✅

POP - Criação de tarefas no

Clickup
As tarefas devem ser encaradas tanto como documentação do que é feito durante o
dia quanto métrica de desempenho!

Definição de setor
Apenas os líderes devem criar tarefas em outros setores. Os demais apenas
podem criar tarefas no setor ao qual pertencem.

Tarefas que dependem de apenas um setor

Crie a tarefa direto no espaço do setor responsável pela execução na pasta Geral -
Request, na lista solicitações gerais e no status Backlog Sprint, marcando o líder do
setor.

POP - Criação de tarefas no Clickup 1

 OBS: Qualquer componente da equipe pode abrir uma tarefa - mesmo os não
lideres, porém, o seu respectivo superior precisa ser marcado na tarefa.

Tarefas que precisam de mais de um setor

A tarefa Pai precisa estar no espaço do setor que iniciou o processo. As tarefas
filhas devem ser alocadas cada uma no espaço do setor correspondente (Pasta
Geral - Request → Lista solicitações gerais → Status Backlog Sprint→ Marcar
o líder do setor) e depois adicionadas em dependências na tarefa pai, como
mostrado no vídeo abaixo.

Definição de status para criação de tarefas

Para cada tarefa deve ser designado o status de atuação vigente.
Por padrão, os status usados serão:

Critérios para definições de status:

Backlog > Tarefa criada ( Não designada e nem iniciada)

Backlog Sprint > Tarefa criada e designada, mas não iniciada
Em progresso > Tarefa sendo realizada pela pessoa designada
Em revisão > Aguardando a ação de outras equipes ou pessoas
Cancelado > A tarefa foi iniciada por alguém, contudo, por
algum motivo foi cancelada a sua execução Concluído > Foi
concluído pela pessoa que estava atribuída a tarefa, contudo,
ainda não foi validado pelo líder do setor ou criador da tarefa.
Closed > Somente deve ser dado closed na tarefa caso o

POP - Criação de tarefas no Clickup 2

 gerente/criador da tarefa tenha confirmado a resolução da
atividadeb

Criando uma tarefa na prática

Ao clicar para a criação de uma nova tarefa através do botão localizado no lado direito
do canto inferior do aplicativo , aparece os seguintes campos:

🗣 O campo Task name corresponde ao título da atividade, sendo que este

deve ser o mais objetivo possível.

POP - Criação de tarefas no Clickup 3

 🗣 Ao clicar no campo “IN”, é possível escolher em qual space, pasta e
lista a tarefa será criada.

🗣 Ao clicar no “quadrado branco” ao lado do título é possível escolher o

status da tarefa

POP - Criação de tarefas no Clickup 4

 🗣 Ao clicar no campo “FOR” é possível designar a(s) pessoa(s) que
atuarão na atividade. Sempre que existir uma requisição que deve ser
cumprida por um setor diferente do seu, deve-se criar a solicitação na
pasta “GERAL - REQUEST“ e a colocar inicialmente no nome do gerente
daquela área.

POP - Criação de tarefas no Clickup 5

 🗣 A parte de “description” deve conter o máximo de informações
possíveis, possibilitando que as pessoas designadas para a resolução
da tarefa consigam responder as seguinte perguntas: O que deve ser
feito? Por que deve ser feito? Como deve ser feito?

POP - Criação de tarefas no Clickup 6

 🗣 Caso essa tarefa necessite de outros passos realizados por pessoas do
MESMO SETOR, deve-se criar subtasks clicando no campo “add
subtask”. Após a criação das subtasks, a mesma deve ser detalhada no
campo “description”.

