A gestão de projetos, seus desafios e práticas

Por vezes, no trabalho de consultoria, conversamos com organizações tentando

esclarecer como redigir um objetivo adequado de projeto, por outras, discutimos
métodos avançados de avaliação de impacto. Temos, no investimento social, muitos
níveis de conhecimento diferentes e isso nos provoca continuamente. Além disso, nos
encontramos, muitas vezes, refletindo sobre o quanto há de comum nos desafios que
nossa atuação encontra.
Dessas análises, surgiu a ideia de criar rodas de conversa e uma pesquisa para discutir
o quanto há de coincidências e o quanto trocas de conhecimentos e práticas poderiam
levar todos nós do setor a discussões e soluções mais coletivas. E foi assim que
começamos a nos preparar para realizar a Pesquisa sobre a Gestão de Projetos Sociais.
Abaixo, para você aluno da Escola Aberta do Terceiro Setor, apresento um resumo da
pesquisa, mas já antecipo que a íntegra vale sua análise e está disponível no link:
https://bit.ly/2wsyFh4.
Por fim, deixamos uma sugestão de leitura que é uma reflexão que fizemos em 2015, e
é um artigo com tema Gestor de projetos: um eterno estudante
(http://communitaria.com.br/gestor-de-projetos-um-eterno-estudante/).

Resumo da pesquisa

Com 396 respondentes, a pesquisa Gestão de Projetos Sociais explorou as informações

da rotina de projetos nas organizações por meio de seus desafios e práticas. A figura
abaixo mostra a distribuição dos respondentes por segmentação dos perfis de atuação:

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 Organizações do Terceiro Setor 141

Empresas e fundações 128

Governo e autarquias 81

Negócios Sociais 37

Não sei 9

0 20 40 60 80 100 120 140 160

Figura 1. Caracterização dos respondentes- perfil de atuação

Ao perguntarmos sobre a localização dos respondentes, temos que 77% dos

respondentes encontram-se concentrados em 5 estados:

 São Paulo (50%);

 Rio de Janeiro (10%);
 Minas Gerais (9%);
 Distrito Federal (5%);
 Rio Grande do Sul (3%).

Entendemos que essa distribuição se dá por São Paulo ter sido a origem da publicação
e lembramos que essa foi uma pesquisa aberta em redes sociais sem a pretensão de
atingir uma representatividade estatística do Brasil, mas sim unir respostas sobre a área
de forma voluntária e espontânea.
Quando avaliamos o conjunto das respostas é interessante observar no quadro abaixo as
diferentes percepções sobre a gestão e a execução dos projetos sociais. Ambas as
perguntas foram feitas abertas, ou seja, as pessoas podiam responder o que queriam e
da forma como queriam.

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 Principais desafios...

Da gestão de projetos: Da execução de projetos:

 Planejamento de resultado e impacto  Gestão e controle do cronograma

(indicadores)
 Gestão integrada e clara das
 Monitoramento do projeto atividades e resultados

 Disponibilidade de recursos  Disponibilidade de recursos

 Gestão integrada e clara das  Gestão e controle do orçamento

atividades e resultados  Gestão do escopo e mudanças
 Avaliação de resultados e impactos do
 Viabilidade dos prazos
projeto
 Monitoramento do projeto
 Gestão das pessoas na organização
 Gestão de parcerias
 Gestão e controle do orçamento
 Comunicação clara/transparência
 Alinhamento com a estratégia da
 Captação de recursos
organização

 Mobilização e engajamento dos

diversos públicos

Tabela 1. Os principais desafios da gestão e da execução de projetos

Quando olhamos os desafios de gestão, notamos uma forte pontuação em relação ao

monitoramento e a avaliação. Entram aí também preocupações com orçamento e
recursos, pessoas, estratégia e participação do público-alvo. Já quando paramos para
pensar na execução, ou seja, no tocar o projeto no dia-a-dia, observa-se que o
cronograma, os recursos e a integração das ações e mudanças ganham força.
Em anos de consultoria, verificamos que essa frente é mesmo uma realidade, muitas
organizações nos procuram com as urgências em relação a cronograma e orçamento,
mas quando conversamos com eles, entendemos que ao observar a gestão, a linha lógica
do projeto, ou seja, a gestão, permitiu desvios de escopo ou menor foco em resultados
que geraram dificuldades na operação dos mesmos. Essa última observação

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vem de 20 anos de prática, mas não se configuram uma percepção científica e sim um
convite para que troquemos com outras organizações para aprendermos com os erros
e encontros que outros já tiveram.
Hoje em dia, há métodos referenciados de gestão que nos permitem manter o tripé de
equilíbrio de um projeto e esses estão disponíveis e muitos com acesso gratuito a um
gestor. Manter o equilíbrio do projeto pode ser um caminho para nos precavermos desse
desafio. A figura abaixo representa o tripé de equilíbrio de um projeto e mostra que ao
mudar um foco é nossa obrigação, como gestores, ponderar sobre os outros dois. Ou
seja, se diminuir custo/orçamento, o que fazer com o escopo e o tempo? Por outro lado,
se aumentar o escopo, será possível com o mesmo custo e tempo?

