PROGRAMA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA A DISTÂNCIA

Portal Educação

CURSO DE
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Aluno:

EaD - Educação a Distância Portal Educação

AN02FREV001/REV 4.0

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 CURSO DE
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

MÓDULO I

Atenção: O material deste módulo está disponível apenas como parâmetro de estudos para este
Programa de Educação Continuada. É proibida qualquer forma de comercialização ou distribuição
do mesmo sem a autorização expressa do Portal Educação. Os créditos do conteúdo aqui contido
são dados aos seus respectivos autores descritos nas Referências Bibliográficas.

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 SUMÁRIO

MÓDULO I
1 APRESENTAÇÃO
2 O QUE É O TEMPO...?
3 DESPERDIÇADORES DO TEMPO - CONTROLANDO SEU TEMPO
4 PRINCIPAIS CONCEITOS ERRADOS QUE TOMAMOS NO DIA A DIA

MÓDULO II
5 ESTRESSE - A REDUÇÃO DO ESTRESSE POR MEIO DA ADMINISTRAÇÃO
DO TEMPO
6 POR QUE ADMINISTRAR O TEMPO?
7 VOCÊ SABE COMO USAR SEU TEMPO?

MÓDULO III
8 ORGANIZAÇÃO DE SUA “AGENDA DO TEMPO”
9 A BOA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
10 COMO PLANEJAR MELHOR O TEMPO
11 AS CATEGORIAS DE UTILIZAÇÃO DO TEMPO
12 ADMINISTRE SUAS TAREFAS

MÓDULO IV
13 TAREFAS IMPORTANTES X URGENTES
14 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE NO
TRABALHO
15 ECONOMIZADORES DE TEMPO - EMPECILHOS À ADMINISTRAÇÃO DO
TEMPO
16 SOLUÇÕES PRÁTICAS PARA ECONOMIZAR TEMPO

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MÓDULO V
17 ORGANIZAÇÃO DE UMA “AGENDA DO TEMPO”
18 PLANEJAR CADA TAREFA EM ROTINAS E LOTES
19 EVITANDO O ADIAMENTO
19.1 AS OITO MANEIRAS DE EVITAR O ADIAMENTO
20 DELEGANDO FUNÇÕES
20.1 QUAL É O CORRETO PROCESSO PARA DELEGAR COM SUCESSO?
21 DIFICULDADE DE DIZER NÃO
22 IMPREVISTOS E INTERRUPÇÕES
23 PRIORIZANDO ASSUNTOS
24 A IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO
25 PAPÉIS EM EXCESSO – NOVA REVISÃO
26 INFORMAÇÕES REFERENTES AO TEMPO QUE DEVEMOS ARQUIVAR OS
DOCUMENTOS

MÓDULO VI
27 ARQUIVOS
27.1 ARQUIVO MORTO
27.2 ARQUIVAMENTO PELO MÉTODO ALFABÉTICO
27.3 ARQUIVAMENTO PELO MÉTODO NUMÉRICO
28 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
28.1 ARQUIVO DE TRABALHOS ATUAIS
28.2 ARQUIVOS DE REFERÊNCIA
28.3 E-MAILS
29 USE O TELEFONE DE MANEIRA EFICAZ
30 ECONOMIZANDO TEMPO
30.1 EVITANDO DESLOCAMENTOS DESNECESSÁRIOS
30.2 PADRONIZE-SE
30.3 CONTROLE O TELEFONE

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30.4 DELEGUE LIGAÇÕES
30.5 FOCO DOS ASSUNTOS
30.6 ANOTAÇÕES
30.7 SECRETÁRIA ELETRÔNICA
31 O COMPUTADOR COMO ALIADO

MÓDULO VII
32 COMUNICAÇÕES E REUNIÕES PROVEITOSAS
32.1 E PARA A REALIZAÇÃO DA REUNIÃO
32.2 ENCERRAMENTO E SÍNTESE
32.3 CONCLUSÕES
32.4 IMPLANTAÇÃO DAS DECISÕES
32.5 ASPECTOS ESTRATÉGICOS
33 ESTABELECENDO OBJETIVOS
34 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO/PLANO DE AÇÃO CUMPRIMENTO DAS
METAS PESSOAIS E PROFISSIONAIS
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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 MÓDULO I

“A menos que acredite em si mesmo, nada fará; este é o caminho do sucesso.”

Jonh D. Rockfeller Jr.

