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Apostila Noções de Noções de Gestão Pública
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Gestão Pública
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Apostila ADM. Gestão Pública 2
1 – A ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
A atividade de material existe desde a mais remota época, através das trocas de caças e de utensílios
até chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revolução Industrial. Produzir, estocar, trocar
objetos e mercadorias é algo tão antigo quanto à existência do ser humano.
A Revolução Industrial, meados dos séc. XVIII e XIX, acirrou a concorrência de mercado e
sofisticou as operações de comercialização dos produtos, fazendo com que “compras” e “estoques”
ganhassem maior importância. Este período foi marcado por modificações profundas nos métodos
do sistema de fabricação e estocagem em maior escala. O trabalho, até então, totalmente artesanal
foi em parte substituído pelas máquinas, fazendo com a produção evoluísse para um estágio
tecnologicamente mais avançado e os estoques passassem a ser vistos sob um outro prisma pelas
administrações. A constante evolução fabril, o consumo, as exigências dos consumidores, o
mercado concorrente e novas tecnologias deram novo impulso à Administração de Materiais,
fazendo com que a mesma fosse vista como uma arte e uma ciência das mais importantes para o
alcance dos objetivos de uma organização, seja ela qualquer que fosse.
Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a necessidade de que materiais devem ser
administrados cientificamente foi, sem dúvida, as duas grandes guerras mundiais, isso sem contar
com outros desejos de conquistas como, principalmente, o empreendimento de Napoleão
Bonaparte. Em todos os embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento se
constituiu em elemento de vital importância e que determinou o sucesso ou o insucesso dos
empreendimentos. Soldados e estratégias por mais eficazes que fossem, eram insuficientes para o
alcance dos resultados esperados.
Munições, equipamentos, víveres, vestuários adequados, combustíveis foram, são e serão
necessários sempre, no momento oportuno e no local certo, isto quer dizer que administrar materiais
é como administrar informações: “quem os têm quando necessita, no local e na quantidade
necessária, possui ampla possibilidade de ser bem sucedido”.
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A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos estoques.
Assim, suprir antes do momento oportuno acarretará, em regra, estoques altos, acima das
necessidades imediatas da organização. Por outro lado, a providência do suprimento após esse
momento poderá levar a falta do material necessário ao atendimento de determinada necessidade da
administração. Do mesmo modo, o tamanho do Lote de Compra acarreta as mesmas consequências:
quantidades além do necessário representam inversões em estoques ociosos, assim como,
quantidades aquém do necessário podem levar à insuficiência de estoque, o que é prejudicial à
eficiência operacional da organização.
Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessária, acarretam, se mal planejados, além
de custos financeiros indesejáveis, lucros cessantes, fatores esses decorrentes de quaisquer das
situações assinaladas. Da mesma forma, a obtenção de material sem os atributos da qualidade
requerida para o uso a que se destina acarreta custos financeiros maiores, retenções ociosas de
capital e oportunidades de lucro não realizadas. Isto porque materiais, nestas condições podem
implicar em paradas de máquinas, defeitos na fabricação ou no serviço, inutilização de material,
compras adicionais, etc.
Os subsistemas da Administração de Materiais, integrados de forma sistêmica, fornecem, portanto,
os meios necessários à consecução das quatro condições básicas alinhadas acima, para uma boa
Administração de material.
Decompondo esta atividade através da separação e identificação dos seus elementos componentes,
encontramos as seguintes subfunções típicas da Administração de Materiais, além de outras mais
específicas de organizações mais complexas:
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a) Preço Baixo - este é o objetivo mais óbvio e, certamente um dos mais importantes. Reduzir o
preço de compra implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade;
b) Alto Giro de Estoques - implica em melhor utilização do capital, aumentando o retorno sobre os
investimentos e reduzindo o valor do capital de giro;
c) Baixo Custo de Aquisição e Posse - dependem fundamentalmente da eficácia das áreas de
Controle de Estoques, Armazenamento e Compras;
d) Continuidade de Fornecimento - é resultado de uma análise criteriosa quando da escolha dos
fornecedores. Os custos de produção, expedição e transportes são afetados diretamente por este
item;
e) Consistência de Qualidade - a área de materiais é responsável apenas pela qualidade de
materiais e serviços provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresas a qualidade dos
produtos e/ou serviços constitui-se no único objetivo da Gerência de Materiais;
f) Despesas com Pessoal - obtenção de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo
resultado com menor despesa - em ambos os casos o objetivo é obter maior lucro final. “Às vezes
compensa investir mais em pessoal porque se pode alcançar com isto outros objetivos, propiciando
maior benefício com relação aos custos”;
g) Relações Favoráveis com Fornecedores - a posição de uma empresa no mundo dos negócios é,
em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores;
h) Aperfeiçoamento de Pessoal - toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptidão de seu
pessoal;
i) Bons Registros - são considerados como o objetivo primário, pois contribuem para o papel da
Administração de Material, na sobrevivência e nos lucros da empresa, de forma indireta.
