Guia completo

para abolir o
uso de papel
 Os documentos são peça-chave no mundo dos negócios, mas o papel
físico não. De fato, depender de documentos em papel resulta no
desperdício de milhões de dólares, que poderia ser evitado ou no
mínimo reduzido radicalmente abolindo o uso de papel. Conforme sua
pilha de papelada física aumenta, seus problemas também aumentam:

O valor de Mais tempo para concluir tarefas de rotina que dependem de entrada
em papel

transferir seu • Maiores riscos de falhas de segurança devido a documentos

perdidos ou roubados

empreendimento • Erros em potencial na entrada de dados causados pela digitação

manual de informações em sistemas

para um mundo • Desperdício de dinheiro em armazenamento dentro ou fora da

digital e como
empresa apenas para guardar cópias em papel

Por essas e outras razões, todos os tipos de empresas e organizações

fazer isso
públicas estão trabalhando visando processos sem uso de papel. A
mudança pode ocorrer de cima para baixo, por meio de políticas
corporativas; bem como de baixo para cima, por meio de pessoas
gerindo processos que dependem de papel, as quais enxergam grandes
oportunidades para agilizar suas operações. Independentemente do
modelo seguido por sua organização, ou se você está pensando à frente
e nas mudanças futuras, continue lendo para saber maneiras práticas de
levar seu negócio a abolir o uso de papel.
 A AIIM, a Associação para a Gestão da Informação e da
Imagem, está liderando o esforço para abolir o uso de
papel. O dia mundial sem papel promovido por eles

O esforço encoraja as empresas a não usar papel por um dia a fim

O esforço
de reduzir a quantidade de papel gerada por cada pessoa
em sua vida pessoal e profissional.

mundial para mundial para

“Lentamente, mas de forma consistente, as organizações
estão sendo convencidas pela ideia de que digitalizar muito

abolir o uso abolir o uso de

do conteúdo e das informações que circulam em suas
empresas pode trazer benefícios tanto financeiros como
operacionais”, afirmou o evangelista chefe da AIIM, John

