XI FATECLOG

OS DESAFIOS DA LOGÍSTICA REAL NO UNIVERSO

VIRTUAL
FATEC JORNALISTA OMAIR FAGUNDES DE OLIVEIRA
BRAGANÇA PAULISTA/SP - BRASIL
23 E 24 DE OUTUBRO DE 2020

ESTUDO DOS ATRASOS DOS PEDIDOS EM UMA

CADEIA DE SUPRIMENTOS NO RAMO DE
COZINHA INDUSTRIAL PARA PROPOSIÇÃO DE
MELHORIAS

DANIELLA DE OLIVEIRA KRAINER

(FATEC Zona Leste)
daniella.krainer@fatec.sp.gov.br
HANS KRAINER DE OLIVEIRA
(FATEC Zona Leste)
hans.oliveira@fatec.sp.gov.br
ELIACY CAVALCANTI LÉLIS
(Fatec Zona Leste)
eliacy.lelis@fatec.sp.gov.br
ROGÉRIO MONTEIRO
(Fatec Zona Leste)
rogerio.monteiro@fatec.sp.gov.br

RESUMO
O artigo a seguir estuda como uma cadeia de suprimentos alinhada funciona, com teorias sobre análise de
pedidos, gestão de fornecedores e prazo de entregas de produtos e, verifica as possíveis alterações para solucionar
os conflitos encontrados. Embasado teoricamente por livros que demonstram como um sistema bem implantado
funciona, o estudo de caso sobre o impacto da má gestão de pedidos e as medidas implantadas para solução dos
problemas encontrados.
PALAVRAS-CHAVE: Sistema de Informação, gestão de pedidos, processamento de pedidos

ABSTRACT
The following article studies how an aligned supply chain works, with theory about order analysis, supplier
management and lead time od products, also look after possible changes to solve the found problems.
Theoretically based on books which demonstrate how a well planted system works, a case study about the impact
of the bad order management and the ways to solve the founded problems.

KEYWORDS: Information system, order management, order processing .

1. Introdução
Atualmente as empresas buscam cada vez mais a satisfação do cliente, para que voltem a fazer
negócios e trazer futuros clientes por meio da divulgação do bom serviço prestado.

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Para isso, as empresas devem estar com um sistema que alinhe os pedidos de vendas com os
pedidos de compras para que o cliente final não seja lesado com atrasos na entrega dos
produtos.
Este artigo pretende observar, por meio do estudo de caso real, aplicado em uma empresa do
ramo de cozinha industrial, que vende produtos próprios e de outras empresas, sendo que em
casos de pedidos mistos (revenda e fabricação), a revenda acaba sempre atrasando a entrega
do pedido final devido trâmites departamentais.

1.1 Objetivo
Estudar os pedidos de revenda de uma empresa do ramo de cozinha industrial com a finalidade
de verificar o que poderá ser alterado no processo, para que não tenha mais atrasos nos pedidos
finais decorrentes de produtos não fornecidos a tempo.

1.2 Justificativa
Ao estudar os métodos de compras e análise de pedidos, é possível identificar processos
danosos ao desenvolvimento dos pedidos finais, como atrasos, falta de produtos e até entregas
equivocadas.
Com isso, sendo possível identificar os pontos de melhorias e adequações de procedimentos,
a fim de suprir as necessidades do cliente final sem gerar transtornos para empresa.

1.3 Metodologia
A base teórica será embasada em livros sobre cadeia de suprimentos e processamento de
pedidos, artigos acadêmicos e de internet. Como disse Souto (2007, p.41) “o que seria de
pratos culinários se não existissem as receitas? Pois bem! Se não fossem as ‘receitas’ (leia-se
os ‘materiais e métodos’) dos artigos não teríamos ciência do ponto de vista mais rigoroso!”.
Conforme Yin (2015, p. 04) “Como método de pesquisa o estudo de caso é usado em muitas
situações, para contribuir ao nosso conhecimento dos fenômenos (...)”, sendo utilizado como
forma de auxílio para conclusão do objeto do artigo, no momento de comparar os custos
obtidos de cada forma de operação de armazenagem.

