Maria João Marinho

Training Consultant
Sage Portugal

Curso Online Contabilidade na Gestexper

Nível I

1
Agenda

• Parametrizações do Sistema
– Criação de empresas;
– Criação de Utilizadores.

1. Contabilidade Geral

2. Documentos em Aberto

3. Reconciliação Bancária

2
Parametrizações do Sistema

3
Contabilidade | Sistema | Criação de Empresas
• No Sistema deverá seleccionar a opção

Atribuição do novo código da

empresa que pode ser
alfanumérico.
Deverá preencher toda a
informação pedida no separador
Geral assim como no separador
Outros.

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 Contabilidade | Sistema | Criação de Empresas
Ao confirmar a nova empresa é despoletada uma mensagem a indicar que é
necessário definir os utilizadores, anos e aplicações para trabalhar com esta
empresa.

5
Contabilidade | Sistema | Criação de Empresas
Criar os anos e as aplicações

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Contabilidade | Sistema | Criação de Empresas

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Contabilidade | Sistema | Criação de Empresas

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Contabilidade | Sistema | Criação de Operadores
No Sistema deverá escolher a opção para criação de todos os utilizadores
que operam com o sistema.

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Contabilidade | Sistema | Criação de Operadores

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 Contabilidade | Sistema | Criação de Operadores

Nesta definição serão parametrizados

os controlos de acesso e será apenas
permitido o acesso a utilizadores que
possuam um código de operador.

Para conseguir aceder ao sistema será

necessário inserir o seu código e a
respectiva senha no ecrã de acesso.

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Contabilidade | Criação de Operadores | Permissões
• A aplicação permite criar grupos de acessos mas para isso é necessário entrar
como administrador.
No menu Tabelas/Utilizadores e Permissões/Permissões de Grupos de
Utilizadores, poderá criar todos os grupos de acesso que desejar.

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Contabilidade | Criação de Operadores | Permissões

A cada operador do sistema deve ser atribuído um grupo de acesso.

Quando o operador digita o seu código de entrada na aplicação apenas lhe serão
facultadas as opções de registo definidas pelo grupo ao qual pertence.

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Contabilidade

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 Contabilidade | Plano de Contas

O código das contas é composto

por números e pontos, em que os
pontos dividem os vários graus da
conta.
• O número máximo de dígitos que
uma conta pode ter são 12.
• O número máximo de pontos
(graus) de uma conta são 7.

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 Contabilidade | Plano de Contas
Estrutura da Conta 21 - Clientes

21 - Clientes

21.1- Clientes 21.2 - Clientes

Conta Corrente Tit. a receber

21.1.1 21.1.2 21.2.1 21.2.2

Clientes Nacionais Clientes Estrangeiros Clientes Nacionais Clientes Estrangeiros

21.1.1.001 21.1.1.002 21.1.1.003 21.1.2.001 21.1.2.002 21.1.2.003 21.2.1.001 21.2.1.002 21.2.1.003 21.2.2.001 21.2.2.002 21.2.2.003
Cliente A Cliente B Cliente C Cliente X Cliente Y Cliente Z Cliente A Cliente B Cliente C Cliente X Cliente Y Cliente Z

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 Contabilidade | Plano de Contas

Criação de contas novas:

Testa se existem contas de
grau inferior que tenham
movimentos;
Transfere esses movimentos
para a primeira conta criada.
Alteração de contas:
Descrição;
Parametrização
Anulação, excepto de:
Contas de movimento com
lançamentos;
Contas razão.

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Lançamentos

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Contabilidade | Diários
Na contabilidade os documentos de diferente natureza ou proveniência são, por
norma, arquivados em pastas distintas. Na aplicação os diários têm a função
dessas pastas de arquivo, ou seja, permitir uma organização dos lançamentos de
acordo com os tipos de documentos que são lançados.

No menu Tabelas/Lançamentos/Diários poderá criar novos diários caso seja

necessário.

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 Contabilidade | Diários
Os Tipos de Lançamentos tem como objectivo
permitir utilizar no lançamento contas já pré-
definidas.
O tipo de lançamento vai estar associado ao
diário, desta forma consoante o diário a utilizar
será sugerida a movimentação.

