Classificação

Quanto ao Trânsito Quanto a Natureza Quanto a Tramitação Quanto ao Destinatário

Interna: Âmbito da Instituição

Funcional: abrange quem
e Sem medida de salva Ostensiva (Sem medida de salva-guarda) Normal
estiver no cargo/função
guarda

Urgente: Tratamento preferencial face a assunto

Externa: Entre PMs e o Sigilosa (Secreta, Confidencial ou Reservada): De conhecimento restrito e Pessoal: é nominal e não
indispensável ou imprescindível. Admite Fax/E-
público externo. medidas especiais de salvaguarda para custódia e divulgação. abrange interino.
mail/...

Documentos

Atestado Certidão Carta/Cartão Despacho Memorando Mensagem

Transita em âmbito
interno do órgão.
Autoridade descreve fatos Complementa documentaçã Seu conteúdo Para uso
Autoridade afirma consignadosem registros oficiais  Manifestação de pensamento o em trânsito. pode versar sobre emcanal de
a veracidade de ato ou pessoal sobre assunto
tudo (Ordens, EMou canal
fato de que temconhecimento É revestido de formalidades legais de interesse social Pode ser manuscrito.
recomendações, técnico.
decisões, ...).Simplifica
do

Informação Ofício Ordem de Serviço Parte Requerimento

Fornece esclarecimentos ou Entre autoridades PM e destas com Determinação a subordinado Dirigida ao superior Endereçado diretame
informaçõespor ordem ou o público externopara prestar imediado, onde o PM relata nte à autoridade
solicitação. esclarecimentos ou informação. (Providências, execução de atos ou fatos, ou pede competente, requere
atividades ou serviços) providências ndo a satisfação de
Âmbito interno um direito ou
interesse(pretensão).
Na 2ª linha. OBJETO:
(maiúscula) + resumo
do que se requer;
Documentos

Atestado Certidão Carta/Cartão Despacho Memorando Mensagem

No caso de civil:
Nome, RG, filiação e
residência

Canal de comunicação

de comando técnico de Estado Maior

Liga diretamente os sistemas de

Obedece a ascendência hierárquica Liga diretamente as seções do EM (entre
administração da PM (SIPL, SISJD, SIRH)
(Normal) entre autoridades autoridades)
em razão de assunto técnico

Observações:

 A representação do RDPM deve ser endereçada diretamente ao superior imediato de quem cometeu o ato irregular.
 Ver art. 16. A tramitação de documento compete ao Cmt da OPM (ch ou dir) para racionalizar ou simplificar.
 Ver art. 21. Contagem de prazo: Inicio é na entrada do documento, término é na expedição.
o Exceção: Sindicância conta o prazo da lavratura do termo de recebimento, que pode ser lavrado até 5 dias depois. No caso de IPM conta da instauração se for Indiciado solto,
da prisão se for indicado preso.

Ver art. 23. comunicação urgente pode ser utilizado qualquer meio de comunicação

Regras de Redação

sobriedade clareza concisão precisão

simples s/ ser vulgar perfeito entendimento s/ aspectos subjetivos emprego exato dos vocábulos
Pronome de tratamento:
 Na PM (Pode abreviar)
o Vossa Senhoria (V. S.ª); Senhora (Sr.ª); Senhor (Sr) 3º pessoa → Qualquer pessoa (Até mesmo CMT GERAL em RELAÇÕES CORRENTES).
o Vossa Excelência (V.Ex.ª) → Cmt Geral (Conforme as I-21-PM, Somente em RELAÇÕES FORMAIS).
 Externa
o JUIZ DE DIREITO
 Excelentíssimo Meritíssimo Juiz.
o ECLESIÁSTICOS
 Vossa Eminência → cardeais;
 Vossa Excelência Reverendíssima → bispos e arcebispos;
 Vossa Reverência → demais.
o OUTROS
 Civis → Ilustríssimo Senhor;
 Militares → Senhor (Sr.)

Regras de cordialidade:

 PM e FA → Dispensam-se fórmulas de cortesia (Não se usa entre militares, porém não é uma vedação ou proibição);
 EXTERNA → Usa-se!

