Kaizen Diário| Reuniões IOS (Day-by-Day)

RETALHO EXCLUSIVO

V1 | 2019

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 IOS
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Mudar Cultura e Comportamentos de Loja

Precisas?
Perguntas e respostas como estas, soam-te familiares? Então a tua equipa não é bem organizada, bem
gerida, e que, principalmente, não funciona como EQUIPA!!!
Atingimos o objetivo?
Como correu o dia anterior?
Houve algum desvio ontem?
Qual o estado daquela ação?
Parte da solução para problemas tão frequentes como
estes, passa pela implementação do conceito de
Kaizen Diário: criação de rotinas de gestão e
acompanhamento de equipas, promovidas pela
criação de reuniões diárias (ou não) de controlo
operacional.
Mas é que isso não é da minha
responsabilidade
Mas eu não sei porque aconteceu
Mas é que ninguém me disse nada
Objetivo? Sei lá 2
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O que é?

Metodologia que junta pessoas, para desenvolver equipas, com a

prática de rotinas diárias, levando a:

1. Monitorizar os indicadores objetivo (medição de

desempenho)
2. Identificar desvios (responsabilização)
3. Resolver problemas para atingir e melhorar indicadores
(motivação)
4. Refletir, aprender e desenvolver praticas de trabalho
(organização da área de trabalho, normalização, gestão da
melhoria PDCA)
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Os 8 Princípios do Kaizen Diário
ELIMINAR
ENVOLVIMEN NA PONTA -
CRIAR VALOR DESPERDÍCIO
TO LOJA
S
1. Erros
2. Informação a mais
3. Trafego Loja
4. Processos complicados
5. Pessoas paradas
6. Stock
7. Baixas

Manter foco no Onde e como estamos Não culpar e não

Falar com dados
Cliente (1ºLugar) a perder julgar

GESTÃO REUNIÕES
PADRONIZAR Autonomia
VISUAL EFICIENTES

Quadros IOS Agenda Padrão para Cumprir o Formação: melhores

reunião cronograma práticas de trabalho

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Porquê Implementar o Kaizen Diário:
1. Cria uma rotina/método
2. Melhora a passagem de informação
3. Todos com a mesma informação (alinhamento)
4. Alinha a equipa com objetivos diários : comprometimento. Motiva a equipa, partilha dados/infos e
inspira-os a mudar. A informação certa, no momento certo, discutida pelas pessoas certas;
5. Permite feedback e menos dúvidas.
6. Poupa tempo : Ajuda na identificação e eliminação de desperdícios; Permite a rápida deteção e
resposta a erros,  evitando problemas maiores;
7. Cria e ou potencia a melhoria contínua PDCA , incluí a melhoria de indicadores chave
8. Gera pequenas melhorias que quando somadas fazem a Diferença
9. Melhora a visão do global de loja
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A reunião IOS
Quem?
Ministrada pelo Coordenador/RCM/chefe de loja ou lojista responsável; excecionalmente pode ser aplicada pelo
formador

Duração e rotina
10 a 15 min respeitando sempre a ordem de trabalhos estipulada; não deve ser fórum de grande debate para isso
existem outra tipologia de reuniões; Rotina diária ou de periodicidade distinta.

Preparação
1. Quadro IOS deve estar bem preenchido com indicadores atualizados e comportamento de vendas de dia
anterior preenchido.
2. A análise de indicadores, incentivos deve ser previamente efetuada pela pessoa responsável para não
improvisar.
3. Alertas de atuação e novas praticas devem ser analisados previamente para que possam ser abordados
de forma eficaz (coletar dados e ou 5WhY; aplicar um CS ou mesmo um PDCA)
4. Definir bem ocorrência da reunião: quantas sessões? Abertura , mudança de turno, fecho? Quem está
presente? Quem vai apresentar? Responsável em todas as sessões ou diferentes responsáveis em sessões
distintas? Padronizar e cumprir cronograma.
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A reunião IOS
Agenda:
1. Preenchimento do registo de presenças;
2. Monitorização do ciclo de melhoria ou plano de ações, nomeadamente as ações em curso (corretivas ou
mesmo incentivos)
3. Análise dos indicadores preenchidos no dia anterior (reforçar a família em que é necessário dar o boost
adicional; partilhar boas práticas ou ideias; eliminar práticas não produtivas
4. Definição dos objetivos para o dia e comunicação das tarefas e quem as vai executar
5. Definição de novas ações de melhoria tendo em conta os indicadores, as dificuldades do dia anterior e
sugestões de melhoria.
6. Reforçar alertas importantes e alteração de procedimentos.
7. Resumo do que fazer!
8. Grito de Guerra (cada equipa deve ter o seu)
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Ferramentas úteis:

1 . OPL (One Point Lesson)

OPL é uma ferramenta de ação, que ajuda na interpretação

de uma tarefa, não levando mais do que 15 minutos a
escreve-la (80% de diagramas e 20% escrita à mão). Essa
interpretação tem que ser rápida (entre 5 a 10 minutos),
aplicando-se quando há necessidade de transmitir
rapidamente uma mensagem importante

