplicvel;
regulamentos e normas internas do IST;
decises dos rgos com competncia e decises do Conselho de
Coordenao do Conselho Cientfico.

Ncleo de Projetos de Consultoria e Servios


O NPCS tem como finalidade garantir a execuo oramental dos projetos do tipo
Prestao de Servios, Conferncias, Subsdios (FACC, GRICES, FCG, FLAD, Cincia
Viva) e Resultados, de acordo com as regras de elegibilidade dos programas de
financiamento, normas contabilsticas e de fiscalidade.
Compete ao Ncleo de Projetos de Consultoria e Servios:
Apoio na elaborao de candidaturas a novos projetos;
Acompanhamento e garantia da execuo financeira do oramento no Mdulo
de Gesto de Projetos;
Receber dos servios adquirentes os processos de despesa, devidamente
organizados, segundo o regulamento despesa e manuais de procedimentos;
Verificar todos os processos de despesa quanto sua elegibilidade e
legalidade;
Cabimentar todos os contratos e oramentos relativos a projetos;
Execuo de relatrios financeiros;
Acompanhamento de auditorias;
Encerramento de projetos no MGP
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no NPCS que se procede ao registo de:


Abertura de projetos de consultoria/servios/Workshops e Resultados no MGP;
Cabimentao de despesa no MGP e Plataformas da central de compras do

IST (fundo maneio, misses, aquisies, reembolsos, bolsas e contractos);


Conferncia de processos de despesa;
Processamento de despesa no MGP e Plataformas da central de compras do
IST (fundo maneio, misses, aquisies, reembolsos, bolsas, Contratos,
Remuneraes Adicionais);
Oramentao de faturao;
Processamento dos crditos recebidos;
Receo de pedidos de emisso de faturas;

Execuo de relatrios financeiros;


Encerramento de projetos;

Sendo de extrema importncia que exista um adequado sistema de controlo interno, no


sentido de, seguir:

A legislao aplicvel;
Os regulamentos e normas internas do IST;

As deliberaes dos rgos com competncia e as decises do Conselho de


Coordenao do Conselho Cientfico.

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Abreviaturas e Acrnimos
ADI
AP

Agncia de Inovao
rea de Projetos

ATAP
CAE
CG
DC
DRH
FCT
FM
GAJIST

Assessoria Tcnica rea de Projetos


Cdigo de Atividade Econmica
Conselho de Gesto
Declarao de Compromisso
Direo de Recursos Humanos
Fundao para a Cincia e a Tecnologia
Fundo de Maneio
Gabinete de Apoio Jurdico do IST

IP
IR
MGP
NCA
NEO
NIB
NGAC
NGP
NNDB

Instituio Proponente
Investigador Responsvel
Mdulo de Gesto de Projetos
Ncleo de Compras e Aprovisionamento
Ncleo de Execuo Oramental
Nmero de Identificao Bancria
Ncleo de Gesto de Apoio a Contractos
Ncleo de Gesto de Pessoal
Ncleo de No Docentes e Bolseiros

NPC
NPCS
NPI
NPN
NT
NUDI
Ovh
PI

Ncleo de Projetos Comunitrios


Ncleo de Projetos de Consultoria e Servios
Ncleo de Propriedade Intelectual
Ncleo de Projetos Nacionais
Ncleo de Tesouraria
Ncleo de Docentes e Investigadores
Overhead
Propriedade Intelectual

PIC
PC

Participant Identification Code


Plataforma de Compras
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QREN
RH
SMM
SSV

Quadro de Referncia Estratgico Nacional


Recursos Humanos
Subsdio de Manuteno Mensal
Seguro Social Voluntrio

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Legislao Aplicvel
Legislao

Descrio

Lei n 40/2004, de 18 de Agosto

Estatuto do Bolseiro de Investigao

http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas

Normas para atribuio e gesto de bolsas


no mbito de projetos e instituies de I&D

http://www.fct.pt/apoios/bolsas/valores.phtml.pt

Valores
das
bolsas
Regulamento de 2013

segundo

Regulamento 326/2013, publicado no Dirio da


Repblica, 2 srie, n164 de 27/08/2013
Decreto-Lei n 40/89, de 1 de Fevereiro

Seguro Social Voluntrio

Lei n. 110/2009, de 16 de Setembro


(alterado pela Lei 119/2009, 30 Dezembro)

Aprova o cdigo dos regimes contributivos


do sistema previdencial de segurana
social

Portaria n 66/2011, de 4 de Fevereiro

Procedimentos, elementos e meios prova


referentes ao sistema previdencial de
segurana social

Decreto-Lei n 106/98, de 24 de Abril

Estabelece normas relativas ao abono de


ajudas de custo e de transporte pelas
deslocaes em servio pblico

Decreto-Lei n 192/95, de 28 de Julho

Disciplina o abono de ajudas de custo por


deslocao em servio ao estrangeiro

Portaria 1553-D/2008

Estabelece as tabelas de ajudas de custo,


subsdios de refeio e viagem

Decreto-Lei 137/2010, de 28 de Dezembro

Aplicao de reduo aos valores fixados


na Portaria 1553-D/2008

Regulamentao Interna

Manual de Procedimentos
Regulamento de Despesa

(http://gqai.ist.utl.pt)

Manual de Fundo Maneio

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Legislao
Manual de Procedimentos Cooperao Territorial
Europeia, do Instituto Financeiro para o
Desenvolvimento Regional, IP

Descrio
Procedimentos a adotar em projetos de
Cooperao Territorial Europeia

http://ec.europa.eu

Community Research and Development


Information
Service
(legislao
comunitria)

Codigo do IVA, Cap. II Art. 9.

Cdigo de isenes para facturao

Codigo do IVA, Cap. IV, Seco III, Art. 35.

Regras relacionadas com a facturao

Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de Janeiro

Cdigo dos Contratos Pblicos

Despacho n 24539/2009

Regulamento de Compras do IST

Despacho 4471/2011

Regulamento de equiparao a Bolseiro e


de deslocaes em servio do IST

http://www.cordis.lu

Lei 55-A/2010, de 31 de Dezembro

Oramento de Estado para 2011

Aviso n. 17842/2010 de 9 de Setembro (com


alteraes de acordo com o Aviso n 8484/2011 de
6 de Abril

Regulamento de acesso a financiamento


de projetos de investigao cientfica e
desenvolvimento tecnolgico 2010 (com
alteraes em 2011)

Aviso n 10406/2011 de 9 de Maio

Regulamento da Formao Avanada e


Qualificao de Recursos Humanos 2011

Portaria n1462/2007 de 15 de Novembro

Regulamento do Sistema de Incentivos


Investigao
e
Desenvolvimento
Tecnolgico (SII&DT) Agncia de
Inovao (ADI)

Portaria N 353*B/2009 de 3 de Abril

Limites
(SII&DT)

elegibilidade

de

despesas

Orientao Tcnica N13/2009


Portaria 1102/2010 de 25 de Outubro

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Classificao Despesas Elegveis (SII&DT)

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Legislao
Orientao de Gesto N 04.Rev2/2010

Descrio
Guia de Preenchimento do Formulrio de
Pedido de Pagamento (SII&DT)

http://www.incentivos.qren.pt
Orientao de Gesto N 10/2011

Bolsa de Descativao de Incentivo(BDI)


(SII&DT)

Orientao Tcnica n 13/2010

Custos Indiretos (SII&DT)

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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Mapa de Atualizao do Documento


Responsvel

O qu

Quando

Como

Resultado/ Registo

Teresa
Malhoa
Rita
Fernandes

Atualizao do
volume 2.3
Atualizao do
processo 3

Anualmente

Rever
procedimentos
Rever legislao
e procedimentos

Proposta de
alterao
Proposta de
alterao

Nuno Macela

Atualizao do
processo 3

Anualmente

Rever legislao
e procedimentos

Proposta de
alterao

Susana
Giraldes

Atualizao do
processo 4

Anualmente

Rever legislao
e procedimentos

Proposta de
alterao

Filipa Martins

Atualizao do

Anualmente

Rever legislao

Proposta de

e procedimentos

alterao

Rever legislao
e procedimentos
Rever legislao
e adequao dos
processos
Rever legislao
e adequao dos
processos
Rever legislao

Proposta de
alterao
Proposta de
alterao

e adequao dos
processos

alterao

Anualmente

processo 4
Olga Ribeiro

Anualmente

Miguel Correia

Atualizao do
captulo 2
Atualizao do
captulo 3

Gestor de
Projeto*

Atualizao do
captulo 3

Anualmente

Filipa Ferro

Atualizao do

Anualmente

Anualmente

captulo 4

Proposta de
alterao
Proposta de

Estrutura do NPN: Ana Correia, Rosa Tom, Sandra Simes, Carla Fontinha, Lisete Gonalves, ,
Patrcia Correia, Aldina Marques, Snia Azevedo, Carla Joaquim, Carla Marques, Maria Jos
Baptista,

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As propostas so sempre enviadas AQAI para anlise juntamente com o


formulrio de alterao.

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 1 - ATAP
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Captulo 1 Assessoria Tcnica rea de Projetos

Processo 1 - Pasta de documentao para elaborao de relatrio financeiro


Um ms antes da data para a elaborao da prestao de contas, cada gestor solicita
ATAP uma listagem em formato Excel, com os documentos necessrios para elaborao
do relatrio financeiro.
Aps receo, a ATAP verifica no MGP se existem cabimentos em aberto nos projetos
solicitados. Caso existam, a ATAP envia um email para isabel.barbosa@ist.utl.pt e
iria.fernandes@ist.utl.pt (Ncleo de Compras e Aprovisionamento) a informar de que os
projetos em causa sero alvo de relatrio, sendo que os processos pendentes no NCA
devero de ser concludos, dando assim trs dias uteis para resposta.
Decorridos os trs dias uteis e fazendo filtro com a informao rececionada, a ATAP envia
email ao gestor de projeto para que lhe confirme se a lista se mantm ou se pretende
adicionar algum processo.
Concedendo trs dias uteis para a resposta do Gestor, a ATAP envia email para a
contabilidade@ist.utl.pt e neo@ist.utl.pt com a lista final dos documentos para a
elaborao da prestao de contas.
Aps receo da rea Contabilstica dos documentos solicitados, a ATAP confirma a
listagem e adiciona, caso seja necessrio, extrato bancrio das despesas associadas
listagem.

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 1 - ATAP
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MAPA DO PROCESSO
Descrio do Processo: Pasta de documentao para elaborao de relatrio financeiro
Identificao
Fluxo do processo
Quando se
(processo,
Como se
Resultado/
Responsvel
procede
Rececionado
Expedido
subprocesso
procede
registo
/ prazo
de:
para:
procedimento)
Vanda Ribeiro

Processo 1

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Aps pedido
de gestor de
projeto/ncleo

Solicita aos
ncleos
envolvidos a
documentao

Pasta de
documentos de
despesa

Gestor
projeto/Ncleo

Gestor projeto

Quem
valida
NA

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Quem
aprova
NA

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 2 - NPC
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Captulo 2 Ncleo de Projetos Comunitrios


Processo 1 - Anlise das Candidaturas
A participao do Instituto Superior Tcnico em projetos de investigao financiados pela
Comisso Europeia, como parceiro ou como coordenador, deve estar em conformidade
com as regras estabelecidas pela entidade financiadora e com as normas internas do IST.
No seguimento da submisso de uma proposta, recomenda-se a consulta da respetiva
documentao auxiliar que define a apresentao da mesma, os critrios de elegibilidade
e avaliao. Regra geral, a submisso das propostas efetuada utilizando o respetivo
sistema eletrnico disponibilizado no portal do programa.
As candidaturas devem ser submetidas ao NPC, pelos proponentes, para verificao e
validao prvia das mesmas. Os requisitos de anlise variam conforme a tipologia do
programa de financiamento para o qual a candidatura est a ser preparada.
Sero descritos os procedimentos de anlise das candidaturas aos projetos financiados
pela Comisso Europeia, no mbito do Programa Quadro em vigor, por serem as mais
representativas desta atividade no NPC. As restantes tipologias seguem os requisitos do
concurso.

A Instituio que deve figurar no processo de candidatura e/ou proposta


o Instituto Superior Tcnico, seja como instituio proponente,
participante ou de acolhimento.

As candidaturas tm de incluir a informao administrativa e financeira bem como a


componente relativa ao contedo cientfico.
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 2 - NPC
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Data: novembro 2014

Sub-processo 1.1 - Anlise das Candidaturas a Projetos de Investigao

Todas as candidaturas devem ser remetidas ao NPC para anlise.