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Reposição de Materiais
Compras
Seleção de Fornecedores
Emissão de Pedido (acompanhamento - follow-up)
Recebimento de Materiais
Deve verificar:
Dados Fiscais e Contábeis
Quantidade
Qualidade
Outros registros
Armazenamento
Adequado
Facilidade de manuseio
Manutenção dos níveis de qualidade
Controle dos Estoques
a) Grau de Atendimento
b) RETORNO DE CAPITAL
RC = Lucro / Capital
RC = Lucro x Vendas
Vendas Capital
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Portanto: RC = RV x GC
Exemplo:
Capital = $ 30.000,00 Vendas = $ 10.000,00 Despesas = 7.000,00
Capital investido em estoques = $ 10.000,00
Lucro = 10.000,00 - 7.000,00 = 3.000,00
Retorno de Capital = 3.000,00 (x 100) = 10%
30.000,00
Rentabilidade de Vendas = 3.000,00 x100 = 30%
10.000,00
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28.000,00
FUNÇÕES:
a) A função principal do Dimensionamento e Controle de Estoques é a de atender os clientes
internos e externos quantos aos materiais e produtos de que necessitam, ao mínimo custo.
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COMPRAS FINANCEIRO
Matéria Prima -Desconto sobre as quanti- -Capital investido
(alto estoque) quantidade a serem compradas -Perda financeira
-------------------------------------------------------------------------------------------------
PRODUÇÃO FINANCEIRO
Material em Processo -Nenhum risco de falta -Aumento do custo
(alto estoque) de material. de armazenagem
-Grandes lotes de fabricação. -Maior risco de perda
e obsolescência.
---------------------------------------------------------------------------------------------------
VENDAS FINANCEIRO
Produto Acabado -Entregas rápidas -Capital investido
(alto estoque) -Boa imagem, melhores vendas -Maior custo de
armazenagem
6.POLÍTICAS DE ESTOQUES
a) QUANTITATIVAS
• evolução de vendas no passado
• variáveis ligadas diretamente a vendas - ex. pedido em carteira
• variáveis como: população, renda, etc.
• influência de propaganda
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b) QUALITATIVAS
• Opiniões de gerentes, vendedores, compradores, pesquisa de mercado.
a) Evolução Horizontal
c) Evolução Sazonal
Políticas
Conjunturais
Sazonais
Alteração no comportamento dos clientes
Inovações técnicas
Novos produtos
Produtos retirados do mercado
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Consiste em utilizar como previsão para o período seguinte o valor ocorrido no período
anterior.
Ex. CJan = 20 CpJan =
C1 + C2 + C3 + Cn
Cp = ------------------------------------
N
Cp = Consumo previsto
C = Consumo nos períodos anteriores
N = Número de períodos
Exemplo:
Consumo (mês): Jan =20; Fev = 18, Mar = 22; Abr = 20; Mai = 24; Jun = 26.
20 + 18 + 22 + 20 + 24 + 26
Cp Jul = ------------------------------------ = 22
6
Este método permite a atribuição de pesos aos valores correspondentes aos períodos. O
Valor de Cp (Consumo previsto) será dado por:
∑ Ci . Pi
Cp = --------------
∑ Pi
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Jan 40 5 200
Fev 50 10 500
Mar 60 15 900
Abr 55 20 1100
Mai 70 30 2100
Jun 75 40 3000
∑ 120 7800
Neste método são necessários três fatores para gerar a previsão do próximo período:
Onde:
Exemplo:
CPn+1 = previsão para o período - CP Fev
CPn = previsão do período n - CP Jan = 90
Cn = consumo do período n - Cn Jan = 102
α = constante - α = 0,2
Cp Fev = 0,2 . 102 + ( 0,8 ) . 90 = 20,4 + 72 = 92,4
CP Fev = 93
Este método é utilizado para determinar a melhor linha de ajuste que passa mais perto
de todos os dados coletados, ou seja, é a linha de melhor ajuste que minimiza as distâncias
entre cada ponto de consumo levantado.