Figura 2. Triângulo do equilibro de um projeto

Quando conseguimos manter esse equilíbrio temos como vantagens manter o foco nos
objetivos e resultados esperados e estabelecer e acompanhar o cronograma e orçamento
com maior efetividade.
Para minimizar desencontros nesse equilíbrio, é preciso se atentar a uma boa
comunicação e manter clareza nos papéis e nas atribuições de cada um.
Buscar uma prática ou uma metodologia que apoie a gestão é sempre importante. O
que nos levou a perguntar, na pesquisa, se existiam nas organizações práticas de
projetos e 71% respondeu que sim. O que é muito bom, mas que representa também
que 25% não tem e 4% não sabe. Ou seja, ainda há muito a uniformizar e compartilhar
entre nós todos na gestão das organizações.
E precisamos ouvir quando, entre os 71% que afirmaram ter práticas, esses nos dizem
que há pontos em que se ganha ao se adotar práticas de gestão. A figura abaixo mostra
os principais benefícios de se ter práticas em gestão de projetos nas organizações.

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 Gráfico 1. Benefícios da adoção de práticas na gestão

Para poder comparar as respostas mais detalhadamente e conseguir analisar as

diferenças entre práticas e desafios, da gestão e da execução, escolhemos a metodologia
já existente do PMI – Project Management Institute e adequamos ao grupo de respostas
recebidas. O quadro abaixo representa os macro temas de concentração das respostas
obtidas.

Integração Como os projetos são coordenados e integrados

Escopo Define as ações e limites de ação do projeto

Tempo Prazos e etapas no tempo que representam o projeto

(cronograma)

Custos Investimentos, recursos financeiros necessários e gastos do

(orçamento) projeto

Qualidade Resultados alcançados e satisfação dos envolvidos

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 Recursos Aspectos relacionados aos times de execução de projetos e seus
Humanos pares na organização

Comunicação Disseminação da informação e dos conhecimentos do projeto

Riscos Análises de cenários, potenciais problemas e urgências do

projeto

Aquisições Fornecimento/parcerias para o projeto

Partes Os diversos públicos que se relacionam com o projeto

interessadas

Tabela 2. Áreas de conhecimento do PMI e o agrupamento das respostas da pesquisa

Com esse agrupamento, pudemos comparar como estamos frente ao resultado da

pesquisa, perante os encontros e desencontros entre gerir, executar e buscar
metodologias. O gráfico abaixo, reflete onde estão as principais concentrações dessas
três formas de observar um projeto.

Gráfico 2. Práticas versus desafios: como estamos?

Para ler esse gráfico, precisamos primeiro compreender que acima, na tabela 1, os
resultados foram apresentados por número maior de respostas individuais e a partir

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desse momento no texto falaremos de um conjunto de respostas no mesmo tema. A
tabela abaixo mostra o agrupamento das respostas por áreas de conhecimento do PMI.
Comunicação Partes interessadas
Abrangência da comunicação Alinhamento e apoio da alta direção
Articulação de redes Gestão do financiador/cliente
Comunicação Gestão dos atores internos da organização
Comunicação clara/transparência Gestão e ações participativas
Comunicação com as partes interessadas Mobilização e engajamento dos diversos públicos
Elaboração e gestão de relatórios Relacionamento com a comunidade/público do projeto
Gestão do conhecimento Relacionamento com o governo
Cronograma (tempo) Qualidade
Ausência do prazo para o planejamento Atratividade de projetos apresentados
Gestão do curto e longo prazo Avaliação de resultados e impactos do projeto
Gestão e controle do cronograma Entrega de resultados efetivos
Viabilidade dos prazos Planejamento de resultado e impacto (indicadores)
Escopo Recursos Humanos
Ampliação do escopo Comprometimento e motivação dos profissionais de execução
Continuidade das ações Gestão das pessoas na organização (relacionamento e integração)
Escopo versus abrangência de atuação Maior autonomia para a equipe técnica
Gestão do escopo e mudanças Possibilidades de aprendizado estruturado
Planejamento do escopo Qualificação da gestão para os temas pertinentes
Integração Qualificação dos profissionais da área
Alinhamento com a estratégia da organização Recursos Humanos
Elaboração do projeto e plano de ação Remuneração e valorização dos profissionais
Faltam ferramentas e/ou de tecnologia Tamanho e rotatividade das equipes de execução
Gestão integrada e clara das atividades e resultados Voluntariado
Monitoramento do projeto Riscos
Cultura de monitoramento e avaliação fortalecida Gerenciar riscos e imprevistos
Orçamento Gestão de prioridadades
Captação de recursos Mapeamento inicial de riscos
Carga tributária Aquisições
Disponibilidade de recursos Gestão de parcerias
Editais e concorrências de projetos Outros
Elaboração do orçamento Credibilidade do setor de projetos sociais
Gestão e controle do orçamento Falta de ética na condução de projetos sociais
Prestação de contas Falta de inovação na área
Gestão mais simplificada
Gestão simplificada
Ter uma etapa estruturada de diagnóstico para elaboração de projetos

