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Não é de hoje que a gestão de estoques vem sendo considerada como uma ferramenta de estratégia competitiva, visto que
sua utilização tem proporcionado às empresas minimizar os custos do inventário, ao mesmo tempo em que lhes permite
maximizar a acuracidade do estoque e o nível de serviço oferecido aos clientes. O presente trabalho relata um estudo de caso
que foi conduzido no estoque de peças de uma concessionária de motocicletas localizada numa cidade de médio porte do
interior de São Paulo. O método utilizado para estruturá-lo foi a pesquisa exploratória sustentada em uma ampla revisão
bibliográfica sobre as melhores práticas de gestão de estoques, bem como das ferramentas necessárias para implanta-las
como, por exemplo, a utilização de inventários, codificação e endereçamento, controle de recebimento, etc. O objetivo
principal do trabalho é demonstrar que os desperdícios, gargalos e perdas que ocorrem normalmente nos estoques podem
ser eliminados sem grandes investimentos, desde que sejam adotados os procedimentos adequados. Conclui-se que o
objetivo do trabalho foi efetivado, já que a acuracidade esperada foi efetivamente alcançada, o que ressalta que ferramentas
simples e novos métodos de trabalho quando corretamente aplicadas podem apresentar grandes resultados na gestão de
estoque.
A B S T R A C T:
It is not any novelty that stock management has been considered as a competitive strategy tool, since its use has enabled
companies to minimize inventory costs, while allowing them to maximize inventory accuracy and service level offered to
customers. This paper reports a case study that was conducted in the stock of parts of a motorcycle dealership located in a
medium-sized city in São Paulo countryside. The method used to structure the study was the exploratory research based on
a broad bibliographic review of the best inventory management practices, as well as the tools needed to implement them,
such as the use of inventories, coding and addressing, control of receipt, etc. The main objective of the paper is to
demonstrate that the wastes, bottlenecks and losses that normally occur in stocks can be eliminated without major
investments, provided that appropriate procedures are adopted. It is concluded that the objective of this paper was
accomplished, since the expected accuracy was effectively achieved, which highlights that simple tools and new working
methods when correctly applied can present great results in the management of stock.
1. INTRODUÇÃO
A gestão de estoques vem sendo considerada em vários segmentos empresariais uma
área estratégica dentro das organizações. O mercado globalizado e o surgimento de uma classe
de consumidores cada vez mais exigentes tem forçado as empresas a desenvolver estratégias
para se tornarem e manter competitivas. Entre essas estratégias encontra-se a adoção de boas
práticas na gestão dos estoques, cujo princípio, segundo Ballou (2006), é promover o equilíbrio
empresarial oferecendo, simultaneamente, um serviço satisfatório associado a uma curva de
custos mínima.
De acordo com Faria e Costa (2010), o controle dos custos do estoque é uma das
ferramentas primordiais para se obter uma gestão efetiva. Sob essa ótica é necessário
compreender os custos de riscos inerentes aos estoques visto que avarias, obsolescência e perdas
podem se tornar custos irrecuperáveis se não forem evitados. Evitar a falta de estoques e
maximizar sua acuracidade torna-se, portanto, imperativo.
Segundo Rego e Mesquita (2011) os estoques de peças de reposição podem e devem ser
gerenciados de formas diferentes. Produtos de alto valor agregado, por exemplo, não devem ser
administrados da mesma forma que produtos que possuem ciclos de vida reduzidos ou que
fiquem obsoletos facilmente. Nessa linha de raciocínio, Moura (2005) afirma que falhas na
acuracidade promovem custos desnecessários para a organização. Os problemas relacionados à
acuracidade são determinantes para perdas de competitividade, visto que envolvem, entre
outros, a credibilidade junto ao cliente, o nível de serviço oferecido, o controle de
movimentação de materiais, segurança e eventuais prejuízos financeiros. Tais erros podem ser
cometidos em diferentes etapas do fluxo logístico, desde a expedição do pedido até a emissão
da nota fiscal de venda para o cliente. “[...] Se você tiver uma taxa de erros de 0,25 % e o valor
dos itens for baixo, provavelmente custará mais caro encontrar os erros ou evitá-los do que o
valor dos itens. (MOURA, 2005, p.151).
