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Manualufcd626 Marisamendona Julho217 PDF
Manualufcd626 Marisamendona Julho217 PDF
Este manual tem como objetivo dar a conhecer aos (às) formandos (as) do curso
de Assistente Administrativo (a) as principais funções/tarefas e características
associadas a um profissional desta área. Assim como permite adquirir um
conhecimento geral acerca da organização e gestão do posto de trabalho onde este
profissional vai desempenhar a suas funções.
Assinatura do Formador:
Organização e Gestão do Posto de Trabalho
Objetivos Gerais:
Objetivos específicos: 3
Gerir informações;
Revisar de documentos;
Receber e enviar correspondência;
Controlar as contas a pagar e a receber;
Emitir faturas;
Elaborar e enviar documentos;
Tirar fotocópias;
Coordenar a logística da empresa;
Informar os colaboradores acerca de procedimentos de segurança;
Atender e efetuar chamadas telefónicas;
Esclarecer dúvidas aos clientes;
Apresentar relatórios financeiros;
Manter os arquivos organizados.
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Para um bom desempenho das funções acima mencionadas são exigidas algumas
competências e características profissionais, técnicas e pessoais, como por exemplo:
Imagem 2: Escritório - é composto por elementos humanos (pessoas), por mobiliário, máquinas e utensílios.
A) Planificação de tarefas
B) Ergonomia
A) PLANIFICAÇÃO DE TAREFAS
Planificar é importante porque diariamente o(a) assistente administrativo(a) é
confrontado(a) com inúmeras situações que tem de gerir.
Deste modo, o método e o rigor, aliados a uma flexibilidade na avaliação de
prioridades (saber avaliar quais as tarefas mais importantes e prioritárias e a menos
importantes e menos prioritárias), são aspetos essenciais para a execução das tarefas,
rentabilização do tempo e controlo das diversas situações que surgem no dia-a-dia de
trabalho.
Quando um(a) trabalhador (a) diz “Não realizei essa tarefa porque não tive
tempo.”, algumas das razões abaixo mencionadas podem estar implicadas:
Imagem 3 Imagem 4
Imagem 5
O tempo é um recurso raro, estratégico e não renovável e a sua gestão é uma
questão de vontade, motivação, autodisciplina e de prática. Assim, todas as tarefas por
realizar deverão ser analisadas, tendo em conta o seu grau de importância e o tempo
útil para a sua elaboração.
Alguns exemplos: 7
Tarefas diárias, sem horário fixo (atendimento telefónico,
esclarecimentos a clientes, arquivo…);
Tarefas diárias com horário pré-estabelecido (verificar e expedir
correspondência; reuniões…);
Tarefas circunstanciais – que podem ser programadas com antecedência
(preparação de eventos; viagens…).
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Por fim, para uma boa organização do trabalho de um(a) assistente administrativo(a)
é importante que este:
Não confie apenas na sua memória;
Anote tudo (é essencial ter uma agenda com os contactos e eventos
programados e tarefas a serem executadas);
Analise as tarefas e atribuir-lhes prioridade de execução;
Agrupar tarefas similares;
Eliminar o acessório;
Providenciar material necessário para a realização das tarefas.
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Fatores a ter em conta na construção do local de trabalho:
Qualquer organização procura a produtividade, logo a criação de condições
favoráveis para os (as) trabalhadores (as) se sentirem bem física e psicologicamente e
evitar acidentes de trabalho, são aspetos a ter em atenção.
Um posto de trabalho adaptado à tarefa que nele vai ser executada vai
promover: 9
A diminuição da fadiga;
A redução de riscos e doenças profissionais;
O aumento da produtividade;
O estímulo da criatividade;
A realização e motivação profissional.
Trabalhador
Local de Trabalho
Ambiente
Máquinas
Sistema laboral
Relação interativa entre o (a) trabalhador (a), o seu local de trabalho, o ambiente em
que este se desenvolve, as máquinas utilizadas e o sistema laboral onde está inserido.
Ambientais
Equipamento e gestão dos espaços
A Iluminação;
A cor;
A temperatura;
O arejamento;
O ruído;
que influenciam de uma forma decisiva a produtividade do Homem, bem como a sua
própria saúde física e mental.
A iluminação
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Imagem 9
A fonte de luz não deve incidir diretamente nos olhos do trabalhador, amas sim
e apenas no trabalho a executar.
A fonte luminosa deve situar-se à esquerda do operador para os indivíduos
destros, e à sua direita para os esquerdinos, de forma a que o braço do
operador não se interponha entre a fonte luminosa e o trabalho a executar.
Devem evitar-se possíveis fontes de deslumbramento ou encandeamento.
A cor
Estudos recentes vêm provar que as cores têm influência na luminosidade dos
espaços e no estado de espírito dos indivíduos. À cor mal escolhida atribui-se
irritabilidade e fadiga.
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Imagem 10
Deste modo, verificou-se que as cores claras são as mais aconselhadas porque
aumentam a luminosidade do espaço, criam a sensação espaço maior e também
tornam o ambiente mais relaxante favorecendo a concentração intelectual.
Os escritórios necessitam de luz, espaço e ambiente relaxante, por isso devem
ter paredes e tetos com cores claras.
Todo o restante material necessário para equipar e ornamentar o escritório deve
contrastar com o fundo, para evitar a sensação de monotonia e de rotina.
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É importante que o local de trabalho seja equipado com material que contraste
com a cor do meio ambiente e seja alegrado com “notas de cor” por ex. uma pintura
na parede ou uma jarra de flores.
A cor favorece o ambiente. É importante criar um ambiente harmonioso e tonificante,
uma vez que influi no conforto afetivo, daí que:
Para grandes superfícies – cores deslavadas e quentes
Para pequenas superfícies – cores vivas e frescas
Para trabalhos intelectuais – cores calmas
sono).