de papel papel
Mancini, em uma entrevista em 2016. “Nunca
eliminaremos o papel completamente, mas quando ficar
claro que abolir o uso de papel oferece retorno sobre o
investimento e pode melhorar a produtividade em geral, as
empresas serão mais propensas a investir nas tecnologias
que as possibilitam operar sem papel.”
 Um breve histórico sobre
a empresa sem papel
Foi em 30 de junho de 1975 que a Semana de Negócios
Bloomberg propôs pela primeira vez o ambiente de trabalho
digital, sem papel. Mais de 40 anos mais tarde, é evidente que
não chegamos lá.
Até 2012, a demanda mundial por papel excedeu 400 milhões de
toneladas pela primeira vez. O nosso dia a dia é tão permeado
por papel que sequer nos damos conta. Para muitos negócios,
entretanto, há formas de minimizar o uso de papel, ou digitalizar
documentos empresariais já no recebimento. Documentos
digitais são mais fáceis de acessar, armazenar e compartilhar.
Então, por que ainda não conseguimos abolir o uso de papel?
Apesar do otimismo dos anos 70 e o grande número de maneiras
de reduzir o uso de papel, a maioria das empresas e
organizações públicas ainda tem um longo caminho pela frente.
Até mesmo aquelas que já realizam esforços para a
transformação digital ainda têm muitas oportunidades de
otimizar seus métodos e transferir tudo que ainda é baseado em
papel para o formato digital o mais rápido possível.
A empresa de pesquisa KeyPoint Intelligence analisou o estado
de empresas abolindo o uso de papel em uma pesquisa realizada
em dezembro de 2016. Quando perguntados se achavam
possível a transição para um ambiente de trabalho sem papel,
apenas 15% dos entrevistados acharam que isso era possível de
ser alcançado e outros 23% achavam ser impossível.
Em muitas maneiras, as empresas que estão no processo de
abolir o uso de papel estão navegando entre diferente eras
digitais. E devido à complexidade dessa transição, isso está
longe de resumir a um passo único para passar da gestão da
informação analógica para a gestão digital.
 Por que o papel ainda prevalece
Conveniência: trabalhar com documentos em
papel é algo aceito sem questionamentos na
maioria das empresas, bem como em transações
entre empresa x empresa e entre empresa x
cliente. Os membros das equipes podem inventar
as mais variadas justificativas, tais como “é mais
fácil de ler assim”, “eu tenho que assinar”,
“precisamos arquivar”, ou “sempre trabalhamos
assim”. Formatos como JPEG e PDF já estão
prestes a durar mais do que os negócios que os
utilizam. É verdade que por enquanto pode ser
difícil acessar alguns registros de computadores
antigos, mas com os esforços de migração de
padrões e processos de conservação a longo
prazo, esses registros podem ser tratados como
parte da gestão de ciclo de vida de documentos.
Viabilidade percebida: numa rápida análise, o
papel parece ser uma opção mais acessível. Ser
levado a acreditar nisso é um erro que custa
muito caro. O custo total de funcionamento de
uma empresa focada essencialmente em papel
vem com uma série de externalidades, incluindo
impressoras, conexões de rede, tinta, toners, o
próprio papel e a manutenção de tudo isso.
Conforme sua empresa cresce, também crescem
esses custos. A nível de empresa, esses gastos
são ampliados apenas para culminar em
desperdício. Quando o papel é parte de uma
entrada comercial, como um pedido de seguro ou
um envio de exame em papel, há ainda custos
significativos pelo trabalho para processar
manualmente as informações recebidas pela
empresa.
Conformidade e regulamentações: por
muitos anos, documentos em papel eram exigidos
para realizar determinados tipos de transações
empresariais, principalmente os que continham
uma assinatura a fim de dar um caráter de
obrigatoriedade ou os usados como prova
judicial. Muitos momentos importantes na vida de
um cliente exigem papel, frequentemente para
assinaturas. Por exemplo, grandes
acontecimentos como a venda de uma empresa, a
solicitação de um empréstimo ou fechar a compra
de um carro. Os requisitos específicos para a
aceitação em juízo de documentos digitalizados
ou criados digitalmente variam conforme o país e
o tipo de documento. No entanto,
regulamentações governamentais comumente
possuem exigências que só podem ser atendidas
por meio de processos digitais que mantenham
uma cadeia completa de custódia.
 • Organização: chega de pilhas de papelada nas mesas e prateleiras.
Chega de armários de arquivo morto também. Isso evita que
documentos arquivados incorretamente ou colocados no lugar errado
desperdicem o valioso tempo que deveria ser dedicado a atender
clientes e trabalhar em outras prioridades do negócio. Será mais fácil
encontrar, acessar e compartilhar arquivos e documentos.

Os benefícios
• Eficiência: documentos digitais são muito mais fáceis de gerenciar,
armazenar e buscar do que documentos em papel. Ter documentos
prontos para serem acessados e compartilhados com clientes

de abolir o uso
independentemente da localização, melhora a produtividade da
equipe e proporciona uma melhor experiência para o cliente. Extrair
os dados necessários de um documento (por meio de

de papel
reconhecimento automático de impressão, escrita à mão ou
marcadores óticos) é muito mais rápido e menos suscetível a erros
do que digitar com base em papel.

• Escalabilidade: sem filas e mais filas de armários de arquivo se

amontoando por toda a empresa, um funcionamento sem papel exige
bem menos espaço. É difícil dimensionar o pessoal necessário para
processar grandes volumes de entradas comerciais durante períodos
de pico ou durante uma expansão do negócio. Por outro lado, isso é
uma tarefa fácil em um ambiente digital.
• Benéfico para o meio ambiente: menor número de impressões significa menos árvores
derrubadas para a produção de papel. O papel também consome muita energia tanto na
produção quanto no transporte. O aspecto ecológico de abolir o uso do papel é um conceito
popular e relativamente fácil de ganhar apoio dos seus funcionários.