Esse trabalho se justifica devido aos altos valores e à constatação da existência de
enormes perdas no estoque da concessionária de motos que ilustra o estudo de caso deste artigo,
ocasionados pela falta de uma gestão adequada. Tais perdas foram constatadas numa auditoria
interna no inventário que revelou, entre outros problemas, perda nas vendas, desaparecimento
de peças, falta de padronização de códigos e baixa acuracidade.
A metodologia utilizada nesse artigo é a pesquisa exploratória sustentada por uma
pesquisa bibliográfica ilustrada por um estudo de caso desenvolvido em um estoque de peças
de uma concessionária de motos.
Esse artigo apresenta como objetivo demonstrar, através do estudo de caso, a
importância e a necessidade de implantar as melhores práticas na gestão de estoques na citada
concessionária através da utilização de ferramentas adequadas tais como: Inventários
programados, definição da política de endereçamento de peças, padronização de códigos e
produtividade na separação de peças. O estudo se justifica porque se propõe a encontrar
soluções para os problemas e gargalos encontrados.
2. EMBASAMENTO TEÓRICO
2.1 Conceito de estoque
Moura (2004), afirma que estoque são itens armazenados que suprem as carências
empresariais partindo de suas características individuais. Sua importância financeira varia
bastante, de acordo com a natureza dos produtos armazenados e dos objetivos que cada empresa
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31DE MAIO E 01 DE JUNHO DE 2019
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lhe atribui. Tal raciocínio é corroborado por Ballou (2006), que afirma que os custos para a
manutenção dos estoques podem corresponder de 20% a 40% do valor total estocado.
Dias (2015) enfatiza que estoque é sinônimo de capital e, por isso, é importante
aperfeiçoar os investimentos no mesmo e identificar os produtos de maior demanda,
organizando o planejamento da produção, perdas de vendas, desperdícios e lucro. No que diz
respeito ao manuseio e rotatividade, o estoque apresenta como direcionadores fundamentais:
a) Estipular quais produtos deve existir no estoque: quantificação dos itens.
b) Demonstrar/especificar o período de reabastecimento do estoque: constância.
c) Quantificar os itens necessários para ser adquiridos: sugestão de compra.
d) Solicitar o reabastecimento do estoque: solicitação de compras;
e) Organizar o recebimento e armazenar cada material conforme sua necessidade;
f) Supervisionar os estoques em questão de capacidade e custos; realizar endereçamentos;
g) Executar inventários periódicos para análise de quantidades e estados dos materiais
estocados;
h) Verificar a obsolescência dos itens e os danificados.
Considera Ballou (2006) e Pozo (2016) que existem diversos tipos de estoques que
podem ser classificados da seguinte forma:
• Estoque de produtos em processo: corresponde aos materiais que estão em processo de
fabricação.
• Estoque de produto acabado: corresponde aos materiais já finalizados e embalados e
prontos para serem entregues aos clientes.
• Estoque de peças de manutenção: serve para preservação e manutenção dos
equipamentos e da edificação como parafusos, peças e ferramentas entre outros.
• Estoque de matéria-prima: é o estoque que será utilizado no processo de transformação
para gerar o estoque de produto acabado.
Dias (2015) afirma que a gestão de estoque é a otimização dos investimentos e o controle
na utilização do capital. É através de uma gestão adequada, que contempla o menor custo
possível dos itens estocados, que tal otimização será viabilizada. Bertaglia (2009) complementa
que a atividade de gerenciamento dos estoques é de extrema importância, pois é através deles
que é possível estabelecer metas e funcionalidades e compreender em qual tipo de estoque a
organização se enquadra levando em consideração suas atividades perante o mercado. Na
mesma linha de raciocínio, Ballou (2006 p. 277) considera que:
Gerenciar estoques é também equilibrar a disponibilidade dos produtos
ou serviços ao consumidor, por um lado, com os custos de
abastecimento que, por outro lado, são necessários para um
determinado grau dessa disponibilidade.