2.0 Embasamento teórico

2.1. Cadeia de suprimentos

2.1.1 Conceito
A definição inicial para cadeia de suprimentos, segundo Bertaglia (2009), é que o produto
certo esteja no local certo, no momento exato, considerando o menor custo possível, se dando
através de uma junção de vários departamentos da empresa, como por exemplo, o financeiro,
o atendimento ao cliente e a expedição. Devido à concorrência, empresas que não adotam esse
sistema, terão dificuldades de se manterem em destaque no mercado competitivo.
Grandes empresas, adotam a cadeia de suprimentos com intenção de reduzir o tempo e os
custos, gerando maior eficiência na satisfação do cliente.
Entretanto, é importante salientar que estar em todos os lugares, pode ocasionar um
crescimento de custo logístico se considerado um baixo volume de vendas. Mais uma vez
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sendo necessário uma análise para saber se vale a pena ou não estar visível no mercado em
certas ocasiões.

2.1.2 Sistema de Informação

A tecnologia de informação é o que mais facilita a gestão da cadeia de suprimentos
(Bowersox, 2014, p. 8), pois auxiliam no rastreamento e compartilhamento das informações
sobre os processos, tanto dentro da empresa, quanto para parceiros da cadeia de suprimentos,
ajudando na tomada de decisão gerencial. Um sistema abrangente de informação é formado
por subsistemas que ajudam na comunicação e apoio a decisões.
Na cadeia de suprimentos, o sistema de informação é que une a logística à um processo
integrado, baseando-se nas funcionalidades dos sistemas de transações, com gerenciamento
de pedidos, estoques, expedição, informações ao cliente, etc. Controle administrativo, pelo
monitoramento financeiro e medições de serviço ao cliente, qualidade e produtividade.
Análise de decisões, qual segue a programação de roteiro e gerenciamento de estoque.
Finalizando com o planejamento estratégico, onde as formulações de alianças e o
desenvolvimento de competências e oportunidades são formadas, assim como, o estudo sobre
o serviço prestado ao cliente.
Melhorias nos controles administrativos, análise de decisões e planejamento estratégicos, só
serão possíveis através de uma base sólida do sistema de transações (BOWERSOX David,
CLOSS, COOPER, BOWERSOX John, 2014).

2.1.3 Sistema de Transações

Em seu nível básico, sistema de transações iniciam o registro das atividades logísticas e os
resultados individuais. Caracterizado pelas regras e procedimentos, padronização de
comunicação, alto volume de transações e foco operacional diário, dando muita ênfase no
sistema de informação.
Para sua funcionalidade é essencial que se tenha entrada de pedidos, desdobramento de
estoque, separação de pedidos, expedição, formação de preços, faturamento e questionamento
dos clientes. Começando pela transação de entrada, qual registra o pedido de um produto feito
pelo cliente, que gera a segunda transição, atribuída ao estoque, criando a terceira transição,
para informar o armazém para atender o pedido, sendo a quarta transação no momento que se
inicia o carregamento do pedido para ser entregue ao cliente, a transação final de dá no
momento em que a fatura é gerada, tal qual a conta a receber referente ao pedido.
De acordo com BOWERSOX David, CLOSS, COOPER, BOWERSOX John (2014), “ao
longo do processo, a empresa e o cliente esperam informações em tempo real sobre o status
do pedido; assim, o ciclo de atividades do pedido do cliente é completado por uma série de
transições do sistema de informação”.

2.2 Gestão de Pedidos

2.2.1 Entrada e processamento de pedidos

Ballou (2015, p.261) disse que a entrada e o processamento de pedidos se referem àquelas
atividades envolvidas na coleta, verificação e transmissão de informações de vendas
realizadas. Englobam todo trabalho burocrático associado à venda dos produtos ou serviços

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da firma. Estas atividades podem ser facilmente identificadas pelo exame de um ciclo de um
fluxo típico de informações. Listada entre as atividades mais importantes do departamento de
logística, junto com o transporte e o gerenciamento de estoques.
Agindo como um gatilho para as necessidades de demanda, e sendo um dos principais pontos
de observação do especialista logístico, para que se mantenha a eficiência do fluxo de
informações
A entrada e o processamento do pedido do cliente começam no armazém, logo após os
formulários de venda serem preenchidos ou pelo cliente, em casos de vendas online, ou pelo
vendedor, em lojas físicas.
Entre as funções do processamento do pedido estão a verificação de crédito do cliente, a
preparação do manifesto e a alimentação dos dados no sistema de informação, verificação de
estoque e despacho do pedido até a entrega no cliente finalizam este ciclo. Seguido pelo
segundo ciclo do fluxo de informações que é o ressuprimento dos itens vendidos no armazém.