Procedimento:
a) Verificar se os dados relativos ao IST esto corretamente preenchidos no
formulrio de candidatura (Ver Anexo I)
b) Validar o Oramento:
i)

Custos Diretos
Os custos diretos, correspondem s despesas que so identificadas pelo
Coordenador e/ou pelo seu parceiro do projeto, de acordo com os seus
procedimentos e regulamentos, tais como despesas especficas diretamente
associadas implementao do projeto e que podero ser imputadas ao
mesmo.
As rubricas podem ser de diferentes tipos, como por exemplo:
i.1) Custos com pessoal afeto ao projeto A rubrica Pessoal corresponde a
imputao horria de docentes e/ou bolseiros. Devem considerar-se os
vencimentos atuais e taxas de encargos suportados pela entidade patronal. Os
custos correspondentes a salrios de pessoal so elegveis na medida em que
estejam associados a custos de atividades relevantes e que no excedam 50%
do tempo produtivo anual

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Captulo: 2 - NPC
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Imputao horria - docentes

Valor Hora = [((V-R) + E*(V-R))* M/H]


V Vencimento Base
R Reduo do Vencimento Base
E - Encargo suportado pela Entidade
M n de meses auferidos durante o ano
H n de horas produtivas/ano (ver clculo em http://ap.ist.utl.pt/)
Variveis Fixas

2014

2013

2012

2011

0,25

0,20

0,15

0,15

14

14

12

14

1840

1575

1575

1575

Imputao horria - bolseiros

Valor Hora = (SMM*12)/(H)

SMM Subsdio de Manuteno Mensal


H n de horas produtivas/ano (52 semanas x 8h/dia)
Obs.: A este clculo, poder acrescer o SSV no montante definido anualmente pela
legislao em vigor

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

i.2) Deslocaes - Viagens e subsdios de alojamento do pessoal afeto ao


projeto. Os custos correspondentes a avio, ajudas de custo, alojamento e
transportes normalmente so elegveis, desde que devidamente justificados e
enquadrados no projeto.
i.3) Equipamento - Custos associados a equipamentos que sejam
amortizados de acordo com os princpios contabilsticos. A amortizao deve
corresponder apenas associada ao perodo de durao do projeto e taxa de
uso atual desses equipamentos para os propsitos do projeto.
i.4) Outras Despesas - Custos associados a consumveis e fornecimento de
matrias primas, e pequenos equipamentos que, dado o seu desgaste e baixo
valor, no esto sujeitos s regras de amortizao.
i.5) Aquisio de Servios - Custos decorrentes de subcontratao de
terceiros, auditorias, e servios exclusivos para o projeto.
ii)

Custos Indiretos
Os custos indiretos dos projetos (despesas gerais) devero ser baseados no
mtodo flat-rate. A opo tomada no poder ser alterada durante a fase de
implementao do projeto ou alternada com outras metodologias para o
clculo dos custos indiretos.
Regra geral, a taxa ser diretamente aplicvel aos custos diretos elegveis
do projeto, excluindo os custos diretos para subcontratao e os custos
realizados com recursos disponibilizados por terceiros.

c) Notificar o Investigador do resultado da anlise da candidatura


d) Recolha da assinatura do Presidente do IST nos documentos necessrios e
respetiva validao com selo branco e/ou carimbo.
e) Aprovao da Candidatura
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

i. Analisar documentao:
i.1. O oramento aprovado deve assegurar os pressupostos anteriores;
i.2. Declarao de compromisso: submeter para assinatura ao Presidente do
IST;i.3. Contrato de Consrcio (no caso de existirem vrias entidades
envolvidas): o NPC submete o documento ao NPI para emisso de parecer.
Se o NPI sugerir alteraes, o IR deve apresentar a verso corrigida, e,
aps parecer favorvel do NPI, este submete o documento para assinatura
do Presidente do IST;
ii. Aps assinatura colocar o selo branco;
iii. Devolver o documento ao Investigador que proceder ao envio da
documentao assinada, o que no invalida que possa ser o NPC, desde
que a despesa de envio seja suportada por um centro de custo a designar
pelo IR.

Processo 2 - Abertura de Projetos


Um projeto de investigao passa a designar-se deste modo aps a aceitao e a
aprovao da candidatura que lhe deu origem.

Sub-processo 2.1 - Documentao necessria abertura de projetos


a) Ficha de Abertura de Projeto preenchida e assinada pelo responsvel do
projeto
b) Contrato de financiamento assinado e respectivos Anexos:
i. Original se o IST for coordenador do projeto
ii. Cpia se o IST for parceiro

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

c) Contrato de Consrcio (Consortium Agreement), por vezes, nesta fase,


ainda no est negociado pelo que dever ser indicado o ponto de situao
do documento
d) Oramento

Sub-processo 2.2 - Procedimentos para Abertura de Projetos


a) Enviar processo ao Conselho de Gesto para despacho
b) Proceder abertura do projeto no MGP, no menu abertura projeto,
(consultar manual MGP);
f) Calcular a distribuio dos Overheads (repartio de custos de estrutura) de
acordo com a tabela aprovada pelo CG (ver anexo);
g) Atribuir o nmero de projeto (operao gerada automaticamente pelo MGP)
na ficha de abertura e respetivos cartes;
h) Constituir a Pasta de arquivo do Projeto;
i) Arquivar todos os documentos de suporte abertura do projeto;
j) Atribuio de um gestor de projeto, pela Coordenao do Ncleo;
k) Informar o Investigador Responsvel do nmero de projeto e Gestor
atribudos, enviar os cartes de identificao do projeto e impresso da ficha de
abertura, extrada do MGP.

Processo 3 - Gesto de Despesa e Receita


Todos os documentos de suporte de despesa realizada no mbito de
projetos de investigao devem ser emitidos em nome do Instituto
Superior Tcnico, com indicao do nmero de contribuinte 501507930
e devem respeitar o preconizado no Cdigo do Imposto sobre o Valor
Acrescentado.

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

A informao que consta neste processo, promove a aplicao correta dos procedimentos
administrativos e financeiros, por forma a promover a validao da despesa por parte da
entidade financiadora e certificao decorrente de auditorias financeiras.

Sub-processo 3.1 - Gesto de Despesa Bolsas e Contratos


As despesas inerentes a bolsas e contratos de trabalho no mbito da investigao so
previamente cabimentadas, com base na informao facultada pela DRH. Aquando do
respetivo cabimento esta informao deve ser confirmada pelo NPC.

As bolsas de investigao so atribudas de acordo com o Regulamento de Bolsas de


Investigao do IST, em conformidade com o Regulamento de Bolsas da Fundao para
a Cincia e a Tecnologia, e, so concedidas aps um procedimento de concurso. O
pedido de abertura de concurso para atribuio de bolsa efetuado pelo responsvel do
projeto, atravs dos formulrios B5 Pedido de Abertura de Concurso, B6 Cabimento
provisrio e Edital para atribuio de bolsas no mbito de projetos e instituies de I&D,
disponveis em http://drh.ist.utl.pt/html/formularios/.
Processamento:
a) A DRH envia por email os formulrios referidos anteriormente para verificao e
validao pelo NPC (nomeadamente tipo de bolsa, elegibilidade no projeto,
montante e durao).
b) Verificar o saldo, da respetiva rubrica, disponvel no projeto (MGP).
c) A resposta enviada por email para o NEO, e efetuado o cabimento total de
acordo com a informao validada.
d) Rececionar o formulrio B7 - Cabimento Definitivo/Compromisso da DRH.
e) Registar no MGP os seguintes cabimentos (cabimento definitivo - CB):
i. Subsdio de Manuteno Mensal (SMM) (nome do bolseiro, durao da
bolsa e montante a cabimentar);
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
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ii. Seguro Social Voluntrio (SSV) (nome do bolseiro, durao da bolsa e


montante a cabimentar);
iii. Seguro de acidentes pessoal obrigatrio (nome do bolseiro, durao da
bolsa e montante a cabimentar).
f) Registar os lanamentos em Cabimento Definitivo/Compromisso, no formulrio da
DRH prprio para o efeito.
g) Enviar para o NEO e arquivar cpia.

O lanamento mensal do SMM efetuado no MGP aps confirmao de todas as


informaes respeitantes bolsa na listagem recebida mensalmente do NEO.
h) Rececionar recibos de bolsa, enviados pela AT.
i) Registar o lanamento e rubrica geradas pelo MGP no recibo de bolsa
j) Enviar Contabilidade para arquivo.
O SSV pago pelo Bolseiro e reembolsado pela unidade pagadora.
k) Rececionar os recibos do SSV acompanhados de uma requisio interna.
l) Proceder distribuio do SSV dentro do cabimento efetuado.
m) Registar o lanamento e rubrica e enviar ao NEO.
O Seguro de Acidentes Pessoal pago pelo IST e imputado unidade pagadora.
Anualmente, a AP recebe da DRH e disponibiliza na sua rede interna, a lista de bolseiros
assegurados e o valor anual a imputar por cada bolseiro includo no valor faturado pela
seguradora.
n) Verificar o nome e montante de cada bolseiro.
o) Proceder distribuio do seguro dentro do cabimento efetuado.
p) Registar o lanamento no ficheiro existente na rea de rede AProjetos/Geral.

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 2 - NPC
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No mbito de projetos Marie SKODOWSKA Curie e Erasmus Mundus, so celebrados


contratos de trabalho a termo entre o investigador selecionado e o IST. Nestas situaes,
o NPC deve confirmar os montantes previstos e oramentados no projeto. enviado pela
DRH o impresso para cabimento, onde consta a informao do montante do vencimento
mensal e respetivos encargos. O procedimento idntico ao enunciado para bolsa de
investigao, em termos de validao da informao e cabimentao - alneas d), e), f),
g). A imputao desta tipologia de despesa ao projeto efetuada atravs de Nota de
Imputao (que dever ser mensalmente remetida pela Contabilidade para lanamento no
projeto).

Sub-processo 3.2 - Gesto de Despesa Processo de Aquisio

As aquisies de bens e servios so efetuadas ao abrigo do CCP Cdigo dos


Contratos Pblicos (Decreto-Lei n 18/2008), que estabelece a disciplina aplicvel
contratao pblica.
Nas aquisies at 5000 (valor sem IVA) Ajuste Direto/Regime Simplificado o
processo de aquisio pode ser iniciado, na plataforma de compras do IST, por qualquer
pessoa com istid, em nome de um Centro de Custo ou Projeto.
Nas aquisies at 75.000 Adjudicao Direta/Regime Geral do CCP, prev-se a
consulta a uma ou mais entidades, devendo a deciso de adjudicao ser tomada por um
jri nomeado, no incio do processo, por quem tem a delegao de realizao da despesa
(responsvel pelo projeto). Este procedimento iniciado com o preenchimento da
Proposta para Locao ou Aquisio de Bens e/ou Servios (Ficha de Abertura de
Procedimento IST), disponvel na pgina web, e entregue no NCA.
Caso a aquisio tenha por objeto um contrato de prestao de servio dever ser
preenchida e anexada ficha de abertura a Declarao relativa a despesa com
celebrao/renovao de contrato de prestao de servios, disponvel em:
http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/.

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
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As aquisies superiores a 75.000 - Regime Geral do CCP, combinam o convite prvio a


pelo menos 3 fornecedores com a publicitao prvia em pgina Internet prpria. Este
procedimento tambm requere o preenchimento da Proposta para Locao ou Aquisio
de Bens e/ou Servios (Ficha de Abertura de Procedimento IST).
Nos casos especficos, em que a aquisio no seja suscetvel de consulta de mercado
(concorrncia de mercado), a Ficha de Abertura de Procedimento deve conter a respetiva
fundamentao.

O Ajuste Direto pelo regime simplificado e geral, s pode ser aplicado se o valor
acumulado de aquisies a um mesmo fornecedor nos dois anos econmicos anteriores e
no atual no ultrapassar o limite de 75000, contado at data de entrada do processo
na plataforma. A plataforma de compras do IST verifica automaticamente se este limite j
foi atingido.
A despesa ter de ser cabimentada no respetivo Centro de Custo ou Projeto. Aps o
cabimento, necessrio que a despesa seja autorizada por algum com delegao formal
para o efeito, publicada no Dirio da Repblica. Esta autorizao dada pelo responsvel
do projeto, pelo Presidente do Departamento, e/ou pelo Conselho de Gesto.

Sub-processo 3.2.1 - Cabimentao inicial


a)
b)
c)
d)
e)

Verificar na PC os cabimentos a efetuar no MGP;


Verificar a elegibilidade da despesa no mbito do projeto;
Verificar o saldo de rubrica do projeto;
Cabimentar no MGP;
Inscrever na PC o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica em
comentrios.