Observações: Para autoridades estrangeiras usar Português e, quando possível uma versão no idioma do destinatário; fundamentar as decisões, evitando expressões redundantes e evasivas.
Cabeçalho:

 Correspondências Externas e Internas

o Brasão do Estado
o WWW da PM (Times New Roman, tamanho 8)
o E-mail da OPM (Times New Roman, tamanho 8)
o Selo de Qualidade (Opcional e somente se dentro do prazo de validade)
 Complementar na Externa
o Endereço e Telefone da OPM (Times New Roman, tamanho 8)

Rodapé: 

 Fonte: Times New Roman, tamanho 7, em negrito, itálico, centralizado, entre aspas e sob um traço, sendo inserida apenas na última folha.
 Fundamentação: 
o Preâmbulo da CF;88 cita "promulgamos, sob a proteção de Deus, a seguinte CONSTITUIÇÃO"
o A Cédula de real: A expressão "Deus seja louvado” impressa nas cédulas.

Texto: O verso PODERÁ (não é deverá) ser utilizado para continuação do texto nos textos EXCLUSIVAMENTE internos; despachos na ÚLTIMA FOLHA do documento;
Numeração: Desdobrado em itens, subitens e divisões; itens iniciados com letra maiúscula; subitens/divisões iniciados em letra minúscula; numeração obrigatória nos docs internos e facultativa
nos externos; item único dispensa numeração EXCETO se composto de subitens.
Fecho e Assinatura: Correspondência de responsabilidade do Cmt/Ch/Dir e deve por eles ser assinada;

 Interino → assina termina com Interino; ;

 Substituto → assinatura tem responde pelo (Resp p/) + cargo/função;
 Na ausência do Cm t → No impedimento de, no lugar da assinatura e a assinatura do substituto abaixo da última linha 2 espaços.

Observações: PMESP p/ FA dispensa fórmulas de cortesia; Corresp. Manuscritas usam carimbo; interino + 10 dias; substituto =< 10 dias.
Delegação é possível?:

 SIM → SOMENTE para documentos de mero expediente, utilizar "Incumbiu-me”.

o Deve publicar em BI o que e a quem deve ser delegado, Produzirá efeitos como se emanados da própria autoridade.
 NÃO → É PROIBIDO para doutrinas, Justiça e Disciplina, política do órgão, decisões, doc pessoais ou destinada a autoridade superior.
 Cmt/Ch/Dir → poderão delegar as assinaturas e rubrica de cópias para seus subordinados.

Abreviaturas:

 Interna:
o Não flexionam no plural;
o Letras maiúsculas se só c/ iniciais, sem ponto;
o de uso livre na correspondência interna ou com outras PM e FA;
o data-hora só interno 16AGO14.
 Externa - É PROIBIDO - NÃO PODE.

Siglas:

 Interna: PERMITIDO.
 Externa: É possível ser utilizada se precedida de significado na 1ª vez que for utilizada. Data hora deve ser por extenso.

Numeração → Cabe ao Cmt/Ch/Dir. Deve ser numérico, sendo vedado a utilização de letras.
Cópias de documentos:

1. DEVER-se a tirar cópia p/ arquivo na OPM;

2. PODER-se a enviar cópia às autoridades interessadas no assunto c/ a expressão "Para Conhecimento”;
3. Cópias de docs circulares, EXCETO do EM, devem ter assinatura de próprio punho;
4. Cmt/Ch/Dir, que não do EM, assinam apenas os originais; 
5. Fornecimento de cópia precedido de autorização do Ch da repartição.

