Estrutura do BPM

O ponto certeiro que o BPM ataca justamente a automao de processos por toda

a empresa, mas com total aderncia s modificaes de negcio que um mercado

de forte concorrncia exige. No existe uma combinao nica e exata dos

processos, metodologias e indicadores, e em muitos casos esses existem

isoladamente.

Uma ferramenta de BPM deve suportar as atividades bsicas da gesto, que podem

ser resumidas em:

Definir uma estratgia para conduzir a performance;

Traduzir a estratgia em objetivos, indicadores e metas;

Monitorar o progresso em relao s metas;

Analisar os motivos em caso de metas no atingidas e

Selecionar e implementar aes corretivas.

Sistemas de BPM servem para ajudar a empresa a controlar melhor seus prprios

processos, a reform-los quando necessrio e a realizar tarefas importantes com

maior eficincia. Esses sistemas do ao usurio maior controle sobre a automao

de processos, o que alivia o trabalho da informtica. BPM impe empresa um

desafio muito grande, pois obriga o usurio a duas aes que, quase sempre, ele

no gosta de fazer: repensar as tarefas do dia-a-dia e, ao menos na fase de

implementao, trabalhar lado a lado com o pessoal da informtica.

Objetivos da aplicao
O objetivo dessa ferramenta no refazer sistemas legados, mas sim automatizar

fluxos de forma rpida e simples, sem precisar mexer no legado. Devido ao carter

operacional, as solues fazem uma ponte direta com o usurio, comportando-se

como uma ferramenta de trabalho direta e no um backoffice para a rea de TI.

Outra questo diretamente ligada ao BPM a necessidade de reduzir o longo ciclo

de integrao. As empresas j tm seus sistemas complexos. Esse tipo de

ferramenta apenas extrai desses sistemas as atividades que entram no processo,

como uma camada complementar e de superviso dos aplicativos que j esto

instalados.

Aps a identificao, as atividades so armazenadas por um repositrio de

processos. Quando a empresa pretende mudar ou construir um novo processo, o

BPM vai sua base e usa um modelo existente. Isso elimina a necessidade de

aplicativos customizados, reduzindo tempo de trabalho e custos.

Foco em Pessoas

As ferramentas de BPM utilizam a linguagem dos executivos de negcios e as peas

fundamentais de sua engrenagem so as pessoas, por isso, a misso dos

fornecedores das ferramentas de BPM auxiliar as empresas e suas equipes na

adequao ao novo perfil de gesto. Uma das possibilidades adotar um processo

orientado de aproximao que no faz diferena entre o trabalho feito por um

funcionrio e as atividades realizadas pelo computador.

Essa ampla forma de lidar com processos obriga as companhias a trocarem a viso

vertical e departamental de gesto por uma abordagem horizontal, automatizando,

integrando e otimizando processos do negcio com clientes, parceiros e

funcionrios.

Existe a necessidade de formar uma equipe de executivos aliada a profissionais de

tecnologia, um tipo de process management center (PMC), no qual todos se voltam

para o desenho e redesenho de processos, a fim de estabelecer maneiras de cuidar

dos riscos, indicadores e mtricas de desempenho.

As solues de BPM permitem o acesso simplificado a consultas, anlises e

relatrios corporativos porque integra bases de dados diferentes de ERP, CRM e

call centers mas unifica as informaes numa interface de fcil utilizao.

BPM e Workflow

O BPM origina-se dos sistemas de workflow que existem desde o fim da dcada de

80. Trata-se de um conjunto de softwares, onde esto includos os processos

utilizados para gerenciar a performance da empresa (como elaborao de

estratgias, oramentos e projees), as metodologias que direcionam alguns

processos (como o Balanced Scorecard, ou gesto baseada em valor) e os

indicadores usados para medir a performance de acordo com os objetivos

estratgicos e operacionais. Embora nasa do workflow, a proposta de BPM no

pretende substituir outras solues de TI.

A base de trabalho do antigo workflow era a automao do fluxo de trabalho. O

BPM deve permitir que os usurios recebam suas tarefas em caixas de entrada

semelhantes as do correio eletrnico, e possam receb-las com as instrues

correspondentes e os links para os documentos que necessitam consultar para a

execuo dessas tarefas. Elimina, assim, a necessidade de o usurio levantar da

mesa e buscar documentos que esto arquivados em lugares desconhecidos.

O BPM possibilita representar graficamente todos os tipos de fluxos, desvios e

trmites, incluindo laos paralelos e separao de documentos para que possam

fluir por canais independentes etc. O conhecimento sobre essa variedade de tipos

de fluxos amadureceu aps a sistematizao e a padronizao promovidas pela

Workflow Management Coalition (WfMC).

Cada ferramenta de workflow, entretanto, usava a sua prpria notao grfica. Isso

est mudando, e os padres de notao desenvolvidos pela Business Process

Management Initiative tendem a ser adotados por todas as ferramentas de BPM,

facilitando muito a vida dos usurios.

