A AUDITORIA INTERNA POR ÁREAS OPERACIONAIS DA EMPRESA

AUDITORIA INTERNA

,-------"--1--PROGRAMA DE AUDITORIA DA ÁREA DE PRODUÇÃO

PROGRAMA DE AUDITORIA DA ÁREA DE
S E C Ç Ã O - Secção n° — — Ref. P/T -
Secção n° _________ Ref. pfr
SECÇÃO. uE5TIONARIO DECdOedN:TdReaOf
Data da auditoria Pag n°
Pág. n°
do Total daalzNséTmrE.RiNOn:r9, escritor
REALIZADA suas
sim NA° OEISERvACOB

o. Objetivo de salvaguarda de ativos, O acesso aos armazéns, assim como, o departamento de produção o OsreesreoPs'aPnceansbssào'videaalpenas ás pessoas
ãod, dado as pessoas autorizada, segundo os critérios da Direção.
uç
Riscos de não se alcançar os objetivos:
a. Os stocks em armazém podem deteriorar-se ou perder-se; autorizadas?
b. 0 desconhecimento ou confusão das responsabilidades atribuirias.
2. Conservam os stocks no armazém,
D2. Procedimentos para minimizar o risco:
a. Comunicação adequada das responsabilidades de salvaguarda através limitando-
de manuais de procedirneuu
, 05 stocks encontrantseno armazém
e a t r i b u i ç ã o d e f u n ç õ e s ,
protegidos
b. Acesso restrito aos armazéns da empresa;
c. Relação atualizada de assinaturas do pessoal autorizado; 4O redsepdoentseárvie'lrad'oarmazém efetua,
d. Adequada atribuição de funções entre as pessoas responsáveis da
custódia e do registo. exterior da empresa, acompanhadas da gula
E. Objetivo de processamento das transações. Só devem ser aceites as ordens de dberece ção. Para
procedente.
produção que estejam d caso de produtos acabados,
acordo com os cnténos da Direção. Estas transações devem processar-se e informar-
s da fábrica, acompanhados
se oportunamente e tu,
exatidão. da gula correspondente à ordem de
E.1. Riscos de não se alcançar o objetivo: produção informações periódicas acerca
a. Podem utilizar-se existências de materiais no processo produtivo e não dos stocks ::1 03aad.a.res
serem registadas. Isto, poder
originar uma informação incorreta sobre o volume de stocks por tipo de inventário: matérias responsável do armazém que emita
primas, produtos em curso, etc.; não utilizáveis. com
b. Os preços de venda dos produtos acabados podem ser estabelecidos pouco movimento ou deteriorados?
com base em informação erraçL 7 A autorização para retirar stocks danificados.
do custo dos mesmos; obsoletos e não utilizáveis é dada por
c. Pode existir produção acabada ainda não registada como tal e disponível pessoa diferente do responsável do
para venda; armazém?
d. Pode onginar registos no inventário que não correspondam a direitos 8. Existem condições físicas no armazém para facilitar a contagem física?
reais. 9. Existem instruções escritas para efetuar ajustamentos por
E2. Procedimentos para minimizar o risco: obsolescência,
a. Procedimentos detalhados e por escrito referentes ao pedido e aprovação das ordens de produção, 10. Mantêm-se registos de stocks?
b. Utilização de formulários (pedido de material ao armazém, relações de material por produto, etc.) pré. 11. Estes registos, incluem importancias,
numerados. quantidades e preços? Em caso afirmativo comprovam -se periodicamente com as
c. No caso de ser aplicável, comparação da ordem de fabricação com o pedido do cliente, antes da sua contagens de controlo,
execução; 12.O registo é efetuado por pessoa diferente da
d. Comparação, efetuada pelo responsável do armazém, entre as relações de materiais e as ordens de que tem a seu cargo o armazém?
produção aprovadas, antes de entregar os materiais; 13. Os stocks registam-se no armazém por grupos de produtos?
e. Relação atualizada das assinaturas autorizadas; 14. Verificam-se periodicamente os stocks com pouco movimento,
f. Revisão periódica e atualização do sistema que a empresa utiliza na imputação dos custos para a Incluindo as causas,
15. Existem instruções escritas sobre a imputação de
prepara informação sobre os mesmos?
para
Quadro 4.9 - Descrição dos objetivos, técnicas e riscos da área de produção (2/2) 16. Envia essa informação à pessoa autorizada atuar sobre estes?
17. Efetuam•se contagens fisicas aos stocks em armazém com regularidade?

Quadro 4. 10 - Questionário de controlo interno: área de produção (1/2)

(9)
Este questionário de controlo pode completar-se com o questionário de controlo interno da

área

decporomdpurça:(Q(Quuaaddrore3.37.1),0)e.specialmente nadeterminação doo de entrada de qualquer

material ou mercadorias no armazém da empresa, ponto de onde se segue o questionário da
área 2

2
 AUDITORIA INTERNA A AUDITORIA INTERNA POR ÁREAS OPERACIONAIS DA EMPRESA

PROGRAMA DE AUDITORIA DA ÁREA DE

9
PRODuçÂo Secção n°:________ Refa.P/T

REALIZADA POR__________________________ Data da auditoria: Pág. n°.

