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Introdução aos Sistemas de Informação Aula 1 - Conceitos Gerais Sobre Sistemas (material elaborado pelas Profas. Rosângela e Junia)

Sistema:

1/2005

- combinação de partes coordenadas, de modo que concorram para realização de um

conjunto de objetivos.

Os sistemas aparecem, em nosso mundo, de forma estruturada, em hierarquias. Assim, um

sistema pode sempre ser decomposto em sistemas menores – SUBSISTEMAS.

Quando se pensa em sistema, deve-se ter em mente 5 considerações básicas:

1. objetivos totais do sistema

Ex: sistema Universidade

Reitor: formar líderes para o país

Coordenador da pós graduação: desenvolver pesquisa

Coordenador de estágio: treinamento técnico visando o mercado

2. ambiente do sistema – elementos fora do sistema que afetam e são afetados por

mudanças nos atributos do sistema

Ex: sistema Editora

Agentes, distribuidora, leitores

3. recursos do sistema – meios que o sistema necessita para desempenhar suas funções

Ex: sistema Empresa

Dinheiro, equipamentos, instalações, pessoal, suprimentos e serviços

4. componentes do sistema – elementos responsáveis pelo funcionamento do sistema

Ex: sistema Empresa

Funções de pesquisa, produção, marketing, finanças, pessoal

5. administração do sistema – elementos responsáveis pela elaboração, implantação e

acompanhamento do sistema, de modo que os objetivos do sistema sejam alcançados

com o máximo rendimento.

Classificação de Sistemas – figura 1. Fechado Aberto Estável Adaptativo Mecânico Orgânico
Classificação de Sistemas – figura 1.
Fechado
Aberto
Estável
Adaptativo
Mecânico
Orgânico

Figrua 1 – Classificação dos Sistemas

Sistema Fechado – tende a ser autocontido, ou seja, raramente ou nunca interage com o meio

ambiente para receber entradas ou para gerar saídas. As interações entre as entidades são

estáveis e previsíveis. Não precisam interagir com o meio ambiente para existir, somente para

continuar sua operação.

Ex: motor elétrico movido por bateria.

Sistema Aberto interage continuamente com seu meio ambiente para reabastecimento de

material, energia e informação. Portanto, as entidades externas são de interesse. Possui

capacidade de adaptação às mudanças das condições internas e do meio ambiente. Em geral

são auto organizados e podem mudar sua organização em resposta a mudanças de

condições.(Figura 2)

Ex:

sistema educacional, empresa, livraria.

Entrada Saída Estudantes Professor livros administração Estudantes com certas com novas características
Entrada
Saída
Estudantes
Professor
livros
administração
Estudantes
com certas
com novas
características
Estudantes
características
Prédios
outros
equipamentos

Figura 2 - Comportamento de um sistema – como ele age ou reage às entradas de seu ambiente.

Em sistemas têm-se as partes:

Inerentes- (internas)

Transientes – introduzidas no sistema e subseqüentemente retiradas dele, depois de algum processo de transformação ter ocorrido. Tanto antes como depois de serem retiradas, essas partes são externas ao sistema.

EX: sistema educacional inerente: instalações, livros, administradores, equipamentos transientes: estudantes

Ambiente – algo externo a um sistema.

Efeito das Entradas e Saídas

A freqüência de interações do sistema com o meio ambiente depende também das características das E/S do sistema.

Se as E/S são previsíveis, definidas, conhecidas, mesmo que o sistema não seja

fechado

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Será estável, mecânico.

Se as E/S forem desconhecidas, indefinidas, e não predizíveis

Sistema adaptativo, orgânico.

Ex: motor de combustão interna

Sistema total – é aquele representado por todos os objetos, atributos e relações necessárias para a realização de um objetivo, dado um certo número de restrições. O objetivo do sistema total define a finalidade para que foram ordenados todos os objetos, atributos e relações do sistema, enquanto que as restrições do sistema são as limitações introduzidas em sua operação, que definem a fronteira do sistema e possibilitam explicitar as condições sob as quais ele deve operar

E: gasolina, ar

Subsistemas

S: potência e descarga

Como todo sistema é parte de um sistema maior, ele também é um subsistema.