• Comunicação mais rápida: a não ser que você esteja pagando por entregas noturnas,
como quando um pedido de seguro precisa ser processado rapidamente e o agente precisa
apressar a documentação para um especialista em pedidos, documentos em papel levarão

Os benefícios
no mínimo um dia para ser transferidos de um ponto A para um ponto B. Podem até mesmo
ocorrer atrasos, erros na distribuição ou perda completa. Uma vez digitalizado, um
documento fica disponível onde ele é necessário instantaneamente.

de abolir o uso
• Backup e recuperação de documentos: quando um documento em papel é danificado ou
colocado no lugar errado, a substituição custa tempo e dinheiro, e em muitos casos chega
até a ser impossível. As partes interessadas podem nunca conseguir acessar documentos
importantes porque alguém colocou o arquivo no lugar errado ou quando algum desastre

de papel
sobrevém, como um incêndio ou uma inundação que danifica documentos de 200 anos. Em
um ambiente de trabalho sem papel, os documentos são guardados eletronicamente em um
servidor remoto ou na nuvem, armazenando suas informações essenciais de forma segura,
fácil e simples.

• Mais barato: armazenar documentos é caro, principalmente para empresas em locais

privilegiados. Imprimir também custa dinheiro. Paga-se pelo papel em si, além da
impressora, da tinta, da postagem e da manutenção dos equipamentos de impressão. As
empresas podem eliminar despesas com armazenamento mudando para documentos
digitais. Reduzindo ou eliminando a necessidade de armazenamento de cópias em papel,
sua empresa pode até mesmo ser transferida para um local menor com aluguel mais barato
para economizar ainda mais abolindo o uso de papel.
 Além das vantagens em geral por não usar papel, há
Como essas vantagens vantagens específicas em se fazer a transição para um
fluxo de trabalho sem papel o mais rápido possível para
podem lhe ajudar algumas das aplicações empresariais que mais consomem
papel.

Contas a Pagar
O processamento de faturas custa dinheiro. Eliminar o papel do processo reduz as despesas. O
processamento de faturas é uma das aplicações mais avançadas com soluções digitais disponíveis
para controle de ponta a ponta, em muitos casos sem qualquer interação humana. Digitalizar entradas
em papel em um processo de contas a pagar possibilita:
• Processar mais rápido e controlar com mais facilidade o cronograma de pagamentos para
aproveitar vantagens de descontos e evitar multas e juros
• Evitar esforços que custam tempo e dinheiro para organizar faturas com suas respectivas ordens
de compra
• Reduzir esforços manuais e demorados para rastreio e busca de autorizações
 Além das vantagens em geral por não usar papel, há
Como essas vantagens vantagens específicas em se fazer a transição para um
fluxo de trabalho sem papel o mais rápido possível para
podem lhe ajudar algumas das aplicações empresariais que mais consomem
papel.

Automação da sala de expedição

A sala de expedição pode ser o principal entrave em uma empresa ou o trampolim para acelerar vários
processos empresariais. É possível lidar com picos de carga de trabalho em uma sala de expedição
digital em um nível que uma sala de expedição operada manualmente jamais vai ser capaz de atingir.
• Elimine o tempo de espera por documentos nos respectivos departamentos e funções
• Garanta que os funcionários tenham acesso em tempo real a dados e documentos
• Eleve o nível de satisfação e fidelidade dos clientes com prazos de entrega mais rápidos.
 Além das vantagens em geral por não usar papel, há
Como essas vantagens vantagens específicas em se fazer a transição para um
fluxo de trabalho sem papel o mais rápido possível para
podem lhe ajudar algumas das aplicações empresariais que mais consomem
papel.

Processamento de formulários
Aplicações empresariais comumente usam formulários, ao passo que os clientes esperam uma
resposta instantânea. Isso representa uma oportunidade única para oferecer aos clientes uma
alternativa completamente digital (como formulários eletrônicos) ou para digitalizar e processar
automaticamente.
• Agilize o processo de entrada de dados para acelerar o processo empresarial inteiro

• Reduza a taxa de erro em comparação a uma extensa redigitação manual

• Possibilite que os funcionários concentrem seus conhecimentos em tarefas mais importantes
 Além das vantagens em geral por não usar papel, há
Como essas vantagens vantagens específicas em se fazer a transição para um
fluxo de trabalho sem papel o mais rápido possível para
podem lhe ajudar algumas das aplicações empresariais que mais consomem
papel.

Início de relacionamento com clientes

Iniciar um relacionamento com um cliente exige bem menos trabalho quando feito de forma digital. Usando a
plataforma certa, uma organização é capaz de integrar novos clientes mais rapidamente e sem dificuldades.
Iniciar um relacionamento com um cliente de forma digital é mais pessoal. Por mais que isso possa parecer
um paradoxo, é verdade. Ao diminuir a papelada, o tempo para iniciar um relacionamento com um novo
cliente é reduzido. Dessa forma, há mais tempo disponível para interagir face a face, o que faz o novo cliente
sentir-se mais valorizado.

