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E Book Curso Tecnicas de Secretariado e Trabalho Administrativo A2LA2L
E Book Curso Tecnicas de Secretariado e Trabalho Administrativo A2LA2L
de secretariado
e trabalho
administrativo
Título
Técnicas de Secretariado e Trabalho Administrativo
Autora
Anabela Lourenço
É proibida a reprodução total ou parcial por quaisquer meios, sem autorização escrita
da Angola2learn.
© Luanda, 2015
Índice
Módulo 1
Organização e gestão do posto de trabalho 5
Módulo 2
Circuito da documentação 12
Módulo 3
Comunicação na empresa: presencial e telefónica 33
Módulo 4
Organização e gestão do arquivo 45
Módulo 5
Técnicas de atendimento 68
Módulo 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa 83
Módulo 7
Técnicas de normalização da documentação 109
MÓDULO 1
Organização e gestão do posto de trabalho
Módulo 1
Organização e gestão do posto de trabalho
Objectivos
Para que a empresa funcione é necessário que todos os que nela trabalham e nela
estão envolvidos saibam exactamente o que lhes compete fazer. Neste sentido,
é fundamental que os responsáveis especifiquem as funções, ou seja, o conjunto
de tarefas e actividades que cada indivíduo irá desempenhar.
Zezinha
Tchissola
Antónia
Wilson Isabel
Luana
Edu
Francisco
Ulica Mário
José
5
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 1
Organização e gestão do posto de trabalho
A organização da empresa traduz a coordenação entre os vários recursos,
com a implantação de um determinado método de trabalho, e que permite o
funcionamento eficiente da empresa.
Tesouraria
Gestão Contabilidade
financeira Vendas
Atendimento
Marketing Produção
Administração
Publicidade
Recursos Secretariado
humanos
Conceito de Ergonomia
6
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 1
Organização e gestão do posto de trabalho
Objectivos da Ergonomia
• C
oncepção de postos e métodos de trabalho, ferramentas, máquinas e
mobiliário.
• S
ensibilização, informação e formação sobre os métodos e técnicas mais
adequadas para a realização das tarefas.
• A
ssegurar uma boa acessibilidade ao posto de trabalho, equipamentos
e ferramentas.
7
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 1
Organização e gestão do posto de trabalho
• D
isponibilizar ferramentas e equipamentos que obedeçam aos critérios
ergonómicos.
• A
ssegurar condições ambientais (ruído, iluminação, temperatura confortá-
veis e isentas de risco.
• C
ontrolos e objectos necessários posicionados a uma altura infe-
rior à dos ombros.
8
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 1
Organização e gestão do posto de trabalho
4. Orientações para posto de trabalho com ecrã
• T
eclado o mais horizontal possível, à altura do cotovelo e no alinhamento
do corpo.
A posição de trabalho
• M
antenha a cabeça e o pescoço em
posição recta e ombros relaxados.
• E
crã na altura dos olhos e cerca de um
antebraço de distância ou 45 cm a 70 cm.
• M
antenha o antebraço, punho e mãos em
linha recta (posição neutra do punho) em
relação ao teclado.
9
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 1
Organização e gestão do posto de trabalho
• Mantenha o cotovelo junto ao corpo num ângulo de 90º.
• M
antenha a região lombar apoiada no encosto da cadeira ou no suporte
das costas.
• M
antenha um espaço entre a dobra do joelho e a extremidade final da
cadeira.
Condições ambientais
• O
utra condição a ter em consideração para a saúde é o espaço visual; assim
é fundamental escolher correctamente o tipo de luz e a sua intensidade.
A luz nunca deve incidir directamente nos olhos, devem existir estores ou
persianas nas janelas, os ecrãs devem estar protegidos com filtros anti-
-reflexo nos terminais.
Deverá existir uma adaptação adequada da luz fluorescente e halogénea,
também deverá haver uma combinação entre luz natural e luz artificial,
para que directa e indirectamente contribuam para uma boa visibilidade,
reduzindo a fadiga visual e contribuindo para o bem-estar físico e
psicológico do/a trabalhador/a.
10
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 1
Organização e gestão do posto de trabalho
• Ruídos e vibrações sonoras também são uma condição a ter em conta no
local de trabalho. Estes, para além de causarem problemas físicos, podem
ainda provocar danos irreversíveis na audição, sendo que também podem
causar uma enorme irritabilidade, sendo prejudicial a nível psicológico.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
Módulo 2
Circuito da documentação
Objectivos
Conceito de documento
12
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
Tipos de documentos
Documentação externa - não foi criada nem aprovada pela empresa, mas é
necessário para o funcionamento da mesma.
Exemplos: Catálogo de fornecedores, ofícios, curriculum vitae, etc.
• q
uanto ao valor - administrativo, fiscal, informativo, legal
permanente, primário, probatório1 e secundário;
• q
uanto ao valor - administrativo, fiscal, informativo, legal permanente,
primário, probatório e secundário;
• quanto ao género:
–– textos: documentos impressos e manuscritos;
–– cartográficos: documentos com representações geográficas;
–– iconográficos: documentos que contêm imagens estáticas (fotos);
–– filmográficos: documentos de audiovisual;
–– sonoros: documentos contendo registos fonográficos;
–– micrográficos: microfilme e microficha;
–– informáticos: HD, pen, disquete, CD, etc.
1
Relativo a prova, que contém ou serve de prova.
2
Que se faz para ser visto; que se pode mostrar.
13
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
A comunicação interna
B. Reuniões e assembleias
C. Relatórios
Notas internas
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
Embora com características diferentes, as diferentes notas internas possuem,
regra geral, formato próprio, a ser preenchido à mão ou informaticamente, e um
espaço para a mensagem. São notas internas os seguintes documentos:
• Avisos.
• Comunicados.
• Memorandos.
• Etc.
Correspondência interna
Para que o seu circuito seja eficiente é necessário que lhe seja dado um tratamento
atento por parte do profissional de secretariado.
• a
fixar os avisos de carácter geral em locais apropriados, por forma a que
todos os interessados tenham acesso a esta informação;
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
• r eduzir a escrito e em impresso próprio as mensagens telefónicas recebidas
e fazê-las chegar de imediato ao destinatário;
B. REUNIÕES E ASSEMBLEIAS
Convocatórias
• O
rdem de trabalhos, descrição pormenorizada dos assuntos que motivaram
a convocatória da reunião.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
Exemplo de convocatória:
CONVOCATÓRIA
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
Actas
Estrutura da acta
• D
esenvolvimento da reunião: informa sobre o que tratou, especificando
(se necessário) os intervenientes e as opiniões apresentadas.
18
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
Exemplo/Modelo de uma acta:
Acta
Local, data
Assinaturas:
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
C. Relatórios
Relatórios
São, portanto, exposições escritas de informação e acção nas quais o seu redactor
interpreta e analisa factos, propondo soluções e formulando juízos, com vista a
uma decisão.
2. R
ecolher informação sobre a entidade ou o assunto do relatório.
Esta informação pode obter-se através de consulta de documentos,
investigação «no terreno» e pode incluir inquéritos ou entrevistas.
Esquema
de relatório
ntroduçã 2. c
orpo
onclusõ
e
i C
o
3.
1.
20
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
Apresentam-se de seguida alguns dos requisitos da comunicação interna.
• Conhecimento do destinatário.
• Clareza.
• Concisão.
• Compreensão.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
Correspondência recebida
Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser colocado o respectivo
carimbo da entrada contendo a data e o número da entrada.
Recolha do correio
Verificação da correspondência
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
Selecção da correspondência
A correspondência particular também não deve ser aberta, mas sim dirigida aos
respectivos destinatários. A correspondência dita ostensiva ou patente, é que vai
entrar no circuito de tratamento.
Abertura da correspondência
são normalmente mal dobradas e quando são inseridas nos sobrescritos ficam,
por vezes, coladas no interior.
23
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
A abertura pode ser realizada de duas formas.
• C
om a ajuda de máquinas: utilizam-se guilhotinas
(manuais e eléctricas) que permitem uma maior
rapidez de execução do trabalho, o que se
justifica para grandes empresas que recebem
muita correspondência.