A linha reta é definida pela equação:
γ = a + bx
Onde:
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Exemplo:
Período Consumo
Ano Y X X2 X.Y
2001 108 0 0 0
2002 119 1 1 119
2003 110 2 4 220
2004 122 3 9 366
2005 130 4 16 520
∑ 589 10 30 1225
∑γ = N.a + ∑x . b ∑ x γ = ∑x . a + ∑x2 . b
589 = 5 a + 10 b 1225 = 10 a + 30 b
(.-2) -1178 = -10a – 20 b - 1178 =-10 a - 20 b
____________________________
47 = 10 b b = 4,7
Substituindo “b”
589 = 5 a + 10 . 4,7
5 a = 589 – 47 a = 108,4
Cp 2006 = 132
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8 – CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS
Formas de Identificação
Código de barras
Código impresso em etiquetas
“EPC” (Electronic Product Code) - Código eletrônico de produto (etiqueta
com um circuito eletrônico). O EPC é composto por um número de parte e um
número de série.
IDENTIFICAÇÃO DE LOTES
Um lote pode ser identificado pela “faixa do número de série” e normalmente contém a
“data de fabricação”
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Nome Modificador - Arruela lisa de cobre, espessura 0,5 mm, diâmetro interno 6
mm, diâmetro externo 14 mm.
TIPOS DE CÓDIGOS
CÓDIGOS SEQUÊNCIAIS
Composto por um código inicial e uma regra de seqüência.
É interessante definir previamente o número máximo de caracteres
Exemplo: Código inicial = 1001
Regra de seqüência = “Soma 1”
CÓDIGO EM GRUPOS
O código é dividido em grupos e a cada grupo se associa um significado.
Exemplo:
01 – 05– 1010
Código de identificação (Lisa, Cobre)
Classe (Arruelas)
Grupo (Matéria Prima)
Exemplos de Grupos:
01 – Matéria Prima
02 – Materiais de Limpeza
03 – Óleos, Combustíveis e Lubrificantes
04 – Materiais de Escritório
CÓDIGO EM FAIXAS
Quando, numa codificação seqüencial, cada faixa de códigos possui um significado.
Exemplo:
101 a 299 = matérias primas
301 a 599 = produtos semi-acabados
601 a 999 = produtos acabados
CÓDIGOS MNEUMÔNICOS
Quando possui caracteres (alfanuméricos) associados com o elemento a ser codificado
MP = Matéria Prima
SA = Semi Acabado
PA = Produto Acabado
Exemplo:
MP - 05 (Matéria Prima - Chapas de Aço)
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• Dificuldade de aquisição
Sazonalidade de mercado, regulamentados, importados, etc.
• Freqüência de demanda
Regular, irregular, eventual
• Dificuldade de armazenagem
Inflamáveis, muito pesado, volumoso, úmido, tóxico, etc.
• Periculosidade
Norma NBR 7502 da ABNT, Portaria 3214 da CLT.
• Recuperação
Reparáveis, reprocessamento, reutilização, irrecuperáveis.
• Perecimento
Tempo de estocagem, contaminação, corrosão, etc.
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9. CLASSIFICAÇÃO ABC
9.1 - Conceituação
É um método que permite identificar os itens de estoques mais importantes no sentido de valor
financeiro (capital investido em estoques).
“Após a ordenação dos itens as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes
maneiras:
Classe A: Grupo de itens mais importantes que devem ser tratados com uma atenção especial pela
administração.
Classe B: Grupo de itens em situação intermediária entre as classes A e C.
Classe C: Grupo de itens menos importantes que justificam pouca atenção por parte da
administração.
9.2 – Planejamento
O Planejamento consiste na utilização de diferentes esquemas ou modelos para a construção
da Curva ABC, em geral são considerados os seguintes aspectos:
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É comum representar os níveis de estoque utilizando-se uma linha reta que representa a
média da demanda. Está representação é conhecida como dente de serra.
250
200
Quantidade
150
Série1
100
50
0
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
DIAS
L = Lote
D = Demanda
PR = Ponto de Ressuprimento Exemplo do cálculo do PR
TR = Tempo de Ressuprimento D = 2 peças por dia
ES = Estoque de Segurança TR = 10 dias
ES = 5 peças
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PR = D x TR + ES PR = 2 x 10 + 5
PR = 25 peças
Temos que:
Demanda Média Dm = D1 + D2 + D3 + D4 + Dn / n
Estoque Médio Em = ES + L / 2
R = Dm (anual) / Em
Exemplo:
Demanda anual = 800 unidades
Estoque médio = 100 unidades
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Exemplo:
Estoque médio = 3.000 unidades
Consumo médio mensal = 2.000 unidades
Ruptura de Estoque
Ocorre quando o estoque é zero e não é possível atender a necessidade de consumo.
