Tutorial Plano de Ação

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Índice

Como Funciona o Plano de Ação BEX _____________________________________________________________________ 2

Como Utilizar o Microsoft Planner _________________________________________________________________________ 4

Diretrizes Gerais _____________________________________________________________________________________ 13

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Como funciona o Plano de Ação do BEX?

O Plano de Ação do BEX é construído a partir do resultado de aderência e dos momentos de desenvolvimento e revisão do nosso sistema de gestão. Ele deve ser
constituído de todas as ações de implantação e alteração de ferramentas e processos previstos dentro do sistema de gestão.

AUDITORIA

IMPLANTAÇÃO

Para gerenciar o Plano de Ação “BEX” definimos a utilização da ferramenta Planner da microsoft, com acesso gratuito para todos os colaboradores através de:

Link https://tasks.office.com/ A ferramenta possui um

Login e Usuário e Senha de rede
sistema de notificação que
Senha Ouro Verde.
App Pesquisar por: Microsoft Planner deve estar habilitado.

Formato do Plano

Bucket Rótulo Tarefa

Cada Unidade Gerencial (área ou Unidade
Operacional) terá seu próprio bucket (do inglês
balde) dentro do Plano de Ação “BEX” para
gerenciar suas tarefas. Todas as ações que serão
implantadas na UG devem ser criadas dentro do seu
próprio bucket.
Cada tarefa dentro do bucket deve possuir um As ações do plano devem ser criadas como tarefas
rótulo, uma “etiqueta” identificando o assunto que a dentro do bucket de cada UG, no rótulo de cada
ação se refere. Os rótulos padrão são: Pilar, atribuídas a um responsável que deve ser
• Geral membro do Plano. Caso a pessoa pela qual quero
• Pilar Gestão atribuir uma ação não seja um membro do plano,
• Pilar Gente ele deve ser inserido no ato da definição da tarefa.
• Pilar Manutenção
• Pilar SSMA
• Pilar Serviços
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Definindo uma Tarefa Exemplo

Descreva “O que será feito, Como, Quem, Quando e o Prazo” de sua ação, buscando maior efetividade. Para isso utilize os campos:

Descrição: Atribuição: Data de Início: Data de Conclusão: Anotações: Progresso:

Inserir o Prazo Descrever o Como deve

Descrever de forma previsto para a ser feita a tarefa,
clara e objetiva O que Inserir Responsável conclusão da detalhando os meios e Escolher o progresso
deve ser feito. pela realização da tarefa. formato a ser utilizado atual da tarefa
tarefa. Inserir o Prazo para realização da ação. identificando o Status
Uma boa prática, é previsto de início Por mais que a ação atual da ação:
utilizar o verbo no É possível atribuir para a realização seja contínua, é Uma boa prática, é • Não Iniciada;
infinitivo. ações para mim da tarefa. importante colocar utilizar o verbo no • Em andamento;
Ex: realizar, mesmo ou para um prazo, nem que gerúndio. • Concluída.
desenvolver, efetuar, outras pessoas. seja para avaliar se a Ex: realizando,
verificar. ação conseguiu desenvolvendo,
atingir o objetivo. estabelecendo.

Durante a definição e atualização das ações será possível editar todos os dados da tarefa, com exceção dos campos Datas que não poderão ser alterados.
Alguns outros campos disponíveis também poderão ser utilizados:

Prioridade: Buscando se organizar como UG ou individualmente pode ser definida entre: Urgente, Importante, Média e Baixa.

Lista de Verificação: Buscando garantir a realização da ação em sua totalidade é possível inserir etapas de check para a tarefa.
Anexos: É possível anexar arquivos que possam contribuir ou fazem parte da realização da tarefa.

Comentários: É possível inserir observações sobre a realização da tarefa.

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Como utilizar o Microsoft Planner?