Controle do Sistema

Para assegurar a operação apropriada do sistema, independentemente de sua classificação,

deve existir um processo de readaptação do sistema de acordo com a avaliação de seu

desempenho. (figura 3)

processo de feedback

Sem feedback, com propósitos reguladores, o sistema não pode se adaptar às mudanças das

entidades internas ou externas e está sujeito à decadência lenta – entropia.

Entrada

ativador

Sistema

comparador

sensor

Saída
Saída

Ex: controle dos níveis de temperatura de uma caldeira

Troca de óleo do motor

Troca da bateria do motor elétrico

Contratação de novos professores devido ao aumento no número de novos alunos

Entropia – tendência que os sistemas tem para o desgaste, para desintegração. À medida que a entropia aumenta os sistemas se decompõem em estados mais simples. Segundo Miller, à medida que aumenta a informação diminui a entropia, pois a informação é a base de configuração e da ordem.

Homeostasia: é o equilíbrio dinâmico entre as partes do sistema. Os sistemas têm uma tendência a se adaptar a fim de alcançarem um equilíbrio interno face às mudanças externas do meio ambiente.

A interface entre subsistemas consiste na troca e E/S de material, energia, informação, etc.

Sistemas de Informação

um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta, processa, armazena e distribui informações para apoiar a tomada de decisões, a coordenação e controle de uma organização. (Figura 4)

suporte à tomada de decisões, à coordenação e ao controle, esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos.

Elementos do SI

informação – dados apresentados em uma forma significativa e útil para os seres humanos. Dados, ao contrário, são correntes de fatos brutos que representam eventos que estão ocorrendo nas organizações ou no ambiente físico, antes de terem sido organizados e arranjados de uma forma que as pessoas possam entendê-los. Exemplo: considere uma caixa de supermecado:

Dados: detergente x, café y, bolacha z, arroz k Informação: Região de Vendas de São Carlos Loja: 112 Item descrição: unidades vendidas Total das vendas no ano:

3

arroz k

100

R$ 900,00

Realimentação ou feedback – um tipo particular de dados de entrada que gera dados resultantes das atividades do sistema e que retornam ao sistema:

Ex: relatórios semanais de vendas efetuadas por um vendedor (feedback para a empresa).

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AMBIENTE

Fornecedores Clientes ORGANIZAÇÃO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Processar Entrada Saída Classificar Organizar
Fornecedores
Clientes
ORGANIZAÇÃO
SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Processar
Entrada
Saída
Classificar
Organizar
Calcular

Agências

Acionistas

Concorrentes

Reguladoras

Figura 4 - Funções de um sistema de informação

sistema de processamento de dados – transforma dados em relatórios. O computador é a ferramenta

Ex: em um hospital: incluem observação de sinais vitais do paciente, preparação de remessas de medicamentos e registro das horas de trabalho dos enfermeiros e outros funcionários.

canais de comunicação – meios para transmitir as mensagens (informações) de um sistema para outro. Ex: sistema telefônico, correio, seminários, reuniões.

Exemplos de Si: SI de contabilidade, de controle de estoque

Objetivo do Sistema de Informação: A transformação dos dados em informação é a principal função de um SI.

Dentro de uma orientação de SI, os dados se tornam informação quando são a base sobre a qual possam ser tomada decisões eficientes e eficazes. A informação é usada para aumentar a probabilidade de que a decisão correta seja tomada.

No contexto empresarial:

Administração, figura 5, é o processo de transformação de informação em ação.

decisão

informação

feedback

ação

Figura 5 – Administração

SI orientar a tomada de decisão nos 3 diferentes níveis: operacional, tático e estratégico.