Intervalo de Ressuprimento
É o tempo compreendido entre dois Pontos de Ressuprimentos consecutivos
É a quantidade mínima que deve existir em estoque, que se destina a cobrir: oscilações
de consumo, atrasos de suprimento, rejeição de um lote por parte do Controle de Qualidade,
diferenças de inventário entre outros fatores.
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a) FÓRMULA SIMPLES
ES = C x k
Onde:
ES = Estoque de Segurança
C = Consumo médio
K = Fator de Segurança
Exemplo:
C = 60 unidades/mês
K = 0,9 (GA = 90%)
ES = 60 x 0,9 ES = 54 unidades
b) MÉTODO DA PORCENTAGEM
Aplica-se uma porcentagem que geralmente varia de 25 a 45% sobre o consumo médio
durante o tempo de ressuprimento (TR).
ES = Cm x TR x %
Exemplo:
Cm = Consumo médio = 180 unidades/mês
TR = 15 dias (0,5 mês)
% = 30%
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Exemplo:
Consumo diário: 90; 80; 70; 65; 60; 50; 40; 30 e 20
No. de dias em que ocorreu o consumo: 4, 8; 12; 28; 49; 80; 110; 44 e 30.
TR = 10 dias
ES = ( Cmáx - Cm ) x TR
ES = ( 70 – 46 ) x 10 ES = 240 unidades
11.CUSTOS DE ESTOQUES
Todo armazenamento de material gera custos que podem ser agrupados em:
CUSTOS BÁSICOS:
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È o custo relativo às atividades de compras. Para cálculo deste custo são consideradas as
despesas como:
C = CC / N
onde:
C = Custo de Compra (ou Custo de Pedido)
CC = Custo de Compras por ano
N = Número de Compras realizadas no ano.
O cálculo do Custo de Armazenagem para um determinado período (Ex. mês) pode ser
expresso por:
CE = (ES + L/2) x P x E
Onde:
(ES + L/2) = Estoque médio de material no tempo considerado.
P = Preço unitário do material
E = Taxa de armazenamento (expressa geralmente em termos percentuais
associada ao preço unitário)
Hipóteses consideradas
⇒ O Custo de Armazenagem é proporcional ao estoque médio
⇒ O Preço unitário é considerado constante (ou o valor médio)
⇒ A Taxa de armazenamento considera a somatória das parcelas:
Taxa de retorno de capital
Taxa de armazenagem física
Taxa de seguro
Taxa de transporte
Taxa de obsolescência
Outras despesas com estocagem.
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Abastecimento
Nível de Estoque (Unidades)
Pedido
Recebido
Tempo de Espera
Tempo de Espera
Estoque de Segurança
Tempo
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Algumas expressões são geralmente usadas para traduzir aspectos da filosofia JIT.
• Produção sem estoques;
• Eliminação de desperdícios;
• Esforço contínuo na resolução de problemas;
• Melhoria contínua dos processos.
O sistema JIT tem como objetivo fundamental a melhoria contínua do processo produtivo. A
perseguição destes dá-se, através de um mecanismo de redução dos estoques, os quais tendem a
camuflar problemas, embora saibamos alterações no perfil da demanda ou falhas nos processos de
fabricação ou compra normalmente justificam a presença de estoques. Na filosofia JIT os estoques
são “persona non grata” por razões óbvias: primeiro porque ocupam espaços e segundo porque
custa dinheiro.
Vantagens do JIT:
• Flexibilidade – a manutenção de estoques baixo favorece as variações no mix de produtos sem
provocar alto grau de obsolescência.
• Velocidade – rapidez no ciclo de produção permite entregas em prazos mais curtos, propiciando
maior nível de serviços ao cliente.
• Confiabilidade – a manutenção preventiva e o ambiente favorável à identificação e resolução de
problemas contribui para aumentar a confiabilidade nos produtos.
• Custos – reduções dos tempos de preparação de máquinas e movimentação interna;
minimização dos estoques (matéria prima e produto acabado); redução dos tamanhos dos lotes e
“lead-times”; redução dos custos de aquisição (confiabilidade).
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Este nome é dado aos cartões utilizados para autorizar a produção e a movimentação de itens, ao
longo do processo produtivo. Este cartão contém, em geral, as seguintes informações: número da
peça, descrição da peça, tamanho do lote a ser produzido e colocado em container padronizado,
centro de produção responsável e local de armazenagem.
Kanban de Produção (KP) – dispara a produção de um pequeno lote de peças de determinado tipo,
em um determinado centro de produção da fábrica.