Excitantes – Encarnado (excita o sistema nervoso), Laranja (aumenta a vitalidade),
Amarelo (aumenta a criatividade cerebral).
A temperatura
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Não devemos esquecer que a temperatura ideal deve atender à natureza do trabalho:
Trabalho sedentário – 19 a 21 0C
Trabalho ligeiro de pé – 18 0C
Trabalho pesado de pé – 15 a 17 0C
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O Arejamento
O ambiente onde se trabalha deve estar isento de poeiras, odores, fumos, etc..
Um bom ambiente de trabalho exige que nos sintamos confortáveis. Para essa
sensação de bem-estar contribui uma temperatura adequada e um eficaz processo de
circulação e renovação do ar.
É conveniente existir um arejamento natural e suficiente para que haja sempre
ar puro. Devem existir janelas em número adequado para se obter um bom
arejamento. No entanto, nem sempre é possível que o arejamento natural seja
suficiente, tornando-se necessário recorrer ao ar condicionado.
A renovação do ar deve ser feita com tanta maior frequência quanto menor for
o local de trabalho e atendendo sempre à temperatura e à humidade que é necessário
manter.
O ruído
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Assim, aconselha-se a filtrar do escritório todos os barulhos existentes no seu
interior, resultantes, nomeadamente, da normal utilização do equipamento e também
os provenientes do exterior. Daí a razão de não ser favorável a localização do escritório
junto da parte fabril das empresas ou junto a ruas muito movimentadas.
Por vezes é necessário recorrer a substâncias isoladoras, capazes de amortecer o 15
Imagem 15
O EQUIPAMENTO
O equipamento é constituído pelo:
Máquinas e utensílios
Mobiliário
que o local de trabalho dispõe, de forma a tornar possível a realização da atividade
produtiva.
A escolha do equipamento deve obedecer a condições de Ergonomia. Assim, a
seleção do equipamento deve contribuir para maximizar o rendimento, com o mínimo
dispêndio de recursos.
1. Máquinas e utensílios
A escolha das máquinas e utensílios deverá atender:
Às funções que irão desempenhar;
Às qualificações profissionais dos utilizadores;
Aos ruídos que provocam.
A Mesa
A mesa deverá apresentar uma superfície adequada às atividades a
desempenhar pelo profissional;
As mesas deverão ter dimensões que permitam que um homem ou mulher
independentemente da sua estatura possam trabalhar à vontade e possam
alcançar e atingir qualquer ponto da secretária (sem esforço);
O tampo deve estar a uma altura do solo de cerca de 78 cm;
A gaveta central não deverá ter a profundidade do tampo pois, nesse caso, a
sua utilização exige que o profissional se afaste da mesa sempre que precisar
de a utilizar. Uma profundidade de 20 cm parece ser a adequada.
Dimensões da secretária
As dimensões da secretária e dos planos complementares (mesas e secretárias
auxiliares) devem ser estudadas de forma a permitir:
A colocação dos utensílios e equipamentos de mais frequente utilização sem
prejudicar a área de escrita e consulta de documentos;
O acesso a qualquer ponto da mesa por parte do utilizador;
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A cadeira
Deve oferecer ao corpo numerosos pontos de apoio para que os profissionais de
escritório possam dar ao corpo todos os pontos de apoio necessários. Deve
apresentar determinadas características, sob pena de conduzir a posturas
corporais incorretas.
Deste modo, para permitir uma posição natural do corpo, é desejável que a cadeira
possua:
Um encosto regulável, adequado a um correto posicionamento da coluna
vertebral;
Um assento regulável (altura), a fim de podermos nos sentar de forma a que os 19
Imagem 18
Gestos e Posturas
O mobiliário tem de estar adaptado ao trabalhador e à tarefa que desenvolve no
âmbito da sua atividade profissional (seja de pé, seja sentado).
A postura tem de ser cuidada, pois pode provocar:
Fadiga; 20
Dores lombares;
Cãibras;
Problemas permanentes na coluna.
Imagem 19
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Imagem 20
Imagem 21
A inexistência de uma boa gestão do espaço poderá sobrelotar o escritório, seja
em mobiliário e restante equipamento, seja em indivíduos e respetivos postos de
trabalho. Esta situação poderá contribuir para um certo atropelo de uns pelos outros,
dificultando as deslocações e o acesso ao material, e para multiplicar o ruído e outras
situações que contribuem para sensações de desconforto e para que o trabalho se 22
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Imagem 30 – Telefax
Imagem 31 - Scanner
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Imagem 34 Imagem 35
Furador: Destina-se a permitir, através das perfurações que faz, o arquivo de folhas e
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Considerações finais:
Como puderam aprender ao longo deste módulo, o trabalho de um (a) assistente
administrativo (a), é uma profissão bastante exigente, pois requer diversas
competências pessoais, profissionais, sociais e técnicas. Para que o (a) assistente
administrativo (a) possa realizar as suas tarefas sem que isso ponha em risco a sua
saúde física e mental, é necessário uma adaptação do seu posto de trabalho, isto
significa que, o mobiliário, as máquinas e utensílios devem permitir a realização das
tarefas de forma segura, cómoda e confortável com a finalidade de promover a saúde 30
FIM.
Bibliografia e Webgrafia
Manual de Práticas de Secretariado, 2006, SERFORM Serviços e Formação, Lda.
Mano, Maria João; Colectânea de textos, Imagens, trabalhos e dinâmicas; Módulo 650,
Organização do Posto de Trabalho; 2009; Disponível em: https://adm- 31
monchique.wikipaces.com.
https://pt.slideshare.net/guest8e2d2a/organizacao-do-posto-de-trabalho
www.google.pt