Tabela 3. Agrupamento das respostas por área de conhecimento do PMI

Tendo os macro temas acima apresentados como principais áreas de conhecimento na

gestão de projetos, podemos, então, analisar as respostas por seu agrupamento e aí
outras reflexões chamam também atenção:

7/10
 2%
Riscos 2%
3%

9%
Recursos Humanos 20%
17%

14%
Qualidade 9%
14%

13%
Partes interessadas 13%
9%

3%
Outros 3%
5%

5%
Orçamento 12%
16%

35%
Integração 13%
20%

4%
Escopo 7%
4%

3%
Cronograma (tempo) 11%
6%

11%
Comunicação 8%
6%

2%
Aquisições 3%
2%

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%

Concentração das práticas Desafios da execução Desafios da gestão

A gestão de pessoas passa a ganhar um destaque interessante e consonante com a

nossa prática de consultoria, que em nossos anos de trabalho, vem sendo, sim, apontado
como um desafio constante. Novamente estamos em um parágrafo em que consta

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percepção e não evidência. Orçamento também ganha maior destaque, o que parece
se alinhar, inclusive, com as principais respostas analisadas individualmente.
A integração de projetos é onde há, segundo a pesquisa, a maior concentração de
práticas. Planejar, acompanhar e avaliar o projeto são ações para as quais contamos com
diversos métodos, de fato.
Um ponto que chama a atenção é o quanto a análise de riscos ficou diminuída no cenário
da pesquisa, mesmo sendo essa a análise que nos permitirá, no decorrer de um projeto,
estar atentos e prontos aos obstáculos que por ventura venham a ocorrer.
Para finalizar esse documento, além do convite para que leiam a pesquisa toda, analisem
como estão frente ao tema, deixamos abaixo algumas das conclusões e inspirações que
nos vieram ao nos deparar com os resultados. São reflexões para que possamos nos
fortalecer como setor e para que nossos projetos sejam fortalecidos nesse contexto:
 A gestão de projetos é sim um grande desafio, principalmente no que diz respeito
a integração das ações, mais especificamente no monitoramento e na clareza dos
pacotes de trabalho;
 A comunicação para fora, com os diversos públicos, também merece atenção e
discussões nas organizações. Engajar pessoas é um tema a se estudar e
aprimorar (principalmente no que tange ao público-alvo);
 A gestão de pessoas também representa um processo desafiador, em que se
destaca a falta de qualificação de profissionais da área;
 Cronograma e orçamento ainda são desafios na gestão do dia-a-dia... E a
disponibilidade de recursos, uma constante em citações;
 Controlar escopo também é uma oportunidade de melhoria da rotina da gestão;
 A análise de riscos poderia estar mais inserida na rotina da gestão e ganhar mais
destaque como prevenção de problemas de execução;
 A qualidade ainda é um tema a ser mais explorado e planejar resultados ainda
não é uma prática forte;
 É um ponto de atenção significativo vir espontaneamente, em respostas abertas
no campo outros, a percepção da necessidade de um diagnóstico prévio às ações;
 Ética, também nos chamou atenção, pois se é preceito básico desse setor, não
poderia aparecer como falta;

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  A adoção de métodos e práticas trouxeram, sim, benefícios perceptíveis para
quem as adotou;
 Há muitas práticas adotadas na integração do projeto, no entanto, não são tantas
para a gestão de pessoas, que é apontada como um dos principais desafios.

Referências bibliográficas
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DELNET. Técnicas de Investigação Social. Centro Internacional de Formação: módulo 3 – Planejamento

Estratégico do Desenvolvimento Local, 2007/2008.

DELNET. Planos Estratégicos I. Centro Internacional de Formação: módulo 3 – Planejamento

Estratégico do Desenvolvimento Local, 2007/2008.

DELNET. Planos Estratégicos II. Centro Internacional de Formação: módulo 3 – Planejamento

Estratégico do Desenvolvimento Local, 2007/2008.

DELNET. Desenho e implementação de programas e projetos. Centro Internacional de Formação:

módulo 3 – Planejamento Estratégico do Desenvolvimento Local, 2007/2008.

ESPÍNOLA, E. M. Gerenciamento de Projetos. Apostila do curso de MBA do ISAE/FGV, 2004.

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MARINO, E. Elaboração de Projetos Sociais. Material do Curso de Responsabilidade Social e Terceiro,

CEATS/FIA, 2005.

MARINO, E. Manual de avaliação de projetos sociais. São Paulo: Saraiva e Instituto Ayrton Senna, 2003.

PFEIFFER, P. Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento – Conceitos, Instrumentos e

Aplicações. Rio de janeiro: Brasport, 2005.

PMD Pro1. Guia para o PMD Pro1: Gerenciamento de Projetos para Profissionais de
Desenvolvimento - Nível 1. 2010.

Sites e leituras sugeridas:

www.pmi.org

http://www.theoryofchange.org

www.pm4ngos.org

http://communitaria.com.br/gestor-de-projetos-um-eterno-estudante/

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