Nenhuma operação de produção é normalmente executada sem que haja um kanban de produção
autorizando. O kanban de produção circula entre um centro de produção e seu posto de
armazenagem respectivo.
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Kanban Transporte (KT) - autoriza a movimentação do material pela fábrica, do centro de produção
que produz determinado componente para o centro de produção que consome este componente. Este
cartão contém, em geral, as seguintes informações:
KP - Kanban Transporte
Número da Peça: 1213
Descrição da peça.: Rotor tipo C
Tamanho do lote a ser produzido: 12 peças
Centro de produção de origem: célula J-32
Centro de produção de destino: posto L-45 (linha)
O processo de redução gradual do estoque pode ser feito retirando-se cartões do sistema, pois sem
kanban de produção, o centro de trabalho não é acionado e sem o kanban de transporte, o material
não é movimentado.
Uma das limitações do kanban é que ele produz apenas aquelas partes cuja demanda é regular e,
pelo menos, diária.
O MRP é um sistema que estabelece uma série de procedimentos e regras de decisão, de modo a
atender as necessidades de produção numa sequência de tempo logicamente determinada para cada
item componente do produto final.
O MRP lida especialmente com suprimentos de peças e componentes cujas demandas dependem de
determinado produto final. O sistema MRP é capaz de replanejar as necessidades de materiais a
cada alteração na programação de produção, registros de inventários ou composição de produtos.
OBJETIVOS DO MRP
• Garantir a disponibilidade de materiais, componentes e produtos para atendimento ao
planejamento da produção e às entregas dos clientes.
• Manter os inventários no nível mais baixo possível.
• Planejar a atividade de manufatura, de suprimento e de programação de entregas.
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LISTA DE MATERIAIS:
Contém as quantidades exatas de matérias-primas, componentes e sub-rotinas que determinarão a
confecção do produto final. Além de especificar, as listas de materiais, determinam o momento em
que os materiais devem estar disponíveis e identificam suas relações de dependência com outros
materiais e com o produto final (sequência).
REGISTRO DE INVENTÁRIOS:
Permitem a identificação, em qualquer momento, das posições de estoque e pedidos em aberto, de
modo que se possa obter as necessidades líquidas de materiais.
PROGRAMA MRP:
Baseado nas necessidades do produto final especificada no programa-mestre de produção e nas
informações provenientes das listas de materiais, o programa MRP transforma a demanda do
produto final em necessidades brutas para cada item ou componentes. A partir das informações
constantes nos registro de inventários, são calculadas as necessidades líquidas e liberadas as ordens
de compra ou fabricação. As ordens correspondem às necessidades em termos de quantidade e
tempo relativos à sua aplicação no produto final.
Por exemplo:
• Planejamento das necessidades de materiais;
• Liberação de ordens e reprogramação de pedidos em aberto;
• Planejamento das necessidades de capacidades; e
• Relatórios de desempenho etc.
Um conceito importante na concepção do MRP é o da natureza da demanda, que pode ser chamada
de dependente ou independente.
• Demanda dependente são aquelas cuja demanda depende da demanda de algum outro item, ou
seja, depende dos planos de produção de outro item, que é chamado de “pai”.
• Demanda independente são aquelas cuja demanda não depende da demanda de nenhum outro
item. Não podemos determiná-la por meio de cálculos e sim através de previsões, como é o caso
dos produtos acabados.
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"A arte de comprar está se tornando cada vez mais uma profissão e cada vez menos um jogo de
sorte".
"Em muitos casos não é o custo que determina o preço de venda, mas o inverso. O preço de venda
necessário determina qual deve ser o custo. Qualquer economia, resultando em redução de custo de
compra, que é uma parte de despesa de operação de uma indústria, é 100% lucro. Os lucros das
compras são líquidos”. Embora todos saibamos comprar, em função do cotidiano de nossas vidas, é
imprescindível a conceituação da atividade, que significa procurar e providenciar a entrega de
materiais, na qualidade especificada e no prazo necessário, a um preço justo, para o funcionamento,
a manutenção ou a ampliação da empresa.
O conhecimento do produto, pode ser decisivo, na comercialização, sendo capaz de alterar o
comportamento de vendas.
Devemos saber:
- Origem: quem é o fabricante, ou fornecedor, qual a garantia, utilização, características técnicas.
- Nome do produto: denominação técnica e popular.
- Função: 0nde é aplicado e para que se destina, o que faz.
- Inter relação: um dado precioso, pois a utilização de um item pode influir no outro.
- Intercambialidade: o mesmo componente poderá ser utilizado em mais de um produto ou
processo.
- Preço: valor, condições de venda, prazo, desconto.
