Organização Digital Passo a Passo

Organização de tarefas e rotina doméstica

Tudo em nossas vidas hoje é muito corrido, os

compromissos estão aumentando, precisamos administrar
o nosso tempo com cuidado para dar conta das prioridades.
Felizmente, hoje em dia temos ferramentas que podem nos
ajudar muito e que já estão em nossas mãos. Podemos
transformar ambientes virtuais, smartphones e tablets em
grandes parceiros na realização de tarefas diárias. Há
vários tipos de aplicativos disponíveis que podem facilitar a
sua vida e ajudar você a se organizar. Desde aqueles
aplicativos que ajudam a colocar os estudos em dia,
resolver a rotina doméstica, organizar a agenda, até
aqueles que te ajudam a controlar os gastos – e o melhor:
muitos deles são gratuitos!

A organização de tarefas depende muito de um

planejamento anterior. Para boa execução de tarefas, as
metas devem estar claras, assim como prazos e
prioridades. Métodos de organização ajudam a processar
estas tarefas, e os aplicativos auxiliam na execução desses
métodos. Conforme vimos lá no início, você pode encontrar
o método que melhor se adequa às suas necessidades e
trabalhar com ele.

Aplicativos para organização de rotina

doméstica

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• Elaboração de uma rotina de limpeza da casa;

• Formulação de listas de compras e controle de
materiais na despensa;
• Planejamento financeiro para reformas;
• Decoração;
• Primeiros Socorros;
• Organização do guarda roupa;
• Administração das tarefas da família.

Aplicativos para gerenciamento de tarefas

• Agendamento de compromissos: reuniões, eventos,
palestras, congressos, visitas a clientes e
fornecedores, consultas, aulas, entre outros.
• Organizar as tarefas do dia a dia, sincronizando com
a agenda de pessoal e de trabalho;

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• Priorizar a execução de determinadas atividades;

• Controlar pendências;
• Acompanhar tarefas delegadas;
• Formular listas diversas;
• Cadastrar tarefas futuras, prazos de execução,
relatórios e notas;
• Administração das tarefas da família.

Organização de projetos pessoais

Na era da tecnologia, as inovações são desenvolvidas para

facilitar este novo cenário de vida digital. Em um ambiente
onde as demandas são altas, competitivas e as tarefas só
aumentam, muitas vezes os projetos pessoais vão sendo
colocados de lado ou tratados de maneira multitarefa
diariamente. Todos queremos ter mais tempo para
conseguir fazer o que planejamos, seja uma atividade

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física, uma dieta, viagens ou controlar nossas finanças. Os

aplicativos são grandes aliados para organizar essas
demandas.

Antes de organizar seus projetos pessoais em aplicativos,

novamente teste as opções de aplicativos até achar o que
melhor funcione para a sua necessidade. Sempre vá
alimentando a plataforma. Não adianta ter um aplicativo
para dieta, se você não colocar ali as informações
necessárias para que ele te ajude.

Aplicativos para organização de alimentação e

dieta
• Busca de receitas;
• Formulação de listas de compras;
• Planejamento da dieta;
• Controle de alimentos ingeridos diariamente;
• Alarmes para lembrar de tomar água;
• Sugestão de dietas a seguir;
• Acompanhamento e desenvolvimento.

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Aplicativos para organização de atividades

físicas
• Elaboração de uma rotina de treino;
• Sugestões de exercícios;
• Cronometrar e medir distâncias percorridas;
• Registro e acompanhamento de metas.

Aplicativos para organização de finanças

• Registro de gastos;
• Tabelas de metas e economias;
• Acesso a conta;

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• Controle de gastos;
• Acesso a bancos;
• Administração de renda.

Aplicativos para organização de viagens

• Checkin online;
• Controle de vôos;
• Organização da mala;
• Reserva de hotéis e transporte;
• Roteiros de viagem;
• Sugestões de passeios;
• Comunicação sem telefonia;
• Mapas;
• Tradução;
• Controle de despesas de viagem;

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• Compras e câmbio.