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Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
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Sub-processo 3.2.2 - Cabimentao final


O documento de despesa (fatura) enviado para o NPC pelo NCA. Os documentos de
despesa so entregues com identificao do respetivo projeto e n de processo.
a)
b)
c)
d)

Verificar a conformidade do documento de despesa;


Proceder distribuio da despesa dentro do cabimento;
Inscrever na PC o registo do lanamento final do MGP;
Registar o lanamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO.

Sub-processo 3.3 - Gesto de Despesa Processo de Reembolso


O regime de reembolsos s aplicvel a despesas relativas a deslocaes em territrio
nacional e no estrangeiro, sendo apenas elegveis viagens que tenham seguido o
processo normal de autorizao prvia.
As despesas apresentadas devem cumprir as normas em vigor de acordo com o vnculo.
Todas as despesas devem igualmente ter em conta as regras de elegibilidade dos
projetos a que respeitam.

Sub-processo 3.3.1 - Cabimentao inicial


a) Verificar se o processo respeita o CCP;
b) Verificar na PC os cabimentos a efetuar no MGP e quando aplicvel, o processo de
misso associado;
c) Verificar a elegibilidade da despesa no mbito do projeto;
d) Verificar o saldo de rubrica do projeto;
e) Cabimentar no MGP;
f) Inscrever na PC o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica em
comentrios.
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Data: novembro de 2014

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Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Sub-processo 3.3.2 - Cabimentao final


O documento de despesa (fatura) enviado para o NPC pelo IR. Os documentos de
despesa so entregues com identificao do respetivo projeto e n de processo.
a)
b)
c)
d)

Verificar a conformidade do documento de despesa;


Proceder distribuio da despesa dentro do cabimento;
Inscrever na PC o registo do lanamento final no MGP;
Registar o lanamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO.

Sub-processo 3.4 - Gesto de Despesa Processos de Misso


Sempre que um funcionrio se desloque em servio, no pas ou no estrangeiro, dever
solicitar autorizao prvia, atravs da Plataforma de Misses. O pedido de deslocao
em servio deve ser solicitado com a antecedncia mnima de 15 dias; caso tal no
acontea deve ser justificado o motivo pelo qual no foi possvel o cumprimento do prazo.

A deslocao de um funcionrio em servio no pas ou no estrangeiro


carece sempre de uma autorizao prvia do Conselho de Gesto,
solicitada atravs da Plataforma de Misses.

Do processo de misso dever constar: a durao, condies e termos do pedido, os


documentos comprovativos do motivo da deslocao, a informao sobre o itinerrio e
despesas previstas com o nvel de detalhe exigido pela legislao vigente e de acordo
com o tipo de deslocao (no pas ou no estrangeiro). As despesas referentes a Misses
devem cumprir o estabelecido na legislao nacional para deslocaes em servio
pblico.

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Os elementos da equipa de investigao que no tenham ligao contratual com o IST


no carecem de autorizao administrativa para realizao de deslocaes no mbito do
projeto.
Consoante a sua durao e objetivos, as deslocaes no pas e no estrangeiro podem ser
realizadas ao abrigo do estatuto de equiparao a bolseiro ou consideradas como sendo
feitas em servio. O estatuto de equiparado a bolseiro pode ser concedido por um perodo
com uma durao, em regra, superior a trinta dias e at ao limite de um ano. No caso de
existir uma deslocao por equiparao a bolseiro sero apenas pagas despesas de
transporte.

As deslocaes em territrio nacional classificam-se em dirias e por dias sucessivos.


Consideram-se deslocaes dirias as que se realizam num perodo de 24 horas (e
embora no ultrapassando este perodo, no impliquem a necessidade de realizao de
novas despesas), e deslocaes por dias sucessivos as que se efetivam num perodo
superior a 24 horas. S h direito ao abono de ajudas de custo nas deslocaes dirias
que se realizem para alm dos 20 Km do domiclio necessrio e nas deslocaes por dias
sucessivos que se realizem para alm de 50 Km do mesmo domiclio.

Sub-processo 3.4.1 - Cabimentao


a) Verificar a elegibilidade da despesa no mbito do projeto;
b) Verificar saldo de rubrica no projeto;
c) Verificar e analisar os valores previstos para a Misso (ajudas de custo, viagens,
alojamento, transportes e inscries);
d) Cabimentar no MGP o valor total da Misso;
e) Inscrever na plataforma de Misses o registo do cabimento do MGP e a rubrica em
comentrios.

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Data: novembro de 2014

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Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Sub-processo 3.4.2 Processamento


Regra geral, os documentos de despesa relativos deslocao, alojamento e inscries,
so enviados para o NPC pelo NCA. As ajudas de custo, o pagamento de quilmetros e
transportes locais so entregues no NPC pelo IR. Os documentos de despesa so
entregues com identificao do respetivo projeto e n de processo.
a) Quando o montante por rubrica oramental e/ou no total da misso for superior a
50 relativamente ao montante cabimentado, deve ser solicitada ao CG
autorizao para o seu processamento;
b) Caso seja autorizado deve aumentar-se o cabimento no MGP;
c) Proceder distribuio das despesas associadas (ajudas de custo, Kms,
processos de aquisio e reembolso) dentro do cabimento;
d) Registar o lanamento e a rubrica no documento de despesa;
e) Inscrever na PC e enviar ao NEO;
f) Proceder ao acerto do valor do cabimento da Misso, aps o registo de todas as
despesas realizadas;
g) Arquivar o processo e inserir em comentrios o valor total da misso.

Sub-processo 3.5 - Gesto de Despesa Fundo de Maneio


O Fundo de Maneio destina-se a efetuar pagamentos de valor igual ou inferior a 250 ,
urgentes e inadiveis cuja movimentao da exclusiva competncia do responsvel
para o efeito. A sua utilizao de carcter excecional devendo ser usado
exclusivamente para pequenas aquisies nas quais no se possa seguir os trmites
normais do CCP.
No sero aceites em FM os bens constantes da lista disponvel na pgina do NCA (no
separador Gesto de Stocks). Estes bens devero obrigatoriamente ser adquiridos no
NCA.

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

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Data: novembro 2014

Sempre que um FM atribudo a um projeto, necessrio efetuar um cabimento inicial


(operao efetuada pelo Gestor de Projeto) aps verificao pela Coordenao da AP.
O IR deve apresentar mensalmente no NPC as despesas efetuadas com recurso ao FM.
A validao da despesa inclui os seguintes passos:
a)
b)
c)
d)

Verificar a elegibilidade no projeto;


Verificar a documentao suporte na PFM;
Proceder distribuio da despesa dentro do respetivo cabimento;
Registar o n de lanamento gerado pelo MGP e a rubrica no documento de
despesa;
e) Verificar se h lugar reposio do FM (no campo envio contabilidade);
f) Em caso afirmativo, pedir FM no montante apresentado. Aumentar no MGP o valor
do cabimento inicial no montante anteriormente solicitado;
g) Em caso negativo, o valor apresentado deduzido ao montante em caixa. O valor
do pedido de FM na PFM alterado para zero;
h) Fazer a impresso do PDF gerado pela plataforma de FM;
i) Anexar s despesas e enviar para o NEO.

S sero aceites despesas de refeies (almoos) no mbito de


projetos que tenham a identificao do nome dos participantes.
O NPC envia a informao para a AT, para respetiva deduo do
subsdio de refeio pela DRH.
Nota: A regularizao do FM obedece aos critrios definidos no manual de FM
(http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/).

Sub-processo 3.6 - Gesto de Receita


A receita proveniente das entidades financiadoras, no mbito de projetos de investigao,
identificada e creditada no projeto correspondente (MGP).
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Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

No momento do registo da receita no projeto (MGP) aplicada a


distribuio dos respetivos overheads, de acordo com norma interna do
IST (Tabela de Repartio dos Custos de Estrutura).

Regra geral, o financiamento para os projetos de investigao geridos na Comisso


Europeia efetuado do seguinte modo:
Pagamento inicial (advanced payment) no incio do projeto: nos 45 dias seguintes
entrada em vigor do Grant Agreement. efetuada pela CE uma reteno de 5%
sobre o valor mximo do financiamento para constituio de um Fundo de
Garantia. Este valor reposto com o pagamento final. A CE reserva ainda 10% do
total da contribuio at ao momento do pagamento final.
Pagamentos intercalares: so efetuados aps a submisso e validao dos
relatrios financeiros, de acordo com os respetivos perodos definidos pelo GA e
Normas do Programa de Financiamento.
Pagamento final: efetuado aps o trmino do projeto e aps a submisso e
aceitao do relatrio final, por parte da entidade financiadora.

Sub-processo 3.6.1 IST Lder


O Coordenador do projeto responsvel pela distribuio da contribuio paga pela CE,
aos restantes parceiros do consrcio. Esta operao deve ser realizada com a maior
brevidade, por forma a evitar que sejam gerados juros na conta bancria onde foi
creditada a receita, sob pena dos juros gerados serem declarados CE e deduzidos na
contribuio prevista para o projeto.
a) A receita lanada no MGP pela AT;
b) O IR informa o NPC dos montantes a transferir por cada parceiro;

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c) O NPC faz a respetiva distribuio e envia para o NEO com a informao dos
dados bancrios dos parceiros.

Sub-processo 3.6.2 IST Parceiro


a) A receita lanada no MGP pela AT;
b) A AT informa o gestor do lanamento.

Sempre que o gestor do projeto tenha informao da


entrada de receita no IST, deve informar a AT.

Processo 4 - Elaborao de Relatrio Financeiro


A execuo de um Relatrio Financeiro consiste na apresentao, entidade
financiadora, das despesas realizadas durante um determinado perodo de tempo de
execuo do projeto. A periodicidade para apresentao dos relatrios financeiros
definida no contrato, encontrando-se em conformidade com as Normas do Programa de
Financiamento, e de acordo com a data de incio do projeto. Esta informao gerida
mensalmente atravs de uma listagem atualizada no NPC.
Os procedimentos so comuns maior parte dos projetos, existindo no entanto casos
especficos para alguns Programas de Financiamento, nomeadamente ao nvel de
justificao da despesa.

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Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Sub-processo 4.1 - Preparao do Relatrio


a) Gerar listagem do MGP Listagem de Movimento Despesa em Relatrios;
b) Organizar listagem segundo as despesas que so necessrias para elaborar o
relatrio;
c) Enviar a listagem para pedido de despesa, por email, para a AT;
d) Solicitar ao IR as folhas de imputao horria devidamente assinadas (o formulrio
encontra-se disponvel na pgina web da AP). Estas horas so registadas no
mapa de imputao horria que se encontra na rea partilhada da AP;

No sero executados relatrios financeiros sem a


entrega atempada das folhas de imputao horria.
Esto excludos, para efeito de imputao horria, os
docentes que se encontrem em licena sabtica.

e) Solicitar AT as folhas de abono relativas aos docentes que imputam horas;


f) Proceder Marcao de Movimento no MGP, caracterizando a despesa como
Elegvel ou No Elegvel e o nmero do relatrio em que foi inserida.

Sub-processo 4.2 - Execuo do Relatrio


a) Dar incio ao preenchimento do formulrio disponibilizado pela plataforma do
Programa, inserindo todas as despesas a apresentar associando-as s respetivas
tarefas.
b) Validar o relatrio na plataforma;
c) Enviar para recolha de assinatura pelo Responsvel Financeiro (em papel ou
formato digital conforme o programa).
d) Arquivar o Relatrio na pasta do projeto;
e) Caso seja necessria auditoria referente ao perodo a reportar, preparar a pasta do
projeto com toda a documentao contabilstica e comprovantes. O gestor do
projeto dever acompanhar a anlise do auditor, facultando-lhe toda a informao
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

necessria para certificao do relatrio e proceder s correes solicitadas. O


certificado de auditoria dever ser submetido na plataforma juntamente com o
relatrio financeiro.

Sempre que seja atingido o montante igual ou superior a


325.000, referente a contribuio da CE, necessria
a certificao de todos os custos elegveis, atravs da
submisso obrigatria de um CFS (Certificate on the
Financial Statement).
O limite de 325.000 aplica-se a todos os relatrios
intermdios cumulativamente. Sempre que o mesmo
atingido, a contagem inicia-se a partir de zero.

Processo 5 - Encerramento de Projetos

Para se efetuar o encerramento de um projeto devem verificar-se as seguintes condies:


- O projeto ter terminado contratualmente e toda a despesa reportada estar aceite
para financiamento;
- O projeto ter recebido a totalidade da receita, correspondente despesa
apresentada e aceite;
- Nos casos em que o IST Coordenador do projeto, os pagamentos aos parceiros
devem estar devidamente regularizados.