Datar a correspondência
A leitura dos documentos vai permitir a sua selecção por secções, sempre que o
documento for importante compete ao profissional de secretariado tirar fotocópia
do sobrescrito.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
É o sistema de classificação que permite a ordenação do material de acordo com
o seu conteúdo (assunto).
Distribuição da correspondência
Leitura da correspondência
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
pondência recebida, agrupando-a depois, de acordo com a sua natureza, em
correspondência normal e correspondência especial (ex: cartas urgentes).
Resposta ou Arquivo
• n
ão se deve adiar a resolução de assuntos pendentes, tornando-os
eternamente esquecidos.
Correspondência expedida
Preparação da correspondência
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
2. A resposta pode ser executada de diversas formas:
• d
itado directo, em que o/a dactilógrafo/a ou processador/a de texto
executa directamente o texto que lhe é transmitido;
• d
itado indirecto, onde o/a dactilógrafo/a ou o processador/a de texto
executa o texto através de uma minuta, de um registo que estenografou
ou um registo gravado num dictafone.
• Referência.
• Tipo de documento.
• Data.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
• Nome e morada
• Assunto
O termo e-mail é aplicado tanto aos sistemas que utilizam a Internet e que são
baseados nos protocolos POP3, IMAP e SMTP, como àqueles sistemas conhecidos
como intranets, que permitem a troca de mensagens dentro de uma empresa ou
organização e que são, normalmente, baseados em protocolos dos proprietários.
O correio electrónico é mais antigo que a internet, e foi, de facto, uma ferramenta
crucial para os serviços de comunicação globais.
E-mail do
destinatário
Cabeçalho
Outros destinatários
– embora não
sendo os principais
destinatários,
também recebem o Assunto
e-mail
Corpo
Texto da mensagem
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
Áreas de aplicação
Esta é uma das formas mais usadas para o estabelecimento de comunicações por
meio do computador.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
Tratamento do correio electrónico
Esta é a mais comum a ser usada, mas também uma das mais eficazes.
No entanto, poderá não ser suficiente criar algumas pastas por tópicos. Muito
provavelmente e dependendo da variedade de tópicos e do tipo de assuntos que
trate por e-mail, poderá ser necessário criar subpastas dentro dessas pastas.
Seja qual for o programa de e-mail que você utilize, este terá certamente esta
opção.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
3. Manter a Inbox/Caixa de entrada limpa
É muito importante, na medida em que lhe permite dedicar mais atenção aos
e-mails à medida que estes vão chegando.
4. Criar regras
Desta forma, automatiza um processo recorrente que sempre lhe toma mais algum
tempo e mantém a Inbox ou Caixa de entrada mais limpa.
Para aqueles e-mails que não são urgentes, mas que quer ou precisa de lhes
31
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 2
Circuito da documentação
dedicar atenção mais tarde, a criação de uma pasta de «Pendentes» pode ser
uma solução interessante que o(a) ajude a, por um lado a manter a Inbox/Caixa de
entrada mais limpa, e por outro a manter os e-mails mais organizados.
Desta forma, também poderá sempre definir algum momento do dia, em que terá
mais tempo para dedicar exclusivamente a estes e-mails, de forma a não deixar
que eles se acumulem.
É muito simples e muito útil, atribui um número ao início do nome das pastas para
que as pastas mais importantes sejam as primeiras da lista de pastas. Isto porque
o programa de e-mail muito possivelmente listará as suas pastas por ordem
alfabética e isso poderá esconder algumas pastas mais importantes.
Por exemplo, ao criar uma pasta para «Pendentes», será muito importante e útil
que essa pasta fosse das primeiras da lista, para isso, bastará mudar o nome da
pasta de «Pendentes» para «1 – Pendentes». Assim, a pasta ficará sempre no
início da lista independentemente da quantidade de pastas que vier a criar no
futuro, a não ser que criasse uma pasta começada por zero.
Pode optar por uma organização anual por exemplo. Neste caso, tudo o que for
do ano de 2013 estará dentro de uma «pasta mãe» chamada «2014» e assim
sucessivamente.
O mesmo se pode aplicar aos e-mails antigos, pois sabendo o ano em que
algo aconteceu, bastará ver ou pesquisar na «pasta mãe» desse ano. Caso não
encontre, pode sempre procurar no modo de pesquisa para todas as pastas.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 3
Comunicação na empresa: presencial e telefónica
Módulo 3
Comunicação na empresa: presencial e telefónica
Objectivos
33
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 3
Comunicação na empresa: presencial e telefónica
Os elementos da comunicação
Mensagem Feedback
descodificar
canal
Emissor
Receptor
Mensagem
Canal
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 3
Comunicação na empresa: presencial e telefónica
O Emissor ao elaborar uma mensagem deve verificar se:
Emissor
Receptor Mensagem
Geral
Feedback
Linguagem não-verbal
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 3
Comunicação na empresa: presencial e telefónica
Com frequência recebemos e emitimos mensagens sem ser através da linguagem
verbal, mas sim através de:
1. Gestos
2. Postura
3. Expressões faciais
4. Silêncios
5. Tom de voz
6. Pronúncia
7. Roupas e adornos
8. Etc.
Esta comunicação pode não ser consciente nem mesmo intencional, mas conhecer
o seu valor e a sua importância quer para nós quer para os outros, é essencial
para evitar rupturas ou bloqueios da comunicação.
Normalmente, temos tendência para confiar mais nas pessoas cujas mensagens
não-verbais se adequam e reforçam as suas mensagens verbais.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 3
Comunicação na empresa: presencial e telefónica
Quando estas revelam sentimentos contrários à mensagem gera-se um clima de
desconfiança e de falsidade significativa.
1. Os gestos
Uma postura rígida pode significar resistência à interacção, enquanto que uma
postura ligeiramente inclinada para o interlocutor favorece a escuta e a empatia.
• b
raços cruzados, mãos nos bolsos ou mãos atrás das costas, impedem
uma interacção aberta e favorável à comunicação;
37
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 3
Comunicação na empresa: presencial e telefónica
• q
uando se fala deve-se elevar ligeiramente as mãos, utilizando gestos que
reforcem a comunicação verbal;
Deve evitar:
• braços cruzados;
• mãos na cintura;
• gestos agressivos;
• apontar o dedo.
3. Expressões faciais
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 3
Comunicação na empresa: presencial e telefónica
É comum afirmar-se que os olhos são o espelho da alma. Por exemplo, olhar
o interlocutor por cima dos óculos pode ser interpretado como um sinal de
desconfiança. Ou franzir a sobrancelha enquanto o interlocutor se manifesta,
pode bloquear a sua comunicação.
4. Silêncios
Existem vários tipos de silêncio, cada um com o seu significado, cada ser humano
tem que aprender a dar significado ao silêncio dos outros. Uma vez que, ser
sensível aos silêncios dos outros e aprender a interpretá-los, é uma exigência da
comunicação.
Assim, os silêncios:
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 3
Comunicação na empresa: presencial e telefónica
Cuidados a ter com a voz, quer na comunicação presencial quer na comunicação
telefónica:
• Projecção
A voz deve ser projectada para que o interlocutor a ouça, considerando a
distância a que encontra em presença; ao telefone, mantenha o receptor
à distância de 3 a 5 cm dos lábios.
• Articulação
Não se deve arrastar, nem comer palavras. Deve-se abrir a boca e mexer
os lábios. As palavras ao serem bem articuladas evitam a ambiguidade.
• Pronúncia
Não se deve preocupar com o sotaque, mas em pronunciar bem as palavras
todas.
• Enunciação
Expor ou exprimir em termos claros.
• Velocidades
Em média, devem pronunciar-se 120 palavras por minuto.
• Tom
Não deve ser nem muito alto nem muito baixo. Deve revelar confiança e
interesse.
• Timbre
O grave é o melhor.
• Modulação
É um excelente meio para manter o interesse e a implicação do interlocutor
(é o oposto à monocórdia).