Aplicativos aliados a produtividade

• Armazenamento de dados;
• Backups;
• Estabelecer rotinas;
• Diários;
• Sincronização de agendas, contatos, redes sociais;
• Elaboração de listas;
• Controle do trabalho;
• Acompanhamento do sono;
• Solicitar um táxi;

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• Achar uma rede wi fi;

• Realizar pagamentos;
• Organizar listas de leitura.

Organização do email

Por ser rápido, eficiente e seguro, o email se tornou uma

poderosa ferramenta no nosso cotidiano, principalmente no
âmbito profissional. Além de poder acessar nossos emails
na página do próprio servidor, começamos a estabelecer
outras formas de acesso através do smartphone e tablet.

Por ter tantos canais que nos levam ao nosso email é de

extrema importância que este seja organizado. Do
contrário, acaba virando um chefe incômodo.
O email é uma ferramenta para ajudar na sua produtividade
e não para atrapalhá-la.

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Algumas dicas para organização do email:

Você precisa do email profissional no celular?

Pode parecer difícil no início, mas se você puder,

experimente não ter o email profissional no celular. Quando
somos verdadeiramente organizados temos horários
estabelecidos para checar os emails do trabalho.

Acesso ao email pelo menos uma vez ao dia

Use o seu bom senso. Se a sua freqüência de emails é alta

e muitas pessoas precisam da sua resposta, se organize
para acessar sua conta mais vezes ao dia. Lembrando
sempre de estabelecer horários exclusivos pra isso, que
podem ser inclusive, nos intervalos de suas tarefas.Uma
coisa é certa: em tempos atuais, é necessário checar o
email pelo menos uma vez ao dia, para manter o controle
do mesmo.

Aplicativos de emails

Quem utiliza o Outlook, Mail ou outro aplicativo para

gerenciar os emails tem poderosas ferramentas de
organização a mão. Esses aplicativos permitem criação de
regras, controle do tempo de atualização de emails,
sincronização de informações, além de oferecer
calendários, agendas, lembretes, gerenciador de contatos,
etc. Tente se habituar a algum aplicativo de emails e deixe
ele com a sua cara e com as suas regras.

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O segredo para manter o email organizado é ter a caixa de

entrada vazia.

Vai dar um trabalhinho no início. Mas o costume de

esvaziar a caixa de entrada é um hábito simples de ser
mantido posteriormente. Organizando você evita perder
tempo olhando o mesmo email várias vezes e pensando o
que fazer a respeito, evita ficar minutos procurando emails
passados, começa a responder emails importantes em
períodos curtos, etc.

Para manter a organização dos emails, siga o passo a

passo abaixo:

1. Delete

Se é lixo não tem porque ficar na caixa de entrada. Você

leva 1 segundo para deletar uma mensagem. Delete já!

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2. Arquive

Você não precisa responder aquela questão, mas as

informações podem servir a você futuramente, em curto ou
longo prazo? Então você pode arquivar a mensagem para
referência. Utilize pastas ou marcadores para organização
desses emails.

3. Delegue

Se o assunto levantado no email deve ser resolvido por

outra pessoa delegue a tarefa e lembre-se de anotá-la para
depois conferir a realização da mesma.

4. Responda

Se o email pode ser respondido entre 2 e 5 minutos,

responda já. Essa pequena ação elevará muito a
organização do seu email e a sua produtividade e
eficiência, principalmente no trabalho.
Caso o email precise de mais informações para ser
respondido, mantenha o mesmo na caixa de entrada até
que isso seja feito. Muitas pessoas costumam marcar a
mensagem como não lida para responder depois, mas isso
não é recomendado, porque a pessoa tende a não olhar o
email uma segunda vez. . Se for um compromisso com data
e horário, anote em seu calendário ou agenda.

5. Revise

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Você precisa fazer uma revisão para que o seu sistema de

organização funcione. Geralmente as segundas e sextas
feiras são dois dias bons para que essa revisão seja
realizada. Segunda no primeiro horário de trabalho revise
as demandas em seus marcadores para a semana. Na
sexta feira confira o que foi concluído e o que ficará para
semana que vem.

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