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Sub-processo 5.1 - Acerto de verbas


a) Verificar os Cabimentos e efetuar a sua regularizao;
b) Verificar se o FM est regularizado;
c) Verificar o lanamento e a distribuio da receita;
d) Elaborar a execuo financeira do projeto e enviar para a AT.

Sub-processo 5.2 - Comunicao do Encerramento


A AT procede ao encerramento do projeto no MGP, comunicando a finalizao do mesmo
ao IR e ao gestor de projeto.

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

MAPA DOS PROCESSOS


Descrio do Processo: Anlise das Candidaturas

Responsvel
Gestor
projeto/Coorden
ador

Identificao
(processo,
subprocesso
procedimento)
Processo 1

Quando se
procede
/ prazo
Aps receo
da
documentao
de candidatura

Fluxo do processo
Como se
procede
Verificar
preenchimento
e oramento

Resultado/
registo
Viabilidade
financeira
Assinatura
documentos

Rececionado
de:
Investigador
Responsvel

Expedido
para:
Entidade
Financiadora
IR

Quem
valida

Quem
aprova

Gestor/
Coordenador

NA

Quem
valida

Quem
aprova

Coordenador
Ncelo

Conselho de
Gesto

Descrio do Processo: Abertura de Projetos

Responsvel

Identificao
(processo,
subprocesso
procedimento)

Gestor projeto

Processo 2

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Quando se
procede
/ prazo
Aps
aprovao
candidatura e
receo do
contrato
assinado

Fluxo do processo
Como se
procede
Abertura MGP

Resultado/
registo
Abertura
projeto/incio
execuo
financeira

Rececionado
de:
Entidade
Financiadora
Investigador
Responsvel

Expedido
para:
Investigador
Responsvel

Elaborado por: rea de Projetos


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Aprovado: CG

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Descrio do Processo: Gesto de Despesa

Responsvel

Identificao
(processo,
subprocesso
procedimento)

Gestor projeto

Processo 3

Quando se
procede
/ prazo
Dirio

Fluxo do processo
Como se
procede
Cabimentao
Verificao
Lanamento

Resultado/
registo
Processamento
despesa

Rececionado
de:
Plataforma
NCA
IR

Expedido
para:
Plataforma
NEO

Quem
valida

Quem
aprova

IR/Conselho
de Gesto

Conselho de
Gesto

Quem
valida

Quem
aprova

NA

NA

Descrio do Processo: Gesto de Receita

Responsvel

Identificao
(processo,
subprocesso
procedimento)

Gestor projeto

Processo 3

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Quando se
procede
/ prazo
Mensal

Fluxo do processo
Como se
procede
Identificao
Lanamento

Resultado/
registo
Processamento
receita

Rececionado
de:
AT

Expedido
para:
NEO

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Descrio do Processo: Elaborao de Relatrio Financeiro

Responsvel

Identificao
(processo,
subprocesso
procedimento)

Gestor projeto

Processo 4

Quando se
procede
/ prazo
Mensal

Fluxo do processo
Como se
procede
Elaborao de
relatrio
financeiro e
submisso

Descrio do Processo: Encerramento de Projetos


Identificao
Quando se
(processo,
Como se
Responsvel
procede
subprocesso
procede
/ prazo
procedimento)
Gestor projeto

Processo 5

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Quando o
projeto se
encontra em
condies para
encerrar/Quan
do solicitado

Anlise da
despesa e
receita

Resultado/
registo

Rececionado
de:

Submisso ou
envio de
relatrio
financeiro

NA

Expedido
para:
Entidade
Financiadora

Quem
valida

Quem
aprova

Coodenador
rea

Entidade
Financiadora

Quem
valida

Quem
aprova

NA

NA

Fluxo do processo
Resultado/
registo
Encerramento

Rececionado
de:
IR
Ncleo

Expedido
para:
AT

Elaborado por: rea de Projetos


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Aprovado: CG

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:

Captulo 3 - Ncleo de Projetos Nacionais


Processo 1 - Anlise das Candidaturas
As candidaturas devem ser submetidas ao NPN, pelos proponentes, para verificao e
validao prvia das mesmas. Os requisitos de anlise variam conforme a tipologia do
concurso para o qual a candidatura est a ser preparada.
Sero descritos os procedimentos de anlise das candidaturas aos projetos com a
tipologia FCT e ADI por serem as mais representativas desta atividade no NPN. As
restantes tipologias ocorrem de uma forma casustica e a sua anlise tem de seguir tanto
os requisitos do concurso, como as exigncias do IST.

Sub-processo 1.1 Anlise das Candidaturas de Projetos de Investigao FCT


Procedimento:
a) Verificar se os dados relativos ao IST esto corretamente preenchidos no
formulrio de candidatura:
i)

CAE (85420 Ensino Superior)

ii)

Repartio de Finanas (3298)

iii)

Nmero de Contribuinte (501 507 930)

b) Validar o Oramento:
i)

O montante inscrito na rubrica Gastos Gerais tem de corresponder ao


mximo permitido no regulamento do concurso, ou seja, 20% do valor das
despesas diretas;

ii)

A rubrica Recursos Humanos dever suportar os encargos com:

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

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Aprovado: CG

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:

ii.1)

Subsdio

de

Manuteno

Mensal

(http://www.fct.pt/apoios/bolsas/valores.phtml.pt)

ii.2) Seguro Social Voluntrio (mensal) (Decreto

Regulamentar n. 1-A/2011, de 3 de

Janeiro

ii.3) Seguro de acidentes pessoais (anual)


c) Registar a referncia da candidatura/ nome do IR / IP / contacto / extenso / data e
nome do gestor que validou a candidatura na folha de clculo existente na rede
//NPN/candidaturas/*ano*
d) Notificar o Investigador do resultado da anlise da candidatura
A submisso da candidatura sucedida da emisso da Declarao de Compromisso
que ser enviada ao presidente do IST para assinatura.
e) Recepo da Declarao de Compromisso (DC)
f) Preencher a DC
g) Recolher da Assinatura do Presidente do IST
h) Colocar o Selo Branco
i) Registar

entrega

da

DC

na

folha

de

clculo

existente

na

rede

//NPN/candidaturas/*ano*
j) Fase de Aprovao da Candidatura
i) Analisar documentao:
- Oramento aprovado deve assegurar pressupostos anteriores;
- Termo de Aceitao: O NPN submete para assinatura ao Presidente do
IST;

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:

- Protocolo de Colaborao (no caso de existirem vrias entidades


envolvidas): O NPN submete-o ao NPI para emisso de parecer. Se o NPI
sugerir alteraes, o IR deve apresentar a verso corrigida, e, aps parecer
favorvel do NPI, o NPN deve submeter o documento para assinatura do
Presidente do IST;
ii) Aps assinatura colocar o selo branco;
iii)

Se o IST for instituio proponente necessrio indicar o nmero de conta


bancria e ir ao respetivo banco colocar o carimbo;

iv)

Devolver o documento ao Investigador;

Sub-processo 1.2 - Anlise das Candidaturas de Projetos ADI


Os projetos promovidos pela ADI tm uma taxa de financiamento inferior a 100% e variam
de projeto para projeto at ao mximo de 75%. Como tal, no processo de validao das
candidaturas a estes projetos, a anlise do oramento de extrema importncia porque
tem como objetivo verificar se a componente de autofinanciamento garante a viabilidade
financeira do projeto. (REG OT).
Procedimento:
a) Disponibilizar a seguinte documentao/informao:
i. Texto de apoio para redao do perfil do IST
ii. Balano Social do IST
iii. NIB do IST
iv. CAE (85420 Ensino Superior)
v. Repartio de Finanas (3298)
vi. Nmero de Contribuinte (501 507 930)
Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:

b) Validar o oramento:
O oramento deve ser validado com base nos seguintes elementos:
i) O montante inscrito na rubrica Gastos Gerais tem de corresponder ao mximo
permitido no regulamento do concurso (20%)
ii) A rubrica Recursos Humanos dever evidenciar a verba prevista para a
contratao de bolseiros e a prevista para o financiamento de recursos humanos
vinculados ao IST (Pessoal do Promotor).
iii) A verba prevista para a contratao de bolseiros tem de suportar os encargos
com:
iii.1)

Subsdio

de

Manuteno

Mensal

(http://www.fct.pt/apoios/bolsas/valores.phtml.pt)

iii.2) Seguro Social Voluntrio (mensal) (Decreto

Regulamentar n. 1-A/2011, de 3 de

Janeiro

iii.3) Seguro de acidentes pessoais (anual)


iv) Na rubrica Recursos Humanos /Pessoal do Promotor devem ser indicados os
nomes dos investigadores e o nmero de horas/tcnico a imputar ao projeto por
forma a garantir que a soma dos valor/hora seja igual ou superior ao montante no
financiado do oramento.
c) Na fase de candidatura, todos os promotores tm de assinar um Contrato
Consrcio. Este tem de ser submetido aos Gabinete Jurdico (GAJIST) e ao Ncleo
de Propriedade Intelectual (NPI) para anlise
d) Fase de Aprovao da candidatura
i) Analisar documentao:
- Oramento aprovado deve assegurar pressupostos anteriores);
- Check List e Declarao;

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


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Aprovado: CG

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:

- Contrato de Concesso de Incentivos


- Mapa de Financiamento
ii) O NPN submete estes documentos para assinatura do Presidente do IST;
iii) Colocar o selo branco;
iv) Devolver os documentos ao IR

Processo 2 - Abertura de Projetos


Um projeto de investigao passa a designar-se deste modo aps a aceitao e a
aprovao da candidatura que lhe deu origem.

Sub-processo 2.1 Documentao necessria abertura de projetos


Documentao Comum
- Ficha de Abertura de Projeto
- Oramento Validado
- Lista da Equipa de Investigao
Especifica para Projetos ADI
- Contrato de Consrcio
- Contrato de Concesso de Incentivos
- Mapa de Financiamento
- Mapa de Investimentos por Rubrica
- Mapa de Distribuio de Tarefas por atividade
Especifica para Projetos FCT
- Termo de Aceitao (FCT)
- Protocolo de Colaborao (FCT)

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


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Aprovado: CG

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:

Sub-processo 2.2 - Procedimentos para Abertura de Projetos


a)

Verificar a conformidade dos documentos apresentados

b)
c)

Calcular a distribuio dos Overheads de acordo com a tabela aprovada pelo CG.
Proceder abertura do projeto no MGP, no menu abertura projeto, (consultar
manual MGP)
Colocar o nmero de projeto (atribudo automaticamente pelo MGP) na ficha de
abertura e respectivos cartes
Preencher o oramento por rubrica na ficha de abertura
Despacho do NPN
Enviar processo ao Conselho de Gesto para despacho.
Constituir a Pasta de arquivo do Projeto;

d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)

Arquivar todos os documentos de suporte abertura do projeto


Informar a rea de Projetos (por email) sobre o nmero de projeto e Gestor
atribudos que, por sua vez, informar os servios informticos
Enviar ofcio ao Investigador Responsvel com a informao do nmero de projeto e
Gestor atribudos, anexando os cartes de identificao do projeto e print da ficha de
abertura, impressa do MGP.

Processo 3 - Gesto Corrente


Sub-processo 3.1 - Gesto de Despesa - Bolsas
As despesas inerentes a bolsas e contratos de trabalho no mbito da investigao so
previamente cabimentadas, com base na informao facultada pela DRH. Aquando do
respetivo cabimento esta informao deve ser confirmada pelo NPN.

As bolsas de investigao so atribudas de acordo com o Regulamento de Bolsas de


Investigao do IST, em conformidade com o Regulamento de Bolsas da Fundao para

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

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Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:

a Cincia e a Tecnologia, e, so concedidas aps um procedimento de concurso. O


pedido de abertura de concurso para atribuio de bolsa efetuado pelo responsvel da
unidade financiadora atravs dos formulrios B5 Pedido de Abertura de Concurso, B6
Cabimento provisrio e Edital para atribuio de bolsas no mbito de projetos e
instituies de I&D, disponveis em http://drh.ist.utl.pt/html/formularios/.
Processamento:
a) A DRH envia por email o formulrio B13 Pedido de Abertura de Concurso para
Bolsa de Investigao, para verificao e validao pelo NPC (nomeadamente tipo
de bolsa, elegibilidade no projeto, montante e durao).
b) Verificar o saldo, da respetiva rubrica, disponvel no projeto (MGP).
c) A resposta enviada por email para o NEO, e efetuado um cabimento provisrio
(CP) de acordo com a informao validada.
d) Rececionar o formulrio B7 - Cabimento Definitivo/Compromisso da DRH.
e) Registar no ecr despesa euro os seguintes cabimentos (cabimento definitivo CB):
i. Subsdio de Manuteno Mensal (SMM) (nome do bolseiro, durao da
bolsa e montante a cabimentar);
ii. Seguro Social Voluntrio (SSV) (nome do bolseiro, durao da bolsa e
montante a cabimentar);
iii. Seguro de acidentes Pessoais obrigatrio (nome do bolseiro, durao da
bolsa e montante a cabimentar).
f) Registar os lanamentos na Cabimento Definitivo/Compromisso, no campo prprio
para o efeito.
g) Enviar para a NEO e guardar cpia na pasta dos cabimentos.
O lanamento mensal do SMM efetuado aps confirmao de todas as informaes
respeitantes bolsa na Listagem enviada mensalmente pelo NEO.