_____ / do Totar de
Pá
QUESTIONÁRIO DE CONTROLO INTERNO SIM NÃO OB f
SERVAÇÕES
19. Existem LL
instruções escritas sobre a
forma como efetuar as
contagens físicas?
20. Efetua-se o ;,1
planeamento com base em: 99
a. Previsão de vendas?
Stocks em armazém?
2t. Para o caso 20.a., é enviado ao controlo de
produção, com antecedência as
uó
previsões, a fim de poder, elaborar os
programas de trabalho e autorizar a
produção? oo
22. Os programas
de produção são cumpridos?
oF
23. Se não se
cumprem, analisam-se as Hw
zo
causas e informa-se o
responsável para tomar
decisões?
24. Qualquer OY
mudança imprevista nas
vendas que afete a produção,
a área de produção é
informada?
25 Existe um meio para determinar em que ZN
situação
se encontra cada ordem de produção?
UO
26. Comprova-se a existência de materiais antes
de iniciar uma ordem de produção?
27 Existem planos de manutenção e assistência ao
equipamento fabril?
28. Existem
planos de contingência e de
segurança nesta área?
O
Od
11. ,
29. Existem
contratos de seguro
devidamente atualizados? a
30. Os
equipamentos estão a funcionar
Q
na sua plena capacidade?
31. A politica de
u

Quadro 4. 10 - Questionário de controlo interno: área de produção (2/2)

2
a
u

9t

258 oC
o
 AUDITORIA INTERNA
A AUDITORIA INTERNA POR ÁREAS OPERACIONAIS DA EMPRESA

Simbologia: 260

MP = Matéria-prima e outros materiais para fabricação

AP = Autorização de pagamento

OP = Ordem de produção

= Operação de comparar

GR = Guia de Receção

FTF = Fatura de fornecedor

1\2/ = Arquivo por datas

Arquivo numérico

\A/. = Arquivo alfabético

RM = Requisição de materiais

RMO = Requisição de mão-de-obra

CC = Cálculo do custo de MP e MO para fabricar OP

L = Lista de trabalhadores

PA = Produto acabado

OPT = Ordem de Produção terminada

NEC = Nota de encomenda de cliente

GE = Guia de expedição

FTC = Fatura para cliente

Notas explicativas ao fluxograma da área de compras

0 A RECEÇÃO recebe MP do fornecedor que depois de verificada e

analisada é enviada ao ARMAZÉM. É emitida uma GR com 3 vias:

A 1' via da GR é enviada ao CONTROLO DE STOCKS, efetuando o

movimento nos stocks;
  A 2a via da GR é enviada ao ARMAZÉM a acompanhar a
MP,

 A 3' via é enviada ao responsável pelas CONTAS A

PAGAR.

C) O ARMAZÉM compara a MP com a 2' via da GR.

CONTAS A PAGAR compara a 3° via da GR com a FTF e prepara a AP a

L3) enviar à TESOURARIA para pagamento.

O O CONTROLO DE PRODUÇÃO emite uma OP com2 vias

 A 1' via da OP é enviada à FÁBRICA .,

 A 2' via da OP é arquivada por data. Com base na OP

emite uma RM com 2 vias:

A 1" via da RM envia à CONTABILIDADE DE GESTÃO;

,/ A 2' via da RM envia ao ARMAZÉM.

Com base na OP emite uma RMO com 3 vias:

Ala viada RMO envia à CONTABILIDADE DE GESTÃO;

,/ A 2a via da RMO envia à GESTÃO DE PESSOAL;

A 3a via da RMO envia à FÁBRICA.

O O ARMAZÉM envia a MP à Fábrica e a 2' via da RM ao CONTROLO DE

STOCKS. O CONTROLO DE STOCKS dá saída da MP a partir da

2a via da RM na O ficha de stocks.

A CONTABILIDADE DE GESTÃO através da I a via da RM e da via da

O
RMO regista o CC.
A GESTÃO DE PESSOAL regista as horas de mão-de-obra utilizadas, por

.?_) categoria profissional, para fabricar OP, com vista à elaboração da

folha de salários.

261
AUDITORIA INTERNA
A AUDITORIA INTERNA POR ÁREAS OPERACIONAIS DA EMPRESA

O Uma vez fabricado PA

a fábrica envia-o ao
ARMAZÉM e enfite u c o m
3 v i a s :
o p l .
 A 1 a via da OPT CONTABILIDADE DE

PROGRAMA DE AUDITORIA DA ÁREA DE

Secçã
sEGÇÃ Ref.

pedidos Data da Pag n.