6. Roupas e adornos
A maneira de vestir comunica algo aos outros, através das cores, dos tecidos e
dos modelos que usamos. Tal como os penteados e os adornos. Assim, vestimo-
-nos de modo diferente consoante as ocasiões e locais a onde nos dirigimos.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 3
Comunicação na empresa: presencial e telefónica
No exercício do desempenho profissional, o vestuário e os adornos devem ser
adequados ao cargo e às funções e deve corresponder às expectativas das
pessoas com quem interagimos.
O/a profissional deve sentir-se confortável e à vontade, mas o modo de vestir não
deve constituir um elemento de distracção e perturbador da comunicação.
Para tornar a sua comunicação eficaz deve ter em atenção o que a seguir se
enuncia.
• Ser breve.
• Mostrar-se interessado/a.
• Escutar o outro.
• Ser simpático/a.
• Sorrir.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 3
Comunicação na empresa: presencial e telefónica
• Tratar correctamente o interlocutor.
• C
ertificar-se de que os termos que utiliza são compreendidos pelo
interlocutor.
• R
eformular o que foi dito pelo interlocutor para se certificar de que
compreendeu a mensagem.
• N
ão dar muita informação de seguida. Criar intervalos para controlar a
recepção da mensagem.
42
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 3
Comunicação na empresa: presencial e telefónica
• Falar de forma positiva.
Para as que não têm modelo, há que ter em consideração os elementos seguintes,
para tornar o registo e a verificação de dados mais eficaz:
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 3
Comunicação na empresa: presencial e telefónica
• Registe a identificação da pessoa e/ou empresa com quem falou.
• A
o anotar a mensagem, repita e confirme as informações, principalmente
no caso de números.
• D
eve soletrar nomes de difícil entendimento, para não correr o risco de errar
ao transmitir as informações.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
Módulo 4
Organização e gestão do arquivo
Objectivos
Conceito
45
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos
que contêm registos de dados e informações de interesse, garantindo a sua
conservação e assegurando as consultas provenientes dos seus diversos
sectores. Essa recolha, conservação e consulta são asseguradas pelo ARQUIVO.
Funções e características
–– O
rdenação da documentação: mediante a recolha, registo e classificação
dos documentos.
• Processo
• Dossier
• Colecção
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
• Série
• Sub-Série
• Fundo
• Sub-Fundo/Secção
Centralizados
Descentralizados
Derivados ou mistos
Activos
Semi-activos
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
Inactivos ou mortos
Horizontais
48
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
Verticais
Vertical
vs
Horizontal
Transferência/Incorporação de documentos
Fase de transferência
Fase de incorporação
1
Inventariação - Fazer o inventário; Descrição minuciosa e descritiva de coisas.
49
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
Operações com arquivos
1. Inspecção
• arquivar;
• solicitar informação;
2. Leitura
3. Selecção
Seleccionar o material que vai ser arquivado daquele que já não tem qualquer
utilidade para a empresa ou instituição (cópias, comunicados sem importância).
4. Hora e data
arcar a hora e a data de entrada de um documento, para que não haja dúvidas
M
acerca da chegada desse documento.
5. Classificar
6. Ordenação
É a organização dos documentos dentro das pastas e destas dentro dos arquivos.
A escolha da forma de ordenação depende da natureza dos documentos.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
Assim, temos de ter em consideração as seguintes fases: recolha, separação,
recepção, registo, análise, tratamento, registo/descrição, despacho, expedição e
arquivo.
Documentação externa - não foi criada nem aprovada pela empresa, mas é
necessária para o funcionamento da mesma.
Exemplos: Catálogo de fornecedores, ofícios, curriculum vitae, etc.
Processos
Cada processo deve ser identificado numa capa, de forma a permitir a sua fácil
e rápida recuperação, na qual devem estar explícitos a designação do serviço
produtor, o título do processo, a classificação e as datas extremas. A sua
organização deve ser feita de forma cronológica.
Colecções
51
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
Este tipo de unidade arquivística deve ser aplicada somente em dois tipos de
situação:
Dossier
Série
Subsérie
O sistema de arquivo deve ser simples e útil, permitindo o seu futuro aperfeiçoa-
mento, actualização e expansão.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
Para atingir estes objectivos, há que conhecer e saber utilizar racionalmente os
sistemas de classificação e codificação.
Classificação alfabética
Vantagens
• F
amiliaridade com o critério de ordenação - a ordem alfabética é uma das
mais tradicionais.
• S
implicidade no plano de classificação - não são previstas classes nem
subclasses e o único elemento necessário para classificar o material é o
nome das coisas a classificar, empresa ou nome da pessoa.
Desvantagens
• O
s critérios de ordenação do material não são inequívocos - é fácil surgirem
dúvidas, serem cometidos erros, aqueles que classificam e efectuam
sucessivamente a procura podem não seguir os mesmos critérios.
• S
e o material for muito, a classificação tem de ser feita por pessoas com
prática neste tipo de trabalho.
• Q
uanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de homonímia
(repetição dos mesmos nomes).
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
Critérios de ordenação
• Nome a nome
–– E
ntre dois nomes com letras iguais, vem
em primeiro lugar o que acabar primeiro.
–– O
s nomes designados por uma inicial
precedem qualquer outro que comece
por essa inicial mas não se encontre
abreviado.
–– S
e o primeiro nome for igual, faz-se a
selecção de acordo com o segundo
nome.
• Por apelido
–– A
ordenação é feita fazendo anteceder o nome do apelido, e é colocada
entre os dois uma vírgula.
Exemplo:
Barbosa, Aníbal
Correia, António
Correia, João Carlos
Correia, Paulo
• S
endo o último apelido igual, é a palavra seguinte que estabelece a
ordem a seguir.
• O
s apelidos indicados por inicial antecedem quaisquer outros começados
pela mesma inicial, mas que se encontrem por extenso.
• O
s apelidos compostos, ligados por apóstrofo ou ligados com hífen são
considerados como sendo apenas uma palavra.
Exemplo:
Sant’Ana, Josina
Lê-se e arquiva-se Santana
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
• O
s nomes absolutamente iguais distinguem-se colocando seguidamente
o nome da localidade, da naturalidade, profissões, graus hierárquicos,
departamentos, etc.
• Letra a letra
Exemplo:
Álvaro Cumbe & Cª
Barbosa N'Gola, Ld.ª
• A
s abreviaturas Sr. e Sto. (a), que são consideradas como se as palavras
a que se referem estivessem escritas por extenso.
• A
s traduções de nomes estrangeiros, que devem ser ordenados pela
designação da origem.
–– A
ordenação é feita pela palavra que identifica a empresa e não pela
que designa o ramo de actividade.
–– Q
uando o nome da firma coincide com o do proprietário, a ordenação
é feita pelo apelido.
–– S
e a denominação de uma empresa contem o nome de mais de um
dos sócios, nunca poderá ser considerada de forma diferente para
efeitos de ordenação.
–– A
s empresas com várias filiais são ordenadas pela ordem alfabética
das localidades;
–– U
ma empresa conhecida por iniciais será classificada pelo seu nome
completo.
55
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
Classificação numérica
Vantagens
• T
em uma localização imutável e, sobretudo, permite o fácil controlo
e detecção do extravio de um documento ou falta de um processo, ao
contrário da alfabética.
• É
de fácil leitura e aplicação, pois permite um menor número de arquiva-
mentos errados, uma vez que se torna mais fácil ler números do que letras.
Desvantagens
• E
xiste a dificuldade de encontrar um documento sem
o número de ordem que lhe foi atribuído.
• A
pesquisa é efectuada em duas fases, e há a
impossibilidade de intercalar novos documentos.
• T
orna-se quase impossível detectar um documento quando por lapso se
lançar um número errado de processo.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
Classificação ideológica
• a
mplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que
representam as actividades da mesma;
Vantagens e desvantagens
Alfanumérico
Este sistema combina as vantagens da ordenação alfabética e numérica, utilizando
normalmente a ordem alfabética para a classificação e a ordem numérica para
a busca, sendo em princípio os documentos classificados alfabeticamente e
ordenados em classes por números.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
Geográfico
Na classificação por nome em ordem geográfica, o material é organizado em
função do local ou proveniência da informação. Assim, a ordenação faz-se
pela selecção geográfica, seguida pela ordenação alfabética dos documentos
respeitantes a cada grupo, podendo a primeira selecção estar também por ordem
alfabética ou outra.