A informação deve ser recebida em tempo hábil para proporcionar as representações

desejadas. Pode ser que haja informações que não são mais necessárias após certo tempo.

A organização empresarial no contexto de SI:

Em uma empresa, os sistemas se desenvolvem em 2 dimensões:

Vertical: componentes da empresa

Horizontal: níveis de decisão na empresa.

Nível Estratégico – gerência de alto nível e planejamento a longo prazo pela organização.

Decisões estratégicas: ocorrem nos altos escalões da empresa, geram atos cujos efeitos são duradouros e difíceis de serem modificadas.

Presidente da companhia de petróleo – que novas fontes nossa companhia pode utilizar? Deveríamos desenvolver linhas alternativas em nossas negociações para ficarmos menos dependentes do setor de energia?

Secretário de Estado – que tipo de aliança produzirá melhores resultados, assegurando uma defesa forte contra nossos concorrentes? O que significa o último movimento militar no país X em termos de estratégia global?

Informações para planejamento estratégico e alto controle, são obtidas dos outros níveis de tomada de decisão.

Nível tático – supervisão e planejamento de atividades rotineiras (atividades de gerência por

um determinado período)

Decisões táticas: ocorrem nos escalões intermediários da empresa e geram atos de efeito a prazo mais curto, tendo menos impacto no funcionamento da empresa.

Gerente de Produção: qual o grau de complexidade de cada tarefa em andamento?

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qual é a ordem das tarefas a serem iniciadas? Como uma greve no suprimento de matéria prima afeta o esquema de produção? Fornecedor de material de construção: como ajustar nossos preços aos aumentos salariais e a escassez de certos materiais? devemos oferecer descontos?

Informações para planejamento e controle executivo. São utilizados relatórios mais regulares, estando mais preocupados com exceções existentes ou por vir.

Nível Operacional – atividades de trabalho ou tarefas de rotina da organização.

Decisões operacionais: ligadas ao controle operacional da empresa, visando alcançar os padrões de funcionamento pré-estabelecidos.

Responsável pela compra de equipamento hospitalar: o material cirúrgico já chegou? está em boas condições? Veio tudo o que foi encomendado neste mês? o que deve ser encomendado neste mês?

Responsável pela bagagem de companhias de aviação: qual a carga que deve ser retirado do avião que posou? Quanto tempo temos para isso? Há bagagem que precisa ser transferida para um vôo de conexão?

DIFERENTES TIPOS DE SISTEMAS Como existem diferentes interesses, especialidades e níveis em uma organização – existem diferentes tipos de sistemas. Nenhum sistema pode fornecer todas as informações de que uma empresa necessite. A Figura 6ilustra a organização dividida em níveis e suas áreas funcionais.

Nível Operacional – dá suporte aos gerentes operacionais, acompanhando atividades e transações elementares da organização, como vendas, contas a receber, depósitos à vista, folha de pagamento, concessão de crédito e fluxo de matérias-primas dentro de uma fábrica. O principal propósito de um sistema desse nível é responder a perguntas de rotina e acompanhar o fluxo de transações pela organização: quantas peças há no estoque? O que aconteceu com o pagamento do sr. X? Para responder a perguntas desse tipo, geralmente a informação deve ser de fácil acesso, atualizada e precisa. Exemplos de sistemas do nível operacional são: o de registro de depósitos bancários em terminais ou um que acompanhe o número de horas trabalhadas por dia pelos trabalhadores do chão-de-fábrica.

Sistemas do nível de conhecimento: dão suporte aos trabalhadores do conhecimento e de dados da organização. O propósito desses sistemas do nível é auxiliar a empresa comercial a integrar novas tecnologias ao negócio e ajudar a organização a controlar o fluxo de documentos. Exemplos: aplicações sob a forma de estações de trabalho e sistemas de automação de escritórios.