Pozo (2016) considera que os inventários são contagens numéricas dos produtos
pertencentes ao estoque e têm como finalidade comprovar o nível de acuracidade do estoque.
Eles permitem encontrar perdas e prejuízos e apurar o valor fiscal e o valor real dos itens
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Dias (2015) sustenta que este modelo de inventário deve ser realizado em uma única
ocasião, demandando, portanto, maior tempo para efetuá-lo. Em alguns casos, dependendo da
organização, pode levar dias, o que o torna enfadonho e cansativo, pois, geralmente, existe uma
enorme quantidade de itens para realização da contagem. Pozo (2016) enfatiza que, para efetuar
este tipo de inventario, é necessário, muitas vezes, paralisar os processos operacionais, visto
que se trata de uma contagem continua. Esta operação normalmente é realizada ao final de cada
exercício fiscal e é através dessa análise que se obtém a acuracidade dos itens no estoque e é
possível identificar erros e suas interferências ao final de cada processo.
2.3.6 Codificação
Dias (2015, p.210) afirma que ‘‘o objetivo da classificação de materiais é catalogar,
simplificar, especificar, normalizar, padronizar e codificar todos os materiais componentes do
estoque da empresa’’. Esse autor cita que existem diferentes tipos de codificação como:
• Sistema alfanumérico: este sistema é caracterizado por números e letras e possibilita
maior uso de estocagem em grupos. Exemplo: 44711kwg900.
• Sistema decimal: É o mais utilizado e classifica os itens de acordo com diferentes tipos
de materiais no estoque. Exemplo: código de barras 7-898357-410015.
• Sistema numérico: possui uma enorme dimensão e variedade. Divide os itens em
subgrupos e subclasses numericamente. Exemplo: 9060135400.
2.3.7 Acuracidade
3. DESENVOLVIMENTO DA TEMÁTICA
A empresa que ilustra este artigo pertence ao setor terciário e encontra-se instalada numa
cidade de médio porte localizada na região central do estado de São Paulo. Trata-se de uma
concessionária de motos, revendedora de uma das mais tradicionais marcas do país, e possui 30
colaboradores subdivididos em quatro setores: Administrativo, Vendas locais, Vendas Externas
e Pós-Vendas. Fazem parte do Setor de Pós-Venda os setores da oficina, recepção e estoque.
O setor analisado no estudo de caso é o setor de estoque de peças, que responde pela
gestão dos produtos acabados que são classificados em dois grupos: “peças originais” e
“acessórios de butique”.
O processo de gestão das peças originais tem início com a emissão dos pedidos de
aquisição elaborado com o auxilio de um software de controle. Tais pedidos são elaborados
para abastecer o estoque durante um período de 60 dias utilizando os seguintes parâmetros:
70% produtos de curva A, 20% produtos da curva B e 10% de produtos de curva C. Em seguida
realiza-se o recebimento de mercadorias e sua conferência, posteriormente a entrada das notas
fiscais e o endereçamento de peças baseado no método aleatório.
O segundo grupo controlado pelo estoque corresponde aos acessórios de boutique
(capacetes, alarmes, protetores de motos, vestimentas, baús, etc.) e apresenta um processo
diferente das peças originais. Nesse caso o fluxo logístico tem início através da emissão do
pedido de peças que, neste caso, ocorre através do método intuitivo. Superada essa etapa, o
próximo passo contempla o recebimento de peças, até pouco tempo atrás sem que fosse feita
uma conferência detalhada das mercadorias. Após o recebimento era realizado o
desenvolvimento de códigos de forma aleatória e sem nenhum tipo de padronização dos
mesmos. O passo seguinte correspondia à entrada da nota fiscal no sistema e, posteriormente,
era realizado o endereçamento dos produtos através do método baseado em memória, onde a
alocação física era feita nos espaços disponíveis e sua alocação e endereçamento ficava restrito
à memória do colaborador que recebeu a mercadoria.
