Checklist de Operaçõe

Esta planilha serve como modelo. Talvez seja necessário criar e ajustar linhas de acordo com as cara

STATUS PRIORIDADE PRAZO TÓPICO

Licenças e
✔X Permissões

Fornecedores em
✔X geral

Gerenciamento
✔X de riscos

Gerenciamento
✔X de riscos

Gerenciamento
✔X de riscos

Gerenciamento
✔X de riscos

Gerenciamento
✔X de riscos

Gerenciamento
✔X de riscos

✔X Segurança

✔X Segurança

✔X Segurança

Gestão de
✔X resíduos
 Gestão de
✔X resíduos

Gestão do tráfego
✔X e acesso

A&B (alimentos e
✔X bebidas)

A&B (alimentos e
✔X bebidas)

A&B (alimentos e
✔X bebidas)

✔X Local do evento

✔X Local do evento

✔X Local do evento

✔X Local do evento

Limpeza e
✔X manutenção

Limpeza e
✔X manutenção

Limpeza e
✔X manutenção

✔X Staff

✔X Staff

✔X Staff

✔X Outras equipes

✔X Outras equipes

Recepção e
✔X concierge

Credenciamento,
✔X check-in ou
entrada
Credenciamento,
✔X check-in ou
entrada
 Credenciamento,
✔X check-in ou
entrada
Credenciamento,
✔X check-in ou
entrada
Credenciamento,
✔X check-in ou
entrada
Credenciamento,
✔X check-in ou
entrada

✔X Escritório

✔X Uniformes

✔X Uniformes

✔X Outros

✔X Outros
 Checklist de Operações para Eventos

Pré-Ev
vez seja necessário criar e ajustar linhas de acordo com as características e formato de seu evento. Esta planilha te
PROJETO

TAREFAS E SUBTAREFAS

Solicitar documentos e apoios como alvará de funcionamento, ART, Polícia Militar, CET, Corpo de Bomb
silêncio etc)
Assinar contratos com todos os fornecedores do evento

Contratar seguro geral

Contratar equipe de primeiros socorros e ambulância

Realizar uma avaliação de riscos e criar um comitê de riscos

Criar plano de gerenciamento de riscos e/ou crises e que contemple notificações para polícia militar e bri

Estabelecer normas gerais de segurança do trabalho (principalmente na fase de montagem) e compartilh

Escrever um plano de contingência para casos como chuva forte no dia do evento, trânsito forte e/ou baix

Contratar equipe de segurança e prevenção

Ter um plano para controle de multidão (grandes eventos, principalmente) ou evacuação do local

Estabelecer um local seguro para armazenar dinheiro vivo (caso receba pagamentos em espécie no loca

Desenvolver plano de gerenciamento de resíduos

Promover coleta seletiva e redução do desperdício
Desenvolver plano de tráfego incluindo: sinalização, estacionamento geral - necessidades especiais - VIP
público - convidados especiais - taxi - aplicativos, acessos/portas principais, secundárias e de serviço
Contratar fornecedores de A&B, caso o local não forneça

Checar permissões e alvarás dos prestadores de serviços de A&B

Levantar requisitos essenciais de funcionamento como pontos de energia, água&deságue

Traçar plano de logística incluindo cronograma de data entrada-saída de fornecedores durante a montag

Realizar visita técnica no momento da entrega "das chaves"

Realizar ensaio (precursora) para entender e mapear o fluxo de todos os participantes

Realizar ensaio (precursora) com equipamentos de áudio e vídeo, entre outros

Contratar equipe de limpeza para as fases de montagem, realização e desmontagem do evento

Contratar banheiros químicos ou temporários, se necessário

Ter um plano de manutenção do local durante a montagem, realização e desmontagem do evento

Criar e dividir equipes por especialidades/assuntos: credenciamento/bilheteria, segurança, gestão geral,

Agendar e preparar reunião de briefing com todos os fornecedores contratados

Agendar e preparar reunião de briefing com a equipe fixa, voluntários e terceirizados

Alinhar com marketing quais ações do plano de marketing e comunicação impactam ou coincidem com a

Verificar alinhamentos com outras equipes

Planejar, se necessário, o funcionamento de uma recepção geral e/ou bilheteria para atender dúvidas, ve
receber guarda-volumes, achados e perdidos etc

Instalar aplicativo e configurar os aparelhos (celular ou tablete) de check-in

Determinar o nome de cada dispositivo (celular ou tablete) para identificar os dados gerados pelo aplicati
Avaliar necessidade de um sistema para validar participantes que comparecem por vários dias