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 Contabilidade | Lançamentos
O Lançamento encontra-se dividido em 2 áreas:
• Elementos de Cabeçalho
• Elementos das Linhas de Lançamento

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 Contabilidade | Lançamentos

Número Interno: preenchimento automático; numeração sequencial por diário,

Opção definida nos Parâmetros de Configuração: numeração mensal ou anual.

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 Contabilidade | Lançamentos

Data Lançamento: é sugerida a data de lançamento definida nos Parâmetros de

Configuração
Não podem ser feitos, alterados ou apagados lançamentos em meses fechados.
 depende do número de meses em aberto definidos nos parâmetros de
configuração.

Mês: Indica o mês em que é feito o lançamento  depende do período fiscal

definido nos parâmetros da empresa
Tipo de Lançamento: preenchido automaticamente em função do código inserido
no registo do diário que está a ser lançado

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 Contabilidade | Lançamentos

Dados do Documento: só são pedidos na 1ª linha de movimento

Conta: sugerida em função do modelo de lançamentos preenchido no tipo de
lançamento utilizado
Valor e Movimento: valor a movimentar
Natureza do Movimento: sugerida em função do modelo de lançamento
preenchido no tipo de lançamento que está a ser utilizado

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 Contabilidade | Lançamentos

Restantes campos: A linha de lançamento poderá ou não editar outros campos

para preenchimento.
O utilizador visualiza apenas os campos obrigatórios referentes ao lançamento que
pretende efectuar. Os campos editados na linha dependem única e exclusivamente
da definição da conta no plano.

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Contabilidade | Lançamentos
Teclas de acesso rápido no lançamento
Cabeçalho:
Ctrl + insert - Abrir novo lançamento
Ctrl + home - Alterar diário
Ctrl + enter - gravar cabeçalho e editar linhas
Ctrl + delete - apagar um registo
Linhas:
Conta
- Visualizar o extracto da conta
Ctrl + e - editar a conta no plano
Ctrl + insert - Criar nova conta no plano Ctrl + delete - apaga linha
Valor Ctrl + enter - grava linha
ou Alt + F - Saldar o documento Ctrl + insert - abrir nova
linha

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Tratamento do IVA

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 Contabilidade | Movimentos com IVA
O sistema gera automaticamente as linhas de movimento referentes ao IVA.

O comportamento da aplicação
depende da forma como foi preenchido
o campo ‘Conta de IVA’ no Plano de
Contas:
• Se optar por preencher com uma
conta de IVA: o movimento é gerado
automaticamente;
• Se optar por preencher com a conta
mãe de um conjunto de contas de IVA:
necessário indicar a taxa de IVA;

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Contabilidade | Movimentos com IVA
Espaços Fiscais

Para cada empresa podem ser registados os seus movimentos nos vários
espaços fiscais, o que permite:
• Cálculo automático do valor de IVA dependendo do regime de IVA e do espaço
fiscal da transacção
• Emissão dos Anexos obrigatórios referentes a transacções realizadas em
espaço fiscal diferente da sede

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Contabilidade | Movimentos com IVA
Parametrizações dos Espaços Fiscais:

1º Passo: Definir o espaço fiscal da sede da empresa.

30
Contabilidade | Movimentos com IVA
Parametrizações dos Espaços Fiscais:

2º Passo: Aceder aos parâmetros de configuração e definir as taxas de IVA em

vigor em cada espaço fiscal. Os valores aqui inseridos serão utilizados para
calcular o valor de IVA nos lançamentos

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Contabilidade | Movimentos com IVA
Parametrizações dos Espaços Fiscais:

3º Passo: No Diário deve ser definido qual o espaço fiscal a que se refere cada
um dos diários. A opção seleccionada será sugerida por defeito nos movimentos
efectuados a esse diário.

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Contabilidade | Movimentos com IVA
Declaração Periódica do IVA | Parametrizações

1º Passo: Nos Parâmetros Contas Razão deverá definir as contas que são
contempladas nas Declarações Periódica e Anual de IVA

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Contabilidade | Movimentos com IVA
Declaração Periódica do IVA | Parametrizações

2º Passo: Na criação dessas contas no Plano de Contas indica-se o número da

rúbrica da Declaração e a respectiva natureza.