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


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Aprovado: CG

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:

h)
i)
j)
k)

Rececionar a listagem de bolsas, enviada pelo NEO, e confirmar a informao.


Proceder distribuio do SMM (dentro do cabimento efetuado).
Rececionar recibos de bolsa, enviados pela Tesouraria.
Registar o lanamento e rubrica geradas pelo MGP no recibo de bolsa, e enviar
Contabilidade para arquivo.

O SSV pago pelo Bolseiro e o IST procede ao respetivo reembolso.


l) Rececionar os recibos do SSV acompanhado de uma requisio interna.
m) Proceder distribuio do SSV dentro do cabimento efetuado.
n) Registar o lanamento e rubrica e enviar ao NEO.
O Seguro de Acidentes Pessoais pago pelo IST e imputado ao centro de custos do
projeto
o) Anualmente, a AP recebe da DRH e disponibiliza na sua rede interna, a lista de
bolseiros assegurados e o valor anual a imputar por cada bolseiro includo no valor
faturado pela seguradora.
p) Verificar o nome e montante de cada bolseiro.
q) Proceder distribuio do seguro dentro do cabimento efetuado.
r) Registar o lanamento no ficheiro existente na rea de rede AProjetos/Geral.
s) Enviar o ficheiro, depois de completo, para o NEO.

Sub-processo 3.2 - Gesto de Despesa Plataforma de Compras


3.2.1 Cabimentao inicial
Procedimento:
a) Verificar na PC os cabimentos a efetuar no MGP
b) Verificar a elegibilidade da despesa no mbito do projeto;

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:

i)na rubrica equipamento a despesa tem de estar validada pela FCT em


candidatura ou mediante autorizao expressa
ii)na rubrica Misses s podem ser aceites despesas dos elementos que
fazem parte da equipa de investigao
iii)nos projetos ADI s so elegveis uma misso anual, por consrcio ao
c)
d)
e)

estrangeiro (ver orientao n 13/2009)


Verificar o saldo de rubrica do projeto
Cabimentar no MGP no menu despesa euro
Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica
em comentrios

3.2.2 - Cabimentao final


O documento de despesa (factura) enviado para o NPN pelo NCA.
a)
b)
c)
d)

Verificar a conformidade do documento de despesa


Proceder distribuio da despesa dentro do cabimento efetuado em iv)
Inscrever na central de compras o registo do lanamento final no MGP
Registar o lanamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO

Sub-processo 3.3 - Gesto de Despesa Plataforma de Reembolsos

3.3.1 Cabimentao inicial


i.
ii.
iii.
iv.

Verificar na PC os cabimentos a efetuar no MGP


Verificar a elegibilidade da despesa no mbito do projeto;
Verificar o saldo de rubrica do projeto
Cabimentar no MGP no menu despesa euro

v.

Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica


em comentrios
Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


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Aprovado: CG

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:

3.3.2 Cabimentao final


O documento de despesa (factura) enviado para o NPN pelo IR.
i.
ii.
iii.
iv.

Verificar a conformidade do documento de despesa


Proceder distribuio da despesa dentro do cabimento efctuado em iv)
Inscrever na central de compras o registo do lanamento final no MGP
Registar o lanamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO

Sub-processo 3.4 - Gesto de Despesa Processos de Misso


3.4.1 Cabimentao inicial
i.

Verificar a elegibilidade da despesa no mbito do projeto (o titular da viagem tem de


pertencer equipa de investigao e ter vinculo ao IST)
ii. Verificar saldo de rubrica no projeto
iii. Verificar e analisar os valores previstos para a Misso (Ajudas Custo, Viagens,
Transportes..)
iv. Cabimentar no MGP o valor total da Misso
v. Inscrever na plataforma de Misses o registo do cabimento no MGP e a rubrica em
comentrios

3.4.2 - Cabimentao final


O documento de despesa referente deslocao, alojamento e inscrio em conferncia,
so enviados para o NPN pelo NCA. As ajudas de custo, o pagamento de quilmetros e
transportes locais so entregues no NPN pelo IR.

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


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Aprovado: CG

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:

vi. Quando o montante total das despesas superior ao cabimento efetuado em iv deve
ser solicitada ao CG autorizao para o seu processamento.
vii. Caso ocorra o descrito em vi, deve-se aumentar o cabimento no MGP.
viii. Proceder distribuio das despesas associadas (Ajudas de Custo, Kms, Processos
de Aquisio e Reembolso) dentro do cabimento efetuado em iv
ix. Registar o lanamento e a rubrica no documento de despesa
x. Inscrever na central de compras e enviar ao NEO

Sub-processo 3.5 - Gesto de Despesa Fundo de Maneio


Sempre que um Fundo de Maneio (FM) atribudo a um projeto necessrio efetuar um
cabimento inicial.
O IR deve apresentar mensalmente no NPN as despesas efetuadas com recurso ao FM.
O processamento inclui os seguintes passos:
i.
ii.
iii.
iv.
v.

Verificar a elegibilidade no projeto


Verificar saldo de rubrica no projeto
Verificar a documentao suporte na PFM
Proceder distribuio da despesa dentro do cabimento efetuado em i)
Registar o n de lanamento gerado pelo MGP e a rubrica no documento de despesa

vi.
vii.
viii.
ix.
x.

Verificar se h lugar reposio do FM (caixa+reposio autorizado anual)


Pedir Fundo de Maneio no montante apresentado.
Aumentar no MGP o valor do cabimento inicial no montante anteriormente solicitado
Fazer o print atualizado da plataforma de FM
Anexar s despesas e enviar para o NEO

S sero aceites despesas de refeies (almoos) no mbito de


projetos que tenham a identificao do nome dos participantes.
At ao dia 5 de cada ms o NPN dever enviar a informao para o AT,
para a respetiva deduo do subsdio de refeio pela DRH

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


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Aprovado: CG

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:

Nota: A regularizao do FM obedece aos critrios definidos no manual de FM


(http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/)

Sub-processo 3.6 - Gesto de Receita


A receita proveniente das entidades financiadoras, no mbito de projetos de investigao,
identificada e creditada no projeto correspondente (MGP).

No momento do registo da receita no projeto (MGP) aplicada a


distribuio dos respectivos overheads, de acordo com norma interna
do IST (Tabela de Repartio dos Custos de Estrutura).

Sub-processo 3.6.1 IST Lder


O Coordenador de projeto, IST, responsvel pela distribuio da contribuio paga pela
CE, aos restantes parceiros do consrcio. Esta operao deve ser realizada com a maior
brevidade, por forma a evitar que sejam gerados juros na conta bancria onde foi
creditada a receita, sob pena dos juros gerados serem declarados CE e deduzidos na
contribuio prevista para o projeto.
a) A receita lanada no MGP pelo AT
b) O IR informa o NPC dos montantes a transferir por cada parceiro
c) O NPC faz a respetiva distribuio e envia para o NEO com a informao dos
dados bancrios dos parceiros

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

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Aprovado: CG

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:

Sub-processo 3.6.2 IST Parceiro


a) A receita lanada no MGP pelo AT
b) O AT informa o gestor do lanamento

Sempre que o gestor do projeto tenha informao da


entrada de receita no IST, deve informar o AT

Sub-processo 3.7 - Elaborao de Relatrio Financeiro


A execuo de um Relatrio consiste na apresentao, entidade financiadora, das
despesas, efetuadas durante um determinado perodo.
Procedimento:
a)
b)
c)
d)

e)

Gerar listagem do MGP Listagem de Movimento Despesa em Relatrios


Organizar listagem segundo as despesas que so necessrias para elaborar o
relatrio
Enviar listagem, por email, para a rea de Projetos acompanhada da folha Pedido
de Documentao para a Execuo de Relatrios Financeiros
No caso dos projetos ADI so solicitadas ao IR as folhas de imputao horria
devidamente assinadas pelo tcnico e IR. Estas horas so registadas no mapa de
imputao horria que se encontra na rea de rede da AP.
Rececionar a pasta completa, verificada pela rea de Projetos.

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:

f)
g)
h)
i)
j)
k)

Retirar da rea comum ap-DRH os recibos de vencimentos do pessoal tcnico a


considerar em relatrio (para os projetos ADI);
Proceder Marcao de Movimento no MGP
Dar incio ao preenchimento do formulrio disponibilizado pela entidade, inscrevendo
todas as despesas a apresentar.
Carimbar as despesas com o respetivo carimbo segundo o programa, atribuindo um
n de comprovante a cada documento.
Validar e submeter o Relatrio
Certificar e Lacrar (s para projetos submetidos no Portal PCT FCT)
i.1.) Nos projetos em que o IST Lder, enviar email para o Coordenador do NPN,
a solicitar o descrito em i)
i.2.) Nos projetos em que o IST Parceiro, enviar email para o Coordenador do
NPN a solicitar a certificao. Ao lder enviado um email a solicitar a respetiva

n)
o)
p)

lacragem
Gerar documentao no Portal PCT, ou imprimir formulrio do relatrio submetido,
no caso de outros programas.
Reunir a documentao selecionada em amostra. No caso dos projetos FCT,
imprimir as respetivas declaraes. Nos projetos ADI, retirar da AP-DRH a
documentao de suporte aos recibos de vencimento;
Recolher as assinaturas necessrias: IR, Coordenao, Conselho de Gesto
Colocar selo branco nas assinaturas do Conselho de Gesto
Fazer ofcio com o respetivo n de correspondncia

q)
r)
s)
t)

Tirar cpia de toda a documentao a enviar e duas cpias do ofcio


Enviar para a entidade financiadora (por correio ou protocolo)
Arquivar toda a documentao na pasta do projeto
Arquivar o ofcio na pasta Registo de Ofcios

l)
m)

Processo 4 - Encerramento de Projetos


Para se efetuar o encerramento de um projeto devem ser verificadas as seguintes
condies:
Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

Pgina: 53

Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 3 - NPN
Reviso n.
Data:

- O projeto ter terminado em termos de execuo financeira;


- O projeto ter a execuo financeira totalmente validada;
- O Projeto ter recebido a totalidade da receita.

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

Pgina: 54

Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

MAPA DOS PROCESSOS


Descrio do Processo: Anlise das Candidaturas

Responsvel
Gestor
projeto/Coorden
ador

Identificao
(processo,
subprocesso
procedimento)
Processo 1

Quando se
procede
/ prazo
Aps recepo
da
documentao
de candidatura

Descrio do Processo: Abertura de Projetos


Identificao
Quando se
(processo,
Responsvel
procede
subprocesso
/ prazo
procedimento)
Gestor projeto

Processo 2

Aps
aprovao
candidatura e
recepo do
contrato
assinado

Fluxo do processo
Como se
procede
Verificar
preenchimento
e oramento

Resultado/
registo
Viabilidade
financeira
Assinatura
documentos

Rececionado
de:
Investigador
Responsvel

Expedido
para:
Entidade
Financiadora
IR

Quem
valida

Quem
aprova

Gestor/
Coordenador

NA

Quem
valida

Quem
aprova

Coordenador
Ncelo

Conselho de
Gesto

Fluxo do processo
Como se
procede
Abertura MGP

Resultado/
registo
Abertura
projeto/incio
execuo
financeira

Rececionado
de:
Entidade
Financiadora
Investigador
Responsvel

Expedido
para:
Investigador
Responsvel

Descrio do Processo: Gesto Corrente


Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 2 - NPC
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Responsvel
Gestor projeto

Gestor projeto

Identificao
(processo,
subprocesso
procedimento)
Processo 3
Gesto de
despesa
Processo 3
Elaborao de
Relatrio
Financeiro

Quando se
procede
/ prazo
Dirio

Mensal

Fluxo do processo
Como se
procede
Cabimentao
Verificao
Lanamento
Elaborao de
relatrio
financeiro e
submisso

Descrio do Processo: Encerramento de Projetos


Identificao
Quando se
(processo,
Como se
Responsvel
procede
subprocesso
procede
/ prazo
procedimento)
Gestor projeto

Processo 4

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Quando o
projeto se
encontra em
condies para
encerrar/Quan
do solicitado

Anlise da
despesa e
receita

Resultado/
registo
Processamento
despesa
Submisso ou
envio de
relatrio
financeiro

Rececionado
de:
Plataforma
NCA
IR
NA

Quem
valida

Quem
aprova

Plataforma
NEO

IR/Conselho
de Gesto

Conselho de
Gesto

Entidade
Financiadora

Coodenador
rea

Entidade
Financiadora

Quem
valida

Quem
aprova

NA

NA

Expedido
para:

Fluxo do processo
Resultado/
registo
Encerramento

Rececionado
de:

Expedido
para:

NA

NA

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Captulo 4 Ncleo de Projetos de Consultadoria e Servios

Processo 1 Candidaturas
No seguimento do Cdigo de Contratao Pblica, aprovado pelo Decreto-Lei n 18/2008
de 29 de Janeiro, alterado pelo Decreto-Lei n. 149/2012, de 12 de Julho, com incio de
vigncia em 11 de Agosto de 2012, todas as prestaes de servios efetuadas com
instituies pblicas, devem proceder de acordo com o Capitulo V.
Assim sendo, e sempre que o Instituto Superior Tcnico, atravs de um investigador
responsvel, for convidado a participar numa prestao de servios com uma entidade
pblica o NPCS numa I Fase dever proceder do seguinte modo:
1. O Organismo Publico envia o convite atravs de uma plataforma de compras
rececionada pela assessoria do IST;
2. Por regra a assessoria do IST encaminha o convite e caderno de encargos para o
NPCS (ou para o Investigador Responsvel);
3. O NPCS receciona o convite e caderno de encargos, procedendo da seguinte forma:
3.2.1 Envia o caderno de encargos + convite para o GAJIST para analise e
parecer;
3.2.2 Elabora o ANEXO I;
4.
5.