Vídeo Motivacional
Administração do tempo
Disponível em: <http://migre.me/57T49>. Acesso em: 24 jun. 2011

1 APRESENTAÇÃO

Uma das maiores reclamações de todos nós, seres humanos, atualmente, é

justamente a falta de tempo para fazer todas as coisas nas quais nos envolvemos,
seja na vida acadêmica ou profissional. Muitos têm a sensação de que a vida está
passando rápido demais e que momentos importantes estão se perdendo, pois não
damos o devido valor.

Administrar o tempo na época atual, em que vivemos um turbilhão de

atividades, se tornou indispensável, e para tal se faz imperioso criar bons hábitos.
Que tal começarmos a pensar que dar sentido ao seu dia a dia é fazer com que suas
tarefas tenham relevância e estejam ligadas diretamente ao que realmente é
importante para você?

Com esse curso modificaremos a nossa rotina, mas para tal temos que rever
as prioridades e aplicar determinadas técnicas. Abordaremos vários temas
relacionados à administração do tempo. Você está preparado para iniciar essa
jornada conosco?!

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2 O QUE É O TEMPO?

Vamos verificar o conceito de gerenciamento do tempo de acordo com

Landsberger: “estabelecer e seguir um planejamento de estudo
que vise organizar e priorizar os estudos em um contexto de atividades competitivas
no trabalho, família, etc.”. Já para Goethe, o tempo rende muito bem quando bem
aproveitado. Chittoni afirma que a administração do tempo é justamente o ato de
definir aquilo que é importante, aquilo que é urgente, aquilo que é ambos ou aquilo
que é coisa nenhuma.

FIGURA 1

FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-images-overwhelmed-by-the-

time-image3770619>. Acesso em: 5 jun. 2010.

Nas palavras de Castelo, administração do tempo é:

Uma competência fundamental, tanto para garantir a eficácia do trabalho

como para qualidade de vida. É uma competência dia mais necessária em
um mundo de pressões, mudanças e imprevistos cada vez maios
frequentes, provocando mil e uma solicitações e demandas aos
profissionais. Essas solicitações e demandas geralmente são mais fortes do
que podem às pessoas, em termos de tempo e estresse. O tempo torna-se
muito curto e o estresse alto. A boa administração do tempo supõe saber
usar bem algumas habilidades que pretendemos aqui comentar, visando
ajudá-lo a refletir e conscientizar-se sobre o que precisa fazer para
conseguir esse desafiante objetivo e tornar-se um bom administrador do seu
tempo.

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 De acordo com Meireles, gestão do tempo é:

O processo de controlar a vida por meio do uso do tempo. Quando se

consegue alcançar pleno domínio sobre a gestão do tempo, aprende-se a
equilibrar as diversas pressões sobre ele; desta forma, podemos atingir as
metas. O processo de gestão do tempo deve ter por base o ciclo PDCA
(planejar, executar, controlar e agir corretivamente) e os conceitos de:
essencial, importante e acidental. Estes conceitos serão utilizados para
dividir as tarefas. Atividades essenciais são aquelas que nos levam de
imediato ao alcance das metas e possuem pressão temporal. Importantes
são aquelas que nos levam ao alcance das metas, mas não possuem
pressão temporal; e acidentais são as atividades que não nos levam de
imediato ao alcance das metas e não possuem pressão temporal. O ciclo
PDCA deve ser utilizado para a estruturação da gestão do tempo.

FIGURA 2

FONTE: Disponível em: <http://www.public-domain-photos.com/miscellaneous/alarm-clock-4.htm>.

Acesso em: 19 maio 2010.

A falta de tempo para a realização das atividades diárias em razão da

enorme carga de obrigações que enfrentamos atualmente tem sido motivo de
insatisfação a diversos profissionais. A administração do tempo começa com a
identificação de como utilizamos o nosso tempo, o que não nos satisfaz e o que
desejamos mudar.
O aprendizado que exercemos em nossas funções do dia a dia é voltado
para o que se faz e não para como se faz, de uma maneira que se tenha eficiência e