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Contabilidade | Movimentos com IVA
Declaração Periódica do IVA | Parametrizações
Em alternativa, pode aceder ao tratamento IVA e parametrizar as contas de IVA e
contas de incidência de IVA para efeitos de Declarações Fiscais

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Contabilidade | Movimentos com IVA
Transmissões Intracomunitárias e Operações Assimiladas
Para emitir a declaração de IVA referente a transmissões intracomunitárias
deverá efectuadar as seguintes configurações:

1º Passo: Definir no Plano as contas que registam movimentos para o Anexo I e

qual o Tipo de Transacção: transmissões intracomunitárias, operações
triangulares ou vendas de meios de transporte a particulares.

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Contabilidade | Movimentos com IVA
Transmissões Intracomunitárias e Operações Assimiladas

2º Passo: Definir na tabela de clientes, fornecedores e outros quais as entidades

que pertencem à UE. Para isso deve ser preenchido devidamente o campo
“país”, de acordo com a tabela de países existentes. O código dos países deverá
ser sempre criado de acordo com a tabela de prefixos definido no Anexo I.

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Apuramento e Declaração Periódica do IVA

38
Contabilidade | Apuramento do IVA
Nos Parâmetros de Configuração deverá definir:

1. Diário onde é lançado o apuramento

2. Periodicidade com que é feito

3. Contas: apuramento, IVA a pagar, IVA a reembolsar

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 Contabilidade | Apuramento do IVA

O Movimento de Apuramento
de IVA é automático e
efectuado no menu
Processamentos/Apuramentos
/IVA

 Sempre que seja feita alguma alteração relativa a movimentos de IVA num
período já apurado deve ser efectuado novo apuramento para o mesmo período
para que as contas de IVA fiquem novamente saldadas.

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 Contabilidade | Declaração Periódica do IVA
A Declaração é criada na opção Mapas/IVA/Declaração Periódica e anexos
utilizando o Configurador de Modelos Sage.

• Seleccionar a declaração de IVA na Lista de Modelos e clicar em Criar.

41
 Contabilidade | Declaração Periódica do IVA
Declaração de IVA
 Indique os dados da declaração
e os Anexos que deseja incluir.

 É então gerada a declaração podendo

ser visualizada e editada a partir da
Lista de Modelos.

42
 Contabilidade | Declaração Periódica do IVA
Declaração de IVA
 Para gerar o suporte magnético clique sobre a declaração na Lista de
Modelos.

Barra de Funções

 A declaração pode ainda ser:

– Exportada para PDF e enviada por e-mail
– Editada ou eliminada
– Impressa

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Contabilidade | Declaração Periódica do IVA
A Submissão da Declaração Periódica do IVA pode ser feita de 2 formas diferentes:

– Suporte Magnético - É criado um ficheiro em TXT que será validado

posteriormente no validador da DGITA.

– Via WebService da DGITA - Passou a haver a possibilidade de se efectuar a

submissão da declaração periódica do IVA via internet.

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Declaração Recapitulativa

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Contabilidade | Declaração Recapitulativa
A Declaração Recapitulativa é criada na opção Mapas/IVA/Declaração
Recapitulativa utilizando o Configurador de Modelos Sage.

 Seleccionar a declaração de IVA na Lista de Modelos e clicar em Criar.

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Contabilidade | Declaração Recapitulativa

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Mapa Recapitulativo

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Contabilidade | Mapa Recapitulativa
Os valores a inscrever nos mapas Recapitulativos são definidos pela definição no
plano das contas que registam movimentos para o Anexo O (clientes) e P
(fornecedores).

No lançamento as contas que se

encontram parametrizadas para estes
anexos, a aplicação obriga ao
preenchimento da entidade – clientes,
fornecedores e outros.

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 Contabilidade | Mapa Recapitulativa | Terceiros
A tabela de Clientes, Fornecedores e Outros permite assignar a cada número de
contribuinte a respectiva conta de cliente, fornecedor e outro.

Esta tabela tem como principais objectivos:

• Automatização dos lançamentos: uma vez

que preenchendo o campo referente à
entidade o utilizador pode saldar o
documento para a respectiva conta corrente.

• Emissão dos mapas recapitulativos e

Anexos O e P: controlado pelo somatório
das linhas de movimento que registam o
campo entidade.

50
Fecho

51
Contabilidade | Fecho
• Lançamento de amortizações, provisões, acréscimos e diferimentos

Lançamentos efectuados manualmente no mês 12.