POP - Criação de tarefas no Clickup 7

 🗣 Caso essa tarefa necessite de outros passos realizados por pessoas de
OUTROS SETORES, deve-se criar outras tasks e estabelecer uma
relação de dependência entra as tasks filhas (Criadas na pasta GERAL -
REQUEST dos outros setores) e a pai (Criada na pasta do seu setor).
Na imagem abaixo é possível observar que a task filha será criada na fila
das tarefas de logistica, especificamente na pasta “GERAL - REQUEST”

POP - Criação de tarefas no Clickup 8

 🗣 Após a criação da tarefa filha, deve-se clicar no campo “add
relationship”, depois em dependency e por último em “blocking”. Após
isso, é só procurar a tarefa pai pelo seu ID ou nome no menu que abrirá
a seguir.

POP - Criação de tarefas no Clickup 9

POP - Criação de tarefas no Clickup 10
 🗣 Após a criação das tasks, deve-se adicionar o caráter de prioridade da
atividade clicando na bandeira exposta na imagem

POP - Criação de tarefas no Clickup 11

 Critérios para definição de prioridade das tarefas
🔴 Urgente (Urgent) > Tarefas que impactam diretamente na produção, entrega ou
venda do produto. Resolução em até 24hrs. (Ex: Liberação de verba para
impressão de rótulos/compra de insumos, mudanças importantes no site, etc)

🟡 Alta (High) > Tarefas que impactam diretamente na sequência de outras

atividades. Resolução em até 48hrs. (Ex: Imagem para ser utilizada em uma
campanha de captação de leads)

🔵 Normal > Tarefas que não impactam diretamente na sequência de outras

atividades e com baixa repercussão direta sobre a produção. Resolução em até 4
dias ou mais. (mas nunca mais de 10 dias). (Ex: Imagem para seu utilizada em
uma campanha para captação de leads)

⚪ Baixa (Low) > Não iremos utilizar essa prioridade em nossas tarefas.

Pontos importantes sobre as tarefas

Ao abrir a tarefa:

Especificações sobre a descrição

POP - Criação de tarefas no Clickup 12

 Descrição (Description): As tarefas devem ser detalhadas da
melhor forma. É preciso ser possível responder as seguintes
perguntas: O que deve ser feito na atividade? Por qual motivo
deve ser feito a atividade?
Anexos: Caso seja necessário algum arquivo para a realização
da tarefa, esses podem ser anexados ou inserido o link de
acesso ao arquivo na descrição
Atualizações das tarefas: As tarefas podem ser atualizadas
nos comentários através de prints, feedbacks e etc. Toda vez
que um comentário for feito, deve-se marcar a pessoa a quem é
direcionado essa informação (Ex: @Odin, imagem errada).
Pedidos de informações sobre a tarefa também devem ser
incluídos nos comentários, evitando ao máximo repassá-las
através do discord ou wpp.
Prazo (Due Date): Se visualizar uma tarefa e julgar que aquele
prazo é curto demais, avise o líder do setor que alterou o prazo
final para entrega da tarefa, incluindo essa observação nos
comentários e o marcando.

Concluído difere de Fechado (closed)

Quando terminar uma tarefa, se não for o líder do setor, mova ela para o status
concluído.
Apenas o líder do setor pode fechar uma tarefa, ou seja, após verificar a conclusão
de uma tarefa e revisar, o líder altera o status para fechado (closed).

Casos específicos: REUNIÕES

As reuniões também devem ser colocadas como tarefas.
Elas devem sem colocadas no espaço Tático> Reuniões > Quadro de reuniões.
O título da tarefa pode ser apenas uma frase curta sobre o assunto principal e não é
necessário incluir nenhuma etiqueta de prioridade nesse caso.
Também devemos incluir os participantes da reunião.

POP - Criação de tarefas no Clickup 13

 Nesse caso, assim que a reunião iniciar, deve ser colocado play no time tracked da
tarefa, e alterar para o status fechado (closed).

Quando finalizar, clicar no stop para contar o tempo dedicado a essa reunião.

Obs: Não é necessário escrever ata no Clickup, pois isso dever ser feito no Notion.
A task deve apenas conter o assunto geral/motivo da call na descrição.

POP - Criação de tarefas no Clickup 14