AREAREALIZADA POR____________________________
auditoria do Total de_____-___
paginas
:RoccornpApMrcAvaDrEgTultAeBséAL,HOiram dearmazern SIM NÃO

• devidamente autoriz ados para a fabricação

2 • C o mprovar os critérios seguidos pelo
responsavel d o a rm az é m p ar a o s n ív ei s de
s to ck s
3 • preparar uma contagem fisica, solicitando, para
o ef ei to , as n o r m a s e s t ab el ec id as p el a
D ir eç ão
4 Uma vez aplicadas as normas referidas em 3 ,
5 • Comparar a a :fc c à r i c t i: g d e z r f r i s:z s aL , o s re gi st os ,

6. Verificar se existem
em armazém stocks obsoletos.
7. Comprovar se, em
relação ao ponto anterior. o
responsável do armazém segue as
normas da
de custos da empresa.
10. Verificar se os preços representam, de forma
razoável, os custos reais.
11. Comprovar que em relação à determinação dos
custos dos produtos se teve em conta todos os
elementos que o constituem.
12. Avaliar a razoabilidade do sistema utilizado pela
empresa para imputar ao custo do produto a
mão-de-obra utilizada ao longo do processo
produtivo.
13. Solicitar o programa de ordens de produção mais
recentes e determinar
a. A razoabilidade
d o m e s m o , t e n d o e m conta os
pedidos de matérias- primas e dem ais
materiais ao arm azéns , os nív eis de
existénclas e os pedido s de com pras
que estão pendentes da entrega do
fornecedor. Analisar se há coordenação
nas datas.
b. Que se efetuam as
requisições de horas de mão-de-obra de
pessoal e que estas estão disponíveis
para as datas da ordem de produção.
c. Que se tem em
conta as necessidades de equipamento e
que estas estão em condições na data
de produção.
d. Que se respeita o
calendário do programa de produção.
14 . Selecionar uma amos tra das ordens de
pro dução e levar a cabo:
a. Verificação
aritmética da imputação dos custos
das matérias-primas e demais materiais,

envia à GESTÃO.

263
 O ARMAZÉM prepara o PA,

anexa 2 vias de GE e envia

O A
à EXPEDIÇÃO.

CONTABILIDADE DE

GESTÃO regista,

através da

calcula os desvios de
produção e contabiliza os
PA
A 3a via da OPT
arquiva com a 2a via
da OP.

A 2a via da OPT envia ao

CONTROLO DE STOCKS;
via da OPT,

C) VENDAS, com base na NEC

que tem em carteira, emite uma

GE em 3 vias:
A 1 a e 2a vias da GE
envia ao ARMAZÉM;

A 3a via arquiva
conjuntamente com a
NEC.

2
Quadro 4.11 - Programa de trabalho:
provas de Auditoria para a área de
produção.
 AUDITORIA INTERNA
5 - ÁREA DE VENDAS
Pode-se resumir o conteúdo básico desta área nos seguintes po n to s:
atividades relacionadas com a receção e aprovação das encomendas
dos clientes; mend,s
 c o nc e s s ã o de c r é di to ao c l i e nt e ;
 e x pe d i ç ã o do pr o du to o u m e r c ad o r i a ao c l i e nt e ;
 prestação de serviços;
 emissão da fatura;
 cobrança da fatura;
 r e gi s to s c o ntabi l í s tic o s i ne re nte s .
As encomendas dos clientes efetuam-se diretamente no caso de se tratar de
venda ao público, pelo correio ou, indiretamente no caso a empresa possuir
uma rede de vendedores ou agentes.
Na prática, há situações em que o contrato de compra e venda não tem as
quatro fases bem definidas concretizando-se de uma só vez (encomenda -
entrega - liquidação - pagamento).
5.1 - Descrição do sistema de controlo interno
O auditor interno para levar a cabo uma auditoria nesta área necessita
conhecer todos os riscos, a fim de se concentrar nos riscos chave, bem como
o sistema de controlo interno.
No decorrer dos trabalhos de auditoria deve identificar os objetivos específicos
de controlo interno desta área. Estes servem de base ao auditor para analisar
a razoabilidade das políticas, procedimentos e técnicas de controlo interno
que se utilizam na área da produção para a consecução dos seus objetivos,
minimizando os riscos.
O auditor interno deve identificar e avaliar o risco por cada objetivo de
controlo não alcançado pelas técnicas existentes.
Objetivos e técnicas de controlo: risco inerente
Consideram- se como objetivos mínimos de controlo, que devem abarcar de
forma razoavelmente adequada o controlo interno, os mencionados no
Quadro 4.12. Cada empresa estabelece os seus objetivos específicos, em
função das suas necessidades e especificidades.
264
A AUDITORIA INTERNA POR ÁREAS OPERACIONAIS DA EMPRESA
5. 2 - programa de auditoria interna
Aárea de vendas engloa um conjunto de operações que visam transfor
er n dinheiro os produto s ou as prestações de serviços da empresa.
b mar
Na área de vendas, o auditor interno leva a cabo uma Auditoria que engloba
a vertente financeira e operacional:
,/ Financeira
Confirmarc
se as contas refletem, apropriada e razoavelmente, nas
demonstrações financeiras as vendas, bem como o reconhecimento
dos direitos a receber. Para isso, há que determinar se:
os saldos evidenciados nas demonstrações financeiras representam os
bens, as mercadorias, os materiais expedidos ou em poder de
terceiros;
os direitos a receber resultantes das vendas estão devidamente
mensurados e classificados nas demonstrações financeiras e
valorizados corretamente;
fo i ti do e m c o ns i de r aç ão e ex i s te pro v a r az o áv e l que as
demonstrações financeiras não estão sub nem sobrevalorizadas;
existe algum tipo de limitações decorrente e arantias prestadas
relativas às vendas de bens e serviçosd eg se se encontram
devidamente divulgadas;
as contas de clientes foram devidamente ajustadas.
 Operacional
Avaliar a eficiência na aplicação dos procedimentos e normas
concebidas para efetuar as atividades próprias da gestão da área de
vendas pelo pessoal responsável. Avaliar a eficiência e eficácia da área
de vendas, relativas ao seguinte:
sistema utilizado pela empresa para aprovação do crédito a conceder a
clientes, avaliando os riscos;
das pol íticas e normas de cobr ança;
das políticas e normas de descontos e abatimentos a conceder; -
capacidade da empresa para satisfazer os seus clientes;
265
62