Exemplo:
Vários países – nome do país, nome da capital e nome dos correspondentes.
Se houver documentos procedentes de outras cidades que não a capital,
deve-se ordená-los alfabeticamente no arquivo após a capital.
ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro,
Alcides Corrientes
Del Vale, Luís
Este método de arquivo é muito utilizado no caso das empresas que mantêm
correspondência com várias filiais ou agências em várias zonas e ainda para
empresas de transporte de cargas e mercadorias.
58
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
Embora apresente os mesmos inconvenientes da ordenação alfabética e seja
susceptível de erro, este sistema tem vantagens, porque faculta:
• o
agrupamento da documentação por grupos com características bem
definidas.
Cronológico
É feito com base em datas. O material é ordenado, com base na data de emissão,
fabricação, aquisição, prazo, recepção, etc. de baixo para cima. Os documentos são
agrupados sem ter em consideração o assunto, e embora seja difícil encontrá-los
sem conhecer a data exacta, esta organização oferece grandes vantagens.
Vantagens
• P
ermite o acesso rápido aos documentos, desde que se conheça a data
dos mesmos.
• N
ão são previstas intercalações, mas apenas sobreposições ou acrescentos
de material novo.
Exemplo:
Determinada factura tem de ser paga a 60 dias, este sistema
permitirá inserir a cópia na data de pagamento da factura e assim
controla-se se o pagamento foi efectuado ou não.
Decimal
Também conhecido por sistema de Dewey ou C.D.U – Classificação Decimal
Universal – este sistema constitui uma variante do sistema ideológico, metódico
ou analítico.
59
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
É sobretudo usado para arquivos de volume considerável e grande complexidade
e variedade de classes, por exemplo o POC (Plano Oficial de Contabilidade).
Tem por base um plano de divisão das matérias em 10 classes, cada uma das
quais se pode subdividir até outras 10 subclasses e assim sucessivamente.
Codificação
Codificar significa atribuir um código, ou seja, identificar através de um sistema
de símbolos que permita a representação da informação, facultando a sua
transposição sem alterar o significado da informação a que se refere.
Este sistema é eficaz e funcional, mas apenas quando empregue com rigor, uma
vez que o uso indiscriminado de cores e de sinalização, em vez de simplificar,
serve apenas para criar confusão e dificultar a busca e a consulta.
Actualização do arquivo
Deve criar-se uma rotina de arquivo que deve ser cumprido, de forma a evitar a
procura e consulta de dados inexistentes.
Deve haver um local próprio para colocar todos os documentos que estão para
arquivar.
Exemplo:
Departamento Recursos Humanos – todas as 6ª feiras se arquivam os
documentos respeitantes aos trabalhadores, nomeadamente contratos,
justificações de falta, etc., para que os processos dos colaboradores estejam
sempre actualizados.
60
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
Plano de arquivo
• Aparelhagens disponíveis.
• Q
uando deve ser efectuado e de quanto tempo se dispõe para cada
operação.
61
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
O método que se escolher dependerá de factores como:
• q
uantidade de material a arquivar ou a frequência com que se precise do
mesmo.
Arquivadores de argolas
Apropriados para arquivar a correspondência, listas, esquemas ou tabelas
estatísticas.
Quando não convém furar os documentos, podem utilizar os modelos mais largos
que permitem colocá-los em bolsas de plástico com os lados perfurados ou outros.
Caixas
Não se devem usar as metálicas ou as de plástico, porque não permitem a
transpiração dos documentos.
A desvantagem das caixas reside no facto de a consulta não ser muito cómoda.
Convém estarem sempre cheias para que, ao serem colocadas na estante, os
documentos não fiquem dobrados.
62
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
Pastas de pendurar
Costumam-se arquivar em armários ou gavetas com calhas ou em carrinhos
especiais para os mesmos.
Deve-se anotar o assunto do seu conteúdo nas janelas de plástico que apresentam
na parte lateral superior.
Tubos
São adequados para documentos de tamanho considerável. Utilizam-se para
arquivar mapas e projectos.
Envelopes e bolsas
Utilizam-se em menor medida, mas são de utilidade para fotografias ou diapositivos.
Podem ser de papel normal ou plástico.
Ficheiros
Há muitos tipos de ficheiros. Há os para pôr em cima da mesa com gavetas, outros
constituem um móvel transportável munidos de rodas.
Usam-se para arquivar a documentação que é preciso ter à mão, como as moradas
de fornecedores, clientes, etc.
63
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
4.5 Novas tecnologias em arquivo
Vantagens:
– Redução de espaço
A típica redução de espaço proporcionada pelo microfilme, é de 98% ou mesmo
superior. Toda a documentação de um normal arquivo de aço com quatro gavetas,
poderá estar contida em somente dois rolos de microfilme, que cabem em uma
única mão.
64
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
formas desses papéis. O microfilme é um agente uniformizador. Esta é uma das
suas mais expressivas vantagens. Não importa o tamanho ou padrão original, em
microfilme ele estará dentro de um único formato. Dessa forma, o manuseamento
da informação será muito mais prático.
– Baixo custo
Os custos totais de implementação do microfilme, variam de aplicação para
aplicação e até mesmo de empresa para empresa. Falando genericamente, o custo
em alguns casos é muito inferior ao simples custo de armazenamento do papel
convencional. Um indicador seguro de que um processo de arquivo micrográfico
é económico, é o facto de os bancos serem os principais utilizadores.
– Segurança
Não existe nenhuma outra forma mais prática, económica e segura, contra
sinistros naturais ou provocados, de que o microfilme. São inúmeros os exemplos
de empresas e organismos que salvaram os seus documentos de desastres,
graças ao microfilme.
– Integridade do arquivo
Com a utilização do microfilme fica assegurado o arquivo correcto de qualquer
documento e a função de rearquivar um microfilme, é simplesmente rebobinar
uma bobina. Não existem caixas, caixotes, pacotes e funcionários exaustos.
No microfilme, os documentos estão sempre na ordem correcta.
65
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
– Facilidade de acesso a documentação “rara” ou “única”
Documentos históricos, em arquivos de outros países, estão hoje acessíveis em
diversos países graças ao microfilme.
– Durabilidade
O microfilme é um produto dos mais duráveis, a sua durabilidade é praticamente
ilimitada.
– Preservação da natureza
A maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que necessitaria
consumir.
Desvantagens:
• n
ão aceitação de microfilmes de documentos como prova em procedimentos
legais, nos quais se exige os originais;
66
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 4
Organização e gestão do arquivo
Utilidade da informática na gestão da documentação
• redução do espaço;
• maior segurança.
Arquivo computadorizado
Armazena a informação na memória central do computador,
ou arquivam-se cópias de segurança por meio de CD,
DVD, discos externos, pens, etc.
O disco óptico
é um disco que armazena e conserva a documentação
depois de previamente ter sido feita uma reprodução
directa e total através de um raio laser, que se usa
também para a leitura. Tem uma grande capacidade de
armazenamento (os Blu-ray Disc são os mais utilizados
actualmente no mercado).
Vantagens
• P
ermitem armazenar grandes quantidades de informação numa pequena
porção de espaço (esta vantagem é ainda mais reforçada no caso das
pens).
• A
informação gravada tem uma durabilidade superior à dos suportes
magnéticos, visto que não é destruída por interferências electromagnéticas.
Desvantagens
67
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 5
Técnicas de atendimento
Módulo 5
Técnicas de atendimento
Objectivos
Serviço ao cliente
68
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 5
Técnicas de atendimento
Para prestar um serviço de qualidade ao cliente, tem de:
• M
anter um estado de espírito influenciado por sentimentos e pensamentos
positivos.