CONCEITO DE COMPRA
Material Certo
É importante que o comprador esteja em situação de certificar-se se o material comprado, de um
fornecedor está de acordo com o solicitado. O comprador deve, portanto, desenvolver um “sentido
técnico a fim de descobrir eventuais discrepâncias entre a cotações de um fornecedor e as
especificações da Requisição de Compras. O comprador deve ter condições de reconhecer, em uma
eventual alternativa de cotação, uma economia do custo potencial ou a ideia de melhoria do
produto. Evidentemente, em tais circunstancias, a decisão final não será do comprador mas ele deve
ter habilidade para encaminhar aos setores requisitantes ou técnicos da empresa essas sugestões.
Toda vez que uma requisição não for suficientemente clara, o comprador deverá solicitar
esclarecimentos ou, se for o caso, devolvê-la a fim de que seja preenchida corretamente e de
maneira que transmita exatamente o que se deseja adquirir”.
Em hipótese alguma o comprador deve der inicio a um processo de compras, sem ter ideia exata de
que quer comprar. Objetivando um melhor conhecimento do que vai comprar, o comprador, sempre
que possível, deverá entrar em contato cem os setores que utilizam ou que vão utilizar o material ou
serviço a ser adquirido, de que maneira e se inteirar de todos os problemas e dificuldades que
poderão ocorrer ou ocorrem quando da utilização do item requisitado.
Em resumo: cada vez mais, hoje em dia, o comprador deve ser um técnico.
Preço Certo
Nas grandes empresas, subordinado a Compras, existe o Setor de Pesquisa e Análise de Compras.
Sua função é, entre outras, a de calcular o "preço objetivo" do item (com base em desenhos e
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Hora. Certa
O desenvolvimento industrial atual e o aumente cada vez maior do numero de empresas de
produção em série, torna o tempo de entrega, ou os prazos de entrega, um dos fatores mais
importantes no julgamento de uma concorrência. As diversas flutuações de preços do mercado e o
perigo de estoques excessivos fazem cem que e comprador necessite coordenar esses dois fatores da
melhor maneira possível, a fim de adquirir na hora certa o material para a empresa.
Quantidade Certa
A quantidade a ser adquirida é cada vez mais importante por ocasião da compra.
Até pouco tempo atrás se aumentava a quantidade a ser adquirida objetivando melhorar e preço;
entretanto outros fatores como custo de armazenagem, capital investido em estoques etc., fizeram
com que maiores cuidados fossem tornados na determinação da quantidade certa ou na quantidade
mais econômica a ser adquirida. Para isso foram deduzidas fórmulas matemáticas objetivando
facilitar a determinação da quantidade a ser adquirida. Entretanto, qualquer que seja, a fórmula ou
método a ser adotado não elimina a decisão final da Gerência de Compras com eventuais alterações
destas quantidades devido às situações peculiares do mercado.
Fonte Certa
De nada adiantará ao comprador saber exatamente o material a adquirir, o preço certo, o prazo certo
e a quantidade certa, se não puder encontrar uma fonte de fornecimento que possa agrupar todas as
necessidades. A avaliação dos fornecedores e o desenvolvimento de novas fontes de fornecimento
são fatores fundamentais para o funcionamento de compras. Devido a essas necessidades o
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comprador, exceto o setor de vendas da empresa, é o elemento que mantém e deve manter o maior
número de contatos externos na busca cada vez mais intensa de ampliar o mercado de fornecimento.
Importante é este item que mais adiante vamos tratar com detalhes como escolher e selecionar
novos fornecedores.
A Função Compras é uma das engrenagem do grande conjunto denominado Sistema Empresa ou
Organização e deve ser devidamente considerado no contexto, para que deficiências não venham a
ocorrer, provocando demoras onerosas, produção ineficiente, produtos inferiores, o não
cumprimento de promessas de entregas e clientes insatisfeitos.
A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em grande parte, assim como a obtenção de
lucros satisfatórios, devida à realização de boas compras, e para que isto ocorra é necessário que se
adquira materiais ao mais baixo custo, desde que satisfaçam as exigências de qualidade.
O custo de aquisição e o custo de manutenção dos estoques de material devem, também, ser
mantidos em um nível econômico. Essas considerações elementares são à base de toda a função e
ciência de Compras.
A função Compras compreende:
- Cadastramento de Fornecedores;
- Coleta de Preços;
- Definição quanto ao transporte do material;
- Julgamento de Propostas;
- Diligenciamento do preço, do prazo e da qualidade do material;
- Recebimento e Colocação da Compra.