• Lançamento do imposto a pagar ao estado

Lançamento efectuado manualmente no mês 12

• Apuramento de Existências

Lançamentos efectuados automaticamente pelo sistema no mês 12 ou

13.

• Apuramento de Resultados

Lançamentos efectuados automaticamente pelo sistema no mês 13 / 14

ou 14 / 15.

52
 Contabilidade | Fecho | Regularizações
O apuramento de existências é efectuado automaticamente pelo sistema. Antes
de executar a operação é necessário:

• Definir o número do diário

onde é efectuado o apuramento
nos Parâmetros de
Configuração;

• Criar esse diário na tabela de

diários;

53
Contabilidade | Fecho | Regularizações
• Definir que contas devem ser movimentadas quando é efectuado o apuramento.
Podem ser definidas nos Parâmetros de configuração.

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Contabilidade | Fecho
Parâmetros de Configuração
• Indicam-se os códigos dos diários utilizados para o movimento de apuramento
de resultados.
• Indicam-se as contas que são utilizadas para efectuar os lançamentos dos
movimentos de apuramento dos resultados operacionais, financeiros,
extraordinários e líquidos.

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Passagem de Ano

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Contabilidade | Passagem de Ano

Passagem de Ano:

- Inicialização: copia a Base de Dados para a empresa do ano seguinte e cria os

movimentos de abertura na empresa do ano seguinte.

Repetição da Passagem de Ano:

- Passagem de Saldos: Actualiza os movimentos de abertura no ano seguinte

A operação Inicialização não pode ser repetida se já tiverem sido feitos

lançamentos na empresa do ano seguinte

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Documentos em aberto

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Contabilidade | Documentos em Aberto

O controlo de documentos em aberto destina-se a efectuar um controlo de contas

correntes permitindo agrupar os lançamentos em grupos saldados ou conciliados.

Os lançamentos dividem-se em duas categorias:

Aberturas – São os movimentos relativos a uma nova acção de lançamento à

conta corrente, que vão definir um grupo novo

Fechos – São movimentos que fecham (saldam) aberturas já lançadas, sendo

agrupadas com a abertura respectiva.

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 Contabilidade | Documentos em Aberto
Definição das contas que utilizam documentos em aberto no plano de contas

Todos os lançamentos efectuados a

essas contas, deverão ser lançados
como documentos de abertura ou fecho
correspondentes

60
Contabilidade | Documentos em Aberto
Conciliação dos Documentos em Aberto
A conciliação de documentos em aberto permite ao utilizador visualizar todos os
documentos de abertura e fecho de uma respectiva conta seleccionada, e alterar
os valores dos documentos que ainda se encontram em aberto.

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Reconciliação Bancária

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Contabilidade | Reconciliação Bancária

Os objectivos do módulo de reconciliação bancária na aplicação são:

• Conferência do extracto emitido pelo banco com os movimentos bancários

lançados nas contas de bancos da contabilidade

• Emissão do extracto reconciliado

• Emissão do extracto de movimentos por reconciliar

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Contabilidade | Reconciliação Bancária
Para começar a reconciliar o extracto bancário na contabilidade deverá definir no
plano de contas quais as contas que pretende reconciliar

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Contabilidade | Reconciliação Bancária
Na Reconciliação Bancária são apresentados os movimentos reconciliados de
um dado mês e os movimentos por reconciliar.
Deverá reconciliar os movimentos que aparecem no extracto bancário.

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Contabilidade | Reconciliação Bancária
Passagem de Ano de movimentos por reconciliar
A passagem de ano transfere para o ano seguinte todos os movimentos que se
encontrem por reconciliar no final do ano.

No caso de serem efectuadas alterações nos lançamentos de bancos e efectuar

a passagem de saldos:

- Novos lançamentos: passam para o ano seguinte

- Alterações de lançamentos que no ano seguinte ainda estão por reconciliar:

passam para o ano seguinte substituindo o movimento anterior

- Alterações de lançamentos que no ano seguinte já estão reconciliados: passam

para o ano seguinte como se fossem lançamentos novos, o utilizador deve
desreconciliar o movimento errado, apagar o movimento e reconciliar o novo
lançamento.

66
Obrigada