AUDITORIA INTERNA

A AUDITORIA INTERNA POR AR

EASOPERACIONAIS DAEMPRESA

Consideram - se como po ntos fracos

seguintes: d o c o n tr o l o d a á re a de v e nd as o s

 cen t ralização d as f u n ç õ e s de ,
em i s s ã o d a ordem e r e g i s t o
c o n t a b i l í s t i c o : d e v e n d a ,
f a t u r a ç ã o

 emissão da fatura com base na guia

de expedição, sem conferência com a nota encomenda
enviada pelo cliente;

 inexistência de documentos pré -

numerados,


contabilisticos
falta de conciliação entre os
e as contas correntes de clientes;
saldos

 falta de coordenação entre as vendas

e cobranças;

 inexistência de uma tabela de

5.2.2 - Alcance do

Se as técnicas de controlo utilizadas permitem alcançar os objetivos de

controlo, o auditor interno poderá confiar no sistema de controlo interno,
procedendo de imediato à conceção das provas de conformidade, para
garantir que a informação recolhida nos questionários e fluxogramas
de controlo interno possui correspondência com a realidade da empresa.
Não existe uma estrutura definida sobre que provas de conformidade
devem ser aplicadas a cada operação, dependendo basicamente das

O auditor interno, para se assegurar de que realmente as técnicas de

controlo interno se verificam, tal como se informou, utiliza os meios que
lhe pareçam mais adequados e oportunos. No Quadro 4.14

5.3 - Quadros e fluxograma da área de vendas

Apresenta-se, nas páginas seguintes, um conjun to deelementos que
podem

2
2
 antiguidade dos saldos a cobrar e respetivos riscos;

conceção das normas que regulam as encomendas dos

procedimentos que a empresa utiliza para as entradas da devolução
de clientes;
procedimentos relativos às reclamações de clie

avaliação das causas;

ntes, incluindo ,
tratamento das devoluções relativas à não qualidade. 5.2.1 -
Informação sobre o sistema
In
dependentemente do tipo de auditoria a realizar pelo auditor interno, em
interno.
primeiro lugar, é necessário conhecer como funciona o sistema de controlo Com
o objetivo de conhecer e avaliar o f uncionamento do sistema de controlo interno, o
auditor interno recorre, para além das conversações diretas corri os responsáveis de
cada função ou atividade, a questionários de controlo interno, acompanhados,
sempre que necessário, com anotações e descrição gráfica da informação
recolhida num ou em vários fluxogramas.
O Quadro 4.13 é um questionário de controlo interno que ajuda o auditor a
conhecer o f uncionamento da área de vendas da empresa de forma a permitir
mesma.
e x t ra ir r az oá v e i s c on cl u s õe s ac er ca d o s p r oc ed im en t o s d o c on t r ol o d a
A Figura 4.6 é um fluxograma que resume, descrevendo graficamente como
flui a informação na área de vendas, identificando os documentos básicos, as
áreas de onde são oriundos e quem são os responsáveis pela transação, tendo
em consideração o seguinte:
 ✓ a entrada na empresa de uma encomenda de um

cliente;

a pr ov ad o o p edido e con cedido o respetivo créd it o dá-se i ní c i o à

 transação correspondente à ordem de venda;

a vend a não est á comp leta se n ão for cob rada, p elo que, no
fluxograma, a operação de faturação e registo na conta corrente da
valor na tesouraria;
quantia a cobrar são evidenciados. Também evidencia a entrada do
 AUDITORIA INTERNA I•,
A AUDI] ()RIA grin pop Apl A•, fJ PI Irbr trrrIAI ,,rc

PROGRAMA DE AUDITORIA DA ÁREA DE PROGRAMA DE AUDITORIA DA AREA DE

Secção no
P
S E C Ç Ã O _ _ _________ SECÇÃO
Data da auditoria
RE ALIZ AD A Pág. o.. REALIZADA
/______
do Total de PO R A R E I " '
POR;