Gerentes Seniores Gerentes médios Nível Estratégico Nível gerencial

Gerentes Seniores

Gerentes médios

Nível Estratégico

Nível gerencial

Trabalhadores do conhecimento e de dados

Nível de conhecimento

Nível Operacional

Vendas e

marketing

fabricação

contabilidade

pessoal

finanças

Figura 6– Tipos de Sistemas de Informação (Laudon, 2004)

Sistemas do nível gerencial: atendem às atividades de monitoração, controle , tomada de decisões e procedimentos administrativos dos gerentes médios. As coisas estão indo bem? – é a principal consulta endereçada a esses sistemas. Esses sistemas têm a característica de produzir relatórios periódicos sobre as operações, em vez de informações instantâneas. Um exemplo é um aplicativo de controle de realocação que informa os custos totais da mudança, procura de moradia e financiamento imobiliário para funcionários de todas as divisões da empresa e indica se os custos reais excederam os orçados.

Alguns sistemas gerenciais apóiam a tomada de decisões não rotineiras. Nesse caso, se preocupam em responder perguntas do tipo E se?: qual seria o impacto sobre os programas de produção se as vendas dobrassem no mês X? O que aconteceria com nosso retorno sobre o investimento se a programação da fábrica fosse retardada em seis meses? As respostas para essas perguntas, quase sempre, exigem dados fora da organização, bem como dados internos, que não podem ser facilmente retirados dos aplicativos do nível operacional existentes.

Sistemas do nível estratégico: ajudam a gerência sênior a atacar e enfrentar questões estratégicas e tendências de longo prazo tanto na empresa quanto no ambiente externo. Sua principal preocupação é compatibilizar as mudanças no ambiente externo com a capacidade da organização. Quais serão os níveis de emprego em cinco anos? Quais são as tendências de longo prazo do custo do setor e onde nossa empresa se encaixa? Que produtos deveremos estar fazendo dentro de cinco anos?

Sistemas de informação também atendem às principais funções empresariais, como vendas e marketing, fabricação, finanças, contabilidade e recursos humanos.

Uma organização típica tem aplicativos nos quatro níveis citados acima. Por exemplo, a função de vendas geralmente tem um sistema de vendas do nível operacional para registrar resultados diários e processar pedidos. Um sistema do nível de conhecimento elabora displays promocionais dos produtos da empresa. Um do nível administrativo rastreia os resultados mensais de vendas por território e informa em quais territórios as vendas excederam ou não alcançaram os níveis esperados.

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SEIS TIPOS MAIS IMPORTANTES DE SISTEMAS

A organização tem sistemas de apoio executivo (SAE), sistemas de informação gerenciais

(SIG), sistemas de apoio à decisão (SAD), Sistemas de trabalhadores do conhecimento (STC), sistemas de automação de escritórios, sistemas de processamento de transações (SPT).

Exemplos de (SAEs): previsão quinzenal de tendências de vendas, plano operacional qüinqüenal, previsão qüinqüenal de orçamento, planejamento de lucros, planejamento de pessoal.

Exemplos de SIGs: gerenciamento de vendas, controle de estoque, orçamento anual, análise

de investimento de recursos, análise de realocação.

Exemplos de SADs: análise das vendas por região, programação da produção, análise de custos, análise de custo de contratos.

Exemplos de STCs: estações de trabalho de engenharia, estações de trabalho gráficas, estações de trabalho administrativas.

Exemplos de sistemas de automação de escritório: edição de texto, tratamento de digitalização

de imagens, agendas eletrônicas.

Esemplos de SPTs: acompanhamento de pedidos, processamento de pedidos, negociação de seguros, gerenciamento do caixa, folha de pagamento, contas a pagar, contas a receber.

Tabela 1 – Características dos Sistemas de Processamento da Informação

Tipo do

Informação de entrada

Processamento

Informação de

usuários

sistema

saída

SAE

Dados agregados:

Gráficos,

Projeções;

Gerentes seniores

externos, internos

simulações,

consultas

interatividade

SAD

Baixo volume de dados ou banco de dados; modelos analíticos e ferramentas de análise de dos

Interatividade;

Relatórios

Profissionais,

simulações:

especiais: análise

assessores da

análise

de decisão;

gerência

consultas

SIG

Sumário das transações: alto volume de dados:

Relatórios de rotina: modelos simples: análise de baixo nível

Relatório sumários e de exceções

Gerentes médios

versões simplificadas.