2.2.2 Impacto dos atrasos no ciclo de liberação do pedido

O tempo de processamento do pedido pode gerar um atraso nos trâmites logísticos, partindo
do princípio que o departamento responsável pela análise do estoque precisa aguardar a
informação do sistema para iniciar alguma atitude, seja de compra ou de liberação, onde caso
demore para finalização da leitura dos dados, o tempo de resposta do sistema logístico ser
totalmente prejudicado.
“Como o tempo de processamento de pedido pode ser reduzido facilmente e com menos
investimentos do que o tempo do fluxo físico, ele é um alvo atraente para melhorias no tempo
total de resposta.” (Ballou, 2015, p. 208).
Ter regras para priorização dos pedidos é uma rotina que não pode ser descuidada, uma vez
que a intenção é atender todos os clientes da melhor forma possível. A teoria das filas pode
ajudar a primeira instância, seguindo a filosofia FIFO – First in, first out (primeiro a entrar,
primeiro a sair), porém, alguns itens demoram mais tempo de serem fornecidos, devendo ser
ordenados primeiro, assim como, pedidos que têm menor prazo de entrega.
Ainda não existe um mecanismo ou um sistema que faça completamente a priorização, por
isso, usar o bom senso é a melhor forma de manter a eficiência. O bom senso é a peça
fundamental em qualquer tomada de decisão. Furbino (2009), quando se tem bom senso, o
administrador realiza análise de diversas variáveis, tanto internas quanto externas, antes da
tomada de decisão, visualizando e ponderando importantes variáveis; assim, além de deter
maior controle sobre a situação vivida, possui maior chance de realizar uma tomada de decisão
acertada.

3.0 Estudo de Caso

3.1 A empresa
A empresa foi fundada em 1985 como uma loja de manutenção e assistência técnica para
cozinhas profissionais, tornando-se indústria apenas em 1989. Fundada por 3 irmãos que
investiram e trabalharam arduamente para que a empresa crescesse e se tornasse uma das
maiores do ramo de cozinhas profissionais do Brasil.
Atualmente garantem o atendimento de toda a rede de clientes que é formada por hotéis,
restaurantes, clubes, fast foods, buffets e órgãos governamentais.

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3.2 O problema

3.2.1 Processo interno para participação do pregão

O processo de vendas de um pedido de licitação começa a partir do momento que a empresa
é aceita para o pregão, que podem ocorrer tanto de maneira eletrônica quanto presencial, no
qual a empresa só se candidata após ler o edital e preparar o orçamento para suprir as
especificações do órgão público solicitante.
No momento da preparação do orçamento, inicia-se a relação prévia dos equipamentos e
custos que serão fundamentais para tal pedido. Podendo assim, analisar os itens que serão
necessários adquirir e o lead time demandado.
Concluídas tais análises, é encaminhada ao órgão a proposta de venda com valores e prazos
para que, por sua vez, o órgão também faça uma varredura da empresa e saber se há condições
de cumprir com o solicitado no edital.
Caso seja aprovada, o empenho é enviado e assinado pelas duas partes, onde estão descritos
os termos acordados no pregão, obrigações e deveres de ambos os lados.

3.2.2 Equipamentos de Revenda

O processo de compras é feito de maneira padrão, sendo realizadas três cotações, ao menos,
para saber qual o melhor valor para compra de tal item.
Por se tratar de uma empresa que lida com pedidos mistos (fabricação e revenda), a empresa
tem por costume, cotar em empresas parceiras, distribuidores autorizados e a própria
fabricante da marca, nos casos de pedidos com tal exigência.
Após a cotação, toda a tratativa de compras é passada para a diretoria, para ser avaliada e a
compra ser autorizada ou não. Apenas após autorização é permitido adquirir os produtos.
Este processo é utilizado para todos os tipos de compra da empresa, desde itens de uso diário,
quanto para itens sazonais.