Aplicar em ações de execução pratica de tarefas, por

exemplo:
• Novo procedimento de sistema
• Mudança de praticas de loja: limpeza; pedidos de
economato; etc…

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Ferramentas úteis:

2 . CICLO PDCA (PLAN DO CHECK

ACTION)

O Ciclo PDCA tem por objetivo fazer com que os processos

envolvidos na gestão da qualidade se tornem mais claros,
ágeis e eficazes. A melhoria contínua constante deve seguir
uma sequência lógica rodando em torno dos quatro pontos
apresentados na figura : Planear (P), Fazer (D), Verificar (C),
Agir (A) .
Cuidados a ter na aplicação da ferramenta:
1. Fazer sem planear
2. Definir as metas e não definir os métodos para atingi-las;
3. Definir metas e não preparar o lojista para executá-las;
4. Fazer e não controlar/checkar; A não execução de uma das etapas do ciclo pode comprometer
seriamente o processo de melhoria contínua. Por este motivo, a
5. Planear, fazer, controlar/ checkar e não agir ferramenta apresentada aqui deve ser encarada como um
corretivamente, quando necessário; processo contínuo em busca da qualidade máxima requerida
6. Parar após uma “volta” do ciclo. (toca e foge) pela NOS. O foco principal do Ciclo PDCA é a melhoria
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contínua.
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Ferramentas úteis:
3 . Ferramenta 3C (Caso – o quê; Causa – porquê; Contramedida- o que vamos fazer)
É usada quando há não conformidades. Permite encontrar a causa de raiz dos problemas evitando a sua
recorrência e garantindo que tudo volta ao normal.

Exemplo: Aut de Clt baixaram de 90 para 100%

Caso - O quê? Causa - Porquê Contramedida - O que vamos fazer?

aut de clt caíram de 100 para Lojista: "como não perguntei então pus que Recordar processo e mostrar como preencher aut de clt garantindo que
90% não" as duas primeiras escolhas são sempre "Sim".

Deve ligar sempre com plano PDCA . Desta forma garante-se a implementação e acompanhamento

Se aplicação simples do 3C não resolve temos o 5 x Why (5W) para ajudar a compreender as Causas (Porquê)

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Ferramentas úteis:
4 . 5x Why (determina causas - porquê)
É usada para determinar a causa raiz de um tema. É um método exploratório, drill-down, que interroga sobre
mais detalhes face à resposta anterior.

Problema Tx de 29,99€ de 50%

Porquê 1?
Só teve 2 novos Clts e em 1 vendeu 29,99€
Porquê 2?
Porque o cliente a quem vendi queria pagar pouco ou ia para a Vodafone

5Ws Porquê 3?

Porquê 4?
Só queria mesmo a Internet para o PC

Em casa gasta muitos dados por causa do PC

Porquê 5? Porque não tem uma boa solução de telecomunicações para estar sempre ligado dentro e fora de casa
(causa raiz. Lojista não domina benefícios)

Deve ligar sempre com 3Cs e ou plano PDCA . Desta forma garante-se a implementação e acompanhamento

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Ferramentas úteis:
5 . 5S : Proporciona a organização objetiva do espaço e trabalho físico, virtual ou híbrido

5S SENSO DE... COMO FAZER?

Definir o que é útil e o que não é. Fazer uma separação para possíveis
1. SEIRI 1. UTILIZAÇÃO descartes e reorganização do espaço para uma melhor produtividade.
Ordenar cada objeto em uma disposição mais inteligente, deixando o que é
2. SEITON 2. ORGANIZAÇÃO mais utilizado de forma mais fácil de ser acedido e com sinalização. Se
usou, guarde de volta!

Entender a causa de lixo e desarrumação e evitá-la sempre que possível.

3. SEISOU 3. LIMPEZA Utilize materiais para proteção, separe o que é reciclável. Se sujou, limpe!

Cuidar do bem-estar, higiene e segurança no ambiente. Promover ações que

4. SEIKETSU 4. BEM-ESTAR estimulem uma fácil comunicação para entendimento e resolução de
desafios.
Disciplinar-se para tornar os 4S anteriores em bons hábitos. Desenvolver
5. SHITSUKE 5. AUTODICIPLINA autoconhecimento e criar ações que estimulem a melhoria contínua para o
todo da organização.

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Conclusão:

• Se queremos mudar coisas de forma permanente, temos

que criar e manter pequenos hábitos, com pequenos
ganhos!!

• Grandes mudanças fazem-se com pequenos passos!!

Boa Reunião! 13
Indicadores іOS | Objetivos
%CVG Novos %3P<
Indicador PPL NRET TE %PROC C2C M+F
Total Clientes €29,99

Enviado Enviado
Objetivo >90% mensalmente >35% >17% mensalme <15% 20% 100%
NOS nte NOS

% de formulários de
Objetivo em
%CV % Novos Clientes Novos %PRO rescisão do operador
PPL Paperless unidades e real em
G Convergentes Total Clientes C concorrente
%
submetidos

NRE %3P< % de 3P Baixo C2C C2C Gestão de

Não retidos TE Taxa de Eficácia
T €29,99 Valor (€29.99) M+F Conta M/F

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