De uma maneira bastante ampla, e que demonstra que a função compras não existe somente no
momento da compra propriamente dita, mas que a mesma possui uma maior amplitude, envolvendo
a tomada de decisões, procedendo a análises e, determinando ações que antecedem ao ato final,
podemos dizer que compras têm como objetivo "comprar os materiais certos, com a qualidade
exigida pelo produto, nas quantidades necessárias, no tempo requerido, nas melhores condições de
preço e na fonte certa”. Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar alcançar as
seguintes metas fundamentais:
1 - Atender o cronograma de produção, através do fornecimento contínuo de materiais;
2 - Estocar ao mínimo, sem comprometer a segurança da produção desde que represente uma
economia para a organização;
3 - Evitar multiplicidade de itens similares, o desperdício, deterioração e obsolescência;
4 - Manter a qualidade dos materiais conforme especificações;
5 - Adquirir os materiais a baixo custo sem demérito à qualidade;
6 - Manter atualizado o cadastro de fornecedores.
Toda e qualquer ação de compra é precedida por um desejo de consumir algo ou investir. Existem
pois, basicamente, dois tipos de compra:
- a compra para consumo e;
- a compra para investimento.
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Materiais Produtivos
São aqueles materiais que integram o produto final, portanto, neste caso, matéria-prima e outros
materiais que fazem parte do produto, sendo que estes diferem de indústria - em função do que é
produzido.
Materiais improdutivos
São aqueles que, sendo consumido normal e rotineiramente, não integram o produto, o que quer
dizer que é apenas material de consumo forçado ou de custeio.
Em função do local onde os materiais estão sendo adquiridos, ou de suas origens, a compra pode ser
classificada como: Compras Locais ou Compras por Importação.
Compras Locais
As atividades de compras locais podem ser exercidas na iniciativa privada e no serviço público. A
diferença fundamental entre tais atividades é a formalidade no serviço público e a informalidade na
iniciativa privada, muito embora com procedimentos praticamente idênticos, independentemente
dessa particularidade. As Leis nº 8.666/93 e 8.883/94, que envolvem as licitações no serviço
público, exigem total formalidade. Seus procedimentos e aspectos legais serão detalhados em
Compras no Serviço Público.
Compras Formais
São as aquisições de materiais em que é obrigatória a emissão de um documento de formalização de
compra. Estas compras são determinadas em função de valores pré - estabelecidos e conforme o
valor a formalidade e feita em graus diferentes.
Compras informais
São compras que, por seu pequeno valor, não justificam maior processamento burocrático.
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Para se comprar bem é preciso conhecer as respostas de cinco perguntas, as quais irão compor a
lógica de toda e qualquer compra:
- Outros Fatores
Além das respostas as perguntas básicas o comprador deve procurar, através da sua experiência e
conhecimento, sentir em cada compra qual fator que a influencia mais, a fim de que possa ponderar
melhor o seu julgamento. Os fatores de maior influência na compra são: Preço; Prazo; Qualidade;
Prazos de Pagamento; Assistência Técnica.
As compras podem ser centralizadas ou não. O tipo de empreendimento é que vai definir a
necessidade de centralizar.
Uma prática muito usada é ter um comitê de compras, em que pessoas de todas as área da empresa
participem das decisões.
As vantagens da centralização dos serviços de compras são sempre postas em dúvida pelos
departamentos que necessitam de materiais. De modo geral, a centralização apresenta aspectos
realmente positivos, pela redução dos preços médios de aquisição, apesar de, em certos tipos de
compras, ser mais aconselhável à aquisição descentralizada.
Em quase todas as empresas mantém-se um departamento separado para compras. A razão que as
leve a proceder assim diz respeito a custos e padronização, assim sendo, somente alguns materiais
são dele gados a aquisição, e estes são aqueles de uso mais insignificante, em termos de custos, para
a empresa, e que por essa razão não sofrem maiores controles.
A empresa que atua em diversos locais distintos não necessariamente deve centralizar compras em
um único local, neste caso procede-se uma analise e se a mesma for favorável deve-se regionalizar
as compras visando um atendimento mais rápido e um custo menor de transporte.
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Seleção de Fornecedores
Jurídico
Entradas: contratos assinados, pareceres sobre processos de compra, assessoria jurídica;
Saídas: solicitação de pareceres, informações de campo sobre fornecedores.
Informática
Entradas: informações sobre novas tecnologias, assessoria na utilização de EDI, e-mail,
intranets, softwares de compras;
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Marketing e vendas
Entrada: condições do mercado de compradores, novos concorrentes, novos produtos, novas
tecnologias de produtos e processos.
Saídas: custos de promoções, condições do mercado fornecedor.