3.2.3 Equipamentos de Fabricação Própria

O processo de compras dos itens necessários para fabricação dos equipamentos é um pouco
diferente, pois o mesmo precisa da relação de todos os produtos que serão utilizados para
confecção total do equipamento.
Essa relação apenas pode ser realizada após uma série de atividades realizadas em conjunto
pelos departamentos de engenharia, desenvolvimento e projetos.
Dentre as atividades estão a medição do local onde serão implantados os equipamentos (caso
as medidas não sejam padrão), a voltagem do local onde serão instalados, o desenvolvimento
do item de acordo com o solicitado, para só assim, encaminhar o projeto para fabricação.
A relação dos itens necessários é enviada ao departamento de compras para que o mesmo faça
todo o processo de cotação e liberação da compra assim como ocorre nos itens de revenda.

3.2.4 O erro
O departamento de compras passou um período sem que um gestor comandasse a operação,
sendo assim, alguns processos foram esquecidos e deixados de serem realizados.

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Como consequência os pedidos passaram a ter uma margem de atrasos grade, o que afetava
principalmente os pedidos de licitação, que possuem uma série de penitencias para a empresa
licitada em casos de não cumprimento do prazo e/ou exigências.
O processo de compras estava sendo feito de forma lenta, sem alimentação de dados no
sistema para que outros departamentos envolvidos no processo, como o recebimento e a
expedição, deixando-os sem informações o que acarretava em atrasos nos procedimentos,
itens que ficavam parados apenas aguardando a assinatura da diretoria para seguir com o
processo, além de cortes de custos sem escrúpulos e analises anteriores em itens que são de
consumo diário, como chapas de inox, parafusos e porcas.
Nos meses de maior movimento, janeiro, fevereiro e março, foram onde pôde ser notado o
maior índice de atrasos, conforme quadro abaixo.

Tabela 1 – índice de atrasos

MÊS QTDE. DE PEDIDOS DIAS DE ATRASO (SOMA) MÉDIA (DIAS)

JANEIRO 31 387 12,48%
FEVEREIRO 43 587 13,65%
MARÇO 26 916 35,23%
Fonte: Autores.

Por ser uma empresa com certificação ISO 9001, de gestão de qualidade, ter um atraso médio
de 35 dias é inadmissível, uma vez que a média permitida de não cumprimento de prazo é de
03 dias por mês.
Além de gerar altos riscos de penitência em relação à participação de pregões, dentre eles a
retenção da participação em pregões para a mesma prefeitura durante certo prazo
(determinado pelo órgão), a queda da pontuação de confiabilidade da empresa, o que prejudica
o ganho de outras licitações, sem contar o valor de mora diária descontado do pagamento final
do pedido, o que é quase insignificante diante das anteriores.

3.3. A solução
A consequência desses atrasos acarretou algumas mudanças em relação à gestão de pedidos
da empresa. Iniciando com o corte de custos, que passou a ser feito após análise de consumo,
o que não gera mais atrasos de fabricação, considerando que agora os cortes são feitos apenas
dos itens que são utilizados sazonalmente.
A cotação dos itens de revenda começa a ser feita antes de o pedido dar entrada. No momento
da assinatura do empenho o departamento de compras já é avisado para que o processo de
cotação seja iniciado de acordo com o licitado, uma vez que depois de aceito, o pedido não
sofre alterações (salvo casos especiais, mas nestas exceções os pedidos são gerados sem multa,
devido a não programação de acordo com o lead time).
O sistema de informações é mantido sempre atualizado, para que todos os responsáveis pelo
pedido saibam exatamente em qual linha de produção o pedido de encontra, e pode ser
acompanhado desde a fase de projetos, passando pela montagem, inspeção da qualidade de e
expedição.
Caso ocorram atrasos oriundos de atrasos de fornecedores, todos são informados
imediatamente, e as ações devidas são tomadas, que podem ser o rastreamento da carga do
fornecedor, até o envio de cartas de prorrogação de prazo de entrega.

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Em relação aos colaboradores que lidam com sistemas, passaram por novos treinamentos para
que o sistema de gerenciamento de armazém (WMS – Warehouse Management System) que
já havia antes passasse a ser utilizado de forma plena, com todos os campos de informações
preenchidos e o departamento de compras ganhou um gestor para checagem dos processos.