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eficácia nos serviços. O que queremos dizer é que não basta ser especialista no que
se faz, é preciso ter noções da melhor maneira de realizar o trabalho. A correta
administração do tempo é um dos fatores mais importantes na administração de si
mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a autodescoberta, isto é, com a
identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que
desejamos mudar.
Precisamos administrar melhor nosso tempo de maneira a criar nossa
ferramenta gerencial, a ser utilizada em nosso trabalho e em nossa vida pessoal,
permitindo a organização de metas pessoais e profissionais com menor dispêndio de
energia física e mental. Em nossos esforços para conseguir a realização de nossas
ambições, nossa felicidade e o desenvolvimento pessoal, o elemento de maior valor
que dispomos é o tempo.
A cada um de nós é concedida a mesma quantidade de tempo, todos os
dias, todas as semanas, todos os anos, por todo o tempo de nossa vida. A forma em
que o utilizamos determina as diferenças e a qualidade de nossas vidas. Ao longo
dos séculos podemos ver vários pensadores que discutiram esta questão, Santo
Agostinho, por exemplo, afirmou em suas confissões que discutir o tempo é algo
muito complicado, pois o tempo parece ser, quando não tentamos discorrer sobre
ele, algo simples que todo mundo conhece. Basta, porém, tentar teorizar sobre ele
para que nos vejamos diante de grande confusão.
Platão definiu-o como “O tempo é a imagem da Eternidade”. Marco Aurélio
“é um rio de acontecimentos e que adquire violenta correnteza, apenas acontece
um, logo outro ocupa seu lugar para em seguida deixar lugar para um terceiro
acontecimento”. Albert Einstein estabeleceu a continuidade Espaço-Tempo e definiu-
o como a 4ª Dimensão.
Analisando ainda uma das principais frases de Einstein, podemos dizer que
o tempo é relativo, ou o tempo é nossa própria vida. Einstein dizia que as horas
parecem segundos quando estamos com alguém de quem gostamos, no entanto,
poucos segundos podem parecer uma eternidade quando estamos com a mão em
um fogão aceso.

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 Você sabia?
Que os sistemas de medição foram todos fabricados pelo homem e
desenvolvidos partindo da observação da natureza? É isso mesmo! Eram
observados o movimento da terra, da lua, das estrelas, o ciclo das estações, etc.
Foi a partir dessas observações que surgiu o calendário e da sua evolução
ocorreram as subdivisões da medida do tempo: o relógio de sol, a ampulheta e,
finalmente, o relógio mecânico.

Contudo, o calendário e o relógio medem apenas o andamento do tempo e

não podem demonstrar a diferença entre o conceito do tempo de um homem que
tem tempo de sobra e o de outro que nunca tem tempo suficiente. A importância do
tempo se relaciona muito mais com o conceito circunstancial que dele tenhamos do
que sua medida.
O conceito do tempo só é válido para o presente, ou seja, para o momento
que vive agora. Esse momento, entre o ontem e o amanhã, é o único que podemos
usar e distribuir inteligentemente. Quando organizado e distribuído de forma
inteligente, o tempo se transforma no nosso melhor aliado. Existem outras famosas
frases sobre a discussão do tempo:

“Tempo é aquilo que o homem está sempre tentando matar,

mas que no fim acaba atando-o.” Herbert Spencer

“O tempo corre em direção a sua bandeja de hospital repleta de narcóticos, deixando-nos

preparados para a sua operação inevitável e fatal."
Tennessee Williams

“Para sempre é muito tempo. O tempo não para!

Só a saudade é que faz as coisas pararem no tempo...”
Mário Quintana

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 “Uma das grandes desvantagens de termos pressa
é o tempo que nos faz perder.”
Chesterton

“Os conservadores são pessimistas quanto ao futuro

e otimistas quanto ao passado.”
Lewis Mumford

“Não somos nós que perdemos tempo. É o tempo que nos perde.”
Mário da Silva Brito

“O Tempo é um ótimo professor. Pena que mata seus alunos.”

Hector Berlioz

“O homem que envelhece vai tomando gradativamente consciência

de que não é eterno. Agita-se menos e,
assim, os sons das vozes que vêm do além se fazem ouvir.”
Romano Guardini

“Não se pode planejar o futuro pelo passado.”

Edmund Burke

“Com o tempo, não vamos ficando sozinhos apenas pelos que se foram:
vamos ficando sozinhos uns dos outros.”
Mario Quintana

“Não podemos aguardar que os tempos se modifiquem e nós nos modifiquemos junto, por uma
revolução que chegue e nos leve em sua marcha. Nós mesmos somos o futuro. Nós somos a
revolução.”
Beatrice Bruteau

“Muitas vezes não temos tempo para dedicar aos amigos,

mas para os inimigos temos todo o tempo do mundo.” Leon Uris
“Aquilo que nunca virá novamente é que faz a vida tão doce.”
Emily Dickenson

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3 DESPERDIÇADORES DO TEMPO - CONTROLANDO SEU TEMPO

A maior parte das pessoas reconhece que não sabe administrar o tempo,
querem aprender, mas se colocam diante de uma série de desperdiçadores do
tempo, que dificultam e impossibilitam sua correta administração. Os
desperdiçadores do tempo são de várias naturezas e podem ser divididos em nossa
vida profissional ou pessoal.
Na vida profissional temos o excesso de papéis, de reuniões improdutivas,
interrupções, telefonemas, falta de delegações, entre outros. De natureza pessoal,
temos a indecisão, a desorganização, a indiferença, entre outros. Mesmos que os
desafios da vida profissional sejam vencidos, nossa possibilidade de administrar o
tempo será baixa se os desperdiçadores pessoais não forem superados.