Considerar uma rede W-Fi privada e protegida bem como fonte de energia para equipamentos de check-

Configurar um processo de entrada separado para VIPs, convidados especiais, imprensa e outros

Credenciar todos os fornecedores e prestadores de serviços antes ou durante a fase de montagem

Organizar materiais como: canetas, marcadores de texto, pincéis atômicos, folhas sulfite, pranchetas, elá

Checar tipos, quantidades, tamanhos e limpeza

Determinar sistema de entrega/devolução do uniforme, se necessário

Crie uma agenda com os contatos do time e lideranças dos fornecedores, circulando a agenda entre todo
Certificar-se que todas as caixas de materiais que serão transportadas até o local do evento estão identif
acondicionadas, além de ter um descritivo dos itens afixado na parte externa
CONFIRA O CHECKLIST COM AÇÕES PARA O DIA DO EVENTO E PÓS-EVENTO NAS PRÓXIMAS

Complemente seus conhecimentos com 'O Guia Essencial de Op

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Ligue grátis para a Eventbrite: 0800 025 871
 NOME DO
EVENTO:

DATA:

DESCRIÇÃO
:

pós-evento.

RESPONSÁVE
L
DESCRIÇÃO
s, impressora etc
 ENTREGA

ENTREGA %CONCLUÍDA
 Dia do
O Dia D chegou! Agora, todo seu planejamento será colocado em teste. Aum

TAREFAS

✔X

✔X

✔X

✔X

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 Dia do Evento
O Dia D chegou! Agora, todo seu planejamento será colocado em teste. Aumente suas

TAREFAS

Repassar cronograma geral do evento, grade horária, responsáveis etc

Verificar estado do local, fornecimento de energia, água, ar-condicionado, internet etc

Concluir instalação de sinalização e decoração

Realizar, antes da abertura, um rápido treinamento técnico com as equipes principais

Receber fornecedores com autorização de entrega para o dia do evento

Revisar com fornecedores os planos de segurança e emergências

Supervisionar cumprimento de normas de segurança (fase: realização do evento)

Testar equipamentos diversos como áudio&vídeo e outros

Recepcionar as atrações: palestrantes, músicos e bandas, mestre de cerimônias, convidados especiais e

Realizar auditoria para avaliar possíveis falhas operacionais

Monitorar principais métricas como check-in, vendas de ingressos/inscrições na porta e participação

total (caso necessário, acione seu plano de contingência)

Enviar pesquisa de satisfação a todos os envolvidos: equipe, fornecedores, patrocinadores, público etc

Quer ler mais sobre a fase 'Dia do Eve

Aprenda como fazer o check-in dos pa

Como organizar a venda de ingress

Ligue grátis para a Eventb
 Evento
mente suas chances de sucesso com medidas preventivas. Alguns exemplos:

RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES CONCLUSÃO

especiais etc

do Evento'? Clique nos links abaixo:

n dos participantes no dia do evento.

e ingresso na porta do seu evento

Eventbrite: 0800 025 8718
 DESMONTAGEM, AGR

TAREFAS

✔X

✔X

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✔X

BALANÇ

TAREFAS

✔X

✔X
 PÓS-E

DESMONTAGEM, AGRADECIME

TAREFAS

Iniciar e supervisionar desmontagem do evento

Supervisionar cumprimento de normas de segurança

Recolher e despachar materiais e estruturas do evento

Verificar e entregar espaço

Enviar nota de agradecimento a todos os fornecedores, equipe e outros profissionais que se destacar

Realizar reunião de debriefing/avaliação pós-evento com a equipe (no máximo em 7 dias, por exempl

BALANÇO FINAN

TAREFAS

Liquidar pagamentos em aberto e saldos de contas a pagar/receber

Fechar contas do evento e elaborar um borderô (principalmente para eventos que vendem ingressos)

Panilha Grátis: Modelo Borderô para Eventos

Ligue grátis para a
TO

AVALIAÇÃO PÓS-EVENTO

RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES

peração do evento

E BORDERÔ

RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES

Gostaria de obter mais dicas sobre a fase 'Pós-Evento'?

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Guia completo de avaliação pós-evento (com modelo grátis)

Relatório Pós-Evento: Modelo de Apresentação

Acesse www.eventbrite.com.br/blog para mais dicas e torne-se um especialista em e
tbrite: 0800 025 8718
 CONCLUSÃO

CONCLUSÃO

e 'Pós-Evento'?

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