A OB JE T I V O S DE C O N T R O L O I N T E R N O DA Á R E A DE V E N D A S

Al. Obje tivo de a uto riz aç ão . A v en da d e p ro dut os, prestação de ser vi ço s, ti po de cl ientes.
O l i m i t e d e c o n c e s s ã o d e C r é d i t o e o u t r a s a t i v i d a d e s r e l a c i o n a d a s c o m e s t a á r e c : d ; ; ; " , , , e , de
autorizados aco r do co m o s cr i t ér i o s fi xado s pel a D i r eção .
Riscos de não se alcançar o objetivo: nat.■ /11 ;•,
a. Podem aceit ar - s e en comen das a pr eços , e, ou em con dições n ão apr ovadas pela Dir eção.
_/ /
Ia Po dem aceit ar -s e en co mend as de pess oas li gadas a empr eg ado s a p re ç os, e, ou c ond iç ões n ão
aut oriz ad as , s em o d evid o c onheci ment o d a D ireção;
c . P o d e m e f e t u a r - s e v e n d a s a c l i e n t e s n ã o a ut o r iz a d a s , p o d e n d o o c a s i o n a r c o b r a n ç a s _ D. Objetivo d e s al v a g u a r d a d e a ti v a s . O a c e s s o a o s d o c u rn e r r r o, • e • ,, a , v e n d a s . e x p e d i ç ã o e
d i f í c e i s . A.I.2. Procedimentos para minimizar o risco: r e c e b i m e n t o s e a s l o c a i s o n d e s ã o p r o c e - - . . . . • • ' ' ' ' s e est i ver em de aco r do co m o s cr i t er i o s da
a. Inf or mação detalh ad a e d oc umen tada d os cr itéri os a s eg uir na aceit aç ão da D ir eção
e n c o m e n d a de u m cliente. D•1. R
a!SCOOsS rdeegi"sãtocis58e alinCinforrn"arcoõeesbireedvfer'entes a .,end. e contas ,, r...• d e s t r u i d a s o u m a l i n t e r p r e t a d a s .
b. Ela bo ra çã o de l ista s de cl ient es au tor iza do s, devi d a men te a tua li za da s;
or igin an do u rn a int or m. çaid ná, , r. ,. ., , ' '''
c. Inf or ma çã o de ta lh ad a ac er ca d os p ro ce di me nt os a se gu ir ten de nt es a m od if ic ar b. Us o indevido ou fr audul ent a dos regi st os ou documen to s. oure aco v - ma,,,.- - .
as l ista s de cl ie nt es autonzados.
d. Defi ni ção d as c ond iç ões d e ven da: l oc al , data entr eg a, c ond iç ões d e
empresa, e, ou 3 clientes 1,..... "" ::::.:
pagamen to , tr ansp ort e, etc .,
0 2 " P rro°c ec de i m entos
e. Defi ni ção d e cr it ér ios g er ai s para a f ormaç ão d e pr eç o e C ond iç ões d e a . S e gdr Segregação aeçnãto°sdaspa ' rares minimizarponsa bdidaoderisco
con tas c orr ent es e co br an ça s i ' ' : a d as l f unc õe s ex ta ed ic ã o d e m ei - ca dm ia f' ,., - , , ,
vend a;
f. Tabela de preços devid amente autorizada_ b . R e l a ç õ e s a t u a l i z a d a d o p e s s o a l
R . O b j et i v o d e c o n t a b il i z a ç ã o . T o d a a in f o r m a ç ã o in e r e n t e à s v e n d a s e o s r es p e t i v o s v a l o r e s a c o b r a r d e v e m
cl ass if ic ar -s e e p er io di zar- se c orretament e, de ac or do co m o p lano d e c ont as apr ovad o pela a u t o r i z a d o
D i r e ç ã o . BI. Riscos de não se alcançar o objetivo: c . In f o r m a ç ã o a o c l i e nt e p a r a p r o c e d e r a o p a g a m e n t o c o m c h e q u e n or n in a t r, o a ho r a
a. As d e m o n s t r a ç õ e s f i n a n c e i r a s p o d e m e s t a r in c o rr e t a s o u in c o m p l e t a s ; c a • r - c r - , . .. .
b. Po de efetu ar -s e uma cl ass if ic aç ão in co rreta das trans aç ões ou c ont abil iz ar - d . Ve ri fi ca çã o po r pe ss oa a lh ei a . funç õe s d e c ob ra nç a e r eg ist os nas c ont as co rre me s
s e e m p e r i o d o s d i s t i n t o s do da venda; o• •• -- , - -w -. ce c o b r a n ç a r e t i d a e n ã o e n t r a d a .
c. Podem efetuar-se vendas a clientes insolventes. E. Objetivo d e p r o c e s s a m e n to d a s t ra n s a ç õ e s S O s e d e v e m a c e i t a r en c o m e n d . d e C k e r t , e 5 • 3 . 2 , • • • - - s e r v i ç o s
112 Procedimentos para minimizar o risco: q u e t e n h a m s i d o ap r o va d a s d e ac o r d o c o m o s c n t en o s d a D i r e ç ã o . A s s al d a s d o s ar ma m, : empresa ou os
a. De fi ni çã o c la ra e po r es crit o do pl an o de co nta s a util iz ar; s er v i ç o s e f e t u a d o s . d e v e m s e r d o c u m e n t a d o s . r e g is t a d o s e c on t a b i l i z a d o s c o m e m o c t ã o •- • - - . p e r i o d o