Acessando a Ferramenta:

Acesso o link e ou instale o app, clique em “Entrar” e insira seu usuário e senha de rede Ouro Verde.

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Configurando Notificações:

No Menu do Planner, ao lado de sua foto, clique no botão “Configurações” e habilite o item Notificações.

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Acessando o Plano de Ação “BEX”:

Na tela inicial, em Planos recentes, clique em “BEX”.

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 Plano de Ação BEX | Tutorial

Adicionando e Excluindo Membros:

Clique no Menu “Membros”, para adicionar digite e clique no Nome do Colaborador que gostaria de inserir. Todos os colaboradores, estarão disponíveis para
se tornar membros. Para excluir clique no botão “...” ao lado de cada membro e em “Remover”.

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 Plano de Ação BEX | Tutorial

Adicionando Tarefas:

Escolha o Bucket da UG que você quer utilizar e clique no botão “+ Adicionar Tarefa”, descreva a tarefa, escolha a data de conclusão e no botão “Atribuir”
escolha a pessoa responsável pela realização da tarefa. Após esses passos, clique em “Adicionar Tarefa”.

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 Plano de Ação BEX | Tutorial

Editando Tarefas:

Após a adição de novas tarefas, elas ficaram visíveis na tela inicial do plano, clique no botão “...” e adicione um “Rótulo” a tarefa conforme opções do menu
suspenso. Você pode editar a Abribuição, Mover a tarefa para ouro bucket ou plano, criar Cópias e ou Excluir. Clique sobre a tarefa para abrir.

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 Plano de Ação BEX | Tutorial

Editando Tarefas:

Abrindo a ação deve-se preencher e ou alterar os demais campos da tarefa seguindo instruções da pág. 3. Lembrando que os campos Descrição, Atribuição
Data de Início, Data de Conclusão, Anotações e Progresso são obrigatórios e os Prioridade, Lista de Verificação, Anexos e Comentários são opcionais.

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 Plano de Ação BEX | Tutorial

Acompanhando o Plano:

Na tela inicial do plano temos um pequeno Menu que permite visualizar o plano nos formatos: Quadro, Gráficos e Agenda, possibilitando um acompanhamento
e controle mais efetivo das ações.

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Acompanhando o Plano:

Nos 3 formatos de visualização é possível Agrupar e Filtrar as ações facilitando o controle e gestão por cada UG e colaborador.

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 Plano
PESQUISA DEdeCLIMA
Ação |BEX | Tutorial
Guia do Gestor

Diretrizes Gerais

Realizaremos check contínuo e sistemático.

Rotina de
Acompanhamento Todos os membros e responsáveis pelas áreas devem acompanhar o plano de ação dentro de suas agendas de rotina, sendo
obrigatória a periodicidade mensal e conjunta a rotina de auto-avaliação.

Criaremos uma integração de todos os colaboradores, áreas e unidades.

Gestão Compartilhada
Ao incluir, alterar e excluir informações do plano todos os membros precisam realizar alinhamento prévio com os respectivos
responsáveis e ou outros colaboradores impactados.

Após as auditorias, durante o desenvolvimento de melhorias e ou implantação de novos processos o plano deve ser utilizado e
atualizado.
Comprometimento
Esse será nosso compromisso.

Todos os membros do plano tem total autonomia para atualizar e utilizar o plano em qualquer momento.
Autonomia
Usaremos de nossa autonomia com responsabilidade.

Cuidaremos do nosso plano com zelo.

Zelo e Cuidado
Ao utilizar e atualizar o plano é necessário ter zelo e cuidado para manter o formato proposto para a gestão do plano, bem
como assegurar as informações inseridas por outras áreas, unidades ou colaboradores.

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 PESQUISA DE CLIMA | Guia do Gestor

Esclarecimentos entrar em contato com:

bex@ouroverde.net.br

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https://ov365.sharepoint.com/areas/operacoes/Paginas/Pilar%20Gest%C3%A3o.aspx