As cópias podem ser

SIMPLES AUTENTICADA AUTÊNTICA

(c/ carimbo de autenticação)

(c/ a palavra CÓPIA no alto)  Por Militar ou Servidor Público:

Deve-se comparar com o original
 Reprodução de Documento (cortejar)
 Por Tabelião: Não precisa
comparar.
É aquela digitada em "inteiro teor",
vai sem assinatura
(2ª Via) (cópia de "Português")

Do Registro, Controle, Arquivo e Destruição de Docs e Processos

Do Registro Do Arquivo Da Destruição de Docs e Processos

 Prioridade para os Urgentes (registro e andamento Onde: doc ostensivo

Do Registro, Controle, Arquivo e Destruição de Docs e Processos
Do Registro
imediato).
 Cópias e certidões → só chefe da seção e
mediante solicitação e pagamento de custas e taxas.
Do Arquivo Da Destruição de Docs e Processos
 OPM do destinatária ou de quem proferiu o
 Poderão após 1 ano de arquivo (incinera)
Despacho final.
 Já solucionados e não demande consulta futura.
Como:
doc de boletins, instruções, históricos e operações
 Despacho final que indica a solução,
 Ficam obrigatoriamente na sede da OPM
 Expressão ARQUIVE-SE (maiúscula) p/
arquivamento;
EXCEÇÃO:
doc de finanças, material permanente, Justiça e Disciplina
Responsabilidades
 Dependem de autorização superior, provocada
 protocolista e arquivista: p/ arquivamento de docs s/
pelo Cmt/Ch/Dir do órgão, p/ descarga;
o despacho;
 Doc descarregados incinera
 autoridades: determinação de arquivamento c/
solução pendente; doc que não podem ser descarregados
Correspondência sigilosa
 Após 5 anos na OPM poderãoirpara o Arquivo
Central da PM.
 Protocolo e arquivo especial
 De acordo com suas normas.
 Arquivo, via Oficial de Informações (P2).
Processos
Do Inicio
 Processo é a sucessão de
procedimentos, cronologicamente
juntados que instruem a autoridade
competente para a decisão final.
 Inicia com o expediente que a ele
deu origem.
 Cada volume 200 folhas, termos de
abertura e encerramento ao atingirem
este limite. só tramitam juntos
Nenhum processo poderá permanecer em poder de outro órgão por mais de 5 dias úteis, salvo se lei, decreto ou regulamento prever outro prazo.!
O Encaminhamento poderá ser feito por meio:
de OFÍCIO
Para autoridade estranha à
Instituição e eventualmente entre órgãos
Da Instrução
 Referências devem indicar o
número da folha;
 cópias e certidões fornecidas
mediante solicitação e pagamento de
taxas do interessado.
de INFORMAÇÃO
Para encaminhar requerimentos e (ao
mesmo tempo) prestar informaçãosobre o
requerido;
Da Juntada e Desentranhamento
Juntada:
 Pode ser de original, cópia
autenticada, transcrição ou cópia de
publicação em órgão oficial.
Desentranhamento:
 após o despacho final e mediante
ordem expressa no corpo do documento.
de PARTE
Para encaminhar expediente de
subordinado p/ superior, no mesmo órgão,
Da Incorporação e Apensamento
Incorporação:
 Juntada de dois ou mais processos
de forma definitiva.
 Mesmo assunto e Mesmo
Interessado
 Prevalece o número do mais antigo.
Apensamento:
 Juntada de dois ou mais processos
de forma temporária
de DESPACHO
Para encaminhar entre órgãos de direção,
destes p/ os demais, de superior p/
subordinado e num mesmo órgão.
 Despachos

Decisórios Interlocutórios Ordenatórios

Despacho final, encerra a questão (põe termo a questão) São decisões que não resolve definitivamente a questão Para dar andamento do processo

Podem ser Manuscritos;
Entre órgãos de direção, destes p/ os demais, de superior p/ subordinado e num mesmo órgão.
O cancelamentos de despachos será c/ 2 riscos transversais sobre o texto e a expressão CANCELADO entre eles.

Uso dos Carimbos

COM GRAU DE SIGILO DEMAIS MAIS DE UM

Nas margens superior e inferior Somente margem superior Um ao lado do outro

Do Envelopamento:

 Será envelopado quando for: sigilosa, encaminhada de forma externa, por meio do serviço postal, estafeta ou mensageiro;
 Os documentos secretos serão encerrados em envelopes duplos;
 Os documentos deverão ser dobrados o menos possível e o lado que contém o texto deverá estar voltado para a parte interna da dobra e não do envelope

Nome de personalidade ou vulto que homenageia OPM: somente deve constar em documentos da própria OPM.