O processo de venda de peças originais pode ser realizado no setor de peças e ou na
oficina. No setor de peças o cliente solicita a mercadoria, o colaborador responsável identifica
o código através do catálogo de peças e através do software encontra o endereçamento da
mesma e a retira do item no estoque físico documentando-a através de requisições. Esse
processo é finalizado com o pagamento no caixa e retirada das mercadorias do estoque. Já na
oficina, o processo é realizado da seguinte maneira: primeiramente o cliente solicita peças e
mão de obra, ocorrendo à abertura de uma ordem de serviço e a mesma é entregue ao técnico
de mecânica. O colaborador vai até o setor de peças e realiza o pedido quando, então, os itens
são identificados nos catálogos e sua localização é encontrada através do software. A seguir é
realizada a entrega das peças ao técnico e o trabalho é finalizado com a conclusão da ordem de
serviço e pagamento no caixa.
No processo de venda das peças de butique é utilizada a descrição do produto na
tentativa de localizar o código do mesmo e em seguida encontrar o produto no estoque de acordo
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com a memória do colaborador. Tal processo é finalizado no caixa e com a posterior retirada
no estoque. A Figura 1 demonstra a forma como o estoque era organizado antes das mudanças
propostas.
A empresa realiza um inventário geral uma vez ao ano utilizando todos os funcionários
do setor de pós-venda. Os dados apurados alimentam uma planilha gerada por um software que
especifica os itens a serem contados e, posteriormente, é gerado um relatório com os relatórios
dessa contagem, feita em dupla. A Tabela 2 apresenta um comparativo entre os métodos
utilizados na gestão do estoque das peças originais e das peças de boutique.
4. RESULTADOS E DISCUSSÃO
A Tabela 3 apresenta alguns gargalos que foram identificados depois de analisar os
processos atuais.
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS:
Para manter-se competitivo em um mercado cada vez mais competitivo é necessário
adotar posturas e estratégias que eliminem custos e aumentem a produtividade das
organizações. Uma gestão de estoques eficiente, que permita eliminar os desperdícios e a
aumento da acuracidade de estoque se encaixa perfeitamente dentro das posturas que devem
nortear as empresas dos mais diversos ramos nos dias de hoje.
O presente trabalho tem como objetivo demonstrar a importância de praticar uma boa
gestão dos estoques, com foco na redução de desperdícios e na otimização da acuracidade do
estoque no setor de peças de uma concessionária de motos localizada no interior do estado de
São Paulo.
Através do estudo de caso foram analisados os fluxos logísticos de funcionamento do
estoque de peças da concessionária e, constatados os problemas e prejuízos oriundos de uma
gestão inadequada dos mesmos, foram apresentadas aos proprietários da empresa algumas
propostas de solução que poderiam resolvê-los total ou parcialmente. As mudanças ainda estão
em fase de implantação, mas os autores da proposta já percebem que primeiros resultados já
começam a aparecer.
As propostas apresentadas, todas de baixo custo, contemplam a utilização das boas
práticas logísticas inerentes à gestão de estoques, como a padronização de procedimentos, a
adoção de inventários programados periodicamente, o controle da entrada de mercadorias,
endereçamento baseado na curva ABC e codificação de peças, que não eram utilizadas por
simples desconhecimento de sua importância por parte dos proprietários da empresa. Os
resultados demonstram que mesmo ferramentas simples, quando adequadamente aplicadas,
podem apresentar grandes resultados e benefícios, tanto financeiros e tangíveis quanto
intangíveis para os empresários que se dispõem a fazê-lo.
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REFERÊNCIAS
CHING, Y. H. Gestão de estoques na cadeia de logística integrada supply chain.2ª ed. São
Paulo/SP: Atlas, 2001.
FARIA, A. C; COSTA, M. F. G. Gestão de custos logísticos. 1ª ed. São Paulo/SP. Atlas, 2010.
GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 5ª ed. São Paulo/S: Atlas, 2017.
REGO, J.R; MESQUITA, M.A. Controle de Estoque de peças de Reposição: uma revisão da
literatura. Produção, 2011. vol. 21. pp. 645.655.