b. P r o c e d i m e n t o s e s c r i t os p a r a p e d i r e a p r o v a r a s a l t e r a ç õ e s n o p l a n o d e c o r r e s p o n d e n t e e n a s r e s p e t i v a s c o m a s a c o b r a r . E.1. Riscos de não
c on t a s , se alcançar o objetivo:
c. Uti liz aç ão d e i mp ress os de regi st o d iári os p ré-nu merado s e anális es d a
a. Pode registar-se vendas de mercadorias não expedidas. isto é, sobreavaliar as vendab. Podem enviar-se mercadoria, hens e serviços fora do prazo estipulado, originando
mo vi ment aç ão da s c onta s.
d. V e r i f i c a ç ã o d o c ó d i g o d e c l i e n t e an t e s d e r e g i st a r u m a t r an s a ç ã o na c o n t a ; dificuldades ae c . Podemrab ran çean;
e. Análise da antiguidade de saldos dos clientes;
f. P r o c e d i m e n t o s e s c r i t os p a r a a c on t a b i l i z a ç ã o d a s v e n d a s e v a l o r e s a c o b r a r. e n v i a r - s e m e r c a d o r i a s a c l i e n t e s q u e t e n h a m u l t r a p . s a d o o s e u l i m i t e d e c r e d i t o . P o d e n d o d.
C O b j et i v o s d e v e r i f i c a ç ã o e a v a l ia ç ã o . P e r i o d i c a m e n t e d e v e m v e r i f i c a r - s e e a v a l i a r - s e os s a l d o s Podem expedisse mercadorias e bens e prestarermse servicos não faturados, não lendoexpedisseoriginar incobráveis: sido
r e g i st a d a s em c onta s a co br ar , b em cont o as c onta s de co ntra pa rt id a.
Cl. Riscos de não se alcançar o objetivo: regi stado s adequ ad amen te , o que po de or ig in ar
a. Os r e g i s t os r e l a t i v o s a c o n t a s a c o b r a r p o d e m e s t a r in c o m p l e t o s ou I n e x a t o s ; d. 1 . Sub avah aç ão do va lo r da vend as e p resta çõ es de serviç os :
d. 2. Regi st os inc orreto s no c ontr ol o de sto cks ou sa ld os de sto cks di ferent es das ex is tê nc ia s re ai s.
b. Po de m m an te r-s e co mo at iv o c onta s inc ob rá ve is ou ine xi st en te s;
c. P o d e v e r i f i c a r - s e q u e o r e g i s t o d e u rn a f a t ur a a u m c l i e n t e s e r e g i st a na ed.. 3P.oSu
d eb
ma veaml iiat içoãsoe df aa st udr iavsi di .n cao rcroebtraa. r .o r i g i n a n d o v e n d a o u p r e s t a ç ã o d e s e r v i ç o s e c o b r a n ç a s d e s a l O r
c on t a d e o ut r o, e , o u, M i e a i m p o r t ân c i a c on t a b i l i z a d a n ã o c o i n c i d e c o m o v a l o r d a f a tu r a : f. Podem efetuar-se envios ao destinatário errado, originando contas de difIcil cobrança.
d. P o d e d e i x a r d e s e r e c l a m a r v e n d a s qu e p o r e rr o n ã o t en h a m si d o r e g i s t a d a s : incorreto.
e. Pode obter-se unta informação financeira e operacional erradas que desvirtue a g. Po dem enviar- se rn erc ad on a em quanti dades, e, ou q uali dade err ad as , ori gi nand o
situação real da e mp re sa e , ou, di fi cu lt e urna a de qu ad a ge st ão.
C.2. Procedimentos para z a r o is c o : d e v o l u ç õ e s e até a perda do cliente.
a_ Ve ri fi mç õe s ou an ál i m s es de fo rm a r eg ul ar e P er ió di ca , ta is co mo : E2. Procedimentos para minimizar o risco:
a. Pr oc ed im en to s e scr it os pa ra ini ci ar. an al is ar e ap ro va r um p ed id o.
a. l. Análi ses e inves ti gação d e s al do s anti go s ou an ormai s nas c ont a de cl ient es :
a.2 Verificação de correspondência corn clientes; b. In s peções per iódicas aos docu men t os a fim de ver ificar s e est ão dev i dame nt e
a. 3 De co mp os iç ão d e cont as a c ob ra r re la ti va s a tr ans aç õe s ant ig as ; a .a .
Inv es ti ga çã o d as r ec la ma çõ e s re ce bi da s do s c li en te s; preenchidos e
b . C on f i r m a ç ã o d i r e t a a c l i e nt e s d o s s a l d o s e m c on t a s a c o b r a r e J us t i f i c a ç ã o d a s d i v e r g ê n c i a s ;
c. Veri fi cação peri ód ic a d o cumpr imen to das normas est ab el ed das, tend o em c. Aprovação pela Direção de vendas em condições especiais.
autorizados;
d. Utilização de documentos padrão ep,e•numerados.
Quadro 4. 12 - De scriç ão dos obje tivos, té cnica s e risc os da área de ve nda s de encomendas;