STC

Especificações de projeto: base de conhecimentos

Modelagem:

Modelos:

Profissionais,

simulações

gráficos

pessoal técnico

Automação

Documentos,

Gerenciamento

Documentos,

Funcionário s de escritório

de escritório

cronograma

de documentos;

cronogramas,

programação;

correspondência

 

comunicação

SPT

Transações, eventos

Classificação:

Relatórios

Operadores;

listagem; junção,

detalhados: listas,

supervisores.

atualização

resumos

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ORGANIZAÇÃO: é uma estrutura social estável e formal que retira recursos do ambiente e os processa para processa para produzir resultados. Essa definição foca três elementos: capital e trabalho são os fatores primários de produção fornecidos pelo ambiente. A organização (empresa) transforma essas entradas em produtos e serviços por meio de uma função de produção. Os produtos e serviços são consumidos pelos ambientes, que os devolvem como entradas de suprimento, figura 7

Organizações Fatores Intervenientes Ambiente Cultura Estrutura Procedimentos padrão Processos de negócio
Organizações
Fatores Intervenientes
Ambiente
Cultura
Estrutura
Procedimentos padrão
Processos de negócio
Tecnologia de
Informação
Políticas
Decisões administrativas
Acaso

Figura 7 - O relacionamento de duas vias entre as organizações e tecnologia de informação.

Características Estruturais de todas as Organizações: clara divisão de trabalho, hierarquia, regras e procedimentos explícitos, julgamentos imparciais, qualificações técnicas para cargos, máxima eficiência organizacional.

As organizações podem influenciar o uso de tecnologia de informação (TI)de diversas maneiras:

a) por meio de decisões sobre as configurações técnicas e organizacionais dos sistemas.

b) Pelas decisões sobre quem irá projetar, montar e manter a sua infra-estrutura de TI – essas decisões determinam como os serviços de TI serão entregues.

Departamento de Sistemas de Informação – é o responsável pelos serviços tecnológicos – manutenção de equipamentos (hardware), programas (software), armazenagem de dados e redes que compreendem a infra-estrutura de TI da empresa. Esse departamento é composto por especialistas como: programadores, analistas de sistemas, lideres de projeto, gerentes de SI. Muitas empresas têm um executivo-chefe de informática no comando de um departamento de SI. Usuários finais – são representantes de departamentos externos ao grupo de sistemas de informação para quem as aplicações são desenvolvidas.

Há dois tipos de Organização:

a) Informal: surge naturalmente como fruto da interação social dos seus membros. Podem existir muitas dentro da empresa. A liderança está ligada mais às qualidades pessoais do indivíduo do que à posição hierárquica dentro da empresa.

b) Formal Estrutura Organizacional é concebida como o agrupamento das atividades necessárias para realizar objetivos e planos, a atribuição dessas atividades e setores especializados, a delegação e coordenação da autoridade.

Componentes: autoridade, responsabilidade e comunicação.

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A coordenação da estrutura Organizacional somente será efetiva se houver Sistemas de Informação administrativos, perfeitamente ajustados à realidade e que representem um conjunto de eventos inter-relacionados de forma a alcançar objetivos pré-estabelecidos.

Pessoas

Estrutura

Tarefas Tecnologia Cultura
Tarefas
Tecnologia
Cultura
Missão Objetivos Programas Estratégias Metas
Missão
Objetivos
Programas
Estratégias Metas

Elementos da Escolha estratégica para uma unidade de negócio.

Missão

o O negócio em que a organização está envolvida.