6.

Contacta o Investigador Responsvel para elaborar a proposta;


Aps homologao por parte do CG ao parecer emitido pelo GAJIST, o NPCS envia
o ANEXO I e proposta para assinar, atravs da Assessoria Tcnica da rea de
Projetos.
Assim que toda a documentao seja assinada pelo Presidente do IST, e
rececionada no NPCS atravs da Assessoria Tcnica da rea de Projetos, o NPCS
envia o processo completo em suporte digital, conforme convite.

Apresenta-se Fluxograma de Processo relativo a Ajustes Diretos / Concursos Pblicos I


Fase
Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


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Aprovado: CG

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

Pgina: 58

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Decorrendo o prazo para anlise do processo, e caso este seja favorvel, passamos
fase de adjudicao da Prestao de Servios, que passa pelos seguintes termos:
1.

A Assessoria do IST recebe o ofcio de adjudicao da prestao de servios;

2.
3.

Encaminha para o NPCS, com conhecimento do Investigador Responsvel;


O NPCS, envia a minuta de contrato para a rea de Transferncia de Tecnologia
para anlise e parecer, e em paralelo elabora o ANEXO II, reunindo a demais
documentao, nomeadamente:
Declarao situao regularizada relativamente a contribuies para a segurana
social em Portugal,
Declarao situao regularizada relativamente a impostos devidos em Portugal,
Registo Criminal do IST e dos membros do CGesto,

4.

Aps homologao por parte do CGesto ao parecer elaborado pelo ATT, o NPCS
encaminha o ANEXO II, atravs da Assessoria Tcnica da rea de Projetos, para
assinatura do Presidente do IST;
Assim que toda a documentao seja assinada pelo Presidente do IST, e
rececionada no NPCS atravs da rea de Projetos, o NPCS envia o processo
completo para a Assessoria do IST, de modo a submeter toda a documentao via
plataforma.

5.

Apresenta-se Fluxograma de Processo relativo a Ajustes Diretos / Concursos Pblicos II


Fase

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

Pgina: 59

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

Pgina: 60

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Decorrendo todas as consideraes e anotaes efetuadas pela entidade adjudicante, a


prestao de servios dever ser reduzida a escrito, conforme disposto no Capitulo IX do
CCP.

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

Pgina: 61

Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Caso o contrato no faa meno propriedade intelectual e/ou


confidencialidade, o procedimento de recolha de assinaturas por parte
do Presidente do IST, efetuada pelo NPCS atravs da Assessoria
Tcnica da rea de Projetos.

Para a contratao de prestao de servios que envolva exclusivamente entidades


privadas (no pblicas), o procedimento a seguir, o seguinte:
1. A ATT analisa a matriz para contrato, d o seu parecer e posteriormente aps
concordncia de ambas as partes, envia o contrato original para assinatura ao CG
(caso considere necessrio a interveno do Gabinete de Apoio Jurdico do IST,
adiante designado GAJIST, o PI envia diretamente todos os documentos
necessrios para parecer ao jurdico);
2. Depois da assinatura do presidente o CG, o processo segue para a ATT, e estes
por sua vez remetem o contrato assinado pelo Presidente do IST, para o NPCS;
3. O NPCS, aps boa receo da documentao envia a mesma ao Investigador
Responsvel do projeto ou entidade adjudicante, para se prosseguir com as
restantes assinaturas.

GAJIST

Para projetos Subsdios, nomeadamente financiamentos vindos do programa FACC,


CRUP, FLAD, Cincia Viva e Reitoria UL, os formulrios de candidatura disponveis no
sites das entidades financiadoras:

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

Pgina: 62

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

Pgina: 63

Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Processo 2- Abertura de Projetos


A abertura de projetos realiza-se aps aceitao da candidatura pela entidade
financiadora e definio de verba atribuda ao projeto, que poder ser realizada atravs
de:

Ofcio (projeto tipo subsidio);


Protocolo/contrato de prestaes de servio.

Com a documentao supramencionada o Investigador Responsvel (ou secretaria)


poder proceder abertura do projeto dirigindo-se ao NPCS com a seguinte
documentao:

Formulrio de ficha de abertura de projeto devidamente preenchido e assinado


pelo Investigador Responsvel;

Fotocpia do formulrio da candidatura;


Protocolo/contrato (caso seja um prestao de servios) ou ofcio aceitao (no
caso dos subsdios);

Lista dos membros da equipa de trabalho detalhada:


Nome completo
N mecanogrfico
Vnculo

NIF
Toda a correspondncia que envolva o projeto a abrir;

1. Aps boa receo da documentao o NPCS pode proceder abertura do projeto


na base de dados Mdulo de Gesto de Projetos;
2. Finalizada a abertura de projeto no MGP, a coordenao do NPCS atribui o gestor
ao projeto;
3. O processo de abertura segue para a AT para obter a assinatura do Presidente
Adjunto para os Assuntos Financeiros;

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


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Aprovado: CG

Pgina: 64

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Captulo: 4 - NPCS
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Data: novembro 2014

4. Aps a validao do CG o processo de abertura de projeto volta ao NPCS, atravs


da AT, para arquivo na pasta do projeto e envio dos cartes do projeto ao
investigador responsvel.

Processo 3- Faturao

Devido tipologia dos projetos geridos pelo NPCS, existem alguns financiamentos que
exigem a elaborao de faturao e notas de dbito, nomeadamente:

Protocolos de prestaes de Servios;


Auditorias e Avaliaes (servios extemporneos);

Patrocnios;
Subsdios;
Sub-processo 3.1- Solicitao de faturao

Tendo havido, no incio de 2004, alteraes no articulado legal que regula a emisso de
faturas, os docentes bem devero ter em conta que:
A fatura deve ser emitida:

At ao 5 dia til seguinte ao do momento em que o imposto devido, nos termos


do artigo 7;

Na data do recebimento, no caso de pagamentos relativos a transmisses de bens


ou prestaes de servios ainda no efetuadas;

Na data do recebimento, quando este coincide com o momento em que o imposto


devido nos termos do artigo 7;

No caso de prestaes intracomunitrias de servios que sejam tributveis noutro


EM (em resultado da aplicao da regra de localizao prevista na al. a) do n. 6

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

do art. 6), o mais tardar no 15 dia do ms seguinte quele em que o imposto


devido nos termos do artigo 7.

Procedimento interno para entrega do pedido de emisso de fatura:


1. Todos os pedidos de emisso de faturas devem ser solicitados pelo Investigador
Responsvel do projeto ao NPCS atravs do preenchimento do formulrio de
pedido de emisso de fatura, atravs de correio eletrnico/ papel;
2. Na solicitao de emisso deve ser indicado se o envio da fatura ser efetuado
pelos servios ou pelo prprio responsvel pelo projeto;
3. Neste ltimo caso, se a fatura for enviada pelos servios, os custos de expedio
sero debitados ao projeto mencionado na fatura;
4. O NPCS tem como competncia a verificao dos dados inscritos no pedido de
fatura, nomeadamente o tipo de projeto, n projeto, se est de acordo com o
estabelecido no protocolo/ documento formal da entidade que pretende a prestao
de servio.
5. O pedido segue para o Ncleo de Contabilidade, atravs de protocolo interno ou
por correio eletrnico, para sua elaborao e posterior envio (conforme foi
solicitado pelo Investigador Responsvel).

Os projetos tipo Resultados no podem faturar

Sub-processo 3.2- Oramentao da faturao no projeto


1. Aps elaborao da fatura pelo Ncleo de Contabilidade, adiante designado NC,
este gabinete envia atravs de ficheiro PDF um correio eletrnico para o NPCS. O
Verso 01-14
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Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

correio eletrnico dever ser enviado no dia em que NC d conhecimento ao IR da


elaborao da fatura.
2. Aps recebimento do correio eletrnico, o NPCS efetua a oramentao da fatura
no projeto.

Sub-processo 3.3- Inscries em conferncias atravs do MBNET

Os projetos conferncias pela sua especificidade para alm da faturao tambm


podem processar as inscries em conferncia por carto de crdito. Para que este
tipo de recebimento se possa efetuar necessrio os seguintes dados:

Nmero do Carto de Visa ou Master Card (no so aceites outros tipos de carto.
Ex. Americam Express).
Nome do Titular do carto.
Validade.
Valor a debitar.
Cdigo CCV (3 dgitos na parte de trs do carto).

Estes dados devem constar num formulrio que dever estar assinado pelo titular do
carto dando autorizao para o dbito. O formulrio fornecido pelo Investigador
Responsvel do projeto juntamente com uma listagem em Excel com os nomes dos
inscritos.

1. Os dados sero introduzidos no TPA (Terminal de pagamento automtico) do


MBNET pelo NPCS;
2. Aps confirmao do recebimento dos valores, o NPCS oramenta os montantes
no projeto respetivo;

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

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Aprovado: CG

Pgina: 67

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

3. Toda a documentao relativa transao por carto de crdito arquivada no


projeto seguindo uma cpia para o NEO;

Processo 4- Receita

1. O procedimento de identificao e lanamento da receita efetuado primeiramente


pelos Ncleos de Tesouraria, adiante designado NT, e do Ncleo Execuo
Oramental.
2. Os avisos de lanamentos vindos dos bancos so rececionados pela NT e
enviados para o NEO.
3. De acordo com o estabelecido pela AT, o NPCS procede ao levantamento das
pastas de receita para processamento (ms presente e os dois anteriores) ao NEO
a partir do dia 10 de cada ms.
4. No dia 19 de cada ms o NPCS dever devolver as pastas AT.
5. A receita creditada e distribuda nos projetos tendo em conta a sua tipologia e
forma de gesto.

Processo 5- Despesa

As despesas relacionadas com projetos tm de ser previamente cabimentadas nos


respetivos projetos, e apenas podem ser autorizadas pelos investigadores
responsveis.
Os projetos apenas podem processar despesa realizados por membros da equipa
de investigao.
Sempre que houver necessidade de atualizao da equipa esta deve ser solicitada
ao NPCS para esse membro ser includo no MGP (ver dados necessrios no
Processo 2).

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


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Aprovado: CG

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Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Esta atualizao apenas permitida caso a entidade financiadora autorize, quando


se trata de projetos tipo subsdio.
Para os restantes tipos de projetos, Workshops, Prestaes de Servio e Incentivo
ao Investimento, dever ser enviado um e-mail para o NPCS a titulo informativo.
Os projetos do NPCS consideram como despesa elegvel, toda e qualquer despesa
que tenha utilidade cientfica ao projeto, respeitando s normas de elegibilidade
dos programas de financiamento, entidades financiadores e quanto legalidade
dos documentos, nomeadamente o CIVA.

Os projetos apenas podem aceitar como documento fiscalmente aceite:


Faturas simplificadas (caso no haja meno forma de pagamento ter de se
anexar comprovativo de pagamento);
Faturas/recibos (caso a mesma refira boa cobrana aps pagamento ter de

se anexar o comprovativo de pagamento);


Fatura e Recibo;

Estes documentos tm ser obrigatoriamente originais, em nome do IST e seu contribuinte


501507930.

