Matriz de Eisenhower: aprenda a tomar

decisões mais assertivas

A matriz de Eisenhower tem como finalidade a organização de sua rotina, aprendendo a
priorizar as tarefas de acordo com seu grau de importância e urgência a partir de um
quadrante fragmentado em dois eixos (vertical e horizontal). Em cada um deles, você vai:

• assinalar as tarefas que são importantes e urgentes no segundo quadrante

superior;
• assinalar as tarefas que são importantes, mas não-urgentes, no primeiro quadrante
superior;
• assinalar as tarefas que não são importantes, mas são urgentes, no segundo
quadrante inferior;
• assinalar as tarefas que não são importantes e nem urgentes, no primeiro
quadrante inferior.

O que é a matriz de Eisenhower?

Se você não sabe por onde começar todas as manhãs o seu trabalho, talvez a matriz de
Eisenhower ilumine as suas ideias.

A sua implementação é muito simples, e não envolve esforço algum para colocá-la em
prática. Apenas o investimento de alguns minutos para delinear as suas atividades.

Por meio da matriz de Eisenhower, você precisa montar quatro quadrantes, divididos em
dois eixos.
Assim, você tem a sua matriz de Eisenhower desenhada. Falta agora colocá-la em uso!

Como funciona a matriz de Eisenhower?

Como adiantamos, a matriz de Eisenhower tem como principal finalidade a organização

de sua rotina, aprendendo a priorizar as tarefas de acordo com seu grau de importância
e urgência.

Seguindo a delimitação da figura acima destacada, você vai alinhar as suas atividades da
seguinte maneira:

• no quadrante importante e urgente você anota as tarefas que não podem ser
adiadas e têm prioridade;
• no quadrante importante, mas não-urgente, constam as atividades em médio ou
longo prazo;
• no quadrante urgente, mas não-importante, as atividades prioritárias (como uma
reunião ou o envio de e-mails) podem se enquadrar aqui;
• no quadrante que não é urgente e tampouco importante, você deixa as tarefas mais
fáceis e que não exigem sua atenção imediata.
Deu para perceber como essa organização pode ajudar a visualizar a sua rotina sem que,
com isso, você se atrapalhe a prioridade e a urgência de cada uma das suas atividades?

Importante ou urgente: entenda a diferença!

Para utilizar a matriz da melhor maneira, é preciso entender primeiro a diferença entre
as tarefas importantes e as urgentes.

Importantes são aquelas tarefas relacionadas a objetivos ou metas, como um relatório

mensal ou um projeto que precisa ser desenvolvido.

Já as urgentes são aquelas que têm prazo, como marcar uma reunião ou fazer uma
inscrição: ou acontecem até uma certa data ou não acontecem mais (pelo menos, não da
melhor maneira).

Também há tarefas urgentes que você pode delegar para outra pessoa de sua equipe,
caso você trabalhe em um grupo ou tenha assistentes e colegas que podem tirar isso do
seu prato.

Às vezes, claro, uma tarefa tem uma natureza dupla: um projeto que precisa ser entregue
até certa terça-feira, por exemplo, é importante. E ganha urgência conforme essa terça-
feira se aproxima.

Caso seja necessário, é possível dar um nível de prioridade para cada tarefa, que vai de 1
(mais prioritária e seu foco) a 4 (menos prioritária). Não é uma ciência exata: é você que
decide qual peso cada uma delas tem.

Como organizar a matriz de Eisenhower?

Para organizar a estrutura da sua matriz de Eisenhower, comece pela base que
destacamos anteriormente.

Em seguida, dedique alguns minutos para identificar quais tarefas pendentes se

encaixam nos respectivos quadrantes da sua tabela.

É importante que você crie o hábito de fazer o preenchimento da matriz de Eisenhower

no início da semana ou ao término de um dia de expediente.

Dessa maneira, a rotina não pega você a partir de imprevistos, pois você já sabe o que
está agendado para o dia — ou a semana — seguinte.

Vale, contudo, acompanhar algumas dicas pontuais para não se atrapalhar ao planejá-la:
 • caso tenha dificuldades para priorizar as tarefas, escreva todas e então avalie
individualmente quais delas pertencem aos respectivos quadrantes;
• aprenda a limitar uma quantidade específica de atividades para cada quadrante;
• não misture tarefas pessoais e profissionais na mesma tabela. Isso pode confundir
a lógica de suas decisões;
• não permita — ou evite ao máximo — distrações ao realizar as tarefas prioritárias.

Convém dedicar um intervalo de tempo, entre as tarefas, para realizar as atividades

paralelas e permitir as distrações. Isso ajuda a recuperar o fôlego para levar adiante o
seu trabalho.

Quais são os obstáculos para a tomada de decisão?

Agora que você já tem em mãos a sua versão da matriz de Eisenhower, vamos invadir o
lado psicológico dos problemas que interferem na nossa tomada de decisão.

Muitas vezes, estamos tomados de pressão, estresse e uma carga emocional elevada, o
que nubla o raciocínio em busca de uma decisão lógica imparcial.

Daí, a importância no que dissemos sobre ter uma matriz de Eisenhower bem definida
para as questões profissionais e particulares.

O objetivo é que a lista esteja em constante mudança. Conforme você lida com as tarefas
mais prioritárias, vai abrindo espaço para gerenciar as menos prioritárias e,
eventualmente, tirá-las da lista de afazeres.

Ao colocar aquilo que precisa fazer dentro de cada quadrante, você começa a enxergar
quais são as maiores prioridades, o que você pode passar para frente e o que pode deixar
para depois, ou mesmo deixar de lado.

Por fim, lembre-se que interrupções, sejam elas uma conversa com um colega, uma
reunião desnecessária ou checar constantemente o celular, custam caro à produtividade.

Você pode combinar a matriz de Einsehower com alternativas para gerenciar melhor seu
tempo e realmente enfrentar suas tarefas, como a técnica Pomodoro (uma técnica que
reserva blocos ininterruptos de 25 minutos), estabelecer horários para checar e-mails e
mesmo sair da internet por um dado período todos os dias.

Passe a respeitar os seus limites — físicos e psicológicos —, e tenha a matriz sempre à

mão para organizar-se e evitar que o acúmulo de atividades roube toda a sua disposição
e gere uma sobrecarga de trabalho.