Contabilidade e Finanças
Entrada: custos das compras, disponibilidade de caixa, assessoria nas negociações sobre
condições de pagamento.
Saídas: orçamentos de compras, compromissos de pagamentos, custos dos itens comprados,
informações para subsidiar estudos da relação benefícios sobre custos.
Qualidade
Entrada: informações sobre qualidade, especificações de produtos a serem comprados.
Saídas: histórico sobre a qualidade dos fornecimentos.
Ética em compras
Os aspectos morais e legais são extremamente importantes para aqueles que atuam em compras,
fazendo com que muitas empresas estabeleçam um “código de conduta ética” para todos os seus
colaboradores.
No setor de compras o problema aflora com maior intensidade devido aos altos valores
monetários envolvidos, relacionados com critérios muitas vezes subjetivos de decisão.
O objetivo de um código de ética é estabelecer os limites de uma forma mais clara possível, e
que tais limites sejam também de conhecimento dos fornecedores, pois dessa forma poderão
reclamar quando sentirem-se prejudicados.
E quanto aos “presentes”, “lembranças”, “brindes” como agendas, canetas, malas e convites que
normalmente são distribuídos, por exemplo, ao pessoal de compras? Como abordar esse assunto?
Deve ser permitido que recebam?
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Logística é uma operação integrada para cuidar de suprimentos e distribuição de produtos de forma
racionalizada, o que significa planejar, coordenar e executar todo o processo, visando à redução de
custos e ao aumento da competitividade da empresa.
Conforme Ronald H. Ballou (1995:24), “a logística empresarial trata de todas atividades de
movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da
matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os
produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes
a um custo razoável”.
Tradicionalmente, as atividades logísticas têm se concentrado em dois setores diferenciados:
suprimentos e distribuição física.
A Logística teve também uma boa evolução conceitual durante os tempos. Desde a época em que as
empresas concentravam seus esforços na distribuição somente até hoje onde a resposta eficiente ao
consumidor é uma vedete, a Logística vem desempenhando seu papel de um pilar que alicerça as
bases das mudanças. Veja a seguir cada fase desta evolução:
• Gestão de estoques;
• Gestão de compras;
• Movimentação de materiais.
A Logística possui atividades primárias que são (1) transportes, (2) Manutenção de
estoques e (3) Processamento de pedidos. Porém existem também as atividades de apoio que são (1)
Armazenagem, (2) Manuseio de materiais (3) Embalagem de produção (4) Obtenção (5)
Programação de produtos (6) Manutenção da informação.
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15.1.1ATIVIDADES PRIMÁRIAS
Processamento
dos pedidos dos
clientes (inclui
transmissão)
Manutenção
de Estoque
15.1.2.ATIVIDADES DE APOIO
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Principais cuidados:
• Atrasos e avarias;
• Oscilações nos prazos de entrega;
• Política de estoques;
• Equipamentos para carga e descarga.
b) Modal Rodoviário
• Nacional ou internacional
• Ligação porta-a-porta
• Transporte de qualquer produto
c) Modal Aéreo
• Nacional ou internacional
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d) Modal Ferroviário
• Nacional ou internacional
• Transporte de qualquer produto
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CICLO PDCA
O ciclo PDCA (Plan - Do - Check - Act // Planejar – Fazer – Verificar - Agir) consiste em uma
sequência de passos utilizada para controlar qualquer processo definido. É uma ferramenta de
qualidade que auxilia na organização do processo de implementação de melhorias, dando uma
diretriz para a condução de tais projetos / processo. É também utilizada para facilitar a tomada de
decisões visando garantir o alcance das metas necessárias à sobrevivência dos estabelecimentos e,
embora simples, representa um avanço sem limites para o planejamento eficaz. A figura abaixo e as
descrições correspondentes a cada etapa nos dá uma ideia da dinâmica do ciclo PDCA.
PLAN – Planejar – Refere-se ao planejamento do seu projeto de melhoria, ou seja, quais são os
objetivos, o que já sabemos, o que queremos aprender, e como iremos fazer (quem, o que, quando,
onde, como).
DO – Executar – Conduzir o plano, ou seja, implementar de acordo com o que foi planejado na
etapa anterior.
CHECK – Verificar – Coletar dados, realizar a análise dos dados e com base nessa, verificar quais
são as conclusões que nós podemos tirar.
ACT – Agir Corretivamente – Definir quais mudanças poderão ser feitas e quais outros ciclos
podem ser disparados para a melhoria do processo em questão.
A seguir vamos descrever em detalhes cada uma das etapas do Ciclo PDCA.
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