Sub-processo 5.1 - Recursos Humanos


As despesas inerentes a bolsas e contratos de trabalho no mbito da investigao so
previamente cabimentadas, com base na informao facultada pela DRH. Aquando do
respetivo cabimento esta informao deve ser confirmada pelo NPCS.

As bolsas de investigao so atribudas de acordo com o Regulamento de Bolsas de


Investigao do IST, em conformidade com o Regulamento de Bolsas da Fundao para
a Cincia e a Tecnologia, e, so concedidas aps um procedimento de concurso. O
pedido de abertura de concurso para atribuio de bolsa efetuado pelo responsvel da
unidade financiadora atravs dos formulrios B5 Pedido de Abertura de Concurso, B6

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


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Aprovado: CG

Pgina: 69

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Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Cabimento provisrio e Edital para atribuio de bolsas no mbito de projetos e


instituies de I&D, disponveis em http://drh.ist.utl.pt/html/formularios/.
Processamento:
a) A DRH envia por email o formulrio B6 Cabimento Provisrio, para verificao e
validao pelo NPCS (nomeadamente tipo de bolsa, elegibilidade no projeto,
montante e durao).
b) Verificar o saldo, da respetiva rubrica, disponvel no projeto (MGP).
c) A resposta enviada por email para o NEO, e efetuado um cabimento (CB) de
acordo com a informao validada.
d) Posteriormente e de modo a se prosseguir com a contratao do bolseiro a DRH
envia o formulrio B7 - Cabimento Definitivo/Compromisso da DRH.
e) Registar no ecr despesa euro os seguintes cabimentos (cabimento definitivo CB):
i. Subsdio de Manuteno Mensal (SMM) (nome do bolseiro, durao da
bolsa e montante a cabimentar);
ii. Seguro Social Voluntrio (SSV) (nome do bolseiro, durao da bolsa e
montante a cabimentar);
iii. Seguro de acidentes Pessoais obrigatrio (nome do bolseiro, durao da
bolsa e montante a cabimentar).
f) Registar os lanamentos na Cabimento Definitivo/Compromisso, no campo prprio
para o efeito.
g) Enviar para a NEO e guardar cpia na pasta dos cabimentos de bolsas (digital).
O lanamento mensal do SMM efetuado aps confirmao de todas as informaes
respeitantes bolsa na Listagem enviada mensalmente pelo NEO.
h) Rececionar a listagem de bolsas, enviada pelo NEO, e confirmar a informao.
i) Proceder distribuio do SMM (dentro do cabimento efetuado).
j) Rececionar recibos de bolsa, enviados pela AT.
Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


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Aprovado: CG

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

k) Registar o lanamento e rubrica geradas pelo MGP no recibo de bolsa, e enviar


Contabilidade para arquivo.
O SSV pago pelo Bolseiro e o IST procede ao respetivo reembolso.
l) Rececionar os recibos do SSV acompanhado de uma requisio interna.
m) Proceder distribuio do SSV dentro do cabimento efetuado.
n) Registar o lanamento e rubrica e enviar ao NEO.
O Seguro de Acidentes Pessoais pago pelo IST e imputado ao centro de custos do
projeto
o) Anualmente, a AT recebe da DRH e disponibiliza na sua rede interna, a lista de

p)
q)
r)
s)

bolseiros assegurados e o valor anual a imputar por cada bolseiro includo no valor
faturado pela seguradora.
Verificar o nome e montante de cada bolseiro.
Proceder distribuio do seguro dentro do cabimento efetuado.
Registar o lanamento no ficheiro existente na rea de rede AT/Geral.
Enviar o ficheiro, depois de completo, para o NEO.

Recursos Humanos Contratos a Termo


Os processos referentes contratao de investigadores so iniciados pelo, Ncleo de
Docentes e Investigadores, adiante designado NUDI. Os processos so registados
atravs de formulrios que se encontram disponveis na pgina da DRH, tendo como via
de comunicao o servio de expedio interno:

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

Pgina: 71

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Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Dados importantes para que se proceda ao CB:

Tipo de contrato

Categoria e ndice

Perodo a contratar
Valor total (vencimento + encargos patronais)

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

Pgina: 72

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Sub-processo 5.2 Plataforma de Despesa


As aquisies de bens e servios so efetuadas ao abrigo do CCP Cdigo dos
Contratos Pblicos (Decreto-Lei n 18/2008), que estabelece a disciplina aplicvel
contratao pblica.
Nas aquisies at 5000 (valor sem IVA) Ajuste Direto/Regime Simplificado o
processo de aquisio pode ser iniciado, na plataforma de compras do IST, por qualquer
pessoa com istid, em nome de um Centro de Custo ou Projeto.
Nas aquisies at 75.000 Adjudicao Direta/Regime Geral do CCP, prev-se a
consulta a uma ou mais entidades, devendo a deciso de adjudicao ser tomada por um
jri nomeado, no incio do processo, por quem tem a delegao de realizao da despesa
(responsvel pelo projeto). Este procedimento iniciado com o preenchimento da
Proposta para Locao ou Aquisio de Bens e/ou Servios (Ficha de Abertura de
Procedimento IST), disponvel na pgina web, e entregue no NCA.
Caso a aquisio tenha por objeto um contrato de prestao de servio dever ser
preenchida e anexada ficha de abertura a Declarao relativa a despesa com
celebrao/renovao de contrato de prestao de servios, disponvel em:
http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/.
As aquisies superiores a 75.000 - Regime Geral do CCP, combinam o convite prvio a
pelo menos 3 fornecedores com a publicitao prvia em pgina Internet prpria. Este
procedimento tambm requere o preenchimento da Proposta para Locao ou Aquisio
de Bens e/ou Servios (Ficha de Abertura de Procedimento IST).
Nos casos especficos, em que a aquisio no seja suscetvel de consulta de mercado
(concorrncia de mercado), a Ficha de Abertura de Procedimento deve conter a respetiva
fundamentao.

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

O Ajuste Direto pelo regime simplificado e geral, s pode ser aplicado se o valor
acumulado de aquisies a um mesmo fornecedor nos dois anos econmicos anteriores e
no atual no ultrapassar o limite de 75000, contado at data de entrada do processo
na plataforma. A plataforma de compras do IST verifica automaticamente se este limite j
foi atingido.
A despesa ter de ser cabimentada no respetivo Centro de Custo ou Projeto. Aps o
cabimento, necessrio que a despesa seja autorizada por algum com delegao formal
para o efeito, publicada no Dirio da Repblica. Esta autorizao dada pelo responsvel
do projeto, pelo Presidente do Departamento, e/ou pelo Conselho de Gesto.

Sub-processo 5.2.1 Misses


No seguimento da restruturao dos servios administrativos do IST e no sentido de
otimizao de recursos humanos e financeiros, a partir Janeiro de 2011, as misses
nacionais e no estrangeiro referentes a pessoal com vinculo a esta instituio,
nomeadamente docentes, no-docentes, bolseiros IST, bolseiros FCT e pessoal com
acordos de voluntariado, passaram a ser formalizadas e autorizadas pela plataforma
Misses.
1. Aps criao e formalizao do processo de misso, onde deve constar todos as
despesas que o IR pretende realizar, indexando cada uma delas ao projeto
pagador, o mesmo segue para cabimento ao NPCS (de modo informtico);
2. Para que seja possvel a cabimentao do processo de misso dever constar em
outros ficheiros o documento que fundamente e justifique o pedido de
deslocao dentro do perodo solicitado.
3. Aps cabimento no projeto e na plataforma de misses o mesmo processo segue
de forma automtica para a cadeia de cabimentaes (NEO) e demais
autorizaes [Autorizao de deslocao e financeira];
4. Depois de concluda, a etapa Autorizao da Despesa, deve iniciar-se o
processo de aquisio na Central de Compras. Nesta fase o utilizador efetua a
hiperligao entre o processo de aquisio misso correspondente.
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5. Igualmente na fase de autorizao de despesa o Investigador Responsvel pode


solicitar as ajudas de custo, viatura prpria e equivalente a transporte pblico,
do seguinte modo:

Entrega do recibo de ajudas de custo no NPCS, identificando o processo de


misso;
Entrega do recibo de viatura prpria no NPCS, identificando o processo de
misso;
Entrega do recibo de viatura prpria no NPCS, identificando o processo de
misso, identificando em observaes que aufere o valor equivalente a
transporte pblico. Em anexo deve constar um documento da entidade de
transportes rodovirios por forma a verificar o trajeto e o valor do bilhete.

Os bolseiros do IST s podem receber as ajudas de custo nos


projetos onde foi cabimentado o contrato de bolsa e dentro do
perodo estabelecido.
Este
subsdio
apenas
pode
ser
atribudo
a
funcionrios/agentes pblicos e bolseiros (caso sejam
bolseiros de doutoramento devem anexar em outros ficheiros o
contrato com a FCT)

Sub-processo 5.2.2 Reembolsos


Os processos de reembolso esto diretamente relacionadas com os processos de misso,
pois os docentes, investigadores, pessoal com acordo de voluntariado e bolseiros apenas
podem ser reembolsados de despesas relacionadas com deslocaes nacionais e no
estrangeiro.

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Todas as despesas relacionadas com deslocaes ao


estrangeiro e nacional s podem ser processadas pelo NPCS
quando o processo de misso estiver autorizado pelo CG
[Autorizao Financeira].

Na fase de construo do processo de reembolso em outros ficheiros deve constar o


documento fiscalmente aceite, ou seja o documento pelo qual o Investigador pretende ser
reembolsado, nomeadamente:
Despesas de deslocao de longo curso:
Avio classe turstica (submeter bilhete eletrnico e entrega dos tales de
embarque no NPCS. Caso os tales sejam eletrnicos apenas deve ser
submetidos na plataforma).
Comboio em 1 classe para Docentes
Expressos
Viatura de aluguer (previamente autorizada no processo de misso)
Despesas de Alojamento (>=***)
Despesas de Transportes Locais, devidamente justificados, referenciando o trajeto

Aps a submisso de faturas, o Investigador Responsvel (ou secretariado), dever


enviar os documentos originais para o NPCS para que o gestor de projeto possa
confirmar as faturas, efetuar o cabimento final nos projetos, e enviar os mesmos para o
NEO.

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Sub-processo 5.2.3 Processos de Aquisio


A plataforma de Aquisio suporta despesas relacionadas com a aquisio de bens e
servios, adjudicadas a determinado fornecedor, nomeadamente:
Despesas de Transportes (avio);
Despesas de Alojamento (<=***);

Inscries em Conferencia;
Servios Especializados;
Servios de Manuteno/Reparao
Equipamento,
Bibliografia;
Consumveis

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1 Fase Pr - Cabimento (CB)


Descrio do Procedimento

Fluxograma do Processo

1. Aps validao da proposta


por parte do NCA o NPCS
procede ao cabimento da
despesa:
Verifica a
elegibilidade e
existncia de saldo
oramental.

2 Fase Cabimento Final (JU)


Descrio do Procedimento

Fluxograma do Processo

2. Aps confirmao da fatura por


parte do NCA o NPCS procede
ao lanamento do cabimento
final, quando receo da nota
de encomenda e fatura:
Verifica a elegibilidade e
existncia e Legalidade
do documento.
e envia a documentao para o
NEO.
Documentos necessrios que abrange todas as rbricas de projetos para que o NPCS
possa efetuar o cabimento final:

Nota de encomenda, que indica o nmero de processo e nmero de projeto;

Fatura original do fornecedor em nome do IST e NIF;

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Contudo em algumas rbricas necessrio a apresentao de documentao de


suporte, que tem como objetivo a fundamentao da mesma, nomeadamente:

Inscries em conferncia:
As inscries em congresso apenas podem ser pagas diretamente pelo IST, logo o
processo iniciado atravs da central de compras do IST. [NOTA INFORMATIVA 27/08].

Documento comprovativo da deslocao (certificados de presena na conferencia).

Consultores:
Esta rbrica destina-se a convidados estrangeiros, e pressupe o pagamento de vrias
despesas nomeadamente: alimentao, alojamento e transportes.