• N
ão deixar que problemas de índole pessoal afectem o seu relacionamento
com os clientes.
• A
primeira impressão é fundamental, poderá não ter oportunidade para
uma segunda impressão.
• P
rocure dar a melhor imagem de si próprio/a (aspecto cuidado, hábitos
pessoais de higiene, vestuário e adornos adequados à situação).
• T
ransmita uma atitude positiva através da sua linguagem não-verbal
(expressão corporal/ tom de voz).
• É
importante conhecer quais são os anseios dos seus clientes/as suas
necessidades/as suas opiniões e sentimentos, se os clientes estão
satisfeitos e se se mantêm fiéis.
–– sentir-se confortável;
–– ser compreendido;
–– sentir-se importante;
–– ser apreciado;
69
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 5
Técnicas de atendimento
–– ser reconhecido e lembrado;
–– ser respeitado.
• D
eve estar atento/a, exige-se que esteja sintonizado/a com as necessidades
humanas dos clientes.
• D
eve perceber o cliente, sendo sensível aos indicadores verbais e não-verbais
transmitidos pelo próprio. Para perceber o cliente pressupõe-se que exista
empatia, ou seja, que consiga compreendê-lo e colocar-se na sua posição.
• D
izer as coisas certas, através da sua apresentação, expressão corporal e
tom de voz, transmitindo sempre uma atitude positiva.
• É
importante enriquecer a sua capacidade comunicativa, seleccionando as
palavras correctas a utilizar e proferindo-as com o tom de voz adequado.
• Manifeste compreensão.
• Não fale.
• Evite distrair-se.
70
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 5
Técnicas de atendimento
A capacidade de saber ouvir tem que ver com todo o corpo, o olhar nos olhos e a
postura. Exige a nossa participação e envolvimento. Podemos treinar e melhorar
esta capacidade.
• desejam;
• necessitam;
• pensam;
• sentem;
• sugerem;
71
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 5
Técnicas de atendimento
As pessoas têm necessidade de sentir que são bem-vindas e que você tem prazer
em recebê-las, que para si são importantes.
– Necessidade de conforto
Os clientes precisam de conforto físico: um local para esperar, descansar, falar ou
negociar. Precisam também de conforto psicológico: a garantia de que serão bem
tratados e a confiança que satisfará as suas necessidades.
Passo 1
Não personalize as situações – esta é uma das competências, no serviço ao
cliente, mais difícil de aprender.
Tenha sempre presente que não estão a atacar a sua pessoa, embora possa
parecer.
Passo 2
Mantenha a calma e preste toda a atenção – é fácil de dizer, mas difícil de fazer.
Respire fundo e escolha bem todas as suas palavras.
Repita o que ouviu para se assegurar de que ouviu bem.
Passo 3
Concentre-se no problema e não na pessoa – vá para uma zona calma, sente-se,
seja uma pessoa de consensos que resolve problemas.
Procure compreender as necessidades da pessoa e satisfazê-las na medida do
possível.
Dê-lhe conhecimento daquilo que pode fazer.
72
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 5
Técnicas de atendimento
Passo 4
Gratifique-se por transformar uma pessoa difícil numa pessoa feliz.
Lembre-se sempre que comportamento gera comportamento, se tiver uma atitude
positiva vai gerar essa mesma atitude no outro.
Fui mal-atendido!
A técnica residia, não no facto de saber negociar o conflito, mas sim de o saber
evitar de forma sistemática, porque não eram tolerados. E quando surgiam,
ocasionalmente, eram regulados e eliminados com base na autoridade e no poder.
73
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 5
Técnicas de atendimento
As ideias inovadoras são, muitas vezes, consequência de pontos de vista
conflituosos que são partilhados e discutidos abertamente, neste sentido,
o desacordo aberto pode proporcionar uma maior exploração de sentimentos, de
valores, atitudes e pontos de vista, favorecendo a expressão individual e a busca
de melhores decisões.
1. Conflitos organizacionais
2. Conflitos interpessoais
?
3. Conflitos organizacionais
1. Conflitos intrapessoais
Ocorrem no interior do indivíduo quando este tem
necessidade de dar uma só resposta entre duas
que se excluem mutuamente.
74
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 5
Técnicas de atendimento
2. Conflitos organizacionais
Numa organização é a sua própria estrutura que constitui a fonte potencial de
conflito, na medida em que…
• n
ela trabalham pessoas que estão integradas em níveis diferentes,
consoante os seus desempenhos;
• a
s diferenças de níveis, são tanto mais graves quanto mais distantes
estiverem uns dos outros e, consequentemente, menos informação
partilharem uns com os outros, o que limita ou impede a comunicação;
• a
s perspectivas das pessoas que estão em diferentes níveis, bem como os
seus valores, interesses e objectivos, não são comuns, o que representa
uma fonte potencial de conflito;
• a
s pessoas têm concepções e comportamentos divergentes e exprimem-nos
no decorrer do seu dia-a-dia, no local de trabalho;
• u
ma organização possui uma estrutura com determinadas regras e princípios
que, implícita ou explicitamente, pretende impor aos seus colaboradores;
• a
s pessoas que trabalham nas organizações, manifestam autonomia e o
seu espírito crítico e revelam aspirações e ambições profissionais.
75
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 5
Técnicas de atendimento
Deste modo, os conflitos funcionais são inevitáveis, as diferentes partes que
constituem a organização têm interesses, necessidades e pontos de vista
diferentes e, por isso mesmo, entram em conflito.
3. Conflitos interpessoais
Como já foi referido, uma organização é constituída por pessoas, nesse sentido
também é fundamental abordar e caracterizar os conflitos interpessoais.
1. Diferenças individuais
Idade, sexo, atitudes, crenças, valores e experiências contribuem para que as
pessoas vejam e interpretem as situações de diversas maneiras, e criem situações
onde existe a divergência de pontos de vista.
76
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 5
Técnicas de atendimento
2. Limitações dos recursos
Nenhuma organização ou grupo possui todos os recursos de que necessita.
Recursos financeiros, técnicos e humanos são limitados e a justa partilha destes
por todos é difícil.
Sempre que o grupo resolve uma partilha equitativa surgem divergências, porque
há sempre pessoas que se consideram prejudicadas, pelo que dificilmente se
encontra unanimidade.
3. Diferenciação de papéis
Podem surgir da dificuldade em determinar quem pode dar ordens, se a autoridade
de uma pessoa não é aceite pelo outro, surge o conflito.
1. Evitar o conflito
• N
ão levar nada a sério e utilizar a farsa, distraindo os outros, quando algo
indica que se aproxima uma situação de conflito.
77
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 5
Técnicas de atendimento
2. Desactivar o conflito
OFF
3. Enfrentar / Negociar
Ganhar-Perder
Tem como fundamento uma relação, em que uma das partes, sendo mais forte
que a outra, exerce a sua autoridade para remover o conflito.
Cada parte investe as suas energias contra o outro, recorrendo muitas vezes a
ataques pessoais.
Esta estratégia é nefasta, pois a utilização da força implica que haja sempre
alguém que perca, gerando-se sentimentos de vingança e ressentimentos, nunca
se chega a uma resolução criativa do problema.
78
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 5
Técnicas de atendimento
– Perder
Esta estratégia implica que as partes estejam mais empenhadas em impedir que
a outra ganhe do que, propriamente, se encontre uma resolução para o conflito.
Exemplos: Se duas pessoas insistem ir, cada uma, a um restaurante diferente,
optam por um terceiro restaurante, não satisfazendo nenhuma
delas.
Ganhar-Ganhar
Implica que:
79
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 5
Técnicas de atendimento
Habilidades para tratar eficazmente um conflito
• S
aber se o problema nos afecta, de facto, e se
tem consequências pessoais.
• Q
uais as causas do conflito, isto é, se resulta
de divergências ao nível de valores e de
interesses, ou diferenças ao nível de situações
ou factos, acerca dos quais se podem encontrar
resoluções objectivas.
• S
e a outra parte envolvida é capaz de estabelecer
uma relação de negociação, na perspectiva
ganhador-ganhador.