(1 /2)

268 269
 e. Relação de assinaturas autorizadas para a aprovação
f. Análise da causa da não validação de encomendas:
g. Verificação da existência das quantidades a fornecer.
h. E mis sã o de do cu me nt os cr ono lo gi ca me nt e de a co rd o co m os e nv io s.
I. P ro cedi ment os pa inf ormar os cl ientes d. enc omen das n ão satis feit as :
J. Procedimentos a efetuarra paia expedições não fato radas:
I. An ál is e d a c aus ad o atraso n a ex pedi ç ão da en co rne..
mn.-Siengvreesgtiagçaãço'cl:sZual:tse 's'fcuin'çmlaae's"re:etçaoddaass reclamações, clientes;
I. da s m e s m a s e f a t u r a ç ã o .
Q uadr o 4.1 2 - De scriç ão dos obje tivos, té cnica s e risc os da área de ve nda s (2 /2 )
 AUD I TORI A I NTERNA A AUD ITORI A INTERNA POR ÁREAS OP ERACIONAI S DA EMPRESA

PROGRAMA DE AUDITORIA DA ÁREA DE VENDAS

PROGRAMA DE AUDITORIA DA ÁREA DE

Data da audi tori a I Pag n °

SECÇAD / / do Total de paginas

Data da auditoria Pág. n.
do Total de Págin S NÀo BSERVAÇ

ÁREA_ QUESTIONÁRIO DE CONTROLO INTERNO

SIM O B SE R V A CO E s
QUESTIONÁRIO DE CONTROLO
I B. São indicados os adiantamentos obtidos a fim de
evi tar du pl icação ?
 4
c
1 5 19. As contas a cobrar são objeto de analises
periódicas ?
devidamentedetalhadas dPertc'alcheaddi
20. Estão defin idos os pro cedi men to s de co br an ça ?
procedimentos '1°,0s rdeescescrito?
estão 21. Existe uma politica definida para ajustamentos
2 Encontra-se fu n ção de ven das devid am en t e d e c o b r a n ç a d u vi d o s a ,
a

segregada da ...? 2 2 . É e f e t u?a d a a c o n f i r m a ç ã o d i r e t a d e s a l d o s a

clientes
a. Contabilidade; 23. Existe segregação de funções entre
b .
a. Analisa as c on t a s a
T e s o u r a r i a . m a t e r o d u t o s do
c o b r a r e qu e m e f e t u a os
I "Ecxepçeãdc)i ednes mercador b. Autoriza o credito ao
cliente e quem analisa registos ,
rneerrccaadd% irai asse
as contas a cobrar.
acabados;
24. P reparam- se inf or maçõ es so br e recl am em aç ões
e. Armaz en am
recebidas quanto a mercadorias
ent o dos materiais, bens e
mau e st ado , e m f alt a o u de baix a
mercadorias;
qu alid ade ,
f. Cobrança das
faturas;
g. Concessão
de crédito.
3. A transação
da venda é efetuada com
b a s e n a encomenda do cliente?
4. As g u i a s d e
e x p e d i ç ã o s ã o .. .?
a_ Pr é- num er ad as e em d oc um en to p ad rã o;
b. E mit idas sempre qu e sai mercador ia do
armazém;
c . C o n tr o l a d a s p e l o r e s p o ns á v e l d a f a t ur a ç ã o .
5. As fa tur as sã o pr é- num er ad as e c ontr ol ad as ?
6. Urna ve z pr ep ar ad a s as fa tur as sã o
v er if ic ad a s. ..?
a. As
q u an t i d a d e s ;
b. Os preços;
c As op er aç õe s ar itm ét ic as ;
d. As contagens;
e. Outras condições de venda.
7. Mantém-se urna conta corrente individualizada
por cliente?
8. Con fr on t am- s e per iodicam en t e os pr eços das
f a tu r a s c o m o s p r e ç o s d a s t a b e l a s d e v e n d a s ?
9. E st a s c o n f r on t a ç õ e s s ã o e f e t u a d a s p o r p e s s o a s
distintas da área de vendas?
10 . E xi ste m t ab el as d e p re ço s aut oriz ad as ?
11. São objeto de revisões periódicas?
12 . E xi ste m no rm as e sc rit as a ce rc a d os d es co nto s
a aplicar aos clientes?
1 3 . E st á d e f i n i d o q u e m é o r e s p o ns á v e l p e l a s u a
autorização?
14. Está definido pela Direção quem é que aprova a
trans fe rê nc ia d a c onta c orre nt e p ar a cr éd it os Quadro 4. 13 - Questionário de controlo interno: área de vendas
incobráveis?