• Reduza o tempo de processamento e aumente a satisfação dos clientes

• Gaste menos tempo em tarefas administrativas de menor valor e aumente a satisfação dos empregados

• Reduza os erros significativamente

 Além das vantagens em geral por não usar papel, há
Como essas vantagens vantagens específicas em se fazer a transição para um
fluxo de trabalho sem papel o mais rápido possível para
podem lhe ajudar algumas das aplicações empresariais que mais consomem
papel.

Gestão de Registros
Muitas indústrias reguladas precisam seguir processos e regras claramente definidos para manusear e
armazenar documentos empresariais. Novas regulamentações exigem ajustes nos processos,
documentações e validações adicionais, o que faz da gestão de registros um alvo em movimento e sobretudo
difícil de ser atingido em um ambiente baseado em papel.

• Elimine ineficiências, desperdícios de tempo e custos adicionais de um sistema baseado em papel

• Proteja dados pessoais confidenciais. Informações digitais pode ser armazenadas de forma mais segura
com recursos como proteção por senha, criptografia de dados e verificação em duas etapas.

• Aumente a conformidade com regulamentações obrigatórias.

 Avalie os impasses causados pelo papel
01
• Faça um inventário dos processos mais críticos
em sua empresa, como os que fazem o negócio
parar ou causam prejuízos caso sofram atrasos.
O checklist para 02 • Revise a documentação existente ou tenha uma
tornar a abolição visão geral do passo a passo atentando-se para

do uso de papel onde o papel é usado no processo e qual a tarefa

envolvida.
uma realidade 03 • Avalie o número de entradas comerciais em papel
necessárias para os processos escolhidos em um
típico mês e o tempo envolvido no processamento
manual dos documentos em papel.
04 • Identifique as etapas dos processos que oferecem
uma oportunidade significativa para digitalização.
 01 Estabeleça processos sem papel onde for
viável

O checklist para 02 • Identifique processos que dependem de entradas

baseadas em papel e que podem ser facilmente
tornar a abolição transferidas para digitais, como oferecer um

do uso de papel formulário eletrônico para substituir um formulário

em papel.
uma realidade 03 • Certifique-se de que processos convencionais e
digitais podem ser executados paralelamente e
estão completamente integrados para possibilitar
uma transição tranquila conforme os volumes
04 mudam do papel para o digital.
 Digitalize e converta os arquivos físicos

01
• Quaisquer documentos que chegam em papel
devem ser convertidos eletronicamente o mais
rápido possível no momento do recebimento. Não

O checklist para 02 é possível obrigar clientes, fornecedores ou

contatos de licenciamento a abolir o uso de papel,
tornar a abolição e é provável que documentos e arquivos em papel

do uso de papel ainda farão parte de suas rotinas por um tempo. O

segredo é digitalizar esses arquivos assim que
uma realidade 03 chegarem em sua empresa.

• É importante converter arquivos já existentes para

o digital, mas isso requer altas taxas de
recuperação ou a integração frequente ao
04 processamento de novas entradas comerciais.
Uma avaliação de caso de negócio precisa
confirmar o valor do negócio.
 Mantenha os clientes atualizados

01 • Depois de implementar a digitalização ou a transição para

o processo completamente eletrônico, você deve informar
aos clientes sobre as mudanças e como isso os afeta.
Você pode emitir um aviso por e-mail destacando as

O checklist para 02 vantagens para eles e também abordar quaisquer dúvidas

que possa haver sobre segurança e privacidade.

tornar a abolição • Onde for cabível, também explique sobre assinaturas

do uso de papel eletrônicas aos seus clientes.

• Certifique-se de comunicar e oferecer incentivos para que

uma realidade 03 seus clientes realizem a mudança, tais como taxas
reduzidas, acréscimo no bônus de fidelidade, etc., para
aliviar qualquer inconveniência.

04 E, finalmente, desfrute dos benefícios! As recompensas

em economia de tempo e dinheiro se acumularão
rapidamente e o retorno em satisfação dos clientes será
enorme.
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