FIGURA 3

FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-image-running-out-of-time-

image3765416>. Acesso em: 5 jun. 2010.

Assim temos como desperdiçadores de tempo em nossa vida:

• Falta de planejamento;

• Falta de informações eficientes;

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 • Falta de disciplina no cumprimento da agenda;

• Falta de definição clara de objetivos na execução das tarefas;

• Centralização de poder;

• Falta de delegação;

• Sobrecarga de trabalho;

• Desorganização pessoal;

• Não definição/classificação das metas;

• Alteração constante de ordens e de prioridades;

• Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades;

• Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua;

• Fragmentação e superficialidade;

• Incapacidade de dizer “não”;

• Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);

• Execução de serviço particular, em horário comercial;

• Não antecipar prováveis acontecimentos futuros e não se preparar para

eles;

• Não se prevenir contra problemas rotineiros;

• Atrasos;

• Barulho e interrupções;

• Arquivos desorganizados;

• Responsabilidade e autoridades confusas;

• Não se ajustar a mudanças;

• Treinamento deficiente;

• Excesso de controle e reuniões improdutivas;

• Excesso de material para ler;

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 • Excesso de comunicação;

• Falta de comunicação;

• Inexistência de padrões/critérios;

• Falta de diretrizes;

• Não adaptação/resistências a mudanças;

• Excesso de reuniões e burocracia interna;

4 PRINCIPAIS CONCEITOS ERRADOS QUE TOMAMOS NO DIA A DIA

• Excesso de tempo em conversações;

• Consolidação insuficiente de conclusões;

• O subordinado sempre pode me esperar;

• Não vejo diferença entre o urgente (para ontem) e o importante;

• Eu faço o tempo: os outros devem fazer o seu tempo em função do meu;

• Pela posição que ocupo, não preciso dar satisfação do meu tempo para
ninguém;

• Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, não tenho

condições de planejar o meu tempo.

E o que devemos fazer?

Evite adiar suas responsabilidades: planejamos os preparativos para

alcançar algo e depois começamos a transferir o assunto de um dia para outro.
Tanto o transferimos que nosso propósito se dilui no indefinido futuro do amanhã,
que não chegou e nunca chegará. O antídoto para a transferência é a decisão.
Depois que você tiver determinado “o que fazer” e “como fazer” faça a si mesmo
esta pergunta: “quando?”. Aplique então o antídoto da decisão, definindo uma data e

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um prazo para a execução. Evite desculpas: as desculpas aparentemente lógicas
que nós mesmos nos damos para justificar nossa inércia frente a um problema.
As desculpas são muitas vezes como lógica aparente, que apenas ressalta o
fato de que não somos capazes de organizar e distribuir nosso tempo
adequadamente. Se, ao invés das explicações lógicas, empregássemos nosso
tempo em agir com decisão, jamais teríamos necessidade de usar artifícios, tais
como: a desculpa.
Evite lamentar: Outro importante desperdiçador do tempo é a
lamentação. Nada nos faz desperdiçar mais tempo do que as horas que dedicamos
às lamentações inúteis. Não podemos viver do passado. Depois que você passou
por uma determinada experiência em sua vida, pouco poderá fazer para modificá-la.
Ela já é parte do passado. A verdade é que nós aprendemos com erros do passado,
mas o fato é que não podemos voltar atrás para corrigi-los.
Se pudéssemos voltar atrás, certamente não cometeríamos erros que
cometemos. Então é lógico presumir que devemos nossa posição atual às lições que
aprendemos do passado. Porque então desperdiçar nosso tempo, lamentando as
experiências que adquirimos no passado, por intermédio dos nossos erros. Ou seja,
errar é necessário, mas persistir no erro não.
Como podemos ver, são diversos os desperdiçadores do tempo que
produzimos e que são como um empecilho na realização de nossas atividades, o
que acarreta prejuízos à nossa produtividade, falta de atenção ao que realmente é
importante (nossa família e amigos), atraso em nossa vida, prejuízo em nosso
trabalho, irritação e estresse.

Sejamos literalmente os donos do nosso tempo!

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 FIGURA 4

FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photos-astrology-and-time-

image12149713>. Acesso em: 26 maio 2010.

FIM DO MÓDULO I

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