Quadro 4. 13 - Questionário de controlo interno: área de vendas (1/2)

(2/2)

270 2
 AUDITORIA INTERNA
A AUDITORIA INTERNA POR ÁREAS OPERACIONAIS DA E►APPESA

logia:
Simbo

= Remessa de recibos a cobrar

TESOURA
RMC
= Guia de expedição =
GE
Nota de venda
NV
= Banco

= Operação de comparar =

>
o
M Mercadoria
o FTC
= Fatura para clientes = Contas

correntes = Arquivo alfabético =

Arquivo numérico = Nota de

encomenda de cliente.

a Notas explicativas ao fluxograma da área de vendas

O
a
VENDAS recebe uma NEC de CLIENTES a partir da qual emite uma NV c o m 6
vias:

 A 2' via da NEC é enviada ao CONTROLO DE CRÉDITO para aprovação.

Esta cópia é devolvida às VENDAS depois de devidamente autorizada, onde é
óW arquivada com a NV,

 A 1' via da NV é enviada ao cliente como justificativo da aceitação da

transação;
 A 3' via da NV é enviada à FATURAÇÃO;

 A 4' via é enviada ao ARMAZÉM;

 A 5' via é enviada a EXPEDIÇÃO;

 A 6' via é enviada à CONTABILIDADE.

273
 AUDITORIA INTERNA

(;) O ARMAZÉM com a 4' via é preparada uma RMC

com 2 vias e enviadas à
da NV consulta e verifica se
TESOURARIA.
existe em st

) A CONTABILIDADE
o produto pretendido. comparaa a 6a via da NV
com a 3 via da FTC,
Se não há inicia o ciclo regista em C/C, no
DIÁRIO e arquiva.
de transaç4outek
produção, através de
uma requisição. (" 6 ) A TESOURARIA envia a
RMC ao B para cobrança,
C) EXPEDIÇÃO com a 5' via da NV enviando a I a via para o
B e a 2' para a
soiltiicditaauamoaAGRME CONTABILIDADE.

AcoZmÉM3a
vPiarsesParaÇàodo
envio do produto ao
cliente. É em

A Ia vi a da GE
ac o mpanha M;

A 2a via da GE é

arquivada

conjuntamente com a 5a

via da NV.

A 3 a via é enviada à
FATURAÇÃO;
GE. A partir dai 2
( ; ' )
FATURAÇÃO Ruma FTC mr 3
vias: via da NV coma 3' via
da

A 1' via da FTC é

enviada ao cliente;

A 2a via da FTC é

arquivada juntamente

com a 3' via da NV;

A 3a via da FTC é enviada

à CONTABILIDADE (Contas
a Cobrar). Antes de
arquivar a 2a via da FTC
 A AUDITORIA INTERNA

POR ÁREAS

OPERACIONAIS DA

EMPRESA

74 PROGRAMA DE AUDITORIA DA ÁREA DE VENDAS

Quadro 4.14 - Programa de trabalho:
provas de Auditoria para a área de Secção

vendas (1/2). Data da auditoria Pag no

/ / do Total de _______ paginas
SIM NÃO
~GRAMA DE TRABALHO OBSERVAC(k5

1. Selecio nar um a am o s tra relativ a a o rdens de

expedição , que seja representativa do total de
v endas d a em pres a.
2 . Co m ba s e na s a m o s tr as a nt er io re s re al iz ar o
s eguinte
a. C o m p ro v a r qu e as
e nc o m en da s co rr es po nd em a clientes
co ns tantes da lis ta auto riz ada
b. Compro var que
a n t e s d a e x p e d i ç ã o d a me rc ad or ia
f o i v er if ic ad a a co nc es s ã o de crédito .
c. C ompro va r que se
e m i t i r a m a s g u i a s d e expedição com o
número de cópias estabelecido e foram
env iadas aos destinatários .
d. Compro var que a
expedição da m ercado ria co rres po nde
ao pedido efetuado pelo cliente.
e. Comprovar que a fatura
foi emitida com base na guia de expedição
e corresponde á mercadoria realm ente
entregue e aceite pelo cliente.
f. Comprovar que as
f a t u r a s e m i t i d a s e s t ã o co rretas no s
cálculo s aritm ético s , de aco rdo c o m a
t ab el a d e p re ço s e q ue o s da do s d o
c li en te es tã o d e ac o r do co m o f ic he ir o
d e clientes,
g. Co m pro v ar que os
regis to s co ntabilis ti co s efetuados nas
contas correntes dos clientes
correspondem às guias de expedição e
faturas co rres po ndentes .
h. Compro var a
c oinc id ência entre os dados
co ns tantes nas o rdens de v enda,
fat ura e regis to s co ntabilis tico s .
i. Compro var que as
relações de recebim ento s
correspondem ao s registos
c o n t a b i l i s t i c o s efetuados nas co ntas
correntes.
j. Compro var que a
mercadoria devo lv ida p elo cliente, deu
entrada em armazém, foi emitida a
correspondente guia de entrada, a
nota de crédito e o respetivo registo na
conta do cliente.
3 . Rever e analisar os procedim ento s es tabelecido s
Para avaliar a solvência dos clientes a incluir na
relação auto rizada.
4. Analisar os procedimentos efetuados relativamente
à politica de descontos da empresa. verificando
os cálculo s, emiss ão da nota d e c réd it o e