Processos envolvem tarefas humanas e operaes automatizadas. Os antigos

workflows no incluam as operaes executadas por sistemas aplicativos fora

deles. De l para c, houve uma evoluo significativa nas tecnologias de

integrao de sistemas (middleware, servidores de aplicaes, e tudo o que se

compreende hoje no conceito de EAI - Enterprise Application Integration ). Alis, de

certa forma, o BPM adiciona aos antigos workflows a tecnologia de EAI.

Com isso, o BPM faz, alm do que faziam os workflows, transferncia de dados para

sistemas que possam executar tarefas de forma automtica e captura de volta os

resultados, para que a transao continue por meio dos usurios. Isso

especialmente importante para processos interorganizacionais comuns em governo,

pois muitos servios prestados pelos rgos pblicos envolvem diversas instncias

verticais e horizontais.
BI x BPM

Embora no seja uma ferramenta puramente estratgica, como os produtos de BI

(Business Intelligence), destinados a auxiliar executivos na tomada de deciso, o

BPM pode explicar porque, muitas vezes essas ferramentas no surtem o efeito

desejado. BI e BPM so produtos distintos. O BPM destina-se ao ajuste da operao

e das decises tticas da empresa. Com ele, faz-se o alinhamento das estratgias,

baseado na comparao com indicadores previamente ligados aos objetivos

corporativos.

J as ferramentas tradicionais de BI destinam-se principalmente ao

acompanhamento do passado, oferecem informaes que sero centralizadas nos

sistemas de BPM, como a gesto de performance. As solues de BPM englobam

um BI mais avanado e integrado, com metodologias e ferramentas como o BSC

(Balanced Scorecard). Ou seja, o BPM est um passo adiante em resultados e

complexidade para as empresas que querem ter uma rea de TI mais forte dentro

da organizao.

Essas solues agregam s funcionalidades do BI regras de negcios e ciclos de

gerenciamento para todas as reas da empresa.

Mais do que uma soluo de apoio tomada de decises, o BPM um conjunto de

aplicaes e processos desenhados para otimizar a execuo de estratgias de

negcio estabelecidas pela empresa.

Trabalha com uma viso mais abrangente da corporao, enquanto o BI

departamental. Por incorporar informaes em tempo real e emitir alertas com os indicadores
que se esto desviando dos limites esperados, o BPM pr-ativo e tem

foco na oportunidade. J o BI reativo e com base em informaes histricas.

O BPM trata da execuo fsica e do controle das atividades previamente definidas

em um processo, que certamente geram dados e informaes a serem analisados e

consolidados com indicadores, e as ferramentas de BI utilizam-se desses dados

agregando-os a outros, voltados ao negcio da empresa.

As aplicaes de BPM tm como importante caracterstica de diferenciao a

capacidade de olhar para frente, ou seja, de possibilitar previses e

planejamentos, proporcionando um elemento de pr-atividade para as

organizaes.

O BI analisa e compreende o desempenho passado e atual, enquanto as solues

de BPM complementam esse quadro ao dar empresa a capacidade para gerenciar

seu desempenho atual e futuro.

Portanto, BPM e BI so conceitos distintos que podem se ajudar. Enquanto o foco

do BI a disponibilidade da informao para a tomada de deciso, o BPM mira na

gesto dos processos organizacionais e no seu controle efetivo, permitindo

mensurar a eficincia da empresa.

Durante a execuo do BPM, a informao necessria ao BI pode ser gerada. Mas

enquanto o BI direciona, o BPM, de fato, quem conduz a corporao.

Guia do BPM

As empresas tm seus processos mapeados, esto com a documentao nas mos,

mas a maioria no sabe como eles funcionam na prtica. O que o BPM faz tirar

essas idias da cabea dos usurios as coloca em prtica.

Encontrar um vocabulrio comum entre os departamentos de TI e os de

negcios. As ferramentas de BPM usam a mesma linguagem das

pessoas de negcios. Departamentos de TI precisam trabalhar

com terminologias do gnero para adotar as ferramentas

corretas.

Aps o mapeamento de todos os processos da empresa, identificar os

problemas entre os meios e os departamentos. Pessoas de

negcios precisam entender e aceitar a integrao de outras

equipes em seus processos. Cada um tem o seu papel. O da TI

integrar, definir escalabilidade, compatibilidade etc. Antes de

mais nada, preciso concordar em compartilhar os processos.

Comear a trabalhar com ferramentas de modelagem. Os executivos

precisam descobrir os diferentes processos que esto envolvidos

em suas empresas.

Com o BPM, os processos operacionais ficam completamente integrados aos

sistemas analticos e vice-versa, de forma que cada um possa

trocar informaes com o outro em tempo real. Entre os

benefcios obtidos com o BPM, um muito importante o fato de

que todos os tomadores de deciso tm uma clara viso dos

indicadores crticos para o desempenho dos negcios e que os

dados so reunidos e apresentados de forma consistente para

toda a empresa.