Viagem - Submisso do Bilhete eletrnico e entrega dos tales de embarque;


Alojamento - (<=***) em nome do IST e NIF [Nota Informativa 22/09];
Submisso do passaporte ou carto europeu;
Documento comprovativo da deslocao (convites)

Bibliografia:

Nas despesas relacionadas com aquisio de bibliografia necessrio anexar o


auto de entrega respetivo

Prestao de Servios:

Nota de honorrios devidamente preenchida e assinada pelo prestador de servio

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Sub-processo 5.3 Processos de Aquisio (no vo plataforma do IST)


Devido a tipologia de despesa existem processos de aquisio de servios que no vo
plataforma de aquisies do IST, pelo que o procedimento a seguir o seguinte:
Consultores:
PER DIEM (apenas para projetos subsdios e quando mencionado pela entidade
financiadora). Este tipo de despesa pretende custear alimentao, alojamento e
transportes locais e o valor designado pela entidade financiadora.

Requisio externa;

Recibo para subsdio per diem;

Fotocpia do passaporte ou carto europeu;

Documento justificativo da deslocao (convite).

Protocolo TMN-IST:
Tendo em conta que o IST no pode reembolsar comunicaes mveis, foi elaborado um
protocolo com a TMN. Para que cada docente possa aderir ao protocolo TMN-IST dever
proceder da seguinte forma:
1. A adeso/renovao ao protocolo efetuada no Ncleo de Gesto de Apoio a
Contractos (NGAC).
2. O NGAC envia para o NPCS o ofcio de pedido de autorizao de
abertura/renovao de contrato para cabimentao no projeto.
3. Aps cabimento efetuado no MGP o NPCS leva a despacho ao CG.
4. O ofcio depois de autorizado pelo CG enviado para o NGAC atravs do
NPCS.

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Investigador
Responsvel

Cedncia de Pessoal da ADIST a Projetos:

Tendo em conta o protocolo existente entre o IST e a ADIST, no que diz respeito
cedncia de pessoal, a imputao deste tipo de despesa no submetida na plataforma
de aquisio. Deste modo o procedimento adotado pela Direo do IST o seguinte:

A ADIST envia as faturas relativo a imputao de pessoal a projetos para o AT;

A AT envia para o NPCS as faturas com a indicao do gestor de projeto;

Aps lanamento efetuado no MGP o NPCS encaminha as faturas para a AT.

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Sub-processo 5.4- Aquisio de bens atravs da plataforma de Fundo Maneio


O Fundo Maneio destina-se a despesas de carcter urgente e inadivel cuja
responsabilidade de movimentao do investigador responsvel, carecendo sempre de
um documento justificativo, segundo os requisitos legais. Consideram-se de baixo
montante as despesas de valor igual ou inferior a 250Euros, por fornecedor.
Esta modalidade no permite despesas relacionadas com:
Ajudas de custo;
Kms viatura prpria;
Subsidio per diem;
Recibos verdes/Actos Isolados;

Aquisies de bens duradouros sujeitos a inventrio (equipamento e livros).

Condio Gerais para constituio de FM:


1. S sero atribudos fundos de maneio se o saldo de tesouraria do projeto em
causa for positivo, e se estiverem regularizados todos os fundos de maneio
anteriores;
2. Os fundos de maneio so anuais e devero ser renovados todos os anos, pelo que
no final de cada ano civil h lugar a uma prestao de contas (regularizao);
3. Os documentos de suporte tero de ser obrigatoriamente faturas simplificadas,
faturas/recibos ou faturas acompanhadas do respetivo recibo cumprindo todos os
requisitos legais;
Conforme Nota Informativa CG/03/2013 - Aquisies e Fundo de Maneio em 2013, no
sero aceites os bens constantes da lista disponvel para o efeito na pgina do Ncleo de
Compras e Aprovisionamento (NCA) (no separador Gesto de Stocks) devero
obrigatoriamente ser adquiridos no NCA
Sempre que um Fundo de Maneio (FM) atribudo a um projeto necessrio efetuar um
cabimento inicial (operao efetuada pelo Gestor de Projeto) aps verificao pela
Coordenao da AT.
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O IR deve apresentar mensalmente no NPCS as despesas efetuadas com recurso ao FM.


A validao da despesa inclui os seguintes passos:
a) Verificar a elegibilidade no projeto;
b) Verificar a documentao suporte na PFM;
c) Proceder distribuio da despesa dentro do respetivo cabimento;
d) Registar o n de lanamento gerado pelo MGP e a rubrica no documento de
despesa;
e) Verificar se h lugar reposio do FM (no campo envio contabilidade);
f) Pedir Fundo de Maneio no montante apresentado (apenas quando haja lugar a
reposio);
g) Aumentar no MGP o valor do cabimento inicial no montante anteriormente
solicitado;
h) Fazer a impresso atualizada da plataforma de FM;
i) Anexar s despesas e enviar para o NEO.

S sero aceites despesas de refeies at limite de 25 por pessoa no


mbito de projetos que tenham a identificao do nome dos
participantes e devidamente justificada.
At ao dia 5 de cada ms o NPCS dever enviar a informao para o
AT, para a respetiva deduo do subsdio de refeio pela DRH

Nota: A regularizao do FM obedece aos critrios definidos no manual de FM


(http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/)

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Processo 6 Remuneraes Adicionais


Este tipo de despesa elegvel em projetos Incentivo ao Investimento e prestaes de
servios. O processamento das remuneraes adicionais a docentes efetuado atravs
de requisio interna onde deve constar os seguintes elementos:

Nome do docente e nmero mecanogrfico;


Projeto pagador;
Valor da remunerao;
Descrio breve das tarefas que justificam a atribuio da remunerao.
Assinatura do Presidente do Departamento/Coordenador da Seco Autnoma a
que o docente est afeto;
No caso de docentes com o cargo de Presidncia de Departamento/ Coordenador
da Seco Autnoma, a remunerao ter de ser autorizada pelo CG.
Condio Gerais para processamento de uma remunerao adicional:
Projeto pagador tem de ter um saldo tesouraria positivo que cubra a remunerao;
Saldo Tesouraria positivo no conjunto dos projetos por si coordenados;
Saldo tesouraria positivo no projeto Incentivo ao Investimento;

As requisies internas devem entrar at ao dia 15 de cada ms no


NPCS para que o seu processamento seja efetuado no ms seguinte.

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Data: novembro 2014

Processo 7 Encerramento de Projetos

Um projeto encontra-se em condies de encerrar quando:


1.
2.
3.

Recebeu toda a receita prevista em oramento


Todos os cabimentos e fundos maneios esto regularizados.
No caso de se tratar de um projeto subsdios com submisso de relatrios financeiros
para alm das normas mencionadas nos pontos 1 e 2, necessrio a validao das
entidades financiadoras face nossa prestao de contas.

Normas para encerramento de projetos:


1. O Investigador responsvel envia um e-mail para o NPCS (npcs@ist.utl.pt),
solicitando o encerramento do projeto e a transferncia de saldo (caso haja) para o
projeto Incentivo ao Investimento.
2. O NPCS analise e verifica se o projeto est em condies de ser encerrado;
3. Caso o projeto esteja em condies de encerramento, o NPCS envia um email
para a AT para que esta procede ao encerramento formal do projeto;
4. Aps encerramento do projeto por parte da AT, a assessoria tcnica envia um
email para o NPCS para transferir o saldo para um projeto Incentivo ao
Investimento do IR,
5. Aps credito do saldo o IR informado por e-mail, bem como a rea Contabilstica,
a AT.

Processo 8- Relatrios Financeiros (subsdios)


1. O NPCS [Coordenao de Ncleo] dever enviar um ficheiro com as despesas que
precisa para elaborar o relatrio para a AT (pqp@ist.utl.pt);
Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


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Direo Financeira
Volume: 2.3 rea de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 - NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

2. A pasta apenas entregue pela AT no NPCS, quando tiver todos os documentos


mencionados no formulrio de pedido de pasta, nomeadamente as despesas para
relatrio.
3. O NPCS procede a execuo do relatrio e carimba a despesa segundo as regras
de elegibilidade;
4. Posteriormente envia o mesmo para validao e assinatura do Investigador
Responsvel;
5. Envia o relatrio financeiro para a entidade financiadora com a demais
documentao exigida por correio (custo imputado a projeto), ou estafeta interno
do IST por meio de protocolo.

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Elaborado por: rea de Projetos


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REA DE PROJETOS
Volume: 2.3

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

MAPA DOS PROCESSOS


Descrio do Processo: Candidaturas
Identificao
Quando se
(processo,
Responsvel
procede
subprocesso
/ prazo
procedimento)
Gestor
projeto/Coorden
ador

Processo 1

Aps recepo
da
documentao
de candidatura

Descrio do Processo: Abertura de Projetos


Identificao
Quando se
(processo,
Responsvel
procede
subprocesso
/ prazo
procedimento)
Gestor projeto

Processo 2

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Aps
aprovao
candidatura e
recepo do
contrato
assinado

Fluxo do processo
Como se
procede
Verificar
preenchimento
e oramento
Envio PI

Resultado/
registo
Viabilidade
financeira
Assinatura
documentos

Rececionado
de:

Expedido
para:

Investigador
Responsvel/Enti
dade Adjudicante

Entidade
Financiadora
IR

Quem
valida

Quem
aprova

Gestor/Coor
denador

NA

Quem
valida

Quem
aprova

Coordenador
Ncelo

Conselho de
Gesto

Fluxo do processo
Como se
procede
Abertura MGP

Resultado/
registo
Abertura
projeto/incio
execuo
financeira

Rececionado
de:
Investigador
Responsvel

Expedido
para:
Investigador
Responsvel

Elaborado por: rea de Projetos


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REA DE PROJETOS
Volume: 2.3

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Descrio do Processo: Facturao


Identificao
Quando se
(processo,
Responsvel
procede
subprocesso
/ prazo
procedimento)
Gestor projeto

Processo 3

Quando est
prevista
facturao no
projeto

Descrio do Processo: Receita


Identificao
Quando se
(processo,
Responsvel
procede
subprocesso
/ prazo
procedimento)
Gestor projeto

Processo 4

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Mensal

Fluxo do processo
Como se
procede
Preenchimento
formulrio de
pedido de
emisso de
factura

Resultado/
registo
Emisso factura

Rececionado
de:
IR

Expedido
para:
NC

Quem
valida

Quem
aprova

NA

NA

Quem
valida

Quem
aprova

NA

NA

Fluxo do processo
Como se
procede
Identificao
Lanamento

Resultado/
registo
Processamento
receita

Rececionado
de:
NEO

Expedido
para:
AT

Elaborado por: rea de Projetos


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REA DE PROJETOS
Volume: 2.3

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Descrio do Processo: Gesto de Despesa


Identificao
Quando se
(processo,
Responsvel
procede
subprocesso
/ prazo
procedimento)
Gestor projeto

Processo 5

Dirio

Fluxo do processo
Como se
procede
Cabimentao
Verificao
Lanamento

Descrio do Processo: Remuneraes Adicionais


Identificao
Quando se
(processo,
Como se
Responsvel
procede
subprocesso
procede
/ prazo
procedimento)
Gestor projeto

Processo 6

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Mensal

Requisio
interna/mapa
excel

Resultado/
registo
Processamento
despesa

Rececionado
de:
Plataforma
NCA
IR

Expedido
para:
Plataforma
NEO

Quem
valida

Quem
aprova

IR/Conselho
de Gesto

Conselho de
Gesto

Quem
valida

Quem
aprova

Conselho de
Gesto

Conselho de
Gesto

Fluxo do processo
Resultado/
registo
Processamento
RA

Rececionado
de:
IR

Expedido
para:
NEO

Elaborado por: rea de Projetos


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Pgina: 89

REA DE PROJETOS
Volume: 2.3

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Captulo: 4 NPCS
Reviso n. 01-2014
Data: novembro 2014

Descrio do Processo: Encerramento de Projetos


Identificao
Quando se
(processo,
Como se
Responsvel
procede
subprocesso
procede
/ prazo
procedimento)
Gestor projeto

Processo 7

Quando o
projeto se
encontra em
condies para
encerrar/Quan
do solicitado

Descrio do Processo: Relatrios Financeiros


Identificao
Quando se
(processo,
Responsvel
procede
subprocesso
/ prazo
procedimento)
Gestor projeto

Processo 8

Verso 01-14
Data: novembro de 2014

Mensal

Anlise da
despesa e
receita

Fluxo do processo
Resultado/
registo
Encerramento

Rececionado
de:
IR

Quem
valida

Expedido
para:
AC
AT
IR

AT

NA

Fluxo do processo
Como se
procede
Elaborao de
relatrio
financeiro

Resultado/
registo
Submisso ou
envio de
relatrio
financeiro

Rececionado
de:
NA

Expedido
para:
Entidade
Financiadora

Quem
valida

Quem
aprova

Coordenador

Entidade
Financiadora

Elaborado por: rea de Projetos


Verificado: Teresa Malhoa
Aprovado: CG

Quem
aprova

Pgina: 90