A missão da empresa é uma declaração única que representa a sua identidade

estabelecendo o seu objetivo mais amplo. Ela fornece uma descrição ampla do propósito e política da organização.

Objetivos

Posições futuras desejadas nos papéis da organização Um objetivo é uma sentença geral sobre a direção que a organização pretende alcançar em uma área específica sem exprimir um alvo específico a ser alcançado em momentos específicos no tempo. Os objetivos da empresa referem-se geralmente a:

 

- aumentar, maximizar, expandir algo;

- diminuir, minimizar ou contrair algo;

- manter algo

Exemplos de Objetivos da empresa:

- Maximizar a rentabilidade das operações

- Minimizar os custos de fabricação

- Manter a liderança de mercado nos produtos da linha de produtos domésticos.

Estratégia

A direção geral na qual os objetivos devem ser alcançados

A

estratégia é um padrão de políticas e planos que especifica como uma

organização deve funcionar num determinado período. Uma estratégia pode

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definir áreas para desenvolvimento de produtos, técnicas para responder à competição, meios de financiamento, tamanho da organização, imagem que a empresa irá projetar, etc.

Metas

Alvos específicos a serem atingidos em pontos específicos do tempo Uma meta é a transformação operacional de um ou mais objetivo

Programas

Conjunto de atividades que consome recursos através das quais as estratégias são implementadas e as metas alcançadas.

Missão

Fornecimento de componentes de sistemas para o mercado mundial de ar condicionado não residencial.

Objetivos

Retorno de no mínimo 15% sobre o investimento Imagem social mais consciente

Estratégia

Produtos existentes com sustentação do mercado

Produtos existentes em novos mercados (a) exterior (b) limitado –melhora de imagem Novos produtos em mercados existentes (imagem significativamente

melhorada)

Metas

a) 8% de retorno, 5% de melhora na produtividade, sustentação da imagem

b) 9% de retorno, 15% de melhora na produtividade acumulada, melhora da imagem no segundo ano.

c) 12% de retorno, 25% de melhora na produtividade acumulada, melhora significativa da imagem no terceiro ano.

d) 15% de retorno, 30% de melhora na produtividade acumulada no quarto ano.

Programas

Programa de aperfeiçoamento do custo do produto Programa de aperfeiçoamento de capital de giro Programa de avaliação da imagem Programa de reprojeto de produto Programa de certificação de produto Programa de desenvolvimento de produto.

MODELOS DE NEGÓCIO DE INTERNET A Internet pode ajudar as empresas a criar e capturar lucros de novas maneiras, agregando valor extra a produtos e serviços existentes ou provendo as fundações para novos produtos e serviços. A tabela 2 descreve alguns importantes modelos de negócio de Internet que surgiram.

Tabela 2 – Modelos de Negócio de Internet

Categoria

Descrição

Exemplos

Loja virtual

Vende produtos diretamente a consumidores ou a empresas individuais.

Amazom.com

Corretora

de

Provê informações sobre produto, preços e disponibilidade a indivíduos e empresas. Gera receita com a colocação de anúncios ou indicando compradores aos vendedores.

Edmunds.com

informações

Kbb.com

Provedora

de

Gera receitas provendo conteúdo digital, tal como noticias, musica, foto ou vídeos digitais pela Web. O cliente pode pagar pelo

PhotoDisc.com,

conteúdo

Folha online

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acesso ao conteúdo ou pode-se gerar receita pela venda de espaço de propaganda.

 

Provedora

de

Provê serviços on-line para indivíduos e empresas. Gera receita a partir de taxas de inscrição ou comissões de transação, propaganda ou coleta de informações de marketing dos usuários.

Xdrive.com

serviços on-line

Employease.com

Comunidade

Provê um local de reunião on-line onde as pessoas que tenham interesses semelhantes possam se comunicar e descobrir informações úteis

Geocities.com

virtual

Portal

Provê um ponto inicial de entrada na Web juntamente com conteúdo especializado e outros serviços

Yahoo.com.

MSN.com