3.4 A análise
Com as medidas implantadas e os processos do sistema de informação sendo seguidos, a
margem de atrasos foi reduzida em 25%, que teve como consequência o aumento do nível de
serviço, mas também, para a convivência e relação entre os colaboradores e gestores, uma vez
que todos os departamentos estão entrosados, sem a necessidade de cobrança e pressão.
A mudança dos processos já pode ser sentida logo nos dois primeiros meses de implantação,
vide quadro abaixo.

Tabela 2 – Redução do índice de atrasos

MÊS QTDE. DE PEDIDOS DIAS DE ATRASO (SOMA) MÉDIA (DIAS)
ABRIL 19 92 4,84%
MAIO 24 92 3,83%
Fonte: Autores

A redução de média de atrasos é completamente significante, a partir do momento em que é

notado que a empresa está quase dentro da margem ideal conforme padrão ISO estabelecido
para empresa de média de 03 dias de atraso na entrega dos pedidos, é possível afirmar com
base no quadro que uma gestão de cadeia de suprimentos bem equilibrada e organizada,
poderá trazer grandes avanços à empresa quanto ao cumprimento de prazos.

4. Considerações finais
A tecnologia de informação é o que mais facilita a gestão da cadeia de suprimentos, fica claro
com o estudo de caso apresentado, contando a partir do momento em que a margem de atrasos
foi reduzida, contribuindo inclusive para o aumento do nível de serviço.
Melhorias nos controles administrativos, análise de decisões e planejamento estratégicos, só
serão possíveis através de uma base sólida do sistema de transações, após treinamentos,
reuniões e instruções os gestores passaram a verificar se todos os processos estavam sendo
seguidos e realizados como rotina, para que nada fique desatualizado e acabe afetando o
andamento do pedido.
A entrada e o processamento de pedidos se referem àquelas atividades envolvidas na coleta,
verificação e transmissão de informações de vendas realizadas. Englobam todo trabalho
burocrático associado à venda dos produtos ou serviços da firma. Tal fato pôde ser observado
ao trocar o procedimento de compra de itens para fabricação e principalmente os produtos de
revenda, para que o prazo de entrega do pedido não fosse prejudicado pelo prazo de entrega
do fornecedor.
De toda a experiência analisada acima, fica concluído que não é eficaz a implantação de um
sistema, quando os que utilizarão não farão uso total da ferramenta, deixando o sistema de
informação desatualizado, acarretando que um pedido inteiro não seja concluído de acordo com o
esperado

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Quando as alterações de rotina e treinamento são aplicadas, os colaboradores se sentem mais

seguros de passar informações e tomar atitudes para gerir problemas de fácil resolução, não
sendo necessário que pedidos atrasem para que sejam tomadas medidas solutivas.
Um sistema de informação nutrido auxilia no bom desenvolvimento do pedido, uma vez que
problemas podem ser previstos e os trâmites de resolução aplicados.

Referências

FURBINO, Marizete. ADMINISTRADORES. Bom senso é fundamental. Disponível em:

<http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/bom-senso-e-fundamental/32897/>.
Acesso em: 10 abr. 2018.

BALLOU, Ronald H.. Logística empresarial: Transportes, Administração de Materiais e

Distribuição Física. 30 ed. São Paulo: Atlas, 2015. 388 p.

BERTAGLIA, Paulo Roberto. Logística: e Gerenciamento da Cadeia de abastecimento. 2 ed.

São Paulo: Saraiva, 2009. 546 p.

BOWERSOX, D. J. et al. Gestão logística da cadeia de suprimentos. 4 ed. Michigan State

University: Bookman, 2014. 455 p.

FIGUEIREDO, Kleber Fossati; FLEURY, Paulo Fernando; WANKE, Peter. Logística e

gerenciamento da cadeia de suprimentos: Planejamento do Fluxo de Produtos e dos Recursos.
1 ed. São Paulo: Atlas, 2010. 488 p.

NOVAES, Antonio Galvão. Logística e gerenciamento da cadeia de distribuição: Estratégia,

Operação e Avaliação. 2 ed. Rio de Janeiro: Campus, 2004. 408 p.

SOUTO, Antonio. Anatomia de um artigp. 2 ed. Pernambuco: Editora Universitária UFPE,

2001. 93 p.

YIN, Roberto K.. Estudo de caso: Planejamento e Métodos. 5 ed. Porto Alegre: Bookman,
2015.

"O conteúdo expresso no trabalho é de inteira responsabilidade dos autores.”

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