2. Envolver-se no confronto
• D
iga, concretamente, o que a outra pessoa fez e em que medida isso o
afectou.
80
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 5
Técnicas de atendimento
3. Escutar implica
• Q
ue se preste atenção não só ao conteúdo da mensagem das partes, mas
também aos sentimentos e emoções implicadas, aos índices não-verbais e
ao contexto em que a mensagem é proferida.
• U
ma certa empatia, sendo uma das habilidades fundamentais para negociar
um conflito.
• N
egociar soluções satisfatórias, compreendendo completamente as
necessidades das outras pessoas.
• Q
ue todas as partes envolvidas exprimam a sua opinião, sendo o desacordo
a fase inicial e fundamental para explorar os sentimentos, os valores e as
atitudes dos envolvidos, e sintam vontade de encontrar a solução mais
ajustada.
No entanto, sabemos que a escuta é difícil, porque se está a lidar com problemas
e questões nas quais as pessoas estão emocionalmente envolvidas.
De modo geral as pessoas são mais tentadas a defender o seu ponto de vista do
que escutar os argumentos e os pontos de vista das outras pessoas.
4. Resolver o problema
• N
esta fase, todas as soluções devem ser ponderadas e consideradas como
possíveis, as pessoas devem sentir-se livres para sugerir e apresentar
qualquer solução.
• É
necessário apresentar argumentos para cada uma das soluções, estas
devem ser rigorosas, analisadas e ponderadas ao pormenor. As partes
devem ter uma posição de plena abertura, evitando encontrar-se a solução
através do voto.
• A
s partes devem compreender as implicações positivas de cada uma das
soluções e expor todas as críticas e dúvidas sugeridas por cada uma delas.
• A
gora é o momento da escolha de uma das soluções apresentadas, que deve
ser a que melhor satisfaça os interesses e as necessidades dos intervenientes
no conflito. Para tal é essencial verificar se a solução encontrada é a mais
apropriada para o problema e se a sua execução e aplicação é viável.
81
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 5
Técnicas de atendimento
Técnicas para ser eficaz na resolução de conflitos
3. Não interrompa.
4. F
aça perguntas para que o seu interlocutor clarifique o pensamento e os
argumentos.
82
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
Módulo 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
Objectivos
O texto funcional consiste num texto que tem uma função muito específica, que
nos ajuda a alcançar um objectivo. Este tipo de texto é essencialmente produzido
pelos media, instituições e em material de uso quotidiano.
Neste tipo de texto, é muito importante que o receptor entenda exactamente o que
o emissor pretende dizer, não deve haver lugar para ambiguidades ou múltiplas
interpretações.
• E
scolar – quadros/resumos; esquemas e outros materiais produzidos em
sala de aula.
83
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
Características do texto funcional
Intenção
Utilitário
Informativo
Denotação
Intenção informativa
As palavras são usadas no seu sentido estrito
Construção sintática regular e uniforme
• compreensível;
• clara.
84
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
A primeira intenção de qualquer documento comercial é aproximar-se do
destinatário, que na maioria das vezes já se conhece, sendo o objectivo influenciar
o destinatário de forma directa tornando-o parte integrante da mensagem.
Os textos comerciais têm domínios e alcances diversos, podem afectar uma única
pessoa ou todos os colaboradores de uma empresa, depende das condições e
dos parâmetros em que se insere a comunicação comercial.
• P
redomina uma expressão neutra, em que a sintaxe não é complicada.
A coordenação é preferida em relação à subordinação.
• U
tilização abundante de estruturas perifrásticas, parêntesis, enumerações,
siglas e abreviaturas.
• Prudência.
• Rigor ortográfico.
• Pontuação cuidada.
85
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
• Vocabulário:
. P
onto – representa a maior das pausas e coloca-se no fim de uma frase
declarativa. Indica abreviatura de uma palavra.
, V
írgula - representa uma pausa menor que o ponto final. Separa os
elementos repetidos numa frase ou de uma enumeração.
; P
onto e vírgula – indica uma pausa maior que uma vírgula. Utiliza-se
para separar aspectos de uma mesma ideia numa frase.
86
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
Os verbos, determinantes e pronomes, relativamente ao discurso directo, passam
para a 3.ª pessoa.
…do singular:
nas comunicações centradas num responsável (gerente, representante)
«venho...», «agradeço...»
1.ª Pessoa
…do plural:
na correspondência comercial
«Somos...», «Pretendemos...»
PESSOAL
…do singular:
nas comunicações socioprofissionais e administrativas
«A empresa vem convidar...»
3.ª Pessoa
…do plural:
nas comunicações emanadas de grupos, empresas, etc.
«As empresas x e y têm o prazer de informar...»
Nos anúncios.
Se Nas informações desprovidas de remetente.
«Avisa-se...», «Comunica-se...», «Faz-se saber...», «Pede-se...»
IMPESSOAL
Nas comunicações internas.
Voz Nos ofícios e anúncios de carácter administrativo e socioprofissional.
passiva Actas, comunicações, etc.
«Têm sido recebidos...», «Foram enviados...»
7. C
omece habitualmente pela função informativa e passe depois à apelativa.
87
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
8. Sempre que necessário explique as razões que originaram a comunicação ou
as finalidades com que ela é feita.
10. Encerre a comunicação com a fórmula mais adequada à resposta que pretende
obter ou o objectivo a atingir.
• correspondência normalizada;
• abreviaturas;
• códigos;
• formulários.
• N
omes das avenidas, ruas, praças, alamedas (quando o nome - por exemplo:
avenida - não faz parte de um endereço não é com maiúscula).
• N
omes dos países, cidades (quando começam por artigos, o nome é com
maiúscula).
88
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
Escreve-se com minúsculas:
• Os dias da semana.
• O
s tratamentos ou formas de tratamento que não estejam abreviados ou
não sejam formas divinas, exemplo: senhor.
• T
odas as palavras que não sejam nomes próprios nem estejam submetidas
a regras especiais.
A pontuação:
A correspondência comercial
Para além da relação cliente/fornecedor, pode ser mantida também entre ou-
tras entidades.
Carta
89
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
Circulares
Uma circular pode assumir várias formas conforme o assunto que trata e a quem
se dirige.
Exemplos:
Aviso de mudança de instalações
Promoções, concursos
Encerramento temporário
Alterações de preços
Feiras, exposições...
Carta-circular
Quando uma circular se apresenta sob a forma de carta que vai circular por vários
grupos. Por exemplo, para enviar cheques a muitos fornecedores, cria-se uma
carta-modelo.
Destinatário
Um Um grupo/Vários Um grupo/Vários
grupos grupos
Estrutura Carta - modelo Carta -modelo Diversificada
Assunto Pontual Pontual De interesse geral
Vantagens da carta
• D
ocumento pessoal e personalizado - a entidade a que se dirige vem
mencionada.
90
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
• Dá tempo ao remetente para se preparar.
• Falta de objectivo.
• Falta de confiança.
• Falta de tempo.
• Problema de tom.
• Estruturação deficiente.
• Frases descontroladas.
• Endereço errado.
• Palavras complicadas.
• Impessoalidade.
• Tom intimidador.
• Disposição deficiente.
• Ortografia deficiente.
• Erros gramaticais.
• Sem assunto .
• Pontuação deficiente.
91
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
As perguntas básicas da carta
Lembre-se:
Qualquer carta deve agir no sentido de nos promovermos a nós e à empresa.
Estas constituem anúncios gratuitos
Estrutura da carta
Há vários tipos de disposição, vários estilos. A empresa opta por um estilo próprio
e deverá seguir sempre o mesmo estilo.
1. O cabeçalho ou timbre
• É centrado ou à esquerda.
• D
everá conter: nome da empresa, n.º de contribuinte, n.º de registo, capital
social, endereço, n.º telefone, fax, e-mail,…
2. O endereço do destinatário
• Colocado à esquerda.
• D
eve conter: nome da empresa; departamento, secção, a pessoa à
atenção de quem vai a carta e o endereço.
3. As referências
Indicação impressa que permitirá identificar e localizar as cartas mais rapidamente.
É o espaço onde vão ser indicadas:
• a
s iniciais do remetente, o número da comunicação;
N/ Refª
• o
s mesmos elementos referentes a uma comunicação anterior do nosso
destinatário.
V/ Refª
92
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
4. A data
• N
ão se usam abreviaturas ou formas numéricas, deve usar-se, por exemplo:
5 de Novembro de 2015
• D
eve também colocar-se o local antes da data, exemplo:
Luanda, 5 de Novembro de 2015
6. O assunto
Trata-se de resumir o conteúdo da carta no menor número de palavras, não
deixando, contudo, escapar todos os factores relevantes para a posterior
identificação da carta.
7. O vocativo
É a forma de cortesia com a qual se inicia a carta.
• V. Ex.ª;
• Ex. ma Senhora;
• Caro/a ...
8. A introdução
O primeiro parágrafo da carta deve identificar claramente:
• quem é o remetente ;
93
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
9. Corpo da carta
Constituído por:
• factos ;
• explicações ;
11. A assinatura
Por cima do nome e cargo escritos por extenso.
12. P.S.
Anotação na margem que pode dizer respeito a qualquer pormenor que, por
lapso, não foi incluído no corpo.
13. Os anexos
Espaço reservado para referir os documentos que acompanham a carta.
94
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
6.6 Modelos de correspondência empresarial
Numa relação comercial podemos considerar três fases e nestas fases incluir os
vários tipos de correspondência existentes:
Acompanha o envio dos documentos. Identifi- Pedido de informação através de uma carta
cam-se os documentos que serão anexados. sobre produtos, pessoas, serviços, empresas,
Estrutura: mercados. Agradecemos informação acerca
de...
1.
Justificação do envio ou relacionamento com Manifestar o interesse especificando:
comunicações anteriores. condições, quantidades, fornecimento regular
Refere-se o que se vai enviar: ou constante.
…de acordo com o v/ pedido de ..., vimos No caso de informações sobre pessoas
por este meio enviar… ou empresas, deve-se garantir a
confidencialidade.
2. Normalmente, a resposta a esta carta é a
Fecho da carta com menção a futuras carta de envio.
comunicações.
…aguardando a v/ resposta...
O documento próprio é a 1. 1.
nota de encomenda, onde Informação sobre o envio da Apresentam-se os motivos
estão todos os elementos encomenda. Referência ao da reclamação: atrasos,
necessários para efectuar pedido efectuado. Indicação quantidade errada, qualidade
uma encomenda. de dados (data, meio, deficiente, mau estado
condições de transporte): da mercadoria, erros nas
No entanto, faz-se Conforme V/ ordem de… características, lapsos ou
acompanhar de uma carta. expedimos nesta data…; enganos nos preços.
Logo, a nota de encomenda Referência e descrição da Vimos por este meio
é um anexo de uma carta de mercadoria; informá-los que a
envio. mercadoria da v/ factura
Junto segue a n/ nota de 2. nº... chegou em péssimo
encomenda nº... Junto enviamos/anexamos... estado às nossas
(factura...) instalações...
A encomenda pode ainda
ser feita na carta, é então um 3. 2.
pedido de encomenda. Confirmação das condições Apresentam-se as
Vimos por este meio de venda. O pagamento pretensões: anulação da
encomendar os seguintes conforme acordado será mercadoria, redução do
produtos:... feito através de... preço, desconto, crédito,
substituição da mercadoria,
4. devolução.
Fecho e despedidas Agradecemos que a
Aguardando futuras mercadoria seja substituída
encomendas... o quanto antes…
Facultativamente ainda se
pode colocar procedimentos 3.
a seguir: em caso de extravio, Agradecimentos.
etc.
95
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
3.ª FASE: Pagamento
Justifica-se o prolongamento
e apresenta-se uma
alternativa, refere-se o tempo
que vai ser necessário para o
pagamento ser processado.
Por problemas de tesouraria
não podemos efectuar o
pagamento da factura n.º
dentro do prazo....
Assim somos forçados
a solicitar-vos o
prolongamento do prazo de
pagamento para mais...
• Carta de felicitações.
96
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
6.7 O texto como instrumento de comunicação empresarial
A comunicação empresarial
1. Comunicação
vertical descendente
2. Comunicação comunicações
vertical ascendente internas
3. Comunicação
horizontal intraempresa
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MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
Comunicação vertical Comunicação vertical Comunicação vertical
interna ascendente descendente
Memorando
Elementos:
• referências;
• de e para;
• assunto;
98
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MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
• data;
• assinatura.
Usa-se quando:
• acompanhar relatórios;
Para: (Nomes)
De: (Nomes)
Assunto:
Ordem de serviço
99
Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
Elementos:
• n.º;
• assunto;
• de e para;
• data;
• assinaturas;
Assunto:
De: Para:
O Conselho de Administração deliberou...
O Conselho de Administração
Vogal Presidente
100
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Informação
Parecer / Despacho
Texto:
Assinatura
Recepção de mensagens
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Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
Ver exemplo de Mensagem:
MENSAGEM
Serve para requisitar material, deve constar a data, o n.º de código, a descrição,
quantidade, a assinatura do requisitante, depois o serviço de economato coloca a
data em que satisfaz o pedido e a data actual.
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Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
Justificação de faltas
Ajudas de custo
Nome: _____________________________________________________________
Motivo de deslocação: _____________________________________________
Data _______________________________________________________________
Itinerário ___________________________________________________________
Deslocação ________________________________________________________
A J D ______________________________________________________________
Valor % ____________________________________________________________
Ajuda de custo de ______________________ a ______________________
Almoço _________ J) Jantar _________ D) Dormida _________
Total:
Adiantamento: _______________________________
Data ___ /___ /___
O funcionário Director de serviço DRH
___________________ ___________________ ___________________
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Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
Comunicado
Boletins informativos
Relatórios
1. Tipos de relatório
• Formal/informal.
• Interno/externo.
• De rotina/acontecimento específico.
• Exercício de gestão.
• Estágios, estudos.
• Infracções, acidentes.
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Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
• Vendas.
• Inspecções, revisões.
• Anomalias, avarias.
• Estudos de mercado.
• Peritagem.
• Relatório de contas.
3. Fases de um relatório
• Preparação
Na preparação prévia devem ser considerados o redactor, o leitor e a matéria.
• Redactor
Se é a pessoa mais indicada para escrever o relatório e porquê. O redactor
deve definir o tema e qual a finalidade do relatório.
• Leitor
Cabe ao redactor identificar os leitores e deverá considerá-lo em todas as
fases do relatório.
• Matéria
O redactor enfrenta uma série de questões:
Qual o material que dispõe? Onde o encontra? Do que precisa? Como vai
dispor?
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MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
redactor deve recolher tudo o que disser respeito ao assunto: contactos,
O
visitas aos locais, consulta de documentos, reuniões, entrevistas, questionários,
consulta de relatórios anteriores.
2.º - A redacção
Para a redacção do relatório há que ter em consideração três aspectos:
Estrutura, Linguagem e Apresentação
Estrutura
• introdução;
• desenvolvimento do tema;
• e conclusão.
2. Índice
Deve conter todas as secções do relatório com referência às páginas, incluindo
capítulos e subcapítulos.
3. Resumo
Síntese geral para que o leitor tenha uma ideia geral do que trata o relatório.
4. Introdução
Introduzir o leitor para dentro do relatório. Define-se o objectivo do relatório (para
que vai servir, o que deu origem).
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MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
Explica-se a forma como vai ser desenvolvido e explica-se o ordenamento dos
temas, a metodologia.
5. Corpo de desenvolvimento
Narração dos factos, apresentação de toda a fundamentação para as conclusões
e recomendações; o que se viu, o que se soube, o que se fez, o que se encontrou,
o que se concluiu.
6. Conclusão
Resumo de todas as ideias apresentadas. Não podem aparecer dados novos.
Num relatório muito longo, no fim de cada capítulo deve-se apresentar uma breve
conclusão.
7. Recomendações
Sugerir alternativas à matéria tratada. As recomendações devem estar devidamente
argumentadas e fundamentadas.
8. Anexos/Apêndice
Documentos que podem vir a completar a informação do relatório. Os apêndices
funcionam como dados suplementares (essenciais para completar os factos
narrados) e como forma de actualizar o relatório.
9. Agradecimentos
No fim. Podem também vir no início a seguir ao índice.
10. Referências
Lista de material não publicado aos quais se foi recolher informação.
11. Bibliografia
Livros ou outras fontes de pesquisa. Apelido, nome do autor, nome do livro, n.º de
edição, local, editora, ano.
12. Glossário
Quando se trata de um relatório muito técnico deverá conter um glossário de
termos, uma listagem de abreviaturas.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 6
Técnicas de escrita em Língua Portuguesa
Linguagem
• D
eve ser precisa, exacta – verificar se está a usar a palavra certa no
trabalho certo.
• B
reve e concisa. Evitar construções complexas. Quanto mais simples, mais
eficaz é a comunicação e maior é o seu alcance.
• U
sar a voz activa, deve dar-se a informação pela positiva porque agarra
mais a atenção do leitor.
• D
eve ser feito na 1.ª pessoa do singular. Quando realizado por várias
pessoas, deve ser feito na 1.ª pessoa do plural.
• S
er concreto – usar termos práticos, evitar termos indefinidos (um certo,
alguns…).
• Evitar a gíria.
• F
rases curtas. Parágrafos curtos e frequentes. Cada nova ideia um novo
parágrafo.
• Q
uando é criado por um grupo restrito, utilizando palavras muito técnicas,
no fim do relatório deve-se criar um glossário.
Relatório de contas
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MÓDULO 7
Técnicas de normalização da documentação
Módulo 7
Técnicas de normalização da documentação
Objectivos
7.1 Normalização
Normalização consiste num conjunto de normas e regras que dizem respeito aos
diversos sectores de uma sociedade organizada, tendo como limites de aplicação
as fronteiras de um país (normas nacionais) ou abrangendo um campo mais vasto
de aplicação e sendo adoptadas e reconhecidas por diversos países (normas
internacionais).
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 7
Técnicas de normalização da documentação
No entanto, as referências descritivas das normas, de projectos de normas e de
outras publicações podem ser consultadas no sítio da internet da ISO - Organização
Internacional de Normalização. Como membro correspondente da ISO, o IANORQ
vende em papel os produtos da ISO (Normas Internacionais e outras publicações)
sendo o pagamento efectuado directamente ao IANORQ, em Kwanzas.
www.ianorq-angola.org
www.iso.org
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MÓDULO 7
Técnicas de normalização da documentação
NP 13 – Sobrescritos e Bolsas – Impressão e utilização
Entre os vários formatos possíveis de sobres-
critos e bolsas, é recomendado a utilização
das seguintes medidas normalizadas:
DL 110 x 220 mm
DP 120 x 176 mm
C5 162 x 229 mm
C6 114 x 229 mm
NP 17 – Formatos de papéis
Série A, tamanho mais comum
A4. (29,8 x 21,1).
Relacionando-o com os seus
submúltiplos:
A5 –metade do A4
A6 –metade do A5
Os seus múltiplos:
A3 –dobro do A4
A2 –dobro do A3
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 7
Técnicas de normalização da documentação
NP 950 – ou EN28601 (Norma Europeia) escrita numérica das datas
Há, no entanto, outros tipos de letras que também podem preencher os requisitos
enunciados.
No caso específico de um mailing, o tipo de letra poderá variar, assim como o seu
tamanho, pois o objectivo será o de chamar a atenção mais rapidamente.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 7
Técnicas de normalização da documentação
pode usar-se negrito, itálico, sublinhado ou então uma cor diferente ou aumentar
o tamanho dessa palavra ou frase.
Mancha de escrita
Cada mancha de texto tem uma tonalidade de cinzento diferente, que varia com a
alteração do corpo e da entrelinha. A espessura das letras, característica de cada
tipo, faz também variar este valor de cinza, que não é mais do que o contraste
entre o preto dos caracteres e o branco do papel.
Verifica-se ainda que a redução do corpo nalguns tipos não afectará a sua
legibilidade, ao passo que noutros este não deverá ser reduzido mas sim
aumentado.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 7
Técnicas de normalização da documentação
Entrelinhamento e espaçamento
Para localizar Alterar o Espaçamento Entre Linha, digite ALT, TAB até parágrafo,
digite ENTER para abrir a janela da caixa de diálogo, TAB até encontrar a caixa
combinação «Espaçamento entre linhas», desça com a seta e pressione ENTER ao
encontrar o espaçamento desejado.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 7
Técnicas de normalização da documentação
Marginação
Digite ENTER para abrir o menu, TAB até encontrar os recuos esquerdo e direito
e digite a margem desejada.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 7
Técnicas de normalização da documentação
Centragem vertical e horizontal
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 7
Técnicas de normalização da documentação
Actualmente quase todos os teclados
possuem marcas sobre as letras F e
J, que servem para o/a dactilógrafo/a
encontrar a posição inicial de digitação
apenas com o tacto. Para colocar os
dedos na posição inicial basta colocar
os dedos indicadores sobre as teclas
marcadas, e os outros dedos sobre as
teclas imediatamente vizinhas.
Cada dedo tem uma posição fixa na área de digitação para que a digitação seja
uma tarefa fácil e rápida.
Os dedos devem tocar o centro da tecla e voltar a uma posição de descanso (com
as letras visíveis acima dos dedos) na fila de início (a terceira fila a partir da parte
inferior do teclado , onde se encontram as teclas F e J).
Ao digitar, as mãos devem flutuar sobre o teclado. Quando não estiver a digitar,
as mãos podem descansar sobre a mesa ou sobre o apoio para o pulso se este
tiver sido colocado.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 7
Técnicas de normalização da documentação
Orientações no uso de ratos e teclados
–– A
mbos funcionam juntos para proporcionar
soluções de navegação, edição e digitação
num ambiente de software.
–– E
m primeiro lugar, coloque o teclado na sua
frente sobre a mesa. A distância adequada é aquela na
qual os cotovelos estão junto das laterais do corpo e os
dedos alcancem o centro do teclado.
–– M
antenha o rato o mais próximo possível do teclado, de modo que
possa mover a mão sem que o polegar toque o teclado.
–– A
o mover a mão do rato para o teclado, o cotovelo deve estar junto da
lateral do corpo.
–– S
e tiver um apoio para os pulsos, use-o entre as tarefas com o teclado,
não enquanto estiver a digitar. Usá-lo ao digitar pode aumentar a pressão
contra a mão e pode causar um traumatismo.
–– Q
uando estiver com a mão direita sobre o rato, deve usar o lado esquerdo
do teclado com a mão esquerda. Pode haver funções específicas como
ferramentas de navegação da Web que podem ser realizadas com a
mão esquerda, como o recurso de navegação com duas mãos que
apresentam alguns teclados, este apresenta benefícios ergonómicos e
conforto na área de trabalho. O que pode aumentar a sua produtividade
e diminuir o cansaço.
–– C
oloque a mão esquerda do lado esquerdo na área de digitação, com o
dedo indicador sobre a tecla F.
–– C
oloque a mão direita no centro da área de digitação, com o dedo
indicador sobre a tecla J. As teclas F e J apresentam um pequeno ponto
ou traço que permite senti-las mesmo sem olhar para o teclado.
–– O
teclado de navegação e o teclado numérico são usados somente com
a mão direita. As teclas F são compartilhadas pelas duas mãos.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
MÓDULO 7
Técnicas de normalização da documentação
Como digitar
1. Digitar utilizando os 10 dedos sem olhar para o teclado com os olhos fixos
no monitor.
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Técnicas de secretariado e trabalho administrativo
Para ficar a dominar bem os conteúdos, retroceda e releia com atenção cada
um dos capítulos anteriores, tirando apontamentos e sublinhando ou